PROPOSAL PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN

PROYEK
“Perancangan Digitalisasi Lahan Parkir, Retribusi dan
Layanan Aduan Masyarakat di Yogyakarta”

Disusun Oleh:
Cahya Pamungkas (1800019066)
Riski Andriyansah (1800019097)
Reinaldy Isman Pratama (1800019107)
Ekki Fitriani (1800019109)
Tandang Tohaga Habibullah (1800019184)

PROGRAM STUDI TEKNIK INDUSTRI

FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI
UNIVERSITAS AHMAD DAHLAN
YOGYAKARTA
2021
 PROPOSAL PROYEK

A. LATAR BELAKANG
Dalam era globalisasi ini, kemajuan Teknologi Informasi (TI)
berkembang pesat ditandai dengan tingginya minat masyarakat dalam
mengumpulkan informasi melalui ketersediaan sistem informasi yang
memadai. Ini karena TI dapat digunakan untuk membantu pemerintah atau
organisasi dalam memproses, menyimpan dan mengubah data menjadi
informasi yang dibutuhkan oleh mereka. Smart City adalah konsep
perencanaan kota dengan memanfaatkan perkembangan teknologi yang akan
membuat hidup lebih mudah dan sehat dengan tingkat efisiensi dan efektifitas
yang tinggi. Smart City juga kota yang secara antisipatif mampu mengelola
sumber daya secara inovatif dan berdaya saing, dengan dukungan teknologi
dalam rangka mewujudkan kota yang nyaman dan berkelanjutan. Melihat
potensi yang besar dari Smart City memicu banyak negara besar di dunia
untuk menerapkan sistem tersebut, hal ini bertujuan untuk mempermudah
pemerintah dalam mengontrol serta penataan kota pun lebih terstruktur.
Melihat perkembangan teknologi tersebut di Indonesia-pun telah mulai
mencoba menerapkan Smart City baik dari sisi transportasi, lingkungan
masyarakat maupun pemerintahan dan masih banyak sektor lainnya. Ada
beberapa kota di Indonesia yang telah mulai menerapkan Smart City salah
satunya Yogyakarta. Untuk mengusung konsep Smart City di masa depan
Yogyakarta harus terus melakukan updateing khususnya di bidang pariwisata
dan pendidikan. Perancangan sistem lahan parkir, retribusi serta layanan
aduan masyarakat dinilai perlu supaya masyarakat yang berkunjung ke
Yogyakarta merasa nyaman dan aman.
Parkir merupakan salah satu komponen atau aspek tak terpisahkan dalam
area kebutuhan wisata, karena setiap perjalanan dengan kendaraan pribadi
umumnya selalu dimulai dan diakhiri di tempat parkir. Sistem parkir yang
tertata dengan baik akan membuat pengguna kendaraan merasa nyaman.
Tanpa adanya suatu sistem parkir yang baik dapat menimbulkan berbagai
masalah. Seperti halnya sistem penataan parkir yang terdapat di Yogyakarta.
Penataan parkir yang ada di Yogyakarta masih bersifat manual. Pengendara
masih melakukan pencariaan tempat untuk parkir masih manual dan
minimnya informasi untuk slot tempat parkir tersebut sehingga menghabiskan
banyak waktu. Ditambah lagi banyaknya juru parkir liar dan juga lahan parkir
ilegal semakin menambah masalah di Yogyakarta. Terlebih lagi bagi para
wisatawan yang menggunakan kendaraan pribadi parkir di tempat ilegal
tersebut sering kali dirugikan oleh oknum juru parkir tersebut. Untuk itu
diperlukan suatu sistem parkir sistemastis yang mampu mengatasi
permasalahan tersebut. Dibutuhkan suatu sistem digitalisasi yang mampu
mengarahkan pengguna parkir ke lokasi parkir yang kosong.
E-government, adalah salah satu bentuk peningkatan pelayanan
pemerintah terhadap pelayanan di masyarakat. Sistem pelayanan publik harus
dikelola secara aktif oleh Pemerintah Yogyakarta, hal ini menunjukan bentuk
transparansi atas informasi dan pelayanan publik yang merupakan hak bagi
seluruh rakyat. Dengan adanya sistem ini maka dapat meningkatkan
kredibilitas pemerintah dimata masyarakat juga peningkatan efektivitas dari
pelayanan yang dibutuhkan oleh masyarakat. E-retribusi dan layanan aduan
masyarakat dinilai perlu untuk menciptakan Smart City yang mempermudah
masyarakat asli maupun wisatawan lokal ataupun asing. E -retibusi ini
bertujuan untuk efisiensi dan efektifitas dalam pemungutan dan pembayaran
di wilayah Yogyakarta. Dengan adanya e-retribusi ini setidaknya mampu
mengurang masalah seperti pungutan lair yang sering terjadi di pelayanan
publik. Pungutan liar merupakan perbuatan-perbuatan yang disebut sebagai
perbuatan pungli merupakan suatu gejala sosial yang telah ada di Indonesia.
Layanan aduan masyarakat juga perlu sebagai pendamping bila mana
masyarakat ingin memberikan aduan, aspirasi, kritik serta masukkan ke
pemerintah yogyakarta. Layanan aduan masyarakat juga sebagai wadah
layanan bagi masyarakat lokal maupun wisatawan salah satu bentuk upaya
kepedulian pemerintah terhadap masyarakat. Bagi para wisatawan dari luar
jogja, layanan masyarakat sangat perlu jika terjadi hal – hal yang tidak
 diinginkan ketika berwisata di yogyakata. Untuk itu, kami berencana
membuat suatu sistem proyek untuk menciptakan konsep Smart City yang
berada di yogyakarta ini.

