PETUNJUK PELAKSANAAN ORGANISASI DAN ADMINISTRASI

AMBALAN ....................
PANGKALAN MA NURUL DJUNAIDIYAH LAUWO

I. PETUNJUK PELAKSANAAN ORGANISASI

PENDAHULUAN

Tujuan suatu organisasi hanya dapat diwujudkan dengan usaha-usaha yang teratur,
berencana, dan kebijaksanaan yang dilingkupi dengan taufiq dan hinayah Allah SWT. Salah satu
perangkat yang dapat digunakan untuk menciptakan penyelenggaraan usaha-usaha yang demikian
itu adalah Petunjuk Pelaksanaan Organisasi yang mendukung kearah tujuan tersebut.
Dengan begitu, maksud disusunnya Petunjuk Pelaksanaan Organisasi Ambalan adalah untuk
memberikan kerangka struktural mengenai status, kedudukan, fungsi, tugas, dan kewajiban dari
pengurus Dewan Ambalan dengan mengacu, berdasar, serta mempertegas hal-hal yang sudah diatur
dan hal-hal yang belum diatur pada Anggaran Dasar Gerakan Pramuka dan Anggaran Rumah
Tangga Gerakan Pramuka, Surat Keputusan Kwartir Nasional Gerakan Pramuka Nomor 080 tahun
1988 tentang Pola dan Mekanisme Pembinaan Pramuka Penegak Pandega, serta Adat
Ambalan .................... Gugusdepan Pangkalan MA Nurul Djunaidiyah Lauwo, sehingga setiap
pekerjaan yang diselenggarakan dapat berjalan dengan efisien, efektif, bebas duplikasi, overlapping,
dan berbenturan.
Berdasarkan pertimbangan-pertimbangan di atas, disusunlah Petunjuk Pelaksanaan
Organisasi Ambalan .................... Gugusdepan Pangkalan MA Nurul Djunaidiyah Lauwo sebagai
berikut:
A. DEWAN AMBALAN
1. Pimpinan Dewan Ambalan
a. Status Pimpinan Dewan Ambalan
Pimpinan Dewan Ambalan dalam struktur Pimpinan adalah sebagai berikut:
1) Pimpinan Dewan Ambalan adalah wadah dan instansi
kepemimpinan organisasi
2) Masa jabatan Pimpinan Dewan Ambalan kurang lebih
satu tahun terhitung sejak pelantikan/serah terima jabatan dari Pimpinan Dewan
Ambalan demisioner
Maka sesuai dengan ketentuan tersebut, Pimpinan Dewan Ambalan terdiri dari:
- 1 orang Ketua Dewan Ambalan (Pradana)
- 1 orang Sekretaris Dewan Ambalan (Kerani)
- 1 orang Bendahara Dewan Ambalan (Juru Uang)
- 1 orang Pemangku Adat
b. Kedudukan Dewan Ambalan
Dewan Ambalan berkedudukan sebagai:
1) Wadah pembinaan pramuka penegak di satuan Ambalan
sebagai satuan bina.
2) Dewan Ambalan sebagai unit kegiatan ekstrakurikuler
tetap berpedoman pada Anggaran Dasar Gerakan Pramuka dan Anggaran Rumah
Tangga Gerakan Pramuka, Surat Keputusan Kwartir Nasional Gerakan Pramuka
Nomor 080 tahun 1988 tentang Pola dan Mekanisme Pembinaan Pramuka Penegak
Pandega, serta Adat Ambalan .................... Pangkalan MA Nurul Djunaidiyah
Lauwo.
c. Tugas dan Kewajiban Pimpinan Dewan Ambalan
Tugas dan kewajiban Pimpinan Dewan Ambalan adalah sebagai berikut:
1) Pimpinan Dewan Ambalan sudah dapat
menyelenggarakan tugasnya setelah ditetapkan dalam Musyawarah Ambalan dan
tetap berkomunikasi dengan Pimpinan Dewan Ambalan demisioner, dan resmi
