HASIL TIM PERUMUS MUSTEGAK 2019

KOMISI KEORGANISASIAN DAN ADMINISTRASI

DEWAN AMBALAN
MASA BHAKTI 2019

GERAKAN PRAMUKA
GUGUS DEPAN KEPRAMUKAAN
MAN INSAN CENDEKIA PASURUAN
2019
 Keorganisasian dan Administrasi

KEORGANISASIAN DAN ADMINISTRASI

GERAKAN PRAMUKA GUGUS DEPAN
KEPRAMUKAAN MAN INSAN CENDEKIA PASURUAN

A. PENDAHULUAN
Kemampuan dan keterampilan kepemimpinan dibutuhkan dalam mengembangkan sistem
organisasi yang baik. Sistem organisasi yang baik adalah sistem yang sesuai dengan situasi, kondisi,
toleransi, pandangan, dan ruang lingkup organisasi tersebut.
Roda organisasi Gugus depan Kepramukaan MAN Insan Cendekia Pasuruan dijalankan oleh
Dewan Ambalan. Hal ini merupakan salah satu wadah Pramuka Penegak MAN Insan Cendekia
Pasuruan untuk mengembangkan diri, satuan, dan lingkungannya. Agar ketiga proses
pengembangan tersebut dapat berjalan secara sinergi dan berkesinambungan, maka Dewan
Ambalan menyusun suatu sistem organisasi yang didasarkan pada potensi yang dimiliki, yaitu
potensi anggota, sistem administrasi, sarana-prasarana, dan kekuatan finansial yang ada.
Penempatan sumber daya manusia yang tepat, pemanfaatan sarana-prasarana yang
fungsional serta pemantapan sistem administrasi merupakan hal utama yang menjadi sasaran
pengembangan Gugus depan. Oleh karena itu, perlu dituangkan konsep-konsep nyata
keorganisasian Dewan Ambalan sehingga dapat dijadikan acuan dalam pengembangan Gugus
depan.

B. DASAR HUKUM PELAKSANAAN

1) UU No. 12 tahun 2010 tentang Gerakan Pramuka
2) Hasil Munas No. 11/ Munas / 2013 tentang Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga
Gerakan Pramuka
3) Keputusan Kwartir Nasional Gerakan Pramuka No. 176 tahun 2013 tentang Pola Mekanisme
Pembinaan Pramuka Penegak dan Penegak
4) Ketetapan Pemerintah bahwa pendidikan kepramukaan menjadi ekstrakurikuler wajib di SD,
SMP dan SMA
C. KEORGANISASIAN
Ruang lingkup keorganisasian Dewan Ambalan meliputi:
1. Struktur Organisasi Dewan Ambalan
Dalam upaya penyesuaian potensi dan sumber daya manusia yang dimiliki Gugus depan, maka
disusunlah struktur organisasi Dewan Ambalan sebagai berikut :

Musyawarah Penegak 2019 | 146

 Keorganisasian dan Administrasi

a. Dewan Ambalan Putra

Pemangku Adat Ketua Dewan Ambalan

Sekretaris Dewan Bendahara Dewan

K.H.Dewantara
R.A. Kartini

Bid. Giat Bid. Humas Bid. KRT Bid. KWU

K.H.Dewantara K.H.Dewantara K.H.Dewantara K.H.Dewantara
R.A. Kartini R.A. Kartini R.A. Kartini R.A. Kartini

b. Dewan Ambalan Putri

Pemangku Adat Ketua Dewan Ambalan

Sekretaris Dewan Bendahara Dewan

K.H.Dewantara
R.A. Kartini

Bid. Giat Bid. Humas Bid. KRT Bid. KWU

K.H.Dewantara K.H.Dewantara K.H.Dewantara K.H.Dewantara
R.A. Kartini R.A. Kartini R.A. Kartini R.A. Kartini

