Skripsi 20162105012

SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN SURAT DAN DOKUMEN
PEGAWAI BERBASIS WEB PADA UPTD SDN 115 INPRES

BENTENG GAJAH KABUPATEN MAROS
SKRIPSI
disusun oleh
Khaidir Arief
20162105012
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

STMIK AKBA MAKASSAR
2020
SKRIPSI
Untuk memenuhi sebagian persyaratan
mencapai derajat Sarjana S1
pada jurusan Sistem Informasi
disusun oleh
Khaidir Arief
20162105012
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
STMIK AKBA MAKASSAR

2020
i
PERSETUJUAN
SKRIPSI

yang dipersiapkan dan disusun oleh
KHAIDIR ARIEF
20162105012
telah disetujui oleh Dosen Pembimbing Skripsi
pada tanggal 16 Juli 2020
Pembimbing I Pembimbing II
Dra. Ratnawati, M.Si Tatik Maslihatin, S.T., M.Kom

NIDN. 0903078304 NIDN. 0915108301
ii
SKRIPSI

yang dipersiapkan dan disusun oleh
KHAIDIR ARIEF
20162105012
telah telah dipertahankan di depan Dewan Penguji
pada tanggal 16 Juli 2020
Penguji Tanda tangan
Ketua : Dra.Ratnawati, M.Si (................................)

Sekertaris : Tatik Maslihatin, S.T.,M.Kom (……………………...)
Anggota 1 : A.Sumardin, S.Kom.,M.Eng (………………………)
Anggota 2 : Wabdillah, S.Pd.,M.Pd (….…………………..)
Anggota 3 : Marwa Sulehu S.Kom., M.Kom (………………………)
Skripsi ini telah diterima sebagai salah satu persyaratan

Untuk memperoleh gelar Sarjana Komputer
Tanggal 16 Juli 2020
Ketua Program Studi Ketua STIMIK AKBA

Sistem Informasi
Wabdillah,S.Pd.,M.Pd Dr. Askar Taliang, M.Si

NIDN. 091308801 NIDN. 002066602
iii
LEMBAR PERYATAAN
Saya yang bertanda tangan di bawah ini :
Nama : Khaidir Arief
Nim : 20162105012
Program Studi : Sistem Informasi
Menyatakan bahwa, skripsi ini merupakan karya saya sendiri ( ASLI ) dan
isi dalam skripsi ini tidak terdapat karya yang pernah diajukan oleh orang
lain untuk memperoleh gelar akademis di suatu institusi pendidikan dan
sepanjang pengetahuan saya juga tidak terdapat karya atau pendapat yang
pernah ditulis dan/atau diterbitkan oleh orang lain, kecuali yang secara
tertulis diacu dalam naskah ini dan disebutkan dalam daftar pustaka.
Makassar, 10 November 2020

Yang menyatakan,
Khaidir Arief
NIM: 20162105012
iv
Kata Pengantar
Segala puji hanya milik Allah SWT.Berkat limpahan dan rahmat-Nya
penulis mampu menyelesaikan penelitian ini.Shalawat dan salam selalu
tercurahkan kepada Rasulullah SAW.
Dalam penyusunan skripsi penelitian ini, tidak sedikit hambatan yang
yang dihadapi.Namun berkat dorongan dan bimbingan dari para dosen
serta pembimbing dan teman-teman, sehingga kendala-kendala tersebut
dapat diatasi dan penelitian ini bisa diselesaikan.
Semoga penelitian ini dapat memberikan wawasan yang lebih luas
dan menjadi sumbangan pemikiran kepada pembaca khususnya para
mahasiswa STMIK AKBA.Saya sadar bahwa penelitian ini masih banyak
kekurangan dan jauh dari sempurna. Untuk itu, kami mengharapkan
masukan, saran dan kritik yang membangun, demi perbaikan pembuatan
skripsi penelitian ini masa yang akan datang.
Dalam kesempatan ini saya mengucapkan terima kasih kepada pihak-
pihak yang telah banyak membantu dalam pelaksanaan dan penyusunan
skripsi penelitian tugas akhir ini :
1. Kedua orang tua penulis, yang telah mendukung selama proses
menjalani program kuliah sampai sekarang ini.
2. Bapak Dr. Askar Taliang, M.Si., selaku Ketua STMIK AKBA. Yang
menjadi suritoladan kita di STMIK AKBA
3. Bapak Wabdillah, S.Pd., M.Pd sekalu Ketua Jurusan Sistem
Informasi.
v
4. Ibu Dra. Ratnawati, M.Si, selaku Pembimbing I yang telah
meluangkan waktu untuk memberikan masukan selama penyusunan
tugas akhir ini.
5. Ibu Tatik Maslihatin, S.T.,M.Kom, selaku Pembimbing II yang telah
meluangkan waktu untuk memberikan masukan selama penyusunan
tugas akhir ini.
6. Ibu Marwa Sulehu, S.Kom.,M.Kom, Bapak Wabdillah, S.Pd.,M.Pd,
Bapak A. Sumardin, S.Kom.,M.Eng. selaku penguji yang telah
banyak memberi saran dan masukan guna membantu dalam
penyempurnaan tugas akhir ini.
7. Seluruh Bapak dan Ibu Dosen serta Staff STMIK AKBA yang telah
membimbing dan memberikan ilmu selama menempuh pendidikan
di kampus STMIK AKBA.
8. Serta Teman-teman dan Pihak-pihak lain yang telah membantu
hingga tersusunnya skripsi tugas akhir ini.
Terakhir, tentunya penulis berharap setiap bantuan yang telah
diberikan oleh segenap pihak dapat menjadi ladang kebaikan.Dan semoga
penelitian ini dapat memberikan manfaat dan berguna bagi kemajuan dunia
pendidikan.
Makassar, 10 November 2020
Penulis
Khaidir Arief
vi
Daftar Isi
JUDUL .........................................................................................................i
PERSETUJUAN .......................................................................................... ii
PENGESAHAN .......................................................................................... iii
LEMBAR PERSETUJUAN ......................................................................... iv
KATA PENGANTAR ...................................................................................v
DAFTAR ISI ............................................................................................... vi
DAFTAR GAMBAR .................................................................................... ix
DAFTAR TABEL ........................................................................................ xi
ABSTRAK ................................................................................................. xii
ABSTRACT .............................................................................................. xiii
BAB I PENDAHULUAN .............................................................................. 1
1.1 Latar Belakang ......................................................................... 1
1.2 Rumusan Masalah.................................................................... 3
1.3 Tujuan Penelitian ...................................................................... 4
1.4 Batasan Masalah ...................................................................... 4
1.5 Manfaat Penelitian .................................................................... 5
BAB II LANDASAN TEORI........................................................................ 6
2.1 Tinjauan Studi........................................................................... 6
2.2 Tinjauan Pustaka ...................................................................... 8
2.2.1 Pegengertian Sistem Informasi…………………….......….8
2.2.2 Pengertian Arsip.............................................................. 9
2.2.3 Surat.............................................................................. 11
2.2.4 Dokumen ....................................................................... 11
2.2.5 Metode Waterfall ........................................................... 12
2.2.6 Website ......................................................................... 12
2.2.7 Konsep Pemodelan ....................................................... 14
2.2.8 Perangkat lunak yang digunakan………….…………..…20
2.3 Kerangka Pikir ...................................................................... 22
BAB III METODE PENELITIAN ................................................................ 25
3.1 Tinjuan Umum ........................................................................ 25
3.1.1 Profil lembaga ............................................................... 25
3.1.2 Struktur Organisasi ....................................................... 26
vii
3.1.3 Temuan Data ................................................................ 26
3.1.4 Pelaksanan Sistem Berjalan ........................................ 28
3.2 Metode Pengumpulan data..................................................... 29
3.3 Metode Analisis ...................................................................... 29
3.3.1 Analisis PIECES .......................................................... 29
3.3.2 Analisis Kebutuhan Sistem .......................................... 32
3.3.3 Kebutuhan Perangkat Lunak ....................................... 33
3.3.4 Kebutuhan informasi .................................................... 33
3.3.5 Kebutuhan Penguna .................................................... 33
3.3.6 Pengujian dan Analisis Kelayakan sistem ................... 34
3.4 Matode Perancangan Sistem ................................................. 35
3.5 Perancagan Proses ................................................................ 37
3.5.1 Use Case Diagram ....................................................... 38
3.5.2 Class Diagram .............................................................. 39
3.5.3 Diagram Activity ............................................................ 40
3.5.4 Diagram Sequence ....................................................... 44
3.5 Perancangan Basis Data ........................................................ 50
3.6 Perancangan Interface .......................................................... 49
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ....................................................... 55
4.1 Hasil ....................................................................................... 56
4.1.1 Uji sistem dengan Black Box Testing ............................ 56
4.1.2 Manual Program............................................................ 63
4.1.3 Instalasi Sistem ............................................................. 69
4.1.4 Pemeliharaan Sistem .................................................... 73
4.2 Pembahasan .......................................................................... 75
4.2.1 Pembahasan Listing ...................................................... 75
4.2.2 Pembahasan Hasil Kuesioner ....................................... 75
BAB V PENUTUP ................................................................................... 83
5.1 Kesimpulan ............................................................................. 83
5.2 Saran ...................................................................................... 84
DAFTAR PUSTAKA ...................................................................... 85
LAMPIRAN .................................................................................... 87
viii
Daftar Gambar
Gambar 2.1 Alur Metode Waterfall ........................................................... 12

Gambar 2.2 Kerangka Pikir Sistem ......................................................... 23
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Tempat Penelitian ................................. 26
Gambar 3.2 Buku catatan surat masuk dan keluar .................................. 26
Gambar 3.3 Bundel Surat masuk ............................................................. 27
Gambar 3.4 Bundel surat keluar .............................................................. 27
Gambar 3.5 Map Berkas Dokumen pegawai ........................................... 28
Gambar 3.6 Alur Metode Perancangan sistem ........................................ 35
Gambar 3.7 Use Case Diagram Sistem yang Diusulkan ......................... 38
Gambar 3.8 Class Diagram...................................................................... 39
Gambar 3.9 Diagram Activity Admin ........................................................ 41
Gambar 3.10 Diagram Activity Guru ........................................................ 42
Gambar 3.11 Diagram Activity Kepsek .................................................... 43
Gambar 3.12 Diagram Sequence Admin ................................................. 44
Gambar 3.13 Diagram Sequence Guru ................................................... 45
Gambar 3.14 Diagram Sequence Kepsek................................................ 45
Gambar 3.15 Halaman Login ................................................................... 50
Gambar 3.16 Halaman Menu Utama ....................................................... 51
Gambar 3.17 Halaman data Surat Masuk ................................................ 51
Gambar 3.18 Halaman data Surat keluar................................................. 52
Gambar 3.19 Halaman Tambah Surat masuk.......................................... 52
Gambar 3.20 Halaman Tambah Surat Keluar .......................................... 53
Gambar 3.21 Halaman Tampilan data pegawai ....................................... 53
Gambar 3.22 Halaman tambah data Pegawai ......................................... 54
Gambar 3.23 Halaman tampilan data User .............................................. 54
Gambar 3.24 Halaman tambah data user ................................................ 55
Gambar 3.25 Halaman Tampilan data file Pegawai ................................. 55
Gambar 4.1 Halaman login ...................................................................... 63
Gambar 4.2 Halaman Menu Utama ......................................................... 64
Gambar 4.3 Halaman data Surat Masuk .................................................. 64
Gambar 4.4 Halaman Tambah Surat masuk............................................ 65
ix
Gambar 4.5 Halaman data Surat keluar .................................................. 65
Gambar 4.6 Halaman Tambah Surat Keluar ............................................ 66
Gambar 4.7 Halaman data pegawai ........................................................ 66
Gambar 4.8 Halaman tambah data Pegawai ........................................... 67
Gambar 4.9 Halaman tampilan data User ................................................ 67
Gambar 4.10 Halaman tambah data user ................................................ 68
Gambar 4.11 Halaman Tampilan data file Pegawai ................................. 68
Gambar 4.12 cPanel Hosting .................................................................. 69
Gambar 4.13 Membuat database ............................................................ 70
Gambar 4.14 Inport Database.................................................................. 70
Gambar 4.15 Upload File ......................................................................... 71
Gambar 4.16 Konfigurasi Koneksi ........................................................... 72
Gambar 4.17 Akses Halaman Login ........................................................ 72
Gambar 4.18 Tampilan Halaman Login ................................................... 73
Gambar 4.19 Script Login ........................................................................ 75
Gambar 4.20 Script LogOut ..................................................................... 76
Gambar 4.21 Script Penomoran Surat Keluar.......................................... 77
x
Daftar Tabel
Tabel 2.1 Simbol Use Case Diagram ....................................................... 16