B. TUJUAN
Tujuan yang ingin dicapai dari perancangan proyek ini sebagai berikut :
1. Menciptakan Yogyakarta sebagai salah satu wilayah Smart City di
Indonesia.
2. Mempermudah pengemudi untuk memilih ruang parkir mana yang
kosong dan meminimalisir penggunaan parkir liar.
3. Menyelenggarakan tertib administrasi pengelolaan retribusi dengan cara
pembayaran elektronik serta meminimaisir pemungutan liar
4. Merespon keluhan masyarakat dengan baik serta menjamin hal yang
diajukan ditangani secara efektif, efisien, cepat dan bertanggung jawab.

C. MANFAAT
Adapun manfaat yang diperoleh dari perancanga proyek ini sebagai berikut :
1. Bagi Pemerintah Yogyakarta
Dapat menjadi rekomendasi dan perbaikan bagi Pemerintah
Yogyakarta mengenai sistem parkir, retribusi serta layanan aduan
masyarakat dengan sistem yang terintegrasi menggunakan sistem
digitalisasi dimasa depan.
2. Bagi Masyarakat Luas
Menciptakan sistem yang terintegrasi dan efisiensi dalam
pengelolaan pelayanan tempat parkir, retribusi, serta menampung aduan
masyarakat khususnya bidang pariwisata untuk menjadi tempat yang
lebih baik dan bisa bertujuan untuk mewujudkan “Smart City” .