Keterangan:
Garis koordinasi
Garis pertanggungjawaban

2. Deskripsi Tugas Dewan Ambalan

a. Ketua
1) Bertanggungjawab dan berkonsultasi kepada pembina serta alumni
2) Mengatur mekanisme kerja Dewan Kerja
3) Ketua bertanggungjawab atas segala pelaksanaan kegiatan dalam Ambalan
4) Dapat mengambil kebijakan/keputusan secara langsung jika tidak memungkinkan
diadakan rapat dengan dewan dan dikonsultasikan kepada pembina.
5) Bertanggungjawab terhadap evaluasi kinerja dewan Ambalan dan kegiatan dalam
Ambalan.
6) Mempertanggungjawabkan seluruh kegiatan Ambalan dalam Musyawarah Penegak
7) Bertanggungjawab atas pelaksanaan pertemuan formal di lingkup dewan Ambalan.
b. Pemangku Adat

Musyawarah Penegak 2019 | 147

 Keorganisasian dan Administrasi

1) Bertanggungjawab dan berkonsultasi kepada pembina dan alumni

2) Berkoordinasi dengan ketua dewan Ambalan dalam setiap keputusan
3) Bertanggungjawab atas terlaksananya adat Ambalan
4) Memberi peringatan, teguran dan sanksi kepada anggota Ambalan yang menyalahi adat
5) Bersama Ketua dan pembina membentuk Dewan Kehormatan untuk menyelesaikan
masalah jika dipandang perlu
6) Pemangku adat bertanggungjawab atas penempuhan SKU Penegak dibantu oleh warga
Penegak.

c. Sekretaris
1) Bertanggungjawab kepada ketua dewan Ambalan
2) Bertanggungjawab terhadap manajemen persuratan Ambalan.
3) Mewakili ketua bila berhalangan hadir.
4) Mengelola data anggota, pembina, dan alumni Gugus depan.
5) Bersama ketua mengatur proses pendelegasian.
6) Berkoordinasi dengan seluruh bidang dewan Ambalan.
d. Bendahara
1) Bertanggungjawab kepada ketua dewan Ambalan
2) Mengelola keuangan Ambalan yang berhubungan dengan penerimaan dan pengeluaran
3) Mengontrol keuangan operasional kegiatan terprogram dan insidental, bekerja sama
dengan bendahara reka kerja
4) Mewakili Ketua atau Sekretaris jika keduanya berhalangan hadir.
5) Membuat laporan keuangan setiap bulan
6) Menerima anggaran dan laporan keuangan dari bidang dewan Ambalan dan bendahara
reka kerja

7) Berkoordinasi dengan seluruh bidang dewan Ambalan.

e. Bidang Giat
1) Bertanggungjawab kepada ketua dewan Ambalan
2) Bertanggungjawab atas pelaksanaan dan operasional kegiatan terprogram serta insidental
3) Berhak mengajukan usulan kegiatan yang bersifat insidental dan dipandang perlu,
meskipun belum terprogram di Mustegak
4) Membuat program Latihan mingguan.

5) Berkoordinasi dengan seluruh bidang dewan Ambalan.

f. Bidang Humas
1) Bertanggungjawab kepada Ketua dewan Ambalan.

Musyawarah Penegak 2019 | 148

 Keorganisasian dan Administrasi

2) Bertanggungjawab atas segala bentuk publikasi kepada anggota Ambalan serta alumni
yang menunjang setiap kegiatan baik terprogram maupun insidental yang bekerjasama
dengan humas reka kerja
3) Bertanggungjawab terhadap informasi yang keluar dari Gugus depan
4) Bertanggungjawab atas pengelolaan media informasi berupa media elektronik, media
cetak, dan luar ruang.
5) Mengarsipkan dokumentasi kegiatan berupa foto, brosur, lefleat, dan lainnya
6) Membentuk koordinator tiap fakultas.

