JENIS-JENIS ADMIN DI PERUSAHAAN & JOBDESK

Di Susun Oleh :

Nama : Agil Munawar

Kelas : Administrasi

Tahun Ajaran 2021-2022

i
 KATA PENGANTAR

Assalamualaikum Warohmatullahi Wabarokatuh

Dengan mengucapkan rasa syukur kepada Allah SWT, Atas rahmat dan hidayah nya saya
telah berhasil menyusun makalah yang di berikan oleh Trainer kelas Administrasi dengan
judul makalah “Jenis-jenis Admin di Perusahaan & Jobdesk”.

Adapun tujuan dari penulisan makalah ini adalah untuk menambah wawasan tentang
Jenis-jenis Admin di Perusahaan & Jobdesk nya agar para pembaca dan penulis dapat
wawasan yang lebih luas lagi.

Saya mengucapkan terima kasih kepada ibu Bihan selaku Trainer saya di kelas
Administrasi yang telah memberikan tugas ini sehingga dapat menambah pengetahuan dan
wawasan sesuia dengan bidang studi yang saya tekuni.

Saya juga mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah memberi sebagian
pengetahuan nya sehingga saya dapat menyelesaikan makalah ini.

Saya menyadari, makalah yang saya tulis ini masih jauh dari kata sempurna. Oleh karena
itu, kritik dan saran yang membangun akan saya nantikan demi kesempurnaan makalah saya
ini.

Kamis 17 Februari 2022

Penulis

ii
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL………………………………………………………………………i

KATA PENGANTAR……………………………………………………………………..ii

BAB I PENDAHULUAN………………………………………………………………….1

1.1 Latar Belakang………………………………………………………………....1

1.2 Rumusan Masalah……………………………………………………………...1
1.3 Tujuan ….……………………………………………………………………...1

BAB II PEMBAHASAN ….………………………………………………………………2

2.1 Pengertian Administrasi .………………………………………………………2

2.2 Tugas Staff Admin Penjualan & Tanggung Jawab ……………………………3

2.3 Administrsi Serta Pengarsipan ………………………………………………..4

2.4 Jenis-jenis Admin ………….………………………………………………….6

BAB III PENUTUP ………………………………………………………………………16

3.1 Kesimpulan ….…………………………………………………………………16

3.2 Saran …………………………………………………………………………...16

DAFTAR PUSTAKA ……………………………………..................................................17

iii
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Setiap perusahaan selalu melaksanakan kegiatan administrasi yang berkaitan
dengan aktivitas perusahaannya, Menurut Hutabarat (1983:23), mengatakan bahwa yang
meliputi cata mencatat, surat menyurat, pembukuan ringan, mengagenda, mengarsip,
ketik mengetik dan sebagainya yang bersifat teknis ke tatausahaan. Dari definisi tersebut
dapat di simpulkan administrasi adalah kegiatan ketatausahaan yang meliputi catat
mencatat, surat menyurat, pembukuan dan pengarsipan surat serta hal-hal lainnya yang di
maksudkan untuk menyediakan informasi serta mempermudah memperoleh informasi
kembali jika di butuhkan. Seiring dengan pertumbuhan dan kebutuhan akan informasi
yang tepat serta cepat bagi organsasi, dibutuhkan pengelolaan informasi secara efektif dan
efisien. Hal tersebut tentunya akan di ikuti oleh kebutuhan SDM yang kompeten dalam
bidang administrasi perkantoran. Administrasi yang kuat perlu di bangun melalui
integrasi antara komputerisasi dan sumber daya yang menjalankan nya.
Perusahaan pada umumnya melakukan kegiatan administrasi yang terkait dengan
persediaan (inventory). Setiap perusahaan, apakah perusahaan itu perusahaan
perdagangan ataupun perusahaan pabrik serta perusahaan jasa selalu mengadakan
persediaan. Tanpa adanya persediaan, para perusahaan akan di hadapkan pada resiko
bahwa perusahaannya pada suatu waktu tidak dapat memenuhi keinginan pelanggan yang
memerlukan atau meminta barang atau jasa. Adapun menurut Hendriksen (1997:2)
mengatakan bahwa “Istilah persedian (Inventory) meliputi barang-barang dagangan yang
di maksudkan untuk di jual dalam kondisi usaha normal dan bahan baku serta bahan
pembantu yang di pergunakan dalam proses produksi untuk di jual. Jadi persedian
merupakan sejumlah barang yang di sediakan untuk memenuhi permintaan dari
pelanggan. Dalam perusahaan dagang pada dasarnya hanya ada satu golongan persediaan
(Inventory), yang mempunyai sifat perputaran yang sama yaitu yang disebut “Mercandise
Inventory” (persediaan barang dagangnya). Persediaan ini merupakan persediaan barang
yang selalu dalam perputaran, yang selalu di beli dan di jual. Administrasi menjadi ujung
tombak seluruh pencatatan arus keluar masuk barang, sehingga pengendlian operasional
lebih di mudahkan dengan adanya akurasi data.
Dalam kegiatan administrasi pencatatan persediaan, keakurasian data persediaan di
nilai kurang akurat. Hal ini di kerenakan adanya selisih jumlah pada persediaan.
Penyebab timbulnya selisih tersebut yakni kurangnya surat jalan untuk bagian akuntansi
dan kurangnya nota penjualan untuk bagian pengiriman dan juga ketidak disiplinan
karyawan dalam melaporkan jumlah persediaan.

1
1.2 Rumusan Masalah
Dari latar belakang di atas dapat di peroleh beberapa rumusan masalahnya diantara
nya adalah sebagai berikut :
1. Pengertian tentang Administrasi di perusahaan
2. Mengtahui tugas staff Administrasi penjualan beserta tanggung jawabnya
3. Tugas Administrasi serta pengarsipan
4. Jenis-jenis Administrasi di perusahaan

1.3 Tujuan
1. Untuk menambah wawasan mengenai Administrasi si perusahaan
2. Sebagai bahan masukan yang dapat di jadikan dasar tujuan perusahaan dapat
tercapai.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Administrasi

Dalam arti sempit, Administrasi adalah semua kegiatan yang berrsifat teknis
ketatausahaan dari suatu perusahaan yang mempunyai peranan penyting dalam
pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi
pimpinan, dan juga pembantu dalam kelancaran perkembangan organisasi.

Administrasi perkantoran atau manajemen kantor merupakan rangkaian kegiatan

perencanaan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan, mengawasi
(melakukan kontrol), serta menyelenggarakan secara tertip berbagai pekerjaan
perkantoran atau pekerjaan ketatausahaan.

Administrasi merupakan tata usaha, dimana kegiatannya berupa penerimaan sebuah

surat, penduplikasian, penyimpanan dokumen atu surat, aktivitas catat mencatat pada
buku, korespondensi, dan sebagainya yang berkaitan dengan pekerjaan kertas. Bahkan
juga melakukan pekerjaan penelponan hingga penerimaan tamu.

Pekerjaan menjadi seorang admin sangat di pengaruhi oleh penempatan di suatu

devisi dalam sebuah perusahaan. Dalambeberapa devisi memiliki spesifikasi kegiatan
dan tugas yang berbeda beda pula. Khusus untuk pekerjaan admin, terdapat beberapa
jenis-jenis admin yang di pengaruhi oleh bidang dan devisi dalam perusahaan.

2
 Misalnya kegiatan seorang admin social media tentunya akan berbeda dengan
kegiatan seorang admin produksi. Itulah kegiatan serta tugas adminakan tergantung dari
devisi dan bidang yang di tempatkan oleh perusahaan.

2.2 Tugas Staff Admin Penjualan dan Tanggung Jawab

Tugas Admin Penjualan adalah sebagai berikut :

1. Data Penjualan
 Melakukan pencatatan dan pemeriksaan status data penjualan yang sudah
masuk atau data penjualan yang belum masuk. Tujuannya adalah agar
mempermudah melakukan tindak lanjut jika terdapat kekurangan barang.
 Melakukan input data penjualan dengan cermat setiap hari
2. Check Hasil Input
 Melakukan pemeriksaan kembali setiap data yang sudah di input agar tidak
terjadi kekeliruan
 Melakukan cross cek dengan costumers jika di temukan selisih pada harga
jual
3. Faktur Dengan Data Komputer
 Melakukan cross cek 1 kali seminggu dengan bagian pihak pabrik
4. Laporan
 Membuat informasi tentang faktur penjualan yang nantinya akan di serahkan
pada supervisor admin. Setelah dilakukan pengecekan informasi tagihan di
setiap counter.
 Melakukan rekap tagihan dari counter per periode
 Melakukan distribusi salinan faktur konsinyasi

Tugas Umum Admin Penjualan sebagai berikut :

 Tangani permintaan konsumen

 Mengejar harga jual
 Mendesak target pemasaran harian
 Menjaga jalinan konsumen setia yang bagus
 Menjawab permintaan konsumen lewat telepon
 Menghasilkan laporan
 Menumbuhkan usaha
 Menjaga catatan client
 Memberi dukungan perwakilan pemasaran saat mereka ada di lapangan
 Tangani panggilan masuk dan korespondensi
 Mengupdate repetisi status pesanan dan perincian pengantaran hingga mereka
terus memberitahukan konsumen
 Mengatur janji jumpa untuk team penjualan dan sediakan data prentasi atau
produk apa saja yang di perlukan oleh perwakilan untuk diskusi.

