PROPOSAL SKRIPSI

SISTEM INFORMASI PELACAKAN DOKUMEN KLAIM

DISTRIBUTOR PADA PT. FONTERRA BRANDS INDONESIA

DISUSUN OLEH :

ANISA MUTIARA OKTAFIA

109180940133

SISTEM INFORMASI

SEKOLAG TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKAN DAN KOMPUTER

PRANATA INDONESIA

BEKASI

2022
 DAFTAR ISI

DAFTAR ISI............................................................................................................ii

DAFTAR TABEL..................................................................................................iii

DAFTAR GAMBAR..............................................................................................iv

KATA PENGANTAR.............................................................................................v

Bab I PENDAHULUAN..........................................................................................7

A. Latar Belakang Masalah................................................................................7

B. Identifikasi Masalah......................................................................................8

C. Pembatasan Masalah.....................................................................................9

D. Perumusan Masalah.....................................................................................10

E. Tujuan dan Manfaat Penelitian....................................................................10

Bab II LANDASAN TEORI..................................................................................13

A. Landasan Teori............................................................................................13

B. Kerangka Pemikiran....................................................................................16

Bab III Metode penelitian......................................................................................18

A. Sistem Berjalan............................................................................................18

B. Teknik Pengumpulan Data..........................................................................19

C. Rencana Waktu dan Lokasi Penelitian........................................................20

Daftar Pustaka........................................................................................................21

i
 ii

DAFTAR TABEL

TABLE 3.1 JADWAL PENELITIAN............................................................................20

 iii

DAFTAR GAMBAR

GAMBAR 2.1 KERANGKA PEMIKIRAN.........................................................17

GAMBAR 3.1 DIAGRAM AKTIFITAS SISTEM BERJALAN..........................19

 KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena atas

karuniaNya-lah penulis masih diberi kesehatan dan dapat menyelesaikan tugas

akhir yang berjudul “Sistem Informasi Pelacakan Dokumen Distributor Pada PT.

FONTERRA BRANDS INDONESIA“. Tugas Akhir ini disusun dalam rangka

memenuhi persyaratan menjadi Strata Satu

Tugas Akhir ini disusun dengan tujuan untuk menambah referensi

mahasiswa maupun siapa saja yang ingin memahami evaluasi tentang sistem

informasi manajemen pada PT. FONTERRA BRANDS INDONESIA.

Dalam penulisan tugas akhir ini penulis menyampaikan ucapan terima

kasih yang sebesar-besarnya kepada pihak-pihak yang membantu dalam

menyelesaikan tugas akhir ini, khususnya kepada Dosen kami yang telah

memberikan petunjuk kepada kami, sehingga kami dapat menyelesaikan tugas

akhir ini.

Tugas akhir ini masih jauh dari sempurna. Untuk itu, penulis

mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya membangun dari pembaca demi

penyempurnaan makalah selanjutnya. Besar harapan penulis semoga karya tulis

ini bermanfaat bagi kita semua.

Jakarta, Februari 2022

Penulis

iv
 v

Anisa Mutiara Oktafia

 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Perkembangan teknologi saat ini menuntun perusahaan untuk

melakukan modernisasi system dala pelacakan dokumen guna

mempercepat dan mempermudah penyelesaian dokumen klaim distributor.

Untuk dapat menjalankan tugas-tugasnya dengan baik, maka suatu

perusahaan sudah seharusnya didukung oleh sistem administrasi yang

memadai, Karena kesempurnaan dan kelengkapan sistem administrasi

merupakan salah satu kebutuhan yang penting dalam suatu perusahaan

atau organisasi dalam mewujudkan perusahaan yang baik.

Pada Kantor ini khusunya bagian admin dan finance yang

menangani proses pengelolaan dan validasi data-data dokumen klaim yang

masuk seperti tanggal terima, tanggal kirim, nomor invoice, isi invoice

atau perihal, penerima, pengirim, disposisi surat, dan jenis surat masih

menggunakan prosedur-prosedur kerja yang sudah menggunakan system

tetapi belum secara detail.

