PROJECT UTS 27 NOVEMBER 2020

Mata Kuliah : Analisa Proses Bisnis

Dosen Pengampu : Adib Pakarbudi S.Kom., M.Kom

Anggota Kelompok :
1. Nizzaroh Woro Fauziah / Proses Documentation & Peningkatan Kerja
(13.2020.1.00932)

2. Yasinta Ika Faradilla / PDCA – Do Tahap Do

(13.2020.1.00954)

3. Lodianto / PDCA – Do Tahap Check (13.2020.1.00931)

4. Akhmad Zaki Khoiri / SOP (bagan alur) Instruksi Kerja dan Aturan Jam Pelayanan
(13.2020.1.00956)

5. Aththur Reyhan Kurniawan / Self Assessment & Performance Evaluation &

Evaluasi Kerja (13.2020.1.00966)
 Jasa Design Grafis Bussines

Plan Do Check Act (PDCA)

PDCA – Plan (merencanakan)

1.Proses Documentation Dan Peningkatan Kinerja

 2.Proses Documentation Dan Peningkatan Kinerja

A ) Identifikasi Masalah :
- Pelayanan yang masih kurang baik
- Sistem order yang masih menggunakan offline
- Model design masih sedikit
- Kurangnya jumlah pegawai
- Kurangnya fasilitas seperti komputer
- Kurangnya kepuasan konsumen
- Keluhan konsumen
- Jam pelayanan kurang memadai

B) Target Perbaikan :
- Meningkatkan kepuasan Konsumen/Pelanggan
- Membuat Konsumen tidak menunggu lama
- Meningkatkan Kinerja Pegawai
- Mengurangi Keluhan Konsumen/Pelanggan
- Meningkatkan kualitas pelayanan dengan baik dan cekatan
 Pelayanan jasa design grafis bermasalah sehingga
konsumen / pelanggan kurang puas akan pelayanan yang
diberikan

Urutan Faktor Tindakan Perbaikan

1. Sistem order offline sehingga membuat Membuat sistem order menjadi
konsumen perlu mendatangi kantor online
2. Tipe mode design sedikit Menambah model design
3. Kurangnya pegawai Menambah jumlah pegawai
4. Kurangnya fasilitas untuk mendesign Menambah Fasilitas
5. Jam pelayanan konsumen kurang Menambah jam pelayanan

PDCA – Do dan Check

Tahap Do :
1. menentukan target dari setiap rumusan perbaikan
2. menjabarkan bagaiamana perbaikan itu dilakukan

Tindakan Target Target

Urutan Faktor Perbaikan Tindakan Waktu Rincian Proses Perbaikan
Perbaikan Perbaikan
1 Sistem order - Membuat sistem Tanpa website 2 Bulan 1.Menganalisa sebuah sebuah sistem
offline sehingga order menjadi menjadi apa saja yang akan dibutuhkan untuk
membuat customer online memakai fitur didalam sebuah website terbaru.
perlu mendatangi webiste 2.Melalukan rapat dengan atasan
kantor design grafis untuk melapor mengenai sistem order
menjadi online dan memberi saran
atau masukan untuk atasan.
3.Melakukan Uji Coba SI berbasis
online.
2 Tipe design sedikit Menambah tipe 4 Tipe design 1 Bulan 1.Menganalisa tipe design yang
design menjadi 6 tipe sedang dibutuhkan oleh customer.
design 2.Melakukan rapat koordinasi dengan
atasan menambah tipe design dalam
jumlah yang lumayan banyak.
3.Uji Coba penambahan tipe design.
3 Kurangnya pegawai Menambah 3 pegawai 1 bulan 1.Melakukan seleski pegawai
pelayanan pegawai pelayan pelayanan pelayanan baru dengan pendidikan
menjadi 6 minimal s1 dan keahlian minimal bisa
pegawai menguasai Adobe Photoshop,Adobe
pelayanan Ilustrator,Adobe InDesign.
2.Pelatihan mendesign selama kurang
lebih 1 bulan
3.Penerimaan pegawai pelayanan
 4 Kurangnya fasilitas Menambah 2 fasilitas 2 Bulan 1.Menganalisa dengan fasilitas
untuk mendesign fasilitas Komputer komputer bertambah bisa
menjadi 5 menyelesaikan masalah antrian
fasilitas panjang disaat ramai.
komputer 2.Melakukan rapat dengan atasan
memberi masukan untuk
penambahan 3 fasilitas komputer.
3.Melakukan Uji Coba.
5 Jam pelayanan Menambah jam 7 jam menjadi 1 Bulan 1.Menganalisa waktu jam pelayanan
kurang pelayanan 8 jam dengan jumlah customer order setiap
pelayanan harinya.
2.Mengukur waktu jam pelayanan
dengan akurat.
3.Melakukan rapat dengan atasan
memberi masukan penambahan jam
pelayanan
4.Uji Coba Pelayanan

