PERANCANGAN PROSEDUR PENERIMAAN BARANG DI PT

MOMENTUM OTOMASI INDONESIA

Fanny Dewi Putri 1)

Yosi Handayani 2)
Politeknik Negeri Batam
Jurusan Manajemen Bisnis, Program Studi Akuntansi
Jl Ahmad Yani, Batam Centre, Batam 29461, Indonesia
E-mail: fannydewiputri92@gmail.com1)
yosi@polibatam.ac.id2)

Abstrak – Laporan studi ini dilakukan di PT Momentum Otomasi Indonesia. Tujuan dari penelitian ini adalah
untuk mengetahui penyebab sistem penerimaan barang yang tidak berjalan dengan baik, dan menghasilkan
sebuah rancangan prosedur penerimaan barang di PT Momentum Otomasi Indonesia. Metode yang digunakan
dalam pengumpulan data seperti observasi dengan melakukan pengamatan langsung, wawancara dengan bagian
terkait, dan dokumentasi seperti purchase request, purchase order, invoice atau kwitansi. Hasil penelitian ini
menunjukkan bahwa penyebab sistem penerimaan barang tidak berjalan dengan baik karena terjadinya rangkap
jabatan sehingga terjadinya kesalahan komunikasi dan tidak adanya laporan penerimaan barang. Selain itu
perusahaan sebaiknya merancang prosedur penerimaan barang mempermudah pembagian tugas, mempermudah
dalam menyimpan barang sesuai tempatnya, dan mempermudah pengendalian internal, dan membuat dokumen
laporan penerimaan barang.

Kata kunci: Prosedur, Penerimaan Barang, Dokumen yang dihasilkan

Abstract – This study report was conducted at PT Momentum Otomasi Indonesia. The purpose of this
study is to determine the causes of the goods receipt system that is not working well, and produce a
draft goods receipt procedure at PT Momentum Otomasi Indonesia. The methods used in data
collection such as observation by making direct observations, interviews with related departments, and
documentation such as purchase requests, purchase orders, invoices or receipts. The results of this
study indicate that the cause of the system for receiving goods does not work well due to multiple
positions, so the occurrence of communication errors and no reports of receipt of goods. In addition,
companies should design procedures for receiving goods to facilitate division of tasks, make it easier
to store goods according to their place, and facilitate internal control, and create.
Key words:
Procedure, Receiving goods, The resulting document

1. PENDAHULUAN purchasing dan logistik, bagian ini memiliki

Suatu perusahaan seharusnya memiliki prosedur
dan sistem yang baik begitu juga dengan PT
Momentum Otomasi Indonesia. Perusahaan ini
bergerak di bidang jasa elekrikal, mekanikal, dan
otomasi yang berdomisili di kota Batam. Perusahaan
ini memiliki 3 orang karyawan tetap dan 16 orang
karyawan kontrak. PT Momentum Otomasi Indonesia
memiliki beberapa bagian, diantaranya bagian
tanggung jawab untuk melakukan proses pengadaan
barang dan material di perusahaan tersebut, dengan
demikian PT Momentum Otomasi Indonesia tidak
memiliki divisi gudang yang bertugas untuk
menerima barang dari pemasok.
Proses pengadaan barang di PT Momentum
Otomasi Indonesia dijalankan oleh bagian purchasing
dan logistik, namun dalam aktivitasnya ditemui
beberapa masalah yaitu tidak adanya pencatatan dan