D. RUANG LINGKUP
Dalam melaksanakan pengerjaan perancangan digitalisasi parkir,
retribusi dan layanan aduan masyarakat ini, kami ingin memperkenalkan
beberapa hal berupa yait berupa :
1. Spesifikasi Sistem
Kami akan membangun suatu sistem untuk mendukun konsep smart city
di Yogyakarta berupa digitalisasi parkir, retribusi dann layanan aduan
masyarakat yang terintegrasi dengan baik. Tujuan dari sistem tersebut
sebagai berikut :
a. Mempermudah mendapatkan informasi mengenai lokasi lahan
parkir, retribusi dan layanan aduan masyarakat secara digital
khususnya untuk para wisatawan.
b. Membuat sistem yang bisa diakses selama 24 jam dan di akses
dimana saja melaluai perangkat mobile.
c. Menyelarasakn sistem ini sesuai dengan perkembangan zaman.
d. Sistem mampu menampilkan lokasi lahan parkir yang kosong dan
melakukan booking secara online.
e. Sistem mampu melakukan pembayaran retribusi secara online
khususnya retribusi pada kawasan wisata dan juga terdapat layanan
aduan masyarakat secara online jika terjadi sesuatu dengan respon
cepat selama 24 jam.
2. Desain Sistem
Desain sistem yang akan dibangun untuk mewujidkan Yogyakarta
sebagai Smart City sebagai berikut :
a. Server
Kebutuhan utama dari sistem ini adalah memberikan pelayanan
terbaik bagi masyarakat khususnya para wisatawan dalam hal
pencarian lahan parkir, informasi retribusi dan layanan aduan
masyarakat yang ada di Yogyakarta secara up to date. Sistem ini
berbasis web sehingga kebih mudah diakses dimana berbasis mobile
maupun berbasi PC.
b. Database
Melakukan perkembangan sistem yang terintegarasi dengan di
Yogyakarta mengakibatkan meningkatnya kompleksitas data dan
informasi yang ditangani. Kondisi ini menuntut pengaturan dan
 manajemen data yang lebih terorganisasi dengan baik. Database
yang terpusat ditangani oleh teknologi sistem operasi pada PC-
Server. Dengan demikian, pemasukan data cukup dilakukan sekali
saja dan dapat digunakan secara bersama oleh pemakai. Sistem ini
akan menjamin sepenuhnya konsistensi dan keamanan data. Seluruh
data disimpan dalam satu komputer pusat (Server) dan hanya dapat
diakses dari komputer terminal (client) yang dikendalikan oleh
petugas yang memiliki tanggung jawab.
c. Fitur Utama Sistem
1) Sistem mampu menampilkan lokasi lahan parkir yang kosong
dan melakukan booking secara online.
2) Sistem mampu melakukan pembayaran retribusi secara online
khususnya retribusi pada kawasan wisata dan juga terdapat
layanan aduan masyarakat secara online jika terjadi sesuatu
dengan respon cepat selama 24 jam.
3) Sistem mampu beroperasi selama 24 jam dalam pencarian lahan
parkir digital.
4) Tampilan utama sistem ini diusahakan memiliki tampilan yang
user friendly sehingga pengguna bisa mengoprasikannya dengan
mudah.
E. MANAJEMEN PROYEK
Berikut merupakan beberapa hal yang berkaitan dengan manajemen proyek
yang dibutuhkan yaitu sebagai berikut :
1. Organisasi Proyek
a) Project Manager
- Mengidentifikasi dan menyelesaikan potensi masalah yang akan
timbul agar dapat diantisipasi secara dini.
- Melakukan koordinasi kedalam (team proyek, manajemen, dll)
dan keluar.
- Melaksanakan dan mengontrol operasional proyek sehingga
operasi proyek dapat berjalan sesuai dengan rencana (on track)
 - Mengkomunikasikan dalam bentuk lisan dan tertulis (Laporan
Kemajuan Pekerjaan).
- mengontrol proyek yang ditanganinya. Proyek harus selesai
sesuai dengan budget, sesuai dengan spesifikasi, dan waktu.
b) Bussines Analyst
- Mengetahui bisnis apa yang dijalankan perusahaan dan
bagaimana perusahaan berjalan
- Mencari jalan untuk mengembangkan bisnis yang sedang
berjalan
- Merumuskan langkah untuk mencapai solusi serta
mengembangkan bisnis perusahaan
- Berunding dengan pegawai yang bersangkutan untuk
memastikan sistem atau tata cara pelaksanaan atau solusi yang
baru berfungsi dengan sukses
- Mengembangkan dan melaksanakan program manajemen arsip
atau pelaporan untuk penyimpanan, perlindungan, dan pemulihan
laporan
c) System Analyst
- Memelihara dan mengatasi data warehouse dan sistem
penyimpanan data dan riset tren teknologi
- Mengidentifikasi kebutuhan organisasi dari sistem TI 
- Merancang dan mengimplementasikan solusi teknologi khusus 
