Job Analysis Kuesioner

TUJUAN

Kuesioner ini digunakan untuk menggambarkan tugas-tugas khusus untuk persyaratan minumum
untuk jabatan pekerjaan dan berfungsi untuk membantu dalam mengembangkan dan memperbaiki
job description yang telah ada. Informasi yang anda sampaikan harus menjelaskan representasi
pekerjaan secara akurat dan lengkap.

INSTRUKSI

Sehubungan bahwa Anda lebih mengetahui pekerjaan Anda daripada orang lain, maka kami
membutuhkan bantuan Anda untuk mendapatkan deskripsi yang jelas mengenai jabatan Anda.
Kuesioner ini terdiri dari pertanyaan-pertanyaan

mengenai tanggung jawab Anda dalam pekerjaan. Kuesioner ini tidak bertanya mengenai
Performance kerja Anda, hanya bertanya mengenai persyaratan kerja yang harus Anda kerjakan.

Mohon agar melengkapi kuesioner ini dengan jujur, lengkap dan akurat. Jawaban ini berdasarkan
pada kegiatan pekerjaan anda secara normal, bukan pada proyek tertentu. Kuesioner ini mencakup
banyak pekerjaan selain pekerjaan Anda. Ketika Anda menjawab kuesioner, bayangkan apa yang
Anda lakukan dalam pekerjaan Anda.

Atasan Anda akan juga ditanya mengenai pekerjaan Anda, namun mereka tidak berhak untuk
mengubah jawaban Anda. Kami sangat menghargai partisipasi aktif Anda dalam pentingnya kegiatan
Job Analysis ini. Jika anda memiliki pertanyaan berkaitan dengan pengisian kuesioner ini, silahkan
untuk menghubungi kami (a.n......................no Hp .................... atau HRD Departement).

1
 A. DATA KARYAWAN
Tanggal : 14 mei 2022 Nama Jabatan : ass sales
Nama Karyawan : Rizal Nurzaman Departemen : Marketing
ID Karyawan : Handphone : 085220826668
Nama Atasan : Ripan Rismayuda Nama Jabatan Atasan : sales
Berapa lama Anda di posisi ini : _____________ Tahun _______3___ Bulan ___14____Hari

B. MANFAAT UMUM DARI PEKERJAAN

Nyatakan dalam satu atau dua kalimat manfaat umum dari pekerjaan Anda (atau mengapa
pekerjaan ini ada). Pernyataan ini harus merupakan ringkasan umum dari daftar tanggung jawab
yang ada pada tahap selanjutnya.

Memaksimalkan tugas dan fungsi marketing untuk meningkatkan kualitas pelayanan dalam
kegiatan pemasaran sehingga proses kegiatan penjualan produk dan pelayanan terhadap
costumer bisa lebih maksimal.

Apa yang dapat disumbangkan secara spesifik dari jabatan Anda untuk perusahaan?

Memberikan hasil penjualan yang maksimal dan menciptakan costumer costumer yang loyal
terhadap perusahaan.

Apa akibat yang ditimbulkan bila jabatan tersebut ditiadakan?

Akan menurunnya kualiatas pelayanan pemasaran perusahaan yang akan mengakibatkan tingkat
kepuasan costumer yang rendah yang berdampak pada resiko kehilangan costumer dan
rendahnya hasil penjualan produk.

C. TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB

Deskripsikan tugas dan tanggung jawab pekerjaan utama Anda. Mohon untuk menuliskan mulai
dari yang paling penting. Gunakan pertanyaan yang terpisah dari setiap tanggung jawab. Setiap
posisi dapat mesdeskripsikan 5-8 area tanggung jawab. Tuliskan tanggung jawab terendah pada
posisi yang terakhir.