melaksanakan tugas dan kewajibannya setelah pelantikan/serahterima jabatan
dengan Dewan Ambalan demisioner.
2) Melaksanakan hasil-hasil ketetapan, keputusan, dan
rekomendasi Musyawarah Ambalan.
3) Menyampaikan ketetapan, perubahan, dan kegiatan yang
berhubungan dengan Ambalan kepada Majelis Pembimbing Gugusdepan dan
Kwartir.
4) Menyelenggarakan Musyawarah Ambalan pada akhir
periode.
 5) Dapat memberikan sanksi, merehabilitasi, serta
memberikan penghargaan secara langsung terhadap anggota/pengurus lewat sidang
dewan kehormatan.
d. Fungsi-Fungsi Pimpinan Dewan Ambalan
Masing-masing Pimpinan Dewan Ambalan menjalani fungsinya sebagai berikut:
1) KETUA DEWAN AMBALAN (PRADANA), adalah
penanggung jawab dan koordinator umum dalam pelaksanaan tugas-tugas intern
dan ekstern organisasi pada tingkat Ambalan
2) SEKRETARIS DEWAN AMBALAN (KERANI),
adalah penanggung jawab dan koordinator dari kegiatan dalam bidang
Administrasi, Organisasi, data, pustaka, ketatausahaan, dan penerangan serta
hubungan organisasi di tingkat Ambalan
3) BENDAHARA DEWAN AMBALAN (JURU UANG),
adalah penanggung jawab dan koordinator kegiatan di bidang keuangan dan
perlengkapan organisasi di tingkat Ambalan
4) PEMANGKU ADAT, adalah penanggung jawab dan
koordinator Ambalan dalam penegakan dan penegasan hukum, tata adat Ambalan
Petunjuk Pelaksanaan Organisasi dan Administrasi, penasehat, dan pemberi
motivasi dalam pengembangan Ambalan dan bina diri anggota Ambalan,
mendampingi Ketua Dewan Ambalan dalam Sidang Dewan Kehormatan
5) Pimpinan Dewan Ambalan dalam menjalankan
fungsinya dapat memberikan mandat kepada salah seorang ketua bidang, kecuali
Pemangku Adat.
2. Ketua-Ketua Bidang
a. Status Ketua-Ketua Bidang
Ketua-Ketua Bidang di Dewan Ambalan sesuai dengan yang termaktub dalam Skep
Kwarnas Nomor 080 tahun 1988, menyatakan bahwa pimpinan Dewan Ambalan dapat
membentuk Ketua-Ketua Sangga/Bidang bila dianggap perlu, dengan demikian Ketua-
Ketua Bidang masuk dalam struktur organisasi pengurus Dewan Ambalan. Oleh karena
itu, Ambalan .................... pangkalan MA Nurul Djunaidiyah Lauwo membentuk
Ketua-Ketua Bidang sebagai berikut:
1) Ketua Bidang Kegiatan Operasional (GIATOPS)
2) Ketua Bidang Teknik Kepramukaan (TEKPRAM)
3) Ketua Bidang Pembinaan dan Pengembangan
(BINBANG)
4) Ketua Bidang Rumah Tangga (RT)
5) Ketua Bidang Penelitan dan Evaluasi (LITEV)
b. Fungsi, Tugas, dan Kewajiban Ketua-Ketua Bidang
Ketua-Ketua Bidang berfungsi sebagai perencana, penggerak, pelaksana, dan pengawas
pada bidangnya. Mempunyai tugas sebagai berikut:
1) Melaksanakan keputusan Musyawarah Ambalan
2) Melaporkan kegiatan pada Pimpinan Dewan Ambalan
3) Mengkoordinir, melaksanakan, menerima, dan
bertanggung jawab langsung terhadap kegiatan kelompok kerja Ambalan
4) Menerima mandat dari unsur pimpinan Dewan Ambalan
bila berhalangan tidak tetap

