Yogyakarta, 16 Oktober 2023

Bapak Dewa
INTERFACE
Mobile phone : +62 813-6992-8080

Perihal: Surat Konfirmasi Company INTERFACE

Dengan hormat,

Terima kasih telah memilih Artotel Suites Bianti Yogyakarta sebagai tempat diselenggarakannya acara dari
INTERFACE. Melanjutkan percakapan sebelumnya, bersama ini kami sampaikan konfirmasi acara tersebut:

Nama Event : INTERFACE
Tanggal : 11 November 2023
Waktu Acara : TBA
Ruangan : Lotus Ballroom
Jumlah peserta : 100 pax
Lay Out : TBA
Paket meeting : Halfday Meeting
Harga paket : @200.000/pax
Meliputi : 1x Coffee break, 1x Lunch/Dinner

Susunan Acara:
Date Time Pax Set Up Activities Venue
100 pax Halfday Meeting Lotus Ballroom
11 Nov 23 TBA 100 pax TBA Coffee break Prefunction
100 pax Lunch/Dinner Prefunction

Fasilitas Paket Meeting:

 Penggunaan meeting room selama acara
 Meja operator, panggung, podium
 LCD proyektor & Screen
 Soundsystem standar 2 wireless
 Meja penerima tamu
 Penggunaan Wi-fi di area meeting room
 Pulpen, flip chart, meeting pad, sanitizer tissue, permen dan air mineral

Jl. Urip Sumoharjo No. 37, Yogyakarta, Indonesia

t : +62-274 - 566 999 f : +62-274 - 553 999 e : info.bianti@artotelsuites.com
www.artotelgroup.com
ESTIMASI BIAYA :
Tanggal Susunan Harga Detail Sub Total
11 Nov 2023 Halfday Meeting Rp 200.000 100 pax X 1 days Rp 20.000.000
Grand Total Rp 20.000.000

Catatan: Harga tersebut di atas sudah termasuk 21% pajak & pelayanan dan hotel tidak memberikan komisi

1. KEBIJAKAN HOTEL
Kebijakan Pembatalan
Dalam hal pembatalan, pemberitahuan tertulis harus telah diterima hotel paling lama 07 hari sebelum
pelaksanaan kegiatan. Deposit akan hangus apabila Bapak/Ibu melakukan pembatalan.
Biaya pembatalan:
- 3 hari sebelum check in/kegiatan di kenakanbiaya 100%
- 5 hari sebelum check in/kegiatan di kenakan biaya 70%
- 7 hari sebelum check in/kegiatan di kenakan biaya 50%

Ketidakhadiran (No-Show)
Dalam hal ketidakhadiran tamu atau no-show, hotel berhak mengenakan biaya penuh terhadap seluruh kamar
dan jumlah malam yang telah direservasi.
Pengurangan
• Pengurangan jumlah kamar dan peserta dalam kurun waktu 07 hari sebelum tanggal kedatangan,
pengurangan sebesar 5% dari total masa menginap dapat diizinkan tanpa dikenakan biaya.
• Pengurangan jumlah kamar dan peserta dalam kurun waktu kurang dari 03 hari sebelum tanggal
kedatangan akan dikenakan biaya penalty 100% sesuai dengan jumlah kamar dan masa menginap yang
dibatalkan.

Kebijakan Merokok
Karena kami mendefinisikan fokus yang lebih sehat untuk properti kami, kami ditunjuk sebagai NON SMOKING
HOTEL, salah satu langkah pertama saat kami melangkah menuju Hotel Hijau yang terintegrasi sepenuhnya.
Harap dukung inisiatif kesehatan hanya dengan merokok di area umum terbuka: area duduk Terra Resto outdoor
dan Barley and Barel Area. Penalti untuk merokok di area terlarang akan dikenakan biaya sebesar Rp 2.000.000.

Kebijakan tinggal selama Pandemi COVID-19:

 Sebelum kedatangan tamu harus mengisi form registrasi, deklarasi perjalanan dan form asesment
kesehatan beserta menyerahkan salinan kartu identitas untuk meminimalisi waktu saat check in
 Sebelum memasuki area hotel, staf kami akan memeriksa suhu tubuh. Apabila suhu tubuh melebihi
37.5° C, mohon segera melakukan pemeriksaan kesehatan ke fasilitas kesehatan terdekat.
 Saat berada di area hotel, tamu wajib menggunakan masker dan menjaga jarak dengan staf hotel atau
tamu yang lain. Tamu juga wajib membersihkan tangan menggunakan sanitiser yang sudah kami
sediakan dibeberapa titik di area hotel setelah menyentuk permukaan benda seperti tombol lift,
pegangan pintu, dll

Jl. Urip Sumoharjo No. 37, Yogyakarta, Indonesia

t : +62-274 - 566 999 f : +62-274 - 553 999 e : info.bianti@artotelsuites.com
www.artotelgroup.com
2. DEPOSIT & PEMBAYARAN
• Biaya Paket kamar & Ruang Meeting akan di tagihkan kepada Perusahaan dengan melakukan Deposit
minimal 50% paling lambat 20 Oktober 2023 dan melakukan pelunasan maksimal sebelum check in. Biaya
tambahan yang dikonsumsi oleh tamu (misalnya minibar, telepon, laundry,…) akan ditambahkan
kepada masing-masing tamu dan pembayaran dilakukan sebelum meninggalkan hotel. Apabila
terdapat biaya tambahan yang belum terbayarkan setelahtamu meninggalkan hotel maka akan kami
tagihkan kepada PIC yang bertanggung jawab pada Event tersebut.
• Masing-masing tamu yang menginap harus memberikan jaminan atau deposit untuk pembayaran tambahan
biaya personal
• Hotel berhak meminta tambahan deposit apabila terdapat penambahan jumlah peserta atau penambahan
lainnya
• Untuk jaminan reservasi kami membutuhkan konfirmasi tanda tangan 18 Oktober 2023
• Seluruh pembayaran harus dilakukan paling lambat Sebelum Check in.
Apabila pembayaran dilakukan melalui transfer bank harus dilakukan sebelum tanggal jatuh tempo seperti yang
disebutkan sebelumnya. Apabila terjadi pembatalan maka deposit tidak dapat dikembalikan dan akan digunakan
untuk pembayaran yang diakibatkan oleh pembatalan tersebut.
Nomor Rekening : 861 021 5000 (Rupiah)
Nama Rekening : PT. Jonatan Bintang Utama
Bank : BCA Cab. Kaliurang
Swiftcode : CENA IDJA
ATAU
Nomor Rekening : 137 00000 83333 (Rupiah)
Nama Rekening : PT. Jonatan Bintang Utama
Bank : Bank Mandiri Cab. Jl. Jend. Sudirman
Swiftcode : BMRIIDDA
Salinan bank transfer dapat dikirimkan kepada Artotel Suites Bianti Yogyakarta.

3. JATUH TEMPO
Saat ini kami telah melakukan reservasi kamar maupun tempat untuk group tersebut di atas. Apabila Bapak/Ibu
ingin melanjutkan untuk reservasi tersebut silahkan melakukan konfirmasi dengan menandatangani kontrak ini
sebelum 18 Oktober 2023. Setelah hotel menerima kontak yang telah ditandatangani, Bapak/Ibu akan
menerima salinan contract yang telah ditandatangani oleh pihak Artotel Suites Bianti Yogyakarta. Harga yang
tercantum dalam kontrak ini berlaku hingga tanggal jatuh tempo yang disebutkan sebelumnya dan apabila
melewati tanggal jatuh tempo hotel berhak melakukan revisi harga. Apabila kamar hotel telah terjual penuh
pada periode yang disebutkan dalam kontrak ini maka hotel tidak akan mengenakan biaya terhadap kamar yang
terjual pada masa tersebut.

4. KONDISI DARURAT
Kontrak ini akan berakhir tanpa menimbulkan kewajiban kepada masing-masing pihak apabila terdapat
pekerjaan yang tertunda, terhambat atau terhalang yang disebabkan oleh hal-hal diluar kekuasaan kedua belah
pihak. Termasuk dan tidak terbatas pada tindakan Tuhan, peraturan atau perintah atau otoritas pemerintah,
kebakaran, banjir atau ledakan, perang, bencana, kekacauan sipil, pembatasan sarana transportasi, peringatan

Jl. Urip Sumoharjo No. 37, Yogyakarta, Indonesia

t : +62-274 - 566 999 f : +62-274 - 553 999 e : info.bianti@artotelsuites.com
www.artotelgroup.com
kesehatan regional atau epidemic, resiko tinggi serangan teroris, illegal atau tidak memungkinkan untuk
menyediakan fasilitas layanan, terjualnya hotel, keterlambatan dalam konstruksi yang diperlukan dan penting
atau renovasi hotel, penangkapan atau penahanan dalam proses hukum, pemogokan, larangan bekerja,
penghentian kerja, hambatan lain dari tenaga kerja, baik sebagian atau umum, dari sebab apapun.

KEAMANAN
Penyelenggara Acara menyatakan bahwa Artotel Suites Bianti Yogyakarta tidak dapat bertanggungjawab untuk
menjaga keamanan dari peralatan, perlengkapan maupun barang berharga lainnya selama berada di hotel.
Dengan demikian, Penyelenggara Acara menyatakan bahwa Penyelenggara Acara bertanggung jawab
sepenuhnya terhadap keamanan setiap peralatan, perlengkapan maupun barang berharga lainnya tersebut dan
bertanggungjawab terhadap kerugian yang ditimbulkan. Setiap bahan atau peralatan yang dikirim terlebih
dahulu ke hotel harus ditandai dan ditujukan kepada "Sales Marketing" dengan menyatakan nama acara. Hotel
tidak bertanggungjawab terhadap kerusakan atau kerugian harta benda yang berada di hotel baik sebelum,
selama atau setelah acara tanpa serah terima yang tepat.

