STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

(SOP)
PEDAGANG BESAR FARMASI
PT. ALAM INSAN RAGA
BANDUNG
A. SPO Pengelolaan Sediaan Farmasi
1. Perencanaan Sediaan Farmasi

Pedagang Besar Farmasi Standar Prosedur Halaman 1 dari 1

(PBF) Operasional
No. Revisi Nomor :
- Perencanaan Sedian A - 01
Tanggal Revisi Farmasi Mulai Berlaku :
- Tanggal ....................
1. Tujuan
Prosedur ini dibuat untuk pelaksanaan dan pengawasan kegiatan
perencanaan sediaan farmasi sehingga mendapatkan jumlah dan jenis yang
sesuai dengan kebutuhan dan menjamin ketersediaan sediaan farmasi di
sarana distribusi.

2. Penanggung Jawab
Apoteker

3. Prosedur
a. Melakukan analisa pasar.
b. Melakukan analisa untuk menetapkan prioritas dan jumlah sediaan yang
akan diadakan.
c. Melakukan monitoring principal / distributor sediaan farmasi untuk
menjamin keabsahan principal / distributor dan menjamin bahwa
sediaan farmasi yang diadakan memenuhi persyaratan mutu.
d. Menyusun prakiraan perencanaa kebutuhan sediaan farmasi dan
pembelian ke masing-masing principal / distributor serta frekuensi
pengadaan sediaan farmasi.

Dibuat Oleh : Disetujui Oleh :

Apoteker Penanggung Jawab Pimpinan / Direktur

2. Pengadaan Sedian Farmasi

Pedagang Besar Farmasi Standar Prosedur Halaman 1 dari 2

(PBF) Opersional
No. Revisi Nomor :
- Pengadaan Sediaan A – 02
Tanggal Revisi Farmasi Mulai Berlaku :
- Tanggal .........................
1. Tujuan
Prosedur ini dibuat untuk pelaksanaan dan pengawasan kegiatan pengadaan
sediaan farmasi sehingga mendapatkan jumlah dan jenis yang sesuai
dengan kebutuhan dan menjamin ketersediaan sediaan farmasi di sarana
distribusi.

2. Penanggung Jawab
Apoteker

3. Prosedur
a. Memastikan sediaan farmasi yang dipesan telah memiliki izin edar atau
nomor registrasi.
b. Mencatat sediaan farmasi yang sisa persediaanya sudah sampai pada
TITIK PESAN.
c. Dalam menetapkan jenis dan jumlah sediaan farmasi selalu dengan
pertimbangan penggunaan obat, harga dan ketersediaan anggaran atau
dengan menggunakan analisa Pareto – ABC.
d. Membuat Surat Pesanan (Form. A-1) minimal rangkap 2 (dua) kepada
masing-masing principal/distributor dengan jenis dan jumlah sediaan
farmasi didasarkan pada data perencanaan yang telah dibuat dan tata
monitoring / seleksi principal/distributor.
e. Surat Pesanan harus dtandatangani oleh Apoteker Penanggung Jawab
PBF.

4. Kualifikasi Pemasok
a. Apoteker Penanggung Jawab dan Direktur secara bersama-sama
menyusun daftar kriteria pemasok.
b. Membagi pemasok ke dalam 2 kategori besar.
 Industri Farmasi (IF) :
1. Memiliki dokumen perizinan yang lengkap dan sah.
2. Memiliki dokumen dan nomor registrasi produknya (izin
produksi yang lengkap).
3. Memiliki standar CPOB dan ISO 9001.
4. Jaminan kontinuitas produk yang di pasarkan.
5. Memiliki prosedur penerimaan barang reject (retur) yang
mudah.

 PBF lain
1. Memiliki dokumen izin oprasional yang lengkap.
2. Memiliki SOP sesuai dengan CDOB yang berlaku.
3. Jaminan kontinuitas produk yang di pasarkan.
4. Memiliki prosedur penerimaan barang reject (retur) yang
mudah.

Dibuat Oleh : Disetujui Oleh :

Apoteker Penanggung Jawab Pimpinan / Direktur

 Pedagang Besar Farmasi Standar Prosedur Halaman 2 dari 2
(PBF) Opersional
No. Revisi Nomor :
- Pengadaan Sediaan A – 02
Tanggal Revisi Farmasi Mulai Berlaku :
- Tanggal .........................

3. Penerimaan Sediaan Farmasi

Pedagang Besar Farmasi Standar Prosedur Halaman 1 dari 3

(PBF) Opersional
No. Revisi Nomor :
- Penerimaan Sediaan A – 03
Tanggal Revisi Farmasi Mulai Berlaku :
- Tanggal .........................
1. Tujuan
Prosedur ini dibuat untuk pelaksanaan dan pengawasan penerimaan sediaan
farmasi.
 2. Penanggung Jawab
Kepala Gudang / Personil yang ditunjuk bertanggung jawab atas
pelaksanaan dan pengawasan penerimaan sediaan farmasi.

3. Prosedur
a. Memeriksa legalitas Faktur dan Surat Jalan (Surat Penyerahan Barang)
b. Mencocokkan faktur dengan sediaan farmasi yang diterima. Mencakup
kesesuaian nama sediaan farmasi, jumlah, kebenaran harga, keutuhan
kemasan, kebenaran label, tanggal kadaluwarsa. Apabila sudah sesuai,
disimpan di tempat yang telah disediakan.
c. Apoteker bertugas memberi paraf dan stempel pada faktur penerimaan
sediaan farmasi.
d. Apoteker langsung menginformasikan kepada principal / distributor
apabila terjadi ketidaksesuaian agar segera dilakukan perbaikan.
e. Mencatat jumlah, nomor bets, dan tanggal kadaluwarsa sediaan farmasi
pada Kartu Persediaan (Form A-3) dan Buku Pembeliaan kemudian
menyimpan dengan baik.
f. Faktur atau Surat Penyerahan Barang (SPB) diarsipkan berdasarkan
nomor urut dan tanggal penerimaan.
Dibuat Oleh : Disetujui Oleh :

Apoteker Penanggung Jawab Pimpinan / Direktur

Pedagang Besar Farmasi Standar Prosedur Halaman 2 dari 3

(PBF) Opersional
No. Revisi Nomor :
- Penerimaan Sediaan A – 03
Tanggal Revisi Farmasi Mulai Berlaku :
- Tanggal .........................
Pedagang Besar Farmasi Standar Prosedur Halaman 3 dari 3
(PBF) Opersional
No. Revisi Penerimaan Sediaan Nomor :
- Farmasi A – 03
Tanggal Revisi Mulai Berlaku :
 - Tanggal .........................

4. Penyimpanan Sediaan Farmasi

Pedagang Besar Farmasi Standar Prosedur Halaman 1 dari 2

(PBF) Opersional
No. Revisi Nomor :
- Penyimpanan Sediaan A – 04
Tanggal Revisi Farmasi Mulai Berlaku :
- Tanggal .........................
1. Tujuan
 Prosedur ini dibuat untuk pelaksanaan dan pengawasan penyimpanan
sediaan farmasi.

2. Penanggung Jawab
Kepala Gudang/Personil yang ditunjuk bertanggung jawab atas
pelaksanaan dan pengawasan penerimaan sediaan farmasi.

3. Prosedur
a. Mencatat tanggal penerimaan, nama principal/distributor, jumlah
barang, nomor bets dan tanggal kadaluwarsa pada Kartu Barang (Form
A-4).
b. Menyimpan sediaan farmasi yang diterima pada rak yang sesuai
berdasarkan principal, bentuk sediaan, dan secara alfabetis.
c. Setiap penyimpanan sediaan farmasi harus mengikuti prinsip FIFO
(First In First Out = pertama masuk – pertama keluar) dan FEFO (First
Expired First Out = pertama kadaluarsa – pertama keluar), dan harus
dicatat dalam Kartu Barang.
d. Menyimpan sediaan sesuai dengan spesifikasi produknya berdasarkan
pada kriteria persyaratan suhu penyimpanan dan sesuai komoditi,
(misal: jenis sediaan seperti Supposutoria, ovula dan sejenisnya
disimpan di refrigerator, untuk obat yang mengandung prekursor
dipisahkan pada rak prekursor).
e. Menyimpan sediaan farmasi pada kondisi yang sesuai, layak dan
mampu menjamin mutu dan stabilitas pada rak secara alfabetis.
f. Mengisi Kartu Barang setiap ada penambahan dan pengambilan.
g. Menjumlahkan setiap penerimaan dan pengeluaran sediaan farmasi
pada Kartu Barang dan memberi garis dengan warna merah di bawah
jumlah penerimaan dan pengeluaran dan dibubuhi paraf petugas di
setiap akhir bulan.
h. Menghindari menyimpan sediaan farmasi dengan kekuatan yang
berbeda dalam satu wadah.
i. Memisahkan komoditi yang rusak dan mendekati tanggal kadaluarsa
(3-4 bulan sebelum tanggal kadaluarsa) pada lemari reject.

Dibuat Oleh : Disetujui Oleh :

Apoteker Penanggung Jawab Pimpinan / Direktur

Pedagang Besar Farmasi Standar Prosedur Halaman 2 dari 2

(PBF) Opersional
No. Revisi Nomor :
- Penyimpanan Sediaan A – 04
Tanggal Revisi Farmasi Mulai Berlaku :
- Tanggal .........................
5. Penyaluran/Pendistribusian Sedian Farmasi

Pedagang Besar Farmasi Standar Prosedur Halaman 1 dari 4

(PBF) Opersional
No. Revisi Nomor :
- Penyaluran Sediaan A – 05
Tanggal Revisi Farmasi Mulai Berlaku :
- Tanggal .........................
1. Tujuan
Prosedur ini dibuat untuk meminimalkan kesalahan pengambilan dan
mempercepat proses penyerahan sediaan farmasi kepada pemesan /
pelanggan yang sah dan tepat yang dapat dipertanggung jawabkan
berdasarkan ketentuan perundang-undangan dibidang farmasi.

