LEMBAR PERSETUJUAN

Laporan yang berjudul PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF DI BIDANG

ASET PADA BADAN KEUANGAN DAN ASET DAERAH KOTA BOGOR telah

disetujui oleh pembimbing dan siap disidangkan untuk disidangkan dan

dipertanggung jawabkan.

Pembimbing,

Momon Mulyana, SE

i
 LEMBAR PENGESAHAN

PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF

DI BIDANG ASET PADA BADAN KEUANGAN DAN ASET DAERAH

KOTA BOGOR

Penyusun : Alifah Safitri

NIS :

Bogor,

Pembimbing DU/DI Pembimbing Sekolah

Angga Irawan, A.Md Momon Mulyana, SE

Menyutujui,

Mengetahui,

Kepala SMK Al-AqSyar

Dra. Hj. Yang Ekadwi Yunieda, M.Pd

ii
 LEMBAR PENGUJI

PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF

DI BIDANG ASET PADA BADAN KEUANGAN DAN ASET DAERAH

KOTA BOGOR

Penyusun : Alifah Safitri

NIS :

Laporan ini disetujui dan disahkan setelah diujisidangkan

Penguji I, Penguji II,

.................................................. ..................................................

Pada tanggal.........................................................................2022

iii
MOTTO

iv
 LEMBAR PERSEMBAHAN

Kupersembahkan Laporan Ini Untuk :

Kedua Orang Tuaku yang tercinta

Bapak M.alim dan Ibu Asnah

Terima Kasih atas genetika, didikan, dan dukungannya yang tiada banding

kepada penulis.

Juga untuk Guru-guruku dan saudara-saudara kandungku

Dan kepada para adik kelasku! Semoga laporan ini bermanfaat sebagaimana yang

diharapkan.

v
 KATA PENGANTAR

Kusungkurkan dahi ke bumi seraya menghamba kehadirat Illahi

Robbi,berkat rahmat dan hidayah-Nya serta terucap shalawat kepada junjungan

nabi akhir zaman Rasulullah Muhammad SAW, penulis berhasil menyelesaikan

laporan ini, yang merupakan salah satu syarat untuk kelulusan di SMK Al-AqSyar

Bogor.

Laporan ini berjudul Pengelolaan Arsip inaktif di bidang aset Secara

umum, laporan ini berisi tentang apa-apa yang penulis temui saat praktik kerja

industri di Badan keuangan dan aset daerah kota Bogor. Secara khusus, berisi

tentang pengelolaan arsip Sebagaimana judul laporan ini di rumuskan.

Penulis menyadari bahwa dalam proses penyelesaian laporan ini, banyak

bantuan yang telah diberikan baik secara langsung maupun tidak langsung kepada

penulis. Karenanya, penulis ingin menyampaikan terima kasih dan penghargaan

yang tulus dan setinggi-tingginya kepada semua pihak yang telah memberikan

bantuan baik secara moril ataupun materil. Selain bantuan tersebut, dukungan,

bimbingan dan perhatian yang diterima juga dirasakan amat berharga bagi penulis

sehingga semua menjadi kekuatan tersendiri bagi penulis. Maka, pada kesempatan

kali ini penulis perlu mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada.

1. Ibu Dra. Hj, Yang Ekadwi Yunieda, M.Pd. selaku Kepala SMK Al-

AqSyar Bogor.

vi
2. Bapak Momon Mulyana, SE. selaku pembimbing penulis yang telah

menyediakan waktunya untuk senantiasa memberikan arahan dan

pengalamannya kepada penulis dalam menyelesaikan laporan ini.

3. Ibu Delis Patimah, S.Pd. Selaku Kepala Kompetensi Keahlian Akuntansi

Keuangan dan Lembaga yang tetap mendukung penulis sampai

diselesaikannya laporan ini.

4. Ibu Nurul Jannatin, SE. Selaku Walikelas XI Akuntansi Keuangan Dan

Lembaga yang tetap mendukg penulis dari awal Prakerin hingga selesai

penulisan laporan.

5. Bapak Angga Irawan AMd. Selaku pembimbing di tempat prakerin yang

telah sabar mengarahkan penulis serta mengajarkan penulis ilmu yang

sangat berharga dan bermanfaat bagi penulis

6. Ibuku dan Bapakku tersayang atas segala do’a, dukungan, kerja keras, dan

kesabaran yang tiada pernah habis sehingga penulis dapat bersekolah

walaupun masih sampai Sekolah Menengah Kejuruan. Semoga segala

harapan dan cita-cita dapat penulis wujudkan di masa depan.

7. Seluruh staf pengajar dan karyawan SMK Al-Aqsyar Bogor yang telah

membantu penulis dalam kegiatan kompetensi kejuruan (produktif) di

SMK Al-Aqsyar.

8. Kawan-kawanku Ramanda, Delia, Alya dan seluruh teman-teman di SMK

Al-Aqsyar Bogor khususnya di kelas XI AKL.

9. Para seluruh anggota Rohis, Terima kasih atas segala dukungannya.

vii
 10. Seluruh staf karyawan BKAD Kota Bogor. Terima kasih atas ilmu dan

pengalaman yang telah diberikan kepada penulis dalam bekerja.

11. Seluruh pihak yang tidak dapat disebutkan satu per satu, penulis

mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya karena telah mendukung

dan membantu selesainnya laporan ini.

Semoga ALLAH SWT senantiasa mencurahkan Rahmat dan Karunia-Nya, serta

semoga kesuksesan dan kebahagiaan dunia dan akhirat selalu menyertai kita

semua,Amin.

Bogor........................

ALIFAH SAFITRI

viii
DAFTAR ISI

ix
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Prakerin atau Praktik Kerja Industri dilaksanakan untuk melatih dan

memberikan pengajaran kepada siswa dalam Dunia Industri atau Dunia Usaha

yang relevan terkait kompetensi keahlian masing masing. Selain itu prakerin juga

bertujuan untuk memberikan bekal ilmu dalam dunia kerja agar dimasa

mendatang para siswa dapat bersaing dalam dunia industri yang semakin ketat

seperti saat ini, untuk mempersiapkan siswa agar memiliki kemampuan teknis

dengan wawasan yang luas dan fleksibel di era kemajuan teknologi dan ilmu

pengetahuan, meningkatkan mutu dalam Sekolah Menengah Kejuruan (SMK),

serta mengasah dan mengimplementasikan materi yang diperoleh siswa dari

sekolah masing masing terkait jurusannya.

