KE-0332-2022/12/21-01

Stock Opname

INTERNAL USE ONLY

 Tujuan Pembelajaran

Setelah mengikuti training ini, peserta diharapkan dapat:

1 Memahami tujuan dari stock opname

2 Mengetahui jenis-jenis stock opname yang ada di toko
3 Mampu melakukan stock opname parsial dan grand sesuai dengan prosedur

INTERNAL USE ONLY

 Pokok Bahasan

Definisi dan Tujuan Stock

Opname

Stock Opname
Parsial dan Grand

INTERNAL USE ONLY

 Definisi dan
Tujuan Stock Opname

INTERNAL USE ONLY

 Definisi Stock Opname

Stock Opname (SO) adalah aktivitas pemeriksaan

dan penghitungan fisik persediaan barang
dagangan untuk mengetahui kesesuaian nilai
persediaan (Stock On Hand) antara fisik barang
dagangan dengan data di komputer

Sumber : SOP – Prosedur Stock Opname di Toko

SAT/SOP/OP/008

INTERNAL USE ONLY

 KENAPA HARUS MELAKUKAN
STOCK OPNAME?
Coba Pahami !!!

Konsumen ingin membeli Alfamart Minyak Goreng 2 Liter di toko Alfamart,

tetapi barang yang dicari tidak ada di rak area sales. Kemudian salah satu
crew yang bernama Andi mencarinya di gudang juga tidak ada, tetapi stock di
komputer masih terdapat 24 pcs.
Kenapa terjadi seperti itu?
Apa pengaruhnya terhadap persediaan barang di toko?

INTERNAL USE ONLY

 Tujuan Stock Opname

Mengetahui jumlah stock on hand Mengembalikan stock yang selisih menjadi stock
toko terkini dan dapat dipercaya yang sesuai dengan kondisi terkini

Mengetahui kondisi fisik barang Meningkatkan pengetahuan personil toko

dagangan (rusak atau tidak) terhadap produk

Menilai kinerja toko terkait Mengetahui nota selisih

pengawasan pada barang barang (NSB) minus toko
dagangan berdasarkan
hasil SO tersebut.
NOTE:
NSB (Nota Selisih Barang) Adalah Nilai Rupiah Barang
Dagangan yang dinyatakan Selisih Sesuai hasil SO
dikurangi BTSB (0,15%)

INTERNAL USE ONLY

 Jenis-Jenis SO

SO PARSIAL
01 SO yang dilakukan atas sebagian (parsial) barang dagangan di Toko, meliputi satu departemen, rak, PLU atau lebih
secara bergilir

SO GRAND

02 SO yang dilakukan secara menyeluruh atas semua barang dagangan (departemen, rak, PLU)/All Rak yang ada di
toko baik di area sales maupun gudang toko.

INTERNAL USE ONLY

 Skema SO
SO Non PDA**
Pelaksanaan SO yang
menggunakan KKSO

SO PDA* SO Campuran
Pelaksanaan SO yang Pelaksanaan SO yang
menggunakan alat PDA menggunakan PDA dan KKSO

Skema
Note : Stock Opname PDA atau Personal Data Assistant adalah sebuah
alat elektronik yang berbasis komputer dan
*Pada umumnya semua toko menggunakan skema berbentuk kecil serta dapat dibawa ke
SO PDA mana-mana.
**Untuk toko-toko dalam case PDA rusak ‘KKSO : Kertas Kerja Stock Opname

INTERNAL USE ONLY

 Stock Opname Parsial

INTERNAL USE ONLY

Siapa Pelaksana SO Parsial?
Kapan SO Parsial dilakukan?

INTERNAL USE ONLY

 Personil Toko yang didampingi oleh
AC/AM/Branch IC (SO Pendampingan)

Personel Branch IC yang

Personil Toko bersifat inspeksi
mendadak (SIDAK)

PELAKSANA
SO PARSIAL
*IC: Inventory Control

Pelaksanaan SO Parsial yaitu pada saat proses operasional toko sedang berjalan atau sebelum toko
tutup (EOD) sesuai jadwal SO Parsial

INTERNAL USE ONLY

 Tahapan SO

Proses SO
Input, Cetak Selisih, Edit
SO

Penghitungan SO
3
2 Adjust SO
Persiapan
4
1 STOCK
OPNAME

INTERNAL USE ONLY

 Persiapan SO

1 3 1 3
Planogram harus Rak gudang sudah Cek Administrasi Melakukan Setting
sudah di-update tertata rapi (GIT, LPMP) PDA

2 2
Full Display Membuat KKSO

*dilakukan oleh Crew *dilakukan oleh Pejabat

Ketiga hal tersebut dapat memudahkan personil toko *GIT: Goods in Transit, LPMP: Laporan Perkembangan
dalam melakukan penghitungan maupun pencarian Mutasi Persediaan, KKSO: Kertas Kerja Stock Opname
barang saat SO
INTERNAL USE ONLY
 Penghitungan SO

