HASIL TIM PERUMUS MUSTEGAK 2020

KOMISI KEORGANISASIAN DAN ADMINISTRASI

DEWAN AMBALAN
MASA BAKTI 2020

GERAKAN PRAMUKA
GUGUS DEPAN 04. 125 – 04. 126
MAN INSAN CENDEKIA PASURUAN 2020
 Keorganisasian dan Administrasi

KEORGANISASIAN DAN ADMINISTRASI

GERAKAN PRAMUKA
GUGUS DEPAN 14. 125 – 14. 126
MAN INSAN CENDEKIA PASURUAN

A. PENDAHULUAN
Kemampuan dan keterampilan kepemimpinan dibutuhkan dalam mengembangkan sistem
organisasi yang baik. Sistem organisasi yang baik adalah sistem yang sesuai dengan situasi,
kondisi, toleransi, pandangan, dan ruang lingkup organisasi tersebut.
Roda organisasi Pramuka Gugus depan 14. 125 – 14. 126 MAN Insan Cendekia
Pasuruan dijalankan oleh Dewan Ambalan. Hal ini merupakan salah satu wadah Pramuka
Penegak MAN Insan Cendekia Pasuruan untuk mengembangkan diri, satuan, dan
lingkungannya. Agar ketiga proses pengembangan tersebut dapat berjalan secara sinergi dan
berkesinambungan, maka Dewan Ambalan menyusun suatu sistem organisasi yang didasarkan
pada potensi yang dimiliki, yaitu potensi anggota, sistem administrasi, sarana-prasarana, dan
kekuatan finansial yang ada.
Penempatan sumber daya manusia yang tepat, pemanfaatan sarana-prasarana yang
fungsional serta pemantapan sistem administrasi merupakan hal utama yang menjadi sasaran
pengembangan Gugus depan. Oleh karena itu, perlu dituangkan konsep-konsep nyata
keorganisasian Dewan Ambalan sehingga dapat dijadikan acuan dalam pengembangan Gugus
depan.

B. DASAR HUKUM PELAKSANAAN

1) UU No. 12 tahun 2010 tentang Gerakan Pramuka
2) Hasil Munas No. 7/ Munas / 2018 tentang Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga
Gerakan Pramuka
3) Keputusan Kwartir Nasional Gerakan Pramuka No. 176 tahun 2013 tentang Pola Mekanisme
Pembinaan Pramuka Penegak dan Penegak
4) Ketetapan Pemerintah bahwa pendidikan kepramukaan menjadi ekstrakurikuler wajib di SD,
SMP dan SMA

Musyawarah Penegak 2020 | 146

 Keorganisasian dan Administrasi

C. KEORGANISASIAN
Ruang lingkup keorganisasian Dewan Ambalan meliputi:
1. Struktur Organisasi Dewan Ambalan
Dalam upaya penyesuaian potensi dan sumber daya manusia yang dimiliki Gugus depan,
maka disusunlah struktur organisasi Dewan Ambalan sebagai berikut :

a. Dewan Ambalan Putra

Pemangku Adat Ketua Dewan Ambalan

Sekretaris Dewan Bendahara Dewan

K.H.Dewantara
R.A. Kartini

Bid. Giat Bid. Humas Bid. KRT Bid. KWU

K.H.Dewantara K.H.Dewantara K.H.Dewantara K.H.Dewantara
R.A. Kartini R.A. Kartini R.A. Kartini R.A. Kartini

b. Dewan Ambalan Putri

Pemangku Adat Ketua Dewan Ambalan

Sekretaris Dewan Bendahara Dewan

K.H.Dewantara
R.A. Kartini

Bid. Giat Bid. Humas Bid. KRT Bid. KWU

K.H.Dewantara K.H.Dewantara K.H.Dewantara K.H.Dewantara
R.A. Kartini R.A. Kartini R.A. Kartini R.A. Kartini

Keterangan:
Garis koordinasi
Garis pertanggungjawaban

Musyawarah Penegak 2020 | 147

 Keorganisasian dan Administrasi

2. Deskripsi Tugas Dewan Ambalan

a. Ketua
1) Bertanggungjawab dan berkonsultasi kepada pembina serta alumni
2) Mengatur mekanisme kerja Dewan Kerja
3) Ketua bertanggungjawab atas segala pelaksanaan kegiatan dalam Ambalan
4) Dapat mengambil kebijakan/keputusan secara langsung jika tidak memungkinkan
diadakan rapat dengan dewan dan dikonsultasikan kepada pembina.
5) Bertanggungjawab terhadap evaluasi kinerja dewan Ambalan dan kegiatan dalam
Ambalan.
6) Mempertanggungjawabkan seluruh kegiatan Ambalan dalam Musyawarah Penegak
7) Bertanggungjawab atas pelaksanaan pertemuan formal di lingkup dewan Ambalan.
b. Pemangku Adat
1) Bertanggungjawab dan berkonsultasi kepada pembina dan alumni
2) Berkoordinasi dengan ketua dewan Ambalan dalam setiap keputusan
3) Bertanggungjawab atas terlaksananya adat Ambalan
4) Memberi peringatan, teguran dan sanksi kepada anggota Ambalan yang menyalahi adat
5) Bersama Ketua dan pembina membentuk Dewan Kehormatan untuk menyelesaikan
masalah jika dipandang perlu
6) Pemangku adat bertanggungjawab atas penempuhan SKU Penegak dibantu oleh warga
Penegak.

c. Sekretaris
1) Bertanggungjawab kepada ketua dewan Ambalan
2) Bertanggungjawab terhadap manajemen administrasi Ambalan.
3) Mewakili ketua bila berhalangan hadir.
4) Mengelola data anggota, pembina, dan alumni Gugus depan.
5) Bersama ketua mengatur proses pendelegasian.
6) Berkoordinasi dengan seluruh bidang dewan Ambalan.
d. Bendahara
1) Bertanggungjawab kepada ketua dewan Ambalan
2) Mengelola keuangan Ambalan yang berhubungan dengan penerimaan dan pengeluaran
3) Mengontrol keuangan operasional kegiatan terprogram dan insidental, bekerja sama
dengan bendahara sangga kerja
4) Mewakili Ketua atau Sekretaris jika keduanya berhalangan hadir.

Musyawarah Penegak 2020 | 148

 Keorganisasian dan Administrasi

5) Membuat laporan keuangan setiap bulan

6) Menerima anggaran dan laporan keuangan dari bidang dewan Ambalan dan bendahara
sangga kerja

7) Berkoordinasi dengan seluruh bidang dewan Ambalan.

e. Bidang Giat
1) Bertanggungjawab kepada ketua dewan Ambalan
2) Bertanggungjawab atas pelaksanaan dan operasional kegiatan terprogram serta
insidental
3) Berhak mengajukan usulan kegiatan yang bersifat insidental dan dipandang perlu,
meskipun belum terprogram di Mustegak
4) Membuat program Latihan mingguan.

5) Berkoordinasi dengan seluruh bidang dewan Ambalan.

f. Bidang Humas
1) Bertanggungjawab kepada Ketua dewan Ambalan.
2) Bertanggungjawab atas segala bentuk publikasi kepada anggota Ambalan serta alumni
yang menunjang setiap kegiatan baik terprogram maupun insidental yang bekerjasama
dengan humas sangga kerja
3) Bertanggungjawab terhadap informasi yang keluar dari Gugus depan
4) Bertanggungjawab atas pengelolaan media informasi berupa media elektronik, media
cetak, dan luar ruang.
5) Mengarsipkan dokumentasi kegiatan berupa foto, brosur, lefleat, dan lainnya
6) Berkoordinasi dengan seluruh bidang dewan Ambalan.

g. Bidang Kerumahtanggaan
1) Bertanggungjawab kepada ketua dewan Ambalan
2) Bertanggungjawab atas tata laksana kerumahtanggaan
3) Bertanggungjawab atas inventaris Ambalan.
4) Berkoordinasi dengan seluruh bidang dewan Ambalan.
h. Bidang Kewirausahaan
1) Bertanggungjawab terhadap ketua dewan Ambalan.
2) Bertanggungjawab atas pelaksanaan wirausaha
3) Bertanggungjawab atas pengadaan barang-barang usaha
4) Membuat laporan keuangan setiap bulan.

