BAB II

PELAKSANAAN TUGAS KESEKRETARISAN

2.1 Gambaran Tugas Kesekretarisan

Selama melakukan Praktik Kerja Industri di PT Srikandi Utama Makmur,

Praktikan membantu dalam hal administrasi perusahaan. Dimulai dari memfiling

surat-surat masuk serta keluar, membuat surat keluar seperti surat tanggapan, surat

permohonan, surat pemberitahuan, surat teguran, internal memo, membuat

notulen meeting, menyiapkan kebutuhan meeting dengan client, memesankan

tiket pesawat untuk pegawai site yang mendapatkan cuti roaster, menyiapkan

kebutuhan kantor seperti alat-alat tulis, tinta printer dan lain sebagainya, membuat

invoice keluar untuk customer beserta faktur pajaknya, memindai dokumen-

dokumen untuk filing softcopy nya dan juga melakukan beberapa problem solving

bila diminta oleh user. Dalam mengerjakan tugas-tugas Praktikan diharapkan

mampu menyelesaikan dengan tepat dan cepat.

2.2 Aktivitas dan Pembahasan

Pada bagian ini, Praktikan akan menjelaskan tugas-tugas kesekretarisan yang

dilakukan selama praktik kerja industri di PT Srikandi Utama Makmur. Berikut

adalah penjelasan mengenai tugas-tugas tersebut :

2.2.1 Menangani Surat Masuk dan Keluar

Selama melaksanakan Praktik Kerja Industri di PT Srikandi Utama Makmur

Praktikan diminta untuk menangani setiap surat-surat masuk dan surat keluar.

Setiap surat masuk yang telah diterima dan dibaca akan di filing di ordner

Perjanjian dan Surat namun sebelum itu Praktikan akan melakukan scan terhadap

dokumen tersebut dan menyimpan softcopy nya di sharing folder perusahaan

untuk memudahkan jika suatu saat nanti membutuhkan dokumen tersebut. Sama

seperti surat masuk, setelah membuat surat keluar Praktikan akan melakukan scan

terhadap dokumen tersebut. Biasanya surat keluar yang dikirimkan PT Srikandi

Utama Makmur hanya berupa softcopy dan hardcopy akan di filing.

Kendala yang ditemui oleh Praktikan saat menangani Surat adalah ketika diminta

untuk mencari surat-surat yang sudah lama. Karena banyak sekali surat-surat yang

dahulu tidak diarsip oleh pegawai lama PT Srikandi Utama Makmur.

2.2.2 Menulis Surat Keluar

Surat merupakan salah satu alat komunikasi antar perusahaan. PT Srikandi Utama

Makmur bekerja sama dengan banyak vendor dalam menjalankan aktivitas

bisnisnya. Di kondisi keuangan yang sulit biasanya PT Srikandi Utama Makmur

akan mengirimkan surat permohonan keterlambatan pembayaran ataupun surat

permohonan penghapusan denda. Untuk itu Praktikan dituntut untuk dapat

menyampaikan komunikasi tersebut yang sesuai keadaan dan dapat diterima baik

oleh vendor. Selain surat permohonan Praktikan juga kerap diminta untuk
membuat surat pemberitahuan yang berisi sebuah peringatan kepada Vendor FMC

apabila performance mereka menurun. Setiap adanya surat yang masuk ke

perusahaan harus diberi tanggapan. Oleh sebab itu Praktikan akan membuat Surat

Tanggapan untuk surat-surat tersebut.

Hambatan yang Praktikan temui saat menulis surat adalah menggunakan gaya

bahasa dan pemilihan kata yang tepat sesuai keinginan user. Karena setiap orang

memiliki gaya bahasa yang berbeda dalam menyampaikan komunikasi. Namun

seiring berjalannya waktu Praktikan mulai memahami dalam pembuatan surat

yang diminta oleh user.

2.2.3 Menerima Telepon

Selama melaksanakan Praktik Kerja Industri di PT Srikandi Utama Makmur

Praktikan selalu berkomunikasi dengan pegawai di site. Untuk meminta data

ataupun memberikan data yang diperlukan oleh team site. Biasanya team site akan

menelpon Praktikan bila terjadi suatu accident terhadap Dumptruck tujuannya

agar jika Dumptruck tersebut memiliki kerusakan yang parah Praktikan dapat

melakukan tindakan klaim asuransi. Selain itu Praktikan juga sering meminta data

kepada team site perihal rekap data uang jalan, laporan daily breakdown unit, dan

juga data base monthly.