Hindari menggunakan kata “bertanggung jawab untuk...”. Gunakan kosa kata seperti
“Mengontrol” , “Menghitung”, “Mengulas”, Melakukan dll. Selanjutnya tuliskan estimasi
persentase porsi waktu yang Anda habiskan untuk masing-masing area. Selain itu tuliskan dari siapa
Anda mendapat intruksi untuk melakukan pekerjaan tersebut dan kepala siapa Anda melapor.
2
Kotak dibawah ini adalah petunjuk cara pengisian

-CONTOH- Waktu yang ESTIMASI SUMBER TUJUAN

Frekuensi Total Waktu
Terpakai PERSENTASE INTRUKSI LAPORAN
per bulan (Jam)
(Jam)
Sekretaris
1. Menampilkan tugas mengetik yang beragam 4 1 4 5% - -
meliputi surat standar, laporan dan form.
2. Mencatat apa yang didiktekan. Menyusun surat 2 4 8 10% CEO CEO
dan memo seperti yang diperintahkan.
3. Mengurus data departemen;memastikan 2 4 8 10% HRD Staff Mngr HRD
bahwa semua catatan diperbaharui dan
dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan.
4. Menjawab telepon dan menyapa tamu. 1 26 26 37.5% - -
5. Menyusun jadwal pertemuan. 1 26 26 37.5% CEO Event
TOTAL 100%

Keterangan Frekuensi perbulan :

Harian = 26x/bulan
Mingguan = 4x/bulan
Bulanan = 1x/bulan

3
 MULAILAH DENGAN MENULIS TUGAS YANG TERPENTING LEBIH DAHULU
NO keterangan Waktu Frekuensi/ Waktu x ESTIMASI SUMBER
PEKERJAAN TUJUAN LAPORAN
. Bulan Frekensi PERSENTASE INTRUKSI
Melakukan proses penerimaan Share harga produk (5 m), menerima 125 m 26 54,2 Menerima orderan
orderan lokal dan meneruskan orderan yang masuk masuk dari costumer
1 dari costumer lewat nomor pelayanan untuk bisa di tindak
costumer (5 menit/cust*40 total cust) lanjuti ke tahap
selanjutnya
Melakukan pengecekan Mengecek dan menenyakan 26 85,8 marketing Memastikan barang
terhadap ketersediaan barang ketersediaan barang yang di pesan yang di pesan
2 3,3
yang sudah di order costumer costumer kepada pihak produksi (5 m costumer tersedia
* 40 cust) dari pihak produksi
Menerima komplen pedagang Menerima aduan komplen pedagang 5m 26 2,2 Untuk menindak
dan melaporkan kepada marketing lanjuti dan
4 untuk di tindak lanjuti melaporkan komplen
pedagang ke
marketing
Merekap data orderan masuk Melakukan perekapan data orderan 2 26 52 marketing Memberikan data
harian harian di excel dan mengecek hasil orderan masuk
5
kesesuaian orderan yang masuk antara harian
excel dan program
Membuat surat pengajuan delay Membuat surat pengajuan delay 15 mnt 16 4 marketing Untuk
6 payment harian costumer payment piutang costumer yang memaksimalkan
kemudian di berikan kepada marketing orderan yang masuk
7 Melakukan pengecekan Melakukan pengecekan kesiapan 5 26 130 Untuk
terhadap proses pengambilan barang yang akan diambil oleh mengkondisikan
barang costumer 50% cust =20 waktu 15 proses pengambilan
menit/cust) barang oleh

4
 pedagang
Melakukan kegiatan lapangan Melakukan kunjungan ke pedagang, 4 insidentil insidentil Untuk membantu
proses retur barang ke RPA, menyelesaikan
8
pengiriman dokumen ke RPA (handling persoalan yang ada
jika marketing tidak masuk) di lapangan
Melakukan penagihan dengan Melakukan penagihan lewat telepon 1,6 26 41,6 keuangan Pembayaran
sistem desck calll terhadap costumer yang belum costumer bisa sesuai
9
melakukan pembayaran (10 menit * 30 dengan ketentuan
% cust= 10 dari perusahaan
Persamaan Orderan Harian Melakukan persamaan order harian 30 m 26 13
10 dengan ast. Marketing luar kota untuk kesesuaian penginputan di
program
Menginput data penjualan Melakukan input data penjualan ayam 1 4 4 CBD Menyediakan
harian ayam hidup unit ciawi hidup unit ciawi dan melaporkannya laporan penjualan
10
kepada penanggung jawab unit kepada penanggung
jawab unit
TOTAL 369,3 218% Over load

5
Apakah ada target deadline yang harus Anda penuhi dalam pekerjaan diatas? Jika ada silahkan
jelaskan

Ada,

Hampir semua pekerjaan di atas mempunyai deadline karena rutinitas yang di lakukan
kebanyakan merupakan rutinitas harian yang harus selesai pada hari itu juga.

