Perbaikan Cover Dan Romawi

PERAN PURCHASING SECTION DALAM
PENGADAAN BARANG MELALUI DAILY MARKET

LIST DI HARRIS HOTEL SAMARINDA
TUGAS AKHIR
Oleh :
MELLIANI
19623055
KEMENTERIAN PENDIDIKAN KEBUDAYAAN RISET DAN

TEKNOLOGI
POLITEKNIK NEGERI SAMARINDA
JURUSAN PARIWISATA
PROGRAM STUDI PARIWISATA
2022
TUGAS AKHIR

Sebagai Persyaratan untuk menyelesaikan

Program Studi Diploma III Pariwisata
Jurusan Perhotelan
Oleh :
MELLIANI
19623055
PROGRAM STUDI DIII PARIWISATA

JURUSAN PARIWISATA
POLITEKNIK NEGERI SAMARINDA
TAHUN 2022
ii
PERNYATAAN KEASLIAN TUGAS AKHIR
Saya menyatakan dengan sesungguhnya bahwa Tugas Akhir ini adalah asli hasil
karya saya dan tidak pernah ada karya yang pernah dilakukan untuk memperoleh
gelar ahli madya di perguruan tinggi dan sepanjang pengetahuan saya juga tidak
terdapat karya atau pendapat yang pernah di tulis atau dipublikasikan oleh orang
lain, kecuali secara tertulis disebutkan sumbernya dalam naskah maupun dalam
daftar pustaka.
Samarinda, Juli 2022
Melliani
iii
HALAMAN PENGESAHAN PEMBIMBING

NAMA : Melliani
NIM : 19623052
JURUSAN : PARIWISATA
PROGRAM STUDI : D3 PARIWISATA PERHOTELAN
JENJANG STUDI : DIPLOMA III
Laporan Tugas Akhir ini telah disahkan
Pada tanggal, 25 Juli 2022
Menyetujui
Pembimbing I, Pembimbing II,
I Wayan Sudarmayasa, SST.Par, M.Par Musdalifah, SE, M.Si

NIP. 19781120 200212 1 001 NIP. 19 811 114 200812 2005
Mengesahkan:
Plt. Direktur Politeknik Negeri Samarinda,
Budi Nugroho, ST., M.Eng

NIP. 19720614 200003 1 001
iv
LEMBAR PENGESAHAN

Sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan
Program Studi Diploma III Pariwisata
Oleh :
MELLIANI
19.623.055
Disetujui oleh Tim Penguji Tugas Akhir : Tanggal ujian : 25/07/2022

Periode wisuda : 2022
1. I Wayan Sudarmayasa, SST.Par, M.Par (Pembimbing I)

NIP. 19781120 200212 1 001
2. Musdalifah, SE, M.Si (Pembimbing II)

NIP. 19 811 114 200812 2005
3. Tauhid Hira, SS, M. Hum (Penguji I)

NIP. 19850923 201903 1 012
4. Sari Pratiwi, S. Hum., MM (Penguji II)

NIP. 19900709 202203 2 002
5. Sabalius Uhai, SST. Par, M. Par (Penguji III)

NIP. 9900981232

Ketua Jurusan Pariwisata
I Wayan Lanang Nala, SST.Par, M.Par

NIP. 19780820 200212 1 003
v
HALAMAN PENGESAHAN PENGUJI
Kami dengan sebenarnya menyatakan bahwa, kami telah membaca keseluruhan
dari Tugas Akhir ini, dan kami berpendapat bahwa Tugas Akhir ini layak dan
memenuhi syarat untuk memperoleh gelar Ahli Madya.
Tanda Tangan :
Nama Penguji I : Tauhid Hira, SS, M. Hum
Tanggal Pengujian : 25 Juli 2022
Tanda Tangan :
Nama Penguji II : Sari Pratiwi, S. Hum., MM
Tanda Tangan :
Nama Penguji III : Sabalius Uhai, SST. Par, M. Par
vi
PERAN PURCHASING SECTION DALAM PENGADAAN
BARANG MELALUI DAILY MARKET LIST DI HARRIS
HOTEL SAMARINDA
Nama : Melliani
NIM : 19623055
Dosen Pembimbing : I Wayan Sudarmayasa, SST.Par, M.Par
Musdalifah, SE, M.Si
ABSTRAK
Accounting deparment merupakan bagian yang bertanggung jawab dalam

mengurus segala kelancaran keuangan dan kebutuhan hotel. Accounting
department memiliki sub bagian yaitu purchasing, purchasing section merupakan
bagian yang membantu memenuhi dan membeli setiap keperluan barang maupun
bahan baku hotel. Peran bagian purchasing sangat penting dan sangat dibutuhkan
untuk memenuhi setiap kebutuhan hotel karena dengan begitu akan membuat
keuntungan dan kelancaran bagi Harris Hotel Samarinda. Pengadaan barang hotel
melalui daily market list yang biasanya digunakan oleh bagian Food and beverage
department terutama bagian Kitchen dan Restoran. Jenis barang daily market list
yaitu berupa perishable merupakan barang yang hanya bertahan dalam jangka
waktu sebentar, groceries barang yang bisa bertahan dalam jangka waktu yang
sedikit lama.
Kata kunci : Accounting Department, Purchasing, Daily Market list, Perishable, Groceries
vii
THE ROLE OF PURCHASING SECTION IN PROCUREMENT
OF GOODS THROUGH THE DAILY MARKET LIST AT HARRIS
HOTEL SAMARINDA
Name : Melliani
Student ID : 19623055
Supervising Lecturer : I Wayan Sudarmayasa, SST.Par, M.Par
Musdalifah, SE, M.Si
ABSTRACT
The accounting department is responsible for managing all hotel finances and
needs. The accounting department has a sub-section, namely purchasing,
purchasing which is a part that helps fulfill and buy every need for goods and hotel
raw materials. The purchase of parts that are very important and very needed to
meet every hotel need because it will provide benefits and advantages for Harris
Hotel Samarinda. Procurement of hotel goods through the daily market list which
is usually used by the Food and beverage department, especially the Kitchen and
Restaurant section. The types of daily market list items, namely perishables, are
items that only last for a short period of time, groceries that can last for a slightly
longer period of time.
Keywords : Accounting Department, Purchasing, Daily Market list, Perishable, Groceries
viii
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yesus yang maha kuasa atas
segala penyertaan dan kasih-Nya yang selalu menyertai penulis, atas segala
anugerah dan kesehatan yang telah diberikan bagi penulis, Hingga penulis bisa
mendapatkan kemudahan dan kemampuan dalam menyusun Proposal Tugas Akhir
yang berjudul “Peran Purchasing Section dalam Pengadaan Barang melalui Daily
Market List di Harris Hotel Samarinda”.
Proposal Tugas Akhir ini disusun untuk memberikan sedikit gambaran
terhadap tugas akhir yang nantinya sebagai persyaratan kelulusan program Diploma
III Pariwisata Jurusan Perhotelan Polikteknik Negeri Samarinda.
Pada kesempatan ini penulis mengucapkan terimakasih sebesar-besarnya
kepada pihak-pihak yang telah membantu penulis dan mendukung penulis di dalam
masa penyusunan Proposal Tugas Akhir sehingga dapat penulis dapat
menyelesaikannya, dan dengan ini penulis mengucapkan rasa terima kasih kepada:
1. Bapak Budi Nugroho, ST, M.Eng, selaku Plt. Direktur Politeknik Negeri
Samarinda.
2. Bapak I Wayan Lanang Nala, STT.Par, M.Par selaku Ketua Jurusan
Pariwisata Politeknik Negeri Samarinda
3. Bapak I Wayan Sudarmayasa, SST.Par, M.Par, selaku dosen
pembimbing I yang telah membantu saya memberikan bimbingan, saran
serta banyak sekali memberikan motivasi dalam proses penyelesaian
Tugas Akhir ini.
ix
4. Ibu Musdalifah, SE, M.Si, selaku dosen pembimbing II yang juga ikut
memberikan banyak saran dan masukkan kepada penulis dalam proses
penyelesaian Tugas Akhir ini juga.
5. Bapak dan Ibu pada bagian Accounting Department Harris Hotel
Samarinda yang juga membantu saya dalam memberikan informasi
sehingga penulis lebih mudah dalam penelitian dan memotivasi penulis
dalam penelitian.
6. Kedua orang tua saya, maupun keluarga besar saya karena telah
membantu saya melalui dukungan dan doa kalian sehingga saya bisa
menyelesaikan laporan ini
7. Bapak dan ibu dosen, staf administrasi Jurusan Pariwisata
8. Sahabat dekat penulis dan kakak-kakak yang selalu memberikan
motivasi, dan dukungan selalu untuk bisa segera menyelesaikan Tugas
Akhir ini dengan lancar.
9. Teman-teman kelas yang sudah membantu dan saling memberikan
semangat dalam proses pengerjaan Tugas Akhir ini sampai selesai.
Pada akhir kata penulis mengucapkan terima kasih kepada seluruh pihak
yang telah membantu penulis didalam menyusun Tugas Akhir ini, kiranya melalui
hasil penelitian ini dapat bermanfaat dan berguna bagi para pembaca sehingga
menjadi tambahan ilmu untuk kedepannya.
Penulis
x
DAFTAR ISI
Pernyataan Keaslian Tugas Akhir .......................................................................... iii

Halaman Pengesahan Pembimbing ........................................................................ iv
Lembar Pengesahan .................................................................................................v
Halaman Pengesahan Penguji ................................................................................ vi
Abstrak .................................................................................................................. vii
Abstract ................................................................................................................ viii
Kata Pengantar ....................................................................................................... ix
Daftar Isi................................................................................................................. xi
Daftar Tabel ......................................................................................................... xiii
Daftar Gambar...................................................................................................... xiv
BAB I PENDAHULUAN .......................................................................................1
1.1 Latar Belakang ....................................................................................1
1.2 Rumusan Masalah...............................................................................5
1.3 Batasan Masalah .................................................................................5
1.4 Tujuan Penelitian ................................................................................6
1.5 Manfaat Penelitian ..............................................................................6
1.6 Sistematika Penulisan .........................................................................7
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ............................................................................9
2.1 Teori Hotel ..........................................................................................9
2.2 Department Dalam Hotel ..................................................................13
2.3 Accounting Department ....................................................................17
2.3.1 Purchasing ........................................................................................21
2.3.2 Metode Pengadaan Barang ...............................................................26
2.3.3 Daily Market List .............................................................................27
2.3.4 Supplier ............................................................................................29
2.4 Penelitian Terdahulu .........................................................................30
2.5 Kerangka Berpikir ............................................................................32
BAB III METODE PENELITIAN .....................................................................33
3.1 Lokasi dan Waktu Penelitian ............................................................33
3.2 Jenis Data ..........................................................................................33
xi
3.2.1 Sumber Data ......................................................................................34
3.3. Populasi ............................................................................................34
3.4 Teknik Pengumpulan Data ...............................................................35
3.4.1 Observasi ..........................................................................................36
3.4.2 Wawancara .......................................................................................36
3.4.3 Dokumentasi.....................................................................................37
3.4.4 Studi Pustaka ....................................................................................37
3.5 Teknik Analisis Data ........................................................................38
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ..............................................................39
4.1. Gambaran Umum Hotel ....................................................................39
4.1.1 Klasifikasi Harris Hotel Samarinda...................................................40
4.2 Food Purchasing Control .................................................................41
4.3 Pengertian Store atau Gudang ..........................................................42
4.4 Kerjasama bagian Purchasing dengan bagian lain ...........................48
4.5 Sistem atau Cara Pembelian Barang Pada Hotel ..............................50
4.5.1 Jenis Kebutuhan Pembelian dalam sebuah Hotel .............................51
4.6 Siklus Dokumen Pembelian Barang Hotel .......................................51
4.6.1 Proses Pengadaan Barang Pada Harris Hotel Samarinda ..................53
4.7 Peran Purchasing Section dalam Pengadaan Barang Melalui Daily
Market List di Harris Hotel Samarinda .............................................54
4.7.1 Form yang digunakan dalam Purchasing Harris Hotel Samarinda ..55
4.7.2 Proses Pengadaan dan Penanganan Daily Market List oleh Purchasing
Pada Harris Hotel Samarinda ............................................................56
4.7.3 Alur Penanganan Barang Melalui Front Office departemen di bagian
Purchasing. .......................................................................................60
4.7.4 Perbandingan Teori Purchasing dan Praktek Kerja Lapangan di Harris
Hotel Samarinda ...............................................................................63
BAB V PENUTUP ................................................................................................67
5.1 Kesimpulan ........................................................................................67
5.2 Saran ..................................................................................................68
Daftar Pustaka
Lampiran
xii
DAFTAR TABEL
Tabel 2.3 Struktur Organisasi Accounting Department ................................ 20
Tabel 2.4.1 Penelitian Terdahulu ..................................................................... 30