2.2.4 Memesankan Tiket Pesawat

Setiap pegawai site non lokal akan mendapatkan cuti roaster setiap dua bulan

sekali dengan waktu dua minggu. Tiket pesawat dan akomodasi merupakan
tanggung jawab perusahaan oleh sebab itu Praktikan harus segera memesankan

tiket pesawat jika pengajuan form cuti sudah disapproved oleh direksi. Praktikan

juga bertanggung jawab setiap adanya reschedule dalam jadwal pesawat tersebut.

Praktikan harus memastikan setiap pegawai dapat kembali ke rumah dengan tiket

yang sesuai serta kembali bekerja tepat waktu. Dalam menjalankan tugasnya

Praktikan dibantu oleh agen travel yang sudah bekerja sama dengan perusahaan.

2.2.5 Mencetak Dokumen

Mencetak dokumen merupakan kegiatan rutin yang dilakukan Praktikan. Kendala

yang sering Praktikan temui adalah ketika mencetak dokumen menggunakan kop

surat. Sering kali jarak antara kop surat dengan isi surat terlalu dekat. Sehingga untuk

menghindari itu Praktikan memiliki format dokumen khusus yang sudah disesuaikan

dengan ukuran kop surat sehingga saat melakukan cetak format surat sesuai dan tepat.

Selain itu kendala yang sering dialami adalah ketika mencetak format dengan

dokumen excel. Margin yang dicetak sering terlalu kecil sehingga agar tidak

membuang kertas Praktikan akan mencobanya dengan kertas bekas dan tinta hitam

terlebih dahulu.

2.2.6 Menerima Tamu

Menerima dan melayani tamu adalah salah satu tugas Praktikan di PT Srikandi Utama

Makmur. Biasanya user akan meminta Praktikan membuat janji temu dengan tamu

yang ingin ditemui oleh user. Setelah menentukan hari, waktu dan tempat Praktikan

akan konfirmasi kepada user. Saat tamu telah hadir Praktikan akan memintanya

menunggu terlebih dahulu dengan menawarkan makanan ringan dan minuman.

Dalam menerima tamu Praktikan harus memberikan gesture yang ramah, sopan

santun, dan welcome terhadap tamu agar tamu merasa diterima dengan baik. Setelah

tamu dan user bertemu Praktikan akan pamit undur diri serta menawarkan bantuan

bila ada yang dibutuhkan oleh user dan tamu.

2.2.7 Mempersiapkan Rapat dan Notula

PT Srikandi Utama Makmur memiliki agenda rapat rutin. Rapat rutin yang sering

dilakukan PT Srikandi Utama Makmur adalah weekly meeting. Dalam rapat tersebut

akan membahas progress bisnis yang terjadi setiap minggunya. Apa saja kendala yang

terjadi dan bagaimana solusinya. Meeting mempunyai ruangan khusus di lantai 2.

Biasanya sebelum meeting kita perlu melakukan booking ruangan kepada resepsionis

agar tidak terdahului oleh perusahaan lain. Weekly meeting rutin diadakan disetiap

hari Selasa pukul 10 pagi. Biasanya Praktikan akan meminta kepada OB untuk

menyiapkan minuman. Selama meeting berlangsung Praktikan akan menulis notula.

Nantinya notula akan dibagikan kepada peserta meeting dan akan dibahas

dipertemuan selanjutnya agar nantinya para peserta dapat mengetahui progress

kendala sudah sampai dimana.

2.2.8 Mengajukan Proses Klaim Asuransi

Sebagai jasa pengangkutan batubara asset terbesar yang dimiliki PT Srikandi Utama

Makmur adalah unit-unit Dumptruck. Setiap harinya unit-unit tersebut beroperasi.

Agar unit-unit tersebut dapat terjaga dengan baik maka perusahaan perlu melakukan

repairing and maintenance serta mengasuransikan unit-unit tersebut. Karena ada 3

faktor yang menyebabkan unit-unit accident. Yang pertama faktor unit yang sudah
tua, yang kedua faktur infrastruktur jalanan site yang berbatu, berlobang sehingga

menghambat dalam proses pengangkutan batubara dan yang ketiga faktor cuaca. Saat

cuaca hujan maka jalanan akan becek, tanah akan menjadi lembek yang tentunya

kemungkinan unit-unit rebah sangat besar. Untuk mencegah kerugian yang lebih

besar maka asuransi sangat diperlukan. Saat ini PT Srikandi Utama Makmur telah

mengasuransikan 100 unit ke Asuransi Heavy Equipment yaitu asuransi alat berat

untuk unit bergerak yang aktif beroperasi dan sisanya unit breakdown ke Asuransi

Property yaitu asuransi unit tidak bergerak. Unit breakdown perlu diasuransikan agar

jika terjadi bencana alam unit-unit tersebut tetap dapat diajukan klaim.