3
 Tanggung jawab Admin Penjualan adalah sebagai berikut :

 Memastikan kelancaran, keakuratan data penjualan serta data tagihan yang

di dapatkan.
 Menangani faktur pemasaran
 Melakukan penagihan pembayaran yang sudah lewat
 Mengawasi pesanan yang sedang berlangsung
 Melayani konsumen, yang kemungkinan membutuhkan bantuan atas
permintaan, keinginan, dan keluh kesah
 Administrator bertanggung jawab untuk mengolah pesanan lewat telepon, E-
Mail, atau surat
 Mengecek jika pesananmencangkup harga, potongan harga dan nomor
produk yang benar dan memasukkan kedalam system computer perusahaan
 Administrator menyimpan catatan pemasaran dan mengupdate catatan
consumen
 Menyediakan informasi pemasaran berdasar lini produk atau daerah yang di
pakai manager penjualan untuk mempersiapkan laporan dan mengawasi
kinerja
 Proses pemesanan lewat E-Mail atau telepon
 Mengecek akurasi data dalam pesanan dan faktur
 Terkait dengan departemen logistic untuk memastikan pengantaran tepat
waktu
 Menjaga dan memperbarui catatan penjualan dan konsumen
 Meningkatkan laporan penjualan harian, mingguan, bulanan dan tahunan
 Memastikan target penjualan tercukupi dan laporkan penyelewengan apa saja
 Up-to-date dengan produk dan fitur baru

2.3 Administrasi Serta Pengarsipan

Administrasi pengarsipan adalah penyelenggaraan administrasi atau penatalaksanaan

kearsipan yang memperlancar lalu-lintas surat menyurat keluar dan masuk. Kearsipan
adalah kegiatan yang berkenam dengan pengurusan arsip-arsip, baik arsip dinamis
maupun arsip statis. Kearsipan juga merupakan tata cara pengurusan penyimpanan
warkat menurut aturan dan prosedur yang berlaku dengan mengingat 3 undur pokok yang
meliputi Penyimpanan Sorting, Penempatan Placing, dan Penemuan Kembali.

Fungsi Kearsipan

Arsip berfungsi sebagai penyelenggaraan kegiatan administrasi kantor dimana

berdasarkan fungsinya di bedakan menjadi 2 bagian yaitu :

1. Arsip Dinamis

4
 Arsip Dinamis adalah arsip yang di gunakan dalam perencanaan, pelaksanaan,
penyelenggaraan, kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara
langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip dinamis di bagi menjadi
2 yaitu :
 Arsip dinamis Aktif, yaitu arsip yang masih di pergunakan secara terus
menerus bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan untuk pengelolaan dari
suatu organisasi atau kantor
 Arsip dinamis In Aktif yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara terus
mnerus atau frekuensi penggunaannya adalah jarang atau hanya di gunakan
referensi saja.
2. Arsip Statis
Arsip Statis adalah arsip yang digunakan secara langsung untuk perencanaan
kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk pelaksanaan sehari-hari
administarsi negara. Arsip statis ini merupakan pertanggung jawaban nasional bagi
pemerintahan dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang.

Tujuan perlindungan arsip adalah mengadakan penjagaan agar arsip-arsip :

 Tidaak hilang
 Tidak jatuh ke tangan-tangan orang yang tidak bertanggung jawab
 Tidak di salahgunakan oleh orang-orang atau pihak-pihak tertentu untuk
mencari keuntungan atau kepentingan pribadi
 Tidak cepat atau mudah rusak
Penyimpanan Kearsipan
Penyimpanan arsip hendaknya dilakukan dengan mempergunakan suatu system
tertentu yang memungkinkan :
 Penemuan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan
 Pengambilan arsip dari tempat penyimpanan dapat di lakukan dengan mudah
 Pengambilan arsip ke tempat penyimpanan dapat di lakukan dengan mudah
 Melakukan rekapitulasi ATK dan juga keperluan lain seperti kantong plastik,
Polybag, Kardus, Brosur dan beberapa peralatan lainnya.
 Mengajukan beberapa keperluan ATK kepada supervisor admin agar diperiksa
serta membuat kesepakatan dari Business Retail Section Chief.

Jenis-jenis Administrasi Pengarsipan sebagai berikut :

 Sistem Alfabert
Sistem pengarsipan dimana dokumen yang akan di simpan disusun menurut
abjad dari huruf a hingga z. Agar dapat di susun dalam urutan abjad, skrip
harus diklasifikasi terlebih dahulu berdasarkan nama orang atau nama agensi
atau nama organisasi lain. Agar system ini dapat diimplementasikan dengan
benar, aturan yang jelas harus ditetapkan atau ditetapkan oleh lembaga yang
terkait.