D. INTERAKSI PERSONAL/KONTAK

Apakah jabatan Anda menuntut adanya interaksi personal/kontak dengan pihak lain? Misal:
departemen lain, perusahaan lain serta intansi pemerintahan. Jika ya, isilah pada kolom yang telah
tersedia pihak mana yang melakukan interaksi personal dengan Anda, seberapa sering dan apakah
tujuannya.

TUJUAN
PIHAK
FREKUENSI (menyampaikan pesan, negosiasi,rapat staff, bertukar
INTERNAL/EKSTERNAL
informasi,berkonsultasi dll)
Divisi Armada j Bertukar informasi dan koordinasi
Divisi Produksi T Bertukar informasi dan koordinasi
Divisi Krey J Bertukar informasi dan koordinasi
Divisi Store K Bertukar informasi dan Permintaan pemenuhan fasilitas
HR(Alat tulis)
Divisi GA K Bertukar informasi,Koordinasi dan permintaan pemenuhan
fasilitas
Divisi Usus K Bertukar informasi dan kordinasi
Divisi Satpam T Bertukar informasi dan kordinasi
Divisi Keuangan T Bertukar informasi dan koordinasi
Divisi Akunting T Bertukar informasi dan koordinasi
BPJSTK Pelaporan Kecelakaan kerja area armada
Rumah sakit, Menyapaikan pesan, berkonsultasi,dan mencari informasi
Puskesmas, dokter terkait korban Kecelakaan.
dan faskes lainnya

Keterangan Frekuensi:
T=Terus-menerus S = Sering K = Kadang-kadang J = Jarang
(Setiap hari) (Setiap minggu) (Setiap bulan) (setiap triwulan atau lebih

Pendidikan,pelatihan,keterampilan dan pengalaman umum

E. PENDIDIKAN

Bagian ini merupakan penilaian persyaratan pekerjaan minumum dalam hal pendidikan formal yang
diisyaratkan dari pekerjaan atau posisi Anda bekerja saat ini. Pastikan bahwa pendidikan yang
6
dibutuhkan benar-benar menggambarkan persyaratan jabatan sehingga pekerjaan tersebut dapat
dilakukan dengan maksimal dan memuaskan.

Sebagai contoh: Posisi kasir

Persyaratan umum : D3 Jurusan Akuntansi/Ekonomi/Bisnis
Persyaratan terbaik: S1 Akuntansi

Persyaratan Minimum Persyaratan Terbaik

 SMA / Sederajat  SMA / Sederajat
 Diploma (D1,D2D3*) Jurusan..............  Diploma (D1,D2D3*) Jurusan..............
 S1 Jurusan ………………  S1 Jurusan ………………
 S2 Jurusan..............  S2 Jurusan..............
 S3 Jurusan................  S3 Jurusan................
*Ceklist yang perlu

F. LISENSI ATAU SERTIFIKASI YANG DIBUTUHKAN

Tolong jelaskan lisensi atau sertifikasi, jika ada, yang diperlukan untuk memenuhi syarat dalam
mengerjakan pekerjaan ini.

G. PERALATAN/MESIN

Tolong jelaskan -jika ada-peralatan/mesin yang diperlukan untuk mengoprasikan pekerjaan ini

PC, Printer, Mesin Finggerprint(absen)

H. PENGALAMAN

Tipe pengalaman yang dibutuhkan: Mohon menunjukan spesifik pekerjaan yang dibutuhkan.
Pastikan bahwa pengalaman yang dibutuhkan benar-benar menggambarkan persyaratan jabatan.
Mohon lengkapi dalam kotak minumum persyaratan pengalaman kerja dan persyaratan terbaik
(BUKAN pengalaman Anda).

Persyaratan Minimum Persyaratan Terbaik

 < 6 bulan sebagai............
 6 bulan – 1 tahun sebagai......
 2 - 3 tahun sebagai ………….
 3 - < 5 tahun sebagai............
 < 6 bulan sebagai............
 6 bulan – 1 tahun sebagai......
 2 - 3 tahun sebagai..........
 3 - < 5 tahun sebagai............
7
  5 - < 7 tahun sebagai...............  5 - < 7 tahun sebagai...............
 < 7 tahun sebagai..........  < 7 tahun sebagai ………….

