ARTIKEL

DOKUMENTASI PENGELOLAAN
LABORATORIUM

Disusun Oleh : Kelompok 5

1. Aninda Tri Yulia sari

2. Ardian Chusnanto
3. Imam Cahyo
4. Rohimin
5. Tika Dwi M
6. Yudita Ayu S

SMK NEGERI 1 (STM PEMBANGUNAN) TEMANGGUNG

Jln. Kadar Maron Sidorejo Kotak Pos. 104 Telp. (0293) 49016939

Temanggung 56221
 DOKUMENTASI PENGELOLAAN
LABORATORIUM

Dokumentasi pengelolaan laboratorium diterapkan dalam rangka

mempromosikan dan mengembangkan uji kualitas data, serta memberikan
perangkat manajerial jaminan pendekatan manajemen yang meliputi
keberlangsungan, pelaporan dan pengarsipan penyelidikan laboraturium.Secara
administrasi, peraturan berfungsi untuk mengatur jalannya laboratorium dengan
baik. Dengan demikian pengelola dapat menyempurnakan kerjanya dengan
mengatur prosedur perencanaan, pencatatan, pelaporan, dan pengarsipan. Hal itu
dilakukan untuk meminimalisir sumber kesalahan/error dalam melaksanakan
pengujian. Metode ini menekankan pada pentingmya factor-faktor sebagai
berikut:

1. Sumber Daya
 Organisasi dan Personal
Tata kelola kerja di laboratorium memerlukan struktur organisasi dan
pertanggungjawaban yang jelas dari setiap personal peneliti. Hal ini berarti
bahwa diagram organisasi dan job deskripsi harus up-to-date dan
mencerminkan kenyataan. Diagram organisasi dan job deskripsi
memberikan suatu pemikiran yang cepat dalam hal menjalankan fungsi
laboratorium yang memiliki keterkaitan antartempat dan tugas yang
berbeda.
 Fasilitas dan Peralatan
Fasilitas harus cukup luas untuk menghindari permasalahan seperti proyek
yang terlalu penuh, kontaminasi silang, kebingungan antara proyek dan
kondisi kerja yang kaku. Penggunaan (air, listrik, dsb.) harus stabil dan
cukup. Seluruh peralatan harus dikerjakan sesuai petunjuk. Suatu program
validasi, kalibrasi, dan perawatan harus dikerjakan dengan teliti. Pencatatan
 penggunaan dan perawatan sangat penting dalam mengetahui, setiap poin
waktu, keadaan peralatan.

2. Aturan
 Pendahuluan
Tahap-tahap prinsip suatu pengujian harus dijelaskan dalam usulan
penelitian. Kemudian disajikan dalam rencana penelitian untuk
mendemonstrasikan penyelengaraan penelitian yang terrencana secara
memadai. Untuk itu usulan harus disetujui oleh koordinator penelitian pada
saat penandatanganan proposal sebelum pengujian dimulai, dan pilihan
rancangan penelitian tidak dapat dibuat kecuali dengan prosedur
amandemen yang formal. Semua ini akan menjamin rekonstruktabilitas
penelitian berikutnya.
 Prosedur Tertulis
Prosedur tidak akan mungkin dijelaskan, seluruh rincian teknis
penelitiannya, pada pendahuluan. Laboratorium perlu menyetandarkan
secara teknis dalam mem-fasilitasikan perbandingan hasil pengujian. Untuk
itu lah kita memerlukan SOP. Namun prosedur tidak dapat dipergunakan
sepanjang waktu; hal ini berakibat pada penggunaan prosedur dengan
metode yang kadaluarsa; Maka kita harus selalu beradaptasi dengan
perkembangan ilmu dan kemajuan teknik pengetahuan. Untuk itu kita harus
meninjaunya secara teratur, kemudian memodifikasinya bila diperlukan,
sehingga dapat mencerminkan bangunan pengetahuan yang sebenarnya.
 Pengarah Penelitian
Pengarah penelitian adalah seseorang yang paling bertanggung jawab
terhadap terlaksananya tata kelola kerja laboratorium dalam suatu
pengujian; bertanggung jawab terhadap kelengkapan penelitian
pendahuluan, dan keberlangsungan suatu pengujian. Hal itu dilakukan
dalam penandatanganan pernyataan keterlaksanaan.
3. Dokumentasi
 Data Mentah
Setiap pengujian menghasilkan data mentah yang merupakan hasil dari
investigasi. Penelitian harus mewakili kesimpulan dasar, namun pada sisi
lain juga merupakan pembuktian prosedur dan keadaan pada saat
dilangsungkannya pengujian. Beberapa hasil pengujian akan diolah secara
statistik, sementara yang lainnya dapat digunakan secara langsung. Hasil
pengujian dan interpretasi, yang diberikan ilmuwan dalam jurnal penelitian,
harus merefleksikan kebenaran dan keakuratan data mentah.
 Pengarsipan
Karena suatu pengujian harus direkonstruksikan setelah beberapa tahun,
catatan harus disimpan untuk periode waktu yang lama namun dapat
digunakan untuk mencari keterangan yang tepat, harus ada jaminan
keamanan penyimpanan seluruh catatan. Pengarsipan data mentah dan
dokumen penting lainnya harus utuh dan jangan sampai hilang atau juga
digantikan; untuk itu batasi akses orang-orang menuju arsip untuk menjaga
catatan masuk dan keluar.
4. Jaminan Kualitas
Jaminan kualitas merupakan jaminan keterlaksanaan aturan dalam suatu
fasilitas pengujian.

Faktor-Faktor Pendukung

1. Peralatan

Adanya peralatan yang tepat dengan kapasitas yang cukup merupakan

prasyarat dalam menjamin keberlangsungan penelitian dengan tepat. Semua
peralatan harus sesuai dengan kegunaannya, dan harus dikalibrasikan agar
pendayagunaannya akurat. Pencatatan, perbaikan dan perawatan rutin, dan kerja
non rutin lainnya, harus diatur dengan baik. Salah satu tujuan tata kelola kerja
laboratorium adalah untuk memastikan dan menjamin bahwa data yang dihasilkan
dapat dipercaya dan tidak kehilangan data akibat ketidakakuratan, ketidakcukupan
atau kesalahan dari peralatan. Peralatan yang tepat herus memenuhi kriteria
sebagai berikut:

 Kesesuaian
Hal ini dapat dinilai dan dipertimbangkan sesuai dengan kegunaan dari
peralatan yang digunakan. Kapasitas harus pula memenuhi kebutuhan
pelaksanaan tugas.
 Terkalibrasi secara berkala
Peralatan harus digunakan sesuai dengan secifikasinya apakah untuk
menghasilkan data ( misal peralatan analitik atau timbangan ) atau untuk
mempertahankan kondisi standar ( missal pendingin atau AC). Setiap
peralatan harus memiliki semacam bukti ketercapaian spesifikasi. Hal ini
umumnya dapat dilengkapi dengan pengecekan secara periodic. Pada kasus
peralatan ukur, hal ini akan melibatkan penggunaan peralatan baku dalam
melakukan penyetandaran. Misalnya, timbangan harus dikalibrasi dengan alat
yang diketahui standar beratnya. Pada kasus peralatan analitik, sampel yang
diketahui konsentrasinya akan digunakan untuk menjamin bahwa peralatan
berfungsi sebagaimana yang diharapkan, memberikan dasar dari mana
mengkalkulasikan hasil akhir. Peralatan lain, seperti AC untuk kandang
ternak atau ruangan penyimpanan dengan temperature konstan, harus di-cek
secara teratur.
 Keterawatan
Peralatan harus dirawat agar dapat bekerja secara konstan dan untuk
mengurangi kerusakan yag dapat mengakibatkan kehilangan data. Perawatan
dilakukan dengan cara terencana. Hal ini dilakukan dengan pengecekan
secara berkala dalam hal penggunaan yang berturut-turut dan kalibrasi kinerja
alat. Misalnya pengecekan berkala menganjurkan bahwa mesin tidak
berfungsi sesuai dengan spesifikasi. Perawatan yang terencana merupakan
tindakan yang bermanfaat bagi sejumlah besar peralatan atau barang yang
 tidak memiliki alternative pilihan yang sesuai. Hal ini dapat mengurangi
resiko kerusakan.
 Back up Data
Untuk peralatan modern yang perawatannya tidak mudah, seperti computer
atau timbangan elektronik yang dioperasikan untuk menganalisa. Dalam hal
ini laboraturium harus memiliki back-up dan akses pada engeneer-nya.
Laboraturium harus memiliki kemampuan untuk melanjutkan perbaikan yang
esensial dalam mencegah kehilangan data pengujian yang tidak dapat
diperoleh kembali (irretrievably). Untuk itu berikan peringatan awal dalam
mengoperasikan suatu peralatan. Rencanakan interval pengecekan untuk,
misalnya dengan penggunaan alarm saat terjadi gangguan fungsi peralatan.
2. Pendokumentasian Kegiatan
Perencanaan perawatan rutin, sebagaimana disebutkan di atas, harus
didokumnetasikan dalam rangka menjamin bahwa barang tersebut cukup
terawat dan tidak berada di luar interval perbaikan. Stiker yang ditempelkan
ke peralatan, akan sangat membantu perawatan yang baik
3. Personal
Setiap personal yang terlibat harus memiliki komitmen dalam menjalankan
aturan. Tanpa komitmen manajemen dan keterlibatan formal seluruh
personal, kredibilitas sistem menjadi berkurang dan tidak akan berfungsi
sebagaimana mestinya. Sistem dan manajemen organisasi merupakan elemen
yang sangat penting.
4. Prosedur Operasi Standar ( S O P )
Tatacara suatu sistem SOP sangat penting dalam mengatur alokasi waktu dan
pelaksanaan tugas kerja. Deming menyatakan: ‘‘Gunakan standar [misal
SOP] sebagai pembebas yang mengatasi permasalahan rutin, dan biarkan
kreatifitas itu bebas dalam mencari jawaban yang belum terselesaikan.
Keberhasilan penerapan SOP memerlukan:
 Keberlanjutan dan antusias dukungan dari setiap tingkat manajemen
dengan komitmen untuk membangun SOP sebagai elemen yang esensial
dalam organisasi dan budaya laboratorium.
  Pendidikan dan pelatihan personal harus berdasarkan SOP sehingga
prosedur dilakukan dengan cara yang sama bagi seluruh personal.
 SOP suatu sistem manajemen befungsi untuk menjamin bahwa SOP yang
sedang berlangsung bermanfaat pada tempat yang tepat.
Gambaran Umum Sistem yang Berdasarkan SOP.

CARA PENYUSUNAN DOKUMEN SISTEM MANAJEMEN

LABORATORIUM : SNI ISO/IEC 17025:2008

Sistem manajemen mutu adalah kumpulan unsur-unsur yang saling terkait

atau berinteraksi untuk mengarahkan dan mengendalikan organisasi dalam hal
mutu (SNI ISO 9001:2008) ditetapkan diterapkan dipelihara dan
didokumentasikan. Dokumentasi tersebut misalnya spesifikasi dan rekaman
Dokumen Data yang ada artinya, beserta media pendukungnya. Media dapat
berupa kertas, elektronik atau optik, disket magnetik, foto, dll. Rekaman
Dokumen yang menyatakan hasil yang dicapai atau memberi bukti pelaksanaan
kegiatan DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN.

Hierarki Dokumentasi Sistem Manajemen I :

 Level 1: Panduan Mutu II

 Level 2: Prosedur III
 Level 3: Metode/Instruksi Kerja IV
 Level 4: Form, Rekaman, Dokumen Pendukung Pelatihan Penyusunan
Dokumentasi Sistem Manajemen Laboratorium

Hierarki Dokumentasi Sistem Manajemen II

 Level 1: Panduan Mutu I

 Level 2: Prosedur II
 Level 3: Dokumen Pendukung (Metode uji/kalibrasi, Instruksi Kerja,
Formulir)
Hierarki Dokumentasi Sistem Manajemen III

 Level 1: Panduan Mutu I

 Level 2: Dokumen PendukungII (Prosedur, Metode uji/kalibrasi, Instruksi
Kerja, Formulir,).