2. Penanggung Jawab
Apoteker / Tenaga Teknis Kefarmasian.

3. Prosedur
 Penerimaan Pesanan
a. Penerimaan pesanan dapat melalui Surat Pesanan langsung, telepon,
sms atau media komunikasi lainnya.
b. Melakkukan pemeriksaan dan analisa atas keabsahan pemesan dan
surat pesanan.
c. Pesanan yang ditolak atau yang tidak dapat dilayani hendaknya
segera diberitahukan / dikomunikasikan kepada pemesan dengan
menerbitkan Surat Penolakan Pesanan (Form A-5).
d. Terhadap pesanan yang dilayani disahkan oleh Apoteker
Penanggungjawab, Kepala Keuangan, Sales Supervisor atau
Pimpinan dengan membutuhkan paraf atau tanda tangan yang dapat
dipertanggung jawabkan.
e. Terhadap pesanan yang dilayani, diterbitkan Faktur Penjualan yang
ditandatangani oleh APJ dan Pimpinan (Form A-6).

 Pengeluaran Obat dari Gudang

a. Kepala Gudang hendaknya mengeluarkan obat sesuai Faktur
Penjualan yang telah diberi paraf atau tanda tangan APJ.
b. Data obat yang dikeluarkan dicatat pada Kartu Barang dan diberi
paraf.

 Pengiriman Kepada Pelanggan

a. Obat yang dikirim disertai Faktur Penjualan. Kebenaran obat yang
dikirim serta dokumen yang menyertainya, sebaiknya diperiksa
kembali oleh penanggungjawab sebelum obat dikirim.
b. Obat yang dikirim harus diterima oleh pemesan dan
penanggungjawab hendaknya segera memeriksa keabsahan bukti
penerimaan obat segera setelah pengiriman selesai dilaksanakan.
c. Data obat yang dikirimkan sesuai Faktur Penjualan dicatat dengan
baik pada Buku Penjualan dan Kartu Persediaan (Form A-3).
d. Faktur Penjualan diarsipkan berdasarkan nomor urut dan tanggal
pengeluaran.

Dibuat Oleh : Disetujui Oleh :

Apoteker Penanggung Jawab Pimpinan / Direktur

Pedagang Besar Farmasi Standar Prosedur Halaman 2 dari 4

(PBF) Opersional
No. Revisi Nomor :
- Penyaluran Sediaan A – 05
Tanggal Revisi Farmasi Mulai Berlaku :
- Tanggal .........................
 Kualifikasi Pelanggan
a. Rumah Sakit
  Memiliki Izin Tetap.
 Memiliki Apoteker Penanggung Jawab.
 Dilakukan pemeriksaan dan pemeriksaan ulang secara berkala
mengenai Surat Izin Rumah Sakit.

b. Apotek
 Memiliki Surat Izin Apotek (SIA) yang masih berlaku.
 Memiliki Surat Izin Praktek Apoteker (SIPA) yang masih
berlaku.
 Dilakukan pemeriksaan dan pemeriksaan ulang secara berkala
mengenai Surat Izin Apotek (SIA) dan Surat Izin Praktek
Apoteker (SIPA).

c. Klinik Utama & Pratama

 Memiliki Apoteker Penanggung Jawab.
 Memiliki Surat Izin Kerja Apoteker (SIKA) yang masih berlaku.
 Memiliki Surat Izin Klinik yang masih berlaku.
 Dilakukan pemeriksaan dan pemeriksaan ulang secara berkala
mengenai Surat Izin Klinik dan Surat Izin Kerja Apoteker
(SIPA).

d. Toko Obat
 Memiliki Surat Izin.
 Memiliki Surat Izin Kerja Tenaga Teknis Kefarmasian
(SIKTTK) yang masih berlaku.
 Hanya untuk obat bebas dan obat bebas terbatas.

Pedagang Besar Farmasi Standar Prosedur Halaman 3 dari 4

(PBF) Opersional
No. Revisi Nomor :
- Penyaluran Sediaan A – 05
Tanggal Revisi Farmasi Mulai Berlaku :
- Tanggal .........................
Nama Fasilitas Pengelola :
Alamat & Telp. Fasilitas Pengelola :
No. Izin :

Kepada Yth
.................................................
.................................................
.................................................

SURAT PENOLAKAN PESANAN

NOMOR:.................
Surat Pesanan Saudara Nomor : .............................. Tanggal ....................................
Tidak dapat kami layani karena : ................................................................................

Demikian Surat Penolakan Pesanan ini saya buat dengan sebenar-benarnya.

Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Bandung, .................................20...........
Penanggung Jawab...................................

Rahmawati S.Si .Apt....

No. SIKA: 0

Pedagang Besar Farmasi Standar Prosedur Halaman 4 dari 4

(PBF) Opersional
No. Revisi Nomor :
- Penyaluran Sediaan A – 05
Tanggal Revisi Farmasi Mulai Berlaku :
- Tanggal .........................
6. Pemeriksaan Tanggal Kadaluwarsa

Pedagang Besar Farmasi Standar Prosedur Halaman 1 dari 1

(PBF) Opersional
No. Revisi Nomor :
- Pemeriksaan Tanggal A – 06
Tanggal Revisi Kadaluwarsa Mulai Berlaku :
- Tanggal .........................
1. Tujuan
Prosedur ini dibuat untuk melakukan kegiatan pemeriksaan tanggal
kadaluwarsa untuk menghindari pendistribusian obat yang tidak terjamin
mutu, stabilitas, potensi dan keamanannya.
 2. Penanggung Jawab
Apoteker / Tenega Teknis Kefarmasian.

3. Prosedur
a. Melakukan pemeriksaan tanggal kedaluwarsa secara berkala (1, 2 atau
3 bulan sekali) dan mencatatnya pada Buku Pemeriksaan.
b. Melakukan pemeriksaan tanggal kadaluwarsa melalui 2 (dua) cara
yaitu :
Secara berkala untuk masing-masing obat atau pada saat pengambilan
obat pada tahapan penyiapan obat.
c. Pemeriksaan tanggal kadaluwarsa secara berkala :
- Menetapkan petugas yang ditunjuk bertanggung jawab terhadap
pemeriksaan tanggal kadaluwarsa.
- Melakukan pemeriksaan tanggal kadaluarsa untuk masing-masing
obat pada satu bagian dari rak.
- Untuk obat yang mendekati tanggal kadaluarsa (4-3 bulan sebelum
tanggal kadaluarsa) beri perhatian khusus dan disimpan
diruang/lemari karantina sebelum produk dikembalikan (retur)
kepada principal/distributor sesuai dengan persyaratan yang
disepakati.
- Menyisihkan obat yang telah kadaluwarsa dan menyimpannya di
tempat tersendiri (Area Reject).
- Melakukan prosedur di atas kembali untuk bagian rak yang lainnya.
- Mencatat hasil pemeriksaan tanggal kadaluwarsa pada Buku
Pemeriksaan.
d. Pemeriksaan tanggal kadaluwarsa pada saat pengambilan obat.
- Pada saat mengambil obat untuk pelayanan harus selalu melakukan
pemeriksaan (memperhatikan) tanggal kadaluwarsa.
- Menyisihkan obat yang telah kadaluwarsa dan menyimpannya di
tempat tersendiri (Area Reject).
- Mencatat hasil pemeriksaan tanggal kadaluwarsa pada Buku
Pemeriksaan.

Dibuat Oleh : Disetujui Oleh :

Apoteker Penanggung Jawab Pimpinan / Direktur

7. Pengelolaan Sedian Farmasi yang telah kadaluarsa

Pedagang Besar Farmasi Standar Prosedur Halaman 1 dari 2

(PBF) Opersional
No. Revisi Nomor :
Pengelolaan Sediaan
- A – 07
Farmasi yang telah
Tanggal Revisi Mulai Berlaku :
Kadaluwarsa
- Tanggal .........................
1. Tujuan
Prosedur ini dibuat untuk melakukan kegiatan pengelolaan sediaan
farmasi yang telah kadaluwarsa.

2. Penanggung Jawab
Apoteker / Tenega Teknis Kefarmasian.
 3. Prosedur
a. Menyediakan tempat khusus untuk menyimpan sediaan farmasi yang
telah kadaluwarsa (Area Reject).
b. Tempat khusus penyimpanan komoditi harus terpisah dari gudang
sediaan farmasi.
c. Memberi label “KOMODITI KADALUARSA DILARANG DIJUAL”
pada tempat / lemari khusus dan terkunci.
d. Menunjuk petugas yang bertanggung jawab mengelola komoditi ini.
e. Sebelum memasukkan komoditi yang telag kadaluwarsa pada tempat
khusus terlebih dahulu dicatat dalam Buku Area Reject.
f. Melakukan retur kepada principal/distributor atau memusnahkan
komoditi sesuai tata cara yang berlaku.
g. Membuat Berita Acara Pemusnahan.

Dibuat Oleh : Disetujui Oleh :

Apoteker Penanggung Jawab Pimpinan / Direktur

8. Penanganan Obat Kembalian (Retur) dari Konsumen/Pelanggan

Pedagang Besar Farmasi Standar Prosedur Halaman 1 dari 2

(PBF) Opersional
No. Revisi Nomor :
Penanganan Obat
- A – 08
Kembalian dari
Tanggal Revisi Mulai Berlaku :
Konsumen
- Tanggal .........................
1. Tujuan
Untuk menangani produk kembalian yang diterima kembali secara baik
dan benar.

2. Penanggung Jawab
Apoteker / Tenaga Teknis Kefarmasian.
 3. Prosedur
3.1. Lakukan penerimaan kembali (retur) atas persetujuan APJ
3.2. Alasan obat kembali (retur)
3.2.1. Salah Produk
Bila dalam proses nya terjadi ketidak sesuaian antara fisik
produk dengan yang tertera dalam faktur maka dapat
dipastikan konsumen akan melakukan retur.
Produk tersebut di terima kembali oleh perusahaan dan
dilakukan proses karantina untuk kemudian produk tersebut
dimasukan kembali ke dalam stok. Catat pada Kartu Barang /
Stok.
3.2.2. Obat Rusak
3.2.2.1. Obat-obat yang rusak berkaitan dengan kualitas dan
karena masalah produksi, terjadi perubahan fisik,
perubahan bentuk, terjadi pemisahan dan
pengendapan tetap (pada suspensi).
3.2.2.2. Kerusakan Kemasan Primer
Kemasan primer pecah, sobek, menggelembung,
penutup tidak sempurna sehingga isi obat keluar
(pada sediaan cair dan semi solid), isi dalam satu
strip/blister/dus/box kurang tetapi kemmasan utuh.
3.2.2.3. Kerusakan Kemasan Sekunder
Dus sobek, label rusak dan etiket tidak lengket.
3.2.3. Obat Kadaluarsa
Penggantian 100% untuk obat yang sampai di gudang PT.
AIR tiga bulan sebelum batas kadaluarsa.
3.3. Alasan obat kembalian yang tidak dapat diterima
3.3.1. Rusak karena kesalahan penyimpanan di gudang pelanggan
3.3.2. Keluhan kerusakan kemasan primer dan sekunder yang
disampaikan lebih dari 1 minggu sejak barang diterima
pelanggan.
3.4. Terima produk yang dikembalikan oleh bagian gudang dan periksa
serta catat dalam buku penerimaan pengendalian barang (nama
produk, no. batch, tanggal kadaluarsa, jumlah dan bentuk sediaan).

