PENDAHULUAN
Toko Bojong Koneng merupakan toko yang terletak di Jl. Bojong Koneng RT. 1 /
RW. 1 Cikarang, Bekasi. Toko Bojong Koneng terletak di dalam gang dimana di daerah
sekitarnya tedapat pemukiman padat penduduk dan dekat dengan jalan raya dengan pesain
utama toko Indomaret yang terletak tepat dijalan raya Imam Bonjol depan gang Jl. Bojong
Toko Bojong Koneng adalah Toko regular dengan tipe 45 dimana terdapat 7 Orang
Personil yang terdiri dari 1 Asisten Kepala toko, 1 MD, 3 Kasir dan 3 pramuniaga. Kondisi
fisik bangunan toko sangat baik, toko ini memiliki 46 Rak reguler, Toko ini juga memiliki 2
rak Gondola dengan PLU Produk aktif sejumlah ± 4212 produk. Toko ini dilengkapi dengan
4 AC, 3 Chiller, 3 Frezer (Es Krim Campina, Eskrim Walls, dan Nugget), 4 Lampu
Emergency dan1 Genset untuk pasokan Listrik saat terjadi pemadaman Listrik. Selain itu,
toko juga dilengkapi dengan fasilitas CCTV sebanyak 6 Buah yang terpisah, 1 di area
Parkir/area depan toko, 4 di area Sales, dan 1 di belakang toko di jalur antara Area sales,
Toko Bojong Koneng merupakan toko transit,dan terdapat competitor disekitar toko
dimana salah satunya adalah toko Indomaret yang terletak pada tempat yang lebih strategis
yaitu pada ruko depan gang Bojong Koneng, serta beberapa toko kelontong kecil . Berikut
Page | 1
Gambar 1. Area Coverage Alfamart Bojong Koneng
Keterangan:
Page | 2
Gambar 2. Area Toko Alfamart Bojong Koneng
Dari data diatas dan gambar yang sudah dilampirkan sebelumnya maka dapat dilihat
bahwa area mess di Toko Bojong Koneng terbilang cukup besar, cukup menampung semua
pramu yang ingin menginap di toko. Namun apabila ruangan mess digunakan sebagai
gudang, maka akan memberikan tempat yang lebih lega bagi penataan barang pada gudang
Page | 3
terlebih pada mendekati musim seasonal lebaran seperti sekarang, dimana stok barang untuk
Area luar toko dibersihkan setiap hari sebelum toko buka dan juga malam hari setelah
toko tutup, kondisi area luar toko dipagi hari cukup bersih, tidak terdapat banyak sampah di
area parkir toko, namun pada siang hari sampah mengalami akumulasi yang lumayan banyak,
serta debu. sehingga setiap pergantian shift, para pramu di wajibkan untuk melakukan
pembersihan area luar toko untuk menjaga kebersihan area luar toko.
Area sales toko sangat terjaga kebersihannya, pramu membersihkan area sales setiap
malam setelah toko tutup dan juga setiap saat toko kotor dan sepi pengunjung. Barang-barang
di rak juga terdisplay dengan baik, selain itu area sales juga dilengkapi dengan speaker yang
Pejabat toko sudah membuat pembagian rak kepada masing-masing personel toko,
dan masing-masing personel bertanggung jawab terhadap kebersihan dan update planogram
Page | 4
masing-masing rak, dan dimalam hari toko dibersihkan dan dilakukan Full Display setelah
toko tutup sehingga keesokan harinya personel yang bertugas tidak telalu terbeban dengan
tugas kebersihan toko dan pendisplayan barang pada area sales sudah dilakukan.
Gudang dan mess merupakan area yang tidak menjadi perhatian langsung oleh
konsumen, namun kebersihan dan kerapihan gudang perlu diperhatikan untuk memudahkan
Page | 5
pencarian barang dan menghindari adanya barang yang terselip sehingga tidak terdisplay, dan
pada saat SO akan memudahkan personel toko menghitung stock fisik yang ada di gudang.
Gudang di Toko Bojong Koneng sudah cukup tertata rapi hanya saja ada beberapa
item-item yang sebelumnya tidak di display pada rak gudang. Namun sekarang item-item
tersebut telah tertata rapi berdasarkan jenis produk, maupun fungsi dan ukurannya.
