EVENT AGREEMENT / PERJANJIAN ACARA

Mr. Ervin Bekasi, 14 March 2022

WEDDING ERVIN & ERYNE

Tel: 083874805296
Email:

WEDDING ERVIN & ERYNE, ON 05 JUNE 2022

Dear Mr. Ervin Yth. Mr. Ervin

Thank you for placing your trust in Archipelago International, Terimakasih telah mempercayakan Archipelago International

Southeast-Asia’s largest privately owned and independent hotel (Operator kepemilikan dan independen Hotel terbesar di Asia

operator with more than 20 years of industry innovation and Tenggara dengan inovasi industri dan kepemimpinan lebih dari 20

leadership. tahun).

Kami sangat senang Anda telah memilih Aston Imperial Bekasi

We are delighted that you have selected Aston Imperial Bekasi
Hotel & Conference Center sebagai pilihan hotel untuk acara
Hotel & Conference Center as your hotel of choice for your special
istimewa Anda, dan kami akan memberikan semua perincian
occasion, and we are happy to stipulate all event details as set forth
sebagaimana tercantum dalam kontrak perjanjian ini. Para pihak
herein. The parties hereinafter are referred to as ‘client’ (as
selanjutnya disebut sebagai 'klien' (sebagaimana diidentifikasi di
identified above), ‘hotel’ (as identified above) and ‘provider’
atas), 'hotel' (sebagaimana diidentifikasi di atas) dan 'penyedia'
(Archipelago International).
(Archipelago International).

EVENT SPACE BLOCK BLOK RUANG ACARA

The following ‘Event Space Block’ will be removed from the Pengaturan blok ruang acara berikut ini akan dihapus dari

hotel’s inventory, and fulfillment of it shall be the Client’s inventaris hotel, dan pemenuhannya merupakan tanggung jawab

responsibility. dari klien.

DATE TIME EVENT TYPE EVENT VENUE SET UP ATTENDANCE NOTES

(TANGGAL (WAKTU) (TIPE ACARA) (TEMPAT ACARA) (PENGATURAN (PESERTA) (CATATAN)

) )

05 June 19.00 - 21.00 Wedding Imperial Ballroom Standing 200 Pax Resepsi
2022 1&2

EVENT DETAILS DETAIL ACARA

Date 05 June 2022 Date 05 June 2022

● Resepsi : 19.00 – 21.00 ● Resepsi : 19.00 – 21.00

Event rates are
· quoted in IDR (Indonesia Rupiah)
· ++, i.e. subject to service charge and tax
· non-commissionable
· applied for the use of the stipulated event space
and the consumption of agreed food and beverage
COST SUMMARY AND PAYMENT
The following cost summary is an estimate, based on provided
services and agreed prices specified in this agreement. Any
additional cost incurred prior, during and after the event will be
charged accordingly, and a separate, official invoice will be
generated and issued by the hotel. Cost is in IDR (Indonesia
Rupiah). Date changes are subject to rate changes.
Hotel reserves the right to release and re-sell all Event Space
without notice, shall the required payment not be received within
the stipulated time. The client will hold the hotel harmless from any
liabilities resulting from late payment and the subsequent release
and re-sell of the Event Space.
DATE EVENT TYPE ATTENDANCE
(TANGGAL) (TIPE ACARA) (PESERTA)
05 June 2022 Orchid Package 200 Pax
TOTAL ESTIMATE (TOTAL PERKIRAAN)
Acara termasuk :
- Diberikan dalam Rupiah
- ++, berdasarkan tarif pelayanan dan pajak
- Tanpa komisi
- Berlaku untuk penggunaan ruang acara yang ditentukan
dan konsumsi makanan dan minuman yang disepakati
RINGKASAN BIAYA DAN PEMBAYARAN
Ringkasan biaya berikut merupakan perkiraan yang berdasarkan
pada pelayanan yang disediakan dan biaya yang telah disetujui
pada perjanjian ini. Apabila ada biaya tambahan sebelum, selama
dan setelah acara akan dibebankan dan kwitansi resmi terpisah
akan disediakan dan dikeluarkan oleh pihak hotel. Biaya dalam
Rupiah. Perubahan tanggal berdasarkan pada perubahan harga.
Hotel berhak untuk menghapus dan menjual kembali semua Ruang
Acara tanpa pemberitahuan, jika pembayaran yang diperlukan
tidak diterima dalam waktu yang ditentukan. Klien akan menjamin
hotel tidak dalam keadaan bahaya dari kewajiban yang disebabkan
oleh keterlambatan pembayaran dan penghapusan selanjutnya
serta penjualan kembali Ruang Acara.
RATE PER TOTAL NET
GUEST ++
(HARGA
PER TAMU ++)
249.000 49.800.000
49.800.000
Orchid Wedding Package :

ORCHID WEDDING PACKAGE

Rp 49.800.000 nett/ pax (200 orang)
Add Buffet : IDR 220.000 nett/pax
Privileges
Usage of Imperial Ballroom 1 & 2 for 4 ( Four ) hours
Buffet for 200 portion
1 Make up room