5
  Sistem Geografis
Sistem ini adalah kegiatan dimana dokumen-dokumen tersebut diatur oleh
wilayah. Sistem ini banyak digunakan oleh lembaga yang memiliki unit
organisasi di beberapa daerah.
 Sistem Kronologis
Sistem Kronologis adalah naskah yang di susun setelah tanggal yang di
tentukan dalam setiap dokumen. Terlepas dari masalah yang disebutkan dalam
dokumen, Sistem Crony-Ogis biasanya di gunakan untuk penerimaan yang
membutuhkan sejumlah waktu untuk menyelesaikannya.
 Sistem Bilangan
Ketika system ini di gunakan, setiap skrip diberi nomor seri yang di mulai pada
nomor satu dan seterusnya. Sistem ini biasanya di sebut sebagai system
pengisian tidak langsung karena arsiparis harus mengelompokan dokumen
yang tersedia sesuai dengan masalah sebelum memasukkan nomor dan
kemudian memasukkan nomor setelahnya.
 Sistem Subjek
Sistem ini adalah sistem di mana sistem pengisian filer harus membagi
dokumen yang ada sesuai dengan masalahnya. Jadi langkah-langkahnya sama
dengan langkah-langkah dalam sistem angka.

2.4 Jenis-jenis Admin

Ada beberapa jenis admin di perusahaan, antara lain yaitu :

1. Admin Sosial Media

Saat ini social media sudah menjadi bagian dalam kehidupan masyarakat dunia.
Perkembangan teknologi sosial media membuat segalanya menjadi lebih mudah di
jangkau. Hal initentunya sangat di manfaatkan dalam bidang Marketing dan
Advertising. Sosial media tentunya akan sangat membantu meningkatkan citra sebuah
produk atau perusahaan. Karena hal itu, perusahaan membutuhkan admin sosial media
untuk dapat mengelola sosial media suatu produk atau perusahaan.

Seorang admin social media memiliki tugas yaitu antara lain :

 Merancang konten
 Menentukan jadwal tayang konten
 Merancang konten
 Mengurusi masalah Branding dan Costumer Servicing
 Mengevaluasi atau menganalisa kecendrungan followers

Tanggung Jawab Admin Sosial Media

 Harus menjaga nama baik perusahaan dalam membuat konten

 Tidak menyinggung orang lain atau perusahaan lain dalam membuat konten

6
  Menjaga keamanan akun social media perusahaan agar akun tersebut tidak di
gunakan oleh orang lain.

2. Admin Human Resource Development (HRD)

Admin HRD adalah salah satu bagian dari HR yang memiliki tugas melakukan
support kepada pekerjaan utama HR yaitu mengurus karyawan. Admin HR akan
berfokus padaadministrasi karyawan dengan perusahaan, sebagai contoh pencatatan
cuti, absen karyawan, pinjaman karyawan, dan sebagainya.

Admin HRD harus memiliki keterampilan sebagai berikut :

1. Multitasking
Tentu saja harus menjadi kemampuan admin HR. Karena begitu banyak pekerjaan
yang berhubungan dengan karyawan yang bermacam-macam dan urusan yang
berbeda-beda. Untuk itu, admin HR perlu mmiliki catatan khusus untuk dirinya
sebagai pengingat pekerjaan mana yang sudah di kerjakan dan yang belum di
kerjakan.
2. Kerja Sama Team
Seorang admin HR harus memiliki kemampuan bekerja sebagai team. Hal ini
menjadi penting karena perusahaan dan pekerja harus berjalan selaras dan sesuai
dengan waktu yang telah di tentukan. Pekerjaan mengenai absensi atau daftar
hadir, Kontrak kerja dan surat menyurat tentu akan berhubungan dengan macam-
macam devisi yang terkait.

3. Pintar Ber-Organisasi

Organisasi dalam perusahaan tentu akan berhungan dengan bagaimana mengelola

karyawan, Hal ini akan berdampak pada lingkungan kerja yang nyaman dan
disiplin, Untuk itu seorang admin HR harus mampu Ber-Organisasi termasuk
membuat strategi budaya kerja.

4. Profesional

Admin HR wajib hukumnya untuk memiliki ke profesionalitasan karena

dampaknya yang cukup besar dalam melakukan managemen pegawai. Pekerjaan
harus dapat di selesaikan dengan waktu yang tepat dan sesuai porsinya

5. Teliti, Detail dan Fokus

Salah satu tugas admin HRD adalah merancang peraturan. Hal ini memerlukan
ketelitian dan sikap detail dalam proses pembuatannya agar di kemudian hari tidak
ada celah-celah peraturan yang di gunakan pihak-pihak tertentu untuk keuntungan
pribadi.

7
 6. Bernegosiasi

Mampu bernegosiasi dengan baik menjadi penting karena admin HR berhungan

dengan banyak pihak dan banyak kepentingan. Dengan memiliki keterampilan
negosiasi yang baik perusahaan dan pegawai dapat berjalan dengan beriringan.

7. Bertanggung Jawab

Bertanggung jawab adalah skill dasar yang wajib dimiliki oleh semua pekerja
termasuk di dalamnya adalah admin HRD. Bagaimana mungkin perusahaan bisa
berjalan dengan benar jika admin HRD tidak memiliki tanggung jawab dalam
menyelesaikan pekerjaannya.

Tugas dan Tanggung Jawab Admin HRD sebagai berikut :

1. Seorang Admin HRD bertugas untuk membantu devisi HRD untuk urusan
administrasi HRD.
2. Membuat absensi pegawai

3. Menerima tenaga kerja secara berkoordinasi dengan devisi Labour Supply

4. Menyiapkan kontrak baru untuk pegawai baru perusahaan

5. Melakukan pembaruan terhadap laporan data perusahaan

6. Mengkoordinasikan sosialisasi dengan pegawai

7. Memastikan berbagai dokumen atau berkas yang masuk

8. Laporan Bulanan

9. Asuransi dan Dana Pensiun

10. Memfasilitasi Dinas luar kota atau Negeri

11. Evaluasi kinerja karyawan

12. Distribusi tugas karyawan

13. Manajemen Remunerasi

14. Data Karywan

3. Admin Distributor atau Toko

Tugas Admin Distributor secara umum adalah mengurus kegiatan administrasi secara
umum hingga keuangan.

8
 Secara spesifik tugas admin distributor yaitu :
 Menerima panggilan telepon dari costumer
 Membalas pesan dari costumer melalui E-Mail atau personal contact
 Mengimput data penjualan yang telah di lakukan
 Membuat laporan rutin mengenai persediaan barang
 Menyiapkan laporan penjualan berkala sesuai yang di minta pimpinan

Peryaratan yang harus di penuhi untuk bisa menjadi seorang admin distributor yaitu ;

 Memiliki riwayat pendidikan minimal SMK/D3/S1 Jurusan akutansi

 Memiliki pengalaman minimal 1 tahun di bidang yang sama
 Bisa menggunkan Microsoft Office (Worl, Excel, Power Poin)
 Jujur, Teliti dan Pekerja keras

4. Admin Keuangan
Admin keuangan adalah salah satu unsur terpenting dalam sebuah bisnis, karena ia
berhubungan erat dengan sumber daya dari suatu perusahaan atau organisasi.
Secara umun, Administrasi keuangan adalah suatu proses kegiatan usaha yang di
lakukan untuk dapat membantu, melayani, dan kegiatan tersebut dalam mencapai
tujuannya. Tentunya hal ini akan dibutuhkan oleh setiap perusahaan yang ingin
keuangannya diatur dengan baik.

Tugas seorang admin keuangan yaitu :

 Membuat perencanaan keuangan, peminjaman, penerimaan, pengeluaran, dan
pembayaran
 Menyusun informasi yang berkaitan dengan keuangan (harian, mingguan,
bulanan dana tahunan).
 Mengelola modal kas yang di mulai dari pembukaan rekening, menentukan
setoran, mengerjakan kas, menangani pembayaran atas kewajiban dan
menjadikan catatan transaksi kas
 Mengelola kredit dengan mengerjakan tagihan-tagihan
 Mengurus surat berharga, salah satu nya seperti menanda tangani cek
 Melakukan kerja sama dalam melakukan penyusunan kebijakan administrasi
keuangan
 Menciptkan rencana keuangan
 Membuat laporan keuangan
 Mengelola uang tunai

5. Admin Proyek
Proyek merupakan salah satu ranah yang senantiasa mangalami peningkatan yang
begitu signifikan. Ada banyak sekali proyek konstruksi yang di lakukan oleh para

9
developer dari berbagai sector. Ada konstruksi bangunan, jalan, perbaikan, perawatan,
dan lain-lain. Tentunya di butuhan banyak sekali tenaga ahli didalamnya. Akan tetapi
pastikan anda tahu bahwa dalam bidang usaha apapun, dibutuhkan bagian
administrasi yang bertugas menunjang segala aktifitas di dalam proyek itu sendiri
supaya lebih lancer. Dalam hal ini posisi admin proyek memiliki peranan yang sangat
penting sebagai slah satu posisi yang menunjang kinerja proyek dari segi
administratif.

Beberapa proyek seperti konstruksi, eksplorasi, pertambangan hingga minyak

memerlukan admin proyek. Admin proyek bertugas untuk menunjang kegiatan
pengawasan serta pembuatan laporan.

Secara spesifik tugas admin proyek antara lain yaitu :

 Mengimput data yang berkaitan dengan proyek
 Mendokumentasikan proyek yang sedang berjalan
 Melakukan pengecekan rutin terhadap persediaan
 Mencatat biaya operasional dan membuat Reimbursemen ke kantor pusat
 Membuat surat jalan proyek
 Melakukan seleksi atau perekrutan pekerja di proyek
 Membuat laporan keuangan atau laporan kas bank proyek
 Membuat dan melakuan verifikasi bukti-bukti pekerjaan yang akan dibayar
oleh owner sebagai pemilik proyek
 Melayani tamu-tamu Intern perusahaan maupun Ekstrn dan melakukan tugas
umum
 Membuat laporan ke pemerintah daerah setempat
 Memilihara bukti-bukti kerja sub bagian administrasi proyek serta data-data
proyek

Tanggung Jawab Admin Proyek yaitu sebagai berikut :