Dibuat Oleh : Disetujui Oleh :

Apoteker Penanggung Jawab Pimpinan / Direktur

Pedagang Besar Farmasi Standar Prosedur Halaman 2 dari 2

(PBF) Opersional
No. Revisi Nomor :
Penanganan Obat
- A – 08
Kembalian dari
Tanggal Revisi Mulai Berlaku :
Konsumen
- Tanggal .........................
3.5. Kategorisasi dan analisis setiap obat kembalian.
3.6. Untuk obat kembalian yang rusak, kemas obat sedemikian rupa agar
tidak mencemari obat lainnya.
3.7. Simpan obat kembalian di ruang karantina atau tempatkan terpisah
dahulu dari stok.
3.8. Buat bukti penerimaan oleh bagian gudang yang kemudian dikirim
ke Apoteker Penanggung Jawab
 3.9. Kembalikan produk ke stok penjualan apabila :
 Obat tersegel dalam wadah asli dan dalam kondisi baik
 Diketahui bahwa obat telah disimpan dan dikelola dalam kondisi
yang sesuai dan belum kadaluarsa.
3.10. Catatan kembalian obat disimpan oleh penanggung jawab (Kepala
Gudang) dan secara resmi meneruskan obat tersebut ke penjualan
apabila masih layak jual.
3.11. Apabila obat kembalian tersebut kadaluarsa atau rusak maka diberi
tanda secara mencolok “OBAT KADALUARSA/RUSAK TIDAK
UNTUK DIJUAL” selanjutnya diatur pelaksanaan pengembalian
obat kepada produsen atau pemusnahan dan dibuat berita acaranya.

9. Penarikan Kembali Obat (Recall)

Pedagang Besar Farmasi Standar Prosedur Halaman 1 dari 2

(PBF) Opersional
No. Revisi Nomor :
- Penarikan Kembali Obat A – 09
Tanggal Revisi (Recall) Mulai Berlaku :
- Tanggal .........................
1. Tujuan
Untuk menjelaskan bagaimana dan sebab-sebab obat yang sudah beredar di
tarik kembali karena dianggap merugikan konsumen.

2. Bahan / Alat
Laporan Hasil Pemeriksaan
Certificate of Analysis
 3. Kualifikasi Personil
Karyawan yang di tunjuk

4. Prosedur
4.1. Cacat Kualitas
4.1.1. Cacat kualitas dari segi estetika
a. Cacat kualitas yang secara langsung tidak membahayakan
pemakai, tetapi perlu ditarik dari peredaran, misal kerusakan
label / kemasan, pemasangan tutup botol yang tidak sempurna.
b. Cacat kualitas dari segi teknik produksi, adalah cacat kualitas
yang dapat menimbulkan resiko yng merugikan bagi
konsumen, misal salah kadar, salah isi, salah label.
4.1.2. Reaksi merugikan dari obat
Reaksi merugikan dari obat reaksi yang menimbulkan reaksi
yang serius terhadap kesehatan atau terjadi peningkatan
frekuensi efek samping obat yang dikeluhkan oleh perorangan
atau suatu lembaga.

4.2. Pemakarsa Penarikan kembali

Penarikan kembali obat jadi dapat di prakarsai oleh :
a. Produsen (Industri Farmasi)
b.Pemerintah (BPOM)

4.3. Tingkat Penarikan Kembali Obat

Tingkat penarikan kembali obat jadi ditentukan berdasarkan luas dan
jauhnya obat tersebut beredar di pasar.
Tingkat 1 : Bila obat baru mencapai distributor
Tingkat 2 : Bila obat sudah mencapai sub distributor / daerah
Tingkat 3 : Bila obat sudah didistribusikan dan sudah mencapai
sarana pelayanan obat seperti apotek, RS, klinik dan toko
obat
Tingkat 4 : Bila obat telah didistribusikan secara luas dan telah
mencapai konsumen (Pasien).

Dibuat Oleh : Disetujui Oleh :

Apoteker Penanggung Jawab Pimpinan / Direktur

Pedagang Besar Farmasi Standar Prosedur Halaman 2 dari 2

(PBF) Opersional
No. Revisi Nomor :
- Penarikan Kembali Obat A – 09
Tanggal Revisi ( Recall ) Mulai Berlaku :
- Tanggal .........................
4.4. Tindakan Pengamanan Pendahuluan
Dengan adanya laporan keluhan terhadap produk yang memiliki cacat
kualitas teknis atau reaksi merugikan yang beresiko tinggi terhadap
kesehatan manusia, maka bagian pemasaran harus segera mengambil
tindakan pengamanan berupa pembekuan peredaran obat yang
dikeluhkan dengan cara segera menginformasikan tindakan tersebut
melalui fax, telpon, email, dan surat edaran tergantung tnggi resiko
dan tingkat penarikan.
 4.5. Pelaksanaan Penarikan Kembali
a. Segera setelah ada keputusan penarikan kembali obat dari produsen
(tergantung tingkat penarikan obat), informasikan atau tulis surat
resmi tentang penarikan obat ke outlet-oulet untuk segera menarik
obat-obat yang dimaksud.
b. Keluarkan obat dari stok, jika masih ada stok di gudang.
c. Segera kirimkan obat ke produsen.
d. Buat laporan penerimaan obat dan berita acara pengembalian obat
kepada produsen oleh bagian gudang.
e. Buat laporan pelaksanaan penarikan obat ke produsen dilakukan
oleh Apoteker Penanggung Jawab dan kirimkan obat yang
dimaksud ke produsen.
f. Tetapkan maksimal dalam waktu ± 7 x 24 jam laporan
pengembalian obat kepada produsen dari pelanggan (outlet) di copy
confirm ke PT. BBI via emai / fax dan dikonfirmasi via telpon.
g. Laporkan kegiatan penarikan kembali obat oleh Apteker
Penanggung Jawab kepada Pemerintah (BPOM) yang diketahui
oleh Pimpinan (Direktur).
h. Arsipkan laporan penarikan kembali obat dan pengembalian obat
kepada produsen.

10. Penanganan Produk Diduga Palsu / Produk Tanpa Izin Edar

Pedagang Besar Farmasi Standar Prosedur Halaman 1 dari 1

(PBF) Opersional
No. Revisi Nomor :
Penanganan Produk
- A – 10
Diduga Palsu / Produk
Tanggal Revisi Mulai Berlaku :
Tanpa Izin Edar
- Tanggal .........................
1. Tujuan
Untuk mencegah peredaran produk / obat-obat palsu yang dapat
merugikan kesehatan masyarakat.

2. Kualifikasi Personil
Kepala gudang atau Karyawan yang ditunjuk
 3. Prosedur
3.1. Setiap produk yang terbukti palsu / diduga palsu harus dikarantina
di ruang terpisah dari produk / obat lain yang baik.
3.2. Produk-produk tersebut harus dengan jelas diberi label
“KOMODITI DIDUGA PALSU, DILARANG DIJUAL”
3.3. Informasikan dengan melaporkan berita acara temuan produk
diduga palsu / produk tanpa izin edar kepada Kemenkes, BPOM
dan Produsen / Principal mengenai hal tersebut.
3.4. Setelah ada kepastian bahwa produk tersebut palsu, maka harus
segera ditindaklanjuti sesuai instruksi dari instansi yang
berwenang.
3.5. Semua kegiatan tersebut harus terdokumentasi dengan baik.

Dibuat Oleh : Disetujui Oleh :

Apoteker Penanggung Jawab Pimpinan / Direktur

11. Pengendalian Produk Yang Tidak Sesuai

Pedagang Besar Farmasi Standar Prosedur Halaman 1 dari 2

(PBF) Opersional
No. Revisi Nomor :
- Pengendalian Produk A – 11
Yang Tidak Sesuai
Tanggal Revisi Mulai Berlaku :
- Tanggal .........................
1. Tujuan
Untuk mencegah peredaran produk / obat-obat palsu yang dapat
merugikan kesehatan masyarakat.

2. Kualifikasi Personil
Kepala gudang atau Karyawan yang ditunjuk
 3. Prosedur
3.1. Produk yang rusak kemasan
3.1.1. Cocokkan antara faktur penjualan AIR dengan faktur
pembelian produk dari pelanggan (no. Faktur, no. Batch dan
tanggal faktur)
3.1.2. Cocokkan antara kemasan dengan isi produk.
3.1.3. Pastikan barang russak kemasan bukan dikarenakan kesalahan
dari pihak AIR, apabila kerusakan tersebut disebabkan
kelalaian dari pihak AIR maka pihak AIR wajib mengganti
oduk tersebut.
3.1.4. Membuat berita acara penerimaan produk yang tidak sesuai
dengan ditandatangani oleh Apoteker Penanggung Jawab.
3.1.5. Masukkan produk tersebut ke area reject sembari menunggu
jadwal pemusnahan produk.

3.2. Cacat pabrik

3.2.1. Cacat Produksi Minor (misal dalam 1 strip produk tidak terisi
penuh)
A. Cocokkan antara faktur penjualan AIR dengan faktur
pembelian produk dari pelanggan (no. Faktur, no. Batch dan
tanggal faktur)
B. Pastikan produk cacat tersebut terjadi karena kesalahan
proses produksi.
C. Ganti produk tersebut sesuai hak pelanggan dengan
menerbitkan faktur baru.
D. Masukkan produk tersebut ke area karantina sembari
menunggu jadwal melakukan retur ke supplier.