Mess di Toko Bojong Koneng terbilang lumayan besar namun toko Bojong Koneng
tidak memiliki kantor yang cukup besar untuk melakukan kegiatan administrasinya sehingga
ketika staff ingin melakukan perhitungan uang setoran, ia harus membuka pintu kantor. Hal
Page | 6
Page | 7
1.2 Struktur Organisasi & Personil Toko
Branch Manager
Dwi Aryo Darmanto
Area Manager
Zaldy Hidayat
Koordinator Wilayah
Juanda Eka Putra
MD
Zikri Satria
Pramuniaga Kasir
Arya Jwipang Destia
Dico A Embun
Roni E. D. S Nurlela
Page | 8
1.3 Perkembangan Penjualan dan Gross Margin Toko Bojong Koneng
Laporan mengenai penjualan dan gross margin di Alfamart Bojong Koneng akan
Page | 9
16 April 2013 Rp6.125 262 23 Rp1.043
17 April 2013 Rp6.079 241 25 Rp1.011
18 April 2013 Rp5.918 234 25 Rp1.016
19 April 2013 Rp6.654 256 25 Rp1.173
20 April 2013 Rp9.593 379 25 Rp1.699
21 April 2013 Rp7.725 338 22 Rp1.288
22 April 2013 Rp6.663 262 25 Rp1.127
23 April 2013 Rp5.518 239 23 Rp919
24 April 2013 Rp7.726 287 26 Rp1.305
25 April 2013 Rp9.539 298 32 Rp1.524
26 April 2013 Rp9.971 292 34 Rp1.699
27 April 2013 Rp11.476 372 30 Rp2.053
28 April 2013 Rp12.776 379 33 Rp2.190
29 April 2013 Rp11.340 303 37 Rp1.640
30 April 2013 Rp11.857 317 37 Rp1.918
01 Mei 2013 Rp11.771 350 33 Rp1.958
02 Mei 2013 Rp12.116 368 32 Rp2.034
03 Mei 2013 Rp9.894 349 28 Rp1.691
04 Mei 2013 Rp10.203 388 26 Rp1.828
05 Mei 2013 Rp13.073 415 31 Rp2.258
06 Mei 2013 Rp8.300 337 24 Rp1.482
07 Mei 2013 Rp7.760 298 26 Rp1.293
08 Mei 2013 Rp8.144 282 28 Rp1.407
09 Mei 2013 Rp7.973 319 24 Rp1.524
10 Mei 2013 Rp7.912 273 28 Rp1.382
11 Mei 2013 Rp7.674 307 24 Rp1.411
12 Mei 2013 Rp10.224 388 107 Rp1.818
13 Mei 2013 Rp6.440 253 164 Rp1.060
14 Mei 2013 Rp7.287 282 25 Rp1.182
15 Mei 2013 Rp6.206 260 23 Rp1.059
16 Mei 2013 Rp6.126 250 24 Rp1.071
17 Mei 2013 Rp5.195 227 22 Rp846
18 Mei 2013 Rp8.057 339 23 Rp1.377
19 Mei 2013 Rp8.159 339 24 Rp1.515
20 Mei 2013 Rp6.226 276 22 Rp1.054
21 Mei 2013 Rp6.341 282 22 Rp727
22 Mei 2013 Rp6.484 277 23 Rp1.037
23 Mei 2013 Rp5.009 211 23 Rp808
Tabel 3. SPD, STD, APC dan GM Toko Bojong Koneng
Toko Bojong Koneng ramai dikunjungi oleh customer pada hari sabtu dan minggu
terutama di malam hari. Hal ini dapat dilihat dari data diatas Toko Bojong Koneng mencapai
sales teringgi pada tanggal 05 Mei 2013, sales mencapai Rp. 13.073.000 dan sales juga sangat
dipengaruhi oleh cuaca, pada saat hujan toko biasanya sepi dan sales toko pun menurun.