Tabel 2.5.1 Kerangka Berpikir ......................................................................... 32
Tabel 3.3 Daftar Pertanyaan Wawancara ..................................................... 35
Tabel 4.7.4 Perbandingan Teori Purchasing dan Praktek Kerja Lapangan di
Harris Hotel Samarinda ............................................................. 63
xiii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 4.7.2 Alur Penanganan Daily Market List Di Harris Hotel Samarinda ... 57
Gambar 4.7.3 Alur Penanganan Barang Melalui Front Office departemen di
bagian Purchasing ......................................................................... 60
xiv
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Pada saat ini pariwisata di Indonesia sangat berkembang, dimana dapat
dilihat dengan bertambahnya jumlah wisatawan baik wisatawan domestik maupun
wisatawan asing. Para wisatawan sudah banyak mengenal Indonesia melalui
berbagai macam budaya, adat istiadat, kegiatan perekonomian hingga ke
pariwisatanya. Oleh karena itu, pemerintah dan berbagai macam lembaga
pariwisata turut untuk mengembangkan industri pariwisata dengan menyediakan
pelayanan jasa penginapan, penyedia makanan dan minuman serta fasilitas jasa
lainnya dimana semua pelayanan itu di peruntukkan bagi masyarakat umum
maupun wisatawan asing yaitu berupa akomodasi yang lengkap dengan restaurant
di dalamnya serta banyak fasilitas lainnya juga dan suatu tempat bernaung bagi para
tamu atau wisatawan asing yang melakukan perjalanan jauh dan biasanya
akomodasi ini di sebut hotel. Sangat cocok bagi para tamu atau wisatawan asing
yang bermalam di hotel tersebut untuk bebeberapa hari atau malam, ataupun bagi
mereka yang hanya menggunakan fasilitas tertentu yang dimiliki hotel itu.
Sebagai di ketahui hotel memiliki berbagai pengertian menurut para ahli
yaitu menurut Keputusan Menteri Parpostel no Km 94/HK103/MPPT 1987 “hotel
ialah salah satu jenis akomodasi yang menerapkan sebagian atau semua bagian
untuk jasa fasilitas penginapan, fasilitator makanan dan minuman serta jasa
lainnya bagi masyarakat umum yang dioperasikan secara komersil”, kemudian
1
Menurut pendapat dari American Hotel and Association “hotel ialah suatu tempat
yang berniat disiapkan untuk tujuan pengianapan, makan dan minum serta failitas
lainnya yang terdapat pada berupa fasilitas hotel lainnya”, setelah melihat dari
beberapa pengertian para ahli baik secara pengertian umum Hotel merupakan suatu
bentuk bangunan, atribut, instansi atau sebuah badan usaha akomodasi yang
menyiapkan fasilitas jasa penginapan, fasilitator makanan dan minuman serta
menyiapkan fasilitas jasa lainnya.
Kota Samarinda merupakan tempat yang memiliki banyak penyediaan
pelayanan jasa menginap yaitu Hotel, baik dari berbintang 5(*) hingga ke bintang
1(*), dengan memiliki kualitas dan pelayanan yang berbeda-beda yang cocok
sebagai tempat untuk transit bagi orang yang sedang melakukan perjalanan jauh.
Harris Hotel Samarinda merupakan salah satu hotel berbintang yang terkenal di
Kota Samarinda yang beralamat di jalan Untung Suropati No.35, Sungai Kunjang
Samarinda Kalimantan Timur 75126, Indonesia. Di Harris Hotel Samarinda
memiliki beberapa departemen yang membantu menunjang kegiatan dan majunya
hotel yaitu bagian Front Office Department, Sales & Manajemen Department,
Accounting Department, Engineering Department, Food & Beverage Department,
Housekeeping Department, HR Department.
Dalam menunjang suatu kualitas pelayanan dan fasilitas pada hotel pasti
diperlukannya salah satu bagian penting untuk bisa memenuhi kebutuhan hotel
yaitu seperti bagian accounting departement yang memiliki tanggung jawab
didalam kelancaraan keuangan dan kebutuhan hotel. Pada accounting department
memiliki beberapa section yang ada di dalamnya yaitu ada General Cashier,
2
Income Audit, Account Receivable, Account Payable, Cost Control, Purchasing,
Chief Accountant, dan Financial Controller. Semua bagian memiliki tugas dan
tanggung jawab masing-masing.
Accounting department memiliki bagian yang mengurus keperluan atau
pengadaan barang hotel mulai dari bahan baku hingga ke barang-barang pada hotel
yaitu di sebut dengan bagian Purchasing. Purchasing merupakan suatu bagian yang
sangat penting dalam menjalankan sebuah kemajuan hotel, karena purchasing
melakukan pengadaan barang untuk melengkapi semua keperluan harian ataupun
bulanan baik jangka waktu pendek hingga ke jangka waktu panjang pada hotel baik
berupa barang-barang, alat untuk kelengkapan hotel dan juga berupa bahan-bahan
baku, berupa makanan dan minuman untuk melengkapi restaurant di dalam hotel.
Adapun beberapa kelompok yang ada dalam pengadaan barang hotel yaitu berupa
barang perishable barang yang hanya bertahan dalam jangka waktu singkat tidak
bisa di simpan lama karena harus segera digunakan dan hanya mencapai batas
waktu beberapa hari saja, kemudian barang groceries barang yang bisa bertahan
lebih lama atau dalam jangka waktu yang lama karena barang yang belum
digunakan bisa disimpan terlebih dahulu di dalam gudang penyimpanan barang
hotel, dan terakhir barang material barang yang juga di gunakan waktu lama dan
sifatnya lebih kepada keperluan bagian engeneering hotel karena berupa peralatan
ataupun bahan dalam perbaikan atau pemeliharaan barang hotel yang sifatnya keras.
Terdapat beberapa kesalahan ataupun masalah di dalam bagian purchasing,
yaitu dimana terjadinya suatu masalah dalam kurangnya ketelitian pada saat
melakukan penerimaan barang yang harusnya barang tersebut di kirimkan kepada
3
hotel Aston Samarinda tetapi malah termasuk ke dalam Harris Hotel Samarinda
menjadikan sedikit masalah karena dari pihak pengiriman barang tidak memeriksa
kembali apa saja barang yang di pesan dari Harris Hotel Samarinda dan dari pihak
Harris Hotel tidak melakukan pemeriksaan ulang pada nota atau bukti terima barang
sehingga nota yang telah di terima harus di kembalikan kembali kepada supplier
yang melakukan pengiriman barang, kemudian kasus proses pembelian barang
yang kadang tidak memiliki stok dan harus mengganti dengan barang yang serupa
meskipun berbeda brand, setiap melakukan pengadaan barang berupa bahan
makanan sesekali pasti terjadi salah pengiriman ataupun barang di hotel dikirim
dalam waktu yang telah lewat (kadaluarsa) membuat harus kembali di return agar
bisa sesuai dengan pemesanan, dalam pengadaan barang daily market list juga
biasanya ada saja yang urgent harus mencari secara langsung mengakibatkan
bagian purchasing harus bisa bertindak cepat agar bisa mendapatkan barang yang
di butuhkan untuk waktu yg dekat, jika barang daily market list ataupun bahan tidak
dibutuhkan dalam waktu dekat maka akan tetap di lakukan pemesanan barang
seperti biasa, dalam pemesanan barang harus di lihat terlebih dahulu melalui
purchase requisition yang di pesan setiap department melalui sistem VHP
kemudian akan di buatkan purchase order ketika melakukan purchase order
terkadang harga barang yang berada di nota penjualan dan di sistem berbeda dan
harus di sesuaikan agar tidak terjadi perbedaan. Adapun permasalahan yang dialami
oleh bagian purchasing yaitu menyangkut daily market list. Sering terjadi
keterlambatan dalam penyerahan daily market list oleh kitchen maupun Restoran
kepada bagian purchasing sehingga dapat menghambat pemesanan kepada
4
supplier. Pemesanan yang dilakukan lewat daily market list, kadang tidak sesuai
dengan harapan pihak kitchen maupun restoran, sehingga terkadang bagian
purchasing harus mereturn dan memesankan kembali pada supplier yang lainnya.
Banyaknya permintaan barang perishable yang musiman, yang menyebabkan
purchasing sedikit kesulitan untuk mendapatkannya. Dalam hal penggunaan barang
yang statusnya urgent atau di butuhkan dengan cepat membuat purchasing yang
harus menerima getahnya, menyebabkan harus mengeluarkan cash purchase secara
mendadak juga.
Berdasarkan dari uraian di atas, maka penulis dapat simpulkan bahwa dalam
pengadaan barang harus dapat di perhatikan dengan baik dan peranan dari bagian
purchasing sangat-sangat dibutuhkan karena harus dilakukan dengan tanggap dan
teliti agar tidak menjadi masalah yang serius dan menjadi kendala dalam
menjalankan prosedur hotel. Oleh karena itu penulis mengkaji lebih lanjut dengan
judul Tugas Akhir yaitu sebagai berikut “Peran Purchasing Section dalam
Pengadaan Barang Hotel melalui Daily Market List Di Harris Hotel Samarinda”
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan oleh beberapa masalah di atas, maka bagaimana peran purchasing
section dalam daily market list di Harris Hotel Samarinda ?
1.3 Batasan Masalah