Dibuat Oleh : Disetujui Oleh :

Apoteker Penanggung Jawab Pimpinan / Direktur

Pedagang Besar Farmasi Standar Prosedur Halaman 2 dari 2

(PBF) Opersional
No. Revisi Nomor :
- Pengendalian Produk A – 11
Yang Tidak Sesuai
Tanggal Revisi Mulai Berlaku :
- Tanggal .........................
3.2.2. Cacat Produksi Mayor (kesalahan pada pelabelan dan atau
kesalahan kandungan zat aktif)
A. Cocokkan antara faktur penjualan AIR dengan faktur
pembelian produk dari pelanggan (no. Faktur, no. Batch dan
tanggal faktur)
B. Pastikan produk cacat tersebut terjadi karena kesalahan
proses produksi.
C. Sampaikan kepada pelanggan untuk subtitusi produk atau
pengembalian uang.
 D. Laporkan produk cacat produksi tersebut ke Supplier yang
bersangkutan dan ke Instansi Pemah (BPOM).
E. Pisahkan produk tersebut ke area reject sembari menunggu
proses penarikan produk dari supplier (recall).

3.3. Penyimpangan Suhu

3.3.1. Pastikan pada kemasan produk tersebut terdapat atruan
mengenai penyimpanan
3.3.2. Bila pada kemasan sudah tetera aturan mengenai penyimpanan
maka produk tersebut tidak dapat diterima karena kesalahan
ada pada pihak pelanggan.

3.4. Produk Expired Date

3.4.1. Cocokkan antara faktur penjualan AIR dengan faktur
pembelian produk dari pelanggan (no. Faktur, no. Batch dan
tanggal faktur)
3.4.2. Pihak AIR hanya menerima produk yang 4 bulan mendekati
tanggal kadaluarsa, bila produk dikembalikan kurang dari 4
bulan sebelum tanggal kadaluarsa pihak AIR tidak akan
menerima produk tersebut.

B. SPO Higiene dan Sanitasi

1. Pembersihan dan Sanitasi Ruangan

Pedagang Besar Farmasi Standar Prosedur Halaman 1 dari 2

(PBF) Opersional
No. Revisi Nomor :
- Pembersihan dan B – 01
Tanggal Revisi Sanitasi Ruangan Mulai Berlaku :
- Tanggal ......................
1. Tujuan
Agar ruangan dan gudang mempunyai tingkat kebersihan yang sesuai dalam
menunjang pelayanan kefarmasian yang memenuhi syarat.

2. Bahan Pembersih yang Digunakan

 a. Air Bersih
b. Cairan desinfektan
c. Cairan Pembersih Kaca

3. Alat Pembersih
a. Ember Plastik
b. Lap pel gagang
c. Lap bersih
d. Kemoceng
e. Sapu lantai dan sapu langit – langit

4. Ruang Lingkup
a. Ruang Tunggu
b. Ruang Administrasi
c. Gudang

5. Bagian yang Dibersihkan

Lantai, Dinding, Meja, Lemari, Rak, Jendela, Langit –langit, toilet.

6. Prosedur
Lantai dan Dinding
a. Menyiapkan larutan desinfektan ke dalam ember (1).
b. Mengisi ember (2) dengan air biasa, unuk membilas lap pel yang telah
digunakan.
c. Mencelupkan lap pel ke dalam ember(1).
d. Mengepel lantai dan me-lap dinding dengan bersih (dengan arah dari dalam
ke luar).
e. Membilas atau mencelupkan pel lantai atau lap yang telah digunkan ke
dalam ember(2), bilas dan peras.
f. Masukan kembali ke dalam ember (1) dan pel lantai atau lap dinding yang
belum bersih.
g. Melakukan proses di atas berulang – ulang dan rutin sampai semua lantai
dan dinding bersih.
h. Membuang air dalam ember (2) dan cairan desinfeksi dalam ember (1)
yang sudah selesai.
i. Mencuci dan membersihkan ember (1) dan (2), serta alat pel dan lap yang
telah digunakan.
j. Menyimpan ember dan alat pembersih pada tempatnya, sambil ditiriskan.

Dibuat Oleh : Disetujui oleh :

Tenaga Teknis Kefarmasian Apoteker Penanggung Jawab

Pedagang Besar Farmasi Standar Prosedur Halaman 2 dari 2

(PBF) Opersional
No. Revisi Nomor :
- Pembersihan dan B – 01
Tanggal Revisi Sanitasi Ruangan Mulai Berlaku :
- Tanggal .........................

Meja
a. Buang semua kotoran yang ada di atas meja ke dalam tong sampah.
b. Semprotkan dengan cairan desinfeksi dan lap dengan lap bersih (dengan
satu arah).

Lemari
a. Memindahkan sediaan farmasi di bagian yang akan dibersihkan ke
dalam kotak/box.
 b. Membuang kotoran yang ada di bagian lemari ke dalam tong sampah.
c. Menyemprotkan larutan desinfeksi dan lap dengan lap bersih (dari
bagian dalam kemudian bagian luar).
d. Mengembalikan sediaan farmasi ke bagian yang telah dibersihkan.

Jendela
a. Menyemprot kaca dengan cairan desinfeksi atau cairan pembersih keca.
b. Lap dengan lap bersih.

Langit –langit
a. Membersihkan dengan sapu gagang panjang atau membersihkan dengan
lap yang telah dibasahi dengan larutan desinfeksi (untuk langit-langit
yang menggunakan cat epoxy).

2. Higiene Perorangan

Pedagang Besar Farmasi Standar Prosedur Halaman 1 dari 1

(PBF) Opersional
No. Revisi Nomor :
- Higiene Perorangan B – 02
Tanggal Revisi Mulai Berlaku :
- Tanggal .........................
1. Tujuan
Prosedur ini dibuat untuk melakukan kegiatan menjaga kebersihan
karyawan selama melakukan pekerjaan.

2. Penanggung Jawab
Apoteker
 3. Alat Pembersih
a. Mencuci tangan dengan sabun atau cairan desinfeksi sebelum masuk ke
ruangan, mencuci tangan dilakukan setiap dirasakan kotor, setelah dari
kamar kecil, setelah makan, dan lain – lain.
b. Memakai pakaian kerja yang bersih dan rapi.
c. Rambut harus rapi.
d. Tidak makan dan tidak merokok selama bekerja.
e. Selalu menjaga kebersihan dan panjangnya kuku, tidak menggunakan
cat kuku.
f. Tidak menggunakan pakaian kerja sebagai lap atau untuk mengeringkan
tangan.
g. Selalu menjaga kebersihan diri dan lingkungan sekitar.

Dibuat Oleh : Disetujui oleh :

Tenaga Teknis Kefarmasian Apoteker Penanggung Jawab

C. SPO Tata Kelola Administrasi

1. Pengelolaan Surat Pelanggan dan Faktur Penjualan

Pedagang Besar Farmasi Standar Prosedur Halaman 1 dari 1

(PBF) Opersional
No. Revisi Nomor :
Pengelolaan Surat
- C – 01
Pesanan Pelanggan dan
Tanggal Revisi Mulai Berlaku :
Faktur Penjualan
- Tanggal .........................
1. Tujuan
Prosedur ini dibuat untuk pelaksanaan kegiatan pencatatan, pengarsipan,
penyiapan laporan dan penggunaan laporan untuk mengelola sediaan
farmasi.

2. Penanggung Jawab
 Personil yang ditunjuk bertanggung jawab atas pelaksanaan dan
pengawasan pengelolaan Surat Pesanan dari pelanggan.

3. Prosedur
a. Surat Pesanan (SP) asli disatukan dengan copy faktur penjualan dan
dikumpulkan berdasarkan tanggal yang sama dan diurutkan sesuai
nomor faktur.
b. SP dan copy faktur penjualan debendel setiap hari dan debendel per
bulan.
c. Bendel SP diberi tanggal, bulan dan tahun yang mudah dibaca dan
disimpan di tempat yang telah ditentukan.
d. Penyimpanan Bendel SP dilakukan secara berurutan dan teratur
sehingga memudahkan untuk penulusuran dokumen SP.
e. SP yang diambil dari bendel pada saat penelusuran harus dikembalikan
pada bendel semula tanpa merubah urutan.
f. SP yang telah disimpan selama 5 (lima) tahun atau lebih, dimusnahkan
sesuai tata cara pemusnahan.

Dibuat Oleh : Disetujui oleh :

Tenaga Teknis Kefarmasian Apoteker Penanggung Jawab

2. Pengelolaan Faktur Pembelian

Pedagang Besar Farmasi Standar Prosedur Halaman 1 dari 1

(PBF) Opersional
No. Revisi Nomor :
- Pengelolaan Faktur C – 02
Tanggal Revisi Pembelian Mulai Berlaku :
- Tanggal .........................
1. Tujuan
Prosedur ini dibuat untuk pelaksanaan kegiatan pencatatan, pengarsipan,
penyiapan laporan dan penggunaan laporan untuk mengelola sediaan
farmasi.

2. Kualifikasi Personil
Personil yang ditunjuk bertanggung jawab atas pelaksanaan dan
 pengawasan pengelolaan Faktur Pembelian.

3. Prosedur
a. Faktur Pembelian dikumpulkan berdasarkan tanggal yang sama dan
diurutkan.
b. Faktur pembelian tersebut di-database-kan ke dalam sistem komputer.
c. Faktur pembelian diarsipkan berdasarkan tanggal yang sama dan
diurutkan berdasarkan nomor dokumen yang tertera pada komputer.
d. Bendel faktur pembelian dan diberi tanggal, bulan dan tahun yang
mudah dibaca dan di tempat yang telah ditentukan.
e. Penyimpanan bendel faktur pembelian dilakukan secara berurutan dan
teratur, sehingga memudahkan untuk penelusuran dokumen faktur
pembelian.
f. Faktur pembelian yang diambil dari bendel pada saat penelusuran harus
dikembalikan pada bendel semula tanapa merubah urutan
g. Faktur pembelian yang telah disimpan selama 5 (lima) tahun atau
lebih,dimusnahkan sesuai tata cara pemusnahan.

Dibuat Oleh : Disetujui oleh :

Tenaga Teknis Kefarmasian Apoteker Penanggung Jawab

D. SPO Lain – lain

1. Pemusnahan Surat Pesanan (SP), Faktur Penjualan dan Faktru Pembelian

Pedagang Besar Farmasi Standar Prosedur Halaman 1 dari 1

(PBF) Opersional
No. Revisi Pemusnahan Surat Nomor :
- Pesanan, Faktur D – 01
Tanggal Revisi Penjualan dan Faktur Mulai Berlaku :
- Pembelian Tanggal .........................
1. Tujuan
Prosedur ini dibuat untuk pelaksanaan kegiatan pemusnahan Surat Pesanan
(SP), Faktur Penjualan dan Faktur Pembelian yang telah disimpan selama 5
(lima) tahun atau lebih.