7) Berkoordinasi dengan seluruh bidang dewan Ambalan.

g. Bidang Kerumahtanggaan
1) Bertanggungjawab kepada ketua dewan Ambalan
2) Bertanggungjawab atas tata laksana kerumahtanggaan
3) Bertanggungjawab atas inventaris Ambalan.
4) Bertanggungjawab atas pengelolaan Perpustakaan Ambalan.
5) Bertanggungjawab atas pengelolaan peralatan kesehatan dan persediaan obat-obatan
6) Berkoordinasi dengan seluruh bidang dewan Ambalan.

h. Bidang Kewirausahaan
1) Bertanggungjawab terhadap ketua dewan Ambalan.
2) Bertanggungjawab atas pelaksanaan wirausaha
3) Bertanggungjawab atas pengadaan barang-barang usaha
4) Membuat laporan keuangan setiap bulan.

5) Berkoordinasi dengan seluruh bidang dewan Ambalan.

3. Ketentuan-Ketentuan Umum
a. Dewan Ambalan harus sudah menentukan mekanisme kerja setelah dilantik
selambat-lambatnya satu bulan
b. Pemantapan mekanisme kerja harus dihadiri oleh seluruh anggota Dewan Ambalan
c. Dewan Ambalan mengadakan rapat Pleno Dewan sedikitnya satu kali dalam tiga
bulan
d. Dewan Ambalan bertanggungjawab terhadap terlaksananya amanat Mustegak
yang pelaksanaannya dapat membentuk reka kerja bila diperlukan
e. Dewan Ambalan dapat membentuk Koordinator untuk kegiatan rutin
f. Dewan Ambalan terdiri atas Ketua, Pemangku Adat, Sekretaris, Bendahara, dan
Bidang-bidang yang dipandang perlu.

4. Ketentuan-Ketentuan Perubahan Susunan Dewan Ambalan

a. Perubahan Susunan Dewan Ambalan dilakukan oleh KDA manakala :
1) Anggota Dewan yang telah habis masa studinya dan mengundurkan diri

Musyawarah Penegak 2019 | 149

 Keorganisasian dan Administrasi

2) Tidak hadir sekurang–kurangnya 3 kali pertemuan dalam persiapan dan pelaksanaan

kegiatan terprogram Gugus depan secara berturut- turut tanpa keterangan
3) Anggota Dewan meninggal dunia
4) Anggota Dewan melakukan pelanggaran terhadap Adat Ambalan dan tidak bisa ditolerir
b. Pelaksanaan perubahan susunan Dewan Ambalan dihadiri oleh Pembina Gugus depan ,
Dewan Ambalan dan anggota Ambalan.

5. Kriteria Ketua Dewan Ambalan dan Dewan Ambalan

a. Ketua Dewan Ambalan
1) Taqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa
2) Terdaftar sebagai anggota aktif Gerakan Pramuka Gugus depan
3) Loyal terhadap Gugus depan
4) Telah mengikuti Kursus Pengelolaan Ambalan dan Latihan
Pengembangan Kepemimpinan yang diadakan di Gugus depan.
5) Telah mengabdikan diri selama 1 tahun di Gugus depan
6) Telah menyandang TKU Penegak atau 75% Penyelesaian
Penempuhan SKU
7) Bersedia menjadi KDA dan hadir pada saat pemilihan
8) Calon Ketua Dewan Ambalan tidak boleh merangkap sebagai
ketua pada organisasi selain Pramuka.

b. Dewan Ambalan
1) Taqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa
2) Terdaftar sebagai anggota aktif Gerakan Pramuka Gugus depan
3) Loyal terhadap Gugus depan
4) Telah mengikuti Kursus Pengelolaan Ambalan atau Latihan
Pengembangan Kepemimpinan yang diadakan di Gugus depan
5) Bersedia menjadi Dewan Ambalan.
6) Wajib menyandang TKU Penegak maksimal 2 bulan setelah
dilantik menjadi Dewan Ambalan.

7) Apabila poin 6 tidak terpenuhi maka sanksi ditentukan oleh

Dewan Kehormatan.

6. Pemberhentian Dewan Ambalan

a. Menikah
b. Keluar dari Ambalan
c. Sudah melampaui usia Penegak
d. Melakukan pelanggaran terhadap Adat Ambalan dan tidak
bisa ditolerir

Musyawarah Penegak 2019 | 150

 Keorganisasian dan Administrasi

e. Meninggal dunia.

