PROGRAM KERJA

BAGIAN TATA USAHA

RS. ISLAM AMAL SEHAT SRAGEN

I. PENDAHULUAN

Bagian Tata Usaha di RS. Islam Amal Sehat Sragen adalah sarana
administrasi secara umum yang berhubungan dengan semua unit kerja sesuai
dengan Struktur Organisasi di bawah pimpinan Bagian Kesekretariatan Untuk
mencapai tujuan yang diharapkan, maka divisi ketatusahaan menyusun
Program Kerja sebagai kerangka dalam melaksanakan pelayanan administrasi
khususnya di administrasi Ketatausahaan.

Maka disusunlah program kerja ketatausahaan yang melingkupi

administrasi ketatausaahaan, administrasi pengelolaan tenaga, adminitrasi
pelaksana umum sebagai sarana untuk menunjang dalam pelayanan unit kerja
dan sebagai acuan dalam menjalankan tugas sehari hari di Bagian Tata Usaha.

I. LATAR BELAKANG

Program Kerja ini disusun berdasarkan evaluasi dari program kerja baik
dari segi Sumber Daya Manusia ketatausahaan, administrasi umum ,
pengelolaan tenaga dan jenis pelayanan secara umum khususnya administrasi.

II. TUJUAN

A. Tujuan Umum
Sebagai acuan dalam pelaksanaan kegiatan di bagian tata usaha

B. Tujuan Khusus
1. Terpenuhinya standar kebutuhan sdministrasi umum di bagian tata Tata
Usaha
2. Terselenggaranya proses administrasi ketatausahaan yang sesuai
Standar dan peraturan yang berlaku.

1
 3. Tercapainya mutu pelayanan administrasi umum.
4. Terpenuhinya sarana dan prasarana yang dibutuhkan di bagian tata
usaha

III. KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN

A. SDM
Dari tabel di atas dapat disusun kegiatan pokok dan rincian kegiatan di bidang
SDM Ketatusahaan sebagai berikut:

No Kegiatan Pokok Rincian Kegiatan

1. Kebutuhan SDM -
2. Orientasi Memberikan usulan kepadabagian Diklat
untuk orientasi karyawan baru .
3. Pendidikan dan Pelatihan a. Mengajukan Pelatihan Tata Kearsipan ,
kesekretariatan
b. Meningkatkan pelatihan ketenagaan unit
ketatausahaan.
4 Evaluasi Kinerja a. Penilaian kinerja dilakukan untuk
penilaian SDM khususnya di bagian Ka.
Bag. Kesekretariatan untuk kenaikan
berkala atau golongan.
b. Penilaian Performance Harian untuk
menunjang Point Insentif Karyawan.

B. FASILITAS

No Kegiatan Pokok Rincian Kegiatan

1. Pemeliharaan alat a. Pemeliharaan computer secara berkala

oleh IT.
b. Pemeliharaan AC secara berkala oleh
Tekhnisi.

2
 c. Pemeliharaan Mesin foto copy secara
berkala Tekhnisi.
2. Penambahan alat a. rencana menambahkan almari
b. pengadaan Meja Kantor
c. Penggantian Komputer dan Printer
3. Penggantian alat rencana penggantian cartride atau
printer ( sesuai kerusakan ).

C. PENGEMBANGAN PELAYANAN

No Kegiatan Pokok Rincian Kegiatan

1. Mengikuti Pertemuan a. Menyusun Notulen Pertemuan Direksi,

Direksi Koordinasi.
b. Administrasi surat menyurat: Surat
Dinas, Surat Perjanjian, dll
c. Mengajukan ke Direktur Disposisi Surat
Khusus.
d. Pengarsipan Dokumen Direktur dan
Ketatausahaan.
e. Melengkapi peralatan sesuai kebutuhan
di Ketatausahaan.
2. Metode Kesekretariatan a. Membuat Regulasi Administrasi Surat –
Menyurat, Perjanjian Kerja, Rencana
Program.
b. Pengoptimalkan SDM di
Ka.bag.Kesekretariatan
c. Mengaplikasikan metode Tim kerja
dalam bagian Ketatausahaan.