Tabel 2.2 Simbol Class Diagram.............................................................. 17
Tabel 2.3 Simbol Diagram Activity ........................................................... 18
Tabel 2.4 Simbol Sequence Diagram ...................................................... 19
Tabel 3.1 Analisis PIECES....................................................................... 30
Tabel 3.2 Taber User ............................................................................... 46
Tabel 3.3 Tabel Instansi ........................................................................... 47
Tabel 3.4 Tabel Surat Masuk ................................................................... 47
Tabel 3.5 Tabel Surat Keluar ................................................................... 48
Tabel 3.6 Tabel Data File ......................................................................... 48
Tabel 3.7 Tabel Jenis dokumen ............................................................... 49
Tabel 3.8 Tabel Jenis surat ...................................................................... 49
Tabel 3.9 Tabel Isi file .............................................................................. 49
Tabel 4.1 Tabel Pengujian Form Login .................................................... 57
Tabel 4.2 Tabel Pengujian Form Menu utama ......................................... 57
Tabel 4.3 Tabel Pengujian Form Surat masuk ......................................... 57
Tabel 4.4 Tabel Pengujian Form Surat keluar.......................................... 58
Tabel 4.5 Tabel Pengujian Form data pegawai ........................................ 58
Tabel 4.6 Tabel Pengujian Form data user .............................................. 59
Tabel 4.7 Tabel Pengujian Form data file pegawai .................................. 59
Tabel 4.8 Tabel Pengujian Form login guru ............................................. 60
Tabel 4.9 Tabel Pengujian Form data file pegawai .................................. 60
Tabel 4.10 Tabel Pengujian Form login kepala sekolah .......................... 61
Tabel 4.11 Tabel Pengujian Form Surat masuk kepala sekolah .............. 61
Tabel 4.12 Tabel Pengujian Form Surat keluar kepala sekolah ............... 61
Tabel 4.13 Tabel Pengujian Form data file pegawai ................................ 62
Tabel 4.14 Tabel Pengujian Form data file saya ...................................... 62
Tabel 4.15 Tabel Pertanyaan Kuesioner .................................................. 78
Tabel 4.16 Tabel Hasil Kuesioner ............................................................ 80
xi
ABSTRAK
KHAIDIR ARIEF, Sistem Informasi Pengasipan Surat dan Dokumen

Pegawai Berbasis Web Pada UPTD SDN 115 Inpres Benteng Gajah
(dibimbing oleh Ratnawati dan Tatik Maslihatin).
Permasalah sistem yang berjalan saat ini pada UPTD SDN 115 Inpres
Benteng Gajah yaitu manajema pengelolaan Arsip surat dan dokumen
pegawai yang ada masih dilakukan secara manual, maka dari itu saya
memberikan solusi untuk perancangan Sistem Informasi pengarsipan surat
dan dokumen, yang menghasikan aplikasi berbasis web yang lebih efektif,
efisien dan meminimalisir terjadinya kerusakan atau kehilangan dokumen.
Penelitian ini bertujuan untuk merancang dan mengimplementasikan
sistem informasi pengarsipan surat dan dokumen pegawai berbasis web
pada UPTD SDN 115 Inpres Benteng Gajah.
Data dalam penelitian ini diperoleh mealui : (1) Penelitian Lapangan,
(2) Penelitian Pustaka, (3) Wawancara. Metode pengembangan sistem
yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode waterfall
Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa implementasi dari sistem ini
menunjukkan sistem ini dapat berjalan dengan baik serta hasil pengujian
mendapatkan hasil memuaskan dari responden dengan rata-rata tingkat
kepuasan 88,00% dan dinyatakan layak secara fungsional sistem dapat
mengahasilkan output yang diharapkan.
Kata Kunci : Arsip ,Surat, Dokumen, PHP, Black Box, Metode Waterfall,
Website.
xii
ABSTRACT
KHAIDIR ARIEF, Web-Based Information System for Managing Letter and

Employee Documents at UPTD SDN 115 Inpres Benteng Gajah (supervised
by Ratnawati and Tatik Maslihatin).
The system problem is currently running at UPTD SDN 115 Inpres

Benteng Gajah is the management of existing employee documents and
document archives is still done manually, therefore he provides a solution
for designing a letter and document archiving Information System, which
produces web-based applications that are more effective, efficient and
minimize the occurrence of damage or loss of documents.
The aims of the study were to design and implement a web-based
information system for archiving letters and employee’s documents at the
UPTD SDN 115 Inpres Benteng Gajah.
The data were obtained through: (1) Field Research, (2) Library
research, (3) Interviews.The system development method used in this
research is themethod waterfall.
The results of the study indicate that the implementation of the system
can run well and the test results get satisfactory results from the
respondents with an average level of satisfaction is 88.00% and declared
functionally feasible the system can produce the expected output.
Keywords : Archives, Letters, Documents, PHP, Black Box, Method

Waterfall, Website.
xiii
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Manajemen pengelolaan Arsip yang baik dan tertata rapih dapat
membantu sebuah organisasi dalam menjaga data-datanya jika
dibutuhkan di kemudian hari. Peranan arsip yang begitu penting bagi
kehidupan berorganisasi dapat mendukung dalam penyelesaian
pekerjaan yang dilakukan semua personil dalam organisasi. Tujuan
kearsipan itu sendiri adalah menyediakan data dan informasi secepat-
cepatnya dan setepat-tepatnya kepada yang memerlukan pada saat
dokumen tersebut dibutukan.( Widodo & Massus Subekti, 2006)
Terutama lembaga pendidikan, Sekolah adalah sebagai salah satu
bentuk organisasi yang memerlukan pengadministrasian yang efektif
dan efisien, yaitu berorientasi pada tujuan penggunaan semua sumber
daya serta mekanisme pengelolaan sekolah. Salah satu fungsi
administrasi sekolah adalah pengelolaan data-data yang berhubungan
dengan kepentingan di sekolah. Dalam pengelolaan data sekolah pada
umumnya masih menggunakan sistem manual atau sistem pengelolaan
berkas yang masih memiliki banyak kekurangan, pada sistem
pengelolaan arsip cara manual masih banyak ditemui permasalahan -
permasalahan yang terjadi, mulai dari dokumen rusak ataupun hilang,
penataan dokumen yang tidak rapih dan berantakan sampai dengan
1
2
dibutuhkannya media tempat penyimpanan yang memerlukan ruangan
yang besar sehingga sangat menyulitkan sekali pada saat dilakukan
pencarian dokumen-dokumen yang dibutuhkan. (Pattianakotta et al.
2015).
Demikian juga yang dialami UPTD. SDN 115 Inpres Benteng Gajah
yang masih menggunakan sistem pengelolaan arsip manual dalam
pengelolaan dokumen sekolah yang dilakukan oleh bagian Tata usaha
yang banyak memiliki kekurangan apalagi semenjak munculnya
pandemic Covid-19 ini semua proses pengeloaan dokumen baik arsip
maupun pengelolaan surat dilakukan secara online dengan
pengelolaannya dilakukan secara manual tanpa dilakukan pengarsipan,
sehingga pada saat surat atau pun arsip tersebut dibutukan
membutukan waktu lama untuk mencarinya kembali. Dengan
memanfaatkan perkembangan teknologi yang ada, perlu dicari alternatif
dalam sistem informasi yang dapat digunakan sebagai penyimpanan
data dan sistem pengelolaan administrasi agar lebih mudah dan praktis.
Oleh sebab itu penulis ingin melakukan penelitian dan berupaya
membuat sebuah sistem Pengelolaan Surat dan arsip pegawai yang
berbasis web dengan mengunakan metode Waterfall. Sebab metode ini
proses pengembangan perangkat lunak berurutan, dimana kemajuan
dipandang sebagai terus mengalir ke bawah (seperti air terjun) melewati
fase-fase perencanaan (planning), permodelan (modeling),
implementasi (konstruksi), serta penyerahan sistem ke para

3
pelanggan/pengguna (deployment), yang diakhiri dengan dukungan
pada perangkat lunak lengkap yang dihasilkan.
Dengan adanya sistem informasi ini, pengelolaan arsip surat dan
dokumen menjadi lebih baik dan tertata rapih, selain itu kehilangan
ataupun kerusakan terhadap dokumen dapat terhindari karena
dokumen-dokumen tersimpan ke database dalam bentuk digital.
Sehingga kapan pun dokumen dibutuhkan dapat dicari dan ditemukan
melalui sistem informasi pengelolaan arsip surat dan dokumen yang
ada.
Berdasarkan latar belakang yang disebutkan diatas, maka peneliti
mengangkat judul “Sistem Informasi Pengarsipan Surat Dan
Dokumen Pegawai Berbasis Web Pada UPTD SDN 115 Inpres
Benteng Gajah Kabupaten Maros”
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang, maka rumusan masalah dalam
skripsi penelitian ini adalah :
1. Bagaimana merancang sistem informasi Pengarsipan Surat Dan
Dokumen Pegawai berbasis web di UPTD. SDN 115 Inpres Benteng
Gajah, Yang Praktis dan efisien agar mempermudah dan
mempercepat sekolah dalam mengelola Data Kearsipan?

4
2. Bagaimana mengimplementasikan sistem Informasi Pengarsipan
Surat dan dokumen pegawai berbasis Web di UPTD. SDN 115
Inpres Benteng Gajah ?
1.3 Tujuan Penelitian
Tujuan yang ingin dicapai dari penelitian ini adalah sebagai
berikut:
1. Merancang sistem informasi Pengarsipan Surat dan Dokumen
Pegawai berbasis web di UPTD. SDN 115 Inpres Benteng Gajah,
yang efektif dan efisien agar mempermudah dan mempercepat
sekolah dalam mengelola data Kearsipan
2. Mengimplementasikan sistem Informasi Pengarsipan Surat dan
dokumen pegawai berbasis Web di UPTD. SDN 115 Inpres Benteng
Gajah agar memudahkan sekolah maupun pegawai dalam
mengelola arsip dokumennya.
1.4 Batasan Masalah
Agar pembahasan dan penyusunan skripsi ini sesuai dengan apa
yang diharapkan, maka perlu ditetapkan batasan-batasan dari masalah
yang dihadapi yaitu:
1. Sistem informsi Pengarsipan yang dirancang menangani surat dan
dokumen pegawai di UPTD SDN 115 Inpres Benteng Gajah
2. Aplikasi ini dibuat berbasis web menggunakan bahasa
pemrograman PHP dan MySQL sebagai pengelolaan database.

5
1.5 Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat bagi
penulis sebagai wadah dalam mengaplikasikan ilmu yang didapat
selama masa perkuliahan. Selain itu juga dapat menambah referensi
bagi pembaca mengenai sistem informasi.
2. Manfaat bagi sekolah adalah mempercepat proses pengarsipan surat
dan dokumen- dokumen pegawai, menyajikan Informasi yang jelas
cepat dan akurat, menjaga keamanan dokumen,dan tidak
memerlukan ruang yang besar.

BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Tinjauan Studi
Beberapa penelitian sebelumnya yang terkait dengan
penelitian yang dilakukan ini antara lain, Penelitian yang dilakukan,
Rita Lestari (2016) dengan judul “Rancangan Bangun sistem
informasi manajemen kearsipan pada badan perizinan terpadu dan
penanaman modal kota Makassar” Penelitian ini bertujuan untuk
merancang dan membangun sistem manajemen kearsipan berbasis
web pada Badan Perizinan Terpadu dan Penanaman Modal kota
Makassar sehingga dapat mengefisienkan waktu dalam pencarian,
pendataan dan pembuatan laporan surat masuk dan keluar. Dalam
melakukan penelitian ini, jenis penelitian yang digunakan adalah
metode kualitatif dan metode perancangan yang digunakan adalah
metode waterfall. Hasil yang diharapkan dari penelitian ini adalah
dapat memudahkan dalam pengolahan data surat, proses
pembuatan laporan, pembuatan surat serta tersimpan dengan baik
yang akan memudahkan dalam proses pencarian data.
Selanjutnya, penelitian dari Sri Lestanti, Ardina Desi Susana
(2016), dengan judul “Sistem Pengarsipan Dokumen Guru dan
Pegawai Menggunakan Motode Mixture Modelling berbasis Web”.
Penelitian ini bertujuan untuk meghasilkan aplikasi pengelolaan data
6
7
kearsipan di SMK Negeri 1 Blitar dari sistem manual ke dalam sistem
berbasis web, Untuk memenuhi kebutuhan pengelolaan data
kearsipan secara efektif dan efisien dari sistem yang telah ada
sebelumnya, Pembuatan aplikasi ini dibangun untuk pengelolaan
dokumen guru dan pegawai, Metode yang di gunakan Mixture
Modelling yaitu suatu metode yang memodel atau mengelompokkan
data-data di dalam suatu dataset menjadi kelompok-kelompok
data yang sebelumnya tidak terdifinisikan.
Selanjutnya penlitian yang di lakukan oleh Erizka Yolanda
Putri. Dkk (2019), dengan judul “Aplikasi Pengarsipan Surat masuk
dan Keluar Berbasis Web di Dinas Koperasi dan Usaha Kecil”.
Penelitian ini bertujuan untuk menangani permasalahan Untuk
menangani permasalahan pada pengarsipan surat secara manual di
Dinas Koperasi dan Usaha Kecil Provinsi Jawa barat, solusinya
adalah dengan membangun sebuah Aplikasi Surat Masuk dan Surat
Keluar, yang dikembangkan dengan menggunakan metode waterfall
model dan dibangun dengan bahasa pemrograman PHP dengan
menggunakan framework Codeigniter, selain itu untuk mengelola
basis data menggunakan MySQL. Dengan tersedianya Aplikasi
Surat Masuk dan Surat Keluar ini dapat memudahkan sekretariat
dalam mengarsipkan surat, memudahkan pendisposisian pegawai,
dan pemberian keputusan untuk surat keluar.

8
2.2 Tinjauan Pustaka
Beberapa teori yang akan dijelaskan terkait penelitian ini sebagai
berikut:
2.2.1 Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi merupakan suatu kombinasi teratur dari orang-
orang, hardware, software, jaringan komunikasi dan sumberdaya data
yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam
sebuah organisasi. Elisbet Yunaeti Anggraeni dan Rita Irviani (2017: 2)
Sistem informasi yaitu sistem yang dibuat oleh manusia yang
terdiri atas komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai
suatu tujuan, yaitu untuk menyajikan informasi. I Gusti Ngurah
Suryantara, (2017 : 2).
Sistem Informasi adalah gabungan dari perangkat lunak
(software), perangkat keras (hardware),infrastuktur, dan Sumber Daya
Manusia (SDM) yang terlatih. Keempat bagian utama ini saling berkaitan
untuk menciptakan sebuah sistem yang dapat mengolah data menjadi
informasi yang bermanfaat. Di dalamnya juga termasuk proses
perencanaan, kontrol, koordinasi, dan pengambilan keputusan.
Sehingga, sebagai sebuah sistem yang mengolah data menjadi
informasi yang akan disajikan dan digunakan oleh pengguna, maka
sistem informasi merupakan sebuah sistem yang kompleks. (Pratama,
2014).
9
2.2.2 Pengertian Arsip
Arsip adalah dokumen yang disimpan sebagai referensi,
dokumen surat atau akta dan sebagainya yang dikelurkan oleh instansi
resmi. Sovia Rosalin (2017:1).
Arsip adalah suatu catatan yang tertulis baik dalam bentuk
gambar maupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai
suatu subjek ataupun peristiwa yang dibuat oleh orang dalam rangka
untuk membantu daya ingat orang tersebut. Barthos (2013)
Menurut Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang
Kerarsipan, Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga
negara, pemerintah daerah lembaga pendidikan, perusahaan, lembaga
politik, organisasi masyarakat dan perseorangan dalam pelaksanakan
kehidupan bangsa dan negara.
1. Fungsi arsip
Menurut Undang-undang Nomor 7 tahun 1971 disebutkan bahwa arsip
dibedakan menurut fungsinya menjadi dua golongan yaitu:
a. Arsip Dinamis
Arsip yang diperlukan secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya
atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan
administrasi negara.
10
b. Arsip Statis
Arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan padaumumnya maupun untuk
penyelenggaraan sehari-hariadministrasi negara
2. Tujuan Pengarsipan
Dalam Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan,
tujuan dari kearsipan adalah :
a. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga
negara, pemerintah daerah lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta
ANRI sebagai penyelengra kearsipan nasional.
b. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat
bukti yang sah.
c. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemenfaatan
arsip sesuai dengan ketektuan peraturan perundang-undangan.
d. Menjamin perlindugan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan
rakyat melalui pengelolaan dan pemenfaatan arsip yang autentik dan
terpercaya.
e. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu
system yang komprehensif dan terpadu.
f. Menjamin keselamatan dan kemanan arsip sebagai bukti pertanggungj
awaban dalam kehidupan bermasyarakat, bangsa dan bernegara.

11
g. Menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, social,
poliik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati
diri bangsa.
h. Meningkatkan kualitas pelayanan public dalam pengelolan dan
pemenfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
2.2.3 Surat
Surat sebagai alat menyampaikan berita secara tertulis yang
isinya mengenai pemberitahuan pernyataan, permintaan, dan
sebagainya kepada pihak lain. Surat adalah alat komunikasi tertulis
atau sarana untuk menyampaikan pernyataan maupun informasi
secara tertulis dari pihak satu ke pada pihak yang lain. Pengertian surat
tersebut bersifat umum dan berlaku untuk berbagai kepentingan atau
keperluan tergantung maksud dan tujuan masing-masing pengirim
surat, dimana surat itu bisa berupa surat undangan rapat, penawaran
barang, pengaduan pelanggaran, kontrak kerja,pemutusan hubungan
bekerja, surat keputusan dan lain-lain. A. Fathoni (2013).
2.2.4 Dokumen
Kamus Umum Bahasa Indonesia Dokumen ialah sesuatu yang tertulis
atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan.

12
2.2.5 Metode Waterfall
Gambar. 2.1 Alur metode waterfall
Metode waterfall sering juga disebut dengan classic life cycle
adalah suatu metode atau proses pengembangan perangkat lunak
berurutan, dimana kemajuan dipandang sebagai terus mengalir ke
bawah (seperti air terjun) melewati fase-fase perencanaan (planning),
permodelan (modeling), implementasi (konstruksi), serta penyerahan
sistem ke para pelanggan/pengguna (deployment), yang diakhiri
dengan dukungan pada perangkat lunak lengkap yang dihasilkan.
Metode waterfall merupakan sebuah metode yang tua dan matang,
sehingga banyak peneliti menggunakannya dalam penelitian
pengembangan sebuah sistem dalam sebuah organisasi. Berikut ini
adalah gambar, tahapan-tahapan dalam pengembangan perangkat
lunak menggunakan metode waterfall.
2.2.6. Website
Website adalah salah satu aplikasi yang berisikan dokumen-
dokumen multimedia (teks, gambar, suara, animasi, video) di

13
dalamnya yang menggunakan protokol HTTP (Hypertext
Tranfer Protocol) dan untuk mengaksesnya menggunakan
perangkat lunak yang disebut browser ( M.Rudiyanto Arief, 2011:7)
Berikut adalah komponen-komponen yang dapat menyusun
sebuah aplikasi web. Komponen ini identik dengan perangkat lunak
dan bahasa pemrograman yang digunakan untuk membuat aplikasi
web baik web statis maupun web dinamis ( M. Rudyanto Arief, 2011
: 18-21 ).
a) Bahasa Pemrograman / Scripting LanguageSecara garis besar ada
dua kategori script yang dibutuhkan untuk membuat aplikasi web,
yaitu :
1. Client Side Scripting, contohnya adalah :Hypertext Markup
Language (HTML), HTML5, XHTML, Cascading Style SheetI
(CSS), JavaScript, VBScript, JQuery. Untuk Client Side
Scripting eksekusinya dilakukan di sisi client yaitu oleh
webbrowser langsung.
2. Server Side Scripting, contohnya adalah :Active Server
Pages (ASP), Hypertext Preprocessor (PHP), Java Server
Pages (JSP). Untuk Server Side Scripting eksekusinya
dilakukan di sisi server oleh sebuah modul yang disebut
web engine.
b) Web Editor Merupakan program aplikasi yang berfungsi
untuk mengetikkan perintah-perintah dokumen web baik Client

14
Side Scripting maupun Servert Side Scripting. Contoh web
editor adalah Notepad, Notepad++, Macromedia Dreamweaver.
c) .Database Server adalah program yang digunakan untuk
meyimpan data yang akan diolah di halaman web. Database
biasa disebut Database Management System(DBMS) adalah
sebuah aplikasi yang menjembatani user dan data-data di dalam
database. f.Image EditorImage Editor adalah program aplikasi
yang berfungsi untuk melakukan pengolahan gambar/imag
d) Web Browser Merupakan program yang berfungsi untuk
menampilkan dokumen-dokumen web dalam format HTML.
e) Web Server adalah program aplikasi yang memiliki fungsi
sebagai tempat menyimpan dokumen-dokumen web
2.2.7 Konsep Pemodelan Sistem
Beberapa konsep pemodelan sistem yang digunakan yaitu
1. Perancangan Sistem
Perancangan sistem merupakan suatu kegiatan di dalam
menciptakan suatu konsep kerja terpadu antara manusia dengan
mesin yang dihimpun menjadi satu untuk maksud dan tujuan tertentu
atau bersama guna menghasilkan informasi yang akurat untuk
proses pengambilan keputusan didalam mendukung fungsi operasi
manajemen disuatu organisasi. Suatu kegiatan di dalam
menciptakan suatu kondisi baru/solusi yang didasari atas evaluasi

15
dari konsepsi yang serasi serta bentuk permasalahan atau kasus
yang ada. (Irawan, Dkk, 2017:76)
2. Unified Modelling Language (UML)
Unified Modeling Language (UML) adalah sebuah bahasa yang
berdasarkan grafik atau gambar untuk memvisualisali,
menspesifikasi, membangun dan pendokumentasian dari sebuah
sistem pengembangan software berbasis OO (Object-Oriented).
UML sendiri juga memberikan standar penulisan sebuah blue print,
yang meliputi konsep bisnis proses, penulisan kelas-kelas dalam
bahasa pemograman yang spesifik, skema database dan
komponen-komponen yang diperlukan dalam sistem software.
(Suendri, 2018:2)
1. Use Case Diagram
Use case diagram merupakan pemodelan untuk kelakuan
(behavior) sistem informasi yang akan di buat. Use case
digunakan untuk mengetahui fungsi apa saja yang ada didalam
sistem informasi dan siapa saja yang berhak menggunakan
fungsi-fungsi tersebut. (Hendini, 2016:108)
Berikut adalah simbol-simbol yang sering digunakan pada
saat pembuatan Use Case.