Mengingat luasnya pembahasan, penulis membatasi masalah agar penulis
bisa fokus untuk menjelaskan tentang masalah yang dibahas. Oleh itu Penulis
5
membahas tentang Peran Purchasing section dalam daily market list di Harris Hotel
Samarinda.
1.4 Tujuan Penelitian
Dengan ini penulis memiliki tujuan untuk memberikan pengetahuan bagi
setiap mahasiswa mengenai tentang pengadaan barang hotel yang di lakukan sehari-
hari untuk memenuhi kebutuhan hotel melalui Tugas Akhir yang penulis bawakan.
1.5 Manfaat Penelitian
Dari apa yang penulis tuliskan, manfaat yang penulis harapkan setelah
melakukan penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Bagi Penulis :
Untuk bisa menambahkan wawasan dan pengetahuan penulis mengenai apa
itu peran purchasing section dalam daily market list di Harris Hotel
Samarinda yang tidak ada penulis dapatkan sebelumnya dalam bangku
perkuliahan dan menjadikan sebagai acuan jika berada di Hotel.
2. Bagi Pembaca :
Untuk memberikan suatu referensi berupa tambahan untuk penelitian di
waktu yang akan datang jika dibutuhkan, selain itu juga memberikan
wawasan dan pengetahuan yang sedikit luas mengenai apa pentingnya
bagian purchasing bagi Hotel.
3. Bagi Hotel :
Sebagai penunjang operasional yang baik agar bisa di lakukan dengan lebih
baik lagi dan bisa menjadi bahan peningkatan bagi hotel.
6
1.6 Sistematika Penulisan
1. BAB I : Berisikan kerangka/kajian Pustaka, latar belakang,
rumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian,
manfaat penelitian dan sistematika penulisan
2. BAB II : Berisikan teori hotel, departement dalam hotel,
accounting department, purchasing, metode pengadaan
barang, daily market list, supplier, penelitian terdahulu
dan kerangka berpikir
3. BAB III : Berisikan lokasi dan waktu penelitian, jenis data,
populasi, teknik pengumpulan data, studi Pustaka, teknik
analisa data
4. BAB IV : Berisikan gambaran umum hotel, Klasifikasi Harris Hotel
Samarinda, food purchasing control, pengertian store
atau gudang, kerjasama purchasing dengan bagian lain,
sistem dan cara pembelian barang pada hotel, jenis
kebutuhan pembelian dalam sebuah hotel, siklus
pembelian barang hotel, proses pengadaan barang pada
Harris Hotel Samarinda, peran purchasing section dalam
pengadaan barang melalui daily market list di Harris
Hotel Samarinda, form yang digunakan dalam
purchasing Harris Hotel Samarinda, proses pengadaan
dan penanganan daily market list oleh purchasing pada
7
Harris Hotel Samarinda, alur penanganan barang melalui
front office departemen di bagian purchasing,
perbandingan teori purchasing dan praktek kerja
lapangan di Harris Hotel Samarinda.
5. BAB V : Kesimpulan dan saran
Daftar Pustaka
Lampiran
8
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Teori Hotel
Hotel adalah jenis akomodasi yang dikelola secara komersial dan
profesional, disediakan bagi setiap orang untuk mendapatkan pelayanan
penginapan, makan dan minum serta pelayanan lainnya (Bagyono, 2014). Setiap
hotel juga bervariasi antara satu hotel dengan hotel lainnya yang bertujuan untuk
menarik pelanggan pada segmentasi tertentu melalui model penetapan harga dan
strategi pemasaran atau melalui berbagai layanan yang di tawarkan.
Hotel merupakan suatu bentuk bangunan, lambang, perusahaan atau badan
usaha akomodasi yang menyediakan pelayanan jasa penginapan, penyedia makanan
dan minuman serta fasilitas jasa lainnya dimana semua pelayanan itu diperuntukkan
bagi masyarakat umum, baik mereka yang bermalam di hotel tersebut ataupun
mereka yang hanya menggunakan fasilitas tertentu yang dimiliki hotel itu. Menurut
American Hotel & Motel Association, definisi hotel adalah tempat yang
menyediakan beberapa hal. Seperti penginapan, makanan dan minuman. Sebuah
hotel akan menyediakan berbagai pelayanan yang akan disewakan kepada tamu
yang datang. Khususnya bagi mereka yang memutuskan untuk tinggal sementara di
hotel tersebut. Hotel adalah sarana yang digunakan untuk tempat tinggal umum bagi
para wisatawan. Hotel akan memberikan pelayanan berupa jasa kamar, makanan
dan minuman, serta akomodasi. Akan tetapi, jika ingin merasakan pelayanan-
pelayanan tersebut, pengguna hotel tersebut harus membayarnya (Lawson, 1997).
9
Berdasarkan beberapa pengertian diatas, dengan begitu dapat di simpulkan
bahwa pengertian hotel adalah suatu jenis akomodasi yang mempergunakan
sebagian atau seluruh bangunan untuk menyediakan jasa penginapan, makanan dan
minuman serta jasa penunjang lainnya bagi umum yang dikelola secara komersial.
 Klasifikasi Hotel
Berdasarkan keputusan Dirjen Pariwisata No. 14/U/II/1988, tentang usaha
dan pengelolaan hotel menjelaskan bahwa klasifikasi hotel menggunakan sistem
bintang. Sistem bintang dalam hotel dimulai dari bintang satu (*) merupakan kelas
terendah dalam industry perhotelan, hingga ke bintang lima (*****) yang
merupakan kelas tertinggi dalam industry perhotelan, adapun jika hotel yang tidak
memenuhi standar dari kelima kelas tersebut atau dibawah standar minimum yang
sudah ditentukan oleh hotel disebut dengan hotel non-bintang. Pernyataan
penentuan kelas hotel ini dinyatakan oleh Dirjen Pariwisata dengan sertifikat yang
dikeluarkan dan dilakukan tiga tahun sekali dengan tata cara pelaksanaan
ditentukan oleh Dirjen Pariwisata.
Dasar penilaian yang digunakan antara lain :
1. Persyaratan fisik, yaitu meliputi lokasi hotel atau kondisi bangunan hotel.
2. Jumlah kamar yang tersedia.
3. Kualifikasi tenaga kerja, yaitu Pendidikan dan kesejahteraan karyawan.
4. Bentuk pelayanan yang diberikan
5. Fasilitas-fasilitas pendukung operasional hotel, berupa fasilitas olahraga
dan rekreasi lainnya yang tersedia seperti kolam renang, restauran dan bar.
10
Klasifikasi hotel berbintang tersebut secara garis besar adalah sebagai berikut :
a) Hotel berbintang satu (*) :
 Jumlah kamar standard, minimum 15 kamar
 Kamar mandi di dalam
 Luas kamar standard, minimum 20 m2
b) Hotel berbintang dua (**) :
 Kamar suite, minimum satu kamar
 Kamar memiliki telepon dan televisi
 Luas kamar suite, minimum 44 m2
 Pintu kamar di lengkapi pengaman
 Harus ada lobby tata udara dengan AC/Ventilasi
 Kapasitas penerangan minimum 150 lux
 Terdapat sarana olahraga dan rekereasi
 Ruangan dilengkapi tata udara dengan pengatur udara
 Memiliki bar
c) Hotel berbintang tiga (***) :
 Jumlah kamar suite, minimum dua kamar
11
 Memiliki toilet sendiri
 Memiliki sarana olahraga dan rekereasi
 Kamar dilengkapi dengan pengatur udara AC dengan suhu 24 0C
 Tersedia restoran yang menawarkan hidangan di atas rata-rata pada
saat breakfast, lunch dan dinner.
 Memiliki valet parking.
d) Hotel berbintang empat (****) :
 Jumlah kamar suite, minimum tiga kamar
 Memiliki lobby luas minimum 100m2
 Memiliki bar
 Memiliki sarana rekereasi dan olahraga
 Kamar mandi di lengkapi dengan instalasi air panas atau dingin
 Memiliki toilet umum
e) Hotel berbintang lima (*****) :
 Jumlah kamar suite, minimum empat kamar
 Memiliki kamar mandi pribadi di dalam kamar
12
 Tempat tidur dan perabot di dalam kamar kualitas terbaik
 Memiliki restoran dengan layanan antar ke kamar selama 24 jam
dalam seminggu
 Memiliki sarana olahraga dan rekereasi
 Memiliki valet parking.
 Service dan concierge dengan pengalaman matang
2.2 Department Dalam Hotel
Secara umum dalam suatu hotel berbintang sudah pasti memiliki beberapa
department yang membantu dalam kelancaran kemajuan suatu hotel, terutama pada
Harris Hotel Samarinda. Adapun beberapa department sebagai berikut :
1. Front Office Department
Front office department merupakan department hotel yang tugasnya
bekerja pada bagian operasional hotel artinya berhubungan langsung dengan
tamu, menerima pemesanan tamu, menerima proses check in dan check out
tamu yang menginap, memberikan informasi yang di inginkan tamu,
menangani setiap keluhan dan saran tamu. Adapun beberapa sub bagian
yang membantu dalam terjalannya operasional hotel terutama pada Harris
Hotel yaitu reservation & telephone operator, reception, front office
cashier, concierge/bell boy, guest relation officer.
13
2. Food and Beverage Department
Food and Beverage Department adalah department hotel yang
menangani hal-hal yang berkaitan dengan mengolah, menyediakan
makanan dan minuman serta bertugas dalam memberikan pelayanan bagi
tamu pada saat makan di restaurant hotel. Dalam Food and Beverage
department di bagi menjadi beberapa bagian yaitu sebagai berikut :
a. Food and Beverage Production
Food and Beverage Production adalah suatu bagian yang memiliki
tugas dan tanggung jawab dalam mengolah suatu bahan makanan
baku menjadi bahan makanan yang siap di makan atau ready to eat
yang di sediakan di restaurant untuk setiap tamu. Menerima setiap
pesanan makanan dari tamu.
b. Food And Beverage Service
Food and Beverage Service adalah suatu bagian yang memberikan
bentuk pelayanan berupa pengantaran orderan tamu, yang membantu
dalam memperjualkan makanan yang disediakan dari bagian kitchen
kemudian diperjualkan di restaurant.
3. Housekeeping Department
Housekeeping department merupakan departemen hotel yang
bertanggung jawab atas keseluruhan kebersihan hotel baik di dalam ruangan
maupun public area serta membersihkan beberapa fasilitas yang berada di
hotel.
14
Housekeeping di bagi menjadi beberapa seksi yaitu sebagai berikut :
a. Floor Section
b. Public Area Section
c. Laundry Section
d. Linen/Uniform Section
e. Gardener Section
f. Swimming Pool Section
4. Human Resource Department
Human Resource Department adalah suatu departemen hotel yang
memiliki tugas dan tanggung jawab dalam menerima, menempatkan
karyawan maupun trainee. Bagian ini juga menangani dalam setiap masalah
yang di hadapi oleh setiap karyawannya dan membantu dalam memberikan
solusi.
5. Engineering Department
Engineering Department merupakan suatu bagian yang bertanggung
jawab dengan semua penanganan dalam perawatan maupun perbaikan atas
semua alat-alat serta mesin yang ada di hotel apabila mengalami kerusakan
6. Sales and Marketing Department
Sales and Marketing Department adalah departemen atau bagian yang
bertugas dalam memasarkan hotel kepada masyarakat maupun pelanggan
agar setiap tahunnya bisa mengalami peningkatan atas tamu-tamu yang
menginap dan menggunakan fasilitas-fasilitas hotel, tidak hanya itu bagian
15
ini juga bersangkutan dalam menangani setiap terjalannya suatu acara
penting seperti seminar, meeting, wedding party jika dilakukan di hotel
tersebut, maupun jika ada yang melakukan penyewaan ruangan seperti
ballroom, meeting room.
7. Accounting Department
Accounting Department adalah suatu departemen hotel yang
bertanggung jawab atas masalah keuangan atau administrasi hotel baik
pengeluaran maupun pendapatan keuangan di hotel gunanya sebagai
memenuhi kebutuhan hotel. Adapun accounting ada beberapa sub bagian
yang membantu dalam kelancaran terjalannya usaha hotel yaitu antara lain:
a. Account Receivable
b. General Cashier
c. Income Audit
d. Account Payable
e. Purchasing
f. Cost Control
g. Chief Accountant
h. Finnancial Controller
16
2.3 Accounting Department
Accounting Department adalah salah satu bagian terpenting dari manajemen
hotel yang memperoses keuangan pada hotel baik dari pemasukan maupun
pengeluaran yang di lakukan oleh hotel. Dengan adanya departemen ini maka pihak
manajemen akan dapat mengetahui seberapa banyak pendapatan yang telah di
peroleh serta bagaimana perkembangan perusahaan tersebut untuk masa yang akan
datang. Sistem akuntansi perhotelan dimaksudkan dan ditujukan sebagai bahan
bimbingan dalam penyusunan dan penyajian data keuangan, dan juga sebagai
panduan yang mencakup dasar-dasar akuntansi keuangan seperti pada sistem
akuntansi pada umumnya.
Akuntansi adalah proses mengidentifikasikan, mengukur, dan melaporkan
informasi ekonomi untuk memungkinkan adanya penilaian dan pengambilan
keputusan yang jelas dan tegas bagi mereka yang menggunakan informasi tersebut
(Soemarso S.R, 2020). Kegiatan akutansi antara lain mencatat transaksi sampai
pelaporan, pengendalian, atau control transaksi dengan penyusunan prosedur-
prosedur transaksi dan pemeriksaan keuangan (Hermawan, 2018).
Jadi dari beberapa pengertian dari para ahli di atas, maka dapat disimpulkan
bahwa akutansi (Accounting) adalah seni pencatatan, penggolongan, peringkasan
yang memungkinkan adanya penilaian dan pengambilan keputusan yang jelas dan
tegas dalam bentuk informasi keuangan. Akutansi juga sangat berperan penting
bagi operasional hotel dengan bekerja dibagian back office.
Karena bagian accounting department termasuk bagian penting hotel, oleh
itu memiliki beberapa tugas dan tanggung jawabnya agar bisa menjadi penunjang
17
kemajuan hotel yaitu selalu memastikan pembukuan kuangan, laporan keuangan,
postingan jurnal operasional kedalam sistem yang tersedia ataupun terlaksana
dengan baik, memastikan data jurnal akutansi terinput kedalam sistem yang dimiliki
oleh hotel tanpa ada terlewatkan, memastikan pemeriksaan dan verifikasi
kelengkapan dokumen yang berhubungan dengan transaksi keuangan terlaksana
dengan baik, mengawasi dan mengontrol bagian pendapatan dan pengeluaran hotel,
membuat pembukuan atas segala transaksi dan laporan keuangan hotel baik
pemasukan ataupun pengeluarannya.
Di dalam accounting department memiliki beberapa section yang
bertanggung jawab dan memiliki tugas masing-masing sebagai kelancaran
operasional di hotel, di beberapa hotel bagian-bagian ini tergantung dengan kelas
hotelnya dan secara umum bagian-bagian yang berada di accounting department
yaitu General Cashier, Income Audit, Account Receivable, Account Payable, Cost
Control, Purchasing, Chief Accountant, Financial Controller. Adapun tugas dan
tanggung jawab dari bagian-bagian accounting department adalah sebagai berikut:
1. General Cashier
Tugas utama dari general cashier adalah mengelola petty cash pada
hotel, menyimpan uang kontan dan check, menyetor dan mengambil uang
di bank atas perintah dari kepala departemen atau biasa di sebut dengan
Head Of Department Accounting, memiliki tanggung jawab langsung
terhadap accountant.
18
2. Income Audit
Adalah orang yang bertanggung jawab terhadap pencocokan hasil
penjualan pada hotel dan mengoreksi kebenaran dengan ketelitian
pemasukan data penjualan dalam satu hari pada masing-masing outlet.
3. Account Receivable
Memiliki tugas dan tanggung jawab terhadap penyiapan tagihan dan
penagihan kepada tamu yang melakukan reservasi melalui agen, dan
melakukan pencatatan piutang bagi tamu yang masih menginap di hotel
ataupun bagi tamu yang sudah keluar dari hotel.
4. Account Payable
Bagian yang bertanggung jawab atas hutang hotel kepada pihak luar,
khususnya para supplier ataupun vendor yang bekerja sama dengan hotel
tersebut, memproses uang pengeluaran hotel.
5. Cost Control
Bagian yang memeriksa segala tagihan atau invoice dari supplier
sebelum di bayar, mengecek harga barang pasar dan menyetujui pembelian
barang hotel dan bertanggung jawab terhadap pengendalian biaya-biaya yang
di keluarkan oleh masing-masing departemen.
6. Purchasing
Bagian yang melakukan proses pembelian dan pengadaan pada hotel baik
berupa barang ataupun bahan bahan baku makanan dan minuman,
mengetahui semua harga-harga barang keperluan hotel guna untuk
19
pembuatan purchase order, melakukan pemilihan supplier supaya bisa
mendapatkan kualitas dan kuantitas barang yang terbaik bagi hotel.
7. Chief Accountant
Adalah sebagai asisten dari kepala departemen yang tugasnya membantu
dalam pengawasan dan pengarahan terhadap bagian bagian di bawahnya.
8. Finnancial Controller
Merupakan bagian pentingnya accounting department, di sebut kepala
bagian departemen, dimana segala keputusan terhadap segala transaksi
pembelian ataupun pengeluaran kuangan hotel harus dilakukan atas izin dan
arahan dari financial Controller.
Tabel 2.3 Struktur Organisasi Accounting Department

Sumber : Manajemen Akunting Harris Hotel Samarinda
FINANCIAL CONTROLLER
CHIEF ACCOUNTANT
General Income Audit Cost Control

