8.

APLIKASI ACCESS
Fungsi Aplikasi Ms Office Access
Oleh
Sesar Husen Santosa STP, MM
Fungsi MS Office Access
Aplikasi dari Microsoft office yang digunakan untuk membuat
database dengan desain tampilan yang lebih menarik.

Database merupakan susunan dari beberapa tabel yang

dihubungkan menggunakan relationship sehingga data
didalam tabel tersusun rapi didalam setiap field sehingga
memudahkan user untuk mencari data yang dibutuhkan.
Tampilan awal access adalah sebagai berikut :

Komponen tampilan awal didalam access terdiri dari :

A. Title bar : 1. Memberikan judul dokumen pada MS Office Access
2. Menampilkan judul dokumen yang sedang dibuka

B. Office button : Tombol yang menampung perintah-perintah menu yang sering digunakan dalam access antara
lain:
1. New
2. Open
3. Save dan save as
4. Close
5. Dan perintah lainnya
C. Quick Access button : Sebuah batang yang berisi kumpulan tombol untuk menjalankan perintah secara cepat.

D. Maximize tools : Memaksimalkan ukuran jendela pada access

E. Minimize tools : Meminimalkan ukuran jendela pada access sehingga dapat menjadi icon
F. Close tools : Menutup jendela atau keluar dari access
G. Status Bar : untuk menampilkan status aktif dari lembar kerja program access
Langkah pembuatan Database didalam access :

1.Tentukan tabel yang diperlukan didalam pengembangan

sistem database
2.Tentukan desain dan tipe data pada field disetiap tabel
database
3.Menentukan tipe relationship dari setiap tabel
4.Tentukan primary key dan foreign key dari setiap tabel.
5.Membuat model Entity Relationship Chart (ERC)
Entity Relation Chart (ERC)
 9. APLIKASI ACCESS
Fungsi Relationship Aplikasi Ms Office Access
Oleh
Sesar Husen Santosa STP, MM
Design View : Tempat melakukan desain dari Data sheet View : Tempat memasukan data berdasarkan desain
tabel yang akan dibuat (Berisi kepala tabel) yang dibuat
A. Tipe data (data type)

Data type digunakan untuk menentukan tipe data dari suatu field didalam sebuah tabel.

Tipe Keterangan
Untuk menerima data teks sampai 255 karakter yang terdiri dari huruf, angka, dan
Text
simbol
Untuk menerima data teks sampai 65.535 karakter yang terdiri dari huruf,
Memo
bilangan, tanda baca, serta symbol grafik
Number Untuk menerima digit, minum dan desimal
Date/Time Untuk menerima data tanggal dan waktu
Auto number Untuk menampilkan no urut otomatis
Currency Untuk data yang berupa data digit, minus, dan tanda titik desimal
Lookup wizard Untuk menampilkan daftar mengenai data yang diinput
B. Primary Key

Foreign key merupakan field pada tabel utama yang digunakan sebagai field index utama dan bersifat unik
C. Entity Relationship Chart (ERD)

Hubungan antar tabel yang dihubungkan menggunakan primary key melalui tabel penghubung (foreign key)

Foreign Key Primary Key

Primary Key
Foreign Key

Foreign Key
Foreign Key Foreign Key
Foreign Key

Tipe relationship antar tabel adalah :

1. One to many : Satu primary key dapat menghasilkan beberapa field tambahan dari foreign key
2. One to one : Satu primary key hanya dapat menghasilkan 1 field tambahan pada foreign key
Primary key berubah menjadi foreign key pada tabel penghubung (Relasi)
 SUBDATASHEET NAME

Merubah foreign key yang ditampilkan pada tabel primary key

Prinsip Relationship One to One

Tidak boleh ada penulisan berulang NIM karena terdapat

foreign key pada NIM pada Tabel Data Mahasiswa
Keunggulan Ms Office access :
1. Mencegah pengisian data yang berulang sesuai dengan model
database yang dibangun didalam EMC.
2. Mengurangi proses pengetikan data karena dengan menggunakan
relationship ada beberapa filed yang diisi hanya dengan memilih data
menggunakan drop down (List).
3. Model Entity Relationship Chart (ERC) mudah dipahami dan dapat
memudahkan dalam membangun logika dalam pengembangan
software karena karakteristik hubungan antar tabel didalam database
sudah dibangun pada model ERC (Mengatur dan menjaga aliran data)