Kegiatan prakerin merupakan salah satu bentuk kegiatan dari sekian

banyak visi dan misi SMK Al-AqSyar dalam mempersiapkan siswa dan siswinya

untuk memasuki dunia industri dan dunia usaha (DI/DU) nantinya. Dunia industri

dan dunia usaha tersebut tentunya tidak dapat diperoleh dengan mudah, maka dari

itu para siswa tidak hanya dibekali dengan teori belajar saja tetapi juga

pemahaman tentang lingkungan yang akan mereka hadapi setelah lulus sekolah.

Kegiatan prakerin dilaksanakan sesuai dengan kemampuan atau kejuruan yang

terdapat pada masing masing siswa.

1
1.2. Alasan Pemilihan Judul

Adapun alasan penulis membuat judul laporan prakerin atau PKL adalah

sebagai berikut :

1. Karena sesuai dengan apa yang penulis kerjakan saat prakerin.

2. Agar lebih memahami dengan detail apa itu pengelolaan arsip.

3. Penulis ingin lebih mendalami cara mengelola arsip yang baik dan benar

agar arsip tersusun rapi, mudah dicari dan tidak hilang

1.3. Tujuan Prakerin

 Adapun tujuan prakerin yaitu sebagai berikut :

1. Memiliki wawasan yang luas tentang kegiatan lingkungan kerja dilini

industri.

2. Memilki kemampuan bekerja sesuai dengan standar kerja Dunia

Usaha/Dunia Industri.

3. Memiliki disiplin dan inisiatif kerja yang tinggi sesuai tuntutan DU/DI.

4. Memiliki keratifitas dan motivasi kerja dalam mengembangkan

keahliannya sesuai dengan profesi yang digelutinya.

5. Memiliki ketekunan dan keuletan dalam bekerja.

6. Memperhaikan kualitas dan tanggungjawab pekerjaan sesuai dengan tuntutan

profesi

2
1.4. Manfaat Prakerin

Adapun manfaat dari prakerin atau PKL adalah sebagai berikut :

1. Memperoleh wawasan luas mengenai seluk beluk Dunia Usaha/Dunia

Industri

2. Meningktkan rasa percaya diri, disiplin dan tanggung jawab dalam

melaksanakan tugas

3. Dapat memahami, memantapkan dan mengembangkan pelajaran yang

diperoleh disekolah

4. Dapat membandingkan kemampuan yang diperoleh disekolah dengan

yang dibutuhkan di Dunia Usaha/Dunia Kerja

1.5. Tempat Dan Waktu Pelaksanaan Prakerin

 Tempat pelaksanaan Praktek Kerja Industri (prakerin) untuk program

keahlian Akuntansi Keuangan Dan Lembaga yang bertempat di Badan

Keuangan Dan Aset Daerah (BKAD) Kota Bogor bagian record center

arsip lantai dua yang beralamat di Jl. Pemuda No. 31 RT.01/RW.06 Tanah

Sareal, Kecamatan Tanah Sareal Kota Bogor.

 Waktu pelaksanaan praktek kerja industri (prakerin) untuk Program

Keahlian Akuntansi Keuangan Dan Lembaga pada tahun 2022

dilaksanakan mulai tanggal 10 Januari 2022 sampai dengan 09 Maret

2022, sesuai dengan tempat yang telah ditentukan di Badan Keuangan Dan

Aset Daerah Kota Bogor bagian record center arsip. Badan Keuangan Dan

3
 Aset Daerah (BKAD) sendiri menggunakan sistem lima (5) hari kerja

yaitu pada hari Senin-Jum’at dimulai pukul 07:30 – 16.00

1.6. Tujuan Penulisan Laporan

Setelah melakukan kegiatan praktek kerja lapangan, penulis wajib membuat

laporan, adapun tujuan penulisan laporan sebagai berikut:

1. Salah satu syarat mengikuti UAS dan UN

2. Untuk menambah pengetahuan penulis dan menuangkan pengetahuan

yang di dapat dalam laporan ini.

3. Untuk membantu membagi ilmu dalam membuat laporan kepada adik

kelas, maupun kepada pihak yang kelak membaca laporan ini.

4. Untuk sebagai bukti bahwa penulis telah selesai melakukan praktek kerja

lapangan.

1.7. Metode Penulisan Laporan

Dalam penyusunan laporan ini penulis menggunakan beberapa metode

seperti dibawah ini:

1. Metode pengamatan langsung

Penulis telah menyaksikan atau mengamati cara mengelola arsip.

2. Metode praktek

Penulis telah mempraktekan sendiri cara mengelola arsip.

3. Metode Tinjau Pustaka

4
 Penulis telah mengungumpulkan melalui buku ataupun website

yang dianggap membantu dalam mengumpulkan data-data tersebut.

4. Metode wawancara

Penulis bertanya secara langsung kepada orang yang bersangkutan,

bagaimana mengelola arsip dengan baik

1.8. Sistematika Penyusunan Laporan

Sistematika penyusunan laporan adalah sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Bagian ini berisi tentang Latar Belakang Pemiihan Judul,

Maksud Dan Tujuan Pelaksanaan Prakerin, Manfaat Prakerin,

Tempat Dan Waktu Pelaksanaan Prakerin, Tujuan Penuliasan

Laporan, Metode Penulisan Laporan dan Sistematika Penyusunan

Laporan.

BAB II TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN

Bab ini berisi tentang profil dari perusahaan, Visi Dan Misi

Perusahaan, Struktur dan Organisasi Perusahaan, Kegiatan

opersional instansi, tugas pokok instansi, Bidang Usaha Dan

Produk Perusahaan.

BAB III TINJAUAN KHUSUS

5
 Bab ini berisi tentang landasan teori, aturan pelaksanaan

prakerin, tata tertib perusahaan dan standar operasional prosedur

kerja

BAB IV KEGIATAN PRAKERIN

Bab ini berisi tentang jenis pekerjaan yang dilakukan, jenis

peralatan yang digunakan, persiapan kerja dan uraian aktifitas kerja

BAB V PENUTUP

Bab ini berisi tentang simpulan dan saran.

DAFTAR PUSTAKA

Berisi tentang pustaka-pustaka yang telah dijadikan rujukan

yang membantu dalam penyusunan laporan ini.

LAMPIRAN

Berisi biodata peserta prakerin, foto kegiatan, jurnal,

lembar bimbingan, nama staf dan jabatannya, bukti kerja kalau

memungkinkan, seperti nota, faktur, dan lain-lain

6
 BAB II

TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN

2.1. Profil Badan Keuangan dan Aset Daerah Kota Bogor

Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang

Organisasi Perangkat Daerah bahwa salah satu perumpunan urusan yang diwadahi

dalam bentuk dinas adalah bidang pendapatan, pengelolaan keuangan dan aset.