5) Berkoordinasi dengan seluruh bidang dewan Ambalan.

Musyawarah Penegak 2020 | 149

 Keorganisasian dan Administrasi

3. Ketentuan-Ketentuan Umum
a. Dewan Ambalan harus sudah menentukan mekanisme kerja, yakni setiap dewan
mempresentasikan rencana kerjanya pada pembina, setelah mustegak selambat-lambatnya
satu bulan
b. Pemantapan mekanisme kerja harus dihadiri oleh seluruh anggota Dewan
Ambalan
c. Dewan Ambalan mengadakan rapat bulanan dengan tujuan untuk pengevaluasian
hasil kerja para dewan.
d. Dewan Ambalan bertanggungjawab terhadap terlaksananya amanat Mustegak
yang pelaksanaannya dapat membentuk sangga kerja bila diperlukan
e. Dewan Ambalan dapat membentuk Koordinator untuk kegiatan rutin
f. Dewan Ambalan terdiri atas Ketua, Pemangku Adat, Sekretaris, Bendahara, dan
Bidang-bidang yang dipandang perlu.

4. Ketentuan-Ketentuan Perubahan Susunan Dewan Ambalan

a. Perubahan Susunan Dewan Ambalan dilakukan oleh dewan kehormatan manakala :
1) Anggota Dewan yang telah habis masa studinya dan mengundurkan diri
2) Tidak hadir sekurang–kurangnya 3 kali pertemuan dalam persiapan dan pelaksanaan
kegiatan terprogram Gugus depan secara berturut- turut tanpa keterangan
3) Anggota Dewan meninggal dunia
4) Anggota Dewan melakukan pelanggaran terhadap Adat Ambalan dan tidak bisa
ditolerir
b. Pelaksanaan perubahan susunan Dewan Ambalan dihadiri oleh Pembina Gugus depan ,
Dewan Ambalan dan anggota Ambalan.

5. Kriteria Ketua Dewan Ambalan dan Dewan Ambalan

a. Ketua Dewan Ambalan
1) Taqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa
2) Terdaftar sebagai anggota aktif Gerakan Pramuka Gugus depan
3) Loyal terhadap Gugus depan
4) Telah mengabdikan diri selama 1 tahun di Gugus depan
5) Bersedia menjadi KDA dan hadir pada saat pemilihan
6) Calon Ketua Dewan Ambalan tidak boleh merangkap sebagai
ketua pada organisasi selain Pramuka.

Musyawarah Penegak 2020 | 150

 Keorganisasian dan Administrasi

b. Dewan Ambalan
1) Taqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa
2) Terdaftar sebagai anggota aktif Gerakan Pramuka Gugus depan
3) Loyal terhadap Gugus depan
4) Bersedia menjadi Dewan Ambalan.
5) Dewan Ambalan tidak diperbolehkan mengikuti organisasi
selain Pramuka

6. Pemberhentian Dewan Ambalan

a. Menikah
b. Keluar dari Ambalan
c. Telah lulus dari pangkalan MAN IC Pasuruan
d. Melakukan pelanggaran terhadap Adat Ambalan dan tidak
bisa ditolerir
e. Meninggal dunia.

7. Kriteria Tim Formatur

a. Taqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa
b. Terdaftar sebagai anggota aktif Gerakan Pramuka Gugus depan minimal dua tahun
c. Mempunyai pengalaman di bidang Kepramukaan
d. Mengetahui permasalahan kedewanan
e. Bersedia menjadi anggota formatur
f. Anggota tim formatur berjumlah ganjil minimal 5 sampai 9 orang secara satuan terpisah.

8. Prosedur Pemilihan Tim Formatur

a. Ketua Tim Formatur adalah KDA terpilih yang telah dipilih secara langsung
b. Anggota Tim Formatur dipilih dari peserta Mustegak sesuai dengan kriteria tim
formatur.

9. Ketentuan-Ketentuan Umum Formatur

Ketua dan anggota Tim formatur diberi wewenang untuk menentukan susunan pengurus
Dewan Ambalan periode 2020 secara lengkap selambat-lambatnya tujuh hari setelah
Mustegak selesai.

