SISTEM INFORMASI STOCK OPNAME BARANG

(STUDI KASUS PT. SUMBER ALFARIA TRIJAYA TBK CILEUNGSI)

Cepy, Prihastuti Harsani, Arum Setyowati
Ilmu Komputer
Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam
Universitas Pakuan Bogor
2014

ABSTRAKSI
PT. Sumber Alfaria Trijaya Tbk bergerak dalam bidang bisnis retail minimarket (yg
dikenal dengan nama Alfamart). Sistem pemeliharaan data stock barang pada PT. Sumber
Alfaria Trijaya Tbk. Cileungsi saat ini sudah memakai aplikasi secara sistem. namun setelah di
analisa ada beberapa kelemahan yang belum lengkap secara sistem dalam proses stock
opname barang. Adapun kelemahan yang ada sekarang adalah tidak ditampilkannya menu
stock dan category nomor rak barang di form KKSO (Kertas Kerja Stock Opname), tidak
adanya menu pembatalan SO (Stock Opname) apabila proses stock opname batal dilakukan,
tidak ditampilkannya nominal rupiah selisih SO dan tidak adanya menu final SO untuk
menutup transaksi SO sebelum dilakukan proses adjustment SO. Aplikasi Sistem Informasi
Stock Opname Barang ini dibuat dengan Visual Basic 6.0, Microsoft Office Access 2007 dan
crystal Report 8.5 dan UML (Unified Modelling Language) untuk membuat rancangan
sistemnya. Aplikasi ini menyimpan data master kategori barang, data master lokasi barang,
data master inventory barang, data proses stock opname barang. Analisa sistem yang dibuat
secara user friendly dapat membantu user atau pihak perusahaan dalam mengolah data yang
ada secara lebih cepat dan praktis.

Kata kunci : Sistem, Informasi, Stock, Opname, PT.Sumber Alfaria Trijaya Tbk,
Visual Basic 6.0

PENDAHULUAN
Latar Belakang
PT. Sumber Alfaria Trijaya Tbk
(Alfamart) adalah perusahaan yang
bergerak dibidang bisnis ritel. Alfamart
merupakan jenis usaha minimarket yang
bergerak dibidang jasa perdagangan eceran
yang menjual produk kebutuhan pokok
sehari-hari atau sembako. Dalam
kegiatannya proses stock opname di PT.
Sumber Alfaria Trijaya Tbk Cileungsi
sudah memakai aplikasi secara sistem,
namun setelah di analisa ada beberapa
kelemahan yang belum lengkap secara
sistem dalam proses stock opname barang.
Adapun kelemahan yang ada sekarang
adalah tidak ditampilkannya menu stock
dan category nomor rak barang di form
KKSO (Kertas Kerja Stock Opname), tidak
adanya menu pembatalan SO (Stock
Opname) apabila proses stock opname
batal dilakukan, tidak ditampilkannya
nominal rupiah selisih SO dan tidak adanya
menu final SO untuk menutup transaksi SO
sebelum dilakukan proses adjustment SO.
Maka dapat diambil kesimpulan
bahwa sistem stock opname barang yang
ada sekarang masih ada beberapa masalah
yaitu data barang di form KKSO (Kertas
Kerja Stock Opname) tidak sesuai dengan
lokasi barang yang di hitung, adanya
kemungkinan perhitungan yang salah.

1
Permasalahan ini dikarenakan kurangnya
pengetahuan akan jenis barang, sehingga
membutuhkan waktu yang lama dan tenaga
yang ekstra untuk penghitungan ulang.
Permasalahan lain adalah tidak adanya
menu hapus SO jika proses Stock Opname
dibatalkan, sehingga menyebabkan data
Stock Opname tidak valid.
Berdasarkan uraian diatas, maka
melalui pembuatan aplikasi berbasis
komputer ini perlu dikembangkan sebuah
sistem aplikasi yang dapat melakukan
otomasi kegiatan opersional stock opname.
Maka dibuatlah karya tulis dengan judul
“Sistem Informasi Stock Opname
Barang (Studi Kasus PT. Sumber
Alfaria Trijaya Tbk Cileungsi)”.
Tujuan Penelitian
Tujuan mempelajari dan
menganalisis proses sistem informasi stock
opname barang ini adalah melakukan
analisa proses stock opname di PT. Sumber
Alfaria Trijaya Tbk Cileungsi dan
menghasilkan suatu sistem aplikasi yang
dapat membantu mengatasi semua kegiatan
operasional stock opname
4. Perancangan aplikasi sistem informasi
stock opname yang dibuat ini hanya
terbatas dengan menggunakan sistem
modul manual.
Manfaat Penelitian
1. Dengan adanya aplikasi ini diharapkan
dapat lebih efisien waktu dalam proses
pencarian dan pelaporan data yang
akurat dalam meningkatkan
produktivitas perusahaan.
2. Memudahkan proses kontrol stock arus
barang masuk dan keluar bagi
perusahaan yang berbasis minimarket.
METODELOGI PENELITIAN
Metode Penelitian
Metode pengembangan sistem yang
digunakan penulis dalam penelitian ini
yaitu menggunakan model SDLC (System
Development Life Cyle)