- Meningkatkan fungsionalitas dan kinerja sistem serta jaringan
komputer yang ada dan menguji sistem baru
- Membahas kebutuhan klien dan pengguna, mengidentifikasi
kerentanan atau area dengan kinerja buruk untuk meningkatkan
produktivitas, efisiensi dan akurasi 
- Mempersiapkan dan menganalisa laporan cost and benefit untuk
peningkatan kualitas
d) Programmmer
 - Membangun aplikasi sesuai dengan semua ketentuan yang telah
ditetapkan oleh Team Leader.
- Mengkomunikasikan semua peru bahan yang dianggap perlu
dikerjakan kepada tim leader sebelum melaksanakan semua
perubahan tersebut.
- Menyerahkan semua kode program kepada tim leader.
- Membuat program sesuai kete ntuan prosedur dan standar
struktur program yang ditetapkan tim leader.
- Mendokumentasikan struktur program dan menyerahkan
hasilnya kepada Tim Leader.
e) Administrator Project
- Mendokumentasikan semua kegiatan proyek dari mulai
inisialisasi proyek hingga proyek selesai.
- Membuat laporan rutin tentang kemajuan proyek yang meliputi
Laporan perkembangan pembu atan aplikasi
- Menyiapkan dokumen yang diperl ukan untuk legalitas proyek
seperti dokumen kontrak, berita acara serah terima, kesepakatan
perubahan, kontrak pemeliharaan aplikasi dan lain-lain
f) Operator
- Mengikuti training yang telah ditetapkan
- Mengoperasikan sistem sesuai dengan petunjuk yang telah
ditetapkan.
- Melaporkan setiap kesalahan yang terjadi, baik salah perhitungan
atau kegagalan sistem dalam melaksanakan satu proses
2. Perencanaan dan Pengendalian Proyek
Jadwal eksekusi proyek secara mendetil akan disertakan di dokumen
perencanaan proyek. Semua tahapan perencanaan dikendalikan dan
evaluasi perkembangan proyek dilakukan setiap minggu.
3. Pelatihan
 Pelatihan dibagi menjadi 2 bidang yaitu pelatihan pada tim proyek
dan pelatihan end-user. Pelatihan pada tim proyek disusun dan
dilaksanakan meliputi yaitu :
a) Pelatihan tim proyek meliputi :
1) Standarisasi proses pengendalian dan pelaporan proyek.
2) Komunikasi selama proyek berlangsung.
3) Dokumentasi proyek.
4) Standarisasi metoda dan proses pembuatan sistem.
b) Pelatihan pada end-user meliputi :
1) Cara pemakain sistem.
2) Inisialisasi data awal.
3) Troubleshooting untuk masalah praktis tentang sistem dan
jaringan.
4) Cara penggunaan sistem.
5) Aturan dan prosedur kerja sistem.
6) Pemeliharaan rutin data dan sistem.
7) Mekanisme pelaporan jika terjadi masalah pada sistem.
4. Manajemen Perubahan
Manajemen perubahan difokuskan pada usaha untuk membangun
komitmen dari seluruh pihak yang berkepentingan terhadap aplikasi agar
proyek ini dapat berjalan sesuai jadwal dan biaya serta dapat memenuhi
kebutuhan semua pihak
5. Risk Manajemen Procedures
Adapun beberapa resiko dalam pembuatan perencanaan sistem yang
ingin kami kembangkan yaitu :
a) Jika anggota yang bersangkutan mengalami sakit atau mengalami
kendala untuk bisa menyelesaikan tugasnya, maka anggota lain yang
sudah selesai dengan tugasnya, akan mengambil alih tugas lain sampai
batas waktu yang tidak ditentukan.
b) Jika waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek tidak cukup
dengan waktu yang ditentukan maka project manager akan segera
 melakukan rapat darurat dengan stakeholder untuk membicarakan
masalahnya.
c) Jika biaya yang ditentukan melebihi batas yang telah ditentukan maka
project manager akan merincikan dana sedetail mungkin sehingga
bisa diberikan untuk bukti mengenai biaya yang berlebihan.
Resiko – resiko yang ada dalam pembuatan proyek ini, sebagai tim
proyek harus adanya rencana untuk mengantisipasi atau mengendalikan
bila mana resiko – resiko yang timbul kedepannya. Adapun yang akan
kami rencanakan untuk mengantisipasi resiko serta mengendalikan resiko
yang terjadi sebagai berikut :
a) Melakukan penambahan tenaga kerja atau mengganti tenaga kerja bila
mengalami kendala yang cukup lama. Ataupun anggota lain yang
sudah selesai dengan tugasnya, akan mengambil alih tugas lainnya
sampai batas waktu yang tidak ditentukan.
b) Melakukan perencanaan penjadwalan yang baik dan tepat, sehingga
pengerjaan proyek ini tepat waktu.
c) Melakukan pengurangan biaya – biaya yang tidak diperlukan dalam
pelaksanaan proyek, serta mengalokasikan sisa – sisa biaya yang ada.