Menu Selection
Appetizer 1
Soup 1
Steam Rice 1
Vegetable 1
Meat 1
Chicken 1
Fish 1
Desset 2

Food Stall
100 Ice Cream
100 bakso malang

Benefit
Free flow ice water
Free 1 room for 1 night stay at Premier rooms with Honeymoon Set Up
Food testing for 6 persons
Reception Table with 2 guest books
Free electricity maximum 5.000 watts
Standart sound system + Mic
Screen + Projector
Stage Pelaminan & Music
Table & Chair With Cover
Hand Sanitizer + Disinfectan
Social Distancing Apply
Free parking for 8 cars
Free wedding photo sesion at hotel
Special room rate for additional room
 NOTE :
-Decor from outside vendor, charge IDR 3.000.000
-If they request SKY LOUNGE closed for public for their after party, minimum charge
IDR30.000.000,-
-Test food after payment received 50%
TOTAL ESTIMATE :

Service Jumlah/Nights Pax Date Rates Total

Orchid Wedding Package 1 200 05-Jun-22 249.000 IDR 49.800.000

IDR -

Total Estimation IDR 49.800.000

DP 1 ( By transfer ) IDR 10.000.000

REST PAYMENT IDR 39.800.000

Catatan: Harga tersebut di atas sudah termasuk 21% pajak & pelayanan dan hotel tidak memberikan
komisi
Seluruh pembayaran harus dilakukan paling lambat 1 Bulan sebelum acara pada tanggal 05 May 2022
yaitu sebesar Rp. 39.800.000,-
( DP MINIMAL 10 JUTA UNTUK BOOK TGL & RUANGAN ).
( CANCEL EVENT, DP AWAL HANGUS, TIDAK DIKEMBALIKAN )
( CANCEL EVENT KURANG DARI 1 BULAN SEBELUM HARI H, SEMUA PAYMENT HANGUS )

TOTAL VENDOR :

Service Jumlah/Nights Pax Date Rates Total

MC + MUSIC + WO 1 1 05-Jun-22 10.000.000 IDR 10.000.000

DECORATION 1 1 05-Jun-22 15.000.000 IDR 15.000.000

Total Estimation IDR 25.000.000

DP 1 ( By Transfer ) IDR 12.500.000

REST PAYMENT IDR 12.500.000

THE FINE PRINT INFORMASI PENTING

1. Reservations 1. Pemesanan Kamar

1.1 Pemesanan untuk Tamu Individual
1.1 Individual ‘Call-In’
Pihak hotel akan mulai menerima pemesanan kamar dari tamu
The hotel will start accepting bookings from individual guests
individual dalam 48 jam saat menerima kontrak perjanjian yang
within 48 hours of receipt of the signed agreement by the client.
telah disetujui oleh klien. Reservasi kamar harus dibuat melalui
Bookings shall be made via phone + 62 21 88968080 or email
nomor telepon + 62 21 88968080 atau email
bekasiinfo@astonhotelsinternational.com and must be
bekasiinfo@astonhotelsinternational.com dan harus
guaranteed with a valid credit card number. In return, the hotel will
memberikan jaminan dengan nomor kartu kredit yang valid,
issue a reservation confirmation number.
kemudian pihak hotel akan mengeluarkan nomor konfirmasi
pemesanan kamar.
1.2 ‘Rooming List’
If the client wishes to book an amount of rooms for the Group, a
1.2 Daftar Kamar
‘Rooming List’ shall be submitted to the Aston Imperial Bekasi
Jika klien memesan beberapa jumlah kamar untuk grup, ‘daftar
Hotel & Conference Center 14 days before the first guest arrival,
nama per kamar’ harus diberikan kepada Aston Imperial Bekasi
stipulating the exact number of rooms, guest names and room
Hotel & Conference Center paling lama 14 hari sebelum
types. A 50% deposit payment of the total estimated cost, resulting
kedatangan tamu pertama, untuk penentuan jumlah kamar yang
from the Rooming List, is due on the same day as the Rooming List.
tepat, nama tamu dan tipe kamar. 50% pembayaran uang muka
Failure to fulfill the deposit payment will result in the immediate
dari total perkiraan biaya yang berasal dari daftar kamar dan batas
cancellation of the bookings in question.
pembayarannya pada hari yang sama dengan daftar kamar. Gagal
memenuhi pembayaran uang muka akan dibatalkan secara
langsung.
3. Attrition
There is an 90% attrition starting 05.05.2022, which means that
3. Komitmen Pembayaran
after this date, the hotel will only accept cancellations up to 10% of
Akan dibebankan 90% pembayaran mulai dari 05.05.2022, yang
the total, remaining bookings. Any cancellations exceeding the
berarti bahwa setelah tanggal ini, pihak hotel hanya akan menerima
10% will be charged to the client.
pembatalan sampai dengan 10% dari total sisa pembayaran
pemesanan kamar. Setiap pembatalan yang melebihi 10% akan
dibebankan kepada klien.
4. Cancellation of the whole group