3. Menjadikan SDM a. Mengikuti pertemuan di luar Instansi.

Ketatausahaan yang b. Mengikuti kegiatan di luar Instansi
fleksibel dalam melayani c. Mencari sumber informasi yang
khususnya pelayanan

3
 administrasi dan tetap mendukung pelayanan, di luar Instansi.
mengikuti peraturan yang
sudah ditetapkan.

D. MUTU
No Pengukuran Mutu Standar
1. Angka keterlambatan Penilaian kinerja SDM 0%
Ketatausahaan minimal 1 bulan sebelum masa
kontrak habis atau masa kenaikan golongan /
berkala.
2. Prosentase Kehadiran Rapat 90 %
3. Tindak lanjut hasil rapat / keluhan unit kurang dari 2 90 %
x 24 jam

E. KESELAMATAN KERJA
No Risiko keselamatan Upaya mencegah risiko
1. Kesalahan penilaian karyawan dengan Identifikasi nama karyawan
nama yang sama atau mirip saat panggilan interview
hasil penilaian.

IV. CARA MELAKSANAKAN KEGIATAN

4
A. SDM
1. KEBUTUHAN SDM
Cara :
a. Melakukan perhitungan standar ketenagaan unit.
b. Mengajukan ke Ka.Bag. Kesekretariatan

2. ORIENTASI
a. Menyiapkan materi orientasi
b. Membuat jadwal orientasi
c. Melakukan program orientasi

3. PENDIDIKAN PELATIHAN
a. Seleksi Leafleat / brosur pelatihan atau seminar
b. Mengajukan ke Bgian Diklat
c. Mengikuti pelatihan / seminar.

4. EVALUASI KINERJA
a. Menyiapkan formulir penilaian kinerja
b. Mengisi formulir penilaian kinerja
c. Memanggil SDM Umum yang bersangkutan
d. Menyampaiakan hasil penilaian ke Ka.Bag.Kesekretariatan

B. FASILITAS
1. PEMELIHARAAN ALAT
a. Menyiapkan buku pemeliharaan alat
b. Koordinasi dengan IT dan atau tekhnisi

2. PENAMBAHAN ALAT
a. Mengajukan permohonan ke Wadir Umum
b. Mendata alat baru dalam buku inventaris

5
 3. PENGGANTIAN ALAT
a. Memasukkan alat yang rusak ke bagian pemeliharaan, apakah bisa
diperbaiki atau harus diganti.
b. Mengajukan permohonan ke Ka.Bag.Kesekretariatan
c. Mendata alat baru ke dalam buku inventaris atau memberi
keterangan perbaikan di buku inventaris.

C. PENGEMBANGAN PELAYANAN
1. MENGIKUTI PELATIHAN IN HOUSE TRAINING / PENAWARAN
DARI LUAR.
a. Membuat proposal ke Direksi
b. Mengosongkan salah satu ruang rapat.
c. Mengagendakan Jadwal Pertemuan
d. Melengkapi peralatan

2. METODE PELAKSANAAN ADMINISTRASI KETATAUSAHAAN

a. Menyusun Pedoman Pengorganisasian Ketatausahaan
b. Menyusun Program Kerja Ketatausahaan
c. Pelaksanaan Administrasi Ketatausahaan

3. MENYEDIAKAN TENAGA UMUM

a. Mendata ketenagaan umum sesuai dengan kebutuhan
b. Mengklasifikasi SDM sesuai dengan profesi

D. MUTU
Cara menilai mutu unit Ketatausahaan dengan melihat kuantitas rapat dan
rekapan penilaian kinerja SDM Ketatausahaan.

E. KESELAMATAN KERJA
Cara mengantisipasi biar tidak salah penilaian karyawan dengan nama
yang sama dengan identifikasi ulang karyawan yang dipanggil wawancara
penilaian.