1
SOP dalam penerimaan barang. Pada saat barang
datang tidak langsung dicatat dan terkadang tidak
diletakkan sesuai dengan kotak penyimpanan barang.
Hal tersebut memungkinkan terjadinya kehilangan
dan kerusakan barang material. Perusahaan juga
mengalami kesulitan dalam peletakkan barang
material, karena tempat penyimpanan yang terbatas.
Kendala lain yang ditemukan juga berupa sumber
daya manusia yang ada di PT Momentum Otomasi
Indonesia bisa dikatakan kurang terlatih mengenai
prosedur penerimaan barang. Banyak barang yang
tidak tercatat dan diletakkan tidak sesuai dengan
kotak penyimpanan barang. Hal ini menyebabkan
perusahaan mengalami kekurangan atau kelebihan
barang material. Dengan demikian perusahaan harus
memiliki suatu SOP yang baik dan benar, baik dalam
bentuk pencatatan secara manual maupun secara
terkomputerisasi. Hal tersebut dimaksudkan agar
dapat mudah dipahami dalam suatu prosedur
penerimaan barang. Informasi ini nantinya bisa
berguna bagi pihak perusahaan dan pihak supplier.
Dari uraian di atas diharapkan dengan adanya tujuan
dan penerapan prosedur penerimaan barang yang baik
dan benar dapat menjadi acuan bagi PT Momentum
Otomasi Indonesia, sehingga tidak mengganggu
jalannya aktivitas operasional perusahaan dan tidak
terjadi lagi kehilangan atau kerusakan barang material
yang akan mempengaruhi keuntungan perusahaan
dalam jangka pendek dan panjang. Berdasarkan latar
belakang di atas penulis tertarik melakukan penelitian
dengan judul “ Perancangan Prosedur Penerimaan
Barang di PT Momentum Otomasi Indonesia”.
Berdasarkan latar belakang yang telah
dijelaskan di atas, maka identifikasi permasalahan
dalam penelitian ini adalah tidak adanya prosedur
dalam penerimaan barang yang menyebabkan:
a) Sistem penerimaan barang yang tidak berjalan
dengan baik.
b) Belum adanya prosedur penerimaan barang
secara tetulis di PT Momentum Otomasi
Indonesia.
2. DASAR TEORI
Menurut Mulyadi (2008) prosedur adalah
suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan
beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih,
yang dibuat untuk menjamin penanganan secara
seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-
ulang.
Berikut ini adalah karakteristik dari prosedur
menurut Ardiyos (2008) yaitu Prosedur menunjang
2
tercapainya suatu organisasi, Prosedur mampu
menciptakan adanya pengawasan yang baik dan
memakai biaya yang seminimal mungkin, Prosedur
menunjukkan urutan-urutan yang logis dan
sederhana, Prosedur menunjukkan adanya penetapan
keputusan dan tanggung jawab, Menunjukkan tidak
adanya keterlambatan maupun hambatan, Adanya
suatu pedoman kerja yang harus diikuti oleh anggota-
anggota organisasi, Mencegahterjadinya
penyimpangan, Membantu efisiensi, efektivitas, dan
produktivitas kerja dari suatu unit organisasi.
Menurut Assauri (2008) pembelian merupakan
salah satu fungsi yang penting dalam berhasilnya
operasi suatu perusahaan. Fungsi ini dibebani
tanggung jawab untuk mendapatkan kuantitas dan
kualitas bahan-bahan yang tersedia pada waktu
dibutuhkan dengan harga yang sesuai dengan harga
yang berlaku.
Menurut Dwiantara dalam Fajarwati (2011)
manajemen logistik merupakan serangkaian kegiatan
perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasan
terhadap kegiatan pengadaan pencatatan,
pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, dan
penghapusan logistik guna mendukung efektifitas dan
efisiensi dalam upaya pencapaian tujuan organisasi.
Menurut Mulyadi (2016) prosedur penerimaan
barang dimulai dari:
1. Bagian gudang membuat surat permintaan
pembelian rangkap 2, lembar ke-1 untuk
bagian pembelian dan lembar ke-2 disimpan
sebagai arsip.
2. Berdasarkan permintaan pembelian dari
bagian gudang, bagian pembelian membuat
surat order pembelian rangkap 7. Lembar 1
dan 2 untuk supplier, lembar 2 akan
dikembalikan ke bagian pembelian sebagai
pemberitahuan bahwa pesanan sudah
diterima dan pesanan akan dipenuhi dan
akan diarsipkan urut abjad. Lembar 3 untuk
bagian penerimaan barang, lembar 4 untuk
bagian utang, lembar 5 untuk bagian gudang,
lembar 6 dan 7 untuk arsip bagian pembelian
urut nomor surat order pembelian.
3. Barang dari supplier diterima oleh bagian
penerimaan barang, kemudian dilakukan
pemeriksaan, setelah semua dinilai sesuai