Page | 10
Page | 11
BAB II
Dalam pelaksanaan 2 minggu pertama OJT kali ini penulis ditugaskan menjadi
pramuniaga, dalam beberapa hari pertama penulis berlatih menjadi pramu, adapun rincian
kegiatan yang dilakukan oleh penulis sebagai pramu di Toko Bojong Koneng adalah sebagai
berikut:
Melakukan kegiatan kebersihan (gudang, area sales, area luar toko, dan mess)
Melakukan pengecekan barang-barang dari DC baik Kolian maupun Faktur isi fisik
barang.
Mendisplay barang di area sales, Facing Out barang, dan Expired serta turut
Melakukan pencarian item-item yang tidak memiliki label harga, mencetak harga dan
Mencetak dan Mengganti harga per Rak saat perubahan harga setiap 2 minggu sekali
Page | 12
Membantu kasir dalam memasukkan barang-barang belanja kedalam kantong plastik.
lainnya
Dalam pelaksanaan OJT Selanjutnya penulis ditugaskan menjadi kasir dalam kurun
waktu 2 minggu. Pada hari pertama penulis berlatih menjadi kasir bersama dengan kasir yang
bertugas pada shift, karena untuk menjadi kasir yang mahir membutuhkan waktu untuk
mengenal system POS, EDC, E-trans dan lain-lain, selain itu dibutuhkan juga ketenangan
saat berhadapan langsung dengan konsumen agar tidak terjadi kesalahan pengembalian uang
Berikut merupakan uraian kegiatan yang dilakukan penulis saat menjadi kasir.
Melakukan transaksi pembayaran dari konsumen baik tunai maupun non tunai
Melakukan transaksi e-trans seperti pulsa E-Voucher, pembelian token listrik PLN,
Memberikan salam kepada setiap customer yang masuk disambut dengan salam dari
pramuniaga
Memberikan salam kepada customer yang hendak membayar di meja kasir sambil
Page | 13
Menawarkan produk-produk promo yang ada di meja kasir dan juga menawarkan
Membina hubungan yang baik dengan customer, terutama para pelanggan yang loyal
Menyebarkan leaflet
Sebelum melaksanakan kegiatan di pagi hari para personel toko di Toko Bojong Koneng
melakukan briefing, namun kegiatan briefing ini masih belum berjalan secara maksimal
Berikut beberapa kegiatan yang dilakukan dipagi hari dan dimalam hari:
Pramuniaga
Membuka Toko, Mengeluarkan Perangkat toko (Tempat sampah, Rak Galon, Genset, dll)
Melakukan Full Display dan Cek label harga, cetak label harga
SO partial
Apabila barang datang dari DC, Pramuniaga membantu menurunkan Barang Kolian
Page | 14
Display barang kolian (gudang dan area sales)
Kasir
Proses pagi (Update) master, Membuka kasir, menghitung kembali modal awal)
Melakukan kebersihkan kaca pintu, freezer dan chiller & area kasir
Apabila barang datang dari DC, Kasir membantu menghitung Barang Kolian
SO rokok
Hitung modal awal untuk kasir selanjutnya, clerek, dan serah terima kasir
Pramuniaga
Melanjutkan SO partial
Page | 15
Ketika memasuki jam ramai, dilakukan pengawasan rak.
Ketika mendekati jam tutup toko, dilakukan kebersihan Area Sales, Parkir, dan Gudang
Menutup Toko, Memasukkan Perangkat toko (Tempat sampah, Rak Galon, Genset, dll)
Ketika toko sudah tutup, matikan AC, single pool, softsign, dan lampu area sales.
Kasir
Serah terima kasir, menghitung modal awal yang diberikan oleh kasir sebelumnya.
SO rokok
Hitung modal awal, uang sales dan cek EDC, serta cek transaksi E-commerce
1. Manajemen Persediaan
Mengecek barang yang datang dari DC, jumlah fisik harus sesuai dengan daftar kolian
dan faktur
Mendisplay barang, Facing Out, dan melakukan FEFO secara rutin serta
membersihkan item-item yang berdebu untuk menghindari barang rusak akibat terlalu
Page | 16
Bekerjasama dengan personel toko untuk mencegah terjadinya barang hilang,
terutama Susu Formula Bayi yang harganya mahal dan barang yang berada dalam list
“Rawan Hilang”
customer dalam pencarian barang serta menjaga barang agar tidak rusak.