2. Penanggung Jawab
 Apoteker dibantu oleh personil yang ditunjuk bertanggung jawab atas
pelaksanaan pemusnahan Surat Pesanan (SP), Faktur Penjualan dan Faktur
Pembelian.

3. Prosedur
a. Menyiapkan administrasi berupa laporan dan Berita Acara Pemusnahan
Surat Pesanan (SP), Faktur Penjualan dan Faktur Pembelian.
Menetapkan jadwal, metoda dan tempat pemusnahan.
b. Menyiapkan tempat Pemusnahan.
c. Tata cara pemusnahan : masing – masing Surat Pesanan (SP), Faktur
Penjualan dan Faktur Pembelian dihitung jumlahnya, kemudian
dihancurkan, dikubur atau dibakar.
d. Membuat laporan pemusnahan Surat Pesanan (SP) Pelanggan, Faktur
Penjualan dan Faktur Pembelian sekurang – kurangnya memuat :
- Waktu dan tempat pelaksanaan pemusnahan SP, Faktur Penjualan
dan Faktur Pembelian.
- Jumlah SP, Faktur Penjualan dan Faktur Pembelian yang
dimusnahakan.
- Nama Apoteker pelaksanan pemusnahan SP, Faktur Penjualan dan
Faktur Pembelian.
- Nama saksi dalam pelaksanaan pemusnahan SP, Faktur Penjualan
dan Faktur Pembelian.
e. Membuat Berita Acara Pemusnahan yang ditandatangani oleh Apoteker
dan Saksi dalam pelaksanaan pemusnahan SP, Faktur Penjualan dan
Faktur Pembelian

Dibuat Oleh : Disetujui oleh :

Apoteker Penanggung Jawab Pimpinan / Direktur

2. Pemusnahan Sediaan Farmasi

Pedagang Besar Farmasi Standar Prosedur Halaman 1 dari 1

(PBF) Opersional
No. Revisi Nomor :
- Pemusnahan Sediaan D – 02
Tanggal Revisi Farmasi Mulai Berlaku :
- Tanggal .........................
1. Tujuan
Prosedur ini dibuat untuk pelaksanaan dan pengawasan pemusnahan
sediaan farmasi.

2. Penanggung Jawab
Apoteker

3. Prosedur
 a. Melakukan inventarisasi sediaan farmasi yang akan dimusnahkan.
b. Menyiapkan administrasi berupa laporan Berita Acara Pemusnahan
sediaan farmasi.
c. Menetapkan jadwal, metoda dan tempat pemusnahan.
d. Melakukan laporan pemusnahan sediaan yang ditandatangani oleh
Apoteker dan saksi dalam pelaksanaan pemusnahan. Berita Acara
Terlampir.

Dibuat Oleh : Disetujui Oleh :

Apoteker Penanggung Jawab Pimpinan / Direktur

3. Pengaturan Suhu Ruangan

Pedagang Besar Farmasi Standar Prosedur Halaman 1 dari 1

(PBF) Opersional
No. Revisi Nomor :
- Pengaturan Suhu D – 03
Tanggal Revisi Ruangan Mulai Berlaku :
- Tanggal .........................
1. Tujuan
Prosedur ini dibuat untuk menjamin obat tersimpan dengan temperatur
yang sesuai, sehingga kualitas dan stabilitas sediaan farmasi tetap terjaga.

2. Penanggung Jawab
Apoteker

3. Prosedur
a. Memeriksa temperatur di Gudang secara mingguan dan catat
 temperatur pada waktu yang berbeda.
b. Mencatat temperatur ruangan pada Buku Pemantauan Suhu.
c. Mengkalibarasi termometer yang digunakan untuk mengukur
temperatur secara periodik.
d. Memelihara pendingin udara secara periodik.
e. Menjaga agar sediaan farmasi tidak terpapar dengan temperatur yang
tidak sesuai dan terlindungi dengan baik dari cahaya dan kelembaban.

Dibuat Oleh : Disetujui Oleh :

Apoteker Penanggung Jawab Pimpinan / Direktur

4. Penggunaan Baju Kerja

Pedagang Besar Farmasi Standar Prosedur Halaman 1 dari 1

(PBF) Opersional
No. Revisi Nomor :
- D – 04
Penggunaan Baju Kerja
Tanggal Revisi Mulai Berlaku :
- Tanggal .........................
1. Tujuan
Prosedur ini dibuat untuk menjamin karyawan menggunakan baju kerja
yang telah ditentukan.

2. Penanggung Jawab
Apoteker

3. Prosedur
a. Mengenakan baju kerja yang pantas.
 b. Menggunakan baju kerja yang semestinya, misalkan posisi kancing
dan kerah terpasang dengan baik.
c. Memastikan baju yang dipakai selalu bersih.

Dibuat Oleh : Disetujui Oleh :

Apoteker Penanggung Jawab Pimpinan / Direktur

5. Pengendalian Tikus (Pest Control) atau Serangga Lain

Pedagang Besar Farmasi Standar Prosedur Halaman 1 dari 1

(PBF) Opersional
No. Revisi Nomor :
- Pengendalian Tikus (Pest D – 05
Tanggal Revisi Control) Mulai Berlaku :
- Tanggal .........................
1. Tujuan
Prosedur ini dibuat untuk menjamin tidak adanya tikus / hewan perusak
lain di dalam gudang.

2. Penanggung Jawab
Apoteker

3. Prosedur
a. Meletakan perangkap tikus pada 2 titik sudut gudang.
 b. Perangkap tikus diberi umpan berupa makanan.
c. Melakukan pengecekan /kontrol setiap akhir pekan.
d. Mencatat hasil pada Buku Pemantauan Tikus / Hewan Perusak.

Dibuat Oleh : Disetujui Oleh :

Apoteker Penanggung Jawab Pimpinan / Direktur

6. Pelatihan dan Program Pelatihan terhadap Karyawan

Pedagang Besar Farmasi Standar Prosedur Halaman 1 dari 2

(PBF) Opersional
No. Revisi Nomor :
Penerimaan dan Program
- D – 06
Pelatihan Terhadap
Tanggal Revisi Mulai Berlaku :
Karyawan
- Tanggal .........................
1. Tujuan
Prosedur ini dibuat untuk meningkatkan pengetahuan dan kualitas kinerja
karyawan .

2. Kualifikasi Personil
Personil yang ditunjuk

3. Prosedur
 Planning / Perencanaan Pelatihan
 a. Apoteker Penanggung Jawab menentukan dan menyiapkan materi
pelatihan berdasarkan kondisi terkini perusahaan.
b. Menyusun daftar calon peserta pelatihan.
c. Mengajukan program pelatihan dan nilai anggaran kepada
Pimpinan/Direktur untuk kemudian menentukan jadwal pelatihan.

 Program Pelatihan untuk Karyawan Baru

a. Karyawan baru yang telah lolos interview mengikuti masa training
selama 2 minggu dengan persentase materi 30% teori dan 70%
praktek lapangan, dalam masa training tersebut karyawan baru akan
didampingi oleh karyawan senior dan diawasi oleh Apoteker
Penanggung Jawab.
b. Pada saat akhir periode training stiap karyawan baru akan
mengikuti tahapan post test.
c. Bagi karyawan baru yang lolos tahapan post test akan memasuki
masa percobaan selama 3 bulan ke depan. Sedangkan bagi
karyawan baru yang hasil post test nya kurang memuaskan
diberikan kesempatan untuk mengikuti training kembali selama 1
minggu.
d. Selama masa percobaan, karyawan baru tersebut dibawah pantauan
langsung Apoteker Penanggung Jawab untuk memastikan
kelayakannya untuk di jadikan karyawan tetap.
e. Melakukan dokumentasi dengan mencatat hasil pelatihan tersebut
pada Buku Pelatihan Karyawan Baru.

Dibuat Oleh : Disetujui Oleh :

Apoteker Penanggung Jawab Pimpinan / Direktur

Pedagang Besar Farmasi Standar Prosedur Halaman 2 dari 2

(PBF) Opersional
No. Revisi Nomor :
Penerimaan dan Program
- D – 06
Pelatihan Terhadap
Tanggal Revisi Mulai Berlaku :
Karyawan
- Tanggal .........................
 Program Pelatihan untuk Karyawan Lama
a. Setiap karyawan lama secara acak dan berulang akan mendapatkan
tes – tes tertulis berkaitan dengan job desc nya masing – masing.
b. Melakukan pengarsipan hasil pelatihan tersebut dan mencatatnya
pada Buku Pelatihan Karyawan Lama.

 Evaluasi Hasil Pelatihan

a. Aspek Penilaian Terhadap Peserta :
 Antusiasme Peserta
 Penguasaaan terhadap materi pelatihan
 Keaktifan selama mengikuti program pelatihan
  Tepat waktu terhadap jadwal pelatihan
 Kerapihan dalam berpakaian
b. Relevansi materi pelatihan dengan kebutuhan perusahaan

7. Perawatan Kendaraan Operasional

Pedagang Besar Farmasi Standar Prosedur Halaman 1 dari 1

(PBF) Opersional
No. Revisi Nomor :
- Perawatan Kendaraan D – 07
Tanggal Revisi Operasional Mulai Berlaku :
- Tanggal .........................
1. Tujuan
Untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan pada saat proses
pengiriman.

