DOKUMENTASI PENGELOLAAN

LABORATORIUM
November 15, 2011 Meninggalkan komentar

Setiap kegiatan laboratorium diperlukan adanya dokumentasi. Hal ini dilakukan untuk mencatat
setiap kejadian dan penemuan yang dilakukan. Dari situlah diharapkan adanya solusi terhadap
permasalahan yang ada. Dengan kata lain kita harus belajar dari pengalaman yang dalam hal ini
kegiatan yang menyangkut tridharma perguruan tinggi.
Setiap laboratorium apapun itu namanya haruslah memiliki sistem pendokumentasian kegiatan,
baik itu yang menyangkut administrasi, unjuk kerja, apa lagi penelitian. Dari sinilah kita
memulai kerja dengan menerapkan tata kelola kerja di laboratorium. Alhamdulillah, Fakultas
Peternakan Universitas Padjadjaran telah berusaha untuk menerapkan metode ini pada setiap
laboratorium yang ada di lingkungannya. Setiap pihak yang mengelola laboratorium bekerja
keras membuat pengadministrasian dan pendokumentasian setiap kegiatan laboratorium secara
terarah.

Dokumentasi Kegiatan Laboratorium

Metode ini diterapkan dalam rangka mem-promosikan dan mengembangkan uji kualitas data,
serta memberikan perangkat manajerial jaminan pendekatan manajemen yang meliputi
keberlangsungan, pelaporan dan pengarsipan penyelidikan laboraturium.

Secara administrasi, peraturan berfungsi untuk mengatur jalannya laboratorium dengan baik.
Dengan demikian pengelola dapat menyempurnakan kerjanya dengan mengatur prosedur
perencanaan, pencatatan, pelaporan, dan pengarsipan. Hal itu dilakukan untuk meminimalisir
sumber kesalahan/error dalam melaksanakan pengujian.
Metode ini menekankan pada pentingmya factor-faktor sebagai berikut:
1. Sumber daya: Organisasi, personal, fasilitas, peralatan.
2. Aturan: Usulan penelitian, Standard Operating Procedures, Konsep arahan penelitian sebagai
poin yang sangat penting untuk mengontrol penelitian.
3. Documentasi: Data mentah, Laporan Akhir, Arsip.
4. Jaminan Kualitas: Independen terhadap berlangsungnya pengujian
1
1. Sumber Daya
1.1. Organisasi dan Personal
Tata kelola kerja di laboratorium memerlukan struktur organisasi dan pertanggungjawaban yang
jelas dari setiap personal peneliti. Hal ini berarti bahwa diagram organisasi dan job deskripsi
harus up-to-date dan mencerminkan kenyataan. Diagram organisasi dan job deskripsi
memberikan suatu pemikiran yang cepat dalam hal menjalankan fungsi laboratorium yang
memiliki keterkaitan antartempat dan tugas yang berbeda.
1.2. FASILITAS DAN PERALATAN
Fasilitas harus cukup luas untuk menghindari permasalahan seperti proyek yang terlalu penuh,
kontaminasi silang, kebingungan antara proyek dan kondisi kerja yang kaku. Penggunaan (air,
listrik, dsb.) harus stabil dan cukup. Seluruh peralatan harus dikerjakan sesuai petunjuk. Suatu
program validasi, kalibrasi, dan perawatan harus dikerjakan dengan teliti. Pencatatan
penggunaan dan perawatan sangat penting dalam mengetahui, setiap poin waktu, keadaan
peralatan.