Pengajuan Klaim Asuransi merupakan salah satu tugas Praktikan. Bila ada unit yang

major breakdown atau rusak parah akibat sebuah accident Praktikan akan meminta

Laporan Penyelidikan Insiden kepada team site. Biasanya pengajuan klaim akan

dilakukan jika kerugian lebih dari 50 juta. Karena setiap pengajuan klaim perusahaan

akan dikenakan biaya deductible sebesar 10 juta. Dalam mengajukan klaim

dibutuhkan form pengajuan, foto-foto kejadian, simper mine permit driver, dan polis

asuransi tersebut. Nantinya pihak asuransi akan melihat dan mengecek terlebih

dahulu. Pengajuan klaim merupakan hal yang sulit dikarenakan pihak asuransi

pastinya berusaha agar klaim tersebut tidak berhasil namun sebagai pihak yang

dirugikan kita harus berusaha agar proses klaim dapat di approved dan berjalan.

Untuk itu banyak kendala-kendala yang dialami Praktikan salah satunya saat

menunggu konfirmasi dari pihak asuransi.

2.2.9 Mengolah Data

Praktikan sering mendapat tugas dari user untuk mengolah data. Dimulai

memandingkan data harga sparepart antara satu vendor dengan vendor lain,

melakukan pengecekan mengenai uang jalan driver, dan melakukan pengecekan

rekapan data pengangkutan batubara. Dalam mengolah data Praktikan menggunakan

format excel dengan Pivot ataupun formula-formula sederhana Vlookup. Praktikan

awalnya mengalami kendala dikarekan sedikit bingung melihat data yang banyak

namun seiring berjalannya waktu dan belajar Praktikan mulai bisa sedikit demi

sedikit.

2.3 Temuan-temuan

Selama melaksanakan Praktik Kerja Industri di PT Srikandi Utama Makmur,

Praktikan menemukan temuan-temuan yang digunakan sebagai pembanding

antara

teori dengan praktik yang dilakukan secara langsung di lapangan. Berikut adalah

temuan-temuan yang didapatkan :

a. Sistem Pengarsipan Surat

Sistem pengarsipan surat di PT Srikandi Utama Makmur tidak menggunakan

ketentuan sistem kearsipan yang berlaku. Hal ini sangat berbeda dengan apa yang

sudah dipelajari Praktikan selama kuliah pada mata kuliah kearsipan. Pengarsipan

surat masuk dan surat keluar di PT Srikandi Utama Makmur dijadikan dalam satu

ordner. Karena melakukan pengarsipan tidak sesuai dengan ketentuan sistem

kearsipan yang berlaku, maka Praktikan kesulitan dalam proses pencarian

dokumen.

b. Pengolahan Data
PT Srikandi Utama Makmur sebagai penyedia jasa pengangkutan batubara

memiliki Data Base Coal Hauling Performance yang dibuat oleh team site dengan

format excel. Dalam Data Base tersebut terdapat monthly report data penggunaan

bahan bakar solar, jumlah produksi setiap dumptruck, monitoring hourly meter,

dan sebagainya. Selama kuliah pada mata kuliah Aplikasi Teknologi Informasi

Business data yang diberikan tidak sebanyak dan serumit saat Praktikan berada

dilapangan. Sehingga Praktikan harus banyak belajar dalam penggunaan dan

membaca report data tersebut.

c. Aplikasi Accurate

Accurate merupakan system akuntansi online yang digunakan PT Srikandi Utama

Makmur dalam mencatat setiap transaksi. Dengan menggunakan Accurate, Praktikan

dapat melihat flow pemesanan barang, flow keuangan perusahaan, laporan keuangan,

buku bank setiap bulan, laporan pengeluaran setiap unit dumptruck, dan sebagainya.

Sebelumnya selama kuliah Praktikan tidak pernah menggunakan dan mempelajari

tentang software Accurate. Hal ini sangat bermanfaat sekaligus menjadi ilmu baru

bagi Praktikan.

d. Membuat E-faktur Pajak

Selama berkuliah Praktikan tidak pernah mendapat pelajaran mengenai pembuatan

Faktur Pajak. Di PT Srikandi Utama Makmur Praktikan belajar bagaimana cara

membuat Faktur Pajak. Pengusaha Kena Pajak (PKP) sebagai pemungut pajak harus

menerbitkan faktur pajak sebagai bukti pemungutan Pajak Pertambahan Nilai (PPN).

Setiap mengeluarkan invoice maka perlu dilampirkan Faktur Pajaknya. Hal ini sangat

bermanfaat sekaligus menjadi ilmu baru bagi Praktikan.