6. Prosedur Permasalahan Kritis

Agar tim proyek dapat tetap berfokus pada tujuan dan dapat
menyelesaikan sistem sesuai jadwal, maka semua masalah masalah kritis
harus diselesiakan secepat dan sejelas mungkin. Prosedur masalah kritis
adalah sebagai berikut :
a) Klarifikasi masalah.
b) Menetapkan prioritas.
c) Menganalisa masalah, mengidentifikasi alternatif dan rekomendasi
solusi.
d) Menyelesaikan masalah dan mendokumentasikan keputusan akhir.
e) Menguji modifikasi sistem akibat masalah tersebut sesuai prosedur
perubahan yang telah ditetapkan.
 F. RENCANA PELAKSANAAN PROYEK
Berikut ini merupakan jadwal perencanaan pengerjaan proyek digitalisasi
parkir, retribusi serta layanan aduan masyarakat untuk mengusung konsem
smart city di Yogyakarta :
Tabel 1. Perencanaan Proyek
Waktu Pelaksanaan
Kegiatan 2022 2023 2024 2025
I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV
Perencanaan Proyek                                
Peninjauan lokasi                                
Analisis Desain Sistem                                
Pembuatan program                                
Sosialisasi Sistem                                
Pemasangan Sistem                                
Instalasi Sistem                                
Uji Coba                                
Controling                                
Monitoring                                
Evaluasi                                
Penyelesaian Masalah                                
Pengembangan ditempat lain                                
Finalisasi                                

Gambar 1. Perencanaan Proyek.

G. SUMBER DAYA PROYEK
1. Kebutuhan Sarana dan Prasarana
a) Server sebagai penyimpan data lahan parkir, retribusi dan layanan
aduan masyarakat.
b) Peralatan Jaringan.
c) Komputer untuk web development.
d) Alat lapangan
2. Kebutuhan Sumber Daya Manusia
Adapun kebutuhan sumber daya manusia yang diperlukan saat
pengerjaan proyek ini beserta tanggung jawabnya sebagai berikut :
a) Project Manager
- Mengidentifikasi dan menyelesaikan potensi masalah yang akan
timbul agar dapat diantisipasi secara dini.
- Melakukan koordinasi kedalam (team proyek, manajemen, dll)
dan keluar.
- Melaksanakan dan mengontrol operasional proyek sehingga
operasi proyek dapat berjalan sesuai dengan rencana (on track)
- Mengkomunikasikan dalam bentuk lisan dan tertulis (Laporan
Kemajuan Pekerjaan).
- mengontrol proyek yang ditanganinya. Proyek harus selesai
sesuai dengan budget, sesuai dengan spesifikasi, dan waktu.
b) Bussines Analyst
- Mengetahui bisnis apa yang dijalankan perusahaan dan
bagaimana perusahaan berjalan
- Mencari jalan untuk mengembangkan bisnis yang sedang
berjalan
- Merumuskan langkah untuk mencapai solusi serta
mengembangkan bisnis perusahaan
- Berunding dengan pegawai yang bersangkutan untuk
memastikan sistem atau tata cara pelaksanaan atau solusi yang
baru berfungsi dengan sukses
 - Mengembangkan dan melaksanakan program manajemen arsip
atau pelaporan untuk penyimpanan, perlindungan, dan pemulihan
laporan
c) System Analyst
- Memelihara dan mengatasi data warehouse dan sistem
penyimpanan data dan riset tren teknologi
- Mengidentifikasi kebutuhan organisasi dari sistem TI 
- Merancang dan mengimplementasikan solusi teknologi khusus 
- Meningkatkan fungsionalitas dan kinerja sistem serta jaringan
komputer yang ada dan menguji sistem baru
- Membahas kebutuhan klien dan pengguna, mengidentifikasi
kerentanan atau area dengan kinerja buruk untuk meningkatkan
produktivitas, efisiensi dan akurasi 
- Mempersiapkan dan menganalisa laporan cost and benefit untuk
peningkatan kualitas
d) Programmmer
- Membangun aplikasi sesuai dengan semua ketentuan yang telah
ditetapkan oleh Team Leader.
- Mengkomunikasikan semua peru bahan yang dianggap perlu
dikerjakan kepada tim leader sebelum melaksanakan semua
perubahan tersebut.
- Menyerahkan semua kode program kepada tim leader.
- Membuat program sesuai kete ntuan prosedur dan standar
struktur program yang ditetapkan tim leader.
- Mendokumentasikan struktur program dan menyerahkan
hasilnya kepada Tim Leader.
e) Administrator Project
- Mendokumentasikan semua kegiatan proyek dari mulai
inisialisasi proyek hingga proyek selesai.
 - Membuat laporan rutin tentang kemajuan proyek yang meliputi
Laporan perkembangan pembu atan aplikasi
- Menyiapkan dokumen yang diperl ukan untuk legalitas proyek
seperti dokumen kontrak, berita acara serah terima, kesepakatan
perubahan, kontrak pemeliharaan aplikasi dan lain-lain
f) Operator
- Mengikuti training yang telah ditetapkan
- Mengoperasikan sistem sesuai dengan petunjuk yang telah
ditetapkan.
- Melaporkan setiap kesalahan yang terjadi, baik salah perhitungan
atau kegagalan sistem dalam melaksanakan satu proses.
3. Kebutuhan Anggaran
a) Anggaran Pembuatan Sistem
Analisa Sistem Rp 5.000.000
Desain Fungsi Rp 16.000.000
Pemograman Rp 85.000.000
Pengujian Rp 8.000.000
Pelatihan Rp 7.000.000
Maintenance Rp 10.000.000
Dokumentasi Rp 2.000.000
Total Biaya Rp 133.000.000