Selanjutnya menurut Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 41 Tahun 2007

tentang Petunjuk Teknis Penataan Organisasi Perangkat Daerah bahwa khusus

bidang pendapatan, pengelolaan keuangan dan asset, dapat dikembangkan sesuai

prinsip-prinsip organisasi (fungsi lini dan fungsi staf) yaitu fungsi pendapatan

menjadi dinas pendapatan dan fungsi pengelola keuangan dan Aset menjadi Biro

Keuangan dan Biro Perlengkapan dan pada bagian selanjutnya pada Permendagri

Nomor 41 Tahun 2007 dijelaskan bahwa dinas daerah yang harus dibentuk salah

satunya yaitu Dinas Pendapatan, Pengelolaan Keuangan dan Aset. Sehingga pada

tahun 2008 dan sebelumnya fungsi pengelolaan keuangan dan barang daerah

melekat pada Sekretariat Daerah yang dilaksanakan oleh Bagian Keuangan dan

Bagian Pengelolaan Barang Daerah.

Menurut pasal 219 Undang-undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang

Pemerintahan Daerah bahwa salah satu fungsi penunjang urusan pemerintahan

yang menjadi kewenangan daerah yang dilaksanakan oleh badan adalah

Keuangan. Selanjutnya menurut pasal 46 Peraturan Pemerintah Nomor 18 Tahun

7
2016 bahwa Badan Daerah kabupaten/kota merupakan unsur penunjang Urusan

Pemerintahan yang menjadi kewenangan Daerah kabupaten/kota.

2.2. Visi Dan Misi Badan Keuangan Dan Aset Daerah

A. Visi

“Terwujudnya pengelolaan keuangan dan aset daerah yang akuntabel dan

profesional sebagai pendukung utama pemerintahan daerah”

a. Akuntabel

Instrument yang menunjukkan apakah prinsip-prinsip

pemerintahan, hukum, keterbukaan, transparansi, keberpihakkan dan

kesamaan di hadapan hukum telah dihargai atau tidak. Akuntabel adalah

hal yang penting untuk menjamin nilai-nilai seperti efisiensi, efektifitas,

reliabilitas (terukur) dan predektibilitas dari administrasi publik. Suatu

akuntabel tidak abstrak tapi konkret dan arus ditentukan oleh hukum

melalui seperangkat prosedur yang sangat spesifik mengenai masalah apa

saja yang harus dipertanggungjawabkan. Akuntabel berkaitan dengan

beberapa baik prosedur hukum yang diikuti untuk membentuk keputusan

administrasi publik yang harus dihormati oleh pegawai sipil dan otoritas

publik.

b. Profesional

Seseorang yang memiiki kompetensi dalam suatu pekerjaan

tertentu. Profesional tidak hanya berarti ahli saja. Tetapi juga memiliki

keahlian dan harus bekerja pada bidang yang sesuai dengan keahlian

8
 yang dimilikinya tersebut. Seorang profesional tidak akan pernah

berhenti menekuni bidang keahlian yang dimiliki. Akan tetapi, seorang

profesional juga harus selalu melakukan inovasi serta mengembangkan

kemampuan yang dimiliki supaya mampu bersaing untuk tetap menjadi

yang terbaik di bidangnya.

c. Pendukung utama pemerintah daerah

BKAD merupakan lembaga yang berperan sebagai pendukung

utama pelaksanaan tugas Kepala Daerah/ Pemerintahan Daerah di bidang

pengelolaan keuangan dan aset daerah.

B. Misi

1. Peningkatan tata kelola keuangan dan aset daerah yang tertib dan

akuntabel

2. Penigkatan kualitas dan kuantitas sarana dan prasarana pengelolaan

keuangan dan aset daerah

2.3. Kegiatan Operasional Instansi

Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah yang selanjutnya disingkat

BKAD merupakan unsur pendukung Pemerintah Daerah dalam pengelolaan

keuangan dan aset khususnya di Kota Bogor. BKAD Kota Bogor dibentuk dalam

rangka menjalankan tugas menyelenggarakan pegelolaan keuangan dan aset pada

daerah Kota Bogor. Pada pelaksanaan aktivitasnya, BKAD Kota Bogor dipimpin

9
oleh H. Denny Mulyadi, S.E. selaku Kepala Badan. Instansi ini memiliki struktur

organisasi dengan susunan yakni :

1. Bagian Sekretariat dipimpin oleh Evandy Dahni, S.H., M.H. selaku

Sekretaris Badan dan terdiri dari :

a. Sub bagian Umum dan Kepegawaian;

b. Sub bagian Perencanaan, Keuangan dan Pelaporan.

2. Bidang Anggaran dipimpin oleh Kamasenanda, S.E., M.AP., M.Agr.

selaku Kepala Bidang Anggaran dan terdiri dari :

a. bidang Kebijakan Anggaran;

b. Sub bidang Perencanaan Anggaran;

c. Sub bidang Penetapan Anggaran.

3. Bidang Penatausahaan Keuangan dipimpin oleh Gunadi, S.E,Ak., M.Si.

selaku Kepala Bidang Penatausahaan Keuangan dan terdiri dari beberapa

sub bidang yakni:

a. Sub bidang Pengelolaan Data dan Informasi;

b. Sub bidang Pengelolaan Perbendaharaan;

c. Sub bidang Akuntansi dan Pelaporan.

4. Bidang Pengelolaan Barang Milik Daerah dipimpin oleh Dheri

Wiriadirama, S.STP. selaku Kepala Bidang Pengelolaan Barang Milik

Daerah dan terdiri dari:

a. Sub bidang Perencanaan Barang Milik DaeraDaera

b. Sub bidang Penggunaan, Pemanfaatan Pemindahtanganan,

Pemusnahan dan Penghapusan Barang Milik Daerah

10
2.4. Logo Badan Keuangan dan Aset Daerah Kota Bogor

Badan Keuangan dan Aset Daerah Kota Bogor memiliki logo, yang dapat

dilihat pada gambar sebagai berikut :

Logo Badan Keuangan Aset dan Daerah

2.5. Struktur Organisasi Badan Keuangan dan Aset Daerah Kota

Bogor

Setiap instansi memiliki struktur organisasi yang dapat membantu

karyawan dalam melakukan birokrasi dan menjalankan tugas-tugasnya.

