A.

Sistem Pencatatan dan Pelaporan Rumah Sakit (SP2RS)

Pelaporan rumah sakit merupakan suatu alat organisasi yang bertujuan untukdapat
menghasilkan laporan secara cepat, tepat dan akurat. Sistem pelaporan di RS Surabaya
pada umumnya menggunakan sistem desentralisasi yang artinya
sistem pelaporan tidak terkoordinasi melalui satu pintu tetapi masing-
masing unit/urusanmenggunakan buku ekspedisi sendiri.
1. Jenis laporan yang dibuat dibedakan menjadi 2 kelompok, yaitu:
a. Laporan internal rumah sakit Yaitu laporan yang dibuat sebagai masukan untuk
menyusun konsep Rancangan Dasar Sistem Informasi Manajemen RumahSakit.
Indikasi laporan adalah :
1) Sensus harian, meliputi Pasien masuk rumah sakit, Pasien keluarrumah
sakit, Pasien meninggal di rumah sakit, Lamanya pasien dirawatdan Hari
perawatan.
2) Prosentase pemakaian TT
3) Kegiatan persalinan
4) Kegiatan pembedahan dan tindakan medis lainnya
5) Kegiatan rawat jalan penunjang b.
b. Laporan ekstern rumah sakit Yaitu pelaporan yang wajib dibuat oleh rumahsakit
sesuai dengan peraturan yang berlaku, ditunjukkan kepada
DepartemenKesehatan RI, Kanwil Depkes RI (sekarang, Dinkes Propinsi,
DinkesKabupaten/kota. Pelaporan yang dibuat sesuai kebutuhan Depkes RI,
meliputi:
1) Data Kegiatan Rumah Sakit (RL 1)
2) Data Keadaan Morbiditas Pasien Rawat Inap (RL 2a)
3) Data Keadaan Morbiditas penyakit Khusus Pasien Rawat Inap (RL2a1)
4) Data Keadaan Morbiditas Pasien Rawat Jalan (RL 2b)
5) Data Keadaan Morbiditas Penyakit Khusus Pasien Rawat Jalan (RL2b1)
6) Data individual Morbiditas Pasien Rawat Inap
a) Pasien Umum (RL 2.1)
b) Pasien Obstetrik (RL 2.2)
c) Pasien baru lahir/lahir mati (RL 2.3)
 7) Data Inventaris Rumah Sakit (RL3)
8) Data Keadaan ketenagaan RS (RL 4)9)
9) Data individual Ketenagaan RS (RL 4a)10)
10) Data Peralatan Rumah Sakit (RL 5)
2. Periode Pelaporana.
a. (RL 1) dibuat setiap tribulan berdasarkan catatan harian yang dikompilasi setiap
bulan
b. (RL 2 a) dilaporkan setahun sekali
c. (RL 2 b) dilaporkan setahun sekali.
d. (RL 2 a1) dilaporkan setiap bulan
e. (RL 2 a2) dilaporkan setiap bulan.
f. (RL 2.1), (RL 2.2), (RL 2.3), dibuat sistem sampling dari tangan 1 s/d 10setiap
bulan : Pebruari, Mei, Agustus dan Nopember khusus ke DepKes RI
g. (RL 3) dilaporkan setahun sekali.
h. (RL4), (RL 4a), (RL 5) dilaporkan setahun sekali
B. Puskesmas
Sistem Pencatatan Dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) adalah
kegiatan pencatatan dan pelaporan data umum, sarana, tenaga dan upaya pelayanan keseh
atan diPuskesmas.