Cashier & Purchasing & Account & Receiving
Account Receivable
Payable
20
2.3.1 Purchasing
Pembelian atau purchasing adalah proses penemuan sumber dan pemesanan
bahan, jasa, dan perlengkapan. Purchasing merupakan salah satu peran penting
dalam pengadaan barang hotel untuk memenuhi kebutuhan operasional hotel
sebagai penunjang kemajuan hotel untuk mencapai tujuan hotel, bagian ini juga di
bebani dengan bertanggung jawab terhadap kuantitas dan kualitas bahan-bahan
yang tersedia pada saat di butuhkan yang sesuai dengan harga yang berlaku.
Semua fasilitas hotel yang disediakan pasti memerlukan peralatan,
perlengkapan, bahan-bahan untuk menunjang operasional mulai dari yang material
maupun bahan siap pakai (Kholifatun & Nurcahyo, 2018). Pembelian atau
purchasing adalah salah satu fungsi yang sangat penting dalam berhasilnya suatu
dalam perusahaan. Fungsi yang bertanggung jawab untuk mendapatkan kuantitas
dan kualitas bahan-bahan yang tersedia dalam waktu yang dibutuhkan dengan harga
yang sesuai dan dengan harga yang berlaku (Aryadi & Wahyuni, 2019). Jadi dapat
di simpulkan bahwa purchasing atau pembelian adalah suatu usaha dalam
memenuhi kebutuhan atas barang dan jasa yang di perlukan oleh perusahaan dengan
melihat kualitas atau mutu, kuantitas dari barang yang dikirim, serta harga dan
waktu pengiriman yang tepat.
Bagian pembelian atau purchasing adalah sub bagian dari accounting
department yang bertugas untuk membeli semua barang yang bersangkutan dengan
operasional hotel, baik barang yang disimpan pada gudang penyimpanan sebagai
barang persediaan hotel ataupun barang yang di butuhkan secara langsung dipakai
oleh bagian atau departemen yang meminta. Adapun sebutan bagi barang yang
21
dibeli dan kemudian langsung digunakan ataupun dikonsumsi oleh bagian
departemen yang memesan barang tersebut disebut dengan direct use items atau
direct used purchased, kemudian jika barang yang dibeli lalu langsung disimpan
pada gudang penyimpanan pada hotel disebut dengan stock items dan ada bagiannya
tersendiri yang mengurus bagian gudang penyimpanan.
Karena bagian ini merupakan bagian terpenting untuk kelangsungan
kemajuan hotel, dengan menerapkan sistem dan prosedur yang dimiliki oleh
pengelola ataupun staff bagian pembelian akan memberikan pengaruh yang besar
terhadap keuntungan yang di peroleh dari hotel. Dengan keahlian dari bagian
pembelian pada saat membeli bahan yang murah dan kualitas yang standard,
sehingga diolah oleh bagian kitchen dan dijual dengan harga kemudian kualitas
yang standard sesuai dengan perhitungan standard cost percent kepada tamu hotel,
sehingga hotel bisa mendapatkan keuntungan yang lebih besar. Adapun hal penting
jika melakukan proses pembelian bahan makanan adalah harus memperhatikan
kualitas produk dengan harga serendah-rendahnya. Dan tujuan utamanya adalah
memperoleh bahan dengan biaya serendah mungkin yang konsisten dengan jasa dan
kualitas yang di persyaratkan oleh kedua belah pihak. Jika melakukan pembelian
harus dilakukan pengawasan karena pembelian ini menyangkut dengan investasi
dana dalam persediaan dan kelancaran arus bahan ke dalam hotel.
Tugas purchasing antara lain adalah merencanakan dan mengkoordinasikan
proses pembuatan Purchase Order (PO) dan Purchase Requisition (PR) untuk
kebutuhan semua departemen yang berada dihotel dengan adanya Purchase Order
(PO) dan Purchase Requisition (PR) maka operasional yang berada pada hotel bisa
22
berjalan dengan lancar tanpa adanya kendala yang dapat menghambat proses
berjalannya pelayanan pada hotel. Dasarnya fungsi purchasing yaitu untuk
menyediakan barang dan jasa yang dibutuhkan pada waktu, harga dan kualitas yang
tepat.
Peran dari bagian purchasing sangat di butuhkan karena dengan adanya
seseorang yang melakukan kendali dalam pembelian barang dan pengadaan barang
hotel maka otomatis setiap kebutuhan operasional hotel pasti akan selalu terpenuhi
dengan baik, selain itu dengan adanya bagian purchasing semua yang menyangkut
dengan pengadaan barang akan terjalankan dengan sesuai.
Berikut ini tanggung jawab dari bagian pembelian atau biasa di sebut Purchasing
adalah sebagai berikut :
a. Bertanggung jawab atas pelaksanaan pembelian bahan-bahan agar rencana
operasi dapat dipenuhi dan pembelian bahan-bahan tersebut pada tingkat
harga dimana perusahaan akan mampu bersaing dalam memasarkan
produknya.
b. Bertanggung jawab atas usaha-usaha untuk dapat mengikuti perkembangan
bahan-bahan baru yang dapat menguntungkan dalam proses produksi,
perkembangan dalam desain, harga dan faktor-faktor lain yang dapat
mempengaruhi produk perusahaan, harga serta desainnya.
c. Bertanggung jawab untuk menurunkan investasi atau meningkatkan
perputaran bahan, yaitu dengan penentuan skedul arus bahan ke dalam
pabrik dalam jumlah yang cukup untuk memenuhi kebutuhan produksi.
23
d. Bertanggung jawab atas kegiatan penelitian dengan menyelidiki data-data
dan perkembangan pasar, perbedaaan sumber-sumber penawaran (supply)
dan memeriksa pabrik supplier untuk mengetahui kapasitas dan
kemampuannya dalam memenuhi kebutuhan - kebutuhan perusahaan.
e. Bertanggung jawab atas pemeliharaan bahan-bahan yang dibeli setelah
diterima dan bertanggung jawab atas pengawasan persediaan.
Adapun kegiatan yang dilakukan oleh bagian Purchasing adalah sebagai berikut :
1. Selain melakukan pengadaan barang dan pembelian barang, bagian
Purchasing juga harus bisa melakukan proses penerimaan barang jika
barang telah di pesan maka barang tersebut akan di terima oleh bagian
purchasing (receiving). Dalam penerimaan barang wajib memeriksa
kualitas dan kuantitas dari barang yang di pesan agar sesuai dengan harapan,
tanpa adanya bagian penerimaan barang akan mempengaruhi penghambatan
dalam pengadaan barang.
2. Bagian purchasing akan melakukan pengontrolan dalam penyediaan bahan-
bahan yang ada dalam daily market list apakah masih tercukupi atau perlu
di tambahkan.
3. Membuat laporan bulanan setiap akhir bulan gunanya sebagai perhitungan
setiap pembelian barang yang dilakukan selama sebulan apakah terjadi
kendala atau masih ada yang belum di bayar.
24
Tugas Pokok yang sering di lakukan oleh bagian purchasing yaitu sebagai berikut:
a. Menyusun setiap list pembelian barang.
b. Membuat List perbandingan harga setiap vendor (supplier) yang sudah
memiliki kontrak dengan hotel.
c. Menerima atau membuat purchase request (PR) atau Daily Market list
(DML) yang diberikan dari setiap department dalam hotel.
d. Menghubungi supplier dan vendor untuk mendapatkan penawaran harga
barang.
e. Melakukan negosiasi harga, fitur, servis, waktu yang di peroleh supplier dan
vendor.
f. Membuat dokumen pemesanan barang yaitu purchase order (PO) sesuai
dengan barang yang ada dalam purchase request (PR).
g. Meminta approval ke bagian head of department (HOD) setiap departemen
dalam hotel yang memberikan purchase request (PR) untuk pembelian
barang yang dibutuhkan.
h. Meminta approval pembelian barang kepada bagian head of department
(HOD) Accounting atau financial controller.
i. Barang yang telah di approval di accounting department kemudian di
berikan kepada General Manager (GM) hotel agar di ketahui pembelian apa
saja dalam hotel.
j. Bagian purchasing yaitu Receiving melakukan penerimaan barang maupun
pemeriksaan barang apakah sesuai dengan purchase order (PO), lalu jika
sesuai di terima oleh bagian penerimaan dan faktur di tandatangani serta
25
berikan tanggal penerimaan setelah cap “RECEIVING” faktur duplikat atau
surat jalan yang sudah di cap dan di tandatangani kemudian di serahkan
kembali kepada supplier yang mengantarkan barang. Gunanya untuk di
tukarkan dengan PO pada saat kontra bon. kemudian di informasikan kepada
bagian kitchen, store, atau pomec.
2.3.2 Metode Pengadaan Barang
Pada setiap industry perhotelan ataupun perusahaan barang dan jasa pasti
menggunakan metode yang berbeda dalam memperoleh produk dan jasa yang
tergantung apa maupun dimana mereka membeli suatu barang, kualitas dan
kuantitas yang diperlukan, berapa jumlah uang yang terpakai dan sebagainya.
Adapun metode dari pengadaan barang adalah sebagai berikut :
1. Membeli dari manufaktur, penjual grosir atau pengecer dari katalog-
katalog mereka dan adanya negosiasi.
2. Membeli melalui katalog yang terhubung dengan memeriksa katalog
penjual atau membeli melalui mal-mal industri.
3. Membeli melalui katalog pembeli internal dimana perusahaan menyetujui
katalog-katalog vendor termasuk kesepakatan harga.
4. Mengadakan penawaran tender dari sistem dimana pemasok bersaing
dengan yang lainnya. Metode ini digunakan untuk pembelian dalam
jumlah besar.
5. Membeli dari situs pelelangan dimana organisasi berpartisipasi sebagai
salah satu pembeli.
26
6. Bergabung dengan suatu kelompok sistem pembeli dimana memeriksa
permintaan partisipasi, menciptakan jumlah besar, kemudian kelompok ini
dapat menegosiasikan harga.
7. Berkolaborasi dengan pemasok untuk berbagi informasi tentang penjualan
dan persediaan, sehingga dapat mengurangi persediaan, stock out dan
mempertinggi ketepatan pengiriman.
2.3.3 Daily Market List
Daily Market List merupakan sebuah formulir yang di gunakan sebagai
permintaan pengadaan barang suatu hotel, yang terkhusus dibuat dari bagian
department Food and Beverage Department, baik product (Kitchen) maupun
service (Restaurant). Bagian purchasing harus selalu berkoordinasi dengan bidang
yang lain, khususnya bagian kitchen dan restaurant untuk pengadaan barang daily
market list hotel.
Purchasing sebagai jalur pemesanan barang-barang hotel yaitu berupa
barang perishable atau bisa di sebut dengan barang yang hanya bertahan dalam
jangka waktu singkat, groceries barang yang bisa bertahan dalam jangka waktu
lama, maupun materials barang yang bertahan dengan jangka waktu yang lebih
lama kisaran bulan sampai tahunan. Adapun barang perishable, groceries yang
setiap harinya di pesan oleh bagian purchasing atas permintaan dari kitchen maupun
restaurant yaitu berupa sayur-mayur, ikan laut, buah-buahan, rempah segar, telur,
ayam dan daging. Barang groceries berupa gula, beras, minyak, tepung, bumbu
27
kering dan kopi. Barang materials berupa barang-barang yang dibutuhkan pada
bagian engineering department.
Bagian kitchen maupun restaurant akan selalu memberikan daily market list
kebagian purchasing sesuai dengan SOP yang ada pada purchasing, dengan begitu
akan segera di proses dan di lakukan order atau pembelian kepada masing-masing
supplier yang menjual bahan-bahan makanan yang dibutuhkan sesuai dengan daily
market list.
Dalam pemilihan supplier yang tepat juga dilakukan oleh bagian
purchasing, pada pemilihan juga memiliki kriteria khusus agar mengetahui apakah
supplier tersebut cocok untuk barang-barang perishable yang di butuhkan setiap
harinya, harus dilakukan market supply terlebih dahulu agar mengetahui harga
pasar, kemudian memberikan daftar harga yang di dapat kepada supplier yang
menawarkan produk dan supplier yang dipilih adalah barang atau produk dengan
harga terendah memiliki kualitas standar dan bersedia untuk mengikuti kontrak
kerja yang telah disepakati kedua belah pihak.
Bagian purchasing juga mengontrol waktu kedatangannya barang
perishable harus sesuai dan di sepakati sebelumnya, lalu harus mengcheck barang
yang datang apakah sesuai dengan daily market list, bila barang yang sudah dipesan
terjadi keterlambatan dalam pengiriman, maka purchasing harus mengcheck
terlebih dahulu pada bagian receiving yang bertanggung jawab terhadap
penerimaan barang, bila memang terjadi keterlambatan maka harus di konfimasi
kembali kepada supplier yang bersangkutan agar mengetahui alasan dari
keterlambatan pengiriman barang tersebut.
28
2.3.4 Supplier
Pemasok (supplier) memang merupakan elemen yang penting bagi
perusahaan maupun industri jasa dan memiliki pengaruh yang sangat penting bagi
kelangsungan hidup perusahaan. Perusahaan meninjau, mengevaluasi, dan memilih
suppliernya untuk menjadi bagian dari rantai supply perusahaan (Farhan, 2017).
Supplier termasuk salah satu faktor penting yang harus di perhitungkan,
dalam proses produksi dengan teliti menjelaskan dan menyampaikan pentingnya
ukuran-ukuran tersebut. Para supplier yang terpilih dapat memahami apa yang di
perlukan untuk kompetitif dan bekerja keras agar bisa mencapai target maupun
harapan yang diinginkan.
Memilih supplier merupakan kegiatan strategis terutama apabila supplier
tersebut memasok item yang krisis atau yang akan di gunakan dalam jangka
panjang. Setiap kriteria mempunyai tingkat kepentingan yang berbeda – beda, Ada
3 proses dalam pemilihan supplier melalui beberapa kriteria yang diinginkan,
adalah sebagai berikut:
1. Evaluasi Supplier
Evaluasi Supplier mencakup proses menentukan supplier yang potensial
dan menentukan kemungkinan bahwa supplier tersebut merupakan supplier
yang baik.
2. Pengembangan Supplier
Pengembangan supplier mencakup segalanya mulai dari pelatihan bantuan
teknis dan produksi hingga prosedur perpindahan informasi.
29
3. Negoisasi
Negoisasi sendiri sering difokuskan pada kualitas, pengiriman, pembayaran,
dan biaya.
2.4 Penelitian Terdahulu
Peneliti memasukkan beberapa penelitian terdahulu untuk melihat jenis
penelitian yang di lakukan. Penelitian terdahulu di harapkan memberikan gambaran
atau originalitas temuan, maka disajikan didalam bentuk table 2.4 di bawah ini :
Table 2.4 Penelitian Terdahulu

No Penelitian dan Judul Jenis Penelitian Hasil
1. Dwipo Anitya Cahyo dan Jenis penelitian Peranan Purchasing dalam
Agus Solikhin (2015) kualitatif sistem order barang dari
tentang “Analisis Peranan setiap department di Hotel
Purchasing Terhadap Lorin Solo Di dalam suatu
Proses Pengadaan barang proses pengadaan barang,
Di Hotel Lorin Solo” purchasing berperan sangat
penting dalam
menjembatani antara pihak
hotel dengan supplier
barang. Karena purchasing
yang akan bertanggung
jawab penuh terhadap
proses pengadaan barang di
30
hotel. Sistem order barang
yang masuk dari setiap
department di hotel, semua
order akan diproses di
purchasing.
2. Aqmarinda Maulida, Jenis Penelitian Peran purchasing
Syah Kiza Octavy Sandi, Kualitatif departemen dalam
SE, S.Kom, M.Si (2021) pengadaan barang melalui
tentang “Peran daily market list di Hotel 88
Purchasing Departemen Jember menunjukkan bahwa
Dalam Pengadaan Barang peran tersebut sangat vital
Melalui Daily Market List dan penting dalam
di Hotel 88 Jember” memperlancar kegiatan
operasional bagian food and
beverage departemen,
sehingga kinerja bagian
kitchen seperti restoran
menjadi optimal.
Perbandingan hasil penelitian terdahulu dan hasil penelitian penulis yaitu data
yang di ambil berjenis penelitian kualitatif, dan hasil dari penelitian penulis
berjudul “peran dari purchasing section dalam pengadaan barang melalui daily
market list di Harris Hotel Samarinda” menunjukkan bahwa Peran dari bagian
31
purchasing sangat di butuhkan karena dengan adanya seseorang yang melakukan
kendali dalam pembelian barang dan pengadaan barang hotel maka otomatis setiap
kebutuhan operasional hotel pasti akan selalu terpenuhi dengan baik, selain itu
dengan adanya bagian purchasing semua yang menyangkut dengan pengadaan
barang akan terjalankan dengan sesuai.
2.5 Kerangka Berpikir
Kerangka pikir yang di terapkan sebagai dasar dalam berbagai landasan
teori yang di rumuskan dalam penelitian ini. Secara rasional kerangka pikir
digunakan untuk menjelaskan tahapan-tahapan penelitian. Terkait dengan judul
yang di angkat penulis yaitu “Peran purchasing section dalam pengadaan barang
melalui daily market list di Harris Hotel Samarinda”. Maka kerangka pikir ini
dimulai dengan melihat dari bagian purchasing di Harris Hotel Samarinda.
Table 2.4 Kerangka Berpikir

Sumber : Data di olah penulis
Purchasing
Peranan
purchasing
Pengadaan
Barang Hotel
1. Perishable Daily Market List