Ruang Lingkup Penelitian

Ruang lingkup penelitian ini adalah
sebagai berikut :
1. Pihak yg terlibat dalam penelitian ini
adalah Kepala Toko, Pramuniaga dan
bagian Inventory Control (IC) dalam
proses stock opname barang di toko.
2. Metode analisis yang digunakan dalam Gambar 1. Diagram System Development Life Cycle (SDLC)
pembangunan sistem ini adalah
berdasarkan metode analisis
berorientasi objek dan alat yang
digunakan untuk menggambarkan PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI
model data yaitu Unified Modeling
Language (UML). Perencanaan Sistem
3. Perancangan aplikasi sistem informasi Menurut Abdul Kadir (2003:31),
stock opname yang dibangun hanya informasi adalah data yang telah
dalam ruang lingkup minimarket PT. diproses sedemikian rupa sehingga
Sumber Alfaria Trijaya Tbk Cileungsi meningkatkan pengetahuan seseorang
yang menggunakan data tersebut.
Informasi merupakan proses lebih lanjut
2
dari data yang sudah memiliki nilai
tambah.
Pada tahap perencanaan, dilakukan
identifikasi masalah serta diperlukan
adanya analisa yang digunakan untuk
menentukan faktor-faktor yang menjadi
permasalahan dalam sistem yang telah ada
atau digunakan. Data-data yang baik yang
berasal dari sumber-sumber internal seperti
laporan-laporan, dokumen, observasi
maupun dari sumber-sumber eksternal
seperti pemakai sistem, dikumpulkan
sebagai bahan pertimbangan analisa.
Analisis Sistem
Sistem adalah suatu jaringan kerja
dan prosedur-prosedur yang saling
berhubungan,berkumpul bersama-sama
untuk melakukan suatu kegiatan atau
usaha untuk menyelesaikan suatu
sasaran tertentu (Jogiyanto HM,2001:1).
Menurut Tata Sutabri (2004:18),
informasi adalah data yang telah
diklasifikasikan atau diolah atau
diinterprestasikan untuk digunakan dalam
proses pengambilan keputusan.
Pada tahap analisa sistem dilakukan
pengumpulan dan pengolahan data analisis
sistem perencanaan yang berhubungan
dengan judul yang dikaji. Pada tahap ini
dilakukan analisis terhadap sistem yang ada
di PT Sumber Alfaria Trijaya Tbk maupun
data yang berhubungan dengan aplikasi
untuk penentuan batasan masalah dalam
objek penelitian. Pada tahapan ini
dilakukan analisis terhadap data yang ada
dan sistem yang akan dibangun dengan
tahapan sebagai berikut :
1. Identifikasi masalah
Permasalahan yang dihadapi yaitu
menganalisis proses cetak form SO,
Proses Stock Opname dan laporan
hasil adjusment SO.
2. Penyimpulan hasil analisis
Dari hasil analisis diharapkan dapat
diperoleh suatu hasil atau output
berupa keputusan.
3
3. Penawaran solusi
Diharapkan solusi yang didapat,
dapat dijadikan sebagai alat bantu
pengguna sehingga mempermudah
proses stock opname.
Prosedur Sistem Berjalan
1. Menentukan kategori produk yang
akan dilakukan stock opname.
2. Kepala toko mencetak form Kertas
Kerja Stock Opname (KKSO) yang
telah ditentukan sesuai dengan
kategori produk dan menyerahkan
form KKSO tersebut kepada
pramuniaga.
3. Melakukan penghitungan fisik stok
barang pada suatu lokasi rak
tertentu oleh pramuniaga sesuai
dengan KKSO yang diberikan dari
kepala toko.
4. Input hasil stock opname ke dalam
Sistem oleh Kepala Toko.
5. Proses stock opname dan cetak
selisih hasil stock opname.
6. Pramuniaga melakukan pencarian
selisih stok tersebut.
7. Kepala toko mengedit hasil selisih
kedalam system dan memastikan
selisih plus (+) atau minus (-).
8. Kepala toko melakukan Adjusment
stock opname.
9. Kepala toko mengirim laporan
adjusment stock opname ke bagian
Inventory Control (IC).
Berikut gambar Use Case analisa
prosedur proses stock opname yang
berjalan saat ini.
Gambar 2. Diagram Use Case Proses Stock Opname Berjalan
Perancangan Sistem
Sistem adalah sekumpulan elemen
yang saling terkait/terpadu yang
dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan
(Abdul Kadir 2005:54). Perancangan
sistem merupakan tahap lanjutan dari
analisis sistem, dimana pada perancangan
sistem digambarkan sistem yang akan
dibangun dengan mengacu pada analisis
sistem yang dilakukan sebelumnya.
Tahapan ini merupakan tahapan yang
sangat penting, karena menentukan baik
tidaknya sistem baru sebagai solusi
pemecahan masalah yang ada pada sistem
lama yang sesuai dengan metode
pendekatan yang digunakan dalam
pendekatan object oriented, maka metode
yang digunakan untuk menggambarkan
seluruh proses dan objek adalah Unified
Model Language (UML).
Diagram Use Case
Perancangan stock opname barang
digambarkan oleh use case diagram
sebagai berikut ini.
4
Gambar 3. Diagram Use Case Proses Stock Opname
Pada gambar 3. Use case diagram ini
terdapat beberapa proses yang
digambarkan dalam sebuah use case yang
berbentuk oval. Proses yang terdapat pada
gambar di antaranya adalah kategori
barang, lokasi barang, inventory barang,
proses srock opname, barcode serta proses
laporan kategori barang, laporan lokasi
barang, laporan inventory barang, laporan
Stock Opname, laporan barcode, laporan
rekap SO, laporan detail SO, grafik rekap
SO, grafik detail SO yang berhubungan
dengan dua actor tersebut yaitu Kepala
Toko dan Inventory Control.
Diagram Class
Diagram Class merupakan diagram
yang menjelaskan mengenai basis data
pada sebuah sistem, basis data yang
digunakan pada sistem ini hanya satu
yang diberi nama database Proses Stock
Opname.mdb. berisi 5 tabel. Masing –
masing tabel terdiri dari field yang
merupakan bagian dari tabel tersebut.
Tabel – tabel tersebut memiliki relasi
dengan table yang lain sehingga akan
memperjelas hubungan antar tabel. Berikut
tabel – tabel yang terdapat pada sistem
informasi ini, seperti gambar berikut.
 1. Menu data master menampilkan
form master kategori barang, master
lokasi barang, master inventory
barang.
2. Menu data transaksi menampilkan
form proses stock opname.
3. Menu data laporan menampilkan
laporan kategori barang, laporan
lokasi barang, laporan inventory
barang, laporan stock opname,
laporan barcode, laporan rekap SO,
laporan detail SO, grafik rekap SO
dan grafik detail SO.
Gambar 4. Diagram Class Proses Stock Opname

