Qualitative Process Analysis : Studi Kasus

Pembayaran SPP Pada SMK Teknologi

Kemala Putri
202101151015
Program Studi Sistem Informasi – Business Process Management
kemala.putri@mhs.rosma.ac.id
Dr. Lila Setiyani, S.T,M.KOM
STMIK ROSMA

ABSTRAK
SPP atau Sumbangan Pembinaan Pendidikan adalah membayar jumlah uang yang telah
ditentukan oleh sekolah untuk membantu proses belajar. SPP merupakan iuran rutin sekolah
yang mana pembayarannya dilakukan setiap bulan sekali dan diminta untuk membawa kartu
SPP yang telah diberikan oleh pihak sekolah.
Dana iuran bulanan tersebut akan digunakan untuk meningkatkan sarana dan prasarana
sekolah supaya kegiatan belajar mengajar di sekolah dapat berjalan lancar dengan adanya
bantuan dari dana iuran tersebut.
Pembayaran SPP pada SMK Teknologi saat ini masih konvesional dengan mencatat
pada kartu pembayaran kemudian data pembayaran direkap secara manual pada buku. Hal ini
menyebabkan proses pembayaran memakan waktu lama dan tingkat kesalahan yang besar,
selain itu juga tingkat kecepatan akses data (laporan) jika dibutuhkan sewaktu-waktu
dibutuhkan menjadi terlambat.
Peneliti menggunakan sumber informasi dari narasumber yang diambil melalui
wawancara dengan Wakasek Mutu SMK Teknologi. Hasil dari penelitian ini adalah penyebab
dan solusi yang kemudian dimodelkan ke dalam proses bisnis usulan (redesign process)
menggunakan Business Process Modeling Notation (BPMN). Pemodelan proses bisnis usulan
ini dapat ditindak lanjuti oleh pihak sekolah untuk diimplementasikan sehingga proses
pembayaran SPP dapat menjadi lebih baik.

Kata kunci : Pembayaran SPP, redesign process, BPMN.

I. PENDAHULUAN
Pendidikan merupakan salah satu
kewajiban yang harus di tempuh oleh
setiap anak bangsa Indonesia. Hal ini
berdasarkan aturan dari Permen Dikbud
No.19 tahun 2016 tentang Program
Indonesia Pintar. Dalam pasal 2
menyebutkan “Setiap anak layak untuk
mendapatkan layanan pendidikan sampai
selesai dari satuan menengah pendidikan
serta dalam rangka mendukung
pelaksanaan pendidikan menengah
rintisan wajib belajar 12 tahun.” Maka
dengan ini hal Program Indonesia Pintar
bertujuan untuk meningkatkan akses
belajar bagi anak usia 16 sampai 21
tahun.[1]
Biaya pendidikan adalah salah satu
masukan pendukung dalam kegiatan
penyelenggaraan pendidikan. Biaya
berperan penting untuk mencapai tujuan
pendidikan baik dari sekolah atau
universitas. Dalam hal ini biaya dibagi
menjadi 2 yaitu biaya pendidikan
keseluruhan dan biaya per siswa. Untuk
biaya per siswa bersifat wajib yang
umumnya dikenal dengan Sumbangan
Pembinaan Pendidikan (SPP). Biaya SPP
ini umumnya diterapkan oleh sekolah
swasta yang dibebankan pada setiap
siswa. Karena sekolah swasta dalam
mengelola pendidikan dibebankan oleh
masyarakat atau kebijakan lokal. Berbeda
dengan sekolah Negeri yang biaya
pengelolaan sekolah masih ada bantuan
dari biaya pemerintah (Sanjiwani & Ayu,
2012).[2]
Sekolah SMK Teknologi
merupakan salah satu lembaga
pendidikan swasta dari Yayasan
Pendidikan Pelita Global yang
mengajarkan ilmu pengetahuan
Teknologi Informasi. Dalam pembiayaan
operasional sekolah sebagian besar
dibebankan kepada siswa, terutama pada
pembayaran SPP Sekolah. Karena
berdasarkan Dirjen Dikdasmen
Kementerian Pendidikan dan
Kebudayaan, meluruskan bahwa regulasi
sekolah gratis alias terbebas dari
pungutan SPP hanya diberlakukan pada
jenjang Sekolah Dasar (SD) dan Sekolah
Menengah Pertama (SMP) Negeri.
Kebijakan itu berlaku secara nasional.
Sementara kalau pembebasan SPP untuk
SMA dan SMK itu kebijakan lokal
(Hamid, 2017). Sehingga dalam hal ini
pihak Sekolah SMK Teknologi dalam
mencukupi biaya operasional Sekolah
membebankan pembiayaan sekolah
kepada orang tua siswa melalui
pembayaran SPP Sekolah yang harus
dibayarkan setiap bulannya.[3]
Pembayaran SPP pada SMK
Teknologi saat ini masih konvesional
dengan mencatat pada kartu pembayaran
kemudian data pembayaran direkap
secara manual pada buku. Hal ini
menyebabkan proses pembayaran
memakan waktu lama dan tingkat
kesalahan yang besar, selain itu juga
kecepatan akses data (laporan) jika
dibutuhkan sewaktu-waktu dibutuhkan
menjadi terlambat.[4]
Selain itu siswa tidak bisa
mengakses apapun dalam mengetahui
informasi pembayaran SPP yang jumlah
nominalnya berapa, kekurangan
pembayaran atau tanggal terakhir
pembayaran SPP tersebut. Para siswa
hanya dapat bertanya kepada Staff Tata
Usaha. Jika banyak siswa yang datang
kepada Staff Tata Usaha dan bertanya
satu per satu tentang pembayaran SPP hal
ini dapat menyita waktu yang sangat lama
karena Staff Tata Usaha harus mencari
nama siswa satu per satu dalam catatan
buku besar.[5][6][7][8][9][10][11][12]
 Pembayaran SPP ini diharapkan Hasil pemodelan bisnis yang
dapat membantu Staff Tata Usaha dalam berjalan adalah sebagai berikut :
mengelola data pembayaran dan
memudahkan siswa untuk mendapatkan
informasi yang dibutuhkan mengenai
pembayaran SPP dengan cara
mengakases web pembayaran SPP.
Dengan adanya penelitian ini
bertujuan untuk melakukan qualitative
process analysis pada proses pembayaran
SPP pada SMK Teknologi. Hasil dari
qualitative process analysis ini dapat
digunakan oleh SMK Teknologi untuk Gambar 1 Proses pembayaran SPP
melakukan redesign process. SMK Tenologi

II. METODE PENELITIAN Berdasarkan hasil pengumpulan

Dalam penelitian ini, peniliti data, narasumber menyampaikan
menggunakan data primer dari bahwa terdapat kendala yang
narasumber Wakasek Mutu SMK dihadapi dalam proses pembayaran
Teknologi. Teknik pengambilan SPP diantaranya :
data dilakukan dengan wawancara. 1. Sulit mencari data siswa
Hasil wawancara kemudian diolah 2. Jumlah keterlambatan
sehingga menghasilkan informasi pembayaran SPP di bulan
berupa proses bisnis pembayaran sebelumnya sulit di prediksi
SPP yang dimodelkan dengan 3. Sulit mengetahui uang
menggunakan business process pemasukan dan uang
modelling notation (BPMN). pengeluran
Berdasarkan pemodelan tersebut Berdasarkan informasi tersebut,
peniliti melakukan qualitative maka dilakukan analisis untuk dapat
process analysis menggunakan menyelesaikan masalah yang
metode root cause analysis dan dihadapi oleh Tata Usaha SMK
tools cause-effect diagram. Teknologi. Dalam teori business
process management, kita
III. HASIL DAN PEMBAHASAN mengenal analisis qualitative
Hasil penelitian harus sesuai dengan dengan menggunakan metode Root
tujuan penelitian yang diuraikan Cause Analysis. Metode adalah
sebelumnya. Pada bagian ini juga teknik yang membantu analisis
perlu dikemukakan perbandingan untuk mengidentifikasi dan
hasil penelitian dengan penelitian memahami akar masalah dari
sebelumnya. sebuah isu. Untuk melakukan Root
Cause Analysis, kita dapat
menggunakan Cause-effect
diagrams yang merupakan
gambaran antara pemberi efek
negatif dan potensial yang
 disebabkan. Oleh sebab itu peneliti
untuk menyelesaikan masalah yang
dihadapi oleh Tata Usaha SMK
Teknologi, peneliti akan
menggambarkan dalam bentuk
cause-effect diagram.

Fishbone Diagram Pendaftran Pasien

Cause and Effect Diagram

Date:
Cause Effect

Measurement Material Machine

Sulit mencari data

Pimpinan siswa
sulit melihat
uang
pemasukan Tidak
dan uang
pengeluaran
akurat data
Pencatatan
masih
dilakukan
secara
manual di Isu
buku besar permasalahan
pembayaran
SPP
Jumlah
keterlambatan
pembayaran
SPP

Tidak
terhitung
secara
otomatis

Method
Milieu Man

Gambar 2. Cause and effect

diagrams
Cause & Effect in Outline View
Dampak Penyebab Solusi
Mengembangkan sistem informasi pembayaran SPP
Pimpinan sulit Pencatatan dengan fitur : 1. Pembayaran SPP melalui web sekolah 2.
melihat uang masih Bukti akan langsung tersimpan di Database 3.
pemasukan dilakukan Pencatatan akan langsung di catat di excel
dan uang secara
pengeluaran manual

Tidak
Sulit mencari
akuratnya
data siswa
data

Jumlah Tidak
keterlambatan terhitung
pembayaran secara
SPP otomatis
Cause and Effect Analysis

EFFECT : Isu permasalahan pembayaran SPP

Measurement
Pimpinan sulit melihat uang pemasukan dan uang pengeluaran
Pencatatan masih dilakukan secara manual di buku besar