2. Groceries
3. Material
1. Perishable : bahan dan
barang bertahan sebentar.
2. Groceries : bahan dan barang
yang bertahan cukup lama.
32
BAB III
METODE PENELITIAN
3.1 Lokasi dan Waktu Penelitian
Pada penelitian kali ini, peneliti melakukan penelitian pada salah satu hotel
berbintang 4 (empat) yang terkenal didaerah samarinda, yaitu Harris Hotel
Samarinda. Hotel ini terletak di Jalan Untung Seropati No.35 Samarinda,
Kalimantan Timur, Pusat Kota Samarinda. Karena letaknya yang strategis
menjadikan hotel ini cukup menjadi akomodasi pilihan yang strategis. Hotel
berbintang 4 ini memiliki beberapa fasilitas seperti 143 kamar, restaurant dan bar,
ballroom and meeting room, kolam renang diarea outdoor, Spa dan Fitness Center.
Waktu penelitian yang dilakukan oleh peneliti adalah selama 01 september
2021 hingga 30 april 2022, dimana peneliti melakukan penelitian sekaligus dengan
menjalankan Praktek Kerja Lapangan pada semester 5, di dalam menjalankan
praktek kerja lapangan peneliti mengambil bagian Accounting Department sebagai
tempat penelitian, terutama pada bagian Purchasing atau pembelian barang hotel.
3.2 Jenis Data
Jenis data yang digunakan didalam penelitian ini adalah kualitatif. Adapun
data kualitatif, Penelitian kualitatif adalah penelitian yang bermaksud untuk
memahami fenomena tentang apa yang dialami oleh subjek penelitian seperti
perilaku, persepsi, motivasi, tindakan dan lain-lain secara holistik dan dengan cara
deskripsi dalam bentuk kata-kata dan bahasa, pada suatu konteks khusus yang
33
alamiah dengan memanfaatkan berbagai metode alamiah (Moleong, 2018). Dalam
penelitian ini data kualitatif adalah tugas dan tanggung jawab bagian purchasing,
peranan purchasing terhadap pengadaan barang daily market list.
3.2.1 Sumber Data
1. Data Primer merupakan sumber data yang langsung memberikan data
kepada pengumpul data (Sugiyono, 2018). Data yang diperoleh dari hasil
penelitian terkait infomasi dari tangan pertama, observasi maupun
wawancara. peneliti mendapatkan informasi dari wawancara melalui
whatsapp dan e-mail dan dilaksanakan beberapa kali sepanjang penelitian
ini berlangsung.
2. Data sekunder merupakan sumber yang tidak langsung, Data sekunder
yaitu sumber data yang tidak langsung memberikan data kepada
pengumpul data, misalnya lewat orang lain atau lewat dokumen
(Sugiyono, 2018). Data sekunder yang digunakan dalam penelitian ini
adalah dokumentasi, artikel yang terkait dengan penelitian ini dan studi
pustaka dengan bantuan media cetak maupun media internet.
3.3. Populasi
Populasi adalah wilayah generalisasi yang terdiri dari atas objek atau subjek
yang mempunyai kualitas dan karakteristik tertentu yng ditetapkan oleh peneliti
untuk dipelajari dan kemudian ditarik kesimpulannya (Sugiyono, 2012). Populasi
dalam penelitian ini adalah karyawan yang bekerja dan memiliki posisi sebagai
34
manager sekaligus admin purchasing. Peneliti hanya melakukan wawancara hanya
dengan narasumber admin purchasing selaku manager purchasing.
Tabel 3.3 Daftar Pertanyaan Wawancara