Perusahaan Fonterra juga menghadapi kendala dalam hal disposisi

dokumen, dimana dokumen yang membutuhkan pembayaran dari

pimpinan seringkali membutuhkan waktu untuk mendapatkan pembayaran

karena dokumen claim yang di validasi terkadang suka hilang yang

berakibat pembayaran dokumen claim menjadi terhambat dan

1
 2

waktu pembayaran menjadi lama untuk mendapatkan salinan dokumen

dari distributor yang bersangkutan.

Berdasarkan observasi dan wawancara dengan Regional Sales

Manager Ibu Kezhia Chrysanty masalah yang sering dijumpai berkaitan

dengan pelacakan dokumen khususnya dokumen yang sudah dikirimkan

oleh admin kepada finance terkadang hilang dan merasa tidak menerima.

Penyebabnya adalah pengelolaan dokumen claim tidak terkelola dengan

baik sehingga dokumen claim hilang, Hal tersebut tentu saja menyulitkan

staf administrasi yang menangani dokumen claim dari pihak distributor

dan sulitnya memintakan kembali salinan dokumen claim yang harus

segera cepat dibayarkan. Permasalahan lain pada saat admin menyerahkan

dokumen claim masuk ke finance, sedangkan finance merasa dokumen

claim tidak nerima, maka finance tidak dapat memproses dokumen claim

sehingga pembayaran tertunda, oleh karena itu perlu dilakukan tracking

dokumen claim secara digital untuk memonitoring status dokumen claim.

Finance atau staf administrasi dokumen klaim tidak perlu lagi meminta

data ke finance yang berupak excel untuk mengetahui dokumen yang

sudah di bayarkan ke distributor terkait ataupun yang belum dibayarkan.

B. Identifikasi Masalah

Berdasarkan latar belakang permasalahan diatas, maka masalah

yang diidentifikasi yaitu :

1. Proses pengelolaan dan validasi dilakukan sudah terkomputerisasi

namun proses pembayaran dokumen klaim belum secara terperinci dan

 3

sulit untuk melakukan pencarian ketika ada dokumen claim yang

hilang.

2. Proses pengelolaan dokumen klaim ada keterlambatan tindak lanjut

dari staff finance, dikarenakan ketidaktahuan status dokumen klaim

dan belum lagi jika dokumen klaim hilang di finance dan admin tidak

mengetahui.

3. Penerimaan dokumen klaim beserta kelengkapan lampiran dokumen

dari Distributor terkait masih dikelola dengan penginputan dari excel

untuk meberikan status dokumen klaim, sehingga dapat menyebabkan

ketidakefisienan dalam ketelitian dan juga waktu.

C. Pembatasan Masalah

Pembatasan masalah pada penulisan proposal skripsi ini adalah :

1. Sistem informasi ini dibangun berbasis website yang dibuat hanya

untuk perusaahaan PT. Fonterra Brands Indonesia.

2. Pemodelan sistem menggunakan UML (Unified Modelling Language)

meliputi Use Case Diagram, Class Diagram, dan Activity Diagram.

3. Sistem informasi pelacakan dokumen klaim distributor menggunakan

bahasa pemrograman Laravel serta database MySql.

D. Perumusan Masalah

Rumusan permasalahan yang muncul berkaitan dengan Sistem

Informasi Pelacakan Dokumen Klaim Distributor pada PT. Fontera Brands

Indonesia antara lain :

 4

1. Bagaimana membuat Sistem Informasi Pelacakan Dokumen

Klaim Distributor ?

2. Bagaimana merancang basis data untuk Sistem Informasi

Pelacakan Dokumen Distributor dan mengetahui status

pembayaran Distributor ?

3. Bagaimana cara untuk mengetahui status dokumen klaim

Distributor yang sudah di proses ke Finance ?

E. Tujuan dan Manfaat Penelitian

1. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan yang hendak dicapai dengan adanya Penelitian

Skripsi ini, adalah sebagai berikut :

A. Pengelolaan dokumen klaim dan dokumentasi dokumen

menjadi lebih baik sehingga memudahkan dalam melakukan

pelacakan.