Regular ‘Cancellation Schedule’:

4. Pembatalan Keseluruhan Grup

Jadwal Pembatalan yang normal :

- Cancellation by 05.03.2022 : 50 % of estimated total cost
- Pembatalan pada tanggal 05.03.2022 : 50 % dari
will be charged for liquidated damage
perkiraan total biaya yang akan dibebankan untuk
- Cancellation by 05.04.2022 : 75 % of estimated total cost
pembatalan
will be charged for liquidated damage
- Pembatalan pada tanggal 05.04.2022 : 75 % dari
- Cancellation after 05.05.2022: 90 % estimated total cost
perkiraan total biaya yang akan dibebankan untuk
will be charged for liquidated damage
pembatalan
- Pembatalan pada tanggal 05.05.2022 : 90 % dari
It is agreed that under no circumstances the client will cancel this
perkiraan total biaya yang akan dibebankan untuk
agreement for the sole purpose of moving his group to another
pembatalan
hotel in Bekasi. In such an event, the below applies.

Dengan ini menyetujui bahwa dalam keadaan apapun klien tidak

Strict ‘Cancellation Schedule’:
akan membatalkan perjanjian ini untuk tujuan memindahkan
 - Cancellation before 05.03.2022 : 50 % of of estimated grupnya ke hotel lain di Bekasi . Dengan demikian, hal-hal di

total cost will be charged for liquidated damage bawah ini berlaku.

- Cancellation after 05.05.2022 : 100 % of estimated total

cost will be charged for liquidated damage Jadwal Pembatalan yang Pasti :

A cancellation must be received via email by 6 pm local time on - Batal sebelum tanggal 05.03.2022 : 50 % dari perkiraan
the above stipulated dates at the latest. Liquidated damages are total biaya yang akan dibebankan untuk pembatalan
inclusive of service charge and tax, and payment is due to the hotel - Batal setelah tanggal 05.05.2022 : 100 % dari perkiraan
within 30 days after the cancellation. total biaya yang akan dibebankan untuk pembatalan

5. Individual Cancellations Pembatalan akan diterima melalui email pada pukul 6 sore waktu
In the case of an ‘Individual Call-In’ group (see point 1.1, setempat paling lambat sesuai dengan tanggal yang ditentukan.
‘Reservations/Individual Call-In’), an individual cancellation Biaya pembatalan termasuk tarif pelayanan dan pajak, serta
must be received from the guest by the hotel, via phone or email, pembayaran yang jatuh tempo kepada Hotel dalam kurun waktu 30
no later than 6 pm local time one day prior to arrival in order to hari setelah pembatalan.
avoid a late cancellation fee equivalent to the first night room rate
inclusive of service charge and tax. In the event that the number of
5. Pembatalan Individual
individual cancellations exceed the number stipulated under point
Dalam hal sebuah “Pemesanan untuk Tamu Individual” (lihat
3 ‘Attrition’, the client is responsible to compensate the hotel for
poin 1.1. ‘Pemesanan Kamar/Pemesanan untuk Tamu
the difference. The hotel will issue a cancellation number for each
Individual’), sebuah pembatalan individual harus diterima dari
cancellation, which serves as a proof in the case of a dispute.
tamu oleh pihak hotel, melalui telepon atau email, tidak lebih dari
pukul 6 sore waktu setempat saat satu hari sebelum kedatangan
6. No-Show
tamu untuk menghindari biaya keterlambatan yang sama dengan
A No-Show occurs when a guest does not arrive at the hotel
harga kamar malam pertama termasuk tarif pelayanan dan pajak.
despite existing reservation(s), in which instance No-Show fees
Dalam hal jumlah pembatalan individual yang melebihi jumlah
equivalent to the first night room rate plus tax and service charge
yang ditetapkan pada poin 3 ‘Komitmen Pembayaran’ klien
apply to each reserved, no-showed room booking. In the unlikely
bertanggung jawab untuk mengkompensasi perbedaan
event that a confirmed group no-shows as a whole, the client is
pembayaran ke pihak hotel. Hotel akan mengeluarkan nomor
responsible for 100% of all charges.
pembatalan untuk setiap pembatalan pemesanan kamar, yang
berfungsi sebagai bukti jika terdapat selisih.

