APLIKASI

PESANAN ONLINE
Tujuan Pembelajaran
1. Peserta memahami Aplikasi Pesanan Online
2. Peserta mengetahui fungsi-fungsi dari menu yang ada
pada Aplikasi Pesanan Online
3. Peserta mampu menggukan Aplikasi Pesanan Online
untuk menunjang operasional layanan SAPA

2
Pokok Bahasan

01 02
What’s APO ? How To Use
APO ?
 01
What’s APO ?
 What’s APO
APO atau Aplikasi Pesanan Online
adalah aplikasi yang mensupport
personil toko untuk mengelola dan
memonitor pesanan online yang masuk
ke toko SAPA
 Semua personil toko SAPA bisa
menggunakan Aplikasi Pesanan
Online di devicenya masing-masing
sehingga memungkinkan semua
mengetahui dan memonitor pesanan
Online yang masuk ke toko
Download, Instal & Login

Download aplikasi APO Login menggunakan

→ NIK dan PIN yang
https://bit.ly/aplikasi_pe terdaftar
sanan_online User APO :
• All Personil Toko
• Area Coordinator
• Area Manager
Fitur
Aplikasi Pesanan Online
● Tracking Order

● History pesanan masuk yang lalu

● Fitur Maps Alamat Konsumen

● Fitur telepon langsung pemesan

● Fitur konfirmasi pesanan (pencatatan lokasi

dan foto konfirmasi)
 02
How to Use APO ?
Login APO
Tracking Order
Fitur Maps Alamat
Konsumen
Fitur Telepon
Langsung
Fitur Konfirmasi
Pesanan
THANKS!
PT. Sumber Alfaria Trijaya Tbk
Alfa Tower
Jl. Jalur Sutera Barat Kav 7-9
Tangerang 15143
Indonesia
Standar
Pelayanan SAPA
by Service Quality Alfamart
 Alur Layanan SAPA
Konsumen Order Proses POS
1. Via Aplikasi AlfaGift Setelah Konsumen Pesan Toko Mendapatkan Notifikasi
2. WA Alfamart Official 08111500959 Muncul Pop Up Pesanan Pada Aplikasi POS
3. Via Aplikasi JD ID
4. Via Aplikasi Alfamind
5. Via Apikasi SIMOBI

STORE CREW &

PEJABAT
KONSUMEN

Persiapan Pesanan
Delivery
Setelah Muncul Pesanan maka
Personil Toko SAPA Siap Mengantar Pesanan Konsumen
sesuai Alamat Konsumen Personil Toko Menyiapkan
Personil Toko Pesanan Konsumen

Alfamart Corporate University INTERNAL USE ONLY All Rights Reserved. @Alfamart 2021
 FLOWCHART STANDAR PELAYANAN SAPA
Proses Pesanan
Crew Toko memproses pesanan
✓ Cetak Draft Pesanan
Informasi Pesanan ✓ Menyiapkan Pesanan
✓ Transaksi POS
✓ Notifikasi APO
✓ POP Up di POS

Serah Terima Pesanan dan

Pengemasan dan Mapping Kiriman
Crew menyiapkan barang yang sudah di verifikasi
oleh pejabat ke motor sesuai dengan urutan kirim
(Perhatikan *Standar Penyiapan dan Pengemasan
Produk Pesanan).
Urutan pengiriman berdasarkan prioritas:
1. Urutan orderan yang masuk
2. Kelengkapan barang pesanan
3. Jarak terdekat dari toko (tentative)
WAJIB Verifikasi Pesanan oleh Pejabat Toko
Sebelum barang dikirim, Pejabat Toko WAJIB
melakukan Verifikasi pesanan yang sudah
disiapkan crew, sbb :
1. Item dan Quantity sesuai Struk Pesanan Online
2. Kualitas produk baik, tidak masuk dalam masa
retur

