ANGGARAN DASAR DAN ANGGARAN RUMAH TANGGA

(AD DAN ART)

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
STMIK KHARISMA KARAWANG
2020-2021

KOMISI C

STMIK KHARISMA KARAWANG

Jl. Pangkal perjuangan km 001 – by pass
2019
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Pengantar
Badan Eksekutif Mahasiswa STMIK KHARISMA Karawang didirikan
dengan motivasi dasar meningkatkan dinamika kuhidupan kampus dan
mempeljuangkan kepentingan. kepentingan mahasiswa. Motifasi dasar inilah
yang menjadi wawasan dan komitmen kemehasiswaan bagi pegembangan
Organisasi.
Sebagai Organisasi kemahasiswaan yang bersifat mandiri, kekeluargaan, adil,
aspiratif dan patrisipasif, resprentatif, efektif dan efesien, serta trasparan, berfugsi
sebagai wadah peningkatan dan pengembangan potensi kader-kader Mahasiswa/I
STMIK KHARISMA Karawang dalam dinamika kehidupan masyarakat kampus,
dan peran sebagai wadah pengagresasi kepentingan dan penyaluran aspirasi,
sebagai agent ofdevelopment, agent of social control, agen of change dan sebagai
pencetak aktifis kampus sejati pelopor pembangunan bangsa, BEM dituntut untuk
dapat memberikan konstlibusi yang bermanfa’at bagi kehidupan mahasiswa
secara khusus dan masyarakat, bangsa, dan Negara secara luas.
BEM sebagai Organisasi yang menghimpun potensi mahasiswa, dengan
didasari kesamaan identitas, aSpirasi dan misi untuk mewujudkan cita-cita BEM,
memandang perlu untuk merumuskan acuan Organisasi bagi tiap pelaksanaan
aktiiitas Organisasi dalam menjalankan program-program organisasinya sebagai
satu garis-garis haluan Organisasi yang ada di lembaga tinggj kemahasiswaan
ditingkat perguruan tinggi STMIK KHARISMA Karawang, yang disebut dengan
garis garis besar haluan Organisasi (GBHO), sebagai satu penjabaran lebih lanