PROGRAM KERJA INSTALASI REKAM MEDIS

TAHUN 2021

1. Pendahuluan
Pelayanan kesehatan rumah sakit yang bermutu dan aman merupakan
kebutuhan dan tuntutan masyarakat pengguna rumah sakit. Pelayanan
kesehatan seperti itu telah menjadi fokus perhatian pemerintah yang
dituangkan dalam kewajiban rumah sakit dan hak pasien (UU RI No. 44
tahun 2009 tentang Rumah Sakit). Pada Pasal 29 UU tersebut disebutkan
bahwa rumah sakit berkewajiban memberi pelayanan kesehatan yang
aman, bermutu, antidiskriminasi, dan efektif dengan mengutamakan
kepentingan pasien sesuai dengan standar pelayanan rumah sakit, dan
pada pasal 32 disebutkan bahwa pasien berhak memperoleh layanan
kesehatan yang bermutu sesuai dengan standar profesi dan standar
prosedur operasional serta memperoleh keamanan dan keselamatan
dirinya selama dalam perawatan di rumah sakit.
Dalam rangka memenuhi kebutuhan dan tuntutan masyarakat dan
dengan mengacu pada UU tentang Rumah Sakit tersebut, rumah sakit
harus melakukan upaya peningkatan mutu pelayanan kesehatan rumah
sakit dan keselamatan pasien.Rekam medis adalah “berkas yang berisikan
catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan,
tindakan dan pelayanan lain kepada pasien di sarana pelayanan
kesehatan” (Gemala R. Hatta (2012:73).

2. Latar Belakang
Program kerja dibuat sebagai acuan untuk melaksanakan kegiatan
sesuai dengan kegiatan dalam program dan meningkatkan mutu pelayanan
Instalasi Rekam Medis. Demi mewujudkan Rekam Medis yang lengkap dan
Berkualitas dalam rangka menunjang Pelayanan Kesehatan serta
meningkatkan kualitas pengisian rekam medis dengan meningkatkan
pengamatan terhadap kelengkapan berkas rekam medis melalui sistem
koordinasi dengan seluruh instalasi di Rumah Sakit Umum Daerah 45
Kuningan. Menyelenggarakan sistem pengolahan data medis untuk
menunjang tercapainya tertib administrasi Menyediakan informasi rekam
medis yang dapat dimanfaatkan dalam perencanaan dan pengambilan
keputusan bagi pimpinan rumah sakit.

3. Tujuan Umum dan Tujuan Khusus

a. Umum
Meningkatkan mutu pelayanan instalasi rekam medis
b. Khusus
1) Menjelaskan kegiatan yang akan dilakukan instalasi rekam medis
pada tahun 2021
2) Meningkatkan kualitas sumber daya manusia instalasi rekam medis
3) Meningkatkan pemanfaatan dan pengembangan SIMRS dalam
mendukung pelayanan serta pelaporan dalam rekam medis
4) Meningkatkan kemampuan dan keterampilan petugas rekam medis
5) Meningkatkan komunikasi antar instalasi kerja RS
1
4. Kegiatan Pokok dan Rincian Kegiatan
a. Kegiatan Pokok:
1) Registrasi pasien
2) Analisa dan Assembling
3) Pengolahan data untuk pelaporan Pemberian kode diagnosa
penyakit dan tindakan
4) Melakukan penyimpanan dan pengambilan kembali BRM
b. Rincian Kegiatan
1) Program Peningkatan Pelayanan Pendaftaran
Memastikan kelengapan pengisian identitas pasien pada SIMRS,
serta melengkapi persyaratan administrasi klaim yang dibutuhkan
dengan pelayanan yang ramah dari petugas terhadap pasien atau
pengunjung rs.
2) Program mutu rekam medis
a) Monitoring pengisiana rekam medis 1x24 jam;
b) Montoring kelengkapan pengisian icformed consent;
c) Monitoring penyediaan berkas rekam medis rawat jalan;
d) Monitoring penyediaan berkas rekam medis rawat inap;
e) Monitoring pengembalian berkas dari ruang perawatan 2x24jam;
f) Monitoring penomoran ganda.
3) Program retensi berkas rekam medis inaktif selama 5 tahun
terakhir
a) Penyortiran berkas rekam medis inaktif;
b) Perekapan berkas rekam medis inaktif.
4) Program ketepatan pengolahan statistik data dan pelaporan
a) Ketepatan pembuatan laporan bulanan;
b) Ketepatan pembuatan laporan tahunan;
5) Peningkatan Pemanfaatan serta pengembangan SIMRS
a) Seluruh petugas rekam medis minimal memiliki akun SIMRS,
dan menguasai SIMRS sesuai dengan unit kerjanya masing-
masing;
b) Edukasi dan pelatihan SIMRS secara menyeluruh terhadap
petugas rekam medis.