B. Menjamin keamanan dokumen klaim dengan cara mengelola

dokumen klaim secara digital sehingga status dokumen klaim

yang tidak terbayarkan akibat dokumen klaim yang hilang tidak

akan terjadi.

C. Mengefektifkan pengecekan status dokumen klaim dengan

menggunakan pelacakan status secara digital untuk

memonitoring jumlah dokumen klaim yang sudah dikirim,

sudah di validasi dan sudah disetujui. Jika ada kesalahan

 5

sekalipun, dokumen klaim bisa dilakukan perbaikan secepat

mungkin.

D. Tidak terjadi lagi penumpukan dokumen klaim dengan

melakukan memonitoring status dokumen dengan sistem

pelacakan status secara digital dan dapat meminimalisir

keterlambatan tindak lanjut dari proses dokumen klaim, serta

mengingatkan pegawai yang sudah menerima dokumen agar

pekerjaan dapat diselesaikan dengan tepat waktu.

2. Manfaat Penelitian

Manfaat yang diperoleh dari penelitian dan penyusunan skripsi ini

antara lain :

A. Bagi Finance PT. Fonterra Brands Indonesia

1. Meningkatkan kinerja staff Finance PT. Fonterra Brands

Indonesia dalam administrasi dokumen klaim agar menjadi

lebih efektif dan efisien.

2. Dapat menggantikan administrasi dokumen klaim yang

masih kurang dalam pelacakan status dokumen yang

digunakan masih dalam bentuk excel, sehingga menjadi

proses dokumen klaim secara tersistem.

3. Mempercepat dan mempermudah staff administrasi dalam

proses validasi dokumen.

 6

B. Bagi Peneliti

Penelitian ini merupakan suatu studi kasus tentang

bagaimana membuat dan merancang sebuah Sistem

Informasi pada sebuah PT. Fonterra Brands Indonesia

Melalui penelitian ini penulis akan lebih mendapatkan

pengetahuan yang baru dan akan lebih mengerti cara

membangun suatu sistem informasi karena sekaligus

praktek dan cara pengimplementasian sistem tersebut.

 BAB II

LANDASAN TEORI

A. Landasan Teori

1. Pengertian Sistem

“Sistem adalah suatu kumpulan dari komponen-komponen yang

terorganisasi, saling tergantung satu sama lain.” (Emartita 2016, 967)

“Sistem adalah unsur atau elemen yang saling berkaitan dan saling

mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu

tujuan.” (Ahmad Hidayat dan Faisal 2019,2)

Dari kedua kutipan dapat disimpulkan sistem adalah suatu kesatuan

dari suatu bagian yang saling berhubungan dan berinteraksi serta

terorganisasi berdasarkan fungsinya dan untuk mencapai tujuan tertentu.

2. Pengertian Informasi

Menurut M.Thoha dan Miyanto dalam Jurnal (Yuliana, Zahrudin

dan Utari, 2018) Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah

bentuk yang berarti bagi penerimaan dan bermanfaat dalam mengambil

keputusan saat ini atau mendatang.

Sedangkan menurut Menurut Agus Mulyanto dalam jurnal

(Abdurahman, Safi, dan Abdullah, 2018) Informasi adalah data yang

diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang

menerimanya, sedangkan data merupakan sumber informasi yang

menggambarkan suatu kejadian yang nyata.

7
 8

Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh

manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan yang sangat

penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya, sehingga

terdapat alasan bahwa informasi sangat dibuhkan bagi perusahaan. Akibat

bila kurang mendapat informasi, dalam waktu tertentu perusahaan akan

mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam

mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada

akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan

persaingan. Disamping itu, sistem informasi yang dimiliki seringkali tidak

dapat bekerja dengan baik. Masalah utamanya adalah bahwa sistem

informasi tersebut terlalu banyak data. Memahami konsep dasar informasi

adalah sangat penting (vital) dalam mendesain sebuah sistem informasi

yang efektif . Menyiapkan langkah atau metode dalam menyediakan

informasi yang berkualitas adalah tujuan dalam mendesain sistem baru.

3. Pengertian Sistem Informasi

“Sistem informasi adalah sebuah sistem informasi merupakan

kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak komputer serta

perangkat manusia yang akan mengolah data menggunakan perangkat

keras dan perangkat lunak tersebut.” (Andri Kristanto 2018,12).