16
Tabel 2.1 Simbol Use Case Diagram Hendini (2016:108)
No Simbol Nama Keterangan
Use Case mengambarkan fungsionalitas yang

disediakan sistem sebagai unit-unit yang
1 Use Case
bertukar pesan antar unit dengan aktor, yang di
nyatakan dengan menggunakan kata kerja.
Actor atau aktor adalah Abstraction dari orang

atau sistem yang lain yang mengaktifkan fungsi
dari target sistem. Untuk mengidentifikasikan
2 Actor aktor, harus ditentukan pembagian tenaga kerja
dan tugas-tugas yang berkaitan dengan peran
pada konteks target sistem. Orang atau sistem
bisa muncul dalam beberapa peran.
Asosiasi antara aktor dan use case, digambarkan

dengan garis tanpa panah yang mengindikasikan
3 Association
siapa atau apa yang meminta interaksi secara
langsung dan bukannya mengindikasikan data.
Hubungan dimana objek anak (descendent)

Generalizat
4 berbagi perilaku dan struktur data dari objek yang
ion ada diatasnya objek induk (ancestor).
Include, merupakan di dalam use case lain

(required) atau pemanggilan use case oleh use
Include
5 case lain, contohnya adalah pemanggilan
<<include>>
sebuah fungsi program.
Extend merupakan perluasan dari use case lain

6
<<extends> jika kondisi atau syarat
Extend
>
17
2. Class Diagram
Class diagram merupakan gambaran struktur sistem dari segi
pendefinisian kelas-kelas yang akan dibuat untuk membangun sistem.
Class diagram terdiri dari atribut dan operasi dengan tujuan pembuat-
pembuat program dapat membuat hubungan antara dokumentasi
perancangan dan perangkat lunak sesuai. (Putra dan Andriani, 2019:33)
Tabel 2.2 Simbol Class Diagram Ayu dan Permatasari (2018:16)
No. Simbol Nama Keterangan
Nama Kelas
1 +atribut Kelas Kelas pada struktur sistem
+operasi
Antar muka/ Sama dengan kondep interface dalam

2 pemrograman berorientasi objek
Interface
Relasi antar kelas dengan makna umum,

Asosiasi / asosiasi biasanya disertai dengan
3
Association multiplicity.
Asosiasi Relasi antar kelas dengan makna kelas
berarah/ yang satu digunakan oleh kelas lain,

4 asosiasi biasanya disertai dengan
Directed
Association multiplicity.
Relasi antar kelas dengan makna

5 Generalisasi generalisasi-spesialisasi (umum khusus).
Kebergantunga Relasi antar kelas dengan makna

6 ketergantugnan antar kelas
n/ Depedency
18
Agresiasi / Relasi antar kelas dengan makna semua

7 bagian
Aggregation
3. Diagram Activity
Activity Diagram menggambarkan workflow (aliran kerja) atau aktivitas
dari sebuah sistem atau proses bisnis. Activity diagram bersifat dinamis.
Diagram ini adalah tipe khusus dari diagram state yang memperlihatkan
aliran dari suatu aktifitas ke aktivitas lainnya dalam suatu sistem. (Wati dan
Kusumo, 2016:26)
Berikut adalah simbol-simbol yang sering digunakan pada saat
pembuatan Diagram Activity.
Tabel 2.3 Simbol Diagram Activity Hendini (2016:109)
Start Point, diletakkan pada pojok kiri

1 Start Point atas dan merupakan awal aktivitas
End Point, akhir aktivitas

2 End Point
Activities, menggambarkan suatu

Activities proses/kegiatan bisnis
3
Fork/percabangan, digunakan untuk

4 Fork menunjukkan kagiatan yang dilakukan
secara paralel atau untuk
19
menggabungkan dua kegiatan pararel

menjadi satu.
Digunakan untuk menggambarkan
5 suatu keputusan/ tindakan yang harus

Decision diambil pada kondisi tertentu.
Title
Function Function
aktivitas dalam suatu diagram.
6 Swimlane
Phase
4. Sequence Diagram
Sequence diagram menggambarkan kelakuan objek pada use
case dengan mendeskripsikan waktu hidup objek dan pesan yang
dikirimkan dan diterima antara objek. Gambaran sequence diagram
dibuat minimal sebanyak pendefenisian use case yang telah
didefenisikan intraksi jalannya pesan sudah dicakup pada sequence
diagram sehingga semakin banyak usecase yang didefenisikan, maka
sequence diagram yang harus dibuat juga semakin banyak. (Putra dan
Andriani, 2019:33)
Berikut adalah simbol-simbol yang sering digunakan pada saat
pembuatan Sequence diagram

20
Tabel 2.4 Simbol Sequence Diagram. sulianta (2017.
Sebuah objek yang berasal dari kelas.

Ataupun dapat dinamai dengan kelasnya
Object 1
1 Objek/Actor saja. Aktor termasuk objek. Garis putus-

putus menunjukkan garis hidup dari suatu
objek.
2 Aktivasi Menunjukkan masa hidup dari objek
Interaksi antara satu objek dengan objek

lainnya. Objek dapat mengirimkan pesan ke
3 Message 1 Pesan objek lain. Interaksi antar objek ditujukan
pada bagian operasi pada diagram kelas
Pesan kembalian dari komunikasi antar

4 Message 2 Return objek
2.2.8 Perangkat lunak yang akan digunakan
1. PHP
PHP merupakan bahasa pemrograman script-script yang membuat
dokumen HTML secara on the fly yang dieksekusikan di server web,
dokumen HTML yang dihasilkan dari suatu aplikasi bukan dokumen
HTML yang dibuat dengan menggunakan editor teks atau aditor HTML.
Dikenal juga sebagai Bahasa pemrograman server side (Sidik,2014).

21
Salah satu keunggulan yang dimiliki PHP adalah kemampuannya
untuk melakukan koneksi ke berbagai macam software sistem
manajemen basis data atau Database Management Sistem (DBMS),
sehingga dapat menciptakan suatu halaman web dinamis. PHP
mempunyai koneksitas yang baik dengan beberapa DBMS seperti
Oracle, Sybase, mSQL, MySQL, Microsoft SQL server, Solid,
PostgreSQL, Adabas, FilePro, Velocis, dBase, Unix dbm, dan tidak
terkecuali semua database ber-interface ODBC (Sidik, 2014).
2. MySQL
MySQL merupakan software database yang termasuk paling populer
dilingkungan Linux, kepopuleran ini karena ditunjang performansi query
daridatabasenya yang saat itu bisa dikatakan paling cepat, dan jarang
bermasalah. MySQL telah tersedia juga dilingkungan Windows (Sidik,
2014).
Beberapa keunggulan dari MySQL yaitu :
a. Lebih Murah, MySQL bersifat open source dan didistribusikan
dengan gratis tanpa biaya untuk UNIX platform, OS/2 dan
Windows platform.
b. Handal, cepat dan mudah dalam penggunaannya, MySQL lebih
cepat tiga sampai empat kali daripada database server komersial
yang beredar saat ini, mudah diatur dan tidak memerlukan
seseorang yang ahli untuk mengatur administrasi pemasangan
MySQL.
22
c. Melekatnya Integrasi PHP dengan MySQL, keterikatan antara
PHP dengan MySQL yang sama-sama software open source
sangat kuat, sehingga koneksi yang terjadi lebih cepat jika
dibandingkan dengan mengunakan database server lainnya.
3. XAMPP
XAMPP merupakan Paket web server PHP dan database MySQL
yang paling populer dikalangan pengembang web dengan
menggunakan PHP dan MySQL sebagai databasenya (Sidik, 2014).
Bagian Penting XAMPP yang digunakan pada umumnya :
a. XAMPP Control Panel Aplication berfungsi mengelola
layanan (service) XAMPP. Seperti mengaktifkan layanan
(start) dan menghentikan (stop) layanan.
b. Htdocs yaitu folder tempat meletakkan berkas-berkas yang
akan dijalankan. Di Windows, folder ini berada di C:/xampp.
c. PHPMyAdmin merupakan bagian untuk mengelola database
2.3 Kerangaka pikir
Kerangka pikir sistem pengarsipan dokumen ini merupakan
gambaran umum tentang sistem yang akan dibuat. kerangka pikir
mengambarkan tentang permasalahan penelitian, pendekatan, peluang,
penerapan software mengukur manfaat software dan menyimpulkan
proses penelitian.
23
Gambar 2.2 Kerangka pikir sistem

24
Pada Gambar 2.2 menjelaskan Keragka pikir sistem, Penelitian ini di
awai dengan adanya permasalahan yang di alami di UPTD SDN 115
Inpres Benteng Gajah, kemudian dilakukan metode pengumpulan data
dengan wawancara dan observasi sehingga di perlukan alternative
penyelesaian yaitu berupa sistem pengarsipan surat dan dokumen
pegawai berbasis web dengan aspek pendekatan yang lebih dari sistem
sebelumnya, kemudian dilakukan pengembangan dengan metode waterfall
dan pengujian sistem, pengujian sistem ini mengunakan black box dan
pengujian kuesioner atau UAT, sistem yang di hasilkan di inplementasikan
di UPTD SDN 115 Inpres Benteng Gajah.

BAB III
METODE PENELITIAN
3.1 Tinjauan Umum
Mengambarkan tentang gambaran secara umum objek
penelitian dan tempat penelitian.
3.1.1 Profil sekolah
UPTD.SDN 115 Inpres Benteng Gajah adalah salah satu
Sekolah Dasar dibawah naungan Dinas Pendidikan Kabupaten Maros,
berada di wilayah Dusun Botolempangan, Desa Purnakarya, Kecamatan
Tanralili, Kabupaten Maros, Provinsi Sulawesi Selatan. Yang berjarak 25
km dari pusat kota Maros. Sebelum menjadi UPTD. SDN 115 Inpres
Benteng Gajah, sekolah ini sudah beberapa kali berganti nama dan
beberapa kali pula pergantian Kepala Sekolah. Di era saat ini Lembaga
atau satuan pendidikan dituntut untuk membuat sebuah inovasi sekolah
baik di bidang IT , olahraga, agama , ataupun seni dan budaya, maka
dari itu penulis tertarik mebuat penelitian di bidang IT, yaitu membuat
sebuah program pengarsipan surat dan dokumen pegawai yang berbasis
online sehingga mudah mengakses dan mengarsipkan dokumen surat
masuk , keluar maupun arsip-arsip penting pegawai, kerena pada saat
ini sistem yang berjalan di UPTD SDN 115 Inpres Benteng Gajah ini
Masih mengunakan metode pengarsipa manual.
25
26
3.1.2 Struktur Organisasi
Pada gambar 3.1 ini menujukan struktur organisasi yang ada di
UPTD SDN 115 Inpres Benteng gajah
Gambar 3.1 Struktur organisasi
3.1.3 Temuan Data
Adapun temuan data dalam Penelitian ini yaitu sebagai berikut :
1. Pencatatan Surat Masuk dan Surat Keluar
Gambar 3.3 Merupakan buku pencatatan surat masuk dan surat
yang di gunakan di UPTD SDN 115 Inpres Benteng gajah
Gambar 3.2. Buku Catatan Surat Masuk dan Keluar

27
2. Arsip Surat Masuk
Gambar 3.3 merupakan bundel surat masuk yang di gunakan di
Gambar 3.3 Bundel Arsip Surat masuk
3. Arsip Surat Keluar
Gambar 3.4 merupakan bundel surat keluar yang di gunakan di
Gambar 3.4 Bundel Arsip Surat Keluar

28
4. Arsip Dokumen Pegawai
Gambar 3.5 merupakan map arsip tiap satu pegawai yang di gunakan
di UPTD SDN 115 Inpres Benteng Gajah.
Gambar 3.5 Map Berkas Dokumen Pegawai
3.1.4 Pelaksanaan Sistem yang berjalan
Peneliti melakukan pengamatan langsung terhadap kegiatan
pengelolaan arsip sekolah yang mana masih dilkukan secara manual. Data
yang ditemukan dari sistem yang berjalan antara lain :
1. Tata Usaha mencatat surat masuk dan keluar di buku pencatatan
dan mengarsipkan dokumen di bundel.
2. Tata usaha mengarsipkan berkas Pegawai di map masing-masing
pegawai yang sudah disiapkan sekolah.