dengan surat pesanan pembelian maka
bagian ini membuat laporan penerimaan
barang rangkap 4. Lembar 1 untuk bagian
pembelian, lembar 2 untuk bagian utang,
lembar 3 untuk bagian gudang beserta
barang, lembar 4 diarsipkan urut nomor di
bagian penerimaan barang.
 4. Bagian gudang menerima tembusan laporan Menurut Nuraida (2004) formulir yang
penerimaan barang lembar 3 dari bagian memberitahukan adanya pengiriman barang
penerimaan barang bersama dengan barang. merupakan formulir delivery order yang berfungsi
Memeriksa barang dan dicocokkan dengan sebagai pengantar barang yang dikirimkan dari pihak
laporan penerimaan barang dan menyimpan supplier ke customer sebagai bukti bahwa barang
barang dalam rak-rak atau tempat yang telah dikirim sudah diterima. fungsi delivery
penyimpanannya. Mencatatat laporan order adalah sebagai pengantar barang dari supplier
penerimaan barang dalam kartu persediaan ke customer, sedangkan bagi pihak customer untuk
barang. Mengarsipkan tembusan order mencocokkan barang yang diterima dengan barang
pembelian dan laporan penerimaan barang yang dipesan.
urut abjad nama supplier. Menurut Mulyadi (2001), dalam Sistem
5. Bagian pembelian menerima faktur Akuntansi Pembelian terdapat lima bagian penting
pembelian dari supplier, lalu bagian ini pada bagan alir dokumen (flowchart) salah satunya
memeriksa faktur dengan mencocokkan yaitu:
pada surat order pembelian dan laporan 1. Menerima surat order pembelian dari bagian
penerimaan barang dari bagian gudang serta pembelian.
mencatat tanggal penerimaan pada SOP 2. Menerima barang dari pemasok dan membuat
lembar 6 dan 7. Setelah itu menyerahkan laporan penerimaan barang sebanyak 4
faktur ke bagian utang. lembar.
3. Mengarsipkan surat order pembelian menurut
Menurut Mulyadi (2016) dalam merancang tanggal pemesanan barang.
organisasi yang berkaitan dengan sistem akuntansi,
unsur pokok sistem pengendalian internal dapat
dijabarkan sebagai berikut: 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
a. Fungsi Pembelian Harus Terpisah dari Bagian–Bagian Terkait Prosedur Penerimaan
Fungsi Penerimaan Barang
Pemisahan kedua fungsi ini dimaksudkan untuk 1. Purchasing
menciptakan pengecekan intern dalam pelaksanaan Pada bagian ini pihak purchasing bertugas
transaksi pembelian. Dalam transaksi pembelian, melakukan pembelian barang yang sesuai
fungsi pembelian berkewajiban untuk mendapatkan dengan purchase request dan bernegoisasi
penjual yang dapat dipercaya sebagai pemasok mengenai harga dengan pemasok (supplier).
barang yang diperlukan oleh perusahaan. Untuk 2. Logistik
menjamin bahwa barang yang dikirim oleh pemasok Pada bagian ini pihak logistik melakukan
sesuai dengan barang yang dipesan oleh fungsi pengecekan barang yang datang sesuai dengan
pembelian, diperlukan fungsi lain untuk melakukan purchase order. Selain itu pihak logistik juga
pengecekan secara independen mengenai kesesuaian mengatur dan mengotorisasi administrasi
jenis, spesifikasi, kuantitas, mutu, dan tanggal penerimaan barang seperti menerima surat
pengiriman barang yang direalisasikan oleh pemasok jalan atau delivery order dan nota dari
dengan yang tercantum dalam surat order pembelian pemasok (supplier).
yang diterbitkan oleh fungsi pembelian 3. Administrasi
b. Fungsi Penerimaan Harus Terpisah dari Pada bagian ini bagian administrasi bertugas
Fungsi Penyimpanan Barang dalam mengarsipkan dokumen surat jalan atau
Fungsi penerimaan merupakan fungsi operasi yang delivery order.
bertanggung jawab atas penerimaan penolakan 4. Accounting
barang yang diterima dari pemasok. Fungsi Pada bagian ini accounting bertugas
penyimpanan merupakan fungsi yang bertanggung menginput hutang usaha sesuai dengan invoice
jawab atas penyimpanan barang yang telah dan mengarsipkan invoice tersebut.
dinyatakan diterima oleh fungsi penerimaan. Dalam Dokumen Terkait dengan Prosedur Penerimaan
perusahaan yang besar kedua fungsi tersebut perlu Barang
dipisahkan, karena kegiatan penerimaan barang 1. Purchase Order
memerlukan keahlian mengenai barang dan 2. Surat Jalan
pengetahuan mengenai syarat-syarat pembelian, dan 3. Delivery Order
kegiatan penyimpanan barang memerlukan keahlian 4. Invoice
dalam pengelolaan penyimpanan barang dan
pelayanan pengambilan barang bagi pemakai.