2. Kualifikasi Personil
Driver / Motoris

3. Prosedur
3.1. Melakukan perawatan kebersihan kendaraan roda 4 dan roda 2
secara rutin.
3.2. Mengganti oli kendaraan roda 4 dan roda 2 setelah mendapat
 persetujuan dari bag. Keuangan.
3.3. Mencatat waktu penggantian oli untuk control pengantar
berikutnya.
3.4. Melakukan perbaikan kendaraan roda 4 dan roda 2 jika terjadi
kerusakan setelah mendapat persetujuan dari bagian Keuangan.
3.5. Mengurus perpanjanagan pajak kendaraan yang telah habis masa
berlakunya.
3.6. Melaporkan hasil perbaikan kepada pimpinan

Dibuat Oleh : Disetujui Oleh :

Apoteker Penanggung Jawab Pimpinan / Direktur

8. Pergantian Penanggung Jawab

Pedagang Besar Farmasi Standar Prosedur Halaman 1 dari 2

(PBF) Opersional
No. Revisi Nomor :
- Pergantian Penanggung D – 08
Tanggal Revisi Jawab Mulai Berlaku :
- Tanggal .........................
1. Tujuan
Untuk menjelaskan tata cara penggantian Apoteker Penanggung Jawab

2. Kualifikasi Personel
Apoteker Penanggung Jawab

3. Prosedur
3.1. Ajukan pengunduran diri / Ajukan Masa Persiapan Pensiun
Apoteker Penanggung Jawab kepada Pimpinan / Direktur.
3.2. Buat surat kontrak / Perjanjian Kerja Waktu tertentu antara pihak
perusahaan (PT AIR) dengan Apoteker Penanggung Jawab yang
 baru.
3.3. Buat surat keterangan bekerja di perusahaan (PT AIR) untuk
Apoteker Penanggung Jawab yang baru.
3.4. Buat surat penunjukkan Apoteker Penanggung Jawab dari
Pimpinan langsung kepada Apoteker Penanggung Jawab baru.
3.5. Buat surat permohonan perubahan izin PBF kepada Dinas
Kesehatan Provinsi setempat terkait pergantian Apoteker
Penanggung Jawab.
3.6. Buat Berita Acara Serah Terima Jabatan antara Apoteker
Penanggung Jawab lama dengan Apoteker Penanggung Jawab
baru.

Dibuat Oleh : Disetujui Oleh :

Apoteker Penanggung Jawab Pimpinan / Direktur

Pedagang Besar Farmasi Standar Prosedur Halaman 2 dari 2

(PBF) Opersional
No. Revisi Nomor :
- Pergantian Penanggung D – 08
Tanggal Revisi Jawab Mulai Berlaku :
- Tanggal .........................
BERITA ACARA

SERAH TERIMA JABATAN

PENANGGUNG JAWAB PEDAGANG BESAR FARMASI

Berdasarkan surat tugas nomor ....................... tanggal ..................... perihal penugasan sebagai
penanggung jawab PBF kantor pusat PT. Alam Insan Raga surat perjanjian kerjasama antara
Apoteker Penanggung Jawab dengan PT. Alam Insan Raga dengan no...... tanggal..................,
antara lain tentang menunjuk Sdr.................. sebagai Apoteker Penanggung Jawab PT. Alam
Insan Raga dan mencabut surat perjanjian kerjasama no....
tanggal................atasnama ...................... sebagai Apoteker Penanggung Jawab, maka pada hari
ini ................, tanggal ................ dilakukan serah terima jabatan sebagai berikut:

1. Nama :
 Jabatan :
Selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA.

2. Nama :
Jabatan :
Selanjutnya disebut PIHAK KEDUA.

Ruang lingkup serah terima tersebut sebagai berikut :

1. PIHAK PERTAMA menyerahkan kepada PIHAK KEDUA dan PIHAK KEDUA
menerima dari PIHAK PERTAMA, berupa jabatan, tugas, wewenang, dan tanggung
jawab sebagai Apoteker Penanggung Jawab PBF.
2. Dengan terlaksananya serah terima jabatan ini maka :
a. Segala hak, wewenang, dan tanggung jawab serta kewajiban Apoteker yang terkait
dengan penanggung jawab teknis Farmasi sebagai hal tersebut sesuai dengan
ketentuan yang telah ditetapkan oleh Dirrektur PT. Alam Insan Raga telah beralih
dari PIHAK PERTAMA dan wajib menyampaikan pertanggungjawaban kepada
PIHAK KEDUA
b. Serah terima jabatan ini berlaku terhitung sejak tanggal .......................
c. Berita acara ini dibuat dan ditanda tangani oleh PIHAK PERTAMA dan PIHAK
KEDUA dan disaksikan oleh Direktur PT. Alam Insan Raga, pada hari, tanggal,
dan tempat tersebut diatas, dalam rangkap 3 (tiga) dan 2 (dua) diantaranya dibubuhi
materai untuk masing-masing PIHAK PERTAMA, PIHAK KEDUA dan Direktur
PT. Alam Insan Raga.

PIHAK PERTAMA PIHAK KEDUA

Yang Menyerahkan, Yang Menerima

(...................................) (.............................)

Disaksikan Oleh,

...............................
Direktur

9. Pengendalian Perubahan

Pedagang Besar Farmasi Standar Prosedur Halaman 1 dari 1

(PBF) Opersional
No. Revisi Nomor :
- D – 09
Pengendalian Perubahan
Tanggal Revisi Mulai Berlaku :
- Tanggal .........................
1. Tujuan
1.1. Menetapkan, memelihara dan membatasi sistem pengendalian
semua dokumen manajemen mutu yang berhubungan dengan
CDOB.
1.2. Memastikan semua dokumen manajemen mutu telah dikaji dan
disetujui oleh Pimpinan / Direktur.

2. Ruang Lingkup
 Pengendalian dokumen harus ditetapkan pada semua dokumen
manajemen mutu yang berhubungan dengan CDOB.

3. Kualifikasi Personel
Personel yang ditunjuk

4. Prosedur
4.1. Perubahan Dokumen
4.1.1. Jika ada perubahan pada prosedur atau isi suatu dokumen
manajemen mutu, maka perubahan tersebut ditinjau apakah
perubahan tersebut berakibat baik atau tidak, jika berakibat
lebih baik daripada prosedur sebelumnya maka dilakukan
perubahan dokumen, jika tetap maka tetap menggunakan
prosedur yang lama.
4.1.2. Dokumen baru diberi penomoran tetap dan diberi tanda revisi
ke berapa serta tanggal, bulan dan tahun revisi.
4.1.3. Dokumen yang terdapat perubahan, diberi catatan perubahan
atau riwayat revisi dari dokumen sebelumnya.
4.1.4. Dokumen yang tidak berlaku diberi stabilo warna merah pada
nomornya.
4.1.5. Dokumen yang tidak berlaku kemudian diarsipkan.

4.2. Perubahan Layout

4.2.1. Pastikan perubahan layot tersebut tidak merubah luas, posisi
dan fungsi gudang sediaan.
4.2.2. Perubahan layout yang terjadi, tidak sampai mengakses /
melewati area gudang penyimpanan sediaan.
4.2.3. Perubahan layout sebisa mungkin tidak mempengaruhi suhu
dan sirkulasi udara di area gudang penyimpanan sediaan.
4.2.4. Semua proses perubahan layout tersebut, di bawah
pengawasan Apoteker Penanggung Jawab dengan
berdasarkan pada sistem Cara Distribusi Obat yang Baik
(CDOB).

Dibuat Oleh : Disetujui Oleh :

Apoteker Penanggung Jawab Pimpinan / Direktur

10. Penanggulangan Bencana

Pedagang Besar Farmasi Standar Prosedur Halaman 1 dari 1

(PBF) Opersional
No. Revisi Nomor :
- Penanggulangan D – 10
Tanggal Revisi Bencana Mulai Berlaku :
- Tanggal .........................
1. Tujuan
1.1. Mencegah dan membatasi jumlah korban manusia serta kerusakan
harta benda dan lingkungan hidup.
1.2. Mengurangi kerusakan dan kerugian lebih lanjut.
1.3. Menjamin terselenggaranya penanggulangan bencana secara
terencana, terpadu, terkoordinasi, dan menyeluruh.

2. Prinsip-Prinsip Dalam Penanggulangan Bencana

a. cepat dan tepat
 b. prioritas
c. koordinasi dan keterpaduan
d. berdaya guna dan berhasil guna
e. kemitraan

3. Bahan / Alat
APAR (Alat Pemadam Api Ringan)

4. Prosedur
4.1. Penanganan Kebakaran
4.1.1. Matikan listrik di area yang berdekatan dengan lokasi
kebakaran.
4.1.2. Evakuasi pekerja yang berada di tempat kebakaran.
4.1.3. Bila kebakaran dapat dilokalisir, pindahkan lokasi kebakaran ke
tempat yang aman dan netral.
4.1.4. Ambil dan angkat Apar (Alat Pemadam Api Ringan ) pada
leher APAR dengan menggunakan kedua tangan.
4.1.5. Letakan APAR jarak 2 meter dari lokasi kebakaran.
4.1.6. Cabut pin yang mengunci pada handle APAR.
4.1.7. Tes semprotan APAR ke arah udara.
4.1.8. Semprotkan APAR ke lokasi kebakaran dengan mengikuti arah
angin (jangan berlawanan dengan arah angin).
4.1.9. Bila sekiranya kebakaran tidak dapat ditanggulangi (kebakaran
besar) pengawas segera telepon pemadam kebakaran dan polisi
setempat.

4.2. Penanggulangan Gempa Bumi

4.2.1. Evakuasi seluruh pekerja dan pengunjung untuk berkumpul di
titik aman.
4.2.2. Amankan arsip dan dokumen.
4.2.3. Masukan seluruh uang yang ada ke dalam brankas dan kunci
dengan aman.
4.2.4. Pengawas telepon kepolisian dan pihak rumah sakit.
4.2.5. Matikan Seluruh Panel Listrik di perusahaan.

Dibuat Oleh : Disetujui Oleh :

Apoteker Penanggung Jawab Pimpinan / Direktur

11. Penyerahan Barang ke Principal Jika Ada Recall

Pedagang Besar Farmasi Standar Prosedur Halaman 1 dari 1

(PBF) Opersional
No. Revisi Nomor :
- Penyerahan Barang ke D – 11
Tanggal Revisi Principal Jika Ada Recall Mulai Berlaku :
- Tanggal .........................
1. Tujuan
Mengeliminir penyalahgunaan obat-obatan yang cacat produksi

2. Bahan / Alat
Dokumen (faktur pembeliaan & faktur retur dari outlet untuk barang yang
sudah sempat terjual).

3. Kualifikasi Personel
 Personel yang ditunjuk

4. Prosedur
4.1. Memastikan keabsahan surat penarikan produk dari produsen /
Pemerintah (BPOM).
4.2. Memisahkan Produk yang ditarik disertai dengan dokumen
pendukung.
4.3. Mencocokkan jumlah fisik produk dengan yang tertera di
dokumen.
4.4. Kemas barang yang akan dikembalikan secara benar dan rapi.
4.5. Produk dikirimkan ke principal via jasa pengiriman di sertai berita
acara penyerahan barang recall.