29
3.2 Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan Data yang digunakan pada penelitian ini
adalah penelitian lapangan (field research), yaitu penelitian tersebut
dilaksanakan dengan cara sebagai berikut:
A. Wawancara
Metode pengumpulan Data ini dilakukan dengan memberi
pertanyaan secara langsung pada pihak sekolah tentang apa
kekurangan dan kendala yang di alami di bagian administrasi, pada
penelitian ini saya mewawancarai langsung kepala sekolah.
B. Observasi
yaitu teknik pengumpulan Data dengan mengadakan penelitian dan
peninjauan langsung terhadap permasalahan yang terjadi di
Sekolah, melihat langsung keadaan yang sedang berjalan.pada
penelitian ini saya sendiri datang ke sekolah mengamati keadaan
dan melihat permasalahan yang sedang terjadi.
3.3 Metode Analisis

Menguraikan kebutuhan sistem agar sistem baru yang
diusulkan dapat menyelesaikan masalah yang ada pada sistem lama
3.3.1 Analisis PIECES
Sistem Informasi Pengarsipan dokumen ini memerlukan analisa
yang tepat untuk bisa mendapatkan solusi atas permasalahan pada
UPTD SDN 115 Inpres Benteng Gajah. Adapun beberapa metode
yang bisa digunakan, diantaranya metode PIECES (Performance,
Information, Economic, Control, Effiency, dan Service).

30
Table 3.1 Tabel Analisis Pieces
Analisis Sistem Berjalan Sistem Usulan
Performance Proses Pengarsipan dokumen Sistem yang diajukan sudah

masih dilakukan secara manual berbentuk sistem Pengarsipan
sehingga membutuhkan waktu yang diakses secara online
yang cukup lama, kurang efektif melalui website, sehingga lebih
dan efesien. fleksibel dan praktis dan staff
bisa langsung melakukan
pengarsipan apabila ada
dokumen masuk berbentuk
elektronik tanpa membutukan
waktu lama kerena harus
memprint terlebih dahulu.
Information Pencarian informasi data arsip Pada proses pencarian data

seperti surat masuk, surat keluar arsip sekolah ini lebih cepat
dan arsip-arsip dokumen guru kerena sistem informasi surat
masih memerlukan waktu yang dan dokumen pegawai sudah
lama terotomatis dalam melakukan
pencarian data
Economy Biaya yang dibutuhkan untuk Biaya awal yang dikeluarkan

jangka pendek relatif lebih pada saat membuat sistem
murah. Tetapi untuk jangka relative mahal, tetapi sistem
panjang membutuhkan banyak yang dibuat dapat digunakan
biaya untuk proses Pengarsipan dalam jangka panjang dan dapat
karena membutukan banyak menghemat biaya dan waktu
kertas serta tempat yang besar dalam pengeloaan dokumen
untuk menyimpanan dokumen. arsip sekolah serta memudahkan
staff dalam pengelolaannya.
31
Control Kemungkinan terjadinya Setiap orang yang melakukan

kerusakan atau kehilangan akses ke sistem harus
dokumen sangat bisa terjadi memasukkan username dan
karena dokumen yang banyak password untuk keamanan
,menumpuk dan tidak tertata sistem. Dan didalam sistem
rapi sehingga sulit untuk di semua dokumen teratur
control. sehingga mudah untuk
pengontrolan dan mempermudah
pada saat pencarian dokumen
yang dibutuhkan.
Efeciency Terdapat banyak arsip yang Dengan sistem ini tidak lagi
menumpuk sehingga memenuhi menggunakan banyak kertas
banyak tempat. sehingga tidak terjadi
penumpukan surat dan dokumen
pegawai.
Service Pelayanan terhadap penyajian Pelayanan terhadap penyajian

informasi dokumen pengarsipan informasi yang ada pada sistem
. yaitu kepala sekolah, guru baru lebih cepat dan efisien.
maupun staff, harus membuka
tumpukan bundle untuk
menemukan dokumen yang di
inginkan
32
3.3.2 Analisis Kebutuhan Sistem
Setelah melakukan analisis terhadap permasalahan di UPTD
SDN 115 Inpres Benteng Gajah, Maka selanjutnya perlu dilakukan
analisa terhadap kebutuhan sistem baru yang akan diterapkan.
Analisa ini bertujuan untuk mengukur apakah usulan sistem yang baru
dapat atau layak untuk diterapkan pada UPTD SDN 115 Inpres
Benteng Gajah. Analisa kebutuhan sistem yang baru akan dijelaskan
secara rinci sebagai berikut :
1. Kebutuhan Perangkat Keras
Perangkat keras yang perlu disiapkan dalam pembuatan aplikasi,
sehingga dapat berjalan dengan baik, maka dibutuhkan seperangkat
komputer dengan spesifikasi:
Perangakat : Laptop / Komputer
Prosesor : Intel Core i3
RAM : 4 GB
Penyimpanan : HDD 1TB
Karena aplikasi yang akan dibuat bersifat website, maka
perangkat dengan spesifikasi diatas yaitu perangkat keras yang
digunakan pada pembuatan aplikasi Sistem pengarsipan dokumen,
dapat menggunakan dan mengakses Sistem Informasi Pengarsipan
dokumen dengan baik.

33
3.3.3 Kebutuhan Perangkat Lunak
Perangkat lunak adalah perangkat-perangkat tambahan berupa
sistem yang digunakan untuk menjalankan dan membuat aplikasi.
Berikut adalah Perangkat lunak yang digunakan penulis untuk
membuat aplikasi Sistem pengarsipan Surat dan dokumen pegawai :
Sistem Operasi : Windows 10
Database : MySQL, Xampp
Aplikasi pembuatan : Noteped++ , PHP
Browser : Google Crome
Data diatas adalah perangkat lunak inti yang digunakan dalam
pembuatan aplikasi. Pada saat penggunaan aplikasi nantinya hanya
dibutuhkan web browser sebagai perangkat utama dalam
menjalankan aplikasi.
3.3.4 Kebutuhan Informasi
Output atau hasil dari pembuatan Sistem Informasi Pengarsipan
Surat dan dokumen pegwai yaitu efisiensi waktu dan meminimaliskan
tempat penyimpanan dokumen serta mempermudah pencarian
dokumen pada saat dibutukan oleh pegawai atau staf UPTD SDN 115
Inpres Benteng Gajah.
3.3.5 Kebutuhan Pengguna (user)
Pengguna (user) dari pembuatan Sistem Informasi Pengarsipan
Surat dan dokumen pegawai pada UPTD SDN 115 Inpres Benteng
Gajah adalah Staf atau Operator sebagai admin sedangkan guru dan
34
kepala sekolah sebagai user untuk melihat dan mengambil dokumen
pada saat dokumen di butukan.
3.3.6 Pengujian dan Analisis Kelayakan Sistem

1. Pengujian
Pengujian dilakukan dengan menguji setiap proses dan
kemungkinan kesalahan yang terjadi untuk setiap proses. Adapun
pengujian sistem yang digunakan adalah Blackbox testing dan
pengujian dengan melibatkan user melalui kuesioner.
2. Kelayakan Teknologi
Sistem yang akan dibuat memerlukan spesifikasi perangkat
keras (Hadware) dan perangkat lunak (Software) yang mendukung
dalam proses pembuatan sistem dan mudah di diperoleh dipasaran
dengan harga yang terjangkau.
3. Kelayakan Hukum
Sistem Informasi Pengarsipan surat dan dokumen pegawai
pada UPTD SDN 115 Inpres Benteng Gajah yang akan dibuat
dapat dijamin keasliannya dan keamanannya. Sistem Informasi
Pengarsipan surat dan dokuem pegawai bukan merupakan hasil
plagiat milik orang lain.
4. Kelayakan Oprasional
Berdasarkan hasil penelitian pada UPTD SDN 115 Inpres
Benteng Gajah, memiliki sumber daya yang cukup memadai
antaralain sumber daya teknologi yang tersedia di sekolah dan di

35
gunakan oleh Kepala sekolah, Guru dan Staf, sebagai sumber
daya manusia untuk mengimplementasikan sistem yang baru.
3.4 Metode Perancangan Sistem
Metode waterfall sering juga disebut dengan classic life cycle adalah
suatu metode atau proses pengembangan perangkat lunak berurutan,
dimana kemajuan dipandang sebagai terus mengalir ke bawah (seperti air
terjun) melewati fase-fase perencanaan (planning), permodelan
(modeling), implementasi (konstruksi), serta penyerahan sistem ke para
pelanggan/pengguna (deployment), yang diakhiri dengan dukungan pada
perangkat lunak lengkap yang dihasilkan.
Gambar 3.6 Alur Perancangan Sistem

36
1. Requirements Analysis
Tahap ini pengembang sistem diperlukan komunikasi yang
bertujuan untuk memahami perangkat lunak yang diharapkan oleh
pengguna dan batasan perangkat lunak tersebut.Informasi ini
biasanya dapat diperoleh melalui wawancara, diskusi atau survei
langsung.Informasi di analisis untuk mendapatkan Data yang
dibutuhkan oleh pengguna.
2. System and Software Design
Spesifikasi kebutuhan dari tahap sebelumnya akan dipelajari
dalam fase ini dan desain sistem disiapkan. Desain sistem
membantu dalam menentukan perangkat keras (hardware) dan
sistem persyaratan, serta membantu dalam mendefinisikan
arsitektur sistem secara keseluruhan.
3. Implementation and Unit Testing
Pada tahap ini, sistem pertama kali dikembangkan di program
kecil yang disebut unit, yang terintegrasi dalam tahap
selanjutnya.Setiap unit dikembangkan dan diuji untuk
fungsionalitas yang disebut sebagai unit testing.
4. Integration and System Testing
Seluruh unit yang dikembangkan dalam tahap implementasi
diintegrasikan ke dalam sistem setelah pengujian yang dilakukan
masing-masing unit.Setelah integrasi seluruh diuji untuk mengecek
setiap kegagalan maupun kesalahan.

37
5. Operation and Maintenance
Tahap akhir dalam model waterfall.Perangkat lunak yang
sudah jadi, digunakan secara nyata serta dilakukan
pemeliharaan.Pemeliharaan termasuk dalam memperbaiki
kesalahan yang tidak ditemukan pada langkah sebelumnya,
meningkatkan implementasi dari unit sistem, dan meningkatkan
layanan sistem sebagai kebutuhan baru.
3.5 Perancangan Proses
Untuk perancangan proses dalam menyelesaikan Sistem Informasi
Pengarsipan dokumen Sekolah, menggunakan beberapa diagram yang
dipakai yaitu:
38
3.5.1 Use Case Diagram
Gambar 3.7 Use Case Diagram

39
Gambar 3.7 menjelaskan sistem yang mencakaup seluruh
kegiatan Admin Guru dan kepala sekolah pada proses login yang
memiliki level yang berbeda, yang mana admin berperan untuk
menambah user dan kegiatan arsip surat dan monitoring data
pegawai, sedangkan Guru sebagai User hanya bisa menambah
data arsip dan mengunduh dokumen yang telah diinput sedangkan
Kepala sekolah berperan juga sebagai User tetapi memiliki hak
akses untuk meliahat data prsuratan dan data arsip pegawai.
3.5.2 Class Diagram
Gambar 3.8 Class Diagram

40
Gambar 3.8 merupakan gambaran struktur sistem yang akan
dibuat yang terdiri dari atribut dan operasi dengan tujuan pembuat
program dapat membuat hubungan antara class.
3.5.3 Diagram activity
Activity diagram adalah alur kerja atau aktivitas dari
kegiatan sbuah sistem yang ada pada perangkat lunak, diagram
activity juga digunakan untuk mendefinisikan urutan tampilan
interface dimana setiap aktivitas dianggap memiliki sebuah
menu yang ditampilkan pada perangkat lunak.
Rancangan Activity Diagram Sistem informasi Pengarsipan
surat dan dokumen pegawai sebagai berikut :

41
1. Activity Diagram Admin
Gambar 3.9 Activity Diagram Admin

42
2. Activity Diagram Guru
Gambar 3.10 Activity Diagram Guru

43
3. Activity Diagram Kepala Sekolah
Gambar 3.11 Activity Diagram Kepala Sekolah

44
3.5.4 Sequence Diagram
1. Sequence Diagram Admin
Merupakan perilaku sistem yang digunakan untuk
menggambarkan alur objek yang membentuk suatu proses
pada halaman admin.
Gambar 3.12 Sequence Diagram Admin
2. Sequence kepala sekolah
pada halaman kepala sekolah.