3. Dewan Ambalan bertanggung jawab secara kolegial dihadapan Musyawarah

Ambalan pada akhir masa bhaktinya
4. Mekanisme pergantian Dewan Ambalan dibicarakan dalam Sidang Dewan
Kehormatan
5. Struktur Organisasi Dewan Ambalan
Struktur organisasi adalah kerangka antar hubungan dari satuan-satuan organisasi
atau bidang-bidang kerja yang di dalamnya terdapat pimpinan, tugas, wewenang, dan
tanggung jawab serta peran masing-masing personalia dalam totalitas organisasi.
Struktur organisasi secara jelas dan tegas, digambarkan dalam bagan struktur
organisasi. Ditinjau dari segi struktur organisasi, maka bentuk organisasi yang digunakan
Dewan Ambalan SMA Negeri 1 Bulukumpa adalah bentuk organisasi garis fungsional.
Pimpinan dari setiap satuan organisasi atau bidang kerja (Sektretaris, Bendahara,
Pemangku Adat, dan Ketua-Ketua Bidang) pelaksanaan tugasnya masing-masing.
Kemudian secara fungsional, tanggung jawab itu dipertanggungjawabkan oleh masing-
 masing bidang kerja kepada Ketua Dewan Ambalan. (Struktur organisasi Dewan Ambalan
terlampir)

B. FORUM-FORUM ORGANISASI
1. Musyawarah Ambalan
Musyawarah Ambalan yang selanjutnya disingkat dengan MUSLAN adalah forum tertinggi
dalam pengambilan keputusan organisasi
2. Rapat Konsolidasi
Rapat Konsolidasi dilaksanakan dan dihadiri oleh pengurus Dewan Ambalan dan pembina
diawal kepengurusan untuk menyatukan visi kelembagaan, perkenalan awal pengurus
Dewan Ambalan pasca MUSLAN, serta membahas persiapan pelantikan serta orientasi
Dewan Ambalan

