ANALISIS OPERASIONAL SISTEM PERGUDANGAN

PADA PT.KARYA TANAH SUBUR

1
Rifat Maulyadi, 2Muzakir

Email:1rmaulyadi@gmail.com, 2muzakirzakir@utu.ac.id

Abtrak

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk menganalisa operasional sistem

pergudangan yang dilaksanakan oleh PT Karya Tanah Subur agar diketahui
apakah operasional yang dilaksanakan efektif atau tidak untuk diterapkan untuk
perusahaan. Metode analisis data penelitian yang digunakan adalah analisa
kualitatif melalui pendekatan bersifat deskriptif bertujuan menjabarkan proses
pelaksanaan operasional sistem pergudangan berdasarkan penyajian data yang
telah dikumpulkan. Hasil analisis diketahui bahwa PT. Karya Tanah Subuh saat
ini telah melaksanakan mekanisme operasional sistem pegudangan yang telah
ditetapkan oleh perusahaan dengan baik. Hal ini dibuktikan, dalam aktivitas
penerimaan barang, adanya penentuan penempatan barang disesuikan berdasarkan
jenis, nama barang, dan tanggal masuk barang serta barang yang dilabeli oleh bin
card agar mempermudah proses stock opname. Selain itu administrasi yang
digunakan oleh perusahaan saat ini sudah memiliki berbagai sistem informasi
yang relatif efektif memenuhi standar operasional prosuder yang ditetapkan.

Kata kunci: Gudang, Operasional, sistem, Pengadaan

1. PENDAHULUAN

Perkembangan era globalisasi yang begitu pesat menuntut setiap

perusahaan untuk dapat mengendalikan sistem penjualnya masing-masing. Sistem
penjualan dan distribusi menjadi suatu peranan penting untuk dilakukan
pengendalian secara menyeluruh. Hal ini dilakukan guna untuk menjaga produk
tetap aman dan terjaga dari kondisi cacat sebelum digunakan. Dalam menyimpan
barang dalam skala besar tentunya perusahaan memerlukan gudang (warehouse)
sebagai sarana peletakan barang dengan aman dalam kurun waktu tertentu
(Sumartono et al., 2019). Gudang menjadi peranan penting dalam perusahaan,
dengan tersedianya gudang maka barang-barang dapat lebih mudah untuk dikelola
dengan baik. Oleh sebab itu perusahaan perlu memperhatikan sistem pergudangan
untuk dapat menyimpan produknya dengan baik.
Menurut (Lama et al., 2021) sistem pergudangan adalah salah satu sistem
yang menjadi peran utama dalam menjalankan operasional perusahaan, tujuannya
adalah memperoleh keuntungan perusahaan dan mempertahankan
keberlangsungan perusahaan. Keberhasilan tersebut dilihat dari bagaimana
perusahaan mampu mempertahankan eksistensi sistem gudang untuk
meningkatkan efektivitas dan efisiensi secara berkelanjutan (Makatengkeng et al.,
2019). Pada umumnya sistem pergudangan dilakukan melalui aktivitas
pengelolaan dan pengawasan barang yang masuk ke gudang dan keluar dari
gudang. Disaat perusahaan mulai membeli bahan baku, lalu kemudian barang
disimpang digudang melalui pendataan admistrasi tertentu (Kusuma et al., 2017).
Hal ini sejalan dengan pernyataan (Jacobus & Sumarauw, 2018) yang
menjelaskan bahwa sistem pergudangan pada dilaksanakan melalui standar
operasional prosuder yang telah ditetapkan oleh perusahaan berupa administrasi.
Proses administrasi dijalankan mulai dari pendataan produk-produk yang akan
disimpan digudang kemudian memasukkan barang kegudang dan diahiri
pengiriman atau penggunaan barang bagi perusahaan.
PT Karya Tanah Subur (KTS) adalah salah satu perusahaan yang bergerak
dalam bidang perkebunan dan produksi minyak kelapa sawit yang terletak di Desa
Padang Sikabu Kabupaten Aceh Barat. PT KTS telah berdiri cukup lama dan telah
banyak melakukan kerjasama dari berbagai macam perusahaan untuk memperoleh
bahan baku, pupuk, perlengkapan perusahaan, kebutuhan admistrasi dan
sebagainya. Dalam hal ini menuntut PT KTS untuk dapat memaksimalkan
tugasnya dalam mengelola dan mengendalikan sistem operasional gudang dengan
guna memperoleh keberlangsungan perusahaan yang efektif dan efisien.
Mekanisme yang dilaksanakan oleh PT KTS dalam mengelola gudang yaitu
melakukan penerimaan dan pengeluaran secara administrasi sesuai dengan standar
prosuder operasional (SOP) yang telah ditetapkan.
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk menganalisa operasional sistem
pergudangan yang dilaksanakan oleh PT KTS agar diketahui apakah operasional
yang dilaksanakan efektif atau tidak untuk diterapkan untuk perusahaan. Manfaat
dari penelitian ini adalah sebagai suatu informasi penting bagi perusahaan agar
diketahui bahwa pentingnya menjalankan operasional gudang dengan baik.