 Memastikan semua data proyek di imput ke computer

 Memastikan dokumentasi dari kegiatan proyek berjalan dengan baik dan
lancer
 Memastikan semua inventory kantor terjaga dengan baik
 Memastikan Reimbursment / klaim ke kantor pusat terorganisir secara factual
 Memastikan dokumentasi surat jalan berjalan degan lancer
 Memastikan laporan absensi dan lembur ada
 Memastikan kalua laporan bulanan ada
 Memastikan seemua dokumen terduplikasi dan terjaga dengan baik

10
6. Admin Marketing
Admin Marketing adalah orang yang bertanggung jawab untuk mengelola pemasaran
sebuah perusahaan dengan mempromosikan produk dan layanan perusahaan di
platform media digital.

Seles Order (SO)

Seles Order tersusun dari tujuan pengiriman, nama exspedisi, nama barang, jumlah
barang, total modal yang wajib untuk dibayarkan.

Delivery Order (DO)

Delivery Order memiliki isi yang hamper sama dengan yang ada pada seles order.
Akan tetapi pada Delivery Order tidak mencantumkan nilai rupiah di dalamnya.
Hal selanjutnya yang akan dilakukan adalah mengimput nota penjualan yang berisi
informasi yang hampir sama dengan yang ada pada seles order, Terus melakukan
input surat jalan dengan isian yang sama dengan yang ada pada delivery order dan
nota penjualan dan surat jalan inilah yang nantinya akan di bawa oleh marketing saat
pengiriman barang ke pelanggan.
Pada saat sudah sampai ke pelanggan, bagian staff admin marketing akan
menyerahkan nota penjualan dan surat jalan ke pelanggan, dengan membuat
pengecekan kondisi dan jumlah barang.

Berkut ini adalah tugas admin marketing yaitu :

 Melakukan riset
Seorang admin marketing bertanggung jawab untuk meneliti tren terkini dan
kebutuhan para pelanggan untuk mempermudah proses promosi yang efektif
 Mengaplikasikan strategi pemasaran
Admin marketing wajib untuk merancang dan menerapkan strategi marketing
untuk menjangkau pelanggan baru dengan anggaran yang efektif
 Berkomunikasi dengan team lain
Salah satu pekerjaan admin marketing adalah membantu staff departemen
lainnya, seperti teeam PR, manajemen, dan vendor untuk menyediakan
informasi dan citra produk yang positif.

7. Admin Bank
Banyak yang menganggap jika bekerja di bank itu enak kerena gajinya besar dan
hanya duduk di depan computer saja. Namun, pada kenyataannya tidak seperti itu,
Bank sendiri mempunyai beberapa kategori pekerjaan yang bisa dibilang lebih rumit
dari pada perusahaan. Ada bagian analist, marketing sampai bagian administrasi. Dari
semuanya, tugas administrasi bank yang paling rumit.
Pada setiap konteks pekerjaan administrasi inimelibatkan 4 peranan yakni
komunikasi, koordinasi, pekerjaan administrasi harian serta rencana jangka panjang.

11
 Pekerjaan ini juga sangat menentukan keberhasilan pekerjaan lainnya di suatu bank.
Mengingat lingkup pekerjaannya itu, tak heran bila karyawan administrasi bank
mendapatkan gaji dan tunjangan yang cukup besar.

Tugas dan Kewajian Admin Bank yaitu :

 Memberikan pelayanan yang berkaitan dengan administrasi perkantoran sesuai
dengan ketentuan yang berlaku untuk mendukung kelancaran operasional
perusahaan
 Melakukan pengelolaan kas kecil dan kas besar untuk menyiapkan dan
menyusun data keuangan
 Melakukan pemiliharaan dokumen dan sistem data yang terdapat pada tempat
kerja
 Melakukan kegiatan administrasi (surat-menyurat, input data, rekap data dan
melakukan dokumentasi)
 Melakukan aktivitas pelayan kantor
 Menyediakan sarana administrasi perkantoran sesuai ketentuan yang berlaku
pada setiap bank
 Mengurus laporan hasil penjualan atau pemasaran semua produk bank

Kewajiban Admin Bank yaitu :

 Menyiapkan segala sesuatu untuk aktivitas ruang kerja seperti perlengkapaan

kantor untuk semua pegawai dan ketersediaan ruang kerja untuk mereka sesuai
pekerjaan dan jabatana masing-masing
 Melakukan perbaikan ruang kerja, gedung, atau lainnya agar kegiatan
operasional lancar
 Melakukan kegiatan surat-menyurat, pengarsipan serta dokumentasi demi
kelancaran semua kegiatan karyawan dan bank
 Mengevaluasi dan membuat gagasan kerja harian maupun bulanan
 Membuat perkiraan anggaran bulanan maupun tahunan yang berhubungan
dengan kegiatan administrasi kantor
 Mencatat dan menyiapkan pengadaan peralatan dan perlengkapan kantor,
peralatan kebersihan serta keamanan kantor
 Mengawasi tugas karyawan termasuk staff kebersihan untuk memastikan
kenyamanan dan keamanan kantor.