11
 Struktur organisasi Badan Keuangan dan Aset Daerah Kota Bogor dapat

dilihat pada gambar berikut :

2.6. Tugas Pokok Badan Keuangan dan Aset Daerah Kota Bogor dari

bagan diatas yaitu :

1. Badan Keuangan dan Aset Daerah Kota Bogor

Badan dipimpin oleh seorang Kepala Badan yang mempunyai tugas

melaksanakan sebagian fungsi penunjang urusan pemerintahan daerah di

bidang pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah, yang mana fungsinya antara

lain:

12
 a. Penyusunan kebijakan teknis di bidang pengelolaan keuangan dan aset

daerah;

b. Pelaksanaan tugas dukungan teknis di bidang pengelolaan keuangan dan

aset daerah;

c. Pemantauan, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas dukungan teknis

di bidang pengelolaan keuangan dan aset daerah;

d. Pembinaan teknis penyelenggaraan fungsi penunjang di bidang

pengelolaan keuangan dan aset daerah;

e. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Wali Kota dengan tugas dan

fungsinya.

2. Sekretaris

Sekretaris sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 Ayat (1) huruf b

dipimpin oleh seorang Sekretaris yang mempunyai tugas melaksanakan

sebagian fungsi Badan di bidang Kesekretariatan, yang mana fungsinya antara

lain:

a. Penyusunan konsep kebijakan teknis di bidang pengelolaan keuangan

dan aset daerah dan perumusan rencana kerja serta rencana kerja

anggaran badan;

b. Pelaksanaan tugas administrasi umum dan administrasi kepegawaian,

perlengkapan, keuangan, kearsipan dan kerumahtanggaan;

c. Pelaksanaan pemantauan, evaluasi dan pelaporan di kesekretariatan;

d. Pembinaan teknis penyelenggaraan kesekretariatan.

13
3. Bidang Anggaran

Bidang Anggaran sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) huruf

c dipimpin oleh seorang Kepala Bidang yang mempunyai tugas melaksanakan

sebagian fungsi Badan di Bidang Anggaran, yang mana fungsinya antara lain:

a. Penyusunan konsep kebijakan teknis di Bidang Anggaran;

b. Pelaksanaan tugas dan pengkoordinasian kegiatan di Bidang Anggaran;

c. Pelaksanaan pemantauan, evaluasi dan pelaporan tugas di Bidang

Anggaran;

d. Pembinaan teknis penyelenggaraan di Bidang Anggaran.

4. Bidang Perbendaharaan dan Akuntansi

Bidang Perbendaharaan dan Akuntansi sebagaimana dimaksud dalam

Pasal 4 Ayat (1) huruf d dipimpin oleh seorang Kepala Bidang yang

mempunyai tugas melaksanakan sebagian fungsi Badan di Bidang

Perbendaharaan dan Akuntansi, yang mana fungsinya antara lain:

a. Penyusunan konsep kebijakan teknis di Bidang Perbendaharaan dan

Akuntansi;

b. Pelaksanaan tugas dan pengkoordinasian kegiatan di Bidang

14
 Perbendaharaan dan Akuntansi;

c. Pelaksanaan pemantauan, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas

di Bidang Perbendaharaan dan Akuntansi;

Pembinaan teknis penyelenggaraan di Bidang Perbendaharaan dan

Akuntansi

15
5. Bidang Aset

Bidang Aset sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) huruf e

dipimpin oleh seorang Kepala Bidang yang mempunyai tugas melaksanakan

sebagian fungsi Badan di Bidang Aset, yang mana fungsinya antara lain:

a. Penyusunan konsep kebijakan teknis di bidang aset;

b. Pelaksanaan tugas dan pengkoordinasian kegiatan di bidang aset;

c. Pelaksanaan pemantauan, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas di

bidang aset;

d. Pembinaan teknis penyelenggaraan di Bidang Aset.

6. Sub Bidang Anggaran Ekonomi, Sosial dan Budaya

Fungsi dari Sub Bidang Anggaran Ekonomi, Sosial dan Budaya, antara

lain:

a. Penyiapan bahan penyusunan kebijakan teknis dan bahan koordinasi di

Sub Bidang Anggaran Ekonomi, Sosial dan Budaya;

b. Pelaksanaan tugas kegiatan di Sub Bidang Anggaran Ekonomi, Sosial

dan Budaya;

c. Penyiapan bahan pemantauan, evaluasi dan pelaporan di Sub Bidang

Anggaran Ekonomi, Sosial dan Budaya;

d. Penyiapan bahan pembinaan teknis di Sub Bidang Anggaran Ekonomi,

Sosial dan Budaya.

16
7. Sub Bidang Anggaran Fisik dan Satuan Kerja Pengelola Keuangan Daerah

Fungsi dari Sub Bidang Anggaran Fisik dan Satuan Kerja Pengelola

Keuangan Daerah, antara lain:

a. Penyiapan bahan penyusunan kebijakan teknis dan bahan koordinasi di

Sub Bidang Anggaran Fisik dan Satuan Kerja Pengelola Keuangan

Daerah;

b. Pelaksanaan tugas kegiatan di Sub Bidang Anggaran Fisik

dan Satuan Kerja Pengelola Keuangan Daerah;

c. Penyiapan bahan pemantauan, evaluasi dan pelaporan di Sub Bidang

Anggaran Fisik dan Satuan Kerja Pengelolaan Keuangan Daerah;

d. Penyiapan bahan pembinaan teknis di Sub Bidang Anggaran

Fisik dan Satuan Kerja Pengelolaan Keuangan Daerah.

8. Sub Bidang Anggaran Pemerintahan

Fungsi dari Sub Bidang Anggaran Pemerintahan, antara lain:

a. Penyiapan bahan penyusuna kebijakan teknis dan bahan koordinasi di

Sub Bidang Anggaran Pemerintahan;

b. Pelaksanaan tugas kegiatan di Sub Bidang Anggaran

Pemerintahan;

c. Penyiapan bahan pemantauan, evaluasi dan pelaporan di Sub Bidang

Anggaran Pemerinahan;

17
d. Penyiapan bahan pembinaan teknis di Sub Bidang Anggaran

Pemerintahan.

18
9. Sub Bidang Perbendaharaan Belanja Operasi

Fungsi dari Sub Bidang Perbendaharaan Belanja Operasi:

a. Penyiapan bahan penyusunan kebijakan teknis dan bahan koordinasi di

Sub Bidang Perbendaharaan Belanja Operasi;

b. Pelaksanaan tugas kegiatan di Sub Bidang Perbendaharaan Belanja

Operasi;

c. Penyiapan bahan pemantauan, evaluasi dan pelaporan di Sub Bidang

Perbendaharaan Belanja Operasi;

d. Penyiapan bahan pembinaan teknis di Sub Bidang Perbendaharaan

Belanja Operasi.