INTERNAL USE ONLY

 Kirim Pesanan Serah Terima Pesanan
Personil berangkat sesuai alamat kepada Konsumen
konsumen dengan membawa HP yg
• Personil Toko SAPA melakukan serah terima
terinstal APO, pastikan barang yang
pesanan Pesanan sesuai *Standar Serah Terima
dibawa sesuai, tidak tertukar dengan
Pesanan Konsumen
pesanan konsumen lain
• Personil Lakukan Konfirmasi di APO

Kembali ke Toko
Personil Toko SAPA kembali ke toko setelah semua pesanan selesai
diantar dengan membawa uang hasil pembayaran konsumen jika
konsumen memilih metode pembayaran COD

Serah Terima Uang

Personil Toko yang mengirimkan barang menyerahkan uang
hasil pembayaran dari konsumen kepada kasir / pejabat Toko
Kemudian filling Surat Jalan pada Odner

INTERNAL USEONLY
INTERNAL USE ONLY
 Standar Penyiapan dan Pengemasan
Produk Pesanan SAPA
1
4 Barang pesanan sudah melalui tahap
Pisahkan item Food dan Non food verifikasi oleh Pejabat Toko dan
dipastikan sesuai baik ITEM, Kuantiti, dan
Kualitas Produk (tidak rusak, expired)

Pisahkan Akurat

Rapih
3 Lengkap
Tata produk di dalam kantong dimulai 2
dengan produk yang berbobot berat lebih Semua barang yang ada di pesanan, WAJIB
dahulu ke produk dengan bobot paling dipenuhi (tidak ada cancel transaksi).
ringan untuk minimalisir kerusakan. ACOS / COS lakukan MAT Transaksi Online,
Pastikan Kemasan aman (tidak robek, dan personil mengambil barang ke toko MAT .
berlubang dll)

Catatan : barang yang sudah disiapkan untuk di PICK up tidak boleh di transaksikan kembali untuk transaksi lain
 Standar Pengiriman Tag I
Perhatikan Metode Kirim yang di inginkan Konsumen khususnya jika terdapat
produk Tag I (Stock dari Gudang).
Opsi 1.
Metode Kirim Pisah
Artinya → Pengiriman dilakukan 2 kali
Pertama : atas produk yang stock nya dari Toko terlebih
dahulu.
Kedua : Produk yang stock nya dari Gudang dikirim setelah
barang tiba di toko.
Pada case contoh, pengiriman 1 dilakukan pada hari sabtu, 31
Juli 2021, dan Pengiriman 2 dilakukan pada Minggu, 1 Agustus
2021