SO MANUAL
Khusus untuk toko yang tidak bisa menggunakan
PDA, penghitungan dilakukan secara manual
menggunakan KKSO dan diinput di computer
04
server
TIDAK DOUBLE INPUT
03 Pastikan tidak terjadi double input yang
menyebabkan kelebihan qty
TELITI
Pastikan penghitungan dan penginputan qty
item di PDA secara teliti
02
HITUNG & INPUT
01 Penghitungan dan penginputan qty barang
menggunakan PDA di area sales, dihitung per
item sesuai urutan rak

INTERNAL USE ONLY

 Jika PDA tidak bisa digunakan, maka Penghitungan SO
menggunakan skema SO Non PDA
Untuk mempermudahkan dalam peng-input-an / entry data pada komputer,
maka ada beberapa cara yang dapat dilakukan untuk mengisi KKSO:

Diagonal yaitu pencantuman jumlah qty ( 3 – 5 ) item disetiap Zig-zag yaitu pencantuman jumlah qty ditepi baris pencatatan
baris pencatatan pada KKSO. setiap item pada KKSO

10 10 20 10 10 20
15 4 19 15 4 19
12 8 20 21 17 38
13 10 23 35 4 39
15 4 19 31 10 41
32 8 40 25 11 36
10 10 20 9 10 19
17 4 21 24 12 36
9 8 17 12 9 21
13 10 23 27 16 43
15 4 19 31 10 41
32 8 40 25 11 36
10 10 20 9 10 19
15 4 19 24 12 36
12 8 20 12 9 21
13 10 23 27 16 43
15 4 19 31 10 41
32 8 40 25 11 36
10 10 20 9 10 19
17 4 21 24 12 36
9 8 17 12 9 21
13 10 23 27 16 43
19 31 10 41
15 4
40 25 11 36
32 8
13 10 23 9 10 19
15 4 19 24 12 36
32 8 40 12 9 21

INTERNAL USE ONLY

 Proses SO

100% TERINPUT TRANSFER SALES PENCARIAN SO

Pastikan semua rak sudah terinput di Lalukan Transfer sales pada Lakukan pencarian dan
PDA ataupun di Aplikasi SO pada semua POS penghitungan ulang untuk item
komputer server yang terdapat selisih

PROSES SO CETAK SELISIH EDIT SO

Lakukan proses SO pada aplikasi Lakukan cetak selisih SO Lakukan edit SO dan pastikan item yang
aplikasi SO di komputer server diedit adalah qty yang real yang ada di
toko (Tidak ada klopisasi data)

Note: Crew hanya melakukan pencarian cetak selisih pertama, untuk pencarian cetak selisih kedua dilakukan oleh
pejabat toko untuk proses validasi sebelum adjust SO

INTERNAL USE ONLY

WARNING!!
EDIT SO PARTIAL : MAX 2X
EDIT SO GRAND : MAX 3X
!

INTERNAL USE ONLY

 Peran Crew dalam Stock Opname adalah:

Penghitungan SO Pencarian SO
Melakukan penghitungan awal stock fisik barang Melakukan pencarian atas barang yang selisih

INTERNAL USE ONLY

 PENTING!!!

SO Parsial Wajib dikerjakan setiap hari sesuai jadwal

Cek Menu Pada “Stock Opname” → “Utility” → “Jadwal Stock Opname”

BAGAIMANA JIKA TIDAK DIKERJAKAN ?

Proses EOD Terkunci

INTERNAL USE ONLY

 Ketentuan SO Grand

SO dilakukan minimal 3 bulan sekali atau sesuai jadwal yang dibuat AM

1
setelah berkoordinasi dengan Branch IC Manager

2 SO dilakukan saat jam operasional toko atau malam hari setelah tutup
toko sesuai jadwal yang sudah ditentukan

Target SO Grand adalah seluruh item yang ada di toko, baik di area
3
kasir, area sales, dan area Gudang.

4 Pelaksanaan SO Grand tetap menggunakan KKSO sebagai alat bantu

pencatatan hasil penghitungan SO

Pelaksana SO Grand yaitu Personil Toko (didampingi AC/AM), dan

5
Personil Branch IC (apabila bersifat inspeksi mendadak)

INTERNAL USE ONLY

 Pentingnya Stock Opname

Mendeteksi barang apa saja yang sering hilang di

toko (sering mengalami varian minus)

Sebagai acuan evaluasi dan perbaikan dalam pengendalian barang

hilang oleh personil toko maupun AC dan AM

Menjaga agar inventory/persediaan barang di toko

sesuai dengan yang seharusnya (OH=Fisik)

Dapat segera melakukan tindakan yang sesuai apabila

ditemukan barang rusak/expired SO (memisahkan barang
untuk dilakukan retur BR/BKE)

INTERNAL USE ONLY

 THANK YOU
PT. Sumber Alfaria Trijaya, Tbk.
Alfa Tower
Jl. Jalur Sutera Barat Kav 7-9
Tangerang 15143
Indonesia

t +62 21 808 21 555 (hunting)

f +62 21 808 21 556
www.alfamartku.com
INTERNAL USE ONLY