10. Sub Bidang Perbendaharaan Belanja Non Operasi, Pembiayaan dan Kas

Daerah

Fungsi dari Sub Bidang Perbendaharaan Belanja Non Operasi,

Pembiayaan dan Kas Daerah, antara lain:

a. Bahan penyusunan kebijakan teknis dan bahan koordinasi di Sub Bidang

Perbendaharaan Belanja Non Operasi, Pembiayaan dan Kas Daerah;

b. Pelaksanaan tugas kegiatan di Sub Bidang Perbendaharaan Belanja Non

Operasi, Pembiayaan dan Kas Daerah;

c. Penyiapan bahan pemantauan, evaluasi dan pelaporan di Sub Bidang

Perbendaharaan Belanja Non Operasi, Pembiayaan dan Kas Daerah;

d. Penyiapan bahan pembinaan teknis di Sub Bidang Perbendaharaan

Belanja Non Operasi, Pembiayaan dan Kas Daerah.

19
11. Sub Bidang Akuntansi

Fungsi dari Sub Bidang Akuntansi:

a. Penyiapan bahan penyusunan kebijakan teknis dan bahan koordinasi

di Sub Bidang Akuntansi;

b. Pelaksanaan tugas kegiatan di Sub Bidang Akuntansi;

c. Penyiapan bahan pemantauan, evaluasi dan pelaporan di Sub

Bidang Akuntansi;

d. Penyiapan bahan pembinaan teknis di Sub Bidang Akuntasi.

12. Sub Bidang Perencanaan dan Pemanfaatan Aset

Fungsi dari Sub Bidang Perencanaan dan Pemanfaatan Aset, antara

lain:

a. Penyiapan bahan penyusunan kebijakan teknis dan bahan koordinasi

di Sub Bidang Perencanaan dan Pemanfaatan Aset;

b. Pelaksanaan tugas kegiatan di Sub Bidang Perencanaan dan

Pemanfaatan Aset;

a. Penyiapan bahan pemantauan, evaluasi dan pelaporan di Sub Bidang

Perencanaan dan Pemanfaatan Aset;

b. Penyiapan bahan pembinaan teknis di Sub Bidang Perencanaan dan

Pemanfaatan Aset.

20
13. Sub Bidang Penatausahaan Aset

Fungsi Sub Bidang Penatausahaan Aset, antara lain:

a. Penyiapan bahan penyusunan kebijakan teknis dan bahan koordinasi

di Sub Bidang Penatausahaan Aset;

b. Pelaksanaan tugas kegiatan di Sub Bidang Penatausahaan Aset;

c. Penyiapan bahan pemantauan, evaluasi dan pelaporan di Sub Bidang

Penatausahaan Aset

d. Penyiapan bahan pembinaan teknis di Sub Bidang Penatausahaan Aset.

14. Sub Bidang Pengamanan, Pemindahtanganan dan Penghapusan Aset Fungsi

dari Sub Bidang Pengamanan, Pemindahtanganan dan Penghapusan Aset,

antara lain:

a. Penyiapan bahan penyusunan kebijakan teknis dan bahan koordinasi di

Sub Bidang Pengamanan, Pemindahtanganan dan Penghapusan Aset;

b. Pelaksanaan tugas kegiatan di Sub Bidang Pengamanan,

Pemindahtanganan dan Penghapusan Aset;

c. Penyiapan bahan pemantauan, evaluasi dan pelaporan di Sub Bidang

Pengamanan, Pemindahtanganan dan Penghapusan Aset;

d. Penyiapan bahan pembinaan teknis di Sub Bidang Pengamanan,

Pemindahtangan dan Penghapusan Aset.

21
15. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

Fungsi dari Sub Bagian Umum dan Kepegawaian, antara lain:

a. Pelaksanaan administrasi umum, pembinaan dan administrasi

kepegawaian;

b. Pelaksanaan kearsipan, kerumahtanggaan dan perlengkapan di lingkup

Badan;

c. Pelaksanaan pelaporan Sub Bagian Umum dan Kepegawaian.

16. Sub Bagian Perencanaan, Keuangan dan Pelaporan

Fungsi dari Sub Bagian Perencanaan, Keuangan dan Pelaporan,

antara lain:

a. Penyiapan bahan penyusunan kebijakan teknis di bidang perencanaan;

b. Penyusunan konsep rencana kerja dan rencana kerja anggaran Badan;

c. Pelaksanaan administrasi perencanaan dan pelaporan;

d. Pelaksanaan administrasi keuangan dan pelayanan di bidang keuangan;

e. Penyusunan konsep laporan realisasi anggaran dan neraca keuangan

Badan;

f. Pelaksanaan pelaporan Sub Bagian Perencanaan, Keuangan dan

Pelaporan.

22
2.7. Bidang Usaha Dan Produk Yang Dihasilkan

Penulis melaksanakan Prakerin di Badan Keuangan Dan Aset Daerah, yang

merupakan salah satu instansi yang berada di Pemda Kota Bogor. Adapun produk

yang dihasilkan berupa jasa pelayanan dalam bidang pencatatan dan pengelolaan

aset daerah.

23
 BAB III

TINJAUAN KHUSUS

3.1. Landasan Teori

3.1.1. Pengertian Pengelolaan Arsip

Menurut Arsip Nasional Republik Indonsia “pengelolaan

arsip adalah cara atau metode menerima, menyimpan,

mengaktualisasikan dan menemukan kembali arsip inaktif yang

disimpan yang didasarkan pada prinsip efektivitas, efisiensi, dan

keamanan, yang didukung oleh sumber daya manusia yang

berkualitas, kelembagaan yang mantap, dan sarana serta prasarana

yang memadai”

3.1.2. Pengertian Arsip

Ditinjau dari segi bahasa, istilah arsip dalam bahasa

Belanda disebut Archief, sedang dalam bahasa Inggris disebut

Archieve, kata inipun berasal dari Bahasa Yunani yaitu dari kata

Arche yang berarti “permulaan”. Kemudian kata Arche ini

berkembang menjadi kata Archia yang berarti “catatan”.

Selanjutnya Dari kata Arche berubah lagi menjadi kata Ar-cheion

yang berati “gedung Pemerintahan”. Sedangkan dalam bahasa

Latin disebut Archivum atau Archium, Dan akhirnya dari kata-kata

ini dalam bahasa Indonesia dipakai istilah “arsip” Sampai saat ini.