b) Anggaran Lahan Parkir, Retribusi dan Layanan Aduan Masyarakat

Sumber Daya Kebutuhan Satuan Jumlah
(unit)
Alat dan bahan 4 Rp 20.000.000 Rp 80.000.000
(komputer, sensor,
dll)

Barrier Gate 4 Rp 20.000.000 Rp 80.000.000

Thermal Printer 4 Rp 3.000.000 Rp 12.000.000
 Pengelola Parkir 8 Rp 3.000.000 Rp 24.000.000
CCTV 10 Rp 450.000 Rp 4.500.000
Kebutuhan lainnya Rp 3.000.000 Rp 3.000.000
(kertas, spanduk, dll)
Total Biaya Rp 203.500.000

4. Pihak Pemasok (Vendor)

Perusahaan yang akan memasok kebutuhan untuk proyek ini akan
ditentukan oleh masing- masing pihak yang berkewajiban menyediakan
sarana dan prasarana kebutuhan tersebut.
5. Stakeholder
Pemangku kepentingan atau stakeholder adalah semua individu,
kelompok masyarakat, atau komunitas yang memiliki hubungan dan
kepentingan terhadap organisasi atau perusahaan. Stakeholder pada
perencanaan ini yaitu meliputi :
- Pemerintah = Dinas perhubungan, Dinas tata ruang, Dinas teknologi
dan informatika, dinas pariwisata dan dinas – dinas yang terkait.
- Bank, Kompetitor, Masyarakat umum dan komunitas.

H. PENUTUPAN PROYEK
Tabel Rencana Penutupan Proyek
No Penutupan Proyek
1 Menutup semua perintah dalam proyek
2 Menutup semua laporan kerja sama di dalam proyek
3 Evluasi
 Mengevaluasi vendor
 Mengevaluasi anggota staff poyek
 Mengevaluasi selama berjalannya proyek
4 Mengaudit seluruh kegiatan, pencapaian, kendala, pelajaran serta
solusi yang terjadi dalam proyek
5 Closing Ceremony
 PROJECT CHARTER
1. Project Identification
Name Digitalisasi prakir, retribusi serta
layanan aduan masyarakat.
Date 25 Oktober 2021