3. Rapat Koordinasi
Rapat Koordinasi dilaksanakan dan dihadiri oleh Dewan Ambalan, anggota, Pembina, dan
undangan untuk membahas misi kelembagaan, dan program kerja.
4. Rapat Triwulan
a. Dilaksanakan oleh Dewan Ambalan dalam upaya untuk melakukan
koordinasi dan konsolidasi antara Dewan Ambalan dan anggota
b. Rapat triwulan dihadiri oleh Dewan Ambalan, pembina, anggota, dan
undangan
c. Rapat bertugas untuk melaporkan, mendengarkan, mengevaluasi, serta
memberi saran menyangkut pelaksanaan program kerja Dewan Ambalan, tata
administrasi, dan keuangan organisasi
d. Rapat triwulan dipimpin oleh unsur pimpinan Dewan Ambalan.
5. Rapat Dewan Ambalan
a. Dilaksanakan oleh Dewan Ambalan dalam upaya untuk melakukan
koordinasi dan konsolidasi antara Dewan Ambalan
b. Rapat Dewan Ambalan dihadiri oleh Dewan Ambalan dan pembina, serta
undangan
c. Rapat Dewan Ambalan dilaksanakan untuk membicarakan segala sesuatu
yang dianggap urgen
d. Rapat Dewan Ambalan dipimpin oleh unsur Pimpinan Dewan Ambalan
6. Rapat Anggota
a. Rapat anggota dihadiri oleh Dewan Ambalan, anggota Ambalan, dan
undangan
b. Rapat anggota membicarakan kelancaran program kerja, kepanitiaan,
evaluasi kegiatan, serta informasi, dan hal-hal lain yang dianggap perlu
c. Rapat dilakukan secara kontenporer, disesuaikan dengan kebutuhan dan
kondisi yang menghendaki
d. Rapat anggota dipimpin oleh salah seorang Dewan Ambalan
e. Dewan Ambalan Mensosialisasikan hasil rapat anggota.
7. Rapat Sangga Kerja
a. Rapat Sangga Kerja adalah rapat yang dilaksanakan oleh Sangga kerja
suatu kegiatan dalam rangka pemantapan kegiatan
b. Rapat Sangga Kerja dihadiri oleh Sangga kerja kegiatan, anggota
Ambalan, Dewan Ambalan, pembina, dan undangan
c. Rapat Sangga Kerja dipimpin oleh Sangga Kerja Inti.
8. Sidang Dewan Kehormatan
a. Sidang Dewan Kehormatan dilaksanakan jika ada sesuatu yang dianggap
penting dan urgen
b. Sidang Dewan Kehormatan dihadiri oleh pembina, Dewan Ambalan, dan
undangan
c. Sidang Dewan Kehormatan dipimpin oleh Ketua Dewan Ambalan dan
didampingi oleh Pemangku Adat
d. Keputusan di Sidang Dewan Kehormatan dianggap sah jika disetujui oelh
2/3 peserta sidang
e. Hasil-hasil Sidang Dewan Kehormatan disosialisasikan kepada anggota
Ambalan
9. Sidang Dewan Penegak
a. Sidang Dewan Penegak dilaksanakan jika ada salah seorang calon
Penegak yang akan menyelesaikan SKU Penegak
 b. Sidang Dewan Penegak dihadiri oleh oleh unsur pembina dan anggota
Penegak
c. Sidang Dewan Penegak dipimpin oleh Ketua Dewan Ambalan
10. Musyawarah Ambalan Luar Biasa
a. Musyawarah Ambalan Luar Biasa dihadiri oleh pembina, Dewan
Ambalan, dan anggota Ambalan
b. Musyawarah Ambalan Luar Biasa selanjutnya disingkat MUSLANLUB,
dilaksanakan apabila akan membicarakan hal-hal yang luar biasa dan bersifat mendesak
tentang mekanisme kerja organisasi, sebelum masa periode kepengurusan berakhir
c. Musyawarah Ambalan Luar Biasa berwenang untuk meninjau kembali
keputusan MUSLAN periode berjalan
d. Musyawarah Ambalan Luar Biasa dinyatakan qorum apabila dihadiri
oleh minimal 2/3 pengurus dan mendapat persetujuan pembina
e. Keputusan Musyawarah Ambalan Luar Biasa dinyatakan sah apabila
disetujui oleh minimal 2/3 peserta.
C. DUTA AMBALAN
1. Utusan untuk duduk di Dewan Kerja
a. Bagi anggota yang diutus harus diputuskan dalam Sidang Dewan
Kehormatan
b. Anggota yang diutus harus menjaga nama baik Ambalan
c. Anggota yang diutus harus melakukan koordinasi minimal sekali dalam 1
triwulan.
2. Utusan untuk mengikuti kegiatan di luar Ambalan
a. Bagi anggota yang diutus dalam suatu kegiatan (status sebagai
peserta/panitia) diputuskan dalam rapat Dewan Ambalan
b. Anggota yang diutus harus menjaga nama baik Ambalan
c. Anggota yang diutus harus melakukan laporan pertanggungjawaban
kegiatan minimal 2 minggu setelah kegiatan yang diikutinya selesai
d. Laporan tersebut dipresentasikan dalam rapat anggota
 PETUNJUK PELAKSANAAN ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN
AMBALAN ....................
PANGKALAN MA NURUL DJUNAIDIYAH LAUWO

PENDAHULUAN
Administrasi merupakan proses penyelenggaraan setiap usaha kerjasama manusia mencapai
tujuan tertentu. Untuk terselenggaranya administrasi dengan baik dan mencapai tujuan diperlukan
suatu proses yang tertib.
Pengelola fungsi-fungsi administrasi pada suatu organisasi seperti gugusdepan sangat
memerlukan suatu keseragaman administrasi. Dalam hal ini, keseragaman organisasi sebagai suatu
gugusdepan telah tertuang dalam Juklak Satuan Pramuka sedangkan Dewan Ambalan juga
membutuhkan keseragaman organisasi tersebut. Untuk memenuhi kebutuhan tersebut, demi
terwujudnya ketertiban dan kerapihan administrasi, Petunjuk Pelaksanaan Administrasi ini
merupakan suatu acuan melihat semakin kompleksnya penyelenggaraan administrasi Ambalan di
masa mendatang.
Dengan bertitik tolak dan berpegang pada kepraktisan (peacticalize), maka Petunjuk
Pelaksanaan administrasi ini mencakup hal-hal sebagai berikut:

A. Kesekretariatan Ambalan
Untuk menyelengarakan administrasi organisasi dengan efektif, diperlukan adanya suatu
tempat tertentu sebagai pusat pengurusan segala sesuatu yang berhubungan dengan organisasi.
Tempat penyelenggaraan administrasi organisasi Ambalan dinamakan Sanggar Bhakti.
Administrasi kesekretariatan merupakan bagian dari administrasi organisasi, sebagai
unit/pekerjaan yang penyelenggaraannya diserahkan kepada sekretaris Dewan Ambalan, khusus
untuk sekretariat diserahkan kepada ketua bidang rumah tangga.