Disamping pengertian kata arsip dalam bahasa Indonesia, dikenal

24
 Pula istilah File (dari bahasa Latin Fillum, yang berarti tali), dan

istilah Records, Yang masih banyak dipergunakan dalam kegiatan

administrasi kearsipan (Sedarmayanti, 2003:7).

Kata arsip meliputi 3 pengertian :

1. Kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan

2. Gedung (ruang) penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen

3. Organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan

Naskah atau dokumen (Sedarmayanti, 2003:8).

Pengertian arsip menurut Undang-Undang Nomor 7 tahun

1971 tentang “KETENTUAN POKOK KEARSIPAN” pada Bab I

Pasal 1 :

1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan

Badan-Badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam

keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan

kegiatan pemerintah.

2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta

Dan/atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam

keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan

Kehidupan kebangsaan.

Kesimpulannya, arsip adalah setiap catatan yang tertulis,

tercetak atau ketikan, dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang

mempunyai arti atau tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan

informasi, yang terekam pada kertas (kartu, formulir), kertas film

25
 (slide, film-strip, mikrofilm), media komputer (pita tape, piringan,

rekaman, disket), kertas photo copy dan lain-lain (Amsyah,

2003:3).

3.1.3. Jenis – Jenis Arsip

Menurut Sedarmayanti (2003:9) dalam Tata Kearsipan

Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern, jenis arsip dibedakan

sebagai beriku :

1) Arsip Aktif (Dinamis aktif)

Arsip yang masih dipergunakan terus-menerus bagi

kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolah dari suatu

organisasi/kantor.

2) Arsip Inaktif (Dinamis inaktif)

Arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus-menerus atau

frekuensi penggunaannya sudah jarang, atau hanya dipergunakan

Sebagai referensi saja.

3) Arsip Dinamis

Arsip yang digunakan dalam perencanaan, pelaksanaan dan

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau

dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi

Negara.

4) Arsip Statis

Arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun

26
 untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

3.1.4. Sistem Penyimpanan Arsip

Arsip merupakan alat pengingat-ingat, baik bagi organisasi maupun bagi

pimpinan. Untuk mempermudah dalam penyimpanan dan proses

penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan, maka perlu dilakukan

penentuan metode penyimpanan atau sistem penataan arsip. Sistem

penyimpanan arsip menurut Sedarmayanti (2003:69-76) dalam Tata

Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern adalah sebagai

berikut:

1. Sistem Abjad ( Alphabetical Filing System )

Sistem abjad adalah salah satu sistem penyimpanan berkas yang

dipergunakan untuk menata berkas yang berurutan dari A sampai

dengan Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks.

2. Sistem Masalah/Perihal/Pokok Soal ( Subject Filing System )

Sistem masalah adalah salah satu sistem penyimpanan berkas

berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah-

masalah yang berhubungan dengan perusahaan yang menggunakan

sistem ini. Untuk dapat melaksanakan sistem ini, harus ditentukan

dahulu masalah-masalah yang pada umumnya terjadi dalam surat-

27
 surat setiap harinya.

3. Sistem Nomor ( Numerical Filing System )

Sistem nomor adalah salah satu sistem penyimpanan berkas

berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian masing-masing

atau setiap masalah diberi nomor tertentu.

4. Sistem Tanggal/Urutan Waktu ( Chronological Filing System )

Sistem tanggal adalah salah satu sistem penyimpanan berkas

berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada

umumnya tanggal yang dijadikan pedoman termaksud diperhatikan

dari datangnya surat (akan lebih baik bila berpedoman pada cap

datangnya surat).

5. Sistem Wilayah/Regional/Daerah ( Geographical Filing System )

Sistem wilayah adalah salah satu sistem penyimpanan berkas

berdasarkan tempat (lokasi), daerah atau wilayah tertentu.

6. Sistem Alfa Numerik

Sistem Alfa Numerik adalah sistem penyimpanan berkas yang

didasarkan kombinasi huruf dan angka. Kode huruf menunjukan

informasi tentang isi file.

3.1.5. Peralatan dan Perlengkapan

Peralatan dan perlengkapan kearsipan menurut Wursanto dalam kearsipan

1 (1999: 32-60) adalah sebagai berikut :

28
a. Map

Map adalah lipatan kertas atau karton (kertas manila) yang

dipergunakan untuk menyimpan arsip.

b. Folder

Folder adalah lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk segi empat

panjang untuk menyimpan atau untuk menempatkan arsip atau

sekelompok arsip di dalam file/filling cabinet. Folder memiliki tab

untuk tempat kode dan indeks, letak tab tergantung pada sistem

penataan yang digunakan apakah vertical atau leteral.

c. Guide

Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang

dipergunakan sebagai penunujuk atau sekat/pemisah dalam

penyimpanan arsip.

d. Filling Cabinet

Filling cabinet adalah perabot kantor berbentuk segi empat panjang

yang diletakkan secara vertikal dipergunakan untuk menyimpan

berkas-berkas atau arsip. Pada umumnya filling cabinet mempunyai

dua, tiga, empat, atau lima laci.

e. Almari Arsip

Almari arsip adalah suatu perabot kantor yang digunakan untuk

menyimpan berkas-berkas atau arsip.

f. Rak Arsip

Rak arsip adalah sejenis almari tidak berpintu yang digunakan untuk

29
 menaruh atau menyimpan berkas-berkas atau arsip.

g. Rotary (alat penyimpanan berputar)

Rotary adalah alat penyimpanan arsip yang dapat digerakkan secara

berputar sehingga dalam penempatan dan penemuan tidak banyak

memakan tenaga.

h. Ordner Bindex

Ordner adalah sebuah map besar yang berbahan dasar karton tebal

yang mempunyai fungsi untuk menyimpan dokumen dan arsip.

i. Boks Arsip

Boks adalah tempat penyimpanan arsip inaktif dan arsip statis dalam

bentuk kertas yang diletakkan dalam rak arsip, terbuat dari beberapa

lapisan kertas medium bergelombang dengan kertas lainer sebagai

penyekat dan pelapisnya.

3.1.6. Peminjaman Arsip

Peminjaman arsip adalah keluarnya arsip dari tempat penyimpanan karena

diperlukan oleh pihak lain. Karena arsip tersebut dipinjam sehingga tidak

berada pada tempatnya, maka perlu adanya pencatatan supaya petugas

arsip dapat mengetahui dimana arsipnya berada, siapa yang menggunakan,

kapan dipinjam dan bilamana harus dikembalikan.