2. Project Description and Goals

Smart City adalah konsep perencanaan kota dengan memanfaatkan
perkembangan teknologi yang akan membuat hidup lebih mudah dan sehat
dengan tingkat efisiensi dan efektifitas yang tinggi. Melihat perkembangan
teknologi tersebut di Indonesia-pun telah mulai mencoba menerapkan Smart
City baik dari sisi transportasi, lingkungan masyarakat maupun pemerintahan
dan masih banyak sektor lainnya. Ada beberapa kota di Indonesia yang telah
mulai menerapkan Smart City salah satunya Yogyakarta. Untuk mengusung
konsep Smart City di masa depan Yogyakarta harus terus melakukan updateing
khususnya di bidang pariwisata dan pendidikan. Perancangan sistem lahan
parkir, retribusi serta layanan aduan masyarakat dinilai perlu supaya masyarakat
yang berkunjung ke Yogyakarta merasa nyaman dan aman.
Tujuan yang ingin dicapai dari perancangan proyek ini sebagai berikut : 1.
Menciptakan Yogyakarta sebagai salah satu wilayah Smart City di Indonesia. 2.
Mempermudah pengemudi untuk memilih ruang parkir mana yang kosong dan
meminimalisir penggunaan parkir liar. 3. Menyelenggarakan tertib administrasi
pengelolaan retribusi dengan cara pembayaran elektronik serta meminimaisir
pemungutan liar 4. Merespon keluhan masyarakat dengan baik serta menjamin
hal yang diajukan ditangani secara efektif, efisien, cepat dan bertanggung
jawab.

3. Busniees Reason Project

- Meminimalisir penggunaan parkir liar yang mengakibatkan kurang indah
tata kelola kota
 - Meminimaisir pemungutan liar yang terjadi saat pembayaran retribusi
- Meningkatkan kualitas pelayanan Yogyakarta sebagai destinasi wisata
yang efektif dan efisien
- Mengintegrasikan tata kelola kota mengguanakn teknologi yang
memudahkan masyarakat lokal maupun wisatawan dan calon pelajar.
- Memudahkan informasi, pelaporan, aduan serta pemantauan untuk
masyarakat luas

4. Project Scope
Batasan dari proyek ini adalah :
- Implementasi hanya sebatas platform sistem saja.
- Tidak membahas tentang diluar dari Yogyakarta.
- Pelaksanaan pembayaran retribusi difokuskan hanya pada retribusi parkir
dan pariwisata saja.
- Layanan aduan masyarakat diprioritaskan berkaitan pada kejadian di
tempat – tempat wisata .
- Tidak membahas hal – hal yang berkaitan di luar sistem.

Fungsi utama pada Sistem

- Sistem mampu menampilkan lokasi lahan parkir yang kosong dan
melakukan booking secara online.
- Sistem mampu melakukan pembayaran retribusi secara online khususnya
retribusi pada kawasan wisata dan juga terdapat layanan aduan masyarakat
secara online jika terjadi sesuatu dengan respon cepat selama 24 jam.
- Sistem mampu beroperasi selama 24 jam dalam pencarian lahan parkir
digital.
- Tampilan utama sistem ini diusahakan memiliki tampilan yang user
friendly sehingga pengguna bisa mengoprasikannya dengan mudah

5. Key Project Deliverables

 Name Description
Software Development Menjelaskan secaara umum mengenai
rancangan sistem yang akan dibuat
Requirement Spesification Menjelaskan berbagai macam fungsi
utama dari sistem yang akan dibuat
User Decumentation Menjelaskan tentang bagaimana
sistem akan digunakan untuk
pengguna.

