RISALAH RAPAT

Judul Rapat Pembahasan Perubahan Alur Lokal TMS

Hari,Tanggal Kamis, 26 Mei 2022 & 27 Mei 2022
Waktu 10:30 -
Tempat Ruang Meting TMS
Peserta rapat COO, Adm.Factory, K.Ops, Marketing Lokal TMS, Mgr.Marketing,
adm.piutang
Point Pembahasan Perubahan Alur Lokal TMS

No Hasil Rapat
1 Identifikasi masalah :
- Hasil WLA marketing & asst marketing overload
- Piutang overdue bertambah
2 Identifikasi Penyebab :
- Pengecekan stok : Informasi stok dari produksi lama & tidak menentu : Menyita
waktu marketing
- Meminta faktur & mengirim faktur : Mkt melayani semua permintaan faktur dr
customer : Menyita waktu marketing
- Penagihan piutang trans kemarin : Mkt mengejar orderan sehingga harus
menagih piutang overdue untuk customer yang pesan hari ini : Menyita waktu
marketing
- Meminta & konfirmasi bukti bayar : Mkt selalu menerima bukti bayar & dikejar
orderan sehingga harus nagih juga, harusnya semua diarahkan ke adm.piutang
- Jam pengambilan barang : Mkt keteter untuk menginformasikan jam siap barang
ke customer, apalagi yg request cepat
3 Kesimpulan rencana perbaikan alur & jobdesk local tms :
1. Buat sistem kloter pemesanan : (Siapkan pengumuman/sosialisasi)
K-1 = Pesan jam 8-12.00, Info stok jam 14.00, Ambil barang jam 15-16.00
K-2 = Pesan jam 12-14.00, Info stok jam 16.00, Ambil barang jam 16-18.00
K-3 = Pesan jam 14-15.30, Info stok jam 18.00, Ambil barang jam 19-23.00
(Untuk yg minta pagi, di tampung dl datanya untuk didiskusikan dengan produksi)
2. Invoice/Faktur tidak perlu di share oleh marketing (Cukup faktur lewat checker &
tagihan adm.piutang)
3. Penagihan hanya lewat adm.piutang, tidak lewat marketing (yang masih overdue
saat lewat jam pesan = tidak dilayani, untuk edukasi customer juga)
4. Buat google spreadsheet untuk data update piutang overdue antara adm.piutang
& marketing + assisten. Isinya data semua customer local, tanggal, status piutang
(OD atau tidak), dan data lainnya yang diperlukan

No Tugas PIC Deadline

1 - Buat sistem kloter pemesanan + Marketing & PIC : Adm.factory
sosialisasi dan siapkan alat Adm.factory & K.Ops Rumusan stok Est :
sosialisasi 28 Mei 2022
Update stok real :
31 Mei 2022

2 - Invoice/Faktur tidak perlu di share Marketing & Assisten Closed

oleh marketing
(Cukup faktur lewat checker &
tagihan adm.piutang)
- Pembayaran diarahkan ke
adm.piutang
(Siapkan bahan sosialisasi)

3 - Penagihan hanya lewat Marketing & Assisten Closed

adm.piutang, tidak lewat
marketing.
(yang masih overdue saat lewat
jam pesan = tidak dilayani, untuk
edukasi customer juga)
4 - Buat google spreadsheet & COO/Marketing & 27 Mei 2022
dipakai untuk data update piutang Adm.Piutang
overdue antara adm.piutang &
marketing + assisten. Isinya data
semua customer local, tanggal,
status piutang (OD atau tidak),
dan data lainnya yang diperlukan

Yang Harus di Monitor Frekuensi Mulai di Monitor

1 Realisasi jam pesan vs jam info stok vs jam
ambil barang/buat faktur
Harian PIC : Marketing &
Adm.Factory
2 Berjalan penggunaan google spreadsheet Harian
PIC : Adm.piutang
3 Kepatuhan marketing tidak melakukan hal Harian
yg bukan jobdesk nya : PIC : Marketing
- Share faktur
- Menerima bukti bayar
- Menagihkan pembayaran

Notulen, Pemimpin Rapat,

Ginanjar Akbar Muflih Z