7. Payment
6. No Show (Tamu yang Tidak Datang/Check In)
Payment needs to be made to the hotel’s bank account as
No Show terjadi saat tamu tidak check in di hotel meskipun sudah
outlined below. Exceptionally, the hotel can accept payment in
memesan kamar, sebagai contoh biaya No Show setara dengan
cash, which can only be made to the hotel’s designated General
harga kamar malam pertama ditambah pajak dan tarif pelayanan
Cashier, and payment via credit card. Under no circumstances will
yang berlaku untuk setiap kamar pada reservasi yang No Show.
the hotel accept payment to any other hotel staff, than the General
Dalam hal yang tidak terduga bahwa jika grup yang dikonfirmasi
Cashier.
No Show secara keseluruhan, klien bertanggung jawab atas 100%
dari semua biaya.
Account Number 173 000 5900 189

Account Name PT. Makmur Abadi Mulia

Bank Bank Mandiri Cabang Karawang

Following the bank transfer, the client is required to send a copy of 7. Pembayaran
the transfer receipt to the hotel via email. Any payments made to
anywhere or anyone else except this bank account will not be
accepted as proof of payment.
The failure of any payments by the client may lead to the
immediate termination of this agreement with no obligations from
the hotel or provider whatsoever.
8. Credit Facility
A credit facility can be granted to qualified corporate accounts after
successful application. The hotel requires at least fourteen (14) days
advance notice prior to the first guest’s arrival to effectively
process the application. The outcome of the application remains at
the hotel’s discretion and a refusal requires no explanation. Only
clients that intend to use the hotel more than once may apply -
otherwise the application will be rejected. Once approved, the
extended credit cannot be exceeded. Credit Facility does not apply
to individuals.
9. Taxes
The client agrees to pay all taxes imposed by the Government. This
includes any future taxes, not known at the time of the issuance of
this agreement as well as any additional tax amounts resulting from
an imposed tax increase by the Government.
10. Arrival and Departure
Check In starts at 2 pm. Deviations for up to ten (10) rooms shall be
communicated to the hotel with a 72-hour notice. Any deviations
for more than ten (10) rooms, shall be communicated to the hotel
with a 14-day notice. Acceptance by the hotel is subject to
availability and additional charge.
Check Out is by 12 pm noon. Late departures are subject to
availability and additional charge of 50 % until 6 pm and 100 %
thereafter. Departures that occur prior to the confirmed departure
are subject to full charge according to the original departure date.
11. Extra Bed
Extra beds are available at IDR 350,000 net per night per person
Pembayaran ditujukan ke akun bank hotel seperti yang diuraikan
dibawah ini. Kecuali pihak hotel dapat menerima pembayaran
melalui tunai yang yang hanya dapat dilakukan ke General Cashier
(Kasir Umum) yang ditunjuk hotel, dan pembayaran melalui kartu
kredit. Dalam situasi apapun, pihak hotel tidak akan menerima
pembayaran kepada staf hotel lainnya, selain dari General Cashier.
Nomor Akun 173 000 5900 189
Nama Akun PT. Makmur Abadi Mulia
Bank Bank Mandiri Cabang Karawang
Setelah klien men-transfer pembayaran, klien diminta untuk
mengirimkan salinan bukti transfer kepada pihak hotel melalui
email. Pembayaran apa pun yang dilakukan ke mana pun atau
siapapun kecuali ke rekening bank ini tidak akan diterima sebagai
bukti pembayaran. Kegagalan pembayaran oleh klien dapat
menyebabkan penghentian perjanjian secara langsung tanpa
melibatkan hotel maupun penyedia.
8. Fasilitas Kredit
Fasilitas kredit dapat diberikan kepada perusahaan yang
memenuhi syarat setelah sukses melakukan aplikasi. Pihak hotel
membutuhkan setidaknya 14 hari kerja untuk memproses aplikasi
sebelum tamu datang, agar mengefektifkan proses aplikasi. Hasil
persetujuan aplikasi sesuai dengan kebijakan hotel dan tidak
menutup kemungkinan akan terjadi sebuah penolakan tanpa
penjelasan. Hanya klien yang akan menggunakan hotel lebih dari
sekali yang dapat mengajukan, jika tidak aplikasi akan ditolak. Saat
disetujui, kredit yang diperpanjang tidak bisa melebihi dari batas
yang telah ditentukan. Fasilitas kredit tidak bisa diberlakukan untuk
tamu individual.
9. Pajak
Klien setuju untuk membayar semua pajak yang dibebankan oleh
Pemerintah. Ini termasuk pajak dimasa yang akan datang, yang