Dibuat Oleh : Disetujui Oleh :

Apoteker Penanggung Jawab Pimpinan / Direktur

12. Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3)

Pedagang Besar Farmasi Standar Prosedur Halaman 1 dari 1

(PBF) Opersional
No. Revisi Nomor :
Kesehatan dan
- D – 12
Keselamatan Kerja
Tanggal Revisi Mulai Berlaku :
- (K3) Tanggal .........................
1. Tujuan
Menjaga kesehatan dan keselamatan semua personel yang ada di
perusahaan.

2. Kualifikasi Personel
Personel yang ditunjuk

3. Prosedur
3.1. Memastikan kebersihan area kantor dan gudang.
 3.2. Intensitas cahaya di area kantor dan gudang diatur sedemikian
mungkin agar nyaman bagi penglihatan personel.
3.3. Sirkulasi udara di area kantor dan gudang harus lancar agar
pertukaran udara di dalam ruangan terjaga.
3.4. Suhu dan kelembaban ruangan di jaga sesuai dengan standar yang
ditetapkan.
3.5. Dilarang merokok di area kantor dan gudang.

Dibuat Oleh : Disetujui Oleh :

Apoteker Penanggung Jawab Pimpinan / Direktur

13. Penanganan Keluhan Pelanggan

Pedagang Besar Farmasi Standar Prosedur Halaman 1 dari 1

(PBF) Opersional
No. Revisi Nomor :
- Penanganan Keluhan D – 13
Tanggal Revisi Pelanggan Mulai Berlaku :
- Tanggal .........................
1. Tujuan
Menjaga kualitas pelayanan.

2. Kualifikasi Personel
Personel yang ditunjuk

3. Prosedur
3.1. Keluhan Tentang Jangka Waktu Pengiriman
3.1.1. Tampung keluhan pelanggan
 3.1.2. Analisa permasalahan yang terjadi
3.1.3. Bicarakan dengan tim logistik & ekspedisi untuk mencari solusi
nya.
3.1.4. Setelah mendapatkan solusi, jadikan langkah kerja baru agar
masalah tersebut tidak terulang.
3.1.5. Sampaikan pada pelanggan yang bersangkutan tentang langkah
kerja baru perusahaan berkaitan dengan keluhan yang
pelanggan sampaikan.
3.2. Keluhan tentang Kesalahan Faktur
3.2.1. Tampung keluhan pelanggan
3.2.2. Analisa permasalahan yang terjadi
3.2.3. Setalah ditemukan akar permasalahannya, informasikan kepada
pelanggan tentang permasalahannya dan sesegera mungkin
pihak perusahaan memperbaiki faktur yang salah tersebut.

Dibuat Oleh : Disetujui Oleh :

Apoteker Penanggung Jawab Pimpinan / Direktur

14. Pemeliharaan Kendaraan

Pedagang Besar Farmasi Standar Prosedur Halaman 1 dari 1

(PBF) Opersional
No. Revisi Nomor :
- Pemeliharaan D – 14
Tanggal Revisi Kendaraan Mulai Berlaku :
- Tanggal .........................
1. Tujuan
Agar kendaraan oprasional senantiasa siap untuk di pergunakan.

2. Kualifikasi Personel
Driver

3. Prosedur
3.1. Kendaraan Roda 2
3.1.1. Melakukan perawatan kebersihan kendaraan roda 2 secara
rutin.
 3.1.2. Mengganti oli kendaraan roda 2 secara berkala, tergantung
pada jarak tempuh pemakaian.
3.1.3. Mencatat waktu pergantian oli untuk kontrol pengantar
berikutnya.
3.1.4. Melakukan servis kendaraan roda 2 secara rutin dan berkala.
3.1.5. Melakukan perbaikan kendaraan roda 2 bila ada kerusakan.
3.1.6. Mengurus perpanjangan pajak kendaraan (STNK & BPKB)
yang akan habis masa berlakunya.
3.1.7. Melaporkan hasil perbaikan kepada pimpinan.

3.2. Kendaraan Roda 4

3.2.1. Melakukan perawatan kebersihan kendaraan roda 4 secara
rutin.
3.2.2. Mengganti oli kendaraan roda 4 secara berkala, tergantung
pada jarak tempuh pemakaian.
3.2.3. Mencatat waktu pergantian oli untuk kontrol pengantar
berikutnya.
3.2.4. Melakukan servis kendaraan roda 4 secara rutin dan berkala.
3.2.5. Melakukan perbaikan kendaraan roda 4 bila ada kerusakan.
3.2.6. Mengurus perpanjangan pajak kendaraan (STNK & BPKB) dan
surat izin jalan kendaraan (KIR, Surat Bongkar Muat & Surat
Usaha Angkutan) yang akan habis masa berlakunya.
3.2.7. Melaporkan hasil perbaikan kepada pimpinan.

Dibuat Oleh : Disetujui Oleh :

Apoteker Penanggung Jawab Pimpinan / Direktur

E. URAIAN TUGAS
1. Uraian Tugas Apoteker Penanggung Jawab

Pedagang Besar Farmasi Standar Prosedur Halaman 1 dari 1

(PBF) Operasional
No. Revisi Nomor :
- Uraian Tugas Apoteker E – 01
Tanggal Revisi Penanggung Jawab Mulai Berlaku :
- Tanggal ....................
1. Tujuan
Prosedur ini dibuat untuk pelaksanaan dan pengawasan kegiatan
perencanaan sediaan farmasi sehingga mendapatkan jumlah dan jenis yang
sesuai dengan kebutuhan dan menjamin ketersediaan sediaan farmasi di
sarana distribusi.

2. Kualifikasi Personil
Apoteker

3. Prosedur
 a. Melaksanakan pengecekan yang kebenarannya dapat di pertanggung
jawabkan kemudian membubuhkan tanda tangan, mencantumkan
nama dan Surat Izin Kerja Apoteker pada :
 Surat pesanan barang kepada PBF lain atau pabrik farmasi
 Surat penolakan pesanan
 Surat penerimaan atau pengiriman barang
 Surat pesanan barang yang dapat dilayani faktur pajak
penjualan
 Laporan Obat Keras Terlarang (OKT) ke Balai Pengawas
Obat dan Makanan (BPOM) setiap bulan, per triwulan, per
semester dan per tahun
 Berita acara pemusnahan Obat Keras Terlarang
b. Mengawasi dan bertanggung jawab atas terlaksananya proses
penerimaan, penyimpanan dan penjualan obat dan alat kesehatan
lainnya.
c. Memimpin dan mengarahkan secara teknis administrtif semua
pelaksanaan tugas di gudang, serta penerimaan dan penjualan
barang.
d. Melakukan dokumentasi yang benar dan lengkap untuk mencatat
semua kegiatan yang dilaksanakan dalam mengelola pengadaan dan
penyaluran obat dan alat kesehatan lainnya.
e. Berhak untuk menerima dokumen-dokumen pengadaan dan
penyaluran obat dan alat kesehatan lainnya.
f. Bersama-sama dengan direksi bertanggung jawab atas urusan-
urusan administratif sesuai dengan PerMenKes No.
1148/MenKes/Per/VI/2011 dan PerMenKes No. 34 Tahun 2014.

Dibuat Oleh : Disetujui Oleh :

Apoteker Penanggung Jawab Pimpinan / Direktur

2. Uraian Tugas Kepala Staff Administrasi dan Keuangan

Pedagang Besar Farmasi Standar Prosedur Halaman 1 dari 1

(PBF) Operasional
No. Revisi Nomor :
Uraian Tugas Kepala
- E - 02
Staff Administrasi dan
Tanggal Revisi Mulai Berlaku :
- Keuangan Tanggal ....................
1. Tujuan
Prosedur ini dibuat untuk pelaksanaan dan pengawasan kegiatan
karyawan.

2. Kualifikasi Personil
Kepala Staff Administrasi dan Keuangan

3. Prosedur
3.1. Bertanggung jawab dalam bidang keuangan mengimplementasi
kan peraturan perusahaan serta membantu keberhasilan tujuan
 perusahaan dengan koordinasi pimpinan.
3.2. Menyusun dan mncapai target penagihan, melkukan koordinasi
dengan Chief Collector, mendeteksi dan menyelesaikan masalah
yang terkait dengan piutang overdue.
3.3. Melakukan konfirmasi piutang langsung secara reguler guna
mendeteksi setiap kemungkinan penyimpangan yang terjadi di
lapangan.
3.4. Membina hubungan baik dengan outlet/pelanggan, mewakili
perusahaan dengan pihak-pihak terkait (Bank, Kantor Pajak, dll)
yang berhubungan dengan pihak keuangan.
3.5. Membantu memberdayakan SDM di kantor untuk
memaksimalkan produktifitas kerja, mengawasi kinerja karyawan
untuk memastikan seluruh tugas sudah dilakukan dengan baik dan
benar.
3.6. Mengarsipkan dokumen perusahaan dengan baik dan rapi untuk
masa waktu 5 (lima) tahun.

Dibuat Oleh : Disetujui Oleh :

Apoteker Penanggung Jawab Pimpinan / Direktur

3. Uraian Tugas Kepala Gudang (Asisten Apoteker)

Pedagang Besar Farmasi Standar Prosedur Halaman 1 dari 1

(PBF) Operasional
No. Revisi Nomor :
- Uraian Tugas Kepala E - 03
Tanggal Revisi Gudang Mulai Berlaku :
- Tanggal ....................
1. Tujuan
Prosedur ini dibuat untuk pelaksanaan dan pengawasan kegiatan
karyawan.

2. Kualifikasi Personil
Kepala Gudang (Asisten Apoteker)

3. Prosedur
3.1. Bertanggung jawab dalam bidang pendistribusian obat-obatan ke
outlet serta kelengkapan dokumen order dari outlet, tidak
menyalahi ketentuan BPOM.
 3.2. Surat Pesanan adalah konsep yang berisikan produk dan jumlah
yang akan di tindak lanjuti oleh karyawan yang di tunjuk.
3.3. Ikut membantu memastikan barang yang akan dikirim ke
pelanggan.