45
Gambar 3.13 Sequence Diagram Kepala sekolah
3. Sequence Guru
pada halaman Guru
Gambar 3.14 Sequence Diagram Guru

46
3.6 Perancangan Basis Data
Perancangan basis data ini adalah tahap untuk
menggambarkan penyusunan data dalam bentuk tabel agar
mempermudah dalam proses penyimpanan data. Berikut tabel yang
digunakan pada sistem yang dirancang :
1. Tabel User
Table user merupakan rancangan table yang di gunakan
untuk menyipan data user untuk akses aplikasi
Table 3.2 Tabel User

Field Type Size Key
Id Int 11 Auto_increment
username Varchar 100 -
Password Varchar 255 -
Nama Varchar 100 -
Level enum 0,1,2 -
2. Tabel data pegawai
Table instansi merupakan rancangan table yang di gunakan
untuk menyimpan atau menampilkan data Pegawai penguna
sistem.
47
Tabel 3.3 Table Data pegawai
Field Type Size Key
nip Varchar 25 -
Nama Varchar 100 -
tglLahir date -
TplLahir Varchar 100 -
alamat text -
Jk enum 0, 1 -
NoHp Varchar 15 -
IdUser Int 11 -
3. Tabel Surat Masuk
Table surat masuk merupakan rancangan table yang
digunakan untuk menyimpan dan menampilkan data surat masuk.
Table 3.4 Tabel Surat Masuk
Field Type Size Key
Nomor surat Varchar 30 -
perihal Varchar 100 -
Tgl_surat Date - -
Sumber Varchar 100 -
File Varchar 100 -

48
4. Table Surat keluar
Table surat keluar merupakan rancangan table yang
digunakan untuk menyimpan dan menampilkan data surat keluar.
Tabel 3.5 Tabel Surat Keluar

Field Type Size Key
Nomor surat Varchar 30 -
perihal Varchar 100 -
Tgl_surat Date - -
Tujuan Varchar 100 -
File Varchar 100 -
IdJenis Int 11
5. Table data_file
Table data file merupakan rancangan table yang digunakan
untuk menyimpan dan menampilkan data file arsip pegawai.Tabel
3.6 Tabel data file

Field Type Size Key
IdPegawai Int 11 -
IdJenis Int 11
namaFile Varchar 100 -
File Varchar 100 -

49
6. Table Jenis_dokumen
Table jenis dokumen merupakan rancangan table yang
digunakan untuk mebuat jenis dokumen inputan data file pegawai.
pegawai.Tabel 3.7 Tabel jenis dokumen

Field Type Size Key
Jenis varchar 30 -
7. Table Jenis_surat
Table jenis surat merupakan rancangan table yang
digunakan untuk membuat jenis surat yang diinput.
pegawai.Tabel 3.8 Tabel data file

Field Type Size Key
Jenis varchar 30 -
8. Table isi_surat
Table isi surat merupakan rancangan table yang digunakan
untuk mebuat surat baru.
Tabel 3.9 Tabel isi file

Field Type Size Key
IdSuratKeluar int 11 -
isi text - -
50
3.7 Perancangan Interface
Perancangan interface atau biasa juga disebut perancangan
antarmuka merupakan meliputi perancangan struktur menu dan
perancangan. Berikut perancangan interface Antarmuka :
1. Halaman Login
Tampilan Login merupakan form yang digunakan untuk masuk
kedalam sistem dengan hak akses yang telah ditentukan.
Gambar 3.15 Halaman Login

51
2. Menu Utama
Tampilan halaman beranda merupakan tampilan awal dari
sistem pada saat berhasil login
Gambar. 3.16 Menu Utaman

3. Data Surat Masuk
Tampilan halaman data surat masuk merupakan tampilan
halaman surat masuk yang telah di input oleh admin
Gambar 3.17 Halaman Data Surat Masuk

52
4. Surat Keluar
Tampilan halaman surat keluar merupakan tampilan
halaman surat keluar yang telah di input oleh admin
Gambar 3.18 Halaman Surat keluar
5. Tambah Surat Masuk
Tampilan halaman surat masuk merupakan tampilan untuk
menambah surat masuk yang dilakukan oleh admin
Gambar 3.19 Tampilan Tambah Surat Masuk

53
6. Tambah Surat Keluar
Tampilan halaman surat keluar merupakan tampilan untuk
menambah surat keluar yang dilakukan oleh admin
Gambar 3.20 Tampilan Tambah Surat Keluar
7. Data Pegwai
Tampilan data pegwai merupakan tampilan nama-nama pegawai
yang sudah di input oleh admin apabila mengkelik salah satu nama ptk
akan menuju ke halaman data file pegwai
Gambar 3.21 Tampilan Data Pegwai

54
8. Tambah Data Pegawai
Tampilan tambah data pegwai merupakan tampilan untuk
menamnbah data pegwai yang di input oleh admin.
Gambar 3.22 Tampilan Data pegawai
9. Data user
Tampilan data user merupakan tampilan data user
untuk login user yang di input oleh admin.
Gambar 3.23 Tampilan data user

55
10. Tambah user
Tampilan tambah user merupakan tampilan tambah
data user untuk login user yang di input oleh admin
Gambar 3.24 Tampilan data user
11. Data File Pegawai
Menampilkan file data pegawai yang telah di input
oleh User.
Gambar 3.25 Tampilan data File pegawai

BAB VI
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Hasil
4.1.1 Uji Sistem dengan Black Box Testing
Pengujian merupakan bagian penting dalam siklus
pengembangan perangkat lunak. Pengujian perangkat lunak ini
menggunakan metode pengujian BlackBox. Pengujian BlackBox
Digunakan untuk menguji fungsi-fungsi khusus dari aplikasi
perangkat lunak yang dirancang. Pengujian sistem dilakukan
untuk memeriksa kinerja antar komponen sistem yang
diimplementasikan. Tujuan utama dari pengujian sistem adalah
memastikan bahwa komponen-komponen dari sistem telah
berfungsi sesuai yang diharapkan.
Tabel 4.1 Pengujian Form Login admin
Skenario
No. Hasil yang diharapkan Hasil
Pengujian
Password yang
1. Masuk ke Menu Utama. Berhasil
benar
Tidak dapat masuk ke menu
Password yang utama dan muncul pesan
2. Berhasil
salah password yang anda
masukkan salah.
56
57
Tabel 4.2 Pengujian Form Menu Utama
Skenario
Pengujian
Memilih salah satu Masuk ke halaman form
1. Berhasil
form inputan inputan.
Keluar dari Menu aplikasi
2. Menu Logout Berhasil
dan menentukan menu login.
Tabel 4.3 Pengujian Form Surat masuk
Skenario
Pengujian
Klik “Menu menampilkan menu Surat
1. Berhasil
Persuratan” Masuk dan keluar
Masuk ke halaman Form
Surat masuk dan
Klik Menu “Surat
2. menampilkan daftar Surat Berhasil
Masuk”
Masuk
Masukkan kata kunci untuk

3. Klik Tombol “Cari” mencari data yang di Berhasil
inginkan
Klik Tombol Menampilkan form tambah
4. Berhasil
“Tambah” surat masuk
Menampilkan surat masuk
5. Klik Tombol “Lihat” Berhasil
yang telah di input
Masuk ke form tambah surat
6. Klik Tombol “Edit” Berhasil
untuk mengedit data surat
Menampilkan pesan perintah
Klik Tombol
7. “apa anda yakin ingin Berhasil
“Hapus”
menghapus data ini “
58
Tabel 4.4 Pengujian Form Surat Keluar
Skenario
Pengujian
1. Berhasil
Surat keluar dan
Klik Menu “Surat
Keluar”
keluar

inginkan
4. Berhasil
“Tambah” surat keluar
Menampilkan surat keluar
yang telah di input
Masuk ke form tambah surat
6. Klik Tombol “Edit” Berhasil
untuk mengedit data surat
Klik Tombol
“Hapus”
Tabel 4.5 Pengujian Form Data Pegawai
Skenario
Pengujian
data pegawai dan
Klik Menu “Data
1. menampilkan daftar data Berhasil
Pegawai”
pegawai

2. Klik Tombol “Cari” mencari data pegawai yang Berhasil
di inginkan
3. Berhasil
“Tambah” data pegawai
Masuk ke form tambah data
4. Klik Tombol “Edit” pegawai untuk mengedit Berhasil
data pegawai
59

Klik Tombol
“Hapus”
Tabel 4.6 Pengujian Form Data User
Skenario
Pengujian
Klik Menu “Data data User dan menampilkan
1. Berhasil
User” daftar data user

2. Klik Tombol “Cari” mencari data User yang di Berhasil
inginkan
3. Berhasil
“Tambah” data user
4. Klik Tombol “Edit” user untuk mengedit data Berhasil
user
Klik Tombol
“Hapus”
Tabel 4.7 Pengujian Form Data File pegawai
Skenario
Pengujian
Klik Menu “Data data file dan menampilkan
1. Berhasil
File” daftar data file

2. Klik Tombol “Cari” mencari data file pegawai Berhasil
yang di inginkan
Menampilkan Data File
pegawai yang telah di input
60
Tabel 4.8 Pengujian Form Login User / Guru
Skenario
Pengujian
Password yang
benar
2. Berhasil
masukkan salah.
Tabel 4.9 Pengujian Form Data File pegawai user
Skenario
Pengujian
Klik Menu “Data data file dan menampilkan
1. Berhasil
File” daftar data file

yang di inginkan
4. Klik Tombol “Edit” file untuk mengedit data file Berhasil
user
Klik Tombol
“Hapus”
6. Berhasil
“Tambah” data file pegawai
61
Tabel 4.10 Pengujian Form Login User/ Kepala Sekolah
Skenario
Pengujian
Password yang
benar
2. Berhasil
masukkan salah.
Tabel 4.11 Pengujian Form Surat masuk Kepala Sekolah
Skenario
Pengujian
1. Berhasil
Surat masuk dan
Klik Menu “Surat
Masuk”
Masuk

inginkan
Menampilkan surat masuk
yang telah di input
Tabel 4.12 Pengujian Form Surat keluar Kepala Sekolah
Skenario
Pengujian
1. Berhasil
Persuratan” Keluar dan keluar
Klik Menu “Surat Masuk ke halaman Form
2. Berhasil
Masuk” Surat Keluar dan
62
menampilkan daftar Surat

Keluar
inginkan
Menampilkan surat keuar
yang telah di input
Tabel 4.13 Pengujian Form Data File pegawai
Skenario
Pengujian
Klik Menu “Data
1. data file dan menampilkan Berhasil
File”
daftar data file
yang di inginkan
Tabel 4.14 Pengujian Form Data File saya
Skenario
Pengujian
Klik Menu “Data
1. data file dan menampilkan Berhasil
File”
daftar data file
yang di inginkan
4. Klik Tombol “Edit” file untuk mengedit data file Berhasil
user
Klik Tombol
“Hapus”
6. Berhasil
“Tambah” data file kepala sekolah
63
Berdasarkan hasil pengujian dengan kasus sample uji yang telah
dilakukan memberikan kesimpulan bahwa perangkat lunak yang dapat
mengimplementasikan sistem informasi pengarsipan surat dan dokumen
pegawai dapat bekerja dengan baik.
4.1.2 Manual Program
Untuk menjalankan Sistem Informasi Pengarsipan surat dan arsip
pegawai ini, terlebih dahulu kita perlu jalankan aplikasi Xampp kemudian
membuka browser dan pada address bar ketikkan alamat berikut
http://localhost:8080/skripsi/Skripsi/login.dan akan tampil halaman login
seperti terlihat pada gambar 4.1 di bawah ini.
A. Halaman Login
Halaman Login merupakan from yang tampil untuk admin dan
User masuk kedalam sistem, login ini digunakan demi keamanan agar
tidak semua dapat mengakses aplikasi. Berikut halaman Login.
Gambar 4.1 Halaman Menu Login

64
B. Halaman Menu Utama
Halaman ini merupakan tampilan awal yang muncul ketika
login admin berhasil, kemudian digunakan untuk melihat beberapa
data yang dikelola admin, berikut tampilan halaman utama.
Gambar 4.2 Halaman Menu Utama
C. Halaman Data Surat Masuk
Halaman ini merupakan tampilan halaman data surat masuk
yang telah di input oleh admin dan hanya bisa dilihat oleh admin
dan kepala sekolah.
Gambar 4.3 Halaman Data Surat Masuk

65
D. Halaman Tambah Surat Masuk
Halaman ini merupakan tampilan halaman tambah surat
masuk dimana halaman ini hanya bisa diakses oleh admin untuk
menginput surat masuk.
Gambar 4.4 Halaman Tambah Surat Masuk
E. Halaman Data Surat Keluar
Halaman ini merupakan tampilan halaman data surat kkeluar
yang telah di input oleh admin dan hanya bisa dilihat oleh admin dan
kepala sekolah.
Gambar 4.5 Halaman Data Surat Keluar

66
F. Halaman Tambah Surat Keluar
Halaman ini merupakan tampilan halaman tambah surat
keluar dimana halaman ini hanya bisa diakses oleh admin untuk
menginput surat keluar.
Gambar 4.6 Halaman Tambah Surat Keluar
G. Halaman Data Pegawai
Halaman ini merupakan tampilan data pegawai yang ada di
UPTD SDN 115 Inpres Benteng Gajah yang telah di input oleh
admin.
Gambar 4.7 Halaman Data Pegwai

67
H. Halaman Tambah Data Pegawai
Halaman ini merupakan tampilan tambah data pegwai yang
dapat di akses oleh admin.
Gambar 4.8 Halaman Tambah Data Pegawai
I. Halaman Data User
Halaman ini merupakan tampilan data user yang di input
oleh admin untuk akses login user.
Gambar 4.9 Halaman Data User

68
J. Halaman Tambah User
Halaman ini merupakan tampilan tambah user yang di input
oleh admin.
Gambar 4.10 Halaman tambah user
K. Halaman Data File Pegawai
Halaman ini merupakan tampilan data arsip dokumen
pegawai yang di input oleh masing-masing user.
Gambar 4.11 Halaman Data file pegawai

69
4.1.3 Manual Instalasi
Proses instalasi Hosting sistem sampai sukses diakses di web perlu
dilakukan langkah-langkah sebagai berikut :
a. Login cPanel Hosting
Langkah pertama yang harus Anda lakukan yaitu login
cPanel hosting Anda. Biasanya user login dan password cPanel
akan diberikan oleh penyedia hosting melalui email setelah Anda
membelinya.Setelah Anda tahu user dan password nya, Anda
bisa masukkan di form tersebut
Gambar 4.12 tampilan cPanel Hosting
b. Buat Database
Setelah Anda login, langkah kedua yaitu membuat
database di MySQL. Cari nama MySQL Database dan klik.

70
Gambar 4.13 Membuat Database
c. Impor Database
Jika Anda sudah membuat database di cPanel,
langkah selanjutnya yaitu import database localhost ke
hosting. Anda buka cPanel lalu klik phpmyadmin.
Gambar 4.14 import database

71
d. Upload File Website
langkah selanjutnya yaitu upload file website localhost
Anda ke hosting. Cara untuk mengupload nya yaitu masuk
cPanel dan pilih file manager.klik direktori htdocs. Jika sudah
dipastikan Anda berada di htdocs maka Anda bisa langsung
pilih menu upload
Gambar 4.15 File Upload
e. Mengubah Konfigurasi Koneksi
Kemudian sesuaikan dengan database baru yang
anda buat pada step pertama tadi. Apabila lupa, maka anda
dapat membuka kembali pada MySQL Databases. Sesuaikan
dengan nama database, username dan password yang telah
anda buat tadi.

72
Gambar 4.16 Konfigurasi Koneksi
f. Akses Alamat domain
Pada tahap ini mengengakses alamat domain sistem yang
telah di buat dengan mengetikkan pada browser
www.administrasibentenggajah.epizy.com
Gambar 4.17 akses alamat domain

73
g. Tampilan Halaman Login Sistem
Setelah mengakses alamat domain akan muncul
tampilan halaman login sistem pada web browser.
Gambar 4.18 Tampilan halaman login
4.1.4 Pemeliharaan sistem
Dalam pemeliharaan sistem ada beberapa hal yang harus
dilakukan yaitu :
1. Penggunaan sistem
Penggunaan sistem yaitu menggunakan sistem dengan
sebaik-baiknya dan dengan fungsi dan tugasnya masing-masing
untuk operasi rutin atau sehari-hari.
2. Penjagaan sistem
Penjagaan sistem yaitu melakukan pemantauan untuk
pemeriksaan rutin sehingga aplikasi tetap beroperasi dengan
baik.Selain itu juga untuk menjaga kemutakhiran sistem jika

74
sewaktu-sewaktu terjadi perubahan lingkungan sistem atau
modifikasi rancangan.
3. Perbaikan system
Yaitu melakukan perbaikan jika dalam operasi terjadi
kesalahan (bugs) dalam program dan kelemahan rancangan
yang tidak terdeteksi saat tahap pengujian sistem.
4. Peningkatan system
Yaitu melakukan modifikasi terhadap sistem ketika terdapat
potensi peningkatan sistem setelah sistem berfungsi beberapa
waktu, biasanya adanya potensi peningkatan sistem tersebut
terlihat oleh pimpinan kemudian diteruskan kepada spesialis
informasi untuk dilakukan modifikasi sesuai keinginan pimpinan.
5. Operasional dan evaluasi sistem
Operasional adalah menjalankan sistem yang diusulkan
secara utuh, operasional terhitung sejak sistem dimulai
pengoperasiannya, setelah itu baru dilakukan evaluasi terhadap
sistem usulan tersebut.
6. Pelatihan
Kategori yang dilakukan berujuan agar sistem dapat
berjalan dengan baik, sehingga orang yang akan menjalankan
sistem tersebut harus mengetahui cara kerja sistem atau cara
megoperasikan komputer, dengan memberikan arahan dan
petunjuk dan pelatihan.

75
4.2 Pembahasan
A. Pembahasan Listing
1. Script Login
Gambar 4.19 Script Login
Listing ini digunakan untuk melakukan pengecekan terhadap
level masukan username dan password pada halaman login. Jika
username dan password benar maka akan diarahkan ke halaman
dashboard.
76
2. Script Logout Sistem
Gambar 4.20 Script Logout
Listing ini merupakan listing proses logout dari sistem dimana
sistem akan membaca dan menghapus session ketika proses
logout kemudian kembali ke tampilan home atau menu login

77
3. Script Penomoran otomatis surat keluar
Gambar 4.22 Script Penomoran Surat Keluar
Script ini digunakan untuk membuat penomoran otomatis
pada surat keluar. Dimana pada saat membuat surat nomor
surat akan terisi otomatis berdasarkan query yang di buat yaitu
nomor, bulan dan tahun yang berganti secara otomatis.

78
B. Pembahasan Hasil Kuesioner
Pengujian kuesioner merupakan pengujian yang dilakukan secara
objektif dimana aplikasi diuji secara langsung, yaitu dengan membuat
kuesioner yang ditujukan kepada Pegawai yang ada di Uptd SDN 115
Inpres Benteng Gajah mulai dari kepla sekolah, guru dan staf untuk menguji
tampilan dan proses aplikasi Pengarsipan Surat dan Dokumen Pegawai
yang telah di buat.
Tabel 4.15 Pertanyaan Kuesioner
No. Pertanyaan
1. Apakah sistem ini mudah di gunakan ?
2. Apakah design antar muka pada sistem ini mudah dipahami?
3. Apakah penggunaan menu atau fitur sistem mudah digunakan?
4. Apakah dengan penerapan sistem ini dapat mempermudah untuk

melakukan pengarsipan ?
5. Apakah proses pengarsipan arsip dokumen mudah dipahami?
6. Apakah dengan penerapan sistem ini dapat mengefisienkan waktu

pada tahap proses pengarsipan?
7. Apakah sistem ini bermanfaat untuk sekolah ?
8. Apakah sistem ini bermanfaat untuk pendidik dan tenaga

kependidikan ?
9. Apakah sistem ini berjalan dengan baik?
10. Apakah dengan penerapan sistem ini dapat membuat pengelolaan

arsip surat dan dokumen pegawai lebih efesien dan efektif?
79
1. Berikut bobot nilai kuesioner :
a. Sangat Setuju ( Angka 5 )
b. Setuju ( Angka 4 )
c. Cukup ( Angka 3 )
d. Tidak Setuju ( Angka 2 )
e. Sangat Tidak Setuju ( Angka 1 )
2. Untuk mendapatkan nilai rata-rata dapat menggunakan
rumus sebagai berikut :
𝐽𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑁𝑖𝑙𝑎𝑖

𝑁𝑖𝑙𝑎𝑖 𝑅𝑎𝑡𝑎 − 𝑅𝑎𝑡𝑎 =
𝐽𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑅𝑒𝑠𝑝𝑜𝑛𝑑𝑒𝑛
3. Untuk Mendapatkan Nilai Persentase menggunakan rumus
sebagai berikut :
𝐽𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑁𝑖𝑙𝑎𝑖 𝑅𝑎𝑡𝑎 − 𝑅𝑎𝑡𝑎

𝑁𝑖𝑙𝑎𝑖 𝑃𝑒𝑟𝑠𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠𝑒 = 𝑥 100
𝐽𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑆𝑘𝑜𝑟
4. Untuk mendapatkan Nilai rata-rata persentase dapat
menggunakan rumus sebagai berikut :
𝐽𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑁𝑖𝑙𝑎𝑖 𝑃𝑒𝑟𝑠𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠𝑒

𝑁𝑖𝑙𝑎𝑖 𝑅𝑎𝑡𝑎 − 𝑅𝑎𝑡𝑎 𝑃𝑒𝑟𝑠𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠𝑒 =
𝐽𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑃𝑒𝑟𝑡𝑎𝑛𝑦𝑎𝑎𝑛
5. Berikut kriteria interpretasi skornya berdasarkan interval :
a. Angka 0% - 19,99% = Sangat (tidak
setuju/buruk/kurang sekali).
b. Angka 20% - 39,99% = Tidak setuju / Kurang baik.
c. Angka 40% - 59,99% = Cukup / Netral.
d. Angka 60% - 79,99% = (Setuju/Baik/suka).
e. Angka 80% - 100% = Sangat (setuju/Baik/Suka).