10. Penggolongan Anggota Gugus Depan

a. Anggota tingkat I adalah anggota gugus depan kelas X yang telah dinyatakan sah menjadi
warga amblan sehingga berhak dan berkewajiban mengikuti kegiatan anggota tingkat 1
maupun kegiatan umum.

Musyawarah Penegak 2020 | 151

 Keorganisasian dan Administrasi

b. Anggota tingkat II adalah anggota gugus depan kelas XI dan XII yang telah dinyatakan
sah menjadi warga ambalan sehingga berhak dan berkewajiban mengikuti kegiatan
anggota tingkat 2 maupun kegiatan umum.

D. ADMINISTRASI
Dalam penertiban administrasi beberapa hal yang akan dibahas adalah :
1. Pendataan Tamu Ambalan
Tamu Ambalan merupakan orang yang datang ke Ambalan maupun sanggar Pramuka untuk
keperluan tertentu dan terbagi atas; tamu Ambalan umum dan tamu Ambalan khusus.
a. Tamu Ambalan umum merupakan tamu yang datang ke sanggar Pramuka untuk
keperluan tertentu seperti anjang sana dan kegiatan Ambalan.
b. Tamu Ambalan Khusus merupakan tamu yang datang ke Ambalan untuk mengetahui
kegiatan Ambalan atau menjadi anggota
2. Pendataan Anggota
a. Anggota Ambalan
Adalah Tamu Ambalan yang telah mengikuti Ordikpram dan dilantik menjadi Anggota
Gugus depan serta diterima melalui proses adat penerimaan warga Ambalan.
b. Purna bakti / Alumni
Purna Bakti /Alumni adalah Anggota Gugus depan yang telah melewati usia Penegak
dan/atau mengikuti upacara pelepasan warga Ambalan
3. Buku Induk Anggota Ambalan
Berisi tentang biodata anggota Ambalan dengan menggunakan nomor induk satuan terpisah
sebagaimana berikut :
19--001 (untuk anggota Ambalan Putra)
Keterangan :

19 = tahun dilantik
-- = 14.125 – 14. 126
001 = nomor urut
19--001 (untuk anggota Ambalan Putri)

Musyawarah Penegak 2020 | 152

 Keorganisasian dan Administrasi

Keterangan :
19 = tahun dilantik
-- = nomor Gugus depan
001 = nomor urut

1) Nomor induk anggota digunakan dalam lingkup Gugus depan

Buku Induk Anggota

No. Alamat
No Nama Angkt No.
Indu TTL Agama Email/Fb/ Ket.
. Lengkap n Rumah Telp.
k Blog
Jannatin Bangkal
12-- Bangka alyaviole
Aliyah an, 24 083950
1 - Islam 2018 lan, t@ymail. Aktif
Januari 19****
017 Madura com
1994

4. Surat-menyurat
a. Agenda Surat, terdiri atas :
1) Agenda surat keluar adalah pengarsipan surat Gugus depan yang dikirim
keluar
2) Agenda surat masuk adalah pengarsipan surat yang diterima Gugus depan .
Bentuk Kolom Agenda Surat Keluar
No. urut No. surat Tgl surat Tujuan Isi surat Ket.

Bentuk Kolom Agenda Surat Masuk

Tgl
No. urut No. surat Tgl surat Asal surat Isi surat Ket.
diterima

b. Penomoran Surat
1) Surat Gugus depan
a) Kop Surat
GERAKAN PRAMUKA

Musyawarah Penegak 2020 | 153

 Keorganisasian dan Administrasi

GUGUS DEPAN 04. 125 – 04. 126

BERPANGKALAN DI MAN INSAN CENDEKIA PASURUAN
Sekretariat : Graha Bakti Pramuka MAN Insan Cendekia Pasuruan
E-mail : scouticpasuruan@gmail.com