2. Aturan
2.1. Pendahuluan
Tahap-tahap prinsip suatu pengujian harus dijelaskan dalam usulan penelitian. Kemudian
disajikan dalam rencana penelitian untuk mendemonstrasikan penyelengaraan penelitian yang
terrencana secara memadai. Untuk itu usulan harus disetujui oleh koordinator penelitian pada
saat penandatanganan proposal sebelum pengujian dimulai, dan pilihan rancangan penelitian
tidak dapat dibuat kecuali dengan prosedur amandemen yang formal. Semua ini akan menjamin
rekonstruktabilitas penelitian berikutnya.
2.2. Prosedur Tertulis
Prosedur tidak akan mungkin dijelaskan, seluruh rincian teknis penelitiannya, pada pendahuluan.
Laboratorium perlu menyetandarkan secara teknis dalam mem-fasilitasikan perbandingan hasil
pengujian. Untuk itu lah kita memerlukan SOP. Namun prosedur tidak dapat dipergunakan
sepanjang waktu; hal ini berakibat pada penggunaan prosedur dengan metode yang kadaluarsa;
Maka kita harus selalu beradaptasi dengan perkembangan ilmu dan kemajuan teknik
pengetahuan. Untuk itu kita harus meninjaunya secara teratur, kemudian memodifikasinya bila
diperlukan, sehingga dapat mencerminkan bangunan pengetahuan yang sebenarnya.
2.3. Pengarah Penelitian
Pengarah penelitian adalah seseorang yang paling bertanggung jawab terhadap terlaksananya tata
kelola kerja laboratorium dalam suatu pengujian; bertanggung jawab terhadap kelengkapan
penelitian pendahuluan, dan keberlangsungan suatu pengujian. Hal itu dilakukan dalam
penandatanganan pernyataan keterlaksanaan.
18
3. Dokumentasi
3.1. Data Mentah
Setiap pengujian menghasilkan data mentah yang merupakan hasil dari investigasi. Penelitian
harus mewakili kesimpulan dasar, namun pada sisi lain juga merupakan pembuktian prosedur
dan keadaan pada saat dilangsungkannya pengujian. Beberapa hasil pengujian akan diolah secara
statistik, sementara yang lainnya dapat digunakan secara langsung. Hasil pengujian dan
interpretasi, yang diberikan ilmuwan dalam jurnal penelitian, harus merefleksikan kebenaran dan
keakuratan data mentah.
3.2. Pengarsipan
Karena suatu pengujian harus direkonstruksikan setelah beberapa tahun, catatan harus disimpan
untuk periode waktu yang lama namun dapat digunakan untuk mencari keterangan yang tepat,
harus ada jaminan keamanan penyimpanan seluruh catatan. Pengarsipan data mentah dan
dokumen penting lainnya harus utuh dan jangan sampai hilang atau juga digantikan; untuk itu
batasi akses orang-orang menuju arsip untuk menjaga catatan masuk dan keluar.

4. Jaminan Kualitas
Jaminan kualitas merupakan jaminan keterlaksanaan aturan dalam suatu fasilitas pengujian.

Faktor-Faktor Pendukung
1. Peralatan
Adanya peralatan yang tepat dengan kapasitas yang cukup merupakan prasyarat dalam menjamin
keberlangsungan penelitian dengan tepat. Semua peralatan harus sesuai dengan kegunaannya,
dan harus dikalibrasikan agar pendayagunaannya akurat. Pencatatan, perbaikan dan perawatan
rutin, dan kerja non rutin lainnya, harus diatur dengan baik. Salah satu tujuan tata kelola kerja
laboratorium adalah untuk memastikan dan menjamin bahwa data yang dihasilkan dapat
dipercaya dan tidak kehilangan data akibat ketidakakuratan, ketidakcukupan atau kesalahan dari
peralatan. Peralatan yang tepat herus memenuhi kriteria sebagai berikut:
– Kesesuaian
Hal ini dapat dinilai dan dipertimbangkan sesuai dengan kegunaan dari peralatan yang
digunakan. Kapasitas harus pula memenuhi kebutuhan pelaksanaan tugas.
– Terkalibrasi secara berkala
Peralatan harus digunakan sesuai dengan secifikasinya apakah untuk menghasilkan data ( misal
peralatan analitik atau timbangan ) atau untuk mempertahankan kondisi standar ( missal
pendingin atau AC). Setiap peralatan harus memiliki semacam bukti ketercapaian spesifikasi.
Hal ini umumnya dapat dilengkapi dengan pengecekan secara periodic. Pada kasus peralatan
ukur, hal ini akan melibatkan penggunaan peralatan baku dalam melakukan penyetandaran.
Misalnya, timbangan harus dikalibrasi dengan alat yang diketahui standar beratnya. Pada kasus
peralatan analitik, sampel yang diketahui konsentrasinya akan digunakan untuk menjamin bahwa
peralatan berfungsi sebagaimana yang diharapkan, memberikan dasar dari mana
mengkalkulasikan hasil akhir. Peralatan lain, seperti AC untuk kandang ternak atau ruangan
penyimpanan dengan temperature konstan, harus di-cek secara teratur.
– Keterawatan
Peralatan harus dirawat agar dapat bekerja secara konstan dan untuk mengurangi kerusakan yag
dapat mengakibatkan kehilangan data. Perawatan dilakukan dengan cara:

Terencana. Hal ini dilakukan dengan pengecekan secara berkala dalam hal penggunaan
yang berturut-turut dan kalibrasi kinerja alat. Misalnya pengecekan berkala menganjurkan bahwa
mesin tidak berfungsi sesuai dengan spesifikasi. Perawatan yang terencana merupakan tindakan
yang bermanfaat bagi sejumlah besar peralatan atau barang yang tidak memiliki alternative
pilihan yang sesuai. Hal ini dapat mengurangi resiko kerusakan.

Back up Data. Untuk peralatan modern yang perawatannya tidak mudah, seperti
computer atau timbangan elektronik yang dioperasikan untuk menganalisa. Dalam hal ini
laboraturium harus memiliki back-up dan akses pada engeneer-nya. Laboraturium harus
memiliki kemampuan untuk melanjutkan perbaikan yang esensial dalam mencegah kehilangan
data pengujian yang tidak dapat diperoleh kembali (irretrievably). Untuk itu berikan peringatan
awal dalam mengoperasikan suatu peralatan. Rencanakan interval pengecekan untuk, misalnya
dengan penggunaan alarm saat terjadi gangguan fungsi peralatan.

2. Pendokumentasian Kegiatan
Perencanaan perawatan rutin, sebagaimana disebutkan di atas, harus didokumnetasikan dalam
rangka menjamin bahwa barang tersebut cukup terawat dan tidak berada di luar interval
perbaikan. Stiker yang ditempelkan ke peralatan, akan sangat membantu perawatan yang baik
3. Personal
Setiap personal yang terlibat harus memiliki komitmen dalam menjalankan aturan. Tanpa
komitmen manajemen dan keterlibatan formal seluruh personal, kredibilitas sistem menjadi
berkurang dan tidak akan berfungsi sebagaimana mestinya. Sistem dan manajemen organisasi
merupakan elemen yang sangat penting.
25
4. Prosedur Operasi Standar ( S O P )
Tatacara suatu sistem SOP sangat penting dalam mengatur alokasi waktu dan pelaksanaan tugas
kerja.
Deming menyatakan: ‘‘Gunakan standar [misal SOP] sebagai pembebas yang mengatasi
permasalahan rutin, dan biarkan kreatifitas itu bebas dalam mencari jawaban yang belum
terselesaikan’’ (W. Edwards Deming).
Keberhasilan penerapan SOP memerlukan:
• Keberlanjutan dan antusias dukungan dari setiap tingkat manajemen dengan komitmen untuk
membangun SOP sebagai elemen yang esensial dalam organisasi dan budaya laboratorium.
• Pendidikan dan pelatihan personal harus berdasarkan SOP sehingga prosedur dilakukan dengan
cara yang sama bagi seluruh personal.
• SOP suatu sistem manajemen befungsi untuk menjamin bahwa SOP yang sedang berlangsung
bermanfaat pada tempat yang tepat.
Gambaran Umum Sistem yang Berdasarkan SOP
Sistem harus memiliki karakteristik sebagai berikut:
 Penggabungan seluruh sistem laboraturium dari dokumentasi induk.
 Memiliki ulasan yang luas terhadap:
• Seluruh tahap rancangan penelitian pokok, manajemen, keberlangsungan dan pelaporan.
• Memiliki kebijakan dan prosedur administrative yang ‘Ilmiah’ (missal: format, sistem
pengamanan dan kesehatan, keamanan, personal, dsb).
• Teknik keilmuan yang baku, peralatan, dsb.
 Mudah dipahami. SOP harus lah mengikuti susunan baku (standard dan petunjuk yang ada
dalam ha ini). Prosedur harus tertulis dan memperlihatkan suatu perbendaharaan kata yang tepat.
Setiap personal harus mendukung terlaksananya SOP. Ideal nya, setiap orang yang bekerja harus
pula menulis SOP-nya, kemudian mempromosikan rasa pertanggungjawabannya terhadap
pekerjaan yang mereka lakukan.
 Dapat digunakan dan dapat dipercaya. Untuk alasan kepercayaan dan kemudahan penggunaan,
sistem berderet dari SOP seringkali dipilih sebagai suatu pendekatan. Misalnya tingkat yang satu
menggambarkan kebijakan umum dan prosedur ( penulisan usulan studi, peninjauan,
persetujuan, distribusi dan modifikasi, SOP, peraturan umum bagi penggunaan dan perawatan
peralatan, pengarsipan, dsb.), mewakili metode teknis (misalnya metode pewarnaan jaringan,
metode analisis, prosedur khusus untuk menggunakan dan merawat peralatan). Sebaiknya SOP
dibuat sebagai pengikat, dengan suatu tabel yang up-to-date, pembagian bab yang logis, dan
pendistribusian yang selektif, untuk menghindari kesalahan dalam penempatan. Pada beberapa
laboraturium, SOP dapat digunakan secara langsung dalam suatu layar, namun pada kasus ini
kita perlu untuk menerapkan aturan khusus mengenai pencetakan SOP (yang sudah tidak
berlaku). Setiap perubahan SOP harus dibuat melalui revisi secara formal; penulisan dan
perubahan dengan tulisan tangan tidak dapat diterima.
 Kepahaman. Staf harus paham mengenai SOP dan mengikutinya dengan teliti. Apabila terjadi
penyimpangan, komunikasikan dengan direktur penelitian, kemudian pihak manajemen harus
menjamin terlaksananya aturan dalam rangka mempertahankan kredibilitas suatu sistem.
 Tanggung Jawab. Setiap orang harus bertanggung jawab terhadap setiap SOP yang
dikerjakannya. Oleh karena itu maka buatlah prosedur yang selalu mengikuti perkembangan
jaman. Untuk itu, buat masing-masing prosedur untuk selalu dapat diperbaharui. Suatu ide yang
bagus yaitu untuk menentukan perlunya peninjauan secara berkala.
 Kontrol Perubahan. Suatu sistem formal harus berada pada tempat yang menjamin rekonstruksi
sejarah. Suatu sistem SOP, apabila bekerja dengan tepat, cenderung untuk selalu berubah karena
penambahan, pengurangan, dan modifikasi yang menggambarkan tingkat normal kemajuan atau
perubahan. Perubahan dan amandemen merupakan bukti yang baik bahwa laboraturium
menggunakan SOP. Oleh karena itu pembaharuan harus mudah dan cepat, dan kekuasaan
sebaiknya tidak banyak terlibat.
 Pemusatan Organisasi. Hal ini memperhatikan permasalahan mengenai pelaporan seperti
pembuatan format, penomoran, pengeluaran, modifikasi, dan penarikan ketidaklogisan,
penundaan, kurangnya kepercayaan, dan ketidaklengkapan distribusi. Pemusatan organisasi
menghindari terjadinya duplikasi upaya.
 Ketersediaan. SOP harus dibuat dan dapat digunakan dengan segera oleh seseorang yang
melakukan pekerjaan.
 Pengarsipan. Semua SOP yang ditarik, apakah tidak lagi digunakan atau digantikan dengan
versi revisi, harus diarsipkan dengan hati-hati, dalam rangka untuk membuat catatan sejarah yang
lengkap mengenai prosedur fasilitas pengujian.
Dari seabrek paparan di atas jelaslah bahwa tata kelola kerja laboratorium membutuhkan kerja
sama tim di bawah pimpinan orang yang betul-betul memahami bagaimana penerapannya.
Pelaksanaannya tanggung jawab setiap staf yang berkecimpung dalam suatu laboratorium, mulai
dari kepala laboratorium hingga ke teknisi laboratorium.

Referensi
UNDP/World Bank/WHO. 2000. HANDBOOK GOOD LABORATORY PRACTICE (GLP).
Special Programme for Research and Training in Tropical Diseases (TDR).