belum diketahui pada saat penerbitan perjanjian serta jumlah pajak
tambahan yang dihasilkan dari kenaikan pajak yang dikenakan oleh
Pemerintah.
10. Kedatangan dan Keberangkatan
Check in mulai dari pukul 2 sore. Jika grup mencapai 10 (sepuluh)
kamar maka harus dikomunikasikan dengan pihak hotel dengan
minimum 72 jam pemberitahuan sebelumnya. Jika lebih dari 10
(sepuluh) kamar juga harus dikomunikasikan kepada hotel dengan
and include breakfast for one (1).
12. Food and Beverages
12.1 Allergies
The client must inform the hotel in advance of any known
nutritional allergies by any of the guests and provide full names of
the guests. Failure to do so indemnifies the hotel from any claims
concerning food allergies and related implications.
12.2 Outside Food and Beverage
It is strictly prohibited to bring any outside food and beverages to
the hotel without prior consensus by the client and the hotel. The
consensus consists of an official addendum to this agreement,
which specifies the food and beverages items, quality, corkage
charge and other applicable charges - and indemnifies the hotel
from any liabilities. All liquor dispensed by the hotel is procured
through legal channels with the Government’s stamp on each
bottle. The hotel reserves the right to refuse outside food and
beverages with no reason given.
12.3 Children
Children below six (6) years of age enjoy complimentary breakfast,
while those six (6) to twelve (12) years of age receive a 50%
discount.
13. Decoration
The client agrees that no flags, banners, posters, pictures, signs,
corporate logos etc. will be installed and displayed in any public
areas, including the building façade, lobby, food and beverage
venues, guest floors, leisure facilities and others. Any other client
requests for decoration on hotel premises (indoors and outdoors)
require the hotel’s prior approval. Such approval is at the hotel’s
discretion, and the client will indemnify the hotel from any financial
responsibility occurring from disapproved decoration. Any
approved decoration material must comply with the fire protection
regulations, and the hotel is entitled to demand an official
certificate for it. The hotel reserves the right to charge for any
property damage resulting from the client’s decoration.
14. Dangerous Items
14 hari pemberitahuan. Penerimaan hotel berdasarkan
ketersediaan kamar dan dengan biaya tambahan.
Check out pukul 12 siang. Check out lebih dari jam tersebut akan
berdasarkan ketersediaan kamar dan dibebankan biaya tambahan
50% sampai pukul 6 sore dan 100% setelahnya. Keberangkatan
yang terjadi sebelum waktu yang telah dikonfirmasi akan tetap
dibebankan biaya penuh sesuai dengan tanggal keberangkatan
awal.
11. Extra Bed (Tambahan Tempat Tidur)
Tambahan tempat tidur tersedia dan dibebankan biaya sebesar
Rp. 350.000 net per malam per orang dan sudah termasuk
makan pagi untuk 1 (satu) orang.
12. Makanan dan Minuman
12.1 Alergi
Klien harus menginformasikan kepada pihak hotel sebelumnya jika
ada tamu yang memiliki alergi nutrisi dan harus memberitahukan
nama lengkap tamu. Jika tidak, hotel tidak bertanggung jawab
untuk mengganti kerugian untuk setiap klaim mengenai alergi
makanan dan implikasi yang terkait.
12.2 Makanan dan Minuman di luar Hotel
Dilarang untuk membawa minuman dan makanan ke hotel tanpa
persetujuan klien dan hotel. Persetujuan berisi sebuah catatan
tambahan khusus dalam kontrak persetujuan ini, yang
menspesifikasikan jenis makanan dan minuman, kualitas, biaya
corkage (tamu membawa wine sendiri) serta biaya lainnya dan
mengganti rugi hotel dari segala kewajibannya. Semua minuman
keras yang dibawa ke hotel harus melalui agen resmi dengan
stempel Pemerintah pada setiap botol. Hotel berhak menolak
makanan dan minuman luar tanpa alasan.
12.3 Anak-anak
Anak-anak dibawah umur 6 (enam) tahun dapat menikmati sarapan
pagi gratis, sedangkan umur 6 (enam) sampai 12 (dua belas) tahun
akan diberikan potongan 50% dari harga sarapan pagi dewasa.
13. Dekorasi
Klien setuju bahwa tidak ada bendera, banner, poster, gambar,
tanda tangan, logo perusahaan dan lain-lain yang akan dipasang
dan ditunjukkan di setiap area umum termasuk di pintu masuk
gedung, lobi, tempat makanan dan minuman, lantai tamu, fasilitas
Open flame, sparklers, fireworks, pyrotechnics, hazardous
chemicals, glitter, confetti, sand and any substance that produces