2. METODE PENELITIAN
2.1 Tempat dan Waktu Penelitian
Penelitian dilakukan pada PT Karya Tanah Subur di Desa Padang Sikabu
Kabupaten Aceh Barat, Provinsi Aceh, sedangkan waktu yang dimanfaatkan
dalam mengumpulkan data yaitu dari bulan Januari sampai Mai 2022.

2.2 Jenis Penelitian

Jenis penelitian yang digunakan adalah jenis deskriptif, yaitu bertujuan
untuk menganalisis operasional sistem pergudangan di PT KTS melalui
pendekatan survei agar mendapat gambaran, penjelasan dan interpretasi dari
sistem yang sedang dijalankan.

2.3 Sumber Data Penelitian

Sumber data yang diperoleh dalam penelitian ini berupa data primer dan
data sekunder. Data primer yang didapatkan adalah hasil data survei yang
diperoleh dilapangan yaitu mengenai proses pelaksanaan operasional sistem
pergudangan. Selain itu, data sekunder adalah hasil data berupa slip, laporan,
cacatan dan arsip administrasi yang dipublikasikan oleh perusahaan.

2.4 Teknik Pengumpulan data

Dalam mengumpulkan data penelitian dilakukan beberapa teknik untuk
dapat memperoleh data yang tepat sasaran dan relevan dengan topik yang dikaji.
Teknik pengumpulan yang dilakukan berupa:
1. Observasi, dilakukan melalui pengamatan secara langsung proses
operasional sistem pergudangan secara rinci, dimulai dari proses
penerimaan barang, penyimpanan barang dan pengeluaran barang.
2. Wawancara, teknik ini terlebih dahulu menentukan informan yang
memahami sistem pegudangan secara menyeluruh. Wawancara terfokus
untuk mendapatkan informasi-informasi proses operasional sistem
pergudangan perusahaan.
3. Dokumentasi, teknik ini dilakukan guna memperoleh data berupa gambar
dan catatan administrasi pada operasional sistem pegudangan.

2.5 Metode Analisis Data

Metode analisis data penelitian yang digunakan adalah analisa kualitatif
melalui pendekatan bersifat deskriptif bertujuan menjabarkan proses pelaksanaan
operasional sistem pergudangan berdasarkan penyajian data yang telah
dikumpulkan.

3. HASIL DAN PEMBAHASAN

Gudang pada PT Karya Tanah Subur difungsikan sebagai tempat
penyimpanan, pengadaan dan penyaluran untuk kebutuhan dari setiap bidang
perusahaan. Hasil dari wawancara bersama Bapak Ridwan Dj sebagai kelapa
Gudang mengatakan bahwa operasional sistem pergudangan dilakukan sesuai
dengan prosuder kerja yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Terdapat 2 aktivitas
yang sering dilakukan dalam operasional pergudangan yaitu penerimaan barang
dan pengeluaran barang. Berdasarkan hasil wawancara dan observasi, maka dapat
diuraikan mekanisme pada aktivitas penerimaan barang dan pengeluaran barang.

3.1 Penerimaan Barang (Receiving)

Penerimaan barang adalah suatu kegiatan yang dilakukan pada saat barang
tiba di PT. KTS sampai barang kemudian diletakkan didalam gudang yang
selanjutnya disusun secara terstruktur. Aktivitas penerimaan barang dilaksanakan
oleh tim gudang dan tim pengadaan. Pelaksanaan dilakukan melalui berbagai
prosedur yang telah ditetapkan melalui tanggung jawab kepala gudang.
Berdasarkan hasil observasi diketahui bahwa terdapat 2 dokumen yang digunakan
sebagai proses pelaksanaan penerimaan barang yaitu:
1. Formulir Tanda Terima Gudang (TTG)
 TGG merupakan salah satu formulir dari hasil cetakan otomotis
dari IFS atau hasil dari penginputan penerimaan barang dari PIC gudang.
Berikut ini bentuk TTG yang digunakan oleh PT KTS.

Gambar 1. Formulir Tanda Terima Gudang (TTG)

2. Formulir Bin Card
Bin card adalah kartu dari stok gudang yang ditempelkan pada
barang yang terkait. Dalam hal ini, setiap barang yang akan dijadikan stok
digudang harus memiliki bin card, selain digunakan pada penerima barang
masuk, bin card juga digunakan dalam proses pengeluaran barang. Berikut
ini merupakan bentuk bin card di PT KTS.