GERAKAN PRAMUKA
GUGUS DEPAN GERAKAN GRATIPRAMUKA
PASURUAN 04.125
GUGUS DEPAN
GUGUS DEPAN GRATI PASURUAN GRATI PASURUAN04.126 04.125
GUGUSPADA
BERPANGKALAN DEPAN MAN GRATI
INSANPASURUAN
CENDEKIA 04.126
PASURUAN
BERPANGKALAN PADA MAN INSAN CENDEKIA PASURUAN
Sekretariat: Graha Bakti Pramuka MAN Insan Cendekia Pasuruan
Email:
Sekretariat: Graha icepas.scout@gmail.com
Bakti Pramuka MAN Insan Cendekia Pasuruan
Email: scouticpasuruan@gmail.com

b) Penomoran Surat
000-A/413-414/X/2020
Keterangan :
000 : nomor urut
A : kode surat (surat Gugus depan )
------- : 14.125 – 14. 126
X : bulan
2020 : tahun
c) Tanda Tangan
Yang bertanda tangan dalam surat Gugus depan adalah Pembina Gugus depan 14.
125 – 14.126 Gajah Mada Tribuwa Tunggadewi
2) Surat Ambalan
a) Kop Surat
GERAKAN PRAMUKA
GUGUS DEPAN 04. 125 – 04. 126
AMBALAN GAJAH MADA – TRIBHUWANA TUNGGADEWI
YANG BERPANGKALAN DI MAN INSAN CENDEKIA PASURUAN

Musyawarah Penegak 2020 | 154

 Keorganisasian dan Administrasi

Sekretariat: Graha Bakti Pramuka MAN Insan Cendekia Pasuruan- Dusun

Kajarkuning, Kedawung Wetan, Kec. Grati, Pasuruan, Jawa Timur, 67184
Email: scouticpasuruan@gmail.com

GUGUS DEPAN 04. 125 – 04. 126

AMBALAN GAJAH MADA – TRIBHUWANA TUNGGADEWI
BERPANGKALAN DI MAN INSAN CENDEKIA PASURUAN
Sekretariat: Graha Bakti Pramuka MAN Insan Cendekia Pasuruan Dusun Kajarkuning, Kedawung
Wetan, Kec. Grati, Pasuruan, Jawa Timur, 67184
Email: scouticpasuruan@gmail.com

b) Penomoran Surat
000-B/-----/X/2020
Keterangan:
000 : nomor urut
B : kode surat ( surat Ambalan)
------- : 14.125 – 14. 126
X : bulan
2020 : tahun
c) Tanda Tangan
Yang bertanda tangan dalam surat Ambalan adalah Ketua Dewan Ambalan
3) Surat Kegiatan
a) Surat kegiatan dapat dibuat pada waktu tertentu apabila terdapat kegiatan yang
mendesak.
b) Penomoran Surat
001-MUSTEGAK/------/XII/2020
Keterangan:
000 : nomor urut
MUSTEGAK : kode surat ( surat Kegiatan)
--------- : 14.125 – 14. 126
X : bulan
2020 : tahun
Ketentuan Surat

Musyawarah Penegak 2020 | 155

 Keorganisasian dan Administrasi

1. Nomor urut surat Gugus depan, Ambalan dan kegiatan dimulai dari awal
kepengurusan dewan Ambalan yang ditetapkan dalam Mustegak.
2. Kode Surat
Surat Gugus depan :A
Surat Ambalan :B
Surat kegiatan : singkatan nama kegiatan
3. KOP Surat menggunakan font Myriad Pro, Tebal dan Center dengan
ukuran 14, kecuali Sekretariat dan E-mail menggunakan ukuran 8,5 dengan spasi 1 cm
4. Isi Surat memakai Times New Roman dengan ukuran 12 dan spasi
menyesuaikan jenis surat.

5. Logo Surat
a. Gugus depan : Logo WOSM di sebelah kanan dan tunas
kelapa di sebelah kiri
b. Ambalan : Logo Ambalan di sebelah kiri
6. Format surat
Format surat yang dipakai di Ambalan menggunakan format lurus penuh dengan
format sebagai berikut.
A. Pembuka
1) Tanggal
2) Nomor
3) Lampiran
4) Hal
5) Alamat
B. Isi
1) Salam pembuka
2) Isi surat
3) Salam Penutup
C. Penutup
1) Nama jabatan
2) Tanda tangan
3) Nama terang
4) NIP / NIM
5) Tembusan