“Sistem informasi adalah sejumlah komponen

(manusia,komputer,teknologi informasi,dan prosedur kerja), ada sesuatu

yang diproses (data menjadi informasi), dan dimaksudkan untuk mencapai

 9

suatu sasaran atau tujuan.” (Siti Monalisa, E.Denni Prima Putra dan

Fitra Kurnia 2018,59).

Dari kedua kutipan tentang sistem informasi dapat disimpulkan

bahwa sistem informasi adalah suatu sistem yang mempunyai kemampuan

untuk mengumpulkan informasi dari semua sumber dan mengolah

informasi tersebut serta menggunakan berbagai media untuk menampilkan

informasi tersebut sehingga mencapai tujuan organisasi.

4. Pengertian Dokumen

Dokumen menurut Bahasa Inggris berasal dari kata document yang

memiliki arti suatu tertulis atau tercetak dan segala benda yang

mempunyai keterangan-keterangan dipilih untuk dikumpulkan, disusun, di

sediakan atau untuk disebarkan.

Dokumen ialah surat pnting atau surat berharga yang sifatnya

tertulis atau tercetak yang berfungsi atau dapat dipakai sebagai bukti

ataupun keterangan.

Menurut (Amin Siahaan, 2016) dokumen merupakan sumber

tertulis bagi informasi sejarah sebagai kebalikan dari pada kesaksian lisan,

artetak. Dokumen diperuntukan untuk surat-surat resmi dan surat-surat

negara seperti surat perjanjian, undang-undang, hibah dan konsesi.

Dokumen dalam arti luas merupakan proses pembuktian yang didasarkan

atas sumber jenis apapun, baik yang bersifat tulisan, lisan, gambaran atau

arkeologis.
 10

Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, dokumen ialah sesuatu

yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau

keterangan. Semua catatan tertulis, baik tercetak maupun tidak tercetak.

Segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan dipilih untuk

dikumpulkan, disusun, disediakan atau untuk disebarkan.

5. Pengertian Klaim

Menurut Budi (dalam Wanda et all, 2019: 3) menjelaskan bahwa

klaim adalah “Suatu tuntutan yang dilakukan oleh pihak tertanggung

kepada pihak penanggung atas adanya kontrak perjanjian asuransi yang

mengikat antar pihak dalam menjamin pembayaran ganti rugi apabila

terjadi musibah yang dialami oleh pihak tertanggung, dimana dapat di

klaim apabila premi telah dibayarkan oleh pihak tertanggung.”

B. Kerangka Pemikiran

Kerangka pemikiran adalah narasi (uraian) atau pernyataan (proposisi)

tentang kerangka konsep pemecahan masalah yang telah diidentifikasi ayau

dirumuskan. Kerangka berpikir atau kerangka pemikiran dalam sebuah

penelitian kuantitatif, sangat menentukan kejelasan dan validitas proses

penelitian secara keseluruhan. Melalui uraian dalam kerangka pemikiran,

dapat menjelaskan secara komprensif variabel-variabel apa saja yang diteliti

dan dari teori apa variabel-variabel itu diturunkan, serta mengapa variabel-

variabel itu saja yang diteliti. Uraian dalam kerangka pemikiran harus mampu

menjelaskan dan menegaskan secara komperensif asal-usul variabel yang

 11

diteliti, sehingga variabel-variabel yang tercantum didalam rumusan masalah

dan identifikasi masalah semakin jelas asal-usulnya.

Kerangka Pemikiran pada Sistem Informasi Pelacakan Dokumen

Distributor pada PT. Fonterra Brands Indonesia adalah sebagai betikut :

Gambar 2.1 Kerangka Pemikiran

 BAB III

METODE PENELITIAN

A. Sistem Berjalan

Sistem berjalan pada pelacakan dokumen klaim distributor adalah sebagai

berikut :

1. Staff Admin Area mengirimkan dokumen klaim kepada Staff Finance dan

laporan data masih menggunakan penginputan data dari excel.