Material

Machine
Sulit mencari data siswa
Tidak akuratnya data

Milieu

Man

Method
Jumlah keterlambatan pembayaran SPP
Tidak terhitung secara manual

Gambar 3. Cause-effect outline view

 Berdasarkan cause-effect analysis dapat IV. KESIMPULAN
diidentifikasi bahwa isu permasalahan
Berdasarkan hasil dan pembahasan
pembayaran SPP dapat diselesaikan
penelitian dapat disimpulkan bahwa root
sebagai berikut :
cause analysis menggunakan cause-effect
diagram dapat digunakan untuk
menganalisis dampak, penyebab dan solusi
Tabel 1. Dampak, penyebab dan solusi
masalah sehingga dapat dilakukan redesign
Dampak Penyebab Solusi process yang lebih baik untuk pembayaran
Pimpinan Mengembangkan sistem SPP pada SMK Teknologi. Selanjutnya,
Pencatat
sulit melihat informasi pembayaran SPP menggunakan proses bisnis usulan tersebut,
an masih
uang dengan fitur : 1. dapat dilakukan design system yang dapat
dilakukan
pemasukan Pembayaran SPP melalui diimplementasikan sehingga dapat
secara
dan uang web
manual dievaluasi untuk perbaikan berkelanjutan.
pengeluaran sekolah
Sulit Tidak 2. Bukti akan langsung
mencari akuratny tersimpan di
data siswa a data Database UCAPAN TERIMAKASIH
Jumlah 3. Pencatatan akan langsung
Tidak Peneliti mengucapkan terimakasih
keterlambat di catat di excel
terhitung kepada SMK Teknologi yang memberi
an
secara kesempatan kepada peneliti untuk menulis
pembayaran
otomatis artikel ini.
SPP

Berdasarkana tabel 1, peneliti mengusulkan REFERENSI

redesign process sebagai berikut :
Gambar 4. Proses Bisnis Usulan
(Process Redesign)
[1] “195-763-1-PB.pdf.”
[2] M. Muqorobin, K. Kusrini, and E.
T. Luthfi, “Optimasi Metode Naive
Bayes Dengan Feature Selection
Information Gain Untuk Prediksi
Keterlambatan Pembayaran Spp
Sekolah,” J. Ilm. SINUS, vol. 17,
no. 1, p. 1, 2019, doi:
10.30646/sinus.v17i1.378.
[3] Hendrik Ika Dita Widia, “Sistem
Informasi Pembayaran Spp Pada
Smk Pawyatan Daha 3 Kediri,”
Simki-Techsain ISSN, vol. 01, no.
05, pp. 1–7, 2017.
[4] K. Rozikin et al., “Data Penulis :
Penanggung Jawab : Ketua Sekolah
Tinggi Elektronika dan Komputer
Pemimpin Redaksi : Unang
Achlison , S . T , M . Kom Mitra
Bestari : Prof . YL Sukestiyarno M .
S , Ph . D ( Universitas Negeri
Semarang ) Sekretaris Redaksi :
 Purwanto , S . K,” vol. 8, no. 1, 2021.
2015.
[5] M. Novianti, “Issn 1978-1741,” vol.
11, 2017.
[6] S. D. Usiska, “Program studi sistem
informasi universitas jember 2016,”
vol. 03, 2016.
[7] T. Setiawan, “Fakultas Komputer
TUGAS 2 - 88675543 Tri
Setiawan,” 2019.
[8] M. Muslihudin and Helmiyanto,
“Aplikasi Pembayaran Spp Berbasis
Android Di Madrasah Aliyah
Walisongo Lampung Tengah,” J.
Sist. Inf. Manaj. Basis Data, vol. 03,
no. 01, pp. 68–79, 2020, [Online].
Available:
https://jurnal.darmajaya.ac.id/index.
php/SIMADA/article/view/2008/10
69
[9] I. P. Sar, “Implementasi
Pembayaran SPP Berbasis WEB
Pada Sekolah Menengah Pertama
(SMP) Muhammadiyah Kota
Medan,” J. Pengabdi. Barelang,
vol. 2, no. 03, pp. 11–14, 2020, doi:
10.33884/jpb.v2i03.1986.
[10] Y. Laia, E. Erick, V. Leonardy, and
M. S. Sumantri, “Analisis Sistem
Pembayaran SPP Dengan Metode
Pemberian Report Secara Berkala,”
J-SISKO TECH (Jurnal Teknol.
Sist. Inf. dan Sist. Komput. TGD),
vol. 4, no. 2, p. 168, 2021, doi:
10.53513/jsk.v4i2.3238.
[11] Y. Nurdiyanti, “Pembayaran Spp
Dengan System Informasi
Manajemen Sekolah: Studi Pada
Madrasyah Aliyah Ypp Babakan
Jamanis,” J. Manag. Rev., vol. 2,
no. 1, p. 183, 2018, doi:
10.25157/jmr.v2i1.1120.
[12] S. Nasional, T. Elektro, S.
Informasi, and T. Informatika,
“1779-5491-1-Pb,” pp. 161–166,