8. Adminitrasi Secara Umum

Pengertian Administrasi Secara Umum adalah usaha dan kegiatan yang berkenaan
dengan penyelenggaraan kebijakan untuk mencapai tujuan.

Pengertian administrasi juga di bedakan menjadi dua yaitu pengertian administrasi

dalam arti sempit dan pengertian administrasi dalam arti luas.

12
Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan yang meliputi dari catat-mencatat,
surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda, dan sebagainya yang
memiliki sifat teknis ketatausahaan.
Sedangkan administrasi dalam arti luas adalah seluruh proses kerja sama dari dua
orang atau lebih dalam mencapai tujuan dengan pemanfaatan sarana dan prasarana
tertentu secara berdaya guna dan berhasil guna.

Pengertian Administasi Menurut para ahi :

Beberapa ahli dalam bidang manajemen menjelaskan tentang devinisi administrasi, di
antaranya yaitu :
1. George R. Terry
Pengertian administrasi adalah kegiatan perencanaan, pengendalian, dan
pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang
melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah di tetapkan
2. Artur Grager
Pengertian administrasi adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap
komunikasi dan pelayanan warkat suatu organisasi

3. Sondang P.Siagian

Pengertian administrasi adalah segala bentuk dari proses kerja sama antara dua
individu atau lebih atas dasar rasionalitas terpilih untuk mencapai tujuan yang
ditentukan sebelumnya

4. Ulbert Silalahi

Dalam arti luas pengertian administrasi adalah penyusunan dan pencatatan data
atau informasi secara sistematis, baik internal maupun eksternal sebagai upaya
untuk menyediakan keterangan serta memudahkan untuk mendapatkannya
kembali, baik itu sebagian ataupun seluruhnya. Sedangkan definisi administrasi
dalam arti sempit dikenal dengan istilah tata usaha.

5. Willam Lefffingwell dan Edwin Robinson

Pengertian administrasi adalah suatu bagian dari ilmu manajemen yang

berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, kapan dan
dimana pekerjaan tersebut harus di lakukan.

Unsur-unsur Administrasi

Selain memahami pengertian administrasi, ada beberapa unsur penting yang

wajib ada di sebuah bidang bisnis. Menurut The Liang Gie, Ada 8 Unsur
administrasi yaitu :

13
 1. Organisasi
Dalam hal ini, Organisasi merupakan tempat dimana kegiatan administrasi
dilakukan. Dalam bisnis, orang-orang yang bekerja di dalamnya akan dihimpun
menjadi sebuah wadah.
2. Manajemen
Manajemen merupakan alat utama dalam melaksanakan administrasi. Ada
pengatur, penggerak, manajer dan tenaga operasional. Dalam manajemen ini
masih di bagi menjadi 3 kelompok yaitu Top Management, Middle
Managemennt, dan Lower Management (mandor)
3. Komunikasi
Administrasi juga mengatur pola komunikasi antar departemen yang ada di
dalam suatu organisasi. Misalnya melalui surat, atau warta.
Sangat penting untuk mengetahui dan memperjelas informasi yang beredar
sehingga terjalin komunikasi yang baik antara pihak manajemen, klien, dan
administrator itu sendiri.
4. Kepegawaian
Ini berkaitan dengan penggunaan tenaga kerja. Dalam administrasi ada
proses yang saling berhubungan, yaitu penerimaan, penempatan,
pendayagunaan dan pemberhentian kerja.
5. Keuangan
Ini berkaitan dengan pembiayaan kontrak kerjasama mulai dari cara
memperoleh dana hingga pertanggung jawabannya. Misalnya administrasi
penjualan, pembelian, kontrak, atau sewa, serta sumber dana.
6. Perbekalan
Berhubungan dengan pengadaan barang, penyimpanan dan penyingkiran.
Pihak administrasi akan menyisir mana barang yang di butuhkan untuk
kegiatan kerja dan mana yang tidak.
7. Tata Usaha
Kegiatan tata usaha meliputi aktivitas pencatatan, penyimpanan dan
pengiriman dokumen atau data. Unsur tata usaha sangat penting dalam
administrasi karena dapat menjadi sumber informasi bagi organisasi dalam
mengambil keputusan.
8. Hubungan Masyarakat (Humas)
Hubungan masyarakat (Public Relation) Merupakan suatu usaha dalam
menjalin hubungan baik dengan konsumen atau klien. Administrasi akan
menciptakan peraturan bagaimana berhubungan dengan masyarakat terutama
konsumen.

Ciri-ciri Administrasi yaitu :

1. Administrasi mempunyai tujuan yang jelas

2. Didalam administrasi terdapat kelompok manusia yang terdiri dari dua orang
atau lebih

14
 3. Administrasi selalu berhubungan dengan kagiatan kerja sama
4. Didalam administrasi terdapat usaha atau proses kerja
5. Kegiatan didalam administrasi selalu terdapat kepemimpinan, bimbingan dan
pengawasan.