Gambar 2. Bin Card

Dalam menjalankan operasional penerimaan barang terdapat beberapa
mekanisme proses pelaksanaan yang dilakukan oleh perusahaan. Berikut ini
adalah alur mekanisme pelaksanaan penerimaan barang di PT KTS.
 Gambar 3. Mekanisme Penerimaan Barang PT KTS
Berdasarkan alur Gambar 3, diketahui bahwa proses operasional
penerimaan barang dimulai supplier mengirim barang beserta dokumen
pendukung. Kemudian bagian admin pengadaan gudag memverifikasi dokumen
dan barang yang akan diterima. Jika disetujui, maka barang akan diterima dan
memberi stempel tanda terima barang (stempel receipt) dan apabila barang tidak
disetujui maka barang beserta dokumen akan dikembalikan ke supplier. Untuk
barang yang telah sesuai dengan dokumen dan telah di input ke formulir tanda
terima gudang (TTG), maka barang akan disimpan digudang dan dilakukan
pengupdate bin card.

3.2 Pengeluaran Barang (Shipping)

Pengeluaran barang adalah suatu kegiatan yang dilaksanakan melalui
proses pengorderan sampai barang keluar dari pergudangan PT KTS. Dari hasil
observasi diketahui bahwa terdapat 2 dokumen yang digunakan dalam operasional
pengeluaran barang, yaitu.
1. Formulir Bon Permintaan Barang (BPB)
BPB adalah formulir yang digunakan sebagai bukti permintaan
pemakaian barang bantuan untuk menjalankan fungsi perusahaan dari
pemohon kepada kelapa gudang yang mencantumkan jenis, kode, jumlah
bahan pakai dan tanggal digunakan barang tersebut. Dokumen ini juga
digunakan sebagai bukti yang sah serah terima barang dari admin
pengadaan ke penerima barang.
 Gambar 4. Formulir Bon Permintaan Barang (BPB)
2. Formulir Surat Keluar Barang (SKB)
SKB merupakan suatu formulir yang digunakan perusahaan untuk
mencatat transaksi dari pengeluaran barang yang didasari oleh pos
pemakaian dan dijadikan sebagai bukti sah yang digunakan oleh admin
pengadaan untuk mengeluarkan barang dari gudang. Formulir Surat
Keluar Barang (SKB). Berikut ini merupakan bentuk BPB yang digunakan
oleh PT. KTS.

Gambar 5. Formulir Surat Keluar Barang (SKB)

Pada proses aktivitas pengeluaran barang juga terdapat mekanisme-
mekanisme yang dilaksanakan oleh perusahaan. Berikut ini merupkan alur dari
aktivitas operasional pengeluaran barang di PT KTS.
 Gambar 6. Mekanisme Pengeluaran Barang PT. KTS
Berdasarkan Gambar 6, mekanisme pengeluaran dimulai dari pemohon
mengisi BPB yang kemudian diserahkan kepada admin pengadaan barang untuk
memverifikasi BPB. Apabila BPB disetuju maka akan di tandatangani, dan jika
tidak disetujui maka BPB akan dikembalikan kepada pemohon. Pemohon yang
BPB disetujui, maka admin pengadaan gudang akan melakukan pengecekan
terhadap pengadaan stok, jika stok ada maka admin pengadaan akan menyerahkan
barang ke pemohon. Setelah barang diterima oleh pemohon maka selanjutnya
pemohon diharuskan untuk mentanda tangai BPB. Selanjutnya berdasarkan BPB,
admin pengadaan gudang melakukan input material requitition (MR) pada hari
yang sama, BPB lembar kedua diserahkan kepada pemohon dan BPB lembar
pertama disimpan difile.
3.3 Pembahasan
Dari hasil penelitian diatas, diketahui bahwa gudang merupakan suatu
sarana yang memiliki peranan penting bagi PT Karya Tanah Subur guna
menyimpan barang dan mendistribusikannya. Hal ini sejalan dengan penelitian
yang dilakukan oleh (Retnowati et al., 2018), bahwa gudang adalah suatu media
pengadaan, penyimpanan serta penyaluran barang. Operasional sistem
pergudangan yang digunakan oleh PT KTS terdapat beberapa aktivitas yang
dilakukan yang secara umum dibagi menjadi 2 yaitu aktivitas penerimaan barang
(receiving) dan pengeuluran barang (shipping). Aktivitas yang dijalankan oleh PT
KTS selaras dengan pernyataan (Panggabean et al., 2021), yang mana menyatakan
gudang adalah tempat penyimpanan barang yang melalui berbagai proses seperti
penanganan, pengadaan, pencatatan sampai dengan pengeluaran.
Selain itu, secara umum hasil analisa yang diperoleh bahwa PT. Karya
Tanah Subuh saat ini telah melaksanakan mekanisme operasional sistem
pegudangan yang telah ditetapkan oleh perusahaan dengan baik. Hal ini
dibuktikan, dalam aktivitas penerimaan barang, adanya penentuan penempatan
barang disesuikan berdasarkan jenis, nama barang, dan tanggal masuk barang
serta barang yang dilabeli oleh bin card agar mempermudah proses stock opname.
Selain itu administrasi yang digunakan oleh perusahaan saat ini sudah memiliki
berbagai sistem informasi yang relatif efektif memenuhi standar operasional
prosuder yang ditetapkan.