DAFTAR PERTANYAAN
1. Bagaimana prosedur pembelian barang yang di butuhkan ?
2. Apakah purchase order harus berdasarkan form permintaan pembelian dan
berlaku untuk semua pembelian ?
3. Dalam melakukan pembelian barang hotel ada beberapa sistem atau cara
pembelian barang seperti apa saja ?
4. Apa saja jenis kebutuhan dalam pembelian hotel, seperti apa saja ?
5. Siklus dokumen yang ada pada purchasing Harris Hotel Samarinda di
lakukan seperti apa saja?
6. Barang jenis apa saja yang di beli dalam daily market list di Harris Hotel
Samarinda ?
7. Bagaimana sistem pemilihan supplier dalam kriteria Harris Hotel Samarinda?
8. Bagaimana alur pengadaan barang bagian purchasing dalam memenuhi
kebutuhan hotel terutama pada bagian food and beverage department dan front
office ?
3.4 Teknik Pengumpulan Data
Untuk penelitian ini, ada beberapa teknik dalam pengumpulan data supaya
memperoleh data-data yang diperlukan selama penelitian. Pengumpulan data dapat
dilakukan dalam berbagai setting, berbagai cara (Sugiyono, 2018). Di dalam
35
penelitian ini menggunakan metode penelitian kualitatif, jadi ada beberapa teknik
pengumpulan data yang digunakan antara lain adalah sebagai berikut :
3.4.1 Observasi
Observasi merupakan metode pengumpulan data yang digunakan untuk
menghimpun data penelitian melalui pengamatan secara langsung. Kunci
keberhasilan dari observasi sebagai teknik dalam pengumpulan data sangat banyak
ditentukan oleh peneliti itu sendiri, karena peneliti melihat dan mendengarkan suatu
objek penelitian dan kemudian peneliti menyimpulkan dari apa yang diamati
(Yusuf, 2014). Aktivitas ini peneliti lakukan langsung di Harris Hotel Samarinda
terutama pada bagian accounting department sub bagian purchasing untuk bisa
mendapatkan bukti-bukti yang valid sesuai dengan benar adanya kejadian ditempat
penelitian dan diajukan dalam laporan ini. Dalam penelitian ini, penelitian
menggunakan observasi partisipatif dimana peneliti dilibatkan dalam melakukan
kegiatan ini sehari-hari dengan orang-orang kemudian diamati atau di gunakan
sebagai sumber data. Hal yang peneliti amati adalah pembuatan purchase order,
melakukan proses pembelian barang-barang dan lain sebagainya.
3.4.2 Wawancara
Wawancara merupakan metode pengumpulan data yang penting karena
dengan adanya wawancara dapat mengetahui beberapa informasi melalui beberapa
pertanyaan terkait data-data yang dibutuhkan. Wawancara mendalam merupakan
proses menggali informasi secara mendalam, terbuka, dan bebas dengan masalah
36
dan fokus penelitian dan diarahkan pada pusat penelitian (Moleong, 2005). Didalam
penelitian ini, peneliti melakukan teknik wawancara dan akan diajukan pertanyaan
kepada admin purchasing tujuan nya adalah supaya dapat menggali informasi
melalui pertanyaan tersebut. Teknik wawancara digunakan adalah teknik tidak
terstruktur dimana narasumber nya adalah petugas admin purchasing.
3.4.3 Dokumentasi
Dokumentasi adalah salah satu metode pengumpulan data kualitatif dengan
melihat atau menganalisis dokumen-dokumen yang dibuat terkait tentang subjek.
Menurut (Sugiyono, 2018) adalah suatu cara yang digunakan untuk memperoleh
data dan informasi dalam bentuk buku, arsip, dokumen, tulisan angka dan gambar
yang berupa laporan serta keterangan yang dapat mendukung penelitian.
Dokumentasi yang peneliti gunakan adalah seperti formulir atau dokumen purchase
order, purchase requisition, format daily market list, receiving record.
3.4.4 Studi Pustaka
Teknik pengumpulan data ini dilakukan untuk meneliti sumber-sumber data
dengan cara membaca dan mempelajari berhubungan dengan buku yang sesuai
dengan obyek yang di teliti. menurut Zed, Mustika, Studi pustaka adalah
serangkaian kegiatan yang berkenaan dengan metode pengumpulan data pustaka,
membaca dan mencatat serta mengolah bahan penelitian. Penelitian ini dilakukan
dengan melihat buku-buku Pustaka sebagai bahan referensi dalam penulisan.
37
3.5 Teknik Analisis Data
Teknik Analisis data merupakan teknik yang paling menentukan dalam
suatu penelitian, karena teknik Analisis data berfungsi untuk menyimpulkan hasil
dari suatu penelitian. Menurut Plato, Analisis Data adalah proses mengatur data,
mengorganisasikannya kedalam suatu pola, kategori dan satuan uraian dasar.
Analisis data dalam penelitian kualitatif dilakukan selama memasuki dan
setelah selesai dari lapangan. Sumber-sumber data yang diperoleh dari penelitian
yaitu berupa observasi, wawancara, dokumentasi kemudian studi Pustaka di
sederhanakan, lalu diambil kesimpulan agar melengkapi beberapa data-data yang
di butuhkan sehingga bisa menjadi rumusan masalah yang dapat diteliti.
38
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. Gambaran Umum Hotel
Pada Tahun 2003, PT. Tauzia mendirikan Hotel pertamanya yaitu Hotel
Harris, salah satunya Harris Hotel Samarinda. Harris Hotel Samarinda merupakan
salah satu City and Business Hotel berbintang 4 yang berdiri dibawah naungan
PT. TAUZIA Management. Harris Hotel Samarinda menyediakan Jasa
akomodasi yang juga dilengkapi dengan fasilitas umum lainnya seperti Harris
Cafe, Poolbar, GYM, Spa, Harris Lobby, Harris Botique dan Meeting Room.
Harris Hotel Samarinda memiliki 143 kamar dengan 4 tipe kamar yaitu Room
City View, Room River View, Balcony dan Suite. Hotel berbintang 4 dengan desain
yang menarik, unik dan simple ini memiliki 8 department yaitu Front Office, A&G
management, Housekeeping, Food And Baverage Service, Food And Baverage
Product, Engineering, HR Department, Accounting.
Harris Hotel Samarinda merupakan salah satu city hotel yang berada di
kota Samarinda. Harris Hotel Samarinda bukan hanya tempat menginap biasa
yang hanya memberi pengalaman menginap biasa saja tetapi bisa memberikan
kesan dan pesan pengalaman yang luar biasa dengan keunikan yang ada di Harris
Hotel Samarinda, hanya dengan letaknya saja sudah memberikan kepuasan
pemandangan yaitu pemandangan yang paling identic yang ada di Harris yaitu
pemandangan Sungai Mahakam dan pas sekali bersebelahan dengan jembatan
Mahakam yang merupakan iconic dari kota Samarinda, dan bisa juga melihat
39
aktivitas-aktivitas kapal batu bara, kapal wisata dan kapal barang yang sering
melalui kapal Mahakam.
4.1.1 Klasifikasi Harris Hotel Samarinda
Industri perhotelan kalau dipandang dari beberapa aspek dapat dibagi dalam
beberapa klasifikasi dan harus dilihat dari pengkalsifikasian tersebut diantaranya di
tinjau dari jenis fasilitas yang dimiliki hotel tersebut. Jenis tamu yang menginap,
lamanya tamu tinggal, lokasi hotel, bintang dan penetapan harga kamar hotel.
Berikut ini untuk lebih jelasnya Harris Hotel Samarinda dapat di tinjau dari
beberapa aspek klasifikasi ilmu perhotelan antara lain :
1. Di tinjau menurut plant (penerapan harga kamar hotel)
Continental plant. Dimana harga kamar sudah termasuk dengan breakfast
( untuk kamar River View dan City View )
2. Di tinjau menurut ukuran / jumlah kamar
Menerapkan Small Hotel, di lihat dari jumlah kamar yang di miliki oleh Harris
Hotel Samarinda sejumlah 142 kamar.
3. Di tinjau menurut tipe tamu
Bussines hotel di tinjau dari jenis tamu yang menginap mayoritas adalah
pengusaha
4. Di tinjau menurut lamanya tamu menginap (length of guest stay)
Semi Residental Hotel, dimana tamu yang menginap tidak terlalu lama dan
tidak terlalu cepat.
40
5. Di tinjau menurut lokasi
City Hotel, karena Harris Hotel Samarinda yang berlokasi di Kota Samarinda,
Harris Hotel Samarinda termasuk kedalam hotel berbintang ****(4)
4.2 Food Purchasing Control
Purchasing yang dalam Bahasa Inggris “Purchase” yang di artikan
sebagai “membeli” atau “melakukan pembelian”. Adapun beberapa penjelasan
dari jenis barang Harris Hotel Samarinda yang di bedakan menjadi dua kategori
berupa barang perishable food dan non-perishable food, yaitu sebagai berikut :
a. Perishable Food
1) Barang perishable biasanya hanya bisa bertahan selama 2-3 hari
karena barang ini juga lebih sering digunakan biasanya pada
bagian kitchen hotel untuk mengolah makanan bagi restaurant.
seperti sayuran, buah-buahan, daging dan ikan.
2) Barang groceries adalah berupa makanan kaleng, box, botol, dan
juga barang kebutuhan seperti alat tulis, sabun, shampoo, dan lain-
lain. Biasanya bisa bertahan hingga 6 bulan atau 1 tahun bahkan
bisa lebih tergantung dengan masa kadaluarsa dari barang tersebut
barang ini biasanya juga digunakan ke semua department yang
berada di hotel.
41
b. Non-Perishable Food
 Barang Material merupakan barang yang memiliki jangka waktu
yang lebih lama dibandingkan barang perishable dan groceries
karena barang ini berupa alat-alat kebutuhan yang digunakan
sebagai perbaikan jika ada kerusakan dari hotel seperti baut,
lampu, alat-alat penunjang lainnya. Biasanya lebih bertahan dalam
waktu bertahun-tahun tergantung dari perawatan yang sering
dilakukan dan biasanya di gunakan bagian engineering hotel
sebagai departemen yang mengatasi jika terjadi kerusakan pada
hotel.
4.3 Pengertian Store atau Gudang
Gudang umum (general store) pada hotel berbintang di kenal sebagai tempat
penyimpanan berbagai jenis barang selain makanan dan minuman, yang pemakaian
atau transaksi pengeluarannya tidak dilakukan setiap hari. Pemakaian atau
pengeluaran barang pada gudang ini bisa sekali dalam seminggu, bisa juga dua kali
dalam seminggu atau bahkan bisa juga hanya dua kali dalam sebulan jadwal
mengeluarkan barang, oleh bagian gudang di sosialisasikan pada keseluruh
departemen yang ada pada hotel agar pada saat mereka membuat “requisition”
barang ke general store, mereka menyesuaikan dengan jadwal yang ada. Jadwal
pengeluaran barang seperti ini disebut dengan istilah “storeroom issuing schedule”.
Pada Harris Hotel Samarinda memiliki gudang yang menyimpan setiap
barang-barang kebutuhan operasional hotel, adapun jadwal pengeluaran barang
42
hanya di lakukan setiap hari senin, rabu, dan jum’at pada hari lain tidak di lakukan
pengeluaran barang di mulai pada jam 09.00 pagi sudah di lakukan pengeluaran
barang dari gudang berdasarkan dengan requisition setiap departemen.
Daily store merupakan gudang tempat menyimpan barang persediaan berupa
makanan dan minuman (Food and Beverage) seperti garam, botol, susu dan lain-
lain, dimana tingkat kegiatan atau siktifitasnya setiap hari sangat sibuk, jauh lebih
sibuk di bandingkan gudang lainnya yaitu seperti gudang material (general store).
Di gudang ini, transaksi keluar masuk barang sangat tinggi dan pasti terjadi setiap
hari, oleh karena itu disebut dengan daily store.
Di gudang ini, menyimpan bahan-bahan makanan dan minuman seperti :
1. Makanan cepat rusak atau layu (Perishable)
Bahan makanan yang termasuk perishable adalah: sayur-sayuran, buah-
buahan, bumbu-bumbu segar (fresh herb) seperti: bawang merah, bawang
putih, cabai, green pepper, red pepper, onion, white cabbage, leeks, lettuce,
tomato, bayam, sayuran hijau, dan jenis sayuran lainnya yang mudah rusak.
Jenis bahan makanan perishable hanya bisa bertahan paling lama tiga
hari, sehingga dalam proses penyimpanannya memerlukan ruangan khusus
yang bersuhu antara 13 derajat sampai dengan 16 derajat celsius. Ruangan
gudang untuk menyimpan jenis makanan perishable ini disebut dengan chilled
room.
Oleh karena itu, di Harris Hotel Samarinda melakukan pembelian
makanan jenis ini dilakukan setiap hari. Adapun dalam penyimpanan buah dan
sayuran harus di lakukan dengan baik dan benar agar tidak membuat bahan
43
makanan menjadi rusak. Adapun cara penanganan sayuran dan buah-buahan
yang benar :
1. Sebelum disimpan sayuran dan buah yang perlu pencucian harus di
cuci terlebih dahulu kemudian di simpan menggunakan tempat isian
yang mempunyai lubang-lubang agar udara bebas masuk.
2. Jangan menyimpan sayuran dan buah-buahan dalam jumlah yang
terlalu banyak secara berhimpitan hingga udara tidak dapat bebas
masuk.
3. Kecuali pisang dan bahan-bahan yang masih memerlukan proses
kematangan lebih lanjut dan harus disimpan dalam teperatur kamar,
maka semua bahan harus disimpan di ruangan pendingin.
4. Untuk sayuran seperti selada, seledry dan sebagainya perlu dibasahi
terlebih dahulu sebelum dimasukkan ke dalam ruangan pendingin.
Karena dapat memperpanjang daya tahan sayuran tersebut.
5. Sayuran tidak boleh terlalu lama direndam di dalam air karena dapat
menghilangkan tekstur, flavour serta menurunkan mutu.
2. Makanan yang terbuat dari susu dan sejenisnya (Dairy Product)
Yang termasuk bahan makanan jenis dairy product adalah: telur, susu
dan atau yang dibuat dari bahan susu misalnya ice cream, keju, yoghurt, fresh
cream dan lain sebagainya. Untuk bahan makanan jenis dairy product,
umurnya juga relatif pendek yaitu berkisar 1 sampai 2 minggu (sesuai dengan
informasi yang di cantumkan pada kemasan) sehingga dalam proses pembelian
bahan makanan ini,diperlukan ketelitian khusus dengan melihat tanggal
44
kadalursa (expired date) dari jenis makanan yang dibeli, pada bungkus atau
kemasannya. Bahan-bahan makanan jenis ini disimpan pada suhu/temperatur
khusus, sama seperti bahan makanan jenis perishable yaitu pada suhu 13
derajat sampai dengan 16 derajat celsius (chilled room).
3. Makanan jenis daging, ungas dan ikan (Meat, Poultry, Fish, Sea food)
a. Penyimpanan daging dan unggas
1) Daging yang dibeli harus dalam keadaan segar dan disimpan
menggunakan peralatan yang bersih.
2) Lama penyimpanannya berbeda-beda, tergantung dari temperatur
kamar pendingin. Makin rendah temperatur makin lama daging
dapat disimpan.
3) Daging yang akan di bekukan disimpan dalam freezer, kecuali jika
harus hendak dimasak. Untuk mencairkan es pada daging yang beku
harus dimasukkan pada tempat dengan suhu ruangan sehingga es
dapat mencair secara perlahan-lahan. Mencairkan daging beku tidak
boleh dengan merendam atau merebus atau menyiramnya dengan air
panas.
b. Penyimpanan Ikan
1) Ikan yang disimpan harus masih dalam keadaan segar.
2) Ikan harus dibersihkan terlebih dahulu sebelum dimasukkan ke
dalam tempat penyimpanan.
45
3) Ikan ditempatkan di dalam box yang berisi es batu (es kristal) dan
ditempatkan pada refrigerator yang terpisah dari bahan-bahan
lainnya.
4) Ikan yang akan dibekukan harus dimasukkan ke dalam freezer.
5) Ikan asap seperti salem, trout dan sebagainya harus disimpan ke
dalam refrigerator.
4. Makanan Jenis Sembako (Groceries)
Groceries adalah sebutan untuk kelompok bahan makanan grosir atau
sembako seperti: tepung terigu, beras, kacang-kacangan, kecap, saos, bahan-
bahan kue, jenis-jenis mie, minyak goreng, bumbu dalam botol atau kaleng,
dan lain sebagainya. Penyimpanan bahan makanan jenis groceries tidak
diperlukan suhu atau temperatur udara yang khusus, artinya jenis barang ini
bisa disimpan pada temperatur yang normal atau sejuk antara 25 derajat celsius
sampai dengan 35 derajat celcius.
Barang-barang jenis ini di tempatkan pada rak-rak seperti layaknya di
mall atau supermarket dengan pengelompokan sesuai dengan jenis dan ukuran
barangnya masing-masing. Dengan pengaturan yang sedemikian rupa, petugas
gudang setiap saat dapat menjaga kebersihan dan kerapian barang-barang ini.
Hal penting yang harus di lakukan dalam penerimaan barang maupun
penyimpanan barang bagian gudang harus melakukan pengecekan dalam
tanggal kadaluarsa atau umur tanggal (Expired date) dari masing-masing
barang yang di terima.
46
Selain itu selalu diperhatikan, apabila bahan makanan jenis groceries
atau dry goods yang di simpan dalam gudang sudah lebih dari tiga atau enam
bulan dan sangat jarang di pergunakan (slow moving item) atau jika ada bahan
makanan yang sudah mendekati tanggal kadaluarsa, maka untuk menghindari
kerugian atau terjadinya kerusakan, petugas gudang segera membuat laporan
atau pemberitahuan kepada atasannya tentang keberadaan barang tersebut agar
segera bisa dipakai atau dimanfaatkan oleh bagian dapur, mungkin untuk dijual
kepada tamu di restoran dengan membuat menu special today atau untuk menu
di banquet. Sama halnya dengan bahan makanan yang disimpan di dalam
freezer, dalam mengeluarkan barang dari ruangan ini dipakai juga metode
FIFO (first in first out).
5. Jenis Minuman (Beverages)
Adapun jenis-jenis minuman yang di simpan pada gudang daily store
1) Soft Drink
Soft drink seperti Coca Cola (botol dan kalengan), Sprite, Fanta,
Seven Up, Beers, dan lain sebagainya disimpan pada ruangan
normal dengan suhu udara antara 25 derajat celsius sampai dengan
35 derajat celsius.
2) Hard Liqour
Merupakan jenis minuman keras seperti: Johny Walker, Grand
Marnier, Bwenedectine, Civas Regal, dan lain sebagainya. Untuk
penyimpanan minuman jenis ini di perlukan ruangan atau gudang
47
dengan temperatur khusus antara 13 derajat selsius sampai dengan
25 derajat selsius. Ruangan dengan temperatur seperti ini
diperlukan untuk menjaga agar minuman tetap dalam keadaan
fresh dan tidak cepat rusak
3) Wine/Champagne
Merupakan jenis minuman yang bahan bakunya dari buah anggur,
contohnya: Red Burgundy, White Burgundy, Rose Wine, White
Wine, dan lain sebagainya. Cara menyimpannya memerlukan
temperatur yang sangat khusus bersama-sama dengan dengan
minuman yang termasuk sparkling wine, dan keg beers atau
draught beers, dan lain sebagainya. Untuk penyimpanan minuman
jenis wine/champagne di perlukan ruangan/gudang dengan
temperatur yang sejuk, antara 10 sampai dengan 16 derajat celsius,
untuk menjaga agar minuman ini tidak cepat rusak, karena
minuman jenis wine/champagne selalu dalam keadaan bereaksi
atau masih dalam keadaan proses ferment.
4.4 Kerjasama bagian Purchasing dengan bagian lain
Di dalam melakukan tugasnya sehari-hari , bagian purchasing di Harris
Hotel Samarinda juga bekerjasama dengan bagian lainnya dan ada 3 bagian yang
paling dekat atau berkaitan dengan bagian purchasing, yaitu sebagai berikut :
48
a) Bagian Gudang (Store Room)
Bagian gudang merupakan bagian persediaan umum hotel yang
dibutuhkan untuk keperluan masing-masing bagian operasional hotel.
Bagian gudang selalu menjalin komunikasi kepada bagian Purchasing
apabila barang-barang persediaan (stock item) yang diperlukan sudah
habis atau mendekati angka minimum persediaan (minimum stock).
b) Bagian Pengendalian Biaya (Cost Control)
Bagian pengendalian biaya adalah bagian yang juga berperan aktif dalam
proses pengecekan daftar harga barang, sebagai dasar perbandingan dalam
memilih rekanan bisnis yang di lakukan oleh bagian purchasing yang
kemudian jika memenuhi prosedur akan di jadikan bahan acuan kontrak
harga dengan rekanan bisnis yang bonafid atau menguntungkan
c) Bagian Penerimaan Barang (Receiving)
Bagian penerimaan barang memiliki peran dalam penerimaan barang yang
telah di order atau di pesan dari bagian purchasing untuk kepentingan
hotel. Bagian penerima barang akan selalu bekerjasama dengan bagian
purchasing apabila barang datang untuk mengantisipasi kesalahan order,
kecocokan harga, serta mecocokan dengan formulir Purchase Order (PO)
yang benar apakah sudah sesuai dengan barang dipesan melalui nota
pembelian.
49
4.5 Sistem atau Cara Pembelian Barang Pada Hotel
Dalam pembelian barang hotel harus dilakukan sesuai dengan sistem
maupun prosedur yang sudah di tetapkan oleh hotel agar bisa mendapatkan
barang maupun produk yang memiliki kualitas dan kuantitas yang terbaik. Pada
bagian purchasing di Harris Hotel Samarinda juga pasti akan memiliki sistem
pembelian barang yang terbaik bagi hotelnya dengan kualitas terbaik agar tidak
mengecewakan setiap tamu.
Ada beberapa sistem dalam pembelian barang hotel atau cara pembelian yang
dilakukan bagian purchasing di Harris Hotel Samarinda:
a. Sistem Kontrak
Sistem pembelian ini berdasarkan pada pembelian bahan makanan
terutama jenis perishable tertentu seperti sayur-mayur, dan buah-buahan
atau bahan makanan musiman (seasonal foods). Kontrak dilakukan
dengan satu rekanan atau lebih, dan yang ditekankan dalam surat kontrak
mengenai kualitas, kuantitas, dan harga barang.
b. Sistem Harian dan Bulanan
Sistem harian atau bulanan maksudnya adalah pihak hotel bisa
dengan bebas dan leluasa membeli barang-barang keperluannya dari
beberapa supplier atau dari toko serba ada maupun supermarket yang ada
disekitarnya.
c. Sistem Pembelian Secara Kontan (Cash and Carry)
Pembelian yang dilakukan dengan menggunakan kas yang tersedia
dari bagian pembelian itu sendiri yang jumlahnya tidak terlalu banyak
50
(petty cash). Biasa digunakan untuk membeli barang keperluan
operasional hotel, terutama bahan makanan keperluan dapur yang sering
di minta secara mendadak dan segera dibutuhkan.
d. Pesanan Tetap (Standing Order)
Pesanan tetap adalah, salah satu cara pembelian bahan makanan
tertentu saja yang dipasok oleh supplier tertentu juga. Jenis bahan
makanan tersebut biasa disebut dengan istilah “dairy product”.
4.5.1 Jenis Kebutuhan Pembelian dalam sebuah Hotel
Kebutuhan pembelian dalam sebuah hotel sangatlah banyak dan beragam.
Dalam hal ini bagian pembelian membagi jenis kebutuhan pembelian dalam 2
jenis yaitu:
a) Kebutuhan Operasional, merupakan kebutuhan yang digunakan dalam
kurun waktu yang dekat atau harian, berupa sayur-sayuran, buah dan
daging. Kebutuhan ini umumnya paling banyak diminta oleh bagian dapur
atau F&B.
b) Kebutuhan Material, kebutuhan ini merupakan jenis kebutuhan yang
bersifat keras dan lebih tahan lama, seperti mesin cuci, genset, material
spa, linen, dan lain-lain.
4.6 Siklus Dokumen Pembelian Barang Hotel
Dalam pembelian barang hotel harus dilakukan sesuai dengan siklus atau
alur dimulai dari pemesanan hingga barang datang ke hotel, sebagai diketahui
51
siklus dokumen adalah peredaran-peredaran dokumen-dokumen yang
dipergunakan dalam proses pengadaan, seperti formulir Purchase Requisition
yang dibuat oleh setiap departemen pada Harris Hotel Samarinda sebagai tanda
permintaan pembelian barang yang dibutuhkan kemudian akan di jadikan
purchase order atau pesanan pembelian setelah di sepakati oleh HOD department
yang melakukan permintaan dan General Manager, lalu akan dilakukan
pemesanan yang dikirim dan diproses kepada supplier.
Adapun dokumen-dokumen yang di gunakan adalah sebagai berikut :
a. Purchase Request/PR (Permintaan Pembelian), merupakan berkas
pembelian yang digunakan oleh departemen terkait dalam sebuah hotel
untuk menuliskan daftar permintaan barang kepada bagian pembelian
(purchasing).
b. Purchase Order/PO (Form Pembelian), merupakan berkas yang dibuat
oleh bagian pembelian melalui sistem komputer keuangan berdasarkan
data purchase request / PR yang diterima dari departemen yang
membutuhkan.
c. Nota, Invoice, Kwitansi, Cash Payment, merupakan bukti transaksi atau
pembayaran dari hasil kegiatan pembelian barang ataupun jasa yang
diterima dari penjual atau supplier.
d. DML (Daily Market List), merupakan form order harian bagian dapur atau
Food and Beverage department yang dibuat oleh bagian pembelian
berdasarkan permintaan yang telah di tuliskan.
52
e. Market List/Store Request, merupakan form order bagian gudang yang
digunakan untuk stok barang yang memiliki jenjang waktu pemakaian
yang lebih lama.
f. Form Penawaran, merupakan daftar harga pembelian dari supplier yang
diserahkan kebagian pembelian sebagai bahan dasar pembelian.
4.6.1 Proses Pengadaan Barang Pada Harris Hotel Samarinda
1. Purchase Request (PR), permintaan barang yang dibutuhkan oleh outlet
atau departemen masing-masing untuk melakukan pembelian dilakukan
melalui Purchase Request. PR tersebut merupakan barang-barang seperti,
makanan dan minuman serta barang-barang general seperti kertas, alat
tulis dan perlengkapan untuk kamar tamu.
2. Barang-barang tersebut dibedakan menjadi dua, yaitu:
 Barang Market List : Merupakan barang-barang yang di pesan
melalui supplier biasanya barang perishable, seperti bahan-bahan
makanan seperti sayur, buah, dan ikan.
 Barang Store Item : Merupakan barang-barang yang dibutuhkan
oleh outlet yang tersedia pada bagian store atau penyimpanan
seperti bahan Groceries yaitu makanan yang sudah berbentuk
kaleng atau box, bahan makanan yang harus dibekukan, serta alat
tulis kebutuhan kantor.
3. Released By Autorised, barang di klasifikasikan ke dalam dua kelompok
Market List dan Store Item, dalam proses tersebut membutuhkan
53
persetujuan atau konfirmasi dari Dept. Head atau HOD yang
bersangkutan, seperti : Manager Departemen, Supervisor Departemen
dan General Manager.
4. Pemesanan (order), pemesanan barang berdasarkan persetujuan yang telah
dilakukan biasanya dilakukan oleh bagian purchasing melalui telephone
ataupun melalui e-mail dan media sosial seperti whatsapp. Pemesanan
barang dilakukan berdasarkan pemilihan supplier menurut harga dan
kualitas supplier.
5. Penerimaan (Receiving), proses ini adalah proses penerimaan barang
datang yang telah di pesan oleh bagian purchasing. Penerimaan barang
dilakukan berdasarkan jumlah barang, kualitas barang, waktu
penyimpanan barang, serta harga barang yang mungkin akan naik atau
turun dalam jangka waktu tertentu, penerimaan nota dan konfirmasi
pengiriman.
6. Distribute to Outlet, barang-barang yang sudah datang pada hari itu juga
di distribusikan sesuai dengan Market List atau Store Item.
4.7 Peran Purchasing Section dalam Pengadaan Barang Melalui Daily Market
List di Harris Hotel Samarinda
Daily Market List adalah formulir yang digunakan untuk permintaan
pengadaan barang di suatu hotel, khusus untuk Food and Beverage Department
baik produk (Kitchen) maupun service (Restaurant).
54
Berikut adalah peran purchasing dalam pengadaan barang melalui daily market
list :
a. Purchasing sebagai bagian yang melayani permintaan pengadaan barang,
khususnya barang perishable, yakni menggunakan Daily Market List.
b. Purchasing adalah bagian yang berhak memesankan barang permintaan
kepada supplier, berdasarkan permintaan yang tertulis dan sesuai dengan
Daily Market List.
c. Purchasing mampu memilihkan supplier yang tepat untuk kecocokan
barang permintaan.
d. Purchasing juga bertanggung jawab dan memastikan barang pesanan
datang tepat waktu, sesuai dengan Daily Market List.
4.7.1 Form yang digunakan dalam Purchasing Harris Hotel Samarinda
Berikut ini adalah beberapa formulir yang di gunakan oleh purchasing di
Harris Hotel Samarinda, gunanya formulir ini sebagai dokumen tanda bukti dalam
pembelian barang maupun pengadaan barang hotel, dokumen-dokumen tersebut
1. Purchase Order (PO) formulir ini adalah slip untuk pemesanan barang
hotel yang berisi quantity barang, nama barang, harga barang, dan lain-
lain, digunakan biasanya dalam pembelian barang hotel sebagai
mengetahui berapa harga-harga suatu barang.
55
2. Purchase Request (PR) ini adalah berupa formulir permintaan barang yang
dibuat dari departemen lain atau setiap departemen jika membutuhkan
suatu barang.
3. Daily Market List Report (DML) berupa formulir yang digunakan untuk
permintaan barang perishable yang dibuat dari bagian Food and
Bevereage department terutama bagian Kitchen untuk bahan-bahan hotel
untuk kebutuhan Harris Cafe atau Restaurant Hotel dan biasanya di order
secara harian.
4. Daily Receiving Report (DRR) adalah berupa formulir yang dibuat setiap
hari dari bagian Receiving kemudian diberikan kepada bagian Account
Payable gunanya sebagai mengetahui barang apa saja yang diterima.
5. Receiving Record adalah formulir yang dibuat dan diberikan kepada
bagian Account Payable agar mempermudah untuk mengetahui apakah
ada beberapa dari supplier yang sudah ataupun belum menyelesaikan
proses peluanasan pembayaran.
4.7.2 Proses Pengadaan dan Penanganan Daily Market List oleh Purchasing
Pada Harris Hotel Samarinda
Dalam kebutuhan sehari-hari hotel, bagian purchasing yang menangani
proses dalam pengadaan barang hotel terdapat suatu alur yang dapat menjadikan
suatu kegiatan dalam bagian ini menjadi lebih efisien dan saling bekerjasama
dalam tugas dan tanggung jawabnya. Tentunya proses ini sangat berpengaruh
dalam operasional hotel nantinya terutama pada bagian Food and Beverage
departemen yaitu bagian kitchen, karena bagian ini yang selalu membutuhkan
56
barang setiap hari untuk diproduksi di restaurant hotel. Berikut ini adalah proses
dalam penanganan dan pengadaan barang pada Harris Hotel Samarinda :
F&B Membuat Daily Meminta TTD Head

Market List Of Department F&B
Service/Product
Se
Diolah
Approve By
Cost Control
Disimpan
Diketahui
Finance
Controller
Dibuatkan
Receiving Record &
Daily Receiving
Ditangani oleh DML dibawa
admin Purchasing ke purchasing
Barang datang
diterima Receiving
kemudian
dibuatkan DRR
Diorderkan
ke Supplier
Diberikan
ke AP
Gambar 4.7.2 Alur Penanganan Daily Market List Di Harris Hotel Samarinda
Sumber : Dokumen Harris Hotel Samarinda
Keterangan :
1. Bagian Purchasing berperan sebagai penyedia barang hotel atau biasa yang
menangani kebutuhan-kebutuhan yang ada pada hotel (pengadaan barang)
57
untuk kegiatan operasional baik melalui formulir purchase request atau daily
market list, namun yang fokus dijabarkan di bagian ini adalah penanganan
daily market list.
2. Pemesanan barang hotel akan dilakukan apabila ada permintaan dari bagian
kitchen ataupun restaurant, untuk pengadaan barang perishable dan barang
groceries maupun kebutuhan dapur lainnya.
3. Bagian Kitchen atau Restaurant membuat atau mengisi Daily Market List yang
telah disediakan, di dalamnya harus di cantumkan apa yang dibutuhkan, dan
berapa banyak dalam bentuk satuan, dari departemen apa, pesan tanggal
berapa, minta dikirimkan tanggal berapa.
4. Jika sudah selesai membuat daily market list (DML), kemudian dimintakan
tandatangan Head of Departement yang bersangkutan atau yang menginginkan
barang tersebut. Setelah dari Head of Department, tandatangan dimintakan
kebagian Cost Control, untuk mengetahui dan meminimalkan, juga mengontrol
pengeluaran biaya, setelah dari Cost Control tandatangan selanjutnya
dimintakan kepada Finance Controller, untuk mengetahui barang apa saja dan
berapa banyak yang dibutuhkan.
5. Setelah tandatangan sudah lengkap, maka daily market list dapat dibawa ke
Purchasing untuk dipesankan kepada supplier, pemesanan dilakukan melalui
telepon ataupun melalui e-mail, oleh admin purchasing kepada supplier yang
tepat, dengan harga yang rendah dan kualitas bagus.
6. Bila sudah melakukan pemesanan ke supplier, maka admin purchasing
bertugas mensortir formulir daily market list, yang berangkap 2. Bagian
58
pertama berwarna putih atau asli disimpan sebagai arsip / untuk purchasing,
rangkap ke dua berwarna pink untuk Receiving Section.
7. Admin purchasing mengarsip daily market list pada odneer khusus untuk file.
8. Keesokan hari atau beberapa hari kemudian, bila barang sudah datang, maka
akan diterima oleh bagian Receiving, lalu dicocokan barang yang dipesan
apakah sudah sesuai dengan daily market list, di timbang sesuai yang dipesan,
dicheck bila ada kekeliruan.
9. Receiving membuatkan receiving record, yang selanjutnya akan dibuatkan
Daily Receiving Record, lalu setiap hari diberikan kepada bagian Account
Payable.
10. Daily Receiving Record di file, sesuai nama supplier di rak khusus di bagian
AP payment, untuk menunggu dibuatkan payment voucher untuk pembayaran.
11. Bagian Account Payable membuat overbook setiap akhir bulan, untuk
membayar semua hutang kepada supplier maupun pihak terkait lainnya,
bersama dengan Financial Controller dan General Chasier.
12. Bagian Purchasing harus selalu koordinasi dengan bagian Account Payable
menyangkut pembayaran supplier.
59
4.7.3 Alur Penanganan Barang Melalui Front Office departemen di bagian
Purchasing.
Front office Membuat Diberikan kepada

departemen purchase request bagian purchasing
Pengeluaran barang Admin Purchasing

sesuai dengan SR memproses dan membuat
purchase order
Penyimpanan
Di lakukan pemilihan
barang di gudang
supplier
Negosiasi & Mengirim

Menerima dan menanda
Purchase order
tangani surat jalan,
nota/invoice/faktur
Di lakukan
Appoved
Penerimaan pemesanan
barang HOD sesuai PR
(Receiving)
Approved
Approved
Financial
General
Manager Controller
Gambar 4.7.3 Alur Penanganan Barang Melalui Front Office Departemen di

Purchasing Section
60
Keterangan :
1. Dari bagian Front Office Departemen akan membuat form permintaan
barang yang di butuhkan, barang yang biasanya di butuhkan oleh bagian
front office departemen berjenis barang groceries yaitu berupa guest
comment, keyrooms card, breakfast voucher, keyholder dan barang lainnya
yang menyangkut dengan keperluan operasional hotel bagian front office.
2. Di buatkan purchase request (PR) pada sistem VHP tetapi sebelum itu harus
sudah di ketahui oleh kepala bagian FO atau head of departemen (HOD)
front office, di dalam purchase request (PR) harus di cantumkan nama
barang, quantity dan keterangan jenis barang apa yang diinginkan
3. Setelah itu akan diberikan kepada bagian purchasing lalu akan melihat dan
periksa kembali apakah barang yang dibutuhkan, kemudian admin admin
purchasing akan memproses dan membuat purchase order (PO) sesuai
dengan permintaan purchase request (PR)
4. jika PO telah di buat maka bagian admin purchasing akan menghubungi
supplier sesuai dengan pesanan tetap jika tidak ada maka harus di lakukan
dengan mencari supplier lain yang sesuai dengan PR, dilakukan negosiasi
dan mengirim PO yang telah di scan melalui e-mail atau media sosial
kepada supplier sebagai tanda barang yang di butuhkan kemudian apakah
supplier pesanan tetap masih menyediakan barang tersebut, jika sudah
sesuai maka akan dilakukan pemesanan barang dalam jangka waktu yang
tidak tertentu.
61
5. Ketika sudah di lakukan pemesanan purchase order (PO) akan dicetak
kemudian meminta tanda tangan head of departemen (HOD) front office,
lalu jika telah di setujui akan di berikan kepada bagian financial cotroller
pada bagian accounting deparment, jika bagian keuangan telah setuju untuk
membeli barang tersebut, maka PO akan diberikan kepada general manager
agar mengetahui pembelian apa saja yang di lakukan dari setiap department
untuk kebutuhan operasional hotel.
6. Barang datang dan akan di terima oleh bagian receiving, dalam penerimaan
barang harus menandatangani surat jalan, nota/invoice/faktur yang
diberikan supplier sebagai tanda bahwa barang tersebut telah sampai pada
hotel.
7. Kemudian barang-barang yang telah di terima dan di simpan pada gudang
penyimpanan khusus untuk barang-barang alat tulis kantor (ATK) yang ada
di Harris Hotel Samarinda.
8. Lalu bagian receiving akan melakukan pengeluaran barang sesuai dengan
store request (SR) yang sudah di setujui oleh head of department (HOD),
kemudian barang yang di butuhkan oleh bagian front office akan diberikan
dan bisa digunakan.
62
4.7.4 Perbandingan Teori Purchasing dan Praktek Kerja Lapangan di Harris
Hotel Samarinda
Adapun perbandingan dari teori purchasing pada umumnya dengan hasil
dari pratek kerja lapangan pada Harris Hotel Samarinda yang diolah oleh peneliti
agar menunjukkan beberapa perbedaan dan menjadi bahan pembelajaran,
penjelasan perbandingan di sebut berupa tabel sebagai berikut :
Tabel 4.7.3 Perbedaan Teori dan Praktek