Dibuat Oleh : Disetujui Oleh :

Apoteker Penanggung Jawab Pimpinan / Direktur

4. Uraian Tugas Salesman

Pedagang Besar Farmasi Standar Prosedur Halaman 1 dari 1

(PBF) Operasional
No. Revisi Nomor :
- Uraian Tugas E - 04
Tanggal Revisi Salesman Mulai Berlaku :
- Tanggal ....................
1. Tujuan
Prosedur ini dibuat untuk pelaksanaan dan pengawasan kegiatan
karyawan.

2. Kualifikasi Personil
Salesman

3. Prosedur
3.1. Bertanggung jawab atas pelaksanaan harian dan membantu
keberhasilan perusahaan dalam bidang penjualan.
3.2. Memahami dan mengerti fungsi serta kegunaan produk yang
 didistribusikan.
3.3. Mencari outlet-otlet baru yang berpotensi untuk meningkatkan
penjualan. Berkas dokumen data outlet dan kelengkapannya harus
di file / di arsipkan dengan tertib dan rapi.
3.4. Membina hubungan baik dan melakukan komunikasi aktif
dengan outlet/pelanggan dan principal.
3.5. Memberikan informasi kepada perusahaan atas usaha dan strategi
dari kompetitor.

Dibuat Oleh : Disetujui Oleh :

Apoteker Penanggung Jawab Pimpinan / Direktur

5. Uraian Tugas Kasir / Debitur

Pedagang Besar Farmasi Standar Prosedur Halaman 1 dari 1

(PBF) Operasional
No. Revisi Nomor :
- Uraian Tugas E - 05
Tanggal Revisi Kasir / Debitur Mulai Berlaku :
- Tanggal ....................
1. Tujuan
Prosedur ini dibuat untuk pelaksanaan dan pengawasan kegiatan
karyawan.

2. Kualifikasi Personil
Kasir / Debitur

3. Prosedur
Bertanggung jawab dalam bidang keuangan khususnya penerimaan dan
laporan uang hasil tagihan (uang tunai, Giro Bill Yet atau transfer),
pelunasan faktur tertagih ke pencatatan, pastikan tidak terdapat selisih
yang signifikan dan tidak ada uang palsu yang masuk dalam hasil
tagihan tersebut.
 Dibuat Oleh : Disetujui Oleh :

Apoteker Penanggung Jawab Pimpinan / Direktur

6. Uraian Tugas Fakturis

Pedagang Besar Farmasi Standar Prosedur Halaman 1 dari 1

(PBF) Operasional
No. Revisi Nomor :
- Uraian Tugas E - 06
Tanggal Revisi Fakturis Mulai Berlaku :
- Tanggal ....................
1. Tujuan
Prosedur ini dibuat untuk pelaksanaan dan pengawasan kegiatan
karyawan.

2. Kualifikasi Personil
Fakturis

3. Prosedur
3.1. Bertanggung jawab dalam hal pengelolaan fisik inventori di
gudang, menerima barang datang dengan mencocokan faktur atau
surat pengirimannya, memeriksa kembali sesuai jumlah dan
spesifikasi dalam faktur atau Surat Pengiriman Barang (SPB).
3.2. Mengarsipkan faktur secara teratur dan lengkap.
 3.3. Memisahkan file / dokumen retur.

Dibuat Oleh : Disetujui Oleh :

Apoteker Penanggung Jawab Pimpinan / Direktur

7. Uraian Tugas Staff Gudang

Pedagang Besar Farmasi Standar Prosedur Halaman 1 dari 1

(PBF) Operasional
No. Revisi Nomor :
- Uraian Tugas E - 07
Tanggal Revisi Staff Gudang Mulai Berlaku :
- Tanggal ....................
1. Tujuan
Prosedur ini dibuat untuk pelaksanaan dan pengawasan kegiatan
karyawan.

2. Kualifikasi Personil
Staff Gudang

3. Prosedur
3.1. Mengatur barang sedemikian rupa sehingga teratur dan mudah
untuk mobilitas karyawan dan pastikan penyimpanan barang
mengacu pada sistem FIFO (First In First Out) dan FEFO (First
Expired First Out).
3.2. Tempatkan barang sesuai ketentuan produk sehingga kualitas
 warna dan kemasan tetap terjaga, menjaga kebersihan gudang dari
debu dan tikus.
3.3. Pencatatan lalu lintas barang pada kartu stok gudang wajib
dilakukan berdasarkan faktur.
3.4. Mengawasi dan memantau tanggal kadaluarsa, memisahkan
barang yang hampir memasuki masa kadaluarsa (3-4 bulan
sebelum kadaluarsa) untuk proses retur ke principal.
3.5. Mengambil dan menyiapkan barang sesuai dengan jumlah yang
tertera dalam faktur.
3.6. Membantu melakukan stok opname barang guna memastikan
keakuratan sistem dalam komputer.

Dibuat Oleh : Disetujui Oleh :

Apoteker Penanggung Jawab Pimpinan / Direktur

8. Uraian Tugas Pengantar Barang (Delivery & Driver)

Pedagang Besar Farmasi Standar Prosedur Halaman 1 dari 1

(PBF) Operasional
No. Revisi Nomor :
- Uraian Tugas E - 08
Tanggal Revisi Delivery & Driver Mulai Berlaku :
- Tanggal ....................
1. Tujuan
Prosedur ini dibuat untuk pelaksanaan dan pengawasan kegiatan
karyawan.

2. Kualifikasi Personil
Delivery & Driver

3. Prosedur
3.1. Bertanggung jawab dalam hal pengiriman barang sesuai faktur ke
outlet/pelanggan tepat waktu, prioritaskan pengiriman yang
bersifat cito.
3.2. Mencocokkan barang fisik dengan yang tertera pada faktur
(jumlah, nama obat dan spesifikasi lainnya).
3.3. Meminta cap/stempel outlet sebagai tanda barang telah dikirim.
 Dibuat Oleh : Disetujui Oleh :

Apoteker Penanggung Jawab Pimpinan / Direktur

9. Uraian Tugas Office Boy / Girl

Pedagang Besar Farmasi Standar Prosedur Halaman 1 dari 1

(PBF) Operasional
No. Revisi Nomor :
- Uraian Tugas E - 09
Tanggal Revisi Office Boy / Girl Mulai Berlaku :
- Tanggal ....................
1. Tujuan
Prosedur ini dibuat untuk pelaksanaan dan pengawasan kegiatan
karyawan.

2. Kualifikasi Personil
Office Boy / Girl

3. Prosedur
3.1. Membantu menjaga kebersihan dan kerapian kantor.
3.2. Menyiapkan konsumsi karyawan.
3.3. Membantu team pada proses pengankutan barang ke kendaraan
pengirim.

Dibuat Oleh : Disetujui Oleh :

 Apoteker Penanggung Jawab Pimpinan / Direktur

Pedagang Besar Farmasi Standar Prosedur Halaman 1 dari 1

(PBF) Operasional
No. Revisi Nomor :
- Kebijakan Mutu E - 08
Tanggal Revisi Perusahaan Mulai Berlaku :
- Tanggal ....................

Pihak manajemen dan seluruh karyawan

Berkomitmen memberikan pelayanan yang berkualitas
Sesuai dengan Cara Distribusi Obat yang Baik (CDOB)
dan perundang-undangan
yang berlaku untuk meningkatkan
kepuasan pelanggan serta melakukan perbaikan
Sistem Manajemen Mutu secara berkesinambungan.

Bandung, 15 Mei 2017

 PT. ALAM INSAN RAGA

Direktur

Anggih Apriandi

15. Inspeksi Diri

Pedagang Besar Farmasi Standar Prosedur Halaman 1 dari 2

(PBF) Opersional
No. Revisi Nomor :
- D – 15
Inspeksi Diri
Tanggal Revisi Mulai Berlaku :
- Tanggal .........................
1. Tujuan
Inspeksi diri bertujuan untuk mengevaluasi seluruh sistem operasi
perusahaan dalam semua aspek yang dapat mempengaruhi mutu produk
dan sistem distribusi. Insdiri bukan hanya untuk mencari kesalahan dan
kelemahan yang ada tapi lebih utama untuk mencari cara pencegahan dan
mengatasi masalah secara efektif.
SOP ini bertujuan agar sistem inspeksi diri dapat:
1.1. Mengevaluasi ifasilitas distribusi dan operasinya apakah sesuai
dengan pedoman CDOB dan menemukan kekurangan yang harus
diperbaiki.
1.2. Melaksanakan inspeksi secara teratur dan sistematik untuk
mengevaluai apakah semua aspek dalam operasi distribusi dan
pengawasan mutu memenuhi pedoman CDOB.

2. Cakupan
 Inspeksi diri hendaklah mencakup:
2.1. Manajemen mutu
2.2. Personalia
2.3. Bangunan dan peralatan
2.4. Dokumentasi
2.5. Keluhan dan penarikan kembali produk

3. Tanggung jawab
Tim inspeksi diri yang dipimpin oleh kepala tim bertanggung jawab
melaksanakan inspeksi diri.

Dibuat Oleh : Disetujui Oleh :

Apoteker Penanggung Jawab Pimpinan / Direktur

Pedagang Besar Farmasi Standar Prosedur Halaman 2 dari 2

(PBF) Opersional
No. Revisi Nomor :
- D – 15
Inspeksi Diri
Tanggal Revisi Mulai Berlaku :
- Tanggal .........................
4. Prosedur
4.1. Siapkan jadwal dan daerah yang akan diinspeksi
4.2. Tentukan tim yang akan melaksanakan inspeksi diri
4.3. Siapkan daftar periksa
4.4. Catat semua temuan pada daftar periksa inspeksi diri
4.5. Kelompokkan temuan ke dalam kelompok tingkat kekritisan
4.6. Buat laporan temuan dan rekomendasi rencana perbaikan dan
tindaklanjut
4.7. Siapkan daftar rencana dan perbaikan laporan inspeksi diri dalam
Corrective and Preventive Action (CAPA).
4.8. Tentukan time line (waktu yang dibutuhkan dalam pemenuhan
CAPA) dan PIC temuan yang menjadi masalah.
4.9. Bagian laporan kepada kepala bagian yang bersangkutan.
4.10. Laporkan semuanya kepada kepala tim untuk dilakukan perbaikan.
4.11. Cantumkan bukti perbaikan jika telah dilakukan perbaikan pada
Laporan Inspeksi Diri dan Corrective and Preventive Action
(CAPA).