Search EN Upload

What is Scribd? Ebooks Audiobooks Magazines Podcasts Sheet Music Documents Snapshots

 100% (1) · 5K views · 14 pages

SOP Rekam Medis & Pelayanan
Instalasi Rekam Medis
Original Title: SOP rekam medis & pelayanan instalasi rekam medis.docx
Uploaded by akbarsp1
Full description

     
Save 100% 0% Embed Share Print

Download now 1 of 14  Search document 

Standar Operasional Prosedur (SOP)

a. Pengertian Standar Operasional Prosedur (SOP)

Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
512/Menkes/PER/IV/2007 Tentang Izin Praktik dan Pelaksanaan Praktik Kedokteran BAB
I pasal 1 ayat 10 Standar Prosedur Operasional adalah suatu perangkat instruksi/langkah-
langkah yang dibakukan untuk menyelesaikan suatu proses kerja rutin tertentu, dimana
Standar Prosedur Operasional memberikan langkah yang benar dan terbaik berdasarkan
konsensus bersama untuk melaksanakan berbagai kegiatan dan fungsi pelayanan yang
dibuat oleh sarana pelayanan kesehatan berdasarkan standar profesi.

b. Tujuan Standar Operasional Prosedur (SOP)

Kebijakan dan prosedur harus tersedia yang mencerminkan pengelolaan unit
rekam medis dan menjadi acuan bagi staf rekam medis yang bertugas (Wijono, 2000).

c. Penerapan Prosedur
Penerapan prosedur sering menjadi hal yang sulit, meliputi 3 hal (Sabarguna,
2005) :
1. Adanya prosedur sering memerlukan perdebatan panjang, sehingga prosedur tidak
 pernah selesai.
2. Penerapannya perlu benar-benar berjalan, tidak hanya jaditulisan saja.
3. Pengawasan dan evaluasi harus secara terus-menerus dijalankan agar prosedur benar-
 benar berjalan semakin baik, bukan hanya sekedar ada.
Penerapan hendaknya diupayakan :
1. Prosedur secara resmi dibuat, dalam arti ada Surat Keputusan (SK) direktur
2. Ada petugas yang secara periodik bertugas mengawasi agar petugas benar-benar
 berjalan
3. Ada kegiatan evaluasi tahunan bagi prosedur yang terprogram, sehingga upaya
 peningkatan dapat berjalan.

d.  Peningkatan Prosedur  

Prosedur tidak ada yang sempurna, apalagi keadaan teknologi dan peralatan yang
semakin maju, maka tentunya prosedur harus mengikuti, maka harus diperhatikan hal-hal
dibawah ini (Sabarguna, 2005) :
1.  Jenis teknologi yang ada
Teknologi yang berubah dan semakin canggih perlu penyesuaian prosedur
yang relevan dan dapat mengikutinya.
2.  Jenis peralatan
Peralatan khusus yang berbeda, tentunya perlu prosedur yang berbeda
 pula, maka penyesuaian harus dilakukan.
3.  Pergantian petugas
Petugas yang diganti atau petugas baru harus dilatih, jangan sampai
menjadi ganjalan atau meracuni yang lain karena ketidaktahuannya.

Prosedur Rekam Medis

Rumah Sakit X  Prosedur Rekam Medis

PROSEDUR 29/KEP/SOP No Revisi 
TETAP 
Tanggal terbit  Ditetapkan

Dr. Pitut Aprillia Savitri, MKK  

Prosedur adalah sebuah rangkaian dari mendesain tugas-tugas untuk menyelesaikan

 pekerjaan pada tempat yang rutin. Kepala bagian rekam medis bertanggung jawab untuk
merencanakan dan memikirkan sebagian besar dari prosedur departemen, yang berisi standar dari
tugas-tugas. Penelitian yang cermat dari tata kerja menghasilkan hasil pekerjaan yang besar
dengan waktu dan usaha yang sedikit.

Dalam prosedur, beberapa usulan dibawah ini dapat membantu :

a.  Menetapkan semua langkah-langkah yang diinginkan. Gunakan hanya sejumlah
kecil yang dibutuhkan untuk menunjang prosedur.
 b.  Menetapkan rangkaian yang terbaik untuk kinerja dari langkah-langkah tersebut.
Yang mempunyai hubungan dekat atau menkati satu dengan yang lain, ini harus
dikelompokkan menjadi satu.
c.  Hindari mengambil dan menarik kembali rancangan formulir yang mempunyai
 banyak salinan.
d.  Mengulang kembali prosedur yang mungkin dapat mempengaruhi perubahan pada
 prosedur lain.
e.  Menguji prosedur sesudah ditetapkan sebagai prosedur yang akan digunakan setiap
hari, diusahakan untuk menemukan kecacatan.
f.  Evaluasi prosedur setelah prosedur tersebut digunakan beberapa minggu. Pekerja
yang bekerja dengan prosedur adalah sumber daya yang baik untuk
mengidentifikasi kemungkinan masalah dan memberikan masukan untuk kemajuan.

Prosedur yang istimewa dalam rekam medis termasuk analisa masuk dan keluar, analisa
diagram, mengumpulkan data, mengindeks penyakit dan opearasi dan asuransi serta surat-surat.

Pada saat prosedur dalam departemen telah direncanakan dan diuji adalah penting untuk
mencatat tata kerja tersebut dalam tulisan, menggambarkan setiap langkah demi langkah secara
rinci. Beberapa pekerja harus dapat mengikuti penjelasan tertulis dan dengan pertanyaan yang
minim dalam melaksanakan setiap tata kerja, menunjang hal tersebut tidak perlu pengetahuan
teknis yang banyak adalah penting untuk menampilkan pekerjaan (Suwarti, 1996).

Prosedur Pelayanan Instalasi Rekam Medis

Rumah Sakit X  Prosedur Pelayanan Instalasi Rekam Medis

PROSEDUR 29/KEP/SOP No Revisi 
TETAP 
Tanggal terbit  Ditetapkan

Dr. Pitut Aprillia Savitri, MKK  

A.  TPPRJ 
Tempat penerimaan pasien rawat jalan atau tempat pendaftaran pasien rawat jalan
(TPPRJ) disebut juga loket pendaftaran pasien rawat jalan. Fungsi atau perannya dalam
 pelayanan kepada pasien adalah sebagai pemberi pelayanan akan dinilai disini. Mutu
 pelayanan meliputi kecepatan, ketepatan, kelengkapan dan kejelasan informasi,
kenyamanan ruang tunggu dan lain-lain (Bambang Shofari, 2004).
Deskripsi pokok kegiatan pelayanan rekam medis di TPPRJ (Bambang Shofari, 2004) :
1.  Menyiapkan formulir dan catatan serta nomor rekam medis yang diperlukan untuk
 pelayanan. Formulir dan catatan yang perlu disiapkan yaitu :
a.)  Formulir-formulir dokumen rekam medis rawat jalan baru yang telah diberi
nomor rekam medis, yaitu formulir rekam medis yang belum berisi catatan
 pelayanan pasien yang lalu.
 b.)  Buku register pendaftaran pasien rawat jalan, yaitu buku yang berisi catatan
identitas pasien sebagai catatan pendaftaran.
c.)  Buku ekspedisi, yaitu buku yang digunakan untuk serah terima dokumen
rekam medis agar jelas siapa yang menerimanya.
d.)  KIUP (Kartu Indeks Utama Pasien), yaitu kartu indeks yang digunakan
sebagai petunjuk pencarian kembali identitas pasien.
e.)  KIB/KTPP (Kartu Identitas Berobat/ Kartu Tanda Pengenal Pasien), yaitu
kartu identitas pasien yang diserahkan kepada oa untuk digunakan kembali
 bila dating berobat lagi.

f.)  Tracer, yaitu kartu yang digunakan untuk petunjuk digunaknnya (keluarnya)
dokumen rekam medis dari rak filing sehingga dapat digunakan untuk
 peminjaman dokumen rekam medis ke filing.
g.)  Buku catatacn penggunaan nomor rekam medis, yaitu buku yang berisi
catatan penggunaan nomor rekam medis.
h.)  Karcis pendaftaran pasien.
2.  Menanyakan kepada pasien yang dating, apakah sudah pernah berobat? Bila belum
 berarti pasien baru dan bila sudah berarti pasien lama.

Pelayanan kepada pasien baru meliputi :

a.)  Menanyakan identitas pasien secara lengkap untuk dicatat pada formulir rekam
medis pasien rawat jalan, KIB danKIUP.
 b.)  Menyerahkan Menyerahkan KIB kepada pasien dengan pesan untuk membawa
kembali bila dating berobat berikutnya.
c.)  Menyimpan KIUP sesuai urutan abjat (alfabetik).
d.)  Menanyakan keluhan utamanya guna memudahkan mangarahkan pasien ke
 poliklinik yang sesuai.
e.)  Menanyakan apakah membawa surat rujukan. Bila membawa:
i.  Tempelkan pada formulir rekam medis pasien rawat jalan.
ii.  Baca isinya ditujukan kepada dokter siapa atau diagnosisnya apa guna
mengarahkan pasien menuju ke poliklinik yang sesuai.
f.)  Mempersilahkan pasien menunggu di ruang tunggu poliklinik yang sesuai.
g.)  Mengirimkan dokumen rekam medis ke poloklinik yang sesuai dengan
menggunakan buku ekspedisi.

Pelayanan kepada pasien lama meliputi :

a.)  Menanyakan terlebih dahulu membawa KIB atau tidak.
 b.)  Bila membawa KIB, maka catatlah nama dan nomor rekam medisnya pada
tracer untuk dimintakan dokumen rekam medis lama ke bagian filing.
c.)  Bila tidak membawa KIB, maka tanyakanlah nama dan alamatnya untuk dicari
di KIUP.

You're Reading a Free Preview Buy the Full Version

Pages 6 to 12 are not shown in this preview.

E.  Filing 
Bagian filing merupakan salah satu bagian dalam unit rekam medis. Peran dan
fungsi dalam pelayanan rekam medis yaitu sebagai penyimpan DRM, penyedia DRM
untuk berbagai keperluan, pelindung arsip-arsip DRM terhadap kerahasiaan isi data
rekam medis dan pelindung arsip-arsip DRM terhadapan bahayan kerusakan fisik,
kimiawi dan biologi (Bambang Shofari, 2004).
Deskriipsi pokok kegiatan filing dalam pelayanan rekam medis (Bambang
Shofari, 2004):
1.)  Menerima KK dan DRM yang sudah lengkap dan sudh diberi kode dari fingsi K/I.
2.)  Menyimpan DRM yang sudah lengkap ke dalam rak penyimpanan sesuai dengan
metode yang digunakan dan sesuai dengan kode warna pada nomor rekam medisnya.
3.)  Menggunakan halaman sebaliknya KK yang sudah tidak terpakai untuk digunakan
sebagai formulir tracer.
4.)  Menyediakan DRM dengan langkah-langkah sebagai berikut :
a.  Menerima tracer yang sudah dicatat terisi dari unit pengguna untuk pelayanan
 pasien atau penguna lain untuk keperluan tertentu.
 b.  Mencari nomor rekam medis sesuai dengan permintaan pada tracer tersebut.
c.  Menyelipkan tracer pada DRM yang sudah ditemukan.
d.  Mengambil DRm yang sudah ditemukan.
5.)  Mencatat penggunaan DRM pada buku catatan penggunaan DRM (bon pinjam
DRM).
6.)  Menandatangani dan meminta tanda tangan enerima DRM pada buku catatan
 penggunaan DRM.
7.)  Melakukan penyisiran untuk mengembalikan DRM yang salah letak dengan langkah-
langkah sebagai berikut :
a.  Mencatat kode warna pada kelompok nomor atau section pada rak filing.
 b.  Bila dijumpai ada nomor atau warna yang tidak sesuai, DRM diambil kemudian
dikembalikan pada letak yang sesuai.
8.)  Melakukan retensi DRM dengan langkah-langkah sebagai berikut :
a.  Mencatat nomor-nomor rekam medis yang sudah waktunya retensi sesuai dengan
ketentuan jadwal retensi. Data tersebut diperoleh dari KIUP, bila belum

menggunakan KIUP dapat pula diperoleh dari buku register pendaftaran pasien
rajal dan ranap.
 b.  Menulis pada tracer dengan keterangan bahwa DRm tersebut diretensi dan
dimpan pada rak DRm inaktif.
c.  Menyelipkan tracer pada DRM yang akan disimpan inaktif.
d.  Mengambil DRM yang akan disimpan inaktif.
e.  Menyimpan DRM inaktif berdasarkan urutan tanggal terakhir berobat dan
dikelompokkan berdasarkan jenis penyakit untuk keperluan:
  Menetukan lamanya penyimpanan DRM inaktif.
  Memudahkan ketika akan dinilai nilai gunanya.
9.)  Bersama tim pemusnah rekam medis melaksanakan kegiatan pemusnahan, dengan
langkah-langkah sebagai berikut :
a.  Mengambil DRM inaktif yang sudah saatnya dapat dimusnahkan (disimpan dalam
keadaan inaktif minimal selama 2 tahun dihitung dari saat disimpan sebagai
inaktif).
 b.  Mengelompokkan DRM yang akan dimusnahkan berdasarkan jenis penyakit.
c.  Membantu dalam kegiatan penilaian nilai guna rekam medis yang dilakukan
olehtim pemusnah dengan cara membacakan isi lembar formulir rekam medis
yang bersangkutan.
d.  Membuat daftar pertelaahan (pertelaan) DRM.
e.  Memisahkan lembar formulir rekam medis yang akan dilestarikan.
f.  Menjadikan satu lembar-lembar formulir rekam medis yang akan dilestarikan
tersebut sesuai nama pasien yang bersangkutan dalam satu folder.
g.  Mengawetkan formulir rekam medis yang akan dilestarikan.
h.  Menyimpan lembar formulir rekam medis yang akan dilestarikan sesuai dengan
urutan abjad nama pasien.
i.  Membakar DRM yang dimusnahkan dengan incinerator atau mencacah kertas
dengan mesin pencacah.
10.)  Menghitung tingkat penggunaan DRM per bulan atau per triwulan.
11.)  Menghitung kebandelan terhadap pencatatan kelengkapan isi DRM perbulan.
12.)  Menghitung tingkat kehilangan DRM, dengan rumus.

Reward Your Curiosity

Everything you want to read.
Anytime. Anywhere. Any device.

No Commitment. Cancel anytime.

Share this document

    

About Support Legal Social Get our free apps

About Scribd Help / FAQ Terms Instagram

Press Accessibility Privacy Twitter

Our blog Purchase help Copyright Facebook

Join our team! AdChoices Pinterest
Contact us Publishers

Invite friends

Gi s

Scribd for enterprise

Books • Audiobooks • Magazines • Podcasts • Sheet Music • Documents • Snapshots

Language: English Copyright © 2022 Scribd Inc.