Menghemat pemakaian air, listrik dan AC, serta sarana dan prasarana untuk
kebersihan toko
3. Manajemen Administrasi
Menyimpan file-file penting dan juga buku-buku yang dibutuhkan suatu saat.
maintenance, supervisi, rekap penjualan manual, surat perizinan, laporan serah terima
Page | 17
kotak peluru, SO Barang rawan Hilang, SO rokok dan korek api, pick up kasir, faktur
transfer barang, copy transfer out manual, copy LPB BKL, copy SJ supplier, laporan
4. Manajemen Lingkungan
Pada dasarnya alur penerimaan barang dari DC dan BKL adalah sama, perbedaanya
hanyalah untuk barang BKL personel toko berhubungan langsung dengan supplier.
1. Serah terima barang dari driver dan penyerahan faktur dari driver kepada pejabat toko.
2. Melakukan pengecekan secara fisik sesuai dengan jumlah pada faktur kemudian
Disaat truk dari DC datang membawa barang, pramu mengarahkan driver untuk
memarkir truk sehingga pintu belakang truk menghadap ke samping pintu masuk
toko, sehingga pintu masuk tidak menghalangi pintu untuk akses masuk konsumen.
Pejabat toko/pramu mengambil kunci gembok, memastikan segel mobil box ada, dan
Para personil toko menurunkan barang dari truk dengan memisahkan barang kolian
dan barang container dan driver menyerahkan faktur kepada pejabat toko
Page | 18
Pramu melakukan pengecekan barang kolian, namun untuk rokok pengecekannya
Mempersiapkan barang retur yang sudah dibuat NRB nya terlebih dahulu, driver
Pejabat toko memasukkan uang sales ke kotak peluru beserta bukti serah terima
kotak peluru (BSTKP) yang telah ditandatangani oleh pejabat toko dan driver.
Pejabat toko harus menuliskan keterangan uang sales yang dimasukkan ke dalam
kotak peluru.
Memasukkan barang retur ke dalam truk dan juga kotak peluru serta container
kosong.
Barang yang sudah diterima selanjutnya akan dicek jumlah fisiknya dalam kontainer dan
disesuaikan dengan faktur. Barang dicek per container dengan membaca kode dan nomor
fakturnya, misalnya M00003. Jika ditemukan ketidaksesuaian antara kondisi fisik dengan
- BK (Barang Kurang)
- SB (Salah Barang)
Barang tersebut selanjutnya akan di retur pada hari berikutnya saat adanya pengiriman
barang dari DC. Barang yang sudah dicek selanjutnya didisplay di Area Sales, sisanya di
Display.
Page | 19
Alur Penerimaan BKL
Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya pada dasarnya prosesnya hampir sama,
hanya saja dalam hal ini para personel toko berhubungan langsung dengan sales dari
supplier. Beberapa BKL di Toko Alfamart Bojong Koneng adalah Es Krim Walls, Campina,
Nugget So Good, Bellfood, Paroti, Sari Roti, dan Yakult. Alur penerimaan barangnya
adalah:
Membuat PO dan ditandatangani oleh sales dari supplier dan Staff Toko
Mempersiapkan barang retur dan membuat NRB (atau Tukar Guling untuk Roti)
Display Barang (untuk Walls, Campina, Bellfoods, dan So Good) dan Untuk Sari Roti
dan Paroti dilakukan penyortiran berdasarkan Kadaluarsa karena Space Display yang
terbatas.
Retur Barang
Item-item yang diretur adalah item-item yang bad stock seperti item yang sudah
expired dan juga item yang rusak saat pengiriman, selain itu barang yang tidak sesuai saat
pengecekan fisik barang dengan faktur (BTA, BL, BS, BTF, BK)
Barang expired dan rusak pengiriman dibungkus dengan plastik dan dimasukkan
dalam kardus, serta dibedakan antara food dan non food, begitu pula dengan barang tag
Page | 20
Tahap-tahap membuat NRB adalah sebagai berikut:
SIS
Transaksi
Retur Pembelian
Form
DC (Bekasi)
Save (F9)
SIS
Transaksi
Retur Pembelian
Fixed
Faktur (F2)
Simpan (F9)
Cetak
Untuk BKL proses pembuatan NRB nya hampir sama, hanya saja setelah form yang
dipilih adalah supplier bukan DC. Saat proses retur, keranjang dari roti juga dibuat NRB nya,
Page | 21
BAB III
Dalam melaksanakan OJT sebagai pramu dan kasir penulis diberikan KPI sebagai berikut :
1. Penawaran Keranjang sebanyak 600/1 bulan (30 hari = 20@ hari kerja)
Pcs@Hari.)
sebelumnya.