Ruangan Sanggar Bhakti

Pengaturan ruangan dengan memperhatikan faktor yang dapat membuat ruangan benar-
benar berfungsi sebagaimana mestinya.

B. Administrasi Surat Menyurat (ketatausahaan) Ambalan

Proses penyelenggaraan ketatausahaan atau dengan istilah lain surat menyurat adalah suatu
proses yang berencana dan teratur. Administrasi surat menyurat tersebut terdiri dari
Administrasi Persuratan Gugusdepan, Untuk Administrasi Persuratan Gugusdepan telah diatur
dalam Juklak Administrasi Satuan Pramuka diupayakan meliputi tiga hal sebagai berikut:
 Bentuk dan isi surat Ambalan.
 Sirkulasi surat (surat masuk dan surat keluar).
 Penyimpanan (pengarsipan).
a. Bentuk dan isi surat
Surat-surat Ambalan adalah termasuk surat resmi/dinas, sehingga bentuk dan isi harus
memenuhi ketentuan–ketentuan yang telah dibuat organisasi. Ketentuan tersebut meliputi
hal pemakaian kertas, pengetikan, atau penulisan, bentuk surat, macam dan isi surat.
- Pemakaian kertas dalam surat menyurat Gugusedepan dengan
menggunakan kertas putih berkop.Terlampir
- Pemakaian kertas dalam surat menyurat Ambalan dengan
menggunakan kertas putih berkop.Terlampir
b. Perihal
Mengenai perihal dimaksudkan sebagai inti atau isi singkat surat, biasa juga di sebut
“Pokok Surat”. Tidak terlalu panjang, singkat tapi jelas sehingga penerima dengan
membaca perihal surat sudah dapat mengetahui maksud surat. Contoh; Perihal:
PERMOHONAN BANTUAN DANA.

c. Alamat surat
Alamat surat, yaitu kepada siapa surat itu ditujukan, terletak pada kiri atas surat, di
bawah perihal. Alamat surat tidak selamanya ditujukan pada perseorangan, tetapi sering
pula kepada suatu badan atau lembaga. Bila ditujukan pada suatu lembaga instansi, maka
penyebutannya bukan kepada nama lembaga, melainkan kepada pengurus atau kepada
pimpinan lembaga itu, Contoh:
Nomor :
Lampiran :
Perihal :
 Yang Terhormat
Kakak Ketua Kwarda Gerakan Pramuka Sulsel

di-
Makassar

Bila surat itu ditujukan kepada salah satu bagian/unit yang ada pada lembaga itu, hendaklah
dilengkapi dengan “Up” yang berarti “untuk perhatian” . Contoh:

Kepada Yang Terhormat

Kakak Kwartir Ranting Gerakan Pramuka Kec. Burau
Up. Kakak Ketua DKR Gerakan Pramuka Kec. Burau

Dengan begitu penerima surat (setelah mengagendakan seperlunya) bisa meneruskan

Kepada Ketua DKR untuk ditindak lanjuti.

d. Kata permulaan surat

Bagi dewan Ambalan sebaiknya dipakai kalimat “Assalamu Alaikum Wr. Wb.” dan
“Salam Pramuka”. Kata Permulaan Ini berfungsi sebagai pembuka surat, ditulis dua spasi di
bawah pokok surat. Contoh:

Kepada Yang Terhormat

Kakak Ketua OSIS MA Nurul Djunaidiyah Lauwo
di-
Lauwo

Assalamu Alaikum Wr. Wb.