2. Staff Finance melakukan penginputan dokumen klaim yang akan di

proses untuk pembayaran di sistem yang telah ada yaitu sistem JDE.

3. Staff Admin Area dan Staff Finance belum memiliki sistem sendiri untuk

mengetahui status dokumen yang sudah dikirimkan oleh Staff Admin

kepada Staff Finance.

4. Pengumpulan rekapan laporan status pembayaran dari sistem JDE

tersebut yang ditarik oleh Staff Finance masih harus dipindah

menggunakan excel dan dikirimkan kepada Staff Admin Area setiap 2-3

bulan sekali.

Berikut diagram aktifitas pada sistem berjalan saat ini :

12
 13

Gambar 3.2 Diagram Aktifitas Sistem Berjalan

B. Teknik Pengumpulan Data

1. Observasi (Pengamatan)

Penulis melakukan metode ini dengan cara terjun ke lapangan

langsung pada perusahan Fonterra sehingga dengan cara ini penulis bisa

memperoleh data-data yang diperlukan, mengetahui permasalahan yang

berjalan sehingga penulis bisa melaporkan kegiatan langsung tentang apa

yang pernah dilihat dan dipelajari sehingga bisa dituangkan dalam penulisan

Skripsi.

2. Wawancara

Penulis melakukan wawancara secara langsung dengan pihak

perusahaan mengenai masalah-masalah yang dihadapi dalam penelitian pada

kantor ini. Metode wawancara ini digunakan untuk pengambilan data dan

keterangan secara lisan dengan orang-orang yang terlibat atau dengan pihak
 14

terkait pada objek tersebut/ sistem yang berhubungan dengan pelacakan

dokumen klaim distributor di PT. Fonterra Brands Indonesia.

3. Studi Pustaka

Pengumpulan data melalui informasi yang relevan dengan topik dan

masalah yang akan atau sedang diteliti. Informasi itu dapat diperoleh dari

buku-buku ilmiah, laporan penelitian, karangan-karangan ilmiah, tesis dan

disertasi, peraturan-peraturan, ketetapan-ketetapan, buku-buku tahunan,

ensiklopedia dan sumber-sumber tertulis baik tercetak maupun elektronik

serta internet.

C. Rencana Waktu dan Lokasi Penelitian

1. Lokasi Penelitian di Kantor PT. Fonterra Brands Indonesia berlokasi di Jl.

Raya Pulogebang KM 3, RT 11 RW 4 Pulogebang, Kec. Cakung Jakarta

Timur

2. Rencana waktu penelitian 6 bulan terhitung setelah disahkannya judul

proposal.

Jadwal Kegiatan :
 15

Table 3.1 Jadwal Penelitian

Maret April Mei Juni Juli
No Nama Kegiatan
12341234123412341234
1 Perancangan Penelitian
2 Analisis Sistem
3 Perancangan Sistem
4 Implementasi Sistem
5 Uji Coba Sistem
6 Perbaikan / Revisi
 DAFTAR PUSTAKA

Ermatita, 2016, Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Perpustakaan,

Jurnal Sistem informasi, 8(1),

WILANTIKA, Nori; ALFIAREZA, Monanta. Sistem Pelacakan Dokumen

Berbasis Seluler dan Kode QR. Jurnal Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer,

2022, 9.3.

Wanda Agustiranda, Yuliani dan Samadi W Bakar, 2019, Pengaruh

pendapatan premi, pembayaran klaim, dan risk based capital terhadap

pertumbuhan laba pada perusahaan, jembatan – Jurnal Ilmiah Manajemen Bisnis

Dan Terapan, Vol. XIV, No. 1, April 2019.

Amin, S., & Siahaan, K. (2016). Arsip Berbasis Web pada Sekolah Tinggi

Ilmu Tarbiyah. 1(1), 1–10.

Abdurahman, M., Safi, M., & Abdullah, M. H. (2018). Sistem Informasi

Pengolahan Data Balita Berbasis Website Pada Kantor Upt-Kb Kec. Ternate

Selatan Toddler. IJIS Indonesian Journal on Information System, Volume 3(1), 85–

92.

Andi, Kristanto. 2018. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya.

Yogyakarta: Gava Media.

16