7. Kriteria Tim Formatur

a. Taqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa
b. Terdaftar sebagai anggota aktif Gerakan Pramuka Gugus depan minimal dua tahun
c. Mempunyai pengalaman di bidang Kepramukaan
d. Mengetahui permasalahan kedewanan
e. Bersedia menjadi anggota formatur
f. Anggota tim formatur berjumlah ganjil minimal 5 sampai 9 orang secara satuan terpisah.

8. Prosedur Pemilihan Tim Formatur

a. Ketua Tim Formatur adalah KDA terpilih yang telah dipilih secara langsung
b. Anggota Tim Formatur dipilih dari peserta Mustegak sesuai dengan kriteria tim
formatur.

9. Ketentuan-Ketentuan Umum Formatur

Ketua dan anggota Tim formatur diberi wewenang untuk menentukan susunan pengurus
Dewan Ambalan periode 2019 secara lengkap selambat-lambatnya tujuh hari setelah Mustegak
selesai.

10. Ketentuan Pleno Dewan

a. Rapat Pleno Dewan Ambalan minimal dihadiri oleh setengah jumlah
anggota Dewan Ambalan ditambah satu
b. Keputusan yang diambil setidak-tidaknya disetujui oleh 2/3 dari Anggota
Dewan Ambalan yang hadir pada saat Rapat Pleno Dewan.

D. ADMINISTRASI
Dalam penertiban administrasi beberapa hal yang akan dibahas adalah :
1. Pendataan Tamu Ambalan
Tamu Ambalan merupakan orang yang datang ke Ambalan maupun sanggar Pramuka untuk
keperluan tertentu dan terbagi atas; tamu Ambalan umum dan tamu Ambalan khusus.
a. Tamu Ambalan umum merupakan tamu yang datang ke sanggar Pramuka untuk keperluan
tertentu.
b. Tamu Ambalan Khusus merupakan tamu yang datang ke Ambalan untuk mengetahui
kegiatan Ambalan atau menjadi angota
2. Pendataan Anggota
a. Anggota Ambalan
Adalah Tamu Ambalan yang telah mengikuti Ordikpram dan dilantik menjadi Anggota
Gugus depan serta diterima melalui proses adat penerimaan warga Ambalan.
b. Purna bakti / Alumni

Musyawarah Penegak 2019 | 151

 Keorganisasian dan Administrasi

Purna Bakti /Alumni adalah Anggota Gugus depan yang telah melewati usia Penegak
dan/atau mengikuti upacara pelepasan warga Ambalan
3. Buku Induk
Buku induk dibedakan menjadi :
a. Buku Induk Anggota Gugus depan
1) Berisi tentang biodata anggota Gugus depan dengan menggunakan nomor induk satuan
terpisah sebagaimana berikut :
19--001 (untuk anggota Ambalan Putra)
Keterangan :
19 = tahun dilantik
-- = nomor Gugus depan
001 = nomor urut
19--001 (untuk anggota Ambalan Putri)
Keterangan :
19 = tahun dilantik
-- = nomor Gugus depan
001 = nomor urut

2) Nomor induk anggota digunakan dalam lingkup Gugus depan

Buku Induk Anggota

Alamat
No. Gol. No.
No. Nama Lengkap TTL Agama JUR Angktn Email/Fb/Bl Ket.
Induk Darah Rumah Telp.
og
Jannatin Bang IPA
Aliyah kalan
Bangkal alyaviolet 0839
12--- , 24 Ak
1 Islam 2018 O an, @ymail.c 5019
017 Janu tif
Madura om ****
ari
1994

4. Surat-menyurat
a. Agenda Surat, terdiri atas :
1) Agenda surat keluar adalah pengarsipan surat Gugus depan yang dikirim
keluar
2) Agenda surat masuk adalah pengarsipan surat yang diterima Gugus depan .
Bentuk Kolom Agenda Surat Keluar
No. urut No. surat Tgl surat Tujuan Isi surat Ket.