4. Kebersihan Rak yang menjadi tanggung jawab. Rak: 001, 033, 003, 006, Gondola
5. Ful display & facing out barang pada rak yang menjadi tanggung jawab
6. Tidak ada barang Expired pada rak yang menjadi tanggung jawab
7. Tidak ada barang rusak pada rak yang menjadi tanggung jawab.
Berikut laporan hasil dan kendala KPI dalam melaksanakan OJT pramu dan kasir di Toko
Page | 22
sales dari periode
murah dan cepat
sebelumnya
Kebersihan rak yang
menjadi tanggung Ada beberapa moment yang
jawab tidak memungkinkan bagi para
5 Terlampir
Rak: 001, 033, 003, pramu terlebih kasir untuk
006, gondola depan melakukan kebersihan rak.
non food.
Full display &
facing out barang Ketidak tersediaan stock Barang
5 Terlampir
pada rak yg menjadi untuk di display pada rak.
tanggung jawab
Tidak ada barang
expired pada rak yg
5 - Terlampir
menjadi tanggung
jawab
Tidak ada barang
rusak pada rak yg
5 - Terlampir
menjadi tanggung
jawab
Tabel 4.Pencapaian KPI dan kendala yang dihadapi
Tabel diatas menunjukkan pencapaian kpi penulis, ada beberapa kpi yang tidak tercapai
Page | 23
3.2. Improvement
pemborosan kertas Label Price dimana setiap kali staff melakukan printing label price,
terdapat jedah/gap label price sejumlah 1 line berisis 4 label, untuk setiap perpindahan
Page | 24
halaman. Hal ini menyebabkan terbuangnya secara percuma label price yang apabila
terakumulasi memiliki nilai yang terbilang tidak sedikit. Berikut merupakan perhitungannya:
price:
Jumlah toko (per agustus 2012) 6708 toko
Informasi Keterangan Nilai nominal Nilai nominal
dalam pengeprintnannya
terbuang dalam 1
2 kali perubahan
harga
Nilai rupiah yang Rp68.400,00 Rp458.827.200,0
terbuang dalam 1 0
24 kali perubahan
harga
Page | 25
Oleh karena itu, penulis menyarankan agar di lakukan perbaikan sistem pengeprintan pada
program System Information of Store (S.I.S) secara nasional, sehingga perusahaan dapat
menghemat pengeluaran pada pengadaan kertas label price pada setiap toko.
Strength Weakness
Letak toko yang sedikit lebih masuk Kurang jalannya TSS pada prosedur
Area parkir toko terbilang lumayan untuk rak dengan Item yang Turn
tetap mereka.
Page | 26
Gudang terletak dekat dengan area
BAB VI
4. 1. Kesimpulan
1. Toko Alfamart Bojong Koneng sudah memberikan pelayanan yang baik, meskipun ada
2. Toko alfamart Bojong Koneng sudah memiliki banyak pelanggan yang loyal
3. Penawaran barang sudah dilakukan namun penawaran produk dengan GM tinggi masih
kurang.
4. 2. Saran
promo untuk mengingatkam mereka berbelanja produk promo tersebut di alfamart Bojong
Koneng.
Page | 27
2. Pemberian keranjang kepada customer lebih dimaksimalkan lagi karena dapat membuat
3. Kasir lebih giat dalam menawarkan kartu AKU dan menjelaskan keuntungan-keuntungan
yang ada
4. Personel toko melakukan kegiatan penawaran yang lebih baik lagi untuk meningkatkan
5. Personel toko melakukan pelayanan yang lebih baik lagi dalam membantu konsumen
untuk mendapatkan barang yang di ingin kan demi meningkatkan tingkat loyalitas
6. Menjalankan buku data konsumen sehingga para personel dapat mengirimkan sms
Page | 28