HASIL DAN PEMBAHASAN

Pada implementasi sistem informasi
stock opname barang terdiri dari dua hak
akses yaitu :
1. Level akses Kepala Toko memiliki
akses kepada form master kategori Gambar 5. Tampilan Form Menu Kepala Toko
barang, master lokasi barang,
master inventory barang, proses Form Kategori Barang
stock opname, barcode, laporan Pada form kategori barang berisikan
kategori barang, laporan lokasi informasi data kategori barang yang
barang, laporan inventory barang, meliputi kode barang, nama barang,
laporan stock opname, laporan kategori, satuan ,harga, barcode dan cari
barcode, laporan rekap SO, laporan nama / kategori barang dll. Proses
detail SO, grafik rekap SO dan pengolahan data kategori barang dapat
grafik detail SO. disimpan pada form kategori barang yang
2. Level akses Inventory Control disajikan pada gambar berikut.
hanya memiliki akses kebeberapa
from saja, yaitu : form laporan
kategori barang, form laporan lokasi
barang, form laporan inventory
barang, form laporan stock opname,
form laporan barcode, laporan rekap
SO, laporan detail SO, grafik rekap
SO dan grafik detail SO

Menu Utama Kepala Toko

Dalam menu utama kepala toko
terdapat menu data master, menu data
transaksi dan menu data laporan Gambar 6. Tampilan Form Kategori Barang

5
Form Lokasi Barang
Pada form data lokasi barang
berisikan informasi data posisi letak lokasi
barang yang meliputi kode barang, nama
barang, nomor rak, shelving, dan baris dll.
Berikut tampilan form data lokasi barang
yang disajikan pada gambar 7.