litter or debris are strictly forbidden on the hotel premises (indoors
and outdoors). Violation may result in the immediate interruption
and cancellation of the event, legal action by the hotel and
cleaning/damage fees.
15. Security
The client acknowledges that the hotel cannot be held responsible
for the safekeeping of equipment, supplies, written material or
other valuable items left in the function rooms and public areas.
Accordingly, the client acknowledges that they will be responsible
to provide security of any such aforementioned items and hereby
assumes the responsibility for any loss thereof. Material or
equipment sent in advance should be carefully marked to the
attention of ‘Sales Marketing’ and clearly state the event name.
The hotel does not accept responsibility for damage to or loss of
any client’s property left in the hotel prior to, during or after the
event without a proper handover. The client agrees to remove all
goods from the hotel premises within the agreed timeframe after
the event and the hotel reserves the right to dispose of any goods
still remaining on the premises after this time frame.
16. Damage and Loss
Client’s, group’s and guests’ property: The client will indemnify
and hold the hotel harmless from any and all damages or liabilities,
which may arise by any guests of the client, group participants,
contractors and third-parties or through their use, and client shall
ensure that any contractor and third-party it retains to perform
work at the hotel shall maintain the same insurance required of the
client and their group. Unless caused by the negligence of the
hotel, the hotel is not liable for any loss, damage or theft of any
property of the client, his group and guests. The client
acknowledges that it is their responsibility to secure and insure
their own, their group’s and their guests’ property.
Hotel’s property: The client is responsible for any damage and
loss caused by them, their guests, their group, their contractors and
third-parties. The use of any contractor and third-party by the
client requires prior approval by the hotel.
The client and their contractors shall take good care of and shall
rekreasi dan lain-lain. Jika ada klien yang meminta dekorasi di
gedung hotel (baik didalam maupun diluar bangunan hotel),
sebelumnya harus meminta persetujuan hotel. Persetujuan meliputi
kebijaksanaan dari hotel, dan klien akan mengganti rugi pihak hotel
dari segala tanggung jawab keuangan yang terjadi jika ada
dekorasi yang tidak disetujui. Setiap bahan dekorasi yang disetujui
harus mematuhi peraturan perlindungan kebakaran dan hotel
berhak meminta sebuah sertifikat resmi untuk itu. Hotel berhak
membebankan biaya atas segala kerusakan yang diakibatkan oleh
dekorasi klien.
14. Barang Berbahaya
Open flame (segala sesuatu yang berhubungan dengan api, seperti
lampu lantern, lilin, obor, dan lain-lain), sparklers (kembang api
besar), fireworks (kembang api), pyrotechnics (kembang api yang
bervariasi) , bahan kimia berbahaya, glitter, confetti (kertas kecil
berwarna yang biasanya ditaburi ke atas saat perayaan pernikahan,
ulang tahun dan lain-lain), pasir dan segala zat yang menghasilkan
sampah atau puing-puing dilarang keras di lokasi hotel (di dalam
dan di luar ruangan). Pelanggaran dapat mengakibatkan acara
terganggu dan pembatalan acara, tindakan hukum oleh hotel dan
dikenakan biaya pembersihan / kerusakan.
15. Keamanan
Klien menyadari bahwa hotel tidak dapat bertanggung jawab untuk
penyimpanan perlengkapan, persediaan, bahan cetak atau
barang-barang berharga yang tertinggal di function rooms (ruang
serba guna) dan area umum. Klien juga mengakui bahwa mereka
bertanggung jawab untuk menyediakan keamanan dari barang
yang disebutkan diatas dan dengan ini bersedia untuk
bertanggung jawab atas segala kerusakan yang terjadi. Bahan atau
perlengkapan dikirim lebih awal dan harus diberi tanda dengan
ditujukan kepada Sales Marketing dan menyebutkan nama acara
dengan jelas. Pihak hotel tidak bertanggung jawab atas segala
kerusakan atau kehilangan segala properti klien yang tertinggal
sebelumnya di hotel, selama atau setelah acara tanpa ada serah
terima informasi yang benar. Klien menyetujui untuk
membersihkan semua barang dari gedung hotel dalam waktu yang
telah disetujui setelah acara dan hotel berhak untuk membuang
segala barang yang tersisa di hotel setelah waktu yang ditentukan.
16. Kerusakan dan Kehilangan