6. Milestone Date
No Milestone Date
1 Perencanaan proyek Kuartal II 2022
2 Peninjauan Lokasi Kuartal II 2022
3 Analisis Desain Sistem Kuartal II – IV 2022
4 Pembuatan Program Kuartal II – IV 2022
5 Sosialisasi Sistem Kuartal II – IV 2022
6 Pemasangan Sistem Kuartal I – II 2023
7 Instalasi Sistem Kuartal II – III 2023
8 Uji Coba Kuartal III 2023 – Kuartal I 2024
9 Controling Kuartal III 2023 – Kuartal I 2024
10 Monitoring Kuartal III 2023 – Kuartal I 2024
11 Evaluasi Kuartal II 2024
12 Penyelesaian Masalah Kuartal III 2024
13 Pengembangan Ditempat Kuartal III 2024 – Kuartal IV 2025
Lain
14 Finalisasi Kuartal IV 2025

7. Budget Summary
No Description Budget
1 Analisa Sistem Rp 5.000.000
 2 Desain Fungsi Rp 16.000.000
3 Pemograman Rp 85.000.000
4 Pengujian Rp 8.000.000
5 Pelatihan Rp 7.000.000
6 Maintenance Rp 10.000.000
7 Dokumentasi Rp 2.000.000
8 Alat dan bahan Rp 80.000.000
9 Barrier gate Rp 80.000.000
10 Thermal Printer Rp 12.000.000
11 Pengelola Parkir Rp 24.000.000
12 CCTV Rp 4.500.000
13 Kebutuhan lainnya Rp 3.000.000
Total Biaya Rp 336.500.000

8. Risk
- Jika anggota yang bersangkutan mengalami sakit atau mengalami kendala untuk
bisa menyelesaikan tugasnya, maka anggota lain yang sudah selesai atau belum
memiliki tugas akan mengambil alih sampai batas waktu yang tidak ditentukan
- Jika waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek tidak cukup dengan
waktu yang ditentukan maka project manager akan segera melakukan rapat
darurat dengan stakeholder untuk membicarakan masalahnya.
- Jika biaya yang ditentukan melebihi batas yang telah ditentukan maka project
manager akan merincikan dana sedetail mungkin sehingga bisa diberikan untuk
bukti mengenai biaya yang berlebihan.

9. Project Organzational Structure

Function Role
Project Manager - Mengidentifikasi dan menyelesaikan potensi
masalah yang akan timbul agar dapat diantisipasi
secara dini.
- Melakukan koordinasi kedalam (team proyek,
 manajemen, dll) dan keluar.
- Melaksanakan dan mengontrol operasional proyek
sehingga operasi proyek dapat berjalan sesuai
dengan rencana (on track)
- Mengkomunikasikan dalam bentuk lisan dan
tertulis (Laporan Kemajuan Pekerjaan).
Bussines Analyst - Mengetahui bisnis apa yang dijalankan perusahaan
dan bagaimana perusahaan berjalan
- Mencari jalan untuk mengembangkan bisnis yang
sedang berjalan
- Merumuskan langkah untuk mencapai solusi serta
mengembangkan bisnis perusahaan
System Analyst - Memelihara dan mengatasi data warehouse dan
sistem penyimpanan data dan riset tren teknologi
- Mengidentifikasi kebutuhan organisasi dari sistem
TI
- Merancang dan mengimplementasikan solusi
teknologi khusus
- Meningkatkan fungsionalitas dan kinerja sistem
serta jaringan komputer yang ada dan menguji
sistem baru
Programmmer - Membangun aplikasi sesuai dengan semua
ketentuan yang telah ditetapkan oleh Team Leader.
- Mengkomunikasikan semua peru bahan yang
dianggap perlu dikerjakan kepada tim leader
sebelum melaksanakan semua perubahan tersebut.
- Menyerahkan semua kode program kepada tim
leader.
Administrator Project - Mendokumentasikan semua kegiatan proyek dari
mulai inisialisasi proyek hingga proyek selesai.
- Membuat laporan rutin tentang kemajuan proyek
yang meliputi Laporan perkembangan pembu atan
 aplikasi
- Menyiapkan dokumen yang diperl ukan untuk
legalitas proyek seperti dokumen kontrak, berita
acara serah terima, kesepakatan perubahan, kontrak
pemeliharaan aplikasi dan lain-lain
Operator - Mengikuti training yang telah ditetapkan
- Mengoperasikan sistem sesuai dengan petunjuk yang
telah ditetapkan.
- Melaporkan setiap kesalahan yang terjadi, baik salah
perhitungan atau kegagalan sistem dalam
melaksanakan satu proses.

10. Signoff
Project Sponsor