Tahap Check :
1. Melihat target/sasaran
2. Mengidentifikasi kekurangan dalam perbaikan

Faktor Tindakan Target Target Waktu Rincian Proses Proses Evaluasi Perbaikan
Perbaikan Perbaikan Perbaikan Perbaikan

Sistem order - Membuat 2 Bulan Tanpa website 1.Menganalisa sebuah 1.Melakukan pengecekan
offline sehingga sistem order menjadi sebuah sistem apa saja respon customer sistem
membuat menjadi memakai yang akan dibutuhkan order secara online melalui
customer perlu online webiste untuk fitur didalam website yang telah dibuatkan
mendatangi sebuah website terbaru. apakah sudah sesuai atau
kantor design 2.Melalukan rapat belum setelah selama 2 bulan
grafis dengan atasan untuk dilakukan perbaikan.
melapor mengenai sistem 2.Melihat keluhan customer
order menjadi online dan yang masuk apakah sudah
memberi saran atau mempermudah customer
masukan untuk atasan. dengan adanya sistem order
3.Melakukan Uji Coba SI berbasis online.
berbasis online.
Tipe design Menambah 1 Bulan 4 Tipe design 1.Menganalisa tipe 1.Melihat bagaimana respon
sedikit tipe design menjadi 6 tipe design yang sedang customer dengan adanya
design dibutuhkan oleh penambahan tipe design
customer. setelah 1 bulan dilakukan
2.Melakukan rapat perbaikan.
koordinasi dengan 2.Melihat keluhan customer
atasan menambah tipe yang masuk setalah kurang
design dalam jumlah lebih 1 bulan dilakukan
yang lumayan banyak. perbaikan.
 3.Uji Coba penambahan
tipe design.
Kurangnya Menambah 1 Bulan 3 pegawai 1.Melakukan seleski 1.Melihat bagaimana respon
pegawai pegawai pelayanan pegawai pelayanan baru customer dengan adanya
pelayanan pelayan menjadi 6 dengan pendidikan penambahan pegawai
pegawai minimal s1 dan keahlian bagian pelayanan apakah
pelayanan minimal bisa menguasai layanan semakin membaik
Adobe atau belum setelah
Photoshop,Adobe dilakukan penambahan
Ilustrator,Adobe pegawai pelayanan selama 1
InDesign. bulan dilakukan perbaikan.
2.Pelatihan mendesign 2.Melihat keluhan customer
selama kurang lebih 1 yang masuk setelah 1 bulan
bulan dilakukan perbaikan.
3.Penerimaan pegawai
pelayanan
Kurangnya Menambah 2 Bulan 2 fasilitas 1.Menganalisa dengan 1.Melakukan pengecekan
fasilitas untuk fasilitas Komputer fasilitas komputer fasilitas untuk mendesign
mendesign menjadi 5 bertambah bisa apakah dapat mengatasi
fasilitas menyelesaikan masalah rame nya customer setelah 2
komputer antrian panjang disaat bulan dilakukan perbaikan
ramai. penambahan fasilitas
2.Melakukan rapat komputer.
dengan atasan memberi 2.Melihat respon customer
masukan untuk apakah mendapatkan
penambahan 3 fasilitas pelayanan dengan baik
komputer. setelah 1.5 bulan dilakukan
3.Melakukan Uji Coba. perbaikan.
Jam pelayanan Menambah 1 Bulan 7 jam menjadi 8 1.Menganalisa waktu 1.Melakukan pengecekan
kurang jam jam pelayanan jam pelayanan dengan bagaimana respon customer
pelayanan jumlah customer order dengan adanya penambahan
setiap harinya. jam pelayanan menjadi lebih
2.Mengukur waktu jam lama bagi customer setelah
pelayanan dengan 1 bulan dilakukan perbaikan.
akurat. 2.Melihat keluhan yang
3.Melakukan rapat masuk setelah kurang lebih
dengan atasan memberi 2 minggu s/d 1 bulan
masukan penambahan dilakukan perbaikan jam
jam pelayanan pelayanan.
4.Uji Coba Pelayanan
 SOP Bisnis :
NO. Pelaksana Waktu
Kegiatan
Penjual Customer (Hari
Kerja)
1. Menerima Pesanan
Menerima
-
Pesanan
2. Berdiskusi dengan customer
Identifikasi
-
Permintaan
3. Membuat gambaran sementara
Buat gambaran
menurut permintaan customer 1 Hari
sementara
4. Customer setuju atau tidak
Keputusan
-
Customer
5. Jika tidak membuat ulang Sesuai
Pengulangan
gambaran gambaran sementara target
gambar design
customer
6. Jika setuju lanjut ke proses finishing
Persetujuan
design 1 Hari
Customer