3.1.7. Penemuan Kembali

30
Penemuan kembali arsip dapat dilakukan baik secara manual ataupun

secara mekanik. Penemuan kembali secara manual berati penemuan

kembali dilakukan melalui kemampuan manusia tanpa menggunakan

tenaga mesin. Sedangkan penemuan kembali dengan cara mekanik lebih

banyak untuk menunjukan lokasi penyimpanan arsip melalui sarana

elektronik (komputer) (Boedi Martono, 1993:72).

Arsip yang ada tidak boleh disimpan sembarangan, arsip harus disimpan

menggunakan sistem pengelolaan arsip yang baik dan benar sehingga arsip

tersebut dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat pada waktu

dibutuhkan.

3.1.8. Pemusnahan Arsip

Pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan secara

fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya, serta yang tidak memiliki nilai

guna. Penghancuran tersebut harus dilakukan secara total, yaitu dengan

cara dibakar habis, dicacah atau dengan cara lain sehingga tidak dapat lagi

dikenal baik isi maupun bentuknya.

Arsip-arsip yang sudah tidak berguna lagi, perlu dimusnahkan untuk

memberi kemungkinan bagi tersedianya tempat penyimpanan dan

pemeliharaan yang lebih baik terhadap arsip-arsip yang mempunyai nilai

guna (Sedarmayanti, 2003:103). Menurut Zulkifli Amsyah ( 2003:217-

218 ), pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan beberapa cara yaitu :

1. Pembakaran

31
 Pemusnahan arsip dengan cara ini cukup mudah, tetapi akan

memakan waktu cukup lama. Oleh karena itu pembakaran bisa

dilakukan jika jumlah arsip yang dimusnahkan tidak banyak.

2. Pencacahan

Pemusnahan arsip dengan cara pencacahan dapat dilakukan

secara bertahap, artinya tidak harus selesai pada saat itu. Jadi

pencacahan dapat dilakukan secara rutin dan tidak perlu waktu

khusus dan sebaiknya mempunyai mesin pencacah kertas.

3. Penghancuran

Pemusnahan arsip dengan cara ini adalah memusnahkan arsip

dengan menuangkan bahan kimia di atas tumpukan arsip. Cara

ini cukup berbahaya karena bahan kimia yang digunakan dapat

melukai kalau percikannya mengenai badan.

Sedangkan prosedur pemusnahan arsip pada umumnya terdiri

dari seleksi, pembuatan daftar jenis arsip yang dimusnahkan,

pembuatan berita acara pemusnahan dan pelaksanaan

pemusnahan arsip dengan saksi-saksi.

Aturan Pelaksanaan Prakerin

Tata Tertib Perusahaan

Setiap Pegawai Wajib

1. mengucapkan sumpah/janji PNS;

2. mengucapkan sumpah/janji jabatan;

32
3. setia dan taat sepenuhnya kepada Pancasila, Undang-UndangDasar

Negara Republik Indonesia Tahun 1945,Negara Kesatuan Republik

Indonesia, dan Pemerintah;

4. menaati segala ketentuan peraturan perundang-undangan;

5. melaksanakan tugas kedinasan yang dipercayakan kepada

PNSdengan penuh pengabdian, kesadaran dan tanggung jawab;

6. menjunjung tinggi kehormatan negara, Pemerintah, dan martabat

PNS;

7. mengutamakan kepentingan negara daripada kepentingansendiri,

seseorang dan/atau golongan;

8. memegang rahasia jabatan yang menurut sifatnyaatau menurut

perintah harus dirahasiakan;

9. bekerja dengan jujur, tertib, cermat, dan bersemangat untuk

kepentingan negara;

10. melaporkan dengan segera kepada atasannya apabila mengetahui

ada hal yang dapat membahayakan atau merugikan negara atau

Pemerintah terutama di bidang keamanan, keuangan, dan materiil;

11. masuk kerja dan menaati ketentuan jam kerja;

12. mencapai sasaran kerja pegawai yang ditetapkan;

13. menggunakan dan memelihara barang-barang milik negaradengan

sebaik-baiknya

14. memberikan pelayanan sebaik-baiknya kepada masyarakat;

15. membimbing bawahan dalam melaksanakan tugas;

33
16. memberikan kesempatan kepada bawahan untuk mengembangkan

karier; dan

17. menaati peraturan kedinasan yang ditetapkan oleh pejabat yang

berwenang.

34
Setiap Pegawai dilarang:
1. menyalahgunakan wewenang;

2. menjadi perantara untuk mendapatkan keuntungan pribadidan/atau

orang lain dengan menggunakan kewenangan oranglain;

3. tanpa izin Pemerintah menjadi pegawai atau bekerja untuk negara

lain dan/atau lembaga atau organisasi internasional;

4. bekerja pada perusahaan asing, konsultan asing, atau lembaga

swadaya masyarakat asing;

5. memiliki, menjual, membeli, menggadaikan, menyewakan,

dan/atau meminjamkan barang-barang baik bergerak atau tidak

bergerak, dokumen, atau surat berharga milik negara secara tidak

sah;

6. melakukan kegiatan bersama dengan atasan, teman sejawat

bawahan, atau orang lain di dalam maupun di luar lingkungan

kerjanya dengan tujuan untuk keuntungan pribadi, golongan, atau

pihak lain, yang secara langsung atau tidak langsung merugikan

negara;

7. memberi atau menyanggupi akan memberi sesuatu kepada

siapapun baik secara langsung atau tidak langsung dan dengan

dalih apapun untuk diangkat dalam jabatan;

8. menerima hadiah atau suatu pemberian apa saja dari siapapun juga

yang berhubungan dengan jabatan dan/atau pekerjaannya;

9. bertindak sewenang-wenang terhadap bawahannya;

35
10. melakukan suatu tindakan atau tidak melakukan suatu tindakan

yang dapat menghalangi atau mempersulit salah satupihak yang

dilayani sehingga mengakibatkan kerugian yang dilayaninya;

11. menghalangi berjalannya tugas kedinasan;

12. memberikan dukungan kepada calon Presiden/Wakil Presiden,

Dewan Perwakilan Rakyat, Dewan Perwakilan Daerah,atau Dewan

Perwakilan Rakyat Daerah dengan cara:

a. ikut serta sebagai pelaksana kampanye;

b. menjadi peserta kampanye dengan menggunakan atribut

partai atau atribut PNS;

c. sebagai peserta kampanye dengan mengerahkan PNS lain;

dan/atau

d. sebagai peserta kampanye dengan menggunakan fasilitas

negara;

