TUGAS DAN POKOK FUNGSI KEPANITIAAN TAARUF 2021 HIMAPOL UIN

SUNAN GUNUNG DJATI BANDUNG

A. Organizing Committee

1. Memastikan segala kebutuhan acara dapat tercapai

2. Melakukan koordinasi dengan Steering Committee

3. Melakukan koordinasi dengan bidang kerja lainnya dalam kepanitiaan

4. Berpartisipasi aktif melaksanakan kegiatan sesuai rencana

5. Saling memberikan bantuan lintas divisi

6. Melaporkan perkembangan kerjanya dalam rapat-rapat kepanitiaan

7. Mempertanggungjawabkan segala kegiatan yang telah dan akan dilaksanakan kepada

koordinator divisi atau ketua pelaksana

B. Sekretaris

1. Menyiapkan administrasi kegiatan.

2. Mencatat dan sebagai pengingat segala keputusan atau kebijaksanaan rapat yang telah

ditetapkan dalam rapat.

3. Mengatur keluar masuknya segala surat yang dibutuhkan oleh seluruh panitia.

4. Mengarsip segala surat yang diterima dan dikeluarkan

5. Berkoordinasi dengan bidang-bidang yang terkait dengan administrasi persuratan.

6. Membantu tugas ketua kepanitiaan

C. Bendahara

1. Bertanggung jawab pada pemasukan, pengeluaran, dan pengelolaan keuangan.

2. Berkoordinasi dengan seluruh bidang terkait dengan RAB.

3. Mencatat dan mengarsipkan bukti pemasukan dan pengeluaran keuangan.

4. Meminimalisir/mengoreksi biaya yang dikeluarkan.

5. Membantu tugas ketua kepanitiaan.

D. Bidang Acara

1. Membuat konsep acara.

2. Mengatur dan memimpin seluruh kegiatan yang berhubungan dengan acara.

3. Membuat susunan acara (rundown) secara detail dan spesifik (memuat waktu, acara,

pengisi acara, perlengkapan dan tempat).

4. Mengatur waktu, tempat, dan membagi tugas masing-masing anggota sie acara.

5. Mengkoordinasi pihak yang beroperasi pada saat dilaksanakan

6. Mensosialisasikan update draft susunan acara secara detail dan spesifik kepada setiap

divisi yang terkait.

8. Membuat RAB

9. Membuat rundown agenda acara

10. Membuat Plan A, B, C, dan D

11. Mencatat barang-barang yang diperlukan dalam TAARUF 2021

12. Berkoordinasi kepada seluruh divisi yang terkait dengan acara.

E. Bidang Kestari

1. Membuat RAB

2. Menyiapkan berkas yang dibutuhkan dalam kegiatan

3. Menyiapkan berkas daftar hadir Panitia & Peserta selama acara

4. Menyediakan CV Moderator & Pemateri

5. Mencatat barang-barang yang diperlukan oleh bidangnya

F. Bidang Humas

1. Membuat RAB

2. Membuat list pihak luar yang berhubungan dengan kegiatan

3. Menghubungi dan memastikan kedatangan pihak luar yang berhubungan dengan kegiatan

4. Menghubungi dan memastikan moderator dan pemateri kegiatan

5. Mencatat barang-barang yang diperlukan oleh bidangnya

6. Mengurus penyewaan tempat

G. Bidang Konsumsi

1. Membuat RAB

2. Menyiapkan daftar menu selama 3 hari

3. Membuat jadwal waktu makan selama 3 hari untuk peserta, panitia

4. Menyediakan snack untuk seluruh yang terkait dalam kegiatan

5. Menyediakan dan mendata barang kebutuhan

7. Mencatat barang-barang yang diperlukan oleh bidangnya

H. Bidang Kesehatan

1. Membuat RAB obat-obatan P3K

2. Sigap terhadap peserta yang sakit

3. Mengetahui informasi data kesehatan dan penyakit yang diderita peserta

4. Tahu penanganan peserta yang sakit

5. Menyediakan obat-obatan yang dibutuhkan peserta.

6. Membuat dokumentasi tertulis

7. Mencatat barang-barang yang diperlukan oleh bidangnya

I. Bidang Publikasi Dan Dokumentasi

1. Membuat RAB.

2. Menyiapkan alat dokumentasi sesuai kebutuhan foto, video, dll.

3. Mendokumentasikan seluruh kegiatan

4. Mencatat barang-barang yang diperlukan oleh bidangnya

5. Membuat Desain Banner, Desain Sertifikat Pemateri.

J. Bidang Logistik

1. Membuat RAB

2. Merencanakan peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan dalam kegiatan

3. Mendata semua perlengkapan yang dibutuhkan dalam kegiatan dan mengupayakan

pengadaannya

4. Mengadakan hubungan atau kontrak perjanjian dalam hal peminjaman dan penyewaan

peralatan.

6. Bertanggung jawab atas pemeliharaan dan pengembalian perlengkapan acara

7. Mengadakan dan mendistribusikan perlengkapan acara