7. Menunjukkan hasil ke customer

Menunjukkan
-
hasil akhir design
8. Jika customer sudah OK transaksi
Transaksi -
dilakukan

Aturan Jam Pelayanan :

1. Senin ( Jam 08.00 Pagi – 14.00 Siang )

Penambahan jam pelayanan menjadi ( Jam 08.00 Pagi – 17.00 Sore )
2. Selasa ( Jam 08.00 Pagi – 14.00 Siang )
Penambahan jam pelayanan menjadi ( Jam 08.00 Pagi – 17.00 Sore )
3. Rabu ( Jam 08.00 Pagi – 14.00 Siang )
Penambahan jam pelayanan menjadi ( Jam 08.00 Pagi – 17.00 Sore )
4. Kamis ( Jam 08.00 Pagi – 14.00 Siang )
Penambahan jam pelayanan menjadi ( Jam 08.00 Pagi – 17.00 Sore )
5. Jum’at ( Jam 08.00 Pagi – 13.00 Siang )
Penambahan jam pelayanan menjadi ( Jam 08.00 Pagi – 16.00 Sore )
6. Sabtu ( Jam 08.00 Pagi – 13.00 Siang )
Penambahan jam pelayanan menjadi ( Jam 08.00 Pagi – 15.00 Sore )
Instruksi Kerja Pegawai Baru :

1. Customer datang dan menemui pegawai pelayanan desain

2. Pegawai menanyakan keinginan dan kebutuhan customer
3. Pegawai menunjukkan aneka desaign dan model yang tersedia kepada customer
4. Customer kemudian memilih desaign yang diinginkan dan menunjukkan kepada
pegawai
5. Jika customer mempunyai desaign sendiri maka pegawai harus tetap melayaninya dan
membuatkan contoh gambaran desain yang diinginkan customer
6. Setelah gambaran desain jadi Pegawai mengkonfirmasi kepada customer apakah
sudah berkenan dengan desain yang dibuatkan sementara
7. Jika customer menyetujui gambaran desaign yang sudah dibuatkan selanjutnya
pegawai mencatat pemesanan customer seperti jumlah yang ingin dipesan tipe kaos
atau ukuran yang ingin dibuatkan dan menentukan budget yang akan dibayarkan
ketika pesanan sudah jadi
8. Proses pembuatan kaos sablon dan pesanan customer lainnya dilakukan dari tahap
awal hingga proses selesai dan packaging produk
9. Pegawai menghubungi customer jika pesanan sudah siap diambil
10. Customer mengambil pesanannya kemudian membayar biaya produksi pesanan kaos
sablon.
11. Selesai