Sistem adalah satu kesatuan yang terdiri dari komponen yang saling
berkaitan,berintegrasi dan mempunyai tujuan tertentu. Terpadu adalah merupakan gabung
an berbagaimacam kegiatan upaya pelayana kesehatan Puskesmas, sehingga dapat
dihindarkan,adanya pencatatan maupun pelaporan lain ( overlapping ), yang akan mempe
rberat beban kerja petugas Puskesmas. Pelaksanaan SP2TP menganut konsep wilayah ker
ja Puskesmasoleh karena itu mencakup semua kegiatan yang di Puskesmas Pembantu,
Puskesmas Keliling.
a) Jenis data yang dikumpulkan dan dicatat :
1. Demorafi ( kependudkan ) di wilayah kerja Puskesmas
2. Ketenagaan di Puskesmas
3. Sarana yang dimiliki Puskesmas
4. Kegiatan pokok Puskesmas
5. Laporan SP2TP mempergunakan sistem tahun kalenderKomponen SP2TP :A.
b) Sistem Pencatatan.Mekanisme Pencatatan:
1. Loket Unit Pelayanan Tindak lanjut
2. Yankes Luar Gedung
3. FF termasuk kartu status
4. KTPK
5. Regr Kunjung
6. Karcis
7. Kartu KB
8. Reg Rawat jalan
9. Reg Kohort ibu-anak
10. Sensus harian penyakit
11. Red penimbangan
12. Reg immunisasi
13. Reg Laboratorium
 14. Reg KIA
15. Reg KB
16. Reg Rawat inap
17. Rujukan
18. Reg Rawat jalan Pusling
19. Reg Immunisasi
20. Reg Penimbangan
21. Reg Perkermas
22. Reg Kesling
23. Reg P2M
24. Reg PSM
25. Reg UKS
26. Reg PKM
27. Bank Data Puskesmas
a. Pengolahan
b. Penyusunan Laporan
c) Mekanisme pelaksanaan :
1. Sistem sentralisasi : dimana penyimpanan, penyaluran, pengolahan catatandihimpun
melalui satu loket . Namun apabila kunjungannya banyak , dapatdigunakan lebih
satu loket, tetapi pengumpulan dan pengolahan tetap terpusat.
2. Sistem desentralisasi : penyaluran, pengumpulan dan pengolahan catatan
tidakdipusatkan, oleh karena ada bagian unit-unit pelayanan yang melakukannya,
tetapi pemberian nomor keluarga tetap mengacu pada pencatatan di Puskesmas
Formulir :
a. Family Folder ( berkas Kelurga ) adalah himpunan kartu-kartu individu
suatukeluarga yang memperoleh palayanan kesehatan di puskesmas.Kegunaan ;
1) Untuk mengikuti keadaan keehatan dari suatu keluarga
2) Untuk mengetahui gambaran penyakit di suatu keluarga
3) Untuk keperluan “ file sistem “
4) Untuk mengetahui banyaknya kepala keluarga di wilayah kerja
Puskesmasyang sudah memanfatkan pelayanan Puskesmas.
b. Kartu Tanda Pengenal Keluarga adalah alat untuk memudahakan pencatatan pen
carian file keluarga yang telah mempunyai family folder pada saatmeminta pela
yanan ulang Puskesmas. KTPK diberikan 1 kali saja bagi pengunjung , oleh kar
ena itu harus dibawa setiap kali berkunjung, dan tidak boleh hilang.
c. Kartu Rawat Jalan Adalah alat pencatatan informasi pasien yang berkunjung ke
Puskesmas dan untuk mempelajari riwayat perkembangankesehatan pasien.
d. Register Adalah formulir untuk merekap dan mengkompilasi data
kegiatan didalam dan di luar gedung Puskesmas, yang tekah dicatat di
kartu-kartu dan buku-buku atau catatan kegiatan.
e. Sistem Pelaporan
1) Mekanisme Pelaporan
2) Alur Pelaporan1.