3
Narasi Prosedur Penerimaan Barang
1. Bagian Purchasing
Bertugas dalam menerima purchase request
dari karyawan yang membutuhkan barang
untuk pengerjaan proyek, Meminta tanda
tangan untuk otorisasi ke direktur, manajer
operasional, manajer teknik, dan bagian
accounting, Mencari dan membuat
perbandingan harga dengan pemasok agar
mendapatkan harga terbaik, Membuat surat
order pembelian atau purchase order.
2. Bagian Logistik
Bertugas menerima barang yang dikirim oleh
pemasok, Mengecek barang yang dikirim
oleh pemasok harus sesuai dengan purchase
order dan faktur yang diberikan oleh
pemasok, Menerima dokumen surat jalan
atau delivery order, dan invoice dari
pemasok, Menyerahkan dokumen surat jalan
atau delivery order ke bagian administrasi
dan dokumen invoice ke bagian accounting,
Menyimpan barang sesuai dengan tempat
penyimpanan barang.
3. Bagian Administrasi
Tugas bagian Administrasi dalam
penerimaan barang di PT Momentum
Otomasi Indonesia adalah mengarsipkan
dokumen surat jalan atau delivery order
setelah diserahkan oleh bagian logistik, arsip
sementara yang diurutkan berdasarkan
tanggal diterimanya surat jalan atau delivery
order.
4. Bagian Accounting
Tugas bagian Accounting dalam penerimaan
barang di PT Momentum Otomasi Indonesia
adalah menginput invoice kedalam laporan
hutang, Mengarsipkan dokumen invoice,
arsip sementara yang diurutkan berdasarkan
nomor urut invoice.
Flowchart Kegiatan Penerimaan Barang
yang Terjadi di PT Momentum Otomasi Indonesia
Berdasarkan narasi prosedur penerimaan
barang diatas maka flowchart mengenai kegiatan
prosedur penerimaan barang.
4
Gambar 3.1 Flowchart Penerimaan Barang
Sumber: Data diolah sendiri
Jawaban dari Identifikasi Masalah
1. Sistem Penerimaan Barang yang Tidak
Berjalan dengan Baik
Dalam sistem penerimaan barang di PT
Momentum Otomasi Indonesia terdapat
beberapa kegiatan masalah yang ditemui,
diantaranya terjadi rangkap jabatan, dimana
seharusnya yang melakukan penerimaan
adalah bagian logistik, namun pada
kenyataannya terkadang ada bagian lain
yang melakukan kegiatan penerimaan
barang tersebut sehingga terjadi kesalahan
dalam komunikasi dan tidak adanya laporan
penerimaan barang secara baku sehingga
menyebabkan terjadinya selisih persediaan
barang dan kurangnya kontrol penggunaan
barang yang digunakan dalam setiap project.
2. Belum adanya Prosedur Penerimaan Barang
di PT Momentum Otomasi Indonesia
Pihak perusahaan seharusnya membakukan
SOP untuk penerimaan barang agar dapat
mempermudah pembagian tugas,
mempermudah dalam menyimpan barang
sesuai tempatnya, dan mempermudah
pengendalian internal. Salah satu tujuan dari
dibentuknya SOP adalah untuk menghindari
kesalahan, keraguan duplikasi, serta
pemborosan dalam pelaksanaan kegiatan
operasional perusahaan. Penyusunan sebuah
prosedur bisa dalam bentuk flowchart atau
bagan alir untuk menjamin penanganan
secara seragam transaksi perusahaan yang
terjadi berulang-ulang Mulyadi (2016).
 Solusi
Berdasarkan permasalahan yang telah
dijelaskan sebelumnya, maka penulis memiliki
beberapa solusi permasalahan terkait dengan prosedur
penerimaan barang di PT Momentum Otomasi
Indonesia.
1. Usulan Pembuatan Laporan Penerimaan
Barang
Menurut Krismiaji (2005) laporan
penerimaan barang adalah sebuah dokumen
yang berisi informasi tentang rincian barang
yang diterima, yang mencakup tanggal
diterima, nama pengirim, nama pemasok,
dan nomor order pembelian. Dokumen ini
dibuat oleh fungsi penerimaan untuk
menunjukkan bahwa barang yang diterima
dari pemasok telah memenuhi jenis,
spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti yang
tercantum dalam surat order pembelian,
Mulyadi (2016).
Gambar 3.2 Dokumen Penerimaan Barang
Sumber: Data diolah sendiri
2. Usulan Perbaikan Prosedur Penerimaan
Barang di PT Momentum Otomasi Indonesia
Berdasarkan Teori
Berdasarkan permasalahan yang ditemui,
diantaranya terjadi rangkap jabatan, terjadi
kesalahan dalam komunikasi dan tidak
adanya laporan penerimaan barang secara
baku Penulis membuat beberapa usulan dari