5. Cara melaksanakan Kegiatan

a. Melakukan monitoring kelangkapan input data identitas pasien oleh
petugas pendaftaran ke SIMRS;
b. Melakukan monitoring kelengkapan pengisian berkas rekam medis
1x24 jam secara sampling;
c. Melaksanakan analisis kuantitatif tentang kelengkapan pengisian
icformed consent pasien rawat inap secara sampling;
d. Melakukan monitoring terhadap penyediaan berkas rekam medis rawat
jalan secara sampling;
e. Melakukan monitoring penyediaan berkas rekam medis rawat inap
secara sampling di tempat pendaftaran rawat inap;
f. Monitoring pengembalian berkas dari ruang perawatan 2x24jam;
g. Monitoring penomoran ganda.
h. Memilah atau mensortir rekam medis inaktif;
2
 i. Monitoring kegiatan pelaporan rekam medis;
j. Bekerjasama dengan Instalasi SIMRS dalam upaya pengembangan
sistem, sosialisasi sistem kepada petugas rekam medis.

6. Sasaran
a. KIUP terisi lengkap sesuai identitas pasien 100%;
b. Waktu pengisian rekam medis 1x24 jam 80%;
c. Kelengkapan Informed Concent setelah mendapatkan informasi yang
jelas 100%;
d. Waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan mulai dari pasien
mendaftar sampai rekam medis disediakan oleh petugas filling kurang
lebih 10 menit 85 %;
e. Waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat inap mulai dari pasien
diputuskan untuk dirawat inap oleh dokter kurang lebih 15 menit 85
%;
f. Pengembalian rekam medis 2x24 jam tepat waktu 70%
g. Tidak ditemukannya nomor rekam medis ganda = 0;
h. Program retensi berkas rekam medis inaktif selama 5 tahun terakhir
yang optimal 75%;
i. Laporan intern dan ekstern dapat terlaksana secara lengkap, relevan
dan up to date.
1) Laporan bulanan
(a) Laporan RL5.1 Pengunjung rumah sakit dibuat paling lambat tanggal
5 bulan berikutnya;
(b) Laporan RL5.2 Kunjungan rawat jalan dibuat paling lambat tanggal 5
bulan berikutnya;
(c) Laporan RL5.3 Daftar 10 besar penyakit RI dibuat paling lambat
tanggal 5 bulan berikutnya;
(d) Laporan RL5.4 Daftar 10 besar penyakit RJ dibuat paling lambat
tanggal 5 bulan berikutnya;
(e) Laporan HIV dibuat paling lambat tanggal 30 bulan berjalan;
(f) Laporan Dengue Haemorragic Fever (DHF) dibuat paling lambat hari
berikutnya jika ditemukan kasus DHF positif.
2) Laporan tahunan : ( Updating )
(a) Laporan RL1.1 Data dasar rumah sakit dibuat paling lambat tanggal
10 bulan Januari tahun berikutnya;
(b) Laporan RL1.2 Indikator pelayanan rumah sakit dibuat paling lambat
tanggal 10 bulan Januari tahun berikutnya;
(c) Laporan RL1.3 Fasilitas tempat tidur dibuat paling lambat tanggal 10
bulan Januari tahun berikutnya;
(d) Laporan RL2 Ketenagaan dibuat paling lambat tanggal 10 bulan
Januari tahun berikutnya;
(e) Laporan RL3 Data kegiatan pelayanan rumah sakit
(1) Laporan RL3.1 Kegiatan pelayanan rawat inap dibuat paling
lambat tanggal 10 bulan Januari tahun berikutnya;
(2) Laporan RL3.1 Kegiatan pelayanan rawat darurat dibuat paling
lambat tanggal 10 bulan Januari tahun berikutnya;
(3) Laporan RL3.3 Kegiatan kesehatan gigi dan mulut dibuat paling
lambat tanggal 10 bulan Januari tahun berikutnya;

3
 (4) Laporan RL3.4 Kegiatan Kebidanan dibuat paling lambat tanggal
10 bulan Januari tahun berikutnya;
(5) Laporan RL3.5 Kegiatan Perinatologi dibuat paling lambat tanggal
10 bulan Januari tahun berikutnya;
(6) Laporan RL3.6 Kegiatan Pembedahan dibuat paling lambat
tanggal 10 bulan Januari tahun berikutnya;
(7) Laporan RL3.7 Kegiatan Radiologi dibuat paling lambat tanggal 10
bulan Januari tahun berikutnya;
(8) Laporan RL3.8 Pemeriksaan Laporatorium dibuat paling lambat
tanggal 10 bulan Januari tahun berikutnya;
(9) Laporan RL3.9 Pelayanan Rehabilitasi Medis dibuat paling lambat
tanggal 10 bulan Januari tahun berikutnya;
(10)Laporan RL3.10 Kegiatan pelayanan khusus dibuat paling lambat
tanggal 10 bulan Januari tahun berikutnya;
(11)Laporan RL3.11 Kegiatan Kesehatan Jiwa dibuat paling lambat
tanggal 10 bulan Januari tahun berikutnya;
(12)Laporan RL3.12 Kegiatan Keluarga Berencana dibuat paling
lambat tanggal 10 bulan Januari tahun berikutnya;
(13)Laporan RL3.13 Pengadaan obat, penulisan dan pelayanan resep;
(14)Laporan RL3.14 Kegiatan rujukan dibuat paling lambat tanggal 10
bulan Januari tahun berikutnya;
(15)Laporan RL3.15 Cara Bayar dibuat paling lambat tanggal 10 bulan
Januari tahun berikutnya.
(f) Laporan RL4
(1) Laporan RL4a Data keadaan morbiditas pasien rawat inap dibuat
paling lambat tanggal 10 bulan Januari tahun berikutnya;
(2) Laporan RL4a Data keadaan morbiditas pasien rawat jalan dibuat
paling lambat tanggal 10 bulan Januari tahun berikutnya.
j. Terpenuhinya kebutuhan informasi dalam SIMRS untuk memudahkan
penyajian data 80%
k. Kemampuan petugas rekam medis dalam mengoprasionalkan SIMRS
100%;

4
7. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan

NAMA KEGIATAN JAN FEB MAR APR MEI JUN JUL AGS SEPT OKT NOV DES

1. Program Peningkatan Pelayanan Pendaftaran

o Monitoring pelaksanaan
registrasi pasien rawat inap
dan jalan
2. Program Mutu Rekam Medis
o Montoring kelengkapan
pengisian rekam medik 24
jam setelah selesai
pelayanan
o Monitoring kelengkapan
Informed Concent setelah
mendapatkan informasi
yang jelas
o Monitoring waktu
penyediaan dokumen
rekam medik pelayanan
rawat jalan
o Monitoring waktu
penyediaan dokumen
rekam medik pelayanan
rawat inap
o Monitoring pengembalian
berkas rekam medis dari
ruang perawatan dalam
waktu 2x24 jam
o Monitoring No Rekam Medis
3. Program retensi berkas rekam medis inaktif selama 5 tahun terakhir
o Penyusutan rekam medis in

5
 aktif
4. Program ketepatan pelaporan intern dan extern
o Penyusunan laporan
bulanan
o Penyusunan laporan
tahunan
5. Peningkatan Pemanfaatan dan Pengembangan SIMRS
o Petugas rekam medis harus
memiliki akun SIMRS dan
menguasai SIMRS dengan
baik
o Melakukan sosialisasi serta
pembinaan petugas rekam
medis

6
8. Evaluasi Kegiatan dan Pelaporan
a. Melakukan rapat evaluasi pelaksanaan kegiatan setiap bulan oleh
instalasi rekam medis;
b. Membuat laporan hasil pelaksanaan kegiatan rekam medis yang telah
dilakukan pada akhir pelaksanaan.

9. Pencatatan, Pelaporan dan Evaluasi Kegiatan

a. Laporan evaluasi program dibuat tahunan;
b. Laporan diberikan kepada Ka Bid Pelayanan dan kepada direktur
rumah sakit dan dikoordinasikan dengan Ka Sub Bid Rekam Medis dan
SIK;
c. Rapat evaluasi tentang kegiatan rekam medis dilakukan tiap akhir
tahun untuk melihat pencapaian sasaran.

Kuningan, Januari 2021

Direktur RSUD 45 Kuningan Kepala Instalasi Rekam Medis

(dr. Deki Saefullah, MM. Kes) (Atik Komala, A.Md)

Pembina Tk I Penata
NIP : 19740425 200312 1 004 Nip 19860112 200902 2 001