6
V. SASARAN

No Kegiatan Indikator Target

1. SDM
a. Kebutuhan SDM a. Jumlah kebutuhan tenaga a. 90%
yang dibutuhkan sesuai
standar .
b. Orientasi b. Jumlah karyawan baru b. 100%

yang mengikuti program

c. Pelatihan In House orientasi. c. 90 %
Training c. Jumlah pelatihan dan
d. Evaluasi Kinerja seminar yang diikuti sesuai
program. d. 100%

d. Jumlah SDM Umum yang

dievaluasi kinerja.
2. Fasilitas:
a. Pemeliharaan alat a. Jumlah alat yang perlu a. 100 %
pemeliharaan khusus.
b. Penggantian/ b. Jumlah alat yang perlu b. 100%
penambahan diganti
3. Pengembangan
Pelayanan :
a. Membuat ruang a. Ruang Perkantoran a. 100 %

Perkantoran khususnya TU.

khususnya
Ketatausahaan.
b. Metode Tata Kerja b. Unit Ketatausahaan b. 100 %

Adm. Umum menerapkan metode sistim

khususnya di TU. kerja di Ketatausahaan.

c. Menyediakan c. Jumlah tenaga

tenaga SDM TU Ketatausahaan yang c. 100 %

yang terintegrasi teregistrasi.

7
No Kegiatan Indikator Target
4. Mutu:
a. Angka a. Jumlah penilaian kinerja a. 100 %
keterlambatan tenaga Ketatusahaan
Penilaian kinerja
Unit Ketatausahaan
minimal 1 bulan
sebelum masa
kontrak habis atau
masa kenaikan
b. Jumlah rapat – rapat di
golongan / berkala. b. 100 %
RS.Islam Amal Sehat
b. Prosentase
sragen
Kehadiran Rapat. c. 90 %
c. Jumlah hasil rapat /
c. Tindak lanjut hasil
keluhan yang
rapat / keluhan unit
ditindaklanjuti.
kurang dari 2 x 24
jam.

8
VI. SKEDUL (JADWAL) PELAKSANAAN KEGIATAN

No KEGIATAN TAHUN 2018 BULAN

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1 SDM:
a. Kebutuhan SDM
b. Orientasi
c. Pendidikan & X
Pelatihan
d. Evaluasi Kinerja X X X X
2 Fasilitas
a. Pemeliharaan Alat X X X X
b. Kalibrasi Alat X
c.Penambahan / X X
penggantian Alat
3 Pengembangan
Pelayanan
a. Mengikuti proses X X
perkembangan SDM
unit
b. Menerapkan metode X X
Kesekretariatan
c. Menyediakan tenaga
4 Mutu X X X X X X X X X X
5 Keselamatan Kerja X X X X X X X X X X

VII. EVALUASI JADWAL KEGIATAN DAN PELAPORAN

9
 A. Evaluasi Jadwal Kegiatan
Jadwal kegiatan tersebut akan dievaluasi setiap tiga bulan sekali,
sehingga bila dari evaluasi diketahui ada pergeseran/penyimpangan
jadwal dapat segera diperbaiki sehingga tidak mengganggu program
secara keseluruhan.

B. Pelaporan Evaluasi
Laporan evaluasi jadwal kegiatan dibuat setiap 1 bulan sekali, di
laporkan kepada Ka.Bag.Kesekretariatan.

VIII. PENCATATAN, PELAPORAN DAN EVALUASI KEGIATAN DALAM

PROGRAM KERJA
Laporan program dibuat dengan cara Laporan dibuat setiap 1 bulan sekali,
dan diserahkan kepada Ka.Bag.Kesekretariatan.
Evaluasi pelaksanaan program kerja secara keseluruhan dilakukan terhadap
kegiatan yang sudah terealisasi maupun belum terealisasi .

IX. PENUTUP
Demikian program kerja di bagian tata usaha kami susun supaya
pelaksanaan kegiatan dapat terlaksana dengan baik. Semoga program yang
sudah kami buat dapat berjalan sesuai jadwal dan bisa meningkatkan mutu
pelayanan di administrasi Ketatausahaan RS.Islam Amal SEhat Sragen.

Sragen, 5 Desember 2018

RS.Islam Amal Sehat Sragen
Mengetahui, Penyusun,
Ka. Bag. Kesekretariatan Ka.Sub.Bag. Tata Usaha

Widyastuti Amd Sujiati Ningsih

10