Salam Pramuka

e. Isi surat
Surat Ambalan Memakai sistematika sebagai berikut:
1) Pendahuluan
Ini dimaksudkan untuk menarik perhatian pembaca/penerima, sekaligus sebagai
motivasi (Konsideran). Contoh :
a) “Diberitahukan bahwa ....” atau “Dengan ini disampaikan bahwa .......dst”. (untuk
surat– surat pemberitahuan)
b) “Bersama ini ....... “ atau “ Dengan ini .........” (untuk surat– suirat pengantar)
c) “Memenuhi permintaan kakak” atau “Menunjuk surat kakak No. .......
Tertanggal....... dst (untuk surat permintaan, jawaban, balasan, pertanyaan)
d) Bisa Juga berupa Konstansi atau yang melatar belakangi sehingga surat itu dibuat,
“Berhubung adanya gejala yang kita rasakan tentang ...... dst”.

Kalimat pendahuluan ini sebaiknya tidak lebih dari satu alinea. Ditulis dua spasi di
bawah kata permulaan surat (salam)

2) Uraian persoalan
Kecuali maksud, sasaran, atau tujuan, isi surat haruslah jelas serta harus dapat
dipertanggungjawabkan. Untuk itu hal–hal yang harus diperhatikan adalah:
a) Jangan memakai kalimat yang panjang dan berbelit-belit, singkat lagi
terputus-putus juga tidak baik. Untuk itu mudah dipahami maka surat yang panjang
sebaiknya diberi alinea, tergantung banyaknya pokok-pokok pikiran yang ada
dalam surat tersebut
b) Dalam surat, sebaiknya hanya mempersoalkan satu jenis perkara atau
permasalahan
c) Dalam penyusunan isi surat harus dijaga kata-kata dan kalimat yang
digunakan, hendaklah sopan dan wajar, tidak berlebih-lebihan, kecuali sudah lazim
digunakan. Pengaruh bahasa sangat besar sekali sebab disitu tergambar sikap orang
yang membuat surat. Oleh sebab itu konsep surat diserahkan kepada orang yang
berkemampuan bahasa yang cukup.
 3) Kalimat Penutup
Untuk kesopanan perlu ada kalimat penutup seperti: “Demikianlah harap maklum” atau
“Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih”.

Penutup surat
Kalau dalam pembuatan surat resmi dimulai dengan Assalamu Alaikum Wr. Wb,
maka dalam menutup surat resmi Ambalan ditutup dengan “Amsal Ambalan” dan
Wassalamu Alaikum Wr. Wb, surat khusus seperti Surat Tugas, Surat Mandat, dan
sebagainya dibuka dengan Basmalah.

C. Administrasi Kearsipan Ambalan

Arsip adalah kumpulan warkat/surat-surat yang disimpan secara sistematis, karena
mempunyai suatu kemanfaatan apabila dibutuhkan dapat secara cepat ditemukan kembali. Jadi
intinya arsip berarti pengumpulan dan penyimpanan warkat/surat-surat.
Surat-surat organisasi pada prinsipnya harus disimpan di sekretariat/sanggar bhakti. Adalah
sangat tidak benar dan dilarang apabila penyimpanan surat-surat organisasi diluar arsip
organisasi ataupun oleh person-person pengurus. Di Ambalan sistem penyimpanan surat-surat
menggunakan sistem tanggal.

Klasifikasi surat keluar terdiri atas:

1. Surat keluar intern Sekolah kode A
2. Surat keluar ekstern Sekolah kode B
3. Surat Ke Kwartir atau Gudep Lain kode C
4. Surat Mandat kode D1
5. Surat Tugas kode D2
6. Surat Keputusan kode E1
7. Rekomendasi kode E2

Contoh penggunaan nomor pada surat tugas pada Gugusdepan, Ambalan ....................
pangkalan MA Nurul Djunaidiyah Lauwo adalah sebagai berikut:
1. Nomor : 015/21.04.03/B/03.107 – 03.108/IX/2004 =
Gudep
2. Nomor : 015/A/DAT/03.107 – 03.108/IX/2004 =
Ambalan

Kelengkapan administrasi Dewan Ambalan terdiri dari absen rapat, buku peminjaman,
notulen rapat, buku induk anggota, buku tamu, buku kegiatan, buku keuangan, buku pelantikan
TKU/TKK, buku surat masuk dan keluar, dan sebagainya.
Administrasi Sangga kerja kegiatan dikoordinir oleh Dewan Ambalan.

