Standar Operasional Prosedur (SOP)

PENGELOLAAN MEDIA DAN BRANDING

MELALUI MEDIA SOSIAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN, KEBUDAYAAN, RISET DAN TEKNOLOGI

UNIVERSITAS AIRLANGGA
 PUSAT KOMUNIKASI DAN INFORMASI PUBLIK
Identitas SOP

Nama SOP PENGELOLAAN MEDIA DAN BRANDING MELALUI

MEDIA SOSIAL
Nomor SOP SOP-UNAIR-KIP-04
Tanggal Pembuatan 1 Maret 2021
Tanggal Revisi -
Tanggal Efektif 16 Agustus 2021
Perumusan: Penetapan: Pengendalian

Febby Risti Widjayanto, dr. Martha Kurnia K. Prof. Nurul Barizah S.H.,
S.IP., M.Sc. Sp.KFR(K) LL.M., Ph.D.
NIP. 199202042019032024 NIP. 197703022014122001 NIP. 197102221995122002
A. DASAR HUKUM
1. Undang-Undang Nomor: 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.
2. Peraturan Pemerintah RI Nomor 61 tahun 2010 tentang Pelaksanaan Undang-Undang
Nomor 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.
3. Peraturan Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia Nomor
75 Tahun 2016 Tentang Layanan Informasi Publik di Lingkungan Kementrian Riset,
Teknologi dan Pendidikan Tinggi
4. Peraturan Rektor Universitas Airlangga No. 13 Tahun 2021 Tentang Standar
Operasional Pelayanan Informasi publik di Lingkungan Universitas Airlangga

B. KETERKAITAN
1. SOP Pengelolaan Media dan Branding melalui Newsroom
2. SOP Pengelolaan Website
3. SOP Pengelolaan Humas dan Pelayanan Publik

C. KUALIFIKASI PELAKSANA
a. Ketua PKIP UNAIR/Koordinator Bidang Media dan Branding
1. Memahami secara teknis tentang Media dan Branding
2. Memahami karakteristik stakeholder
3. Memiliki keterampilan dalam berkomunikasi dan manajerial
b. Staf Media Sosial
1. Berpenampilan rapi dan sopan.
2. Memiliki kemampuan komunikasi yang baik (berbicara dan mendengarkan)
3. Memiliki kepribadian yang baik, empati, ketelitian, inisiatif, dan kepekaan
4. Memiliki kemampuan membangun dan membina relasi
5. Memiliki pengetahuan dan wawasan mengenai organisasi
6. Memiliki pengetahuan dan wawasan mengenai media sosial
d. Staf Desainer dan Videografer
1. Berpenampilan rapi dan sopan.
2. Memiliki kemampuan komunikasi yang baik (berbicara dan mendengarkan)
3. Memiliki ketelitian, inisiatif, dan kepekaan
4. Memiliki kemampuan membangun dan membina relasi
5. Memiliki kemampuan desain grafis
6. Memiliki kemampuan videografi

PERALATAN/PERLENGKAPAN
1. Komputer/laptop
2. Printer
3. Telepon/handphone
4. Jaringan internet
5. Borang Perencanaan Media Sosial (BO-UNAIR-KIP-04-01)
6. Borang Laporan Media Sosial (BO-UNAIR-KIP-04-02)

D. PERINGATAN
 1. Konten yang sudah direncanakan dalam editorial plan, bisa sewaktu-waktu berubah
jadwal unggahnya jika ada hal-hal yang lebih mendesak dan lebih diprioritaskan
2. Bila diperlukan, konten media sosial dapat diturunkan (take down) sewaktu-waktu
berdasarkan keputusan Koordinator Media dan Branding atau Ketua PKIP.
3. Terkait produksi informasi, jika menurut koordinator belum sesuai, maka Staf
Desainer dan Staf Videografer akan memperbaiki desain konten dan kembali
meminta persetujuan Koordinator Media dan Branding sebelum diunggah
4. Terkait produksi informasi, Koordinator Media dan Branding bisa sewaktu-waktu
menunda jadwal unggah konten menyesuaikan prioritas kebutuhan penyebaran
informasi.
5. Terkait permohonan publikasi konten, jika konten sesuai dengan standar penyebaran
informasi dan tidak membutuhkan pengolahan ulang/modifikasi konten, maka Staf
Media Sosial bisa langsung mempublikasikan dengan persetujuan Koordinator Media
dan Branding.
6. Terkait produksi dan permohonan publikasi konten, Staf Desainer dan Videografer
bisa berkoordinasi langsung dengan Koordinator Media dan Branding jika
diperlukan.

E. URAIAN SOP
a. Perencanaan konten media sosial
1. Tim Media Sosial membuat editorial plan konten media sosial dengan
menyesuaikan agenda universitas minggu ke-4 tiap bulan;
2. Staf Media Sosial memasukkan editorial plan dalam Borang Perencanaan Media
Sosial (BO-UNAIR-KIP-04-01) minggu ke-4 tiap bulan;
3. Staf Media Sosial menyampaikan Borang Perencanaan Media Sosial (BO-
UNAIR-KIP-04-01) kepada Koordinator Media and Branding paling lambat 1
hari sejak editorial plan diselesaikan;
4. Koordinator Media and Branding menerima Borang Perencanaan Media Sosial
(BO-UNAIR-KIP-04-01) dan menyetujui rencana konten paling lambat 3 hari
setelah borang disampaikan;
5. Staf Media Sosial membagi tugas untuk produksi konten kepada Staf Desainer dan
Videografer melalui email atau sarana elektronik lainnya untuk korespondensi;

b. Pengolahan dan Produksi Informasi

1. Tim Media Sosial memproduksi konten tiap hari kerja dengan menyesuaikan
agenda universitas dan skala prioritas;
2. Staf Media Sosial menyampaikan konten yang akan diproduksi kepada Staf
Desainer dan Staf Videografer berdasarkan jadwal di editorial plan, sedangkan
agenda insidental universitas bisa diprioritaskan, disampaikan pada hari yang sama
saat informasi diterima;
3. Staf Desainer dan Staf Videografer merancang desain konten berdasarkan
informasi yang diberikan oleh Staf Media Sosial atau Koordinator Media dan
Branding paling lambat 1 hari sejak disampaikan;
 4. Staf Desainer dan Staf Videografer menyampaikan konten yang sudah dibuat
kepada Koordinator Media dan Branding paling lambat 1 hari sejak produksi
konten selesai;
5. Koordinator Media dan Branding memoderasi konten yang sudah dibuat paling
lambat 3 hari sejak produksi konten selesai;
6. Staf Media Sosial mengunggah konten di media sosial Universitas Airlangga paling
lambat 1 hari sejak konten disetujui.
7. Staf Media Sosial melaporkan data analitik media sosial melalui Borang Laporan
Media Sosial (BO-UNAIR-KIP-04-02) tiap bulan minggu ke-1.

c. Permohonan publikasi konten di Media Sosial Universitas Airlangga

1. Ketua Pusat Komunikasi dan Informasi Publik (PKIP UNAIR) menerima
permohonan publikasi konten di media sosial paling lambat dua hari sebelum
kegiatan/acara
2. Koordinator Media dan Branding.menerima disposisi permohonan publikasi
konten di media sosial paling lambat dua hari sebelum kegiatan/acara
3. Staf Media Sosial menerima disposisi permohonan publikasi konten di media
sosial paling lambat dua hari sebelum kegiatan/acara.
4. Staf Media Sosial meneruskan instruksi produksi konten kepada Staf Desainer dan
Videografer paling lambat 1 hari kerja.
5. Staf Desainer dan Staf Videografer merancang desain konten berdasarkan
informasi yang diberikan oleh Staf Media Sosial atau Koordinator Media dan
Branding paling lambat 1 hari kerja sejak informasi diterima;
6. Staf Desainer dan Staf Videografer menyampaikan konten yang sudah dibuat
kepada Koordinator Media dan Branding paling lambat 1 hari sejak produksi
konten selesai;
7. Koordinator Media dan Branding memoderasi konten yang sudah dibuat paling
lambat 3 hari sejak produksi konten selesai;
8. Staf Media Sosial mempublikasikan konten di media sosial Universitas
Airlangga paling lambat 1 hari sejak konten disetujui.

F. PENCATATAN DAN PENDATAAN

1. Borang Perencanaan Media Sosial
2. Borang Laporan Media Sosial
FLOWCHART
Pengelolaan Media dan Branding Melalui Media Sosial
Staf Media Sosial Staf Desainer dan Videografer Koordinator Media dan Branding Ketua PKIP UNAIR

Mulai
Perencanaan konten media sosial

Bersama tim Media Sosial menyusun

editorial plan dan memasukkannya
ke Borang Perencanaan Media Sosial

Menyampaikan Borang Perencanaan Menerima Borang Perencanaan

Media Sosial ke Koordinator Media Sosial dan menyetujui

Membagi tugas produksi konten

Menyampaikan rencana konten yang

Membuat desain/memproduksi konten
akan diproduksi
Pengolahan dan Produksi Informasi

Menyampaikan desain konten Memoderasi konten

Memperbaiki desain konten TIDAK

YA

Mengunggah konten di
Mempersilahkan staf media sosial
Selesai akun media sosial
untuk mengunggah konten
Universitas Airlangga

Menyetujui desain konten

TIDAK
Mulai
Menerima disposisi permohonan

Menerima permohonan publikasi

Menerima disposisi permohonan melalui e-office atau email
Menyampaikan rencana konten yang adm@pkip.unair.ac.id
Membuat desain/memproduksi konten
akan publikasikan

Mengecek konten dari pemohon yang

akan dipublikasikan
Permohonan share konten di Media Sosial Universitas Airlangga

Menyampaikan desain konten

KONTEN
SESUAI
STANDAR?

YA

Mempersilahkan staf media sosial

untuk mengunggah konten

Memoderasi konten yang akan

dipublikasikan

Memperbaiki desain konten TIDAK SESUAI ?

YA

Mempublikasikan konten
Mempersilahkan staf media sosial
Selesai di akun media sosial
untuk mengunggah konten
Universitas Airlangga

Menyetujui desain konten