TEORI PRAKTEK KERJA LAPANGAN
1. Dalam melakukan sistem 1. Pada Harris Hotel Samarinda hanya
pembelian barang, terdapat menerapkan 4 sistem pembelian,
beberapa sistem atau cara yaitu : Sistem Kontrak, Sistem
pembelian barang yang Harian dan Bulanan, Sistem
dilakukan bagian pembelian Pembelian Secara Kontan dan
pada sebuah hotel, yaitu Pesanan Tetap. Sistem Kontrak
antara lain : Sistem Kontrak, biasanya untuk pemesanan barang-
Sistem Harian dan Bulanan, barang kebutuhan yang berhubungan
Sistem Pembelian Secara dengan store atau gudang. Sistem
Kontan, dan Pesanan Tetap. Harian dan Bulanan biasanya untuk
kebutuhan operasional harian seperti
departemen kitchen yang
membutuhkan barang setiap hari.
Sistem Pembelian Secara Kontan
pembelian bahan-bahan yang
63
dibutuhkan bagian kitchen yang
secara mendadak, yang di pesan
melalui supplier kemudian diminta
agar di datangkan pada saat itu juga
kemudian akan di bayar
menggunakan petty cash. Pesanan
Tetap biasanya di lakukan untuk
barang yang sulit di dapatkan atau
hanya supplier tersebut yang
memiliki barang yang dibutuhkan.
2. Dalam setiap hotel atau 2. Pada purchasing Harris Hotel
perusahaan harus memiliki Samarinda, dalam kebutuhan harian
banyak supplier untuk jenis atau bulanan hanya memiliki 3
kebutuhan yang sering supplier atau pemasok. Karena
digunakan seperti supplier untuk mempermudah pemesanan
yang memasok bahan barang yang jenisnya sama dan
makanan, atau produk setiap sebagai perbandingan harga untuk
hari di butuhkan. setiap minggunya.
64
3. Sistem pembayaran yang 3. Pada Harris Hotel Samarinda sistem
berlaku pada hotel umumnya pembayaran dapat di lakukan setiap
dapat di lakukan setiap minggu hari Selasa, Kamis dan Jum’at.
atau bulannya dan di lakukan Selain dari hari Selasa, Kamis dan
oleh bagian account payable Jum’at bagian account payable dan
dan bagian cashier. general cashier tidak melayani
pertukaran nota ataupun
pembayaran lainnya.
4. Penyerahan form daily market 4. Penyerahan form daily market list
list hanya sampai jam 12.00 yang berada di Harris Hotel
WIB, karena terdapat sebagian Samarinda selalu dilakukan pada
supplier yang menerima pesanan jam 16.00 WITA oleh kitchen.
tidak lebih dari jam 12.00 WIB
agar dapat memaksimalkan
dalam pencarian barang yang
minta oleh pihak purchasing.
5. Dalam hal pengiriman barang 5. Pada Harris Hotel Samarinda dalam
oleh supplier, harus sesuai hal pengiriman barang sering terjadi
dengan waktu permintaan keterlambatan akibat supplier tidak
barang, karena untuk menggunakan waktunya dengan
mengantisipasi adanya baik, akibatnya sering terjadi
kekurangan stok pada gudang keterlambatan pula untuk
atau store. department yang membutuhkan
65
dalam mengerjakan pekerjaan
mereka.
66
BAB V
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Dari hasil penelitian Peranan Purchasing Section dalam Pengadaan Barang
melalui Daily Market List di Harris Hotel Samarinda dapat disimpulkan bahwa
peranan dari bagian purchasing sangat penting bagi memenuhi kebutuhan hotel
sebagai mencapai kemajuan hotel, dengan melakukan pembelian setiap barang-
barang yang dibutuhkan dari setiap department yang ada dihotel, tanpa adanya
bagian Purchasing maka seluruh kebutuhan yang ada di hotel tidak akan bisa
berjalan dengan lancar terutama pada bagian Food and Baverage Department yang
sangat membutuhkan bagian purchasing sebagai penyedia bahan-bahan yang
dibutuhkan baik makanan, minuman hingga bahan-bahan baku yang di butuhkan
bagian kitchen untuk diperjualkan di Restoran Hotel.
Pada Harris Hotel Samarinda memiliki 4 sistem dalam melakukan pembelian
barang yaitu sistem kontrak, harian dan bulanan, pembelian secara kontan dan
pesanan tetap adapun sistem pembayaran dilakukan ke bagian account payable dan
general cashier. Dalam pemilihan supplier hanya memiliki 3 pemasok atau
supplier, pengiriman barang biasanya sering terjadi keterlambatan akibat dari
supplier yang tidak menggunakan waktunya dengan baik. Adapun sistem
penyerahan daily market list selalu dilakukan setiap hari dalam waktu penyerahan
sekitar jam 16.00 WITA.
67
Bagian Purchasing juga bekerjasama dengan bagian lainnya yaitu bagian
Cost Control, dan Receiving. Bagian purchasing juga yang mengatur pembelian
barang berupa-barang Perishable, Groceries dan Material, yang dibeli pada
supplier terpilih dan sudah di kontrak langsung oleh pihak hotel untuk membantu
memenuhi kebutuhan hotel, tentunya yang memiliki kualitas dan kuantitas yang
sudah pasti terjamin bagus.
Dalam ruang lingkup kerja pada bagian purchasing bekerja sama dan saling
membantu juga bagian terpenting, dengan dijalankan bersama maka setiap masalah
akan bisa teratasi dan meminimalisir setiap masalah yang ada oleh karena itu
berkoordinasi harus selalu dilakukan hingga relasi setiap karyawan juga dapat
terjalankan dengan baik. Seperti dalam contoh penelitian ini adalah cara bagian
purchasing yang selalu bekerja sama dengan bagian Cost Control, Receiving untuk
bisa mengontrol ketersediaan barang apakah masih ada stock ataupun sudah batas
minimum, mengatur pengecekan harga setiap barang hotel dengan melakukan
perbandingan Supplier juga, dan bagaimana mengatur kesalahan-kesalahan yang
biasanya terjadi dalam pemesanan barang lalu mengecek penerimaan barang
disesuaikan dengan Purchase Order (PO).
5.2 Saran
1. Purchasing section harus sering melakukan market survey, untuk bisa
mengetahui harga pasar dan bisa memprediksi harga dari setiap supplier
agar membantu dalam meminimalisir cost hotel.
68
2. Purchasing section harus bisa saling berkoordinasi dengan bagian lain,
terutama pada bagian Kitchen dan Restoran untuk pengadaan barang yang
menggunakan Daily Market List.
3. Jika supplier mengirim barang dalam jumlah yang tidak sesuai dengan yang
diminta oleh pihak hotel, sebaiknya supplier berusaha untuk membeli
kekurangannya dipasar terdekat, agar barang yang diminta oleh hotel sesuai
dengan jumlahnya.
4. ketika melakukan penerimaan barang bagian purchasing harus bisa lebih
teliti lagi dalam memeriksa kembali barang yang datang, bisa di periksa
melalui form tanda terima atau nota supplier sebagai tanda penerimaan
barang, ataupun bisa di periksa kembali pada form purchase request dan
purchase order apakah barang tersebut yang di pesan atau tidak agar tidak
terjadi kekeliruan kembali.
69
DAFTAR PUSTAKA
Aryadi, H., & Wahyuni, W. (2019). Tinjauan Prosedur Pembelian Barang di Bagian
Purchasing pada PT. Duraconindo Pratama Jakarta. Jurnal Akutansi dan Manajemen .
Cahyo, D. A., & Solikhin, A. (2015). Analisis Peranan Purchasing Terhadap Proses
Pengadaan Barang di Hotel Lorin Solo. Jurnal Pariwisata Indonesia, 10(2).
Damanik, V., Hermanto, E., & Roesmanto, T. (2015). City Hotel Di Medan (Doctoral
Dissertation, Fakultas Teknik Universitas Diponegoro).
Kholifatun, I., & Nurcahyo, R. J. (2018). Sistem Kerja Storage Dan Purchasing
Department Terhadap Kelangsungan Operasional Di Hotel Jambuluwuk Malioboro
Yogyakarta. Jurnal Pariwisata dan Budaya.
Moleong, L. J. (2018). Metodologi Penelitian Kualitatif / Penulis, Prof. DR. Lexy J.
Moleong, M.A. Bandung .
Martina, E., & Kurniawan, B. (2020). Peranan Purchasing Dalam Menunjang
Operasional Kitchen Di Angsana Hotel Bintan. Jurnal Daya Saing, 6(1), 30-37.
Maulida, A. (2021). Peran Purchasing Department Dalam Rangka Memperlancar
Operasional Kitchen Melalui Daily Market List Di Hotel 88 Jember (Doctoral
Dissertation, Universitas Muhammadiyah Jember).
Naibaho, H. S. (2017). Prosedur Pembelian dan Penerimaan Barang oleh Department
Accounting di Hotel Ibis Slipi Jakarta.
Putra, R. R. (2018). Kesesuaian Kerja Purchasing Terhadap Proses Pengadaan Barang
Di Golden Palace Hotel Lombok (Doctoral Dissertation, Universitas Mataram).
Soemarso S.R. (2020). Akutansi Suatu Pengantar. Jakarta: Fakultas Ekonomi Universitas
Indonesia.
LAMPIRAN
1. Purchase Order
HARRIS HOTEL SAMARINDA

Jl. Untung Suropati No. 35
T. +62-541 4112700
PURCHASE ORDER
SUPPLIER : NIAGA UTAMA PO.NO. P211011009

ADDRESS : JL PULAU SULAWESI DATE OF ORDER 11/10/21
DELIVERY DATE 12/10/21
TELP : 0541-743895 TERM OF PAYMENT A&G
DEPARTMENT
EMAIL : - PR.NO. R211011009
REPORT PRINTED ON 11/10/21-14:37:15
DESCRIPTION QTY UNIT PRICE UNIT AMOUNT ITEM REMARK

MOUSE 1.00 PCS 150.000 150.000 PC/WIRELES
TOTAL 150.000
Remark / Keterangan :
ACCEPTANCE OF THIS ORDER IS AN ACCEPTANCE OF ALL CONDITION HERE IN

Term and Condition :
1. Invoice must come on delivery
2. Make all deliveries to RECEIVING of hotel
3. Deliveries accepted are subjected to account weight and approval within the time
specified in the PO and must be delivered during working days
4. Acceptence of this PO is subjected to payment 30 days after delivery unless otherles
specified in the PO
DEPT HOD PURCH/JA FC/SA GM/HM

2. Purchase Requisition
3. Receiving Record
4. Daily Market List

Perbaikan Cover Dan Romawi

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Perbaikan Cover Dan Romawi

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

PERAN PURCHASING SECTION DALAM

PENGADAAN BARANG MELALUI DAILY MARKET

KEMENTERIAN PENDIDIKAN KEBUDAYAAN RISET DAN

PERAN PURCHASING SECTION DALAM

Sebagai Persyaratan untuk menyelesaikan

PROGRAM STUDI DIII PARIWISATA

Samarinda, Juli 2022

PERAN PURCHASING SECTION DALAM

PROGRAM STUDI : D3 PARIWISATA PERHOTELAN

JENJANG STUDI : DIPLOMA III

Laporan Tugas Akhir ini telah disahkan

Pada tanggal, 25 Juli 2022

Pembimbing I, Pembimbing II,

I Wayan Sudarmayasa, SST.Par, M.Par Musdalifah, SE, M.Si

Budi Nugroho, ST., M.Eng

PERAN PURCHASING SECTION DALAM

Disetujui oleh Tim Penguji Tugas Akhir : Tanggal ujian : 25/07/2022

1. I Wayan Sudarmayasa, SST.Par, M.Par (Pembimbing I)

2. Musdalifah, SE, M.Si (Pembimbing II)

3. Tauhid Hira, SS, M. Hum (Penguji I)

4. Sari Pratiwi, S. Hum., MM (Penguji II)

5. Sabalius Uhai, SST. Par, M. Par (Penguji III)

Samarinda, Juli 2022

I Wayan Lanang Nala, SST.Par, M.Par

Kami dengan sebenarnya menyatakan bahwa, kami telah membaca keseluruhan

memenuhi syarat untuk memperoleh gelar Ahli Madya.

Nama Penguji I : Tauhid Hira, SS, M. Hum

Tanggal Pengujian : 25 Juli 2022

Nama Penguji II : Sari Pratiwi, S. Hum., MM

Tanggal Pengujian : 25 Juli 2022

Nama Penguji III : Sabalius Uhai, SST. Par, M. Par

Tanggal Pengujian : 25 Juli 2022

Dosen Pembimbing : I Wayan Sudarmayasa, SST.Par, M.Par

Musdalifah, SE, M.Si

Accounting deparment merupakan bagian yang bertanggung jawab dalam

Supervising Lecturer : I Wayan Sudarmayasa, SST.Par, M.Par

Musdalifah, SE, M.Si

Keywords : Accounting Department, Purchasing, Daily Market list, Perishable, Groceries

mendapatkan kemudahan dan kemampuan dalam menyusun Proposal Tugas Akhir

Market List di Harris Hotel Samarinda”.

Proposal Tugas Akhir ini disusun untuk memberikan sedikit gambaran

III Pariwisata Jurusan Perhotelan Polikteknik Negeri Samarinda.

Pada kesempatan ini penulis mengucapkan terimakasih sebesar-besarnya

masa penyusunan Proposal Tugas Akhir sehingga dapat penulis dapat

2. Bapak I Wayan Lanang Nala, STT.Par, M.Par selaku Ketua Jurusan

Pariwisata Politeknik Negeri Samarinda

3. Bapak I Wayan Sudarmayasa, SST.Par, M.Par, selaku dosen

pembimbing I yang telah membantu saya memberikan bimbingan, saran

serta banyak sekali memberikan motivasi dalam proses penyelesaian

Tugas Akhir ini.

memberikan banyak saran dan masukkan kepada penulis dalam proses

penyelesaian Tugas Akhir ini juga.

5. Bapak dan Ibu pada bagian Accounting Department Harris Hotel

Samarinda yang juga membantu saya dalam memberikan informasi

sehingga penulis lebih mudah dalam penelitian dan memotivasi penulis

menyelesaikan laporan ini

7. Bapak dan ibu dosen, staf administrasi Jurusan Pariwisata

8. Sahabat dekat penulis dan kakak-kakak yang selalu memberikan

motivasi, dan dukungan selalu untuk bisa segera menyelesaikan Tugas

Akhir ini dengan lancar.

9. Teman-teman kelas yang sudah membantu dan saling memberikan

semangat dalam proses pengerjaan Tugas Akhir ini sampai selesai.

menjadi tambahan ilmu untuk kedepannya.

Samarinda, Juli 2022