Klien, grup dan properti tamu: klien akan mengganti rugi dan
menjamin agar hotel tidak dalam keadaan bahaya dari segala dan
semua kerusakan dan kewajiban yang yang mungkin timbul oleh
not cause any damage to the hotel property, including furniture,
fittings, equipment, windows, walls, carpets etc. The hotel reserves
the right to request an advance monetary deposit of IDR
20,000,000 from the client for the purposes of defraying the
expense of the repair of possibly damaged property. The deposit
shall be returned after the event completion, provided no damage
is found, following a property inspection by the hotel team.
17. Laws and Regulations
The client and its guest shall not engage in activities at the hotel’s
premises, that violate the laws and regulations, and the hotel shall
not be liable for any penalties imposed by the authorities as a result
of such violations. The hotel reserves the right to refuse alcoholic
beverage service to guests that appear intoxicated. Furthermore,
the client is directly responsible that no alcoholic beverages are
served to underage guests and that non-smoking areas of the hotel
are strictly kept smoke-free. Violating the non-smoking policy may
result in cleaning fees.
18. Licenses
The client is solely responsible for obtaining any necessary licenses
or permission to perform, broadcast, transmit, or display any
copyrighted works (including, without limitation, music, audio, or
video recordings, art, etc.) that Group may use or request to be
used at the hotel.
19. Confidentiality
All details of this agreement are strictly confidential and must not
be disclosed to any third party or be published on any public
channels, including websites, print media etc. without the hotel’s
prior consensus.
20. Indemnity
The client agrees to indemnify the hotel and the provider, their
parent companies, subsidiaries, affiliates, officers, executives,
directors, representatives, employees, agents etc. from any
liabilities, losses, claims, disputes, demands, damage, cost
(including legal fees) etc., caused by the breach of any of the terms
stipulated within this agreement.
tamu klien, peserta grup, kontraktor, dan pihak ketiga atau melalui
penggunaannya, dan klien harus memastikan bahwa setiap
kontraktor dan pihak ketiga yang dipekerjakan untuk melakukan
pekerjaan di hotel harus melaksanakan aturan yang sama seperti
yang disyaratkan dari klien dan grup mereka. Kecuali disebabkan
oleh kelalaian hotel, hotel tidak bertanggung jawab atas
kehilangan, kerusakan, atau pencurian properti apa pun dari klien,
grup, dan tamunya. Klien mengakui bahwa itu adalah tanggung
jawab mereka untuk mengamankan dan mengasuransikan milik
mereka sendiri, grup mereka dan tamu mereka.
Properti Hotel : klien bertanggung jawab atas segala kerusakan dan
kehilangan yang disebabkan olehnya, tamu mereka, grup mereka,
kontraktor mereka dan pihak ketiga. Penggunaan setiap kontraktor
dan pihak ketiga oleh klien membutuhkan persetujuan terlebih
dahulu dari pihak hotel.
Klien dan kontraktor harus berhati-hati dan tidak menimbulkan
kerusakan pada properti hotel, termasuk mebel, alat kelengkapan,
peralatan, jendela, dinding, karpet, dan lain-lain. Hotel berhak
untuk meminta uang muka (deposit) sebesar Rp. 20.000.000 dari
klien dengan tujuan untuk membiayai biaya perbaikan properti
yang mungkin akan rusak. Uang jaminan akan dikembalikan setelah
acara selesai, asalkan tidak ditemukan kerusakan setelah
pemeriksaan properti oleh tim hotel.
17. Hukum dan Peraturan
Klien dan tamunya tidak boleh terlibat dalam kegiatan di hotel
yang melanggar hukum dan peraturan, dan hotel tidak akan
bertanggung jawab atas hukuman yang dijatuhkan oleh pihak
berwenang sebagai akibat dari pelanggaran tersebut. Hotel berhak
menolak layanan minuman beralkohol untuk para tamu yang
tampak mabuk. Selain itu, klien bertanggung jawab langsung
bahwa tidak ada minuman beralkohol yang disajikan untuk tamu di
bawah umur dan area bebas rokok di hotel dijaga bebas asap
rokok. Melanggar kebijakan bebas rokok dapat dikenakan biaya
pembersihan.
18. Lisensi
Klien sepenuhnya bertanggung jawab untuk mendapatkan lisensi
atau izin yang diperlukan untuk melakukan, menyiarkan, mengirim,
atau menampilkan karya hak cipta apa pun (termasuk, tanpa
batasan, musik, audio, atau rekaman video, karya seni, dan
lain-lain.) yang dapat digunakan Grup atau diminta untuk
digunakan di hotel.
 19. Kerahasiaan