D. Administrasi Keanggotaan Ambalan

Anggota Ambalan merupakan sasaran kerja, pembinaan, dan pengkaderan organisasi
sehingga perlu ada administrasi yang rapi tentang anggota Ambalan dalam rangka terciptanya
sasaran kerja/aktivitas Ambalan yang kongkrit dan terarah.
Ambalan sebagai salah satu wadah pembinaan Gerakan Pramuka adalah organisasi
pendidikan, sehingga Ambalan menerima anggota baru pramuka di Ambalan yang pada pokoknya
adalah sementara, untuk selanjutnya terjun langsung kedalam masyarakat yang sesungguhnya.
Proses pengadministrasian mulai dari aktivitas penerimaan anggota baru, hingga menjadi purna
Ambalan mengikuti pola pembinaan di Ambalan .................... Pangkalan MA Nurul Djunaidiyah
Lauwo.

Buku daftar anggota Ambalan/Buku induk memuat hal sebagai berikut:

Nomor Urut :
Nomor Registrasi :
Tahun Masuk, Nomor Gudep, Nomor Urut :
04 03.107 01
Nama Anggota :
Tempat Tanggal Lahir :
NIS / Kelas :
Agama :
 Alamat :
Tanda Kecakapan :
Nama dan Pekerjaan Orang Tua :
Pas Foto :

Setiap tahun sekali (satu periode) diadakan registrasi ulang anggota Ambalan dengan sistem
pergantian kartu Tanda Anggota Gerakan Pramuka yang sekaligus berfungsi sebagai Kartu Iuran
Ambalan. Anggota Ambalan yang terdata aktif adalah yang membayar iuran anggota.

E. Administrasi Keuangan
Pengelolaan keuangan Ambalan dilakukan oleh bendahara Dewan Ambalan ....................
pangkalan SMA Negeri 1 Bulukumpa. Sentralisasi pengelolaan keuangan adalah solusi terbaik saat
ini untuk kemudahan pengelolaan uang.
Pengeluaran uang harus sepengetahuan Ketua Dewan Ambalan dan Pembina Satuan.
Segala aktivitas keuangan harus memiliki tanda bukti transaksi. Bukti transaksi terdiri dari bukti
transaksi penerimaan dan bukti transaksi pengeluaran. Bukti transaksi penerimaan dan transaksi
pengeluaran.
Untuk keseragaman pelaporan, penulisan laporan keuangan untuk pelaporan Sangga kerja
kepada Dewan Ambalan mengikuti format sebagai berikut:

pengeluaran
No Tgl Uraian Pemasukan Saldo No.ref.
Adm Perleng Konsum Humas

Sedangkan untuk pelaporan keuangan bendahara Dewan Ambalan mengikuti format

sebagai berikut:

No Tgl Uraian Debet Kredit Saldo No.ref.

Mabigus Swadaya Giatop Tekp BInbng RT Litev

Kelengkapan.administrasi keuangan Dewan Ambalan terdiri dari buku kas harian, tanda
bukti penerimaan uang, dan tanda bukti pengeluaran uang.

F. Inventarisasi dan Dokumentasi Ambalan

1. Inventarisasi Ambalan
Inventarisasi Ambalan adalah segala sesuatu yang menjadi milik Ambalan berupa
kekayaan Ambalan. Inventarisasi Ambalan pada pokoknya dapat dibagi menjadi dua, yaitu:
a. Inventaris permanen, milik organisasi yang dalam jangka waktu yang
lama tidak mengalami perubahan
b. Inventaris non permanen, milik Ambalan yang dipakai dalam waktu yang
relatif singkat
Untuk mengontrol inventasris perlu dibuat daftar inventarisasi sesuai dengan
penggolongan di atas dengan tujuan sebagai berikut:
a. Menunjukkan kekayaan organisasi
b. Untuk menghindari adanya pemborosan
c. Sebagai alat kontrol dari inventaris (mengetahui kerusakan,
perubahan, penggantian, serta penambahan jika terjadi kekurangan)

Penyimpanan inventaris Ambalan harus dilakukan dengan baik oleh orang-orang yang
bertanggung jawab sesuai dengan job deskreption Dewan Ambalan. Penyimpanan harus
dilakukan di sanggra bhakti, tidak diperkenankan di bawa atau disimpan di rumah pengurus
Dewan Ambalan.