80
Dari 10 kuesioner yang disebar untuk melakukan pengujian skor
yang dapat dilihat pada tabel berikut :
Tabel 4.16 Hasil Kuesioner
Skor Pertanyaan
No. Responden Jabatan
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
1. H. Yusuf, S.Pd Kepala 5 5 5 5 5 5 5 5 5 4

Sekolah
2. Ansar, S.Pd Guru Kelas 5 5 5 5 4 4 5 5 5 4
3 Hj. Rosmawati, S.Pd Guru Kelas 4 4 4 4 3 4 5 5 4 4
4 Nurlina, S.Pd Guru Kelas 4 3 4 3 4 4 5 5 4 4
5 Ridar Rahmawati, S.Pd Guru kelas 4 4 4 3 4 4 5 5 4 4
6 Yuniati, S.Pd Guru Kelas 5 5 5 5 5 4 5 5 4 4
7. Asmanirawati, S.Pd Guru Kelas 4 4 4 5 4 5 5 5 4 4
8. Andi Hasrullah, S.Pd Guru PJOK 5 5 5 4 5 4 5 5 4 4
9. Hikmatul Hasanah, S.Pd.I Guru PAI 4 4 4 5 4 5 5 5 4 4
10. Arifin, S.Sos Penjaga

4 4 4 4 4 4 4 4 4 4
Sekolah
Total Nilai 44 44 44 43 42 43 49 49 42 40
Jumlah Rata 4,4 4,4 4,4 4,3 4,2 4,3 4,9 4,9 4,2 4,0
Keterangan :
4,4
a. 𝑥 100 = 88% (jumlah nilai persentase kuesioner
5
pertanyaan ke 1).
81
4,4
b. 𝑥 100 = 88% (jumlah nilai persentase kuesioner
5
pertanyaan ke 2).
4,4
c. 𝑥 100 = 88% (jumlah nilai persentase kuesioner
5
pertanyaan ke 3).
4,3
d. 𝑥 100 = 86% (jumlah nilai persentase kuesioner
5
pertanyaan ke 4).
4,2
e. 𝑥 100 = 84% (jumlah nilai persentase kuesioner
5
pertanyaan ke 5).
4,3
f. 𝑥 100 = 86% (jumlah nilai persentase kuesioner
5
pertanyaan ke 6).
4,9
g. 𝑥 100 = 98% (jumlah nilai persentase kuesioner
5
pertanyaan ke 7).
4,9
h. 𝑥 100 = 98% (jumlah nilai persentase kuesioner
5
pertanyaan ke 8).
4,2
i. 𝑥 100 = 84% (jumlah nilai persentase kuesioner
5
pertanyaan ke 9).
4,0
j. 𝑥 100 = 80% (jumlah nilai persentase kuesioner
5
pertanyaan ke 10).
Dapat disimpulkan dari tabel pengujian diatas maka
diperoleh rata-rata persentase nilai responden untuk

82
pertanyaan kuesioner yaitu 88,00% dengan kriteria sangat
baik. Jadi ,dapat disimpulkan bahwa sistem informasi
pengarsipan surat dan dokumen pegawai berbasis web
pada UPTD SDN 115 Inpres Benteng Gajah layak
digunakan.
BAB V
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Setelah melalui beberapa tahapan penelitian dan proses yang
dimulai dari analisis, perancangan, sampai dengan pembuatan
pengarsipan surat dan dokumen pegawai maka diperoleh hasil
kesimpulan yaitu :
1. Penelitian ini telah menghasilkan sebuah sistem
pengarsipan surat dan dokumen pegawai, yang dapat
memudahkan satuan pendidikan SDN 115 Inpres Benteng
Gajah untuk mengelolah data kearsipan surat dan dokumen
arsip pegawai sehingga pengelolaannya lebih efektif dan efisien
serta mempermuda satuan pendidikan pada saat pencarian
apabila dokumen tersebut di butukan dan meminimalisir
terjadinya kehilangan atau kerusakan dokumen.
Metode pengembangan sistem yang digunakan dalam
penelitian ini adalah metode waterfall. Tahapan ini digunakan
untuk mengembangkan sistem-sistem perangkat lunak dengan
memiliki alur hidup perangkat lunak secara terurut yang dimulai
dari analisa, desain, pengodean, pengujian dan implementasi.
Perancangan pemodelan sistem menggunakan Unified
Modelling Language. Bahasa pemrograman PHP dan database
83
84
MySQL. Teknik pengujian menggunakan Black box dan
kuesioner
2. Hasil Implementasi dari sistem ini menunjukkan sistem ini dapat
berjalan dengan baik serta hasil pengujian mendapatkan hasil
memuaskan dari responden dengan rata-rata tingkat kepuasan
88,00% dan dinyatakan layak secara fungsional sistem dapat
mengahasilkan output yang diharapkan.
5.2 Saran
Berdasarkan kesimpulan yang telah dijabarkan, sistem informasi
pencocokan data pemilih masih perlu diadakan tahap pengembangan.
Oleh sebab itu, untuk penelitian selanjutnya disarankan untuk
melakukan pengembangan seperti :
1. Pengarsipan data tidak terpaku ke pengarsipan surat dan
dokumen pegawai saja tetapi diharapakan mencakup semua
data kearsipan yang ada di UPTD SDN 115 Inpres Benteng
Gajah sehinga semua pegelolaan arsip dokumen sekolah bisa
terbackup pada satu sistem.
2. Menggunakan bahasa pemograman yang lain dalam arti tidak
terpaku pada pemograman web saja namun untuk selanjutnya
sistem ini dapat dikembangkan dengan ke sistem yang berbasis
mobile.
DAFTAR PUSTAKA
Arief M Rudianto. 2011. “Pemrograman Web Dinamis menggunakan PHP

dan. MySQL”. C.V.ANDI OFFSET.Yogyakarta
Ayu, F., & Permatasari, N. (2018). Perancangan Sistem Informasi

Pengolahan Data Praktek Kerja Lapangan (PKL) Pada Devisi
Humas PT.PEGADAIAN. Intra-Tech.
Basir Bartho. 2013. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara
Elisabet, Y. A & Irviani, R. 2017. Pengantar Sistem Informasi. Yogyakarta :

CV.Andi Offset.
Hendini, A. (2016). Pemodelan UML Sistem Informasi Monitoring Penjualan

dan Stok Barang (Studi Kasus :Distro Zhezha Pontianak).
Khatulistiwa Informatika.
Irawan, A., M, M. A., & Elyas, A. (2017). Perancangan Sistem Informasi

Penjualan Pakaian Pada CV NONNINTH INC Berbasis
Online.Positif
Lestari, R. (2016). DAN PENANAMAN MODAL KOTA MAKASSAR

SKRIPSI Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Meraih Gelar
Sarjana Komputer pada Jurusan Sistem Informasi Fakultas Sains
dan Teknologi UIN Alauddin Makassar Oleh : RITA LESTARI.
Masykur, F., Makruf, I., & Atmaja, P. (2015). Sistem Administrasi

Pengelolaan Arsip Surat Masuk Dan Surat Keluar Berbasis Web.
Indonesian Journal on Networking and Security, 4(3), 1–7.
Muhammad, F., & Putri, S. L. (2017). Jurnal Teknologi Informasi dan

Komunikasi STMIK Subang, Oktober 2017 ISSN: 2252-4517. Sistem
Informasi Pengolahan Data Pegawai Berbasis Web (Studi Kasus Di
Pt Perkebunan Nusantara Viii Tambaksari), (April), 1–23.
Ngurah., I Gusti Suryantara. 2017. Merancang Aplikasi dengan Metodologi

Extreme Programming, Jakarta : PT Elex Media Komputindo
Pattianakotta A., dkk. 2015. Sistem Informasi Arsip Dokumen Kantor

Pelayanan Kekayaan Negara Dan Lelang Manado. E-journal Tek.
Elektro dan Komputer vol.4.
85
86
Prasetyo E. 2017. Sistem Informasi Dokumentasi Dan Kearsipan Berbasis

Client-Server Pada Bank Sumsel Babel Cabang Sekayu. J. Tek.
Inform. Politek. Sekayu.
Pratama, I Putu Agus Eka. 2014. Sistem Informasi dan Implementasinya.

Bandung :Informatika.
Putri, E. Y., Hernawati, E., & Ananda, D. (2019). Aplikasi Pengarsipan Surat
Masuk dan Surat Keluar Berbasis Web Di Dinas Koperasi dan Usaha
Kecil Provinsi Jawa Barat Web Based Archiving Application For
Incoming and Outgoing Mail At Dinas Koperasi dan Usaha Kecil Of
West Java ’ s Province, 5(2), 1064–1083.
Rosalin,Sovia. 2017. Manajemen Arsip Dinamis. Malang: UB Press
Sidik, Betha. 2014. Pemrograman Web dengan PHP Revisi Kedua.

Bandung : Informatika Bandung.
Suendri. (2018). Implementasi Diagram UML (Unified Modelling Language)

Pada Perancangan Sistem Informasi Remunerasi Dosen Dengan
Database Oracle (Studi Kasus: UIN Sumatera Utara Medan). Jurnal
Ilmu Komputer Dan Informatika, 3(1), 1–9.
Sulianta. 2017. Teknik Perancangan Arsitektur Sistem Informasi.

Yogyakarta: Andi.
Wira, D., Putra, T., & Andriani, R. (2019). Unified Modelling Language (UML
) dalam Perancangan Sistem Informasi Permohonan Pembayaran
Restitusi SPPD, 7(1).
87
88
LAMPIRAN
89

Skripsi 20162105012

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Skripsi 20162105012

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN SURAT DAN DOKUMEN

PEGAWAI BERBASIS WEB PADA UPTD SDN 115 INPRES

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

Untuk memenuhi sebagian persyaratan

mencapai derajat Sarjana S1

pada jurusan Sistem Informasi

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

STMIK AKBA MAKASSAR

SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN SURAT DAN DOKUMEN

yang dipersiapkan dan disusun oleh

telah disetujui oleh Dosen Pembimbing Skripsi

pada tanggal 16 Juli 2020

Dra. Ratnawati, M.Si Tatik Maslihatin, S.T., M.Kom

SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN SURAT DAN DOKUMEN

yang dipersiapkan dan disusun oleh

telah telah dipertahankan di depan Dewan Penguji

pada tanggal 16 Juli 2020

Penguji Tanda tangan

Ketua : Dra.Ratnawati, M.Si (................................)

Skripsi ini telah diterima sebagai salah satu persyaratan

Ketua Program Studi Ketua STIMIK AKBA

Wabdillah,S.Pd.,M.Pd Dr. Askar Taliang, M.Si

Saya yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama : Khaidir Arief

Program Studi : Sistem Informasi

lain untuk memperoleh gelar akademis di suatu institusi pendidikan dan

Makassar, 10 November 2020

Segala puji hanya milik Allah SWT.Berkat limpahan dan rahmat-Nya

penulis mampu menyelesaikan penelitian ini.Shalawat dan salam selalu

tercurahkan kepada Rasulullah SAW.

Dalam penyusunan skripsi penelitian ini, tidak sedikit hambatan yang

yang dihadapi.Namun berkat dorongan dan bimbingan dari para dosen

serta pembimbing dan teman-teman, sehingga kendala-kendala tersebut

dapat diatasi dan penelitian ini bisa diselesaikan.

Semoga penelitian ini dapat memberikan wawasan yang lebih luas

dan menjadi sumbangan pemikiran kepada pembaca khususnya para

mahasiswa STMIK AKBA.Saya sadar bahwa penelitian ini masih banyak

kekurangan dan jauh dari sempurna. Untuk itu, kami mengharapkan

masukan, saran dan kritik yang membangun, demi perbaikan pembuatan

skripsi penelitian ini masa yang akan datang.

Dalam kesempatan ini saya mengucapkan terima kasih kepada pihak-

pihak yang telah banyak membantu dalam pelaksanaan dan penyusunan

skripsi penelitian tugas akhir ini :

1. Kedua orang tua penulis, yang telah mendukung selama proses

menjalani program kuliah sampai sekarang ini.

menjadi suritoladan kita di STMIK AKBA

3. Bapak Wabdillah, S.Pd., M.Pd sekalu Ketua Jurusan Sistem

meluangkan waktu untuk memberikan masukan selama penyusunan

tugas akhir ini.

5. Ibu Tatik Maslihatin, S.T.,M.Kom, selaku Pembimbing II yang telah

meluangkan waktu untuk memberikan masukan selama penyusunan

tugas akhir ini.

6. Ibu Marwa Sulehu, S.Kom.,M.Kom, Bapak Wabdillah, S.Pd.,M.Pd,

Bapak A. Sumardin, S.Kom.,M.Eng. selaku penguji yang telah

banyak memberi saran dan masukan guna membantu dalam

penyempurnaan tugas akhir ini.

membimbing dan memberikan ilmu selama menempuh pendidikan

di kampus STMIK AKBA.

8. Serta Teman-teman dan Pihak-pihak lain yang telah membantu

hingga tersusunnya skripsi tugas akhir ini.

Terakhir, tentunya penulis berharap setiap bantuan yang telah

diberikan oleh segenap pihak dapat menjadi ladang kebaikan.Dan semoga