Musyawarah Penegak 2020 | 156

 Keorganisasian dan Administrasi

6) Cap Dinas/Cap jabatan

LOG ------------------------------------------------ LOG

1 O ----------------------------------------------------- O
---------------------------------------------------------
(a)
--------------------- (a) ----------------- (b)
--------------------- (c)
--------------------- (d)
2
---------------------
--------------------- (e)
---------------------

----------------------------------- (a)
-------------------------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------
3 --------------------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------- (b)

------------------------------------------------------------ (c)

------------------------------- (a)
(f)
(b)

------------------------------ (c)
------------------------------ (d) Musyawarah Penegak 2020 | 157
 Keorganisasian dan Administrasi

Musyawarah Penegak 2020 | 158

 Keorganisasian dan Administrasi

c. Prosedur Surat :
1) Sirkulasi surat keluar
1. Internal

Sangga kerja/
Ambalan/Gugus depan Sekretaris KDA (acc)

Arsip Asli (sekretaris)

Pemb. Gudep (acc)
Tujuan

2. Eksternal

Sangga kerja/
Ambalan/Gugus depan Sekretaris KDA (acc)

Arsip Asli (sekretaris)

Pemb. Gudep (acc)
Tujuan

2) Sirkulasi surat masuk

Penerima KDA Pemb. Gudep (disposisi) Arsip (sekrt)

Bila dalam keadaan mendesak sirkulasi surat masuk bisa :

1. Sangga kerja – BPH – Pembina Satuan – Pembina Gugus depan
2. Sangga kerja – BPH – Pembina Gugus depan
3. Sangga kerja – BPH – Pembina Satuan
4. KDA – Pembina – KRT – Sekre (arsip)
5. Ketua Sangga kerja bila berhalangan bisa menunjuk salah satu anggotanya untuk
meminta tanda tangan sesuai dengan prosedur di atas asalkan anggota Sangga kerja
tersebut bisa mempertanggungjawabkannya kepada pemberi mandat.
6. Untuk memperlancar jalannya surat menyurat, maksimal 2 minggu sebelum
pelaksanaan kegiatan harus sudah disetujui dan ditandatangani Pembina. Bila
kegiatan itu mendesak dapat disesuaikan dengan situasi dan kondisi keuangan
Ambalan.
Alur Keuangan Masuk

Pemasukan
Bendahara
M u Dewan
s y a w a r a h P e n e g aKDA
k 2 0(acc)
20 | 159
Rekapan Mingguan
 Pemb. Gdep (acc)
Keorganisasian dan Administrasi

Alur Keuangan Keluar

3. Registrasi Anggota dan Alumni

a. Anggota
Registrasi anggota dilaksanakan tiap tahun sekali diawal periode kepengurusan dewan
Ambalan.
b. Alumni

Bendahara Sangga
Bendahara Dewan KDA (acc)
Kerja
Rekapan

Pemb. Gudep (acc)

Registrasi alumni dilakuan satu kali bersamaan dengan upacara adat wisuda.

Registrasi alumni dilakukan satu kali bersamaan dengan upacara penyambutan anggota
yang telah wisuda dan atau upacara pelepasan warga Ambalan.

Registrasi alumni dilakukan pada waktu berkala.

4. Pembuatan KTA
Pembuatan KTA dilakukan setelah pencatatan buku induk anggota Gugus depan secara
mandiri.

5. Buku Kerja
Adalah sebuah buku pedoman yang nantinya bisa digunakan sebagai media informasi, baik
Pembina, Alumni, dan Anggota sendiri. Buku kerja ini berisi tentang :
1. Satya Pramuka
2. Darma Pramuka
3. Profil Gugus depan
4. Sejarah Gerakan Pramuka
5. Sejarah Gugus depan
6. Visi dan Misi Gugus depan
7. Biodata Pembina
8. Struktur Pengurus Gerakan Pramuka Gugus depan.
9. Pedoman administrasi
10. Mekanisme Kerja
Buku kerja ini dibuat oleh Dewan Ambalan 2 bulan setelah dilaksanakan Mustegak.

Musyawarah Penegak 2020 | 160

 Keorganisasian dan Administrasi

Musyawarah Penegak 2020 | 161