Bentuk Kolom Agenda Surat Masuk

No. urut No. surat Tgl diterima Tgl surat Asal surat Isi surat Ket.

Musyawarah Penegak 2019 | 152

 Keorganisasian dan Administrasi

b. Penomoran Surat
1) Surat Gugus depan
a) Kop Surat
GERAKAN PRAMUKA
GUGUS DEPAN PASURUAN
YANG BERPANGKALAN DI MAN INSAN CENDEKIA PASURUAN
Sekretariat : Graha Bakti Pramuka Unesa Kampus Lidah Wetan Gd. P-9 Surabaya
60213, Telp. 031-7520543
E-mail : pramukaunesa@gmail.com

GERAKAN PRAMUKA
GUGUS DEPAN PASURUAN
YANG BERPANGKALAN DI MAN INSAN CENDEKIA PASURUAN
Sekretariat: Graha Bakti Pramuka MAN Insan Cendekia Pasuruan-Jl. Juanda No.26 Sidoarjo 61253
Email: pramukainsancendekiapasuruan@gmail.com

b) Penomoran Surat
000-A/413-414/X/2019
Keterangan :
000 : nomor urut
A : kode surat (surat Gugus depan )
------- : kode Gugus depan
X : bulan
2019 : tahun
c) Tanda Tangan
Yang bertanda tangan dalam surat Gugus depan adalah Pembina Gugus depan
Surabaya 413 atau 414.
2) Surat Ambalan
a) Kop Surat
GERAKAN PRAMUKA
GUGUS DEPAN
AMBALAN ---------------
YANG BERPANGKALAN DI MAN INSAN CENDEKIA PASURUAN
Sekretariat: Graha Bakti Pramuka MAN Insan Cendekia Pasuruan-Jl. Juanda No.26
Sidoarjo 61253
Email: pramukainsancendekiapasuruan@gmail.com

GUGUS DEPAN PASURUAN

AMBALAN ----------
YANG BERPANGKALAN DI MAN INSAN CENDEKIA PASURUAN
Sekretariat: Graha Bakti Pramuka MAN Insan Cendekia Pasuruan-Jl. Juanda No.26 Sidoarjo 61253
Email: pramukainsancendekiapasuruan@gmail.com M u s y a w a r a h P e n e g a k 2 0 1 9 | 153
 Keorganisasian dan Administrasi

b) Penomoran Surat
000-B/413-414/X/2019
Keterangan:
000 : nomor urut
B : kode surat ( surat Ambalan)
------- : kode Gugus depan
X : bulan
2019 : tahun
c) Tanda Tangan
Yang bertanda tangan dalam surat Ambalan adalah Ketua Dewan Ambalan
3) Surat Kegiatan
a) Surat kegiatan dapat dibuat pada waktu tertentu apabila terdapat kegiatan yang
mendesak.
b) Penomoran Surat
001-MUSTEGAK/------/XII/2019
Keterangan:
000 : nomor urut
MUSTEGAK: kode surat ( surat Kegiatan)
--------- : kode Gugus depan
X : bulan
2019 : tahun
Ketentuan Surat
1. Nomor urut surat Gugus depan, Ambalan dan kegiatan dimulai dari awal kepengurusan
dewan Ambalan yang ditetapkan dalam Mustegak.
2. Kode Surat
Surat Gugus depan :A
Surat Ambalan :B
Surat kegiatan : singkatan nama kegiatan
3. KOP Surat menggunakan font Myriad Pro, Tebal dan Center dengan ukuran
14, kecuali Sekretariat dan E-mail menggunakan ukuran 8,5 dengan spasi 1 cm
4. Isi Surat memakai font Calibri dengan ukuran 12 dan spasi 1,5 cm.
5. Logo Surat
a. Gugus depan : Logo WOSM di sebelah kanan dan tunas kelapa
di sebelah kiri