Penyelenggara Acara harus mengatur asuransi dan / atau keamanan. Penyelenggara Acara harus mengeluarkan
semua peralatan/perlengkapan acara dari lokasi hotel dalam jangka waktu yang disepakati bersama. Hotel
berhak membuang barang yang masih tersisa di area hotel setelah jangka waktu tersebut.

5. KERUGIAN & KERUSAKAN

Penyelenggara Acara dan semua Kontraktor, Pemasok dan Karyawannya harus menjaga dan tidak dibenarkan
melakukan tindakan yang dapat menyebabkan kerusakan atau mengizinkan perbuatan yang menimbulkan
kerusakan pada ruang acara atau bagian yang ada di dalamnya termasuk furnitur, perlengkapan, peralatan atau
properti lainnya dan harus membayar setiap kerusakan (termasuk kerusakan akibat kecelakaan) yang
disebabkan oleh tindakan apapun karena kelalaian dari Penyelenggara, Tim-nya, agen atau peserta yang
menghadiri kegiatan tersebut.

6. HUKUM & REGULASI

Penyelenggara tidak memberikan izin kepada karyawannya, agen maupun peserta kegiatan untuk melakukan
kegiatan ilegal, berbau mengganggu atau menyinggung atau melanggar undang-undang, perintah, peraturan
atau ketentuan lain yang memiliki kekuatan hukum termasuk tapi tidak terbatas pada lisensi minuman keras dan
peraturan mengenai penggunaan api.
Penyelenggara Acara memahami bahwa semua minuman keras yang disediakan oleh hotel adalah sah melalui
jalur hukum dengan cap atau materai sah pemerintah di setiap botol. Hotel tidak bertanggung jawab atas setiap
minuman keras yang dibawa oleh Penyelenggara Acara maupun Peserta. Setiap minuman keras yang dibawa ke
dalam hotel dikenakan biaya corkage sebagai kebijakan hotel. Layanan minuman beralkohol dapat ditolak untuk
tamu yang mabuk atau di bawah usia.
Berdasarkan peraturan pemerintah bahwa merokok dilarang di mana saja dalam salah satu outlet hotel atau
ruang rapat maupun ruang publik.

7. FLUKTUASI PAJAK
Apabila dikemudian hari terjadi perubahan nilai pajak dan atau retribusi selama masa kontrak ini dan
mengharuskan hotel membayar pajak/retribusi tersebut maka hotel berhak mengumpulkan pajak/retribusi

Jl. Urip Sumoharjo No. 37, Yogyakarta, Indonesia

t : +62-274 - 566 999 f : +62-274 - 553 999 e : info.bianti@artotelsuites.com
www.artotelgroup.com
tersebut dari Penyelenggara Acara atau tamu atas nama kewenangan Pemerintah dengan pemberitahuan
terlebih dahulu. Hal ini secara khusus disepakati bahwa dengan menandatangani perjanjian ini tidak ada
pembebasan diberikan kepada Penyelenggara Acara terhadap pembayaran perubahan pajak atau retribusi yang
dikenakan oleh Pemerintah.

8. KELALAIAN
Apabila Penyelenggara Acara gagal melakukan pembayaran atau tidak mematuhi persyaratan maka Hotel dapat
mengakhiri kontrak ini.

9. INFORMASI TAMBAHAN
Untuk Regulasi Makan siang, Makan Malam maupun Coffee break sisa makanan tidak dapat di BOX, dan
akan di sajikan sesuai dengan jumlah pemesanan yang sudah di sepakati.

10. TANDA TANGAN

Silahkan tandatangani semua lembar kontrak ini apabila telah disetujui dan dikirim kembali kepada Artotel
Suites Bianti Yogyakarta. Setelah kontrak ditandatangani maka kesepakatan yang mengikat dan pengaturan
yang disebutkan dalam kontrak ini dianggap telah dikonfirmasi dan pasti.

Tanda tangan Artotel Suites Bianti Yogyakarta Tanda tangan INTERFACE

Nama : Sylvia Devie Nama :Tri Putra Andika Dewa
Jabatan : Sales Manager|082226589667 Bagian : Project Officer/081369928080
Tanggal : 16 Oktober 2023 Tanggal :16 Oktober 2023

Tanda tangan : Tanda tangan :

Jl. Urip Sumoharjo No. 37, Yogyakarta, Indonesia

t : +62-274 - 566 999 f : +62-274 - 553 999 e : info.bianti@artotelsuites.com
www.artotelgroup.com