perbaikan prosedur penerimaan barang di PT
Momentum Otomasi Indonesia sebagai
berikut:
a. Praktik yang sehat
Penulis memiliki usulan pada bagian logistik
yang memiliki tugas sebagai penerimaan
barang untuk melakukan pengecekan dan
pemeriksaan barang yang dikirim oleh
pemasok (supplier) dengan cara menghitung
5
kuantitas barang dan memeriksa kondisi
barang tersebut sudah sesuai dengan
tembusan purchase order.
b. Sistem Otorisasi
Pada sistem otorisasi penulis mengusulkan
untuk mengotorisasi laporan penerimaan
barang sebagai bukti bahwa barang telah
diterima dari pemasok (supplier). Setelah
dilakukan pemeriksaan barang yang diterima
dari pemasok sudah sesuai dengan purchase
order yang dibuat oleh bagian purchasing.
Sehingga bagian accounting segera
menginput transaksi hutang.
c. Organisasi
Organisasi berarti adanya pemisahan dari
fungsi-fungsi yang terkait. Penulis
mengusulkan agar perusahaan dapat
membuat fungsi penerimaan barang secara
independen agar terpisah dari fungsi lainnya,
sehingga informasi penerimaan barang
dijamin ketelitian dan keandalannya.
3. Flowchart Usulan Perbaikan Prosedur
Penerimaan Barang di PT Momentum
Otomasi Indonesia
Pada bagian flowchart usulan penerimaan
barang di PT Momentum Otomasi Indonesia
penulis menghilangkan fungsi administrasi
agar tidak terjadi pemborosan waktu, dan
pemborosan fungsi, serta menambahkan
pembuatan laporan penerimaan barang dan
diserahkan pada bagian accounting.
Gambar 3.3 Flowchart Usulan
Penerimaan Barang
Sumber: Data diolah sendiri
3. Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan tersebut, maka
diperoleh kesimpulan sebagai berikut:
1. Terjadinya rangkap jabatan dalam kegiatan
penerimaan barang sehingga menyebabkan
kesalahan komunikasi dan bagian logistik
 yang bertugas dalam penerimaan barang
tidak memiliki laporan dalam penerimaan
barang. Sebaiknya jika bagian tersebut
membuat laporan penerimaan barang maka
dapat mempermudah dalam pengendalian
penggunaan barang dalam setiap pengerjaan
proyek.
2. Perusahaan belum mengeluarkan kebijakan
prosedur secara tertulis dalam penerimaan
barang di PT Momentum Otomasi
Indonesia. Akan lebih baik jika perusahaan
merancang dan membakukan prosedur
penerimaan barang di PT Momentum
Otomasi Indonesia agar mempermudah
dalam pembagian tugas dan mempermudah
dalam pengendalian internal.
4. Saran
Adapun saran yang penulis ingin berikan
kepada perusahaan yaitu :
1. Bagian logistik yang bertugas dalam
penerimaan barang sebaiknya menindaklanjuti
dan berkomunikasi dengan bagian lain
mengenai adanya pembelian barang dan
membuat laporan penerimaan barang, agar
memudahkan pengendalian persediaan barang
material untuk proyek supaya penggunaan
barang tersebut lebih efektif yang akan
berpengaruh terhadap laba rugi perusahaan.
2. Perusahaan sebaiknya mulai menyusun prosedur
beserta flowchart, dengan demikian bagian-
bagian terkait mengerjakan kegiatan
operasional dengan satu fungsi. Dengan
demikian prosedur yang akan dijalankan lebih
terarah dan terstruktur serta memudahkan
dalam pengendalian internal.
5. DAFTAR PUSTAKA
Ardiyos. (2008).Perilaku Organisasi. Yogyakarta:
Grafindo Pers.
Assauri, S. (2008). Manajemen Operasi dan
Produksi. Jakarta: Lembaga Penerbit Fakultas
Ekonomi Universitas Indonesia.
Dwiantara. (2004). Manajemen Logistik. Jakarta:
Gramedia Widiasarana Indonesia.
Krismiaji. (2005). Sistem Informasi Akuntansi,
Yogyakarta: Akademi Manajemen Perusahaan
YKPN.
Mulyadi. (2001). Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba
Empat.
Mulyadi. (2007). Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba
Empat.
Mulyadi. (2016). Sistem Akuntansi. Ed. 4. Jakarta:
Salemba Empat.
Nuraida, I. (2004). Tahapan-Tahapan Transaksi
Bisnis dan Dokumen Bisnis. Jurnal Bina
Ekonomi, 8(1).
Rasto. (2015). Manajemen Perkantoran Paradigma
Baru. Bandung: CV Alfabeta.
Rasyad, R. (2003). Metode Statistik Deskriptif Utk
Umum. Jakarta: Grasindo.
Baridwan, Z. (2002). Sistem Akuntansi: Penyusunan
Prosedur dan Metode,Edisi 5. Jogjakarta:
BPFE.