Gambar 9. Tampilan Form Proses Stock Opname

Form Barcode
Pada form barcode berisikan
informasi data yang meliputi barcode,
nama barang, banyak, barcode, dll. Berikut
tampilan form barcode yang disajikan pada
gambar 10.
Gambar 7. Tampilan Form Lokasi Barang

Form Inventory Barang

Form data inventory barang
berisikan informasi data stock barang yang
meliputi kode barang, nama barang,
kategori barang, satuan, harga stock dan
cari nama / kategori barang dll. Berikut
tampilan form data inventory barang yang
disajikan pada gambar 8. Gambar 10. Tampilan Form Barcode

Form Menu Utama Inventory Control

Setelah Inventory Control login , akan
muncul tampilan menu utama Inventory
Control. Berikut ini adalah tampilan dari
menu utama Inventory Control pada
aplikasi sistem informasi stock opname
barang yang disajikan pada gambar 11.
Gambar 8. Tampilan Form Inventory Barang

Form Proses Stock Opname

Pada form proses stock opname
berisikan informasi data yang meliputi
tanggal SO, cetak kertas kerja SO, tambah
SO, edit SO, batal SO, final, adjust,dan
lain-lain. Berikut tampilan form proses
stock opname disajikan gambar 9 berikut. Gambar 11. Tampilan Menu Utama Inventory Control

6
Form Laporan Kategori Barang pada form laporan inventory barang yang
Pada form laporan kategori barang disajikan seperti pada gambar 14.
terdapat tombol cari yang memiliki fungsi
untuk melihat dan mencetak laporan
kategori barang sesuai nomor rak. Berikut
tampilan form laporan kategori barang
seperti pada gambar 12.

Gambar 14. Tampilan Form Laporan Inventory Barang

Form Laporan Barcode

Berikut disajikan tampilan cetak
laporan barcode seperti yang disajikan pada
Gambar 12. Form Laporan Kategori Barang
gambar 15.
Form Laporan Lokasi Barang
Berikut tampilan pada form laporan
lokasi barang pada aplikasi sistem
informasi stock opname barang, seperti
disajikan pada gambar 13.

Gambar 15. Tampilan Laporan Barcode

Gambar 13. Form Laporan Lokasi Barang
Pada form laporan lokasi barang
terdapat tombol cari yang memiliki fungsi
untuk melihat dan mencetak laporan lokasi
barang sesuai nomor rak dan posisi display
barang.
Form Laporan SO
Pada form ini terdapat tombol print
yang memiliki fungsi untuk mencetak
laporan stock opname barang yang sudah
adjustment per tanggal. Berikut tampilan
cetak laporan SO yang disajikan pada
gambar 16.