Opsi 2.
Metode Kirim Gabung
Artinya → Pengiriman dilakukan 1 kali bersamaan, baik atas
produk yang stock nya tersedia di toko maupun dari Gudang
 Standar Serah Terima Pesanan
Konsumen (Delivery - COD)
1. Koordinasi
Pamit dan Konfirmasi
Sebelum berangkat menuju ke rumah konsumen, lakukan
koordinasi terkait rencana pengiriman, untuk memastikan Pengiriman 5.
apakah pemesan ada di tempat. Setelah Barang diserahkan dan pembayaran
Dilakukan dengan mengirimkan Pesan kepada pemesan. diterima, segera lakukan Konfirmasi pada
Contoh : “Selamat Pagi Kak Nindi, saya Doni dari Alfamart aplikasi APO
Cikokol hendak mengirim barang pesanan kakak melalui
Alfagift , apakah kakak ada di rumah? Tunggu (Cek Barang dan
Note : Pastikan nama pemesan , alamat kirim dan barang
Terima Pembayaran) 4.
pesanan sudah sesuai (tidak tertukar)
Setelah pengecekan oleh konsumen selesai, terima
dan cek uang pembayaran dan kembalian *jika
2. Sapa dan Salam ada
Saat tiba di tempat pemesan, lakukan Sapa dan Salam (DILARANG menerima IMBALAN dalam bentuk
Contoh : Selamat Pagi Kak, betul dengan Kak Nindi? saya apapun)
Doni dari Alfamart yang tadi menghubungi Kakak. Contoh : Maaf kak ini sudah tugas saya dan tidak
diperkenankan menerima imbalan apapun
Jika pada saat tiba di lokasi konsumen dan sudah koordinasi
ternyata konsumen tidak ada di tempat, maka lakukan
3
konfirmasi ulang, Serahkan Pesanan dan Struk
Serahkan barang Pesanan dan struk belanja
Contoh : “Ini barang pesanan beserta struknya Kak, mohon di cek
terlebih dahulu apakah sudah sesuai”
 Standar Serah Terima Pesanan
Pamit dan Konfirmasi
Konsumen (Delivery – Lunas)
Pengiriman 5. 1. Koordinasi
Pamit dan akukan konfirmasi engiriman pada APO Sebelum berangkat menuju rumah konsumen, lakukan
setelah barang yang diterima sesuai, dan sertakan foto koordinasi dengan konsumen. Tujuannya untuk
barang yang diterima konsumen membangun kedekatan dan komunikasi dengan
Contoh : Mohon ijin untuk pengambilan bukti serah konsumen dan memastikan penerima ada di tempat.
terima ya kak Contoh : “Selamat Pagi Kak Nindi, saya Doni dari
Alfamart Cikokol hendak mengirim barang pesanan
kakak melalui Alfagift ya. Terima kasih”

Tunggu (Cek Barang) 4. 2. Sapa dan Salam

Minta pemesan untuk melakukan pengecekan antara
fisik dengan struk dan Personil Toko menunggu sampai
konsumen menyatakan pesanan sesuai
(DILARANG menerima IMBALAN dalam bentuk apapun)
Contoh : Maaf kak ini sudah tugas saya dan tidak
diperkenankan menerima imbalan
3.
Serahkan Pesanan
Serahkan barang pesanan kepada pemesan atau
kerabat yang mewakili
Saat tiba di tempat pemesan, lakukan Sapa dan Salam
Contoh : Selamat Pagi Kak, betul dengan Kak Nindi?
saya Doni dari Alfamart yang tadi menghubungi
Kakak.
Jika pada saat tiba di lokasi konsumen dan sudah
koordinasi ternyata konsumen tidak ada di tempat,
lakukan komunikasi lagi dengan konsumen
 Konfirmasi pada APO
setelah Barang diterima Pemesan
1. Pastikan Tim SAPA telah mengirimkan barang pesanan ke alamat, dan barag telah diterima
pemesan baru kemudian melakukan KONFIRMASI di APO (Aplikasi Pesanan Online)
2. Setelah Pengiriman pastikan tim SAPA meng-upload foto bukti pengiriman dengan benar /
sesuai.

Contoh SALAH Contoh BENAR

Foto Salah : Standar Pengambilan Foto :

Foto Struk / draft pesanan, Foto Barang saat masih di toko, Menunjukkan bahwa barang telah diterima dan dipegang
foto jalan, foto motor SAPA,Foto Gelap, foto personil, dll oleh penerima, tanpa mengenai wajah penerima.
 Hal-hal yang WAJIB dikomunikasikan kepada
Konsumen untuk Mencegah Komplain

Konfirmasi sebelum berangkat menuju

rumah konsumen.
Tujuan : untuk memastikan penerima berada di
tempat

Keterlambatan Pengiriman karena Kendala

Mengapa Komunikasi dengan
Konsumen Penting?
Membangun hubungan yang baik dan
keterikatan (komunikatif) antara
ALFAMART dengan konsumen.
Operasional, Faktor cuaca (hujan), Antrian
Kiriman.
Tujuan : agar konsumen mengetahui progres
kiriman dan penyebab keterlambatan kirim
Menanyakan lokasi alamat yang sesuai, jika
alamat kurang jelas.
Tujuan : agar barang pesanan tiba di lokasi
dengan tepat
 Standar Penampilan Delivery SAPA