4. KESIMPULAN
Berdasarkan hasil dan pembahasan penelitian, disimpulkan bahwa pada
operasional sistem pergudangan PT Karya Tanah Subur terdapat aktivitas
penerimaan barang dan pengeluaran barang. Penerimaan barang adalah suatu
kegiatan yang dilakukan pada saat barang tiba di PT. KTS sampai barang
kemudian diletakkan didalam gudang yang selanjutnya disusun secara terstruktuk,
sedangkan pengeluaran barang adalah suatu kegiatan yang dilaksanakan melalui
proses pengorderan sampai barang keluar dari pergudangan PT KTS. Dalam
menjalankan mekanismenya sistem pergudangan PT KTS memiliki beberapa
dokumen administrasi dalam menjalankan operasionalnya yaitu, formulir tanda
terima gudang, bin card, bon permintaan barang dan surat keluar barang. Hasil
analisis diketahui bahwa PT. Karya Tanah Subuh saat ini telah melaksanakan
mekanisme operasional sistem pegudangan yang telah ditetapkan oleh perusahaan
dengan baik. Hal ini dibuktikan, dalam aktivitas penerimaan barang, adanya
penentuan penempatan barang disesuikan berdasarkan jenis, nama barang, dan
tanggal masuk barang serta barang yang dilabeli oleh bin card agar
mempermudah proses stock opname. Selain itu administrasi yang digunakan oleh
perusahaan saat ini sudah memiliki berbagai sistem informasi yang relatif efektif
memenuhi standar operasional prosuder yang ditetapkan.
References
Jacobus, S. I. W., & Sumarauw, J. S. (2018). Analisis Sistem Manajemen
Pergudangan Pada Cv. Pasific Indah Manado Warehousing Management
System Analysis on Cv. Pasific Indah Manado. Jurnal EMBA, 6(4), 2278–
2287.
Kusuma, Y., Sumarauw, J. S. B., & Wangke, S. J. C. (2017). ANALISIS SISTEM
MANAJEMEN PERGUDANGAN PADA CV. SULAWESI PRATAMA
MANADO. Emba, 5(2), 602–611.
Lama, R. D. G., Suyamto, & Suharyoko. (2021). ANALISIS SISTEM
MANAJEMEN PERGUDANGAN PADA PT. DELTA MERLIN DI
KABUPATEN KARANGANYAR. JURNAL WIDYA GANECWARA, 11(1).
Makatengkeng, C., Jan, A. B. H., & Sumarauw, J. S. B. (2019). Analisis Sistem
Manajemen Pergudangan Pada Pt. Timur Laut Jaya Manado. Jurnal EMBA:
Jurnal Riset Ekonomi, Manajemen, Bisnis Dan Akuntansi, 7(4), 5924–5933.
Panggabean, J. O., Palandeng, I. D., Karuntu, M. M., Operasional, A., Pada, P., &
Manakarra, P. T. (2021). LESTARI MAMUJU ANALYSIS OF
WAREHOUSING OPERATIONS AT PT . MANAKARRA UNGGUL LESTARI
Jurnal EMBA Vol . 9 No . 3 Juli 2021 , Hal . 794 - 803. 9(3), 794–803.
Retnowati, T. R., Fitriani, & Analianasari. (2018). Pengelolaan gudang jagung
pipilan kering di PT XYZ. Karya Ilmiah Mahasiswa, 1–8.
http://eprints.jeb.polinela.ac.id/267/
Sumartono, M. A., Jan, A. B. H., Sistem, A., Pergudangan, M., Pt, P., Kencana,
M., Sumartono, M. A., Bin, A., Jan, H., Sumartono, M. A., & Jan, A. B. H.
(2019). Distribusindo Manado Analysis of Warehouse Management System
At Pt . Mitra Kencana. 7(4), 5879–5888.