13. memberikan dukungan kepada calon Presiden/Wakil Presiden

dengan cara:

a. membuat keputusan dan/atau tindakan yang

menguntungkan atau merugikan salah satu pasangan calon

selama masa kampanye; dan/atau

b. mengadakan kegiatan yang mengarah kepada keberpihakan

terhadap pasangan calon yang menjadi peserta pemilu

sebelum, selama, dan sesudah masa kampanye meliputi

36
 pertemuan, ajakan, himbauan, seruan, dan atau pemberian

barang kepada PNS dalam lingkungan OPD-nya, anggota

keluarga, dan masyarakat;

14. memberikan dukungan kepada calon Dewan Perwakilan Daerah

atau calon Kepala Daerah/Wakil Kepala Daerah dengan cara

memberikan surat dukungan disertai foto kopiKartu Tanda

Penduduk atau Surat Keterangan TandaPenduduk sesuai peraturan

perundang-undangan; dan

15. memberikan dukungan kepada calon Kepala Daerah/Wakil

Kepala Daerah, dengan cara:

a. terlibat dalam kegiatan kampanye untuk mendukung calon

Kepala Daerah/Wakil Kepala Daerah;

b. menggunakan fasilitas yang terkait dengan jabatan dalam

kegiatan kampanye;

c. membuat keputusan dan/atau tindakan yang

menguntungkan atau merugikan salah satu pasangancalon

selama masa kampanye; dan/atau

d. mengadakan kegiatan yang mengarah kepada keberpihakan

terhadap pasangan calon yang menjadi peserta pemilu

sebelum, selama, dan sesudah masa kampanye meliputi

pertemuan, ajakan, himbauan, seruan, dan/atau pemberian

barang kepada PNS dalam lingkungan OPD-nya, anggota

keluarga, dan masyarakat.

37
 Hari dan Jam Kerja

Pasal 17

1) Hari kerja di lingkungan Pemerintah Kota Bogor ditetapkan 5 (lima) hari

kerja, yaitu mulai hari Senin sampai dengan hari Jum’at.

2) Jumlah jam kerja efektif dalam 5 (lima) hari kerja sebagaimana dimaksud

dalam ayat (1) adalah 37,5 (tiga puluh tujuh koma lima) jam dan

ditetapkan sebagai berikut :

a. Senin sampai dengan Kamis:

Masuk Kerja (apel pagi) : jam 07.30 WIB

Istirahat : jam 12.00 -13.00 WIB

Pulang Kerja : jam 16.00 WIB

b. Jum’at:

Masuk Kerja (apel pagi) : jam 07.30 WIB

Istirahat : jam 11.30 WIB – 13.00 WIB

Pulang Kerja : jam 16.00 WIB

38
 BAB IV
KEGIATAN PRAKERIN

Jenis Pekerjaan Yang Dilakukan

Adapun jenis pekerjaan yang penulis lakukan adalah sebagai berikut :

1. Pengelolaan arsip inaktif

2. Mengentri atau menginput data

3. Memberi nomor pada boks arsip

4. Melakukan compel data

5. Mengupdate / menyusun boks ke dalam rak arsip yang telah

disediakan

Jenis Peralatan Yang Digunakan

Adapun peralatan yang digunakan oleh penulis adalah sebagaidisediakan

1. Komputer atau Laptop

2. Buku

3. Pulpen

4. Klip atau alat penjepit kertas

5. Staples

6. Spidol

7. Lable

8. Gunting

9. Tali plastik

39
Persiapan Kerja
Didalam perusahaan siswa dibebaskan memakai pakaian dengan syarat

harus sopan dan tertutup. Pertama kali tiba di perusahaan siswa menemui

pembimbing dari perusahaan yang akan memberikan atau mengarahkan

siswa dalam bekerja. Adapun persiapan yang dilakukan penulis sebelum

memulai pekerjaan adalah sebagai berikut :

1. Absen

2. Menyimpan tas atau alat komunikasi

3. Menyalakan semua komputer

Uraian Aktifitas Kerja

Adapun uraian atifitas kerja dalam melakukan pengelolaan arsip

inaktif, adalah sebagai berikut :

1. Pemilahan

Memisahkan antara arsip dan non arsip serta duplikasi yang

berlebihan.

2. Pengelompokan

Mengelompokkan arsip sehingga menjadi berkas dengan kesatuan

informasi.Langkah – langkah pengelompokan :

a. Tahun penciptaan

b. Permasalahan / kegiatan

40
3. Pembuatan daftar Arsip

Mencatat arsip yang telah di kelompokan kedalam daftar arsip

yang terdapat di komputer. ( Format terlampir )

4. Penomoran Arsip

Pemberian nomor pada berkas arsip sesuai dengan nomor urut

dalam daftar arsip.

5. Penataan arsip dalam Boks

Merupakan kegiatan penataan arsip kedalam boks sesuai nomor

urut.

6. Pelabelan

Merupakan kegiatan pencantuman label pada setiap boks ( Format

Terlampir ).

7. Penataan boks dalam roll opack/rak

Menata boks arsip sesuai nomor urut boks ke dalam roll

opack/rak/lemari

41
 BAB V

PENUTUP

Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat diambil dalam melaksanakan prakerin di

Badan Keuangan dan Aset Daerah Kota Bogor bagian record center arsip,

yaitu sebagai berikut :

1. Penulis hanya diberikan pekerjaan dasar, tidak mengelola arsip

secara langsung.

2. Sistem penyimpanan arsip menggunakan sistem alfa numerik yaitu

menggunakan kombinasi dari huruf dan angka.

3. Pemusnahan arsip dilakukan dengan cara pencacahan.

4. Peminjaman dan Pemilahan arsip dilakukan langsung oleh

Arsiparis.

5. Penemuan kembali arsip dilakukan dengan sistem mekanik atau

menggunakan komputer.

6. Ruangan arsip aktif dan arsip inaktif dipisahkan, arsip aktif

disimpan didalam ruang vital. Sedangkan penulis ditempatkan

dalam ruangan yang menyimpan arsip inaktif.

42
Saran

Kami sadar dalam melaksanakan kegiatan Prakerin ini masih banyak

kekurangan. Namun kami telah berusaha melaksanakannya secara maksimal.

Selain itu, laporan Prakerin ini juga masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu,

saran yang membangun sangat kami perlukan guna memperbaiki laporan yang

masih jauh dari sempurna ini.

43
 DAFTAR PUSTAKA

https://text-id.123dok.com/document/9ynld0lpq-pengertian-pengelolaan-arsip-

inaktif-tujuan-dan-prinsip-pengelolaan-arsip-inaktif.html

http://www.burung-net.com/2015/05/contoh-tujuan-penulisan-laporan-prakerin-

pkl-smk.html?m=1

44