I. KOMPETENSI

Bagian ini merupakan penilaian persyaratan dalam hal keterampilan, pengetahuan dan kemampuan
(skill, knowledge,ability) yang dibutuhkan oleh karyawan untuk menjalankan fungsi dan
pekerjaannya. Pastikan bahwa kompetensi yang dibutuhkan benar-benar menggambarkan
persyaratan jabatan sehingga pekerjaan tersebut dapat dilakukan dengan maksimal dan
memuaskan.

Berikut yang termasuk dalam beberapa kompetensi dasar: Interpersonal Skills (misal
Communication Skill), Problem solving (mis. Reasoning skills), Decision Making (mis. Self
Management Skills), financial, analytical, vocational (lingkungan ), leadership, supervision dan
lain-lain. Jelaskan secara detail kompetensi yang dibutuhkan dari persyaratan minimum dan
persyaratan terbaik.

Sebagai contoh:

KOMPETENSI Persyaratan Minimum Persyaratan Terbaik

Interpersonal Skill Keterampilan listening Memberikan umpan balik.

(mendengarkan) kemampuan Dengan (Feedback skill)
ini karyawan mampu
memahami perintah,
memahami pesan dan
memahami kebutuhan orang
lain

KOMPETENSI Persyaratan Minimum Persyaratan Terbaik

(*diisi HRD) (*diisi HRD)

8
J. KEDUDUKAN DALAM ORGANISASI
Gambarkan posisi Jabatan Anda dalam struktur organisasi perusahaan.

K. TANGGUNG JAWAB MENSUPERVISI

(Diisi Hanya untuk posisi Supervisor/Manager/GM/Direktur)

Tolong jelaskan tugas-tugas yang Anda lakukan dalam memimpin dan mengawasi pekerjaan dari
karyawan lain. Contoh: Mengawasi……………., Memonitor …………………….., Melakukan briefing
………….

Berapa orang karyawan yang memberikan laporan secara langsung kepada Anda?

9
 Tidak Ada 1 2-3 4-6 7 atau lebih

Daftar karyawan yang berada di dalam supervisi langsung Anda:

Nama Karyawan Jabatan

Berapa banyak jumlah jabatan yang melapor secara langsung kepada Anda?
(jumlah jabatan, bukan jumlah orang dalam jabatan yang sama)

Tidak Ada 1 2-3 4-6 7 atau lebih

Buat daftar jabatan karyawan yang melapor secara langsung kepada Anda

Nama Jabatan Jumlah Karyawan

L. TUNTUTAN FISIK DAN KONDISI LINGKUNGAN

Tuliskan seberapa sering tuntutan fisik diperlukan untuk menunjang tugas dan tanggung jawab
kerja dan kondisi lingkungan yang ditemukan dalam melaksanakan pekerjaan Respon:

S = Selalu Se = Sering K = Kadang-kadang, J = Jarang, TP = Tidak Pernah

Respon
Tuntutan dan Kondisi
S Se K J TP
Tuntutan Fisik
 Berdiri
 Berjalan
 Duduk
 Mengangkat
 Membawa
 Mendorong
 Gerakan Berulang
 Koordinasi mata/tangan/telinga
Kekuatan Fisik
 Kerja Ringan
 Kerja Sedang
 Kerja Berat
 Kerja Sangat Berat
10
 Kondisi Lingkungan
 Sangat Dingin
 Sangat Panas
 Pencahayaan buruk
 Bau-bauan
 Lembab
 Ribut/bising
 Getaran
 Debu
 Perubahan suhu yang mendadak
 Lainnya:

M. KESEHATAN DAN KEAMANAN

Tolong berikan tanda adanya kondisi kesehatan dan keamanan yang tidak disukai yang harus
dilakukan oleh pemegang jabatan dan beri catatan seberapa sering hal tersebut dihadapi

Respon
KESEHATAN DAN KEAMANAN
S Se K J TP
 Tempat kerja yang tinggi
 Bahaya kebakaran
 Bahaya Mekanis
 Bahaya Listrik
 Radiasi Lainnya:(sebutkan)




Disiapkan Oleh:

Nama Pemegang Jabatan

11