Fungsi Administrasi Secara Umum yaitu :

1. Perencanaan (Planning)
Planning adalah kegiatan perencanaan yang membutuhkan sebuah aktifitas
administrasi, mulai dari pengumpulan data, pengelolaan data, hingga
penyusunan perrencanaan
2. Penyusunan (Organizing)
Organizing adalah kegiatan menyusun dan membangun komunikasi kerja
antara anggota-anggota dalam organisasi sehingga akan tercapai suatu kesatuan
usaha untuk mencapai tujuan organisasi tersebut

3. Koordinasi (Coordinating)
Coordinating merupakan sebagian dari fungsi manajemen yang melakukan
sejumlah aktifitas agar berjalan baik dengan menjauhi terjadinya suatu
kekacauan, bentrok, kekosongan aktivitas yang dilaksanakan dengan
menghubungkan, menyatukan dan menyesuaikan suatu pekerjaan bawahan yang
sehingga terdapat kerjasama yang terencana dalam suatu usaha untuk mencapai
suatu tujuan organisasi.
4. Laporan (Reporting)
Reporting adalah aktivitas penyampaian perkembangan atau hasil dari
suatu kegiatan dengan membuat dan memberikan laporan dari tugas dan fungsi
para pejabat yang lebih tinggi baik lisan ataupun tulisan untuk mendapatkan
gambaran tentang pelaksanaan tugas para anggota organisasi.
5. Penyusunan Anggota (Budgeting)
Budgeting adalah aktivitas perencanaan dan pengelolaan keuangan atau
anggaran dalam organisasi yang di lakukan secara berkesinambungan
6. Penempatan (Staffing)
Staffing adalah kegiatan yang berhubungan dengan sember daya manusia
dan sumber daya lainnya dalam sebuah organisasi. Mulai dari perekrutan tenaga
kerja, pengembangan, perlengkapan, di dalam organisasi tersebut.
7. Pengarahan (Directing)
Pengarahan atau bimbingan adalah aktivitas berinteraksi dengan anggota
organisasi dalam bentuk memberi bimbingan, saran, perintah-perintah, agar
tugas di jalankan dengan baik guna mencapai tujuan yang telah di tentukan.

15
 Tujuan Administrasi yaitu :

1. Menyusun Program Usaha

2. Mengevaluasi kegiatan organisasi
3. Memantau aktivitas administrasi
4. Memastikan keamanan kegiatan usaha

BAB III

PENUTUP
3.1 Kesimpulan

Administrasi pada hakekatnya adalah usaha untuk menolong, usaha untuk

membantu, usaha untuk memimpin atau mengarahkan semua kegiatan dalam pencapaian
tujuan yang telah di tentukan.

Jadi, pengertian administrasi yang di kenal luas di Indonesia ialah tata usaha. Oleh karena
itu, sampai sekarang di Indonesia istilah Administrasi masih sering di artikan sebagai tata
usaha atau pekerjaan tulis-menulis, catat-mencatat berbagai keterangan.

Dengan demikian, dapat di Tarik kesimpulan bahwa administrasi adalah segenap

rangkaian kegiatan penataan terhadap usaha kerja sama manusia untuk mencapai tujuan
tertentu.

Perlu diketahui bahwa Administrasi yang merupakan rangkaian kegiatan penataan,

merupakan pekerjaan penunjang pelaksanaan pekerjaan substansif. Kelompok pekerjaan
yang di lakukan dengan rangkaian kegiatan substantif dinamakan “pekerjaan pokok” atau
“pekerjaan induk” yaitu pekerjaan yang langsung bertalian dengan tujuan yang hendak
dicapai.

Pekerjaan administrasi sangat di pengaruhi oleh penempatan disuatu devisi dalam

suatu perusahaan dan bidang perusahaan itu sendiri.

3.2 Saran

Saat ini Ketika persaingan semakin ketat, pandangan yang menyederhanakan

masalah administrasi tidak bisa lagi di anut. Bagian administrasi di perkantoran memegang
peranan yang sangat penting dibagian lainnya. Mereka harus di bekali dengan skill dan
kemampuan yang cukup di bagiannya. Selainitu, mereka harus pula mempunyai pandangan

16
yang positif terhadap pekerjaan dan selalu berusaha untuk meningkatkan kinerjanya menjadi
terus lebih baik.

DAFTAR PUSTAKA

Haryadi, H. (2000). Administrasi Perkantoran untuk Manajemen. Bandung: Sinar Baru.

Moekijat. (1989). Administrasi Perkantoran. Bandung: Mandar Maju.

Slamet, S. (1995). Administrasi Perkantoran. Jakarta.

Suganda, D. (1986). Manajemen Administrasi. Bandung: Sinar Baru.

17