Semua rincian pada perjanjian bersifat rahasia dan tidak boleh

21. Impossibilities of Performance ditunjukkan kepada pihak ketiga atau dipublikasikan pada saluran
This agreement will terminate without liability to either party if publik apapun termasuk website, media cetak dan lain-lain tanpa
substantial performance of either party’s obligations is delayed, persetujuan khusus dengan pihak hotel sebelumnya.
impeded or prevented by any cause reasonably beyond that
party’s control. Such causes include, but are not limited to acts of 20. Ganti Rugi
God, regulations or orders or governmental authorities, fire, flood,
Klien setuju untuk mengganti rugi hotel dan penyedianya,
explosion, war, disaster, civil disorder, curtailment of transportation
perusahaan induk mereka, anak perusahaan, afiliasi, pejabat,
facilities, regional health warning or epidemics, high risks of
eksekutif, direktur, perwakilan, karyawan, agen dan lain-lain dari
regional terrorist attacks or other emergencies (making it
segala kewajiban, kerugian, klaim, perselisihan, tuntutan,
inadvisable, illegal or otherwise impossible to provide the facilities
kerusakan, biaya (termasuk biaya legal) dan lain-lain yang
or the services as to hold any function), sale of the hotel, any delay
disebabkan oleh pelanggaran terhadap salah satu ketentuan yang
in necessary and essential construction or renovation of the hotel,
ditetapkan dalam perjanjian ini.
arrest or seizure under legal process, strike, lockout, work
stoppage, other restraints of labor (either partial or general) from
21. Ketidakberdayaan Kinerja
whatever cause.
Perjanjian ini akan berakhir tanpa kewajiban kepada salah satu
pihak jika kinerja substansial dari kewajiban salah satu pihak
It is provided that this agreement may be terminated for any one or
tertunda, terhambat atau dicegah oleh sebab apa pun yang secara
more of such reasons by written notice from one party to the other
wajar di luar kendali pihak tersebut. Penyebab tersebut termasuk,
without liability. The ability to terminate this agreement without
tetapi tidak terbatas pada Kuasa Tuhan, peraturan atau perintah /
liability pursuant to this paragraph is conditioned upon delivery of
otoritas pemerintah, kebakaran, banjir, ledakan, perang, bencana,
written notice to the other party setting forth the basis for such
kekacauan sipil, pembatasan fasilitas transportasi, peringatan
termination as soon as reasonably practicable, but in no event
kesehatan regional atau epidemi, risiko tinggi serangan teroris
longer than ten (10) days after learning of such basis.
regional atau keadaan darurat lainnya (membuatnya tidak
disarankan, ilegal atau tidak mungkin untuk menyediakan fasilitas
22. Proper Execution
atau layanan untuk mengadakan fungsi apapun), penjualan hotel,
This agreement supersedes all prior agreements, proposals, both
keterlambatan yang diperlukan dan kontruksi esensial atau
oral and written negotiations, representations, commitments and
renovasi hotel, penangkapan atau penyitaan dalam proses hukum,
other communications between the hotel, provider and client, and
mogok kerja, larangan bekerja, penghentian kerja, pengekangan
may only be supplemented or changed in writing by mutual
tenaga kerja lainnya (baik sebagian atau umum) dari penyebab apa
agreement and signed by the hotel and client. The client agrees,
pun.
that any change in their corporate or business ownership structure,
whether by merger, takeover or otherwise shall not serve to cancel,
Perjanjian ini dapat diakhiri untuk satu atau alasan yang lebih
modify or in any way reduce any obligations under this agreement
dengan pemberitahuan tertulis dari satu pihak ke pihak lain tanpa
and that this agreement shall remain in full force and effect with
pertanggungjawaban. Kemampuan untuk mengakhiri perjanjian ini
respect to the client’s and any successor’s entity.
tanpa pertanggungjawaban sesuai dengan paragraf ini
dikondisikan pada saat penyampaian pemberitahuan tertulis
This agreement is not valid until executed by authorized individuals
kepada pihak lain yang menetapkan dasar untuk penghentian
of both the client and the hotel. The undersigned agree and
sesegera mungkin secara beralasan, tetapi tidak lebih dari sepuluh
warrant that they are authorized to sign and enter into this
(10) hari setelah mempelajari dasar tersebut.
agreement on behalf of the party for which they sign.

22. Eksekusi yang Tepat

23. Signatures Perjanjian ini menggantikan semua perjanjian, proposal, baik lisan

Please indicate your acceptance of this agreement by initialing

every page on the bottom right hand side and by signing in the
space below. Return the signed agreement within five (5) business
days to the hotel. If not received by then, the hotel will
automatically and without notice release all space and the
agreement will become null and void with no obligations from the
hotel’s part whatsoever. Once signed by both parties, this
agreement shall constitute a binding and all arrangements shall be
considered confirmed and definite.
dan negosiasi tertulis, representasi, komitmen dan komunikasi
lainnya antara hotel, penyedia dan klien, dan hanya dapat
ditambahkan atau diubah secara tertulis melalui perjanjian bersama
dan ditandatangani oleh hotel dan klien. Klien menyetujui bahwa
setiap perubahan di perusahaan mereka atau struktur kepemilikan
perusahaan baik penggabungan, pengambilalihan atau jika tidak
akan dibatalkan, dimodifikasi, atau dengan cara mengurangi
kewajiban berdasarkan perjanjian ini dan bahwa perjanjian ini akan

tetap berlaku sepenuhnya dan berhubungan dengan klien dan

entitas penggantinya.

Perjanjian ini tidak berlaku sampai dieksekusi oleh individu yang

berwenang baik dari klien dan hotel. Yang bertanda tangan di

bawah ini menyetujui dan menjamin bahwa mereka berwenang

untuk menandatangani dan masuk ke dalam perjanjian ini atas

nama pihak yang mereka tandatangani.

23. Tanda Tangan

Dengan ini Anda menerima dan menyetujui perjanjian ini dengan

menginisialisasi setiap halaman di sisi kanan bawah dan
menandatangani pada bagian bawah. Kembalikan perjanjian yang
ditandatangani dalam waktu lima (5) hari kerja ke hotel. Jika tidak
diterima saat itu, hotel akan secara otomatis dan tanpa
pemberitahuan menghapus blok kamar dan perjanjian akan
menjadi batal tanpa kewajiban apapun dari pihak hotel. Setelah
ditandatangani oleh kedua belah pihak, perjanjian ini bersifat
terikat dan semua pengaturan akan dipertimbangkan untuk
dikonfirmasi dan pasti.

Authorized signatory for Authorized Signatory for

Aston Imperial Bekasi Hotel & Conference Center WEDDING ERVIN & ERYNE

Penandatanganan resmi untuk Penandatanganan resmi untuk

Aston Imperial Bekasi Hotel & Conference Center WEDDING ERVIN & ERYNE

__________________________________ __________________________________

Darussalam Name :

Sales Manager Title :

18 March 2022 Date :.

Sign :