2. Dokumentasi Ambalan
Dokumentasi Ambalan adalah segala sesuatu yang menyangkut kegiatan pencarian,
pengumpulan, penyimpanan, serta pengawetan dokumen Ambalan.
Dokumen adalah suatu tanda bukti yang sah menurut hukum dari peristiwa atau suatu
kejadian dan kemudian disimpan. Pada hakekatnya semua arsip Ambalan adalah dokumen.
Bentuk-bentuk dokumen Ambalan antara lain sebagai berikut:
a. Gambar-ganbar dan foto-foto
 b. Tulisan-tulisan dan surat-surat penting
c. Benda-benda berharga dan bernilai
d. Surat kabar, majalah, dan sebagainya

G. Perpustakaan Ambalan
Dalam status Ambalan sebagai organisasi Ekstrakurikuler, maka perpustakaan Ambalan adalah
hal yang tidak dapat dipisahkan. Dengan demikian maka Ambalan merupakan lembaga pendidikan
dan lembaga ilmiah.
Perpustakaan yang ideal bagi Ambalan adalah meliputi buku-buku yang diperlukan oleh
anggota dalam studinya, buku-buku pengetahuan umum dan teknik kepramukaan serta aturan
kelembagaan pramuka, seperti Skep Kwarnas dan Petunjuk Pelaksanaan lainnya. Penyelenggaraan
perpustakaan Ambalan diserahkan kepada Kabid Humas dan Publikasi bekerja sama dengan
segenap pengurus Dewan Ambalan dan anggota Ambalan.
Dokumen perpustakaan berupa laporan pertanggungjawaban suatu kegiatan tidak untuk
dipinjamkan kepada pihak diluar Ambalan.

PENUTUP

Petunjuk Pelaksanaan organisasi dan administrasi Ambalan adalah sangat penting dan
diperlukan guna keseragaman untuk menuju suatu bentuk organisasi modern dan efektif kerjanya.
Administrasi kesekretariatan Ambalan yang ideal ialah suatu usaha bagaimana memanfaatkan
sanggar bhakti untuk dapat berfungsi sebagaimana mestinya, yaitu:
1. Tempat kerja yang efisien bagi Dewan Ambalan
2. Pusat kegiatan organisasi
Untuk pelaksanaan Petunjuk Pelaksanaan organisasi dan administrasi sangat tergantung pada
pelaksanaan-pelaksanaannya yaitu pimpinan Dewan Ambalan dengan bantuan dan pengertian
seluruh pengurus Dewan Ambalan, bahkan seluruh anggota Ambalan.
Akhirnya dengan adanya Petunjuk Pelaksanaan organisasi adan administrasi Ambalan ini,
mudah-mudahan Dewan Ambalan akan mampu bekerja dengan efektivitas dan maksimal serta
mengeleminasi kekurangan sebelumnya, berkat adanya administrasi yang teratur dan rapi .
Lampiran I
STRUKTUR DEWAN AMBALAN ....................
GUGUSDEPAN PANGKALAN MA NURUL DJUNAIDIYAH LAUWO

2a 2b

3a 3b

4a 4b

7a 7b

5a 6a 5b 6b

8a 9a 10a 11a 12a 8b 9b 10b 11b 12b

Keterangan :
1 : Ketua Mabigus
2 : Pembina Gudep
3 : Pembina dan Pembantu Pembina Penegak
4 : Pradana (ketua Dewan)
5 : Kerani (Sekretaris Dewan)
6 : Juru Uang (Bendahara Dewan)
7 : Pemangku Adat
8 : Kabid GIATOPS
9 : Kabid TEKPRAM
10 : Kabid BINBANG
11 : Kabid RT
12 : Kabid LITEV