a) Pengelolaan di Puskesmas
Laporan dari Pustu, BDD, Pusk keliling, Posyandu disampaikan
ke pengelola SP2TP Puskesmas
Pengelola menyusun dan mengkompilasi data yang bersumber dari : -
sensus harian dan – Register
b) Hasil kompilasi / olahan dimasukkan ke formulir laporan untuk
dikirimke Dinas Kesehatan kab / kota
c) Hasil olahan dianalisa dan disajikan untuk mengambil keputusan
(padalokakarya mini )2.
f. Pengelola di Dinas Kab /Kota
1) Laporan dari Puskesmas diterima oleh pengelola SP2TP Dinas
untukdikompilasi / diolah dan didistribusikan ke penanggung jawab
programFrekwensi dan Jenis Pelaporan
2) Laporan bulanan : Data Kesakitan ( LB1) Data Kematian ( LB 2) Gizi,KIA,
Immunisasi, Pengamatan Penyakit Menular ( LB3 ) Data Obat-obatan (
LB4)
3) Laporan Triwulan ( LT ) Laporan Triwulan meliputi :
KunjunganPuskesmas, Perkesmas, Pelayanan Medik Dasar Gigi-mulut,
Kesling,Laboratorium, PKM, PSM, Rujukan
4) Laporan Kejadian luar biasa ( KLB)
a. Formulir W1 : dilaporkan dalam 24 jam, digunakan untukmelaporkan
kejadian luar biasa atau wabah Satu helai formulir hanya dapat
digunakan untuk melapor satu jenis tersangka penyakit,melaporkan
dengan cara yang tercepat ; kurir, telpon, radio dll.Laporan W1 masih
memberikan gambaran KLB / wabah secarakasar, oleh karena itu
harus segra diikuti dengan ; Laporan penyelidikan sementara ( PE ),
Rencana penanggulangan.
b. Formulir W2 : dilaporkan secara mingguan, yaitu laporan
dari penyakit yang berpotensi menimbulkan KLB atau wabah yang per
lu dilaporkan secara rutin yaitu : Kolera, Diare, Pes,DHF(DBD),
Rabies, Difteri, Polio, Pertusis, Campak, dan penyakityang sedang
menjadi wabah ( Sars ).Wabah / KLB : adalah peristiwa timbulnya
penyakit yangmempunyai jumlah 2 kali lipat dari biasanya, atau
penyakit yangsebelumnya tidak ada , atau yang ditetapkan oleh
Pemerintah UU Wabah.
Ada 2 kriteria kunjungan :
1) Kunjungan, sbg seseorang yang datang ke Puskesmas baikuntuk
mendapat pelayanan kesehatan maupun hanya untukmendapat
keterangan sehat- sakit. Ada 2 kategori ;
a) Kunjungan baru : ialah seseorang yang pertama kali
datangke Pukesmas/ Pustu , sehingga dalam satu tahun
hanyadicatat sbg satu kunjungan baru.
b) Kunjungan lama : ialah seseorang yang datang
kePuskesmas / Pustu untuk kedua kali dan seterusnya
Pengecualian dari 2 hal diatas :
1. Kunjungan ibu hamil, pada setiap kehamilan baru
dianggabsebagai kunjungan baru , sedangkan
kunjungan kedua kalidan seterusnya selama kurun
waktu kehamilan tersebut (untuk mameriksa
kehamilan ) dianggab sebagai kunjunganlama.
Dengan demikian penetapan kunjungan ibu
hamiltidak ditentukan dengan tahun tetapi
diberlakukan sebagai “episode of illnes”
2. Kunjungan ibu menyusui , sebagai kunjungan baru
2 kali (sesuai anjuran menyususi selama 2 tahu ).
Kunjungan barudalam kurun waktu 2 tahun tersebut
dihitung sbg kunjungan baru.
3. Setiap kunjungan Balita, setelah ulang tahunnya ,
dianggabsebagai kunjungan baru. Jadi setiap balita
mempunyai 4 xkunjungan baru.Sedang kunjungan
kedua dan seterusnyadaru tahun yang bersangkutan
dicatat sebagai kunjunganlama.