WAJIB Berpenampilan sesuai standar Tidak

Alfamart : berpenampilan
1. Menggunakan Seragam Alfamart Rapih sesuai standar
2. Menggunakan Nametag Alfamart
3. Bersepatu sesuai standar
4. Menggunakan masker sesuai protokol
5. Menggunakan Jaket SAPA (Optional)
PELAYANAN ITU
TUGAS MULIA,
BERIKAN
PELAYANAN
DENGAN
SUKACITA
~Djajendra
Thank You
 FLOW MAT TRANSAKSI ONLINE
• Toko Request MAT
1. Request MAT Transkasi Online
4. Terima File Kiriman
5. Receipt MAT Transaksi Online
TOKO A TOKO B

Syarat MAT : • Toko Tujuan MAT • Toko B Buat MAT Transaksi

• Toko A harus Toko SAPA
• Harus buat Request MAT ->
mengacu di Nomor Order
yang ada di POS
• Order Online muncul di POS
dan belum distruk
2. Buat MAT Transaksi Online
3. Buat Kiriman File
Online
• Input data MAT :
a. Nomor Order
b. Kode Toko SAPA Tujuan
c. NIK Personel SAPA
d. Kode OTP
• Buat File Kiriman
• Upload File Kiriman di Portal
 TOKO REQUEST MAT (Toko Awal)

1 2

• Toko Request MAT

3 1. Masuk ke Aplikasi SIS -> Pilih menu
Transaksi -> MAT Transaksi Online ->
Request MAT Transaksi Online
2. Muncul form MAT, Ketik Nomor Order yang
akan dilakukan MAT dan tekan Enter
3. Pilih Item yang akan dilakukan MAT dan isi
Qty Item yang dibutuhkan
 TOKO TUJUAN MAT (Toko Tujuan)

1 4

2 • Toko Tujuan MAT (Toko Tujuan)

1. Masuk ke Aplikasi SIS -> Pilih menu Transaksi ->
Buat MAT Transaksi Online
2. Muncul Verifikasi OTP :
1. Input Nomor Order
2. Input Kode Toko SAPA Tujuan
3. NIK Personel SAPA
3 4. OTP -> Input link bit.ly/request_OTP_MAT
setelah input WA Ke Tim CP Alfadigital
(081380783002) untuk konfirmasi kode OTP
3. Muncul Form Konfirmasi Qty Order Item yang
akan di MAT, silahkan isi qty yang akan di MAT dan
Tekan Tombol SIMPAN
4. Akan Muncul Faktur MAT
TOKO TUJUAN MAT (Toko Tujuan)

5 6

5. Masuk ke Aplikasi SIS -> Pilih menu Transaksi -> MAT

Transaksi Online -> Buat File Kiriman (Untuk diupload di
7 Web Portal)
6. Buka Link Portal dan Upload File MAT
7. Pilih file yang tadi sudah dibuat sebelumnya (di folder
POS_VB > Kirim -> Pilih Format Kode Toko Tujuan_Toko
Awal-Tanggalproseskirim (TF67_AB17090821)
 TOKO REQUEST MAT

1 4

2
1. Buka Portal dan Cek di List File MAT dan Download File
Tersebut
2. Terima File Kiriman setelah download tadi, dan klik
proses sesuai tanggal
3. Masuk ke Transaksi -> MAT Transaksi Online -> Terima
File Kiriman
3 4. Muncul Form Konfirmasi Item MAT dan lakukan
SIMPAN
 TOKO REQUEST MAT

5 5. Setelah disimpan maka akan muncul Faktur

Penerimaan Mutasi Antar Toko (MAT)
6. Cek di Inventori SIS, maka OH sudah bertambah sesuai
Request Awal