Musyawarah Penegak 2019 | 154

 Keorganisasian dan Administrasi

b. Ambalan : Logo Ambalan di sebelah kiri

6. Format surat
Format surat yang dipakai di Ambalan menggunakan format lurus penuh dengan format
sebagai berikut.
1. Pembuka
a. Tanggal
b. Nomor
c. Lampiran
d. Hal
e. Alamat
2. Isi
a. Salam pembuka
b. Isi surat
c. Salam Penutup
3. Penutup
a. Nama jabatan
b. Tanda tangan
c. Nama terang
d. NIP / NIM
------------------------------------------------
e. Tembusan -----------------------------------------------------
f. Cap Dinas/Cap---------------------------------------------------------
jabatan
(a)
--------------------- (a) -----------------
LOG (b)
LOG
1 --------------------- (c) O
O
--------------------- (d)

---------------------
--------------------- (e)
---------------------

2
----------------------------------- (a)
-------------------------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------- (b)

------------------------------------------------------------ (c)

3
------------------------------- (a)

(b)

------------------------------ (c)
------------------------------ (d)
(f)
-------------------------------
------------------------------- (e)
4 -------------------------------

Musyawarah Penegak 2019 | 155

 Keorganisasian dan Administrasi

c. Prosedur Surat :
1) Sirkulasi surat keluar
a. Internal

Reka kerja/
Ambalan/Gugus Sekretaris KDA (acc)
depan

Arsip Asli (sekretaris)

Pemb. Gudep (acc)
Tujuan

b. Eksternal

Reka kerja/
Ambalan/Gugus Sekretaris KDA (acc)
depan
Arsip Asli (sekretaris)
PR III Pemb. Gudep (acc)
Tujuan

2) Sirkulasi surat masuk

Penerima KDA Pemb. Gudep (disposisi) Arsip (sekrt)

Bila dalam keadaan mendesak sirkulasi surat keluar bisa :

1. Reka kerja – BPH – Pembina Satuan – Pembina Gugus depan
2. Reka kerja – BPH – Pembina Gugus depan
3. Reka kerja – BPH – Pembina Satuan
4. Ketua Reka kerja bila berhalangan bisa menunjuk salah satu anggotanya untuk
meminta tanda tangan sesuai dengan prosedur di atas asalkan anggota Reka kerja
tersebut bisa mempertanggungjawabkannya kepada pemberi mandat.
5. Untuk memperlancar jalannya surat menyurat, 3 minggu sebelum pelaksanaan
kegiatan harus sudah disetujui dan ditandatangani Pembina. Bila kegiatan itu
mendesak dapat disesuaikan dengan situasi dan kondisi.
c. Keuangan Ambalan
Alur Keuangan Masuk

Pemasukan Bendahara Dewan

KDA (acc)

Musyawarah Penegak 2019 | 156

 Keorganisasian dan Administrasi

Alur Keuangan Keluar

Bendahara Reka Bendahara Dewan

Kerja KDA (acc)

d. Registrasi Anggota dan Alumni

a. Anggota
Registrasi anggota dilaksanakan tiap tahun sekali diawal periode kepengurusan dewan
Ambalan.
b. Alumni
Registrasi alumni dilakuan satu kali bersamaan dengan upacara adat wisuda.

Registrasi alumni dilakukan satu kali bersamaan dengan upacara penyambutan anggota
yang telah wisuda dan atau upacara pelepasan warga Ambalan.

Registrasi alumni dilakukan pada waktu berkala.

e. Pembuatan KTA
Pembuatan KTA dilakukan setelah pencatatan buku induk anggota Gugus depan secara
mandiri.

f. Buku Kerja
Adalah sebuah buku pedoman yang nantinya bisa digunakan sebagai media informasi, baik
Pembina, Alumni, dan Anggota sendiri. Buku kerja ini berisi tentang :
1. Satya Pramuka
2. Darma Pramuka
3. Profil Gugus depan
4. Sejarah Gerakan Pramuka
5. Sejarah Gugus depan
6. Visi dan Misi Gugus depan
7. Biodata Pembina
8. Struktur Pengurus Gerakan Pramuka Gugus depan.
Buku kerja ini dibuat oleh Dewan Ambalan 2 bulan setelah dilaksanakan Mustegak.

Musyawarah Penegak 2019 | 157