Form Laporan Inventory Barang

Pada form ini terdapat tombol cari
yang memiliki fungsi untuk mencari dan
mencetak laporan inventory barang Gambar 16. Form Laporan SO
berdasarkan nomor rak. Berikut tampilan
7
Form Laporan Rekap SO
Pada form ini terdapat tombol print
yang memiliki fungsi untuk mencetak
rekap laporan stock opname barang yang
sudah adjustment per tanggalnya dalam
periode 1 bulan. Berikut tampilan form
laporan rekap SO (Stock Opname) yang
disajikan seperti pada gambar 17.
Gambar 17. Form Laporan Rekap SO
Form Laporan Detail SO
Pada form ini terdapat tombol print
yang memiliki fungsi untuk mencetak
laporan detail hasil stock opname barang
yang sudah adjustment per rak dalam
periode 1 bulan. Berikut tampilan form
laporan detail SO (Stock Opname) yang
disajikan seperti pada gambar 18.
Gambar 18. Form Laporan Detail Hasil SO
Form Grafik Rekap SO
Pada form ini terdapat tombol print
yang memiliki fungsi untuk mencetak
grafik rekap laporan stock opname barang
yang sudah adjustment per tanggalnya
dalam periode 1 bulan. Posisi (-)4.3k pada
tanggal 6/1/2014 menjelaskan selisih minus
rupiah hasil SO sebesar Rp.4.300 pada tgl
01 Juni 2014, sedangkan posisi (+)32.1k
pada tanggal 6/24/2014 menjelaskan selisih
plus rupiah hasil SO sebesar Rp.32.100
8
pada tanggal 24 juni 2014. Berikut
tampilan form Grafik rekap SO (Stock
Opname) yang disajikan seperti pada
gambar 19.
Gambar 19. Form Grafik Rekap SO
Form Grafik Detail Hasil SO
Pada form ini terdapat tombol print
yang memiliki fungsi untuk mencetak
grafik detail hasil laporan stock opname
barang yang sudah adjustment per raknya
dalam periode 1 bulan. Posisi (-)84k pada
rak 111 menjelaskan selisih minus rupiah
hasil SO sebesar Rp.84.000 pada rak 111,
sedangkan posisi (+)116.1k pada rak 112
menjelaskan selisih plus rupiah hasil SO
sebesar Rp.116.100 pada rak 112. Berikut
tampilan form Grafik detail hasil SO
(Stock Opname) yang disajikan seperti
pada gambar 20.
Gambar 20. Form Grafik Detail Hasil SO
KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan
Sistem informasi stock opname
barang pada PT Sumber Alfaria Trijaya
Tbk masih bersifat sederhana, untuk itu
dilakukan implementasi sistem informasi 3. Harus di buat file backup data, hal ini
berbentuk aplikasi. Aplikasi ini relatif lebih diperlukan untuk mengantisipasi jika
efektif dalam proses proses stock opname terjadi kerusakan dalam kehilangan
untuk pengambilan keputusan. data.
Aplikasi sistem informasi stock
opname barang pada PT Sumber Alfaria
Trijaya Tbk memberikan solusi berupa
DAFTAR PUSTAKA
kemudahan bagi kepala toko dan inventory
Jogiyanto. 2011. Analisis dan Desain
control khususnya pada dalam monitoring
Sistem Informasi. Yogyakarta:
stock barang hingga proses laporan stock
Penerbit Andi.
barang yang akurat. Memberikan
Kadir, Abdul. 2008. Belajar Database
kemudahan bagi karyawan dalam
Menggunakan MySQL. Yogyakarta
memantau barang hilang tanpa harus
: Andi offset
melakukan proses yang rumit dan
Rahadian Hadi. 2003. Membuat Laporan
memakan waktu yang relatif lama.
Dengan Crystal Report 8.5 dan
Implementasi sistem informasi stock
Visual Basic 6.0, Elek Media
barang ini dibuat dengan Microsoft Visual
Komputindo
Basic 6.0. Aplikasi ini menghasilkan
Sutabri Tata, 2004, Analisa Sistem
laporan kategori barang, laporan lokasi
Informasi, Penerbit Andi Offset,
barang, laporan inventory barang dan
Yogyakarta
laporan stock opname barang dalam
Munawar. 2005. Pemodelan Visual
periode tanggal, sehingga dapat diketahui
dengan UML,Graha Ilmu,
barang yang laku dan tidak laku serta
Yogyakarta
rawan hilang. Sistem yang dibuat secara
Andi. 2009. Seri Panduan Pemrograman
user friendly dapat membantu user atau
Database Visual Basic 6.0 dengan
pihak manajemen dalam mengolah data
Crystal Report. Ed. III.
yang ada secara lebih cepat dan efisien.
MADCOMS, Yogyakarta
Saran Nurmailiza, Tengku. 2010. Analisis
Pengendalian Intern Atas
Adapun saran yang ingin Persediaan Barang Dagang Pada
disampaikan kepada pihak terkait demi PT.Sabda Cipta Jaya, Universitas
perbaikan dan perkembangan Sistem Sumatera Utara Medan
Informasi Stock Opname Barang untuk S.B, Gregorius. 2004. Pembuatan Sistem
implementasi dan perbaikan sistem antara Inventory Dengan Pengaturan
lain : Peletakan dan Visualisasi Barang
1. Sistem informasi yang telah pada UD Aneka Mainan,
dibangun agar dijadikan sebagai tolak Universitas Kristen Petra, Surabaya.
ukur kebutuhan akan suatu informasi Kristanto, Harianto. 1994. Konsep
adalah hal yang penting,sehingga Perancangan Database, Andi
informasi yang berhubungan dengan Offset, Yogyakarta.
kepentingan perusahaan agar dapat Rusmawan, Uus. 2011. Visual Basic 6.0
dikelola dengan sebaik mungkin. Untuk Semua Tingkatan, Elex
2. Pengembangan sistem informasi media Komputindo, Jakarta.
stock opname barang masih bisa di Sanjaya, Ridwan. 2005. Membuat menu
kembangkan seiring dengan Cantik untuk Aplikasi Visual Basic
berkembangnya spesifikasi 6.0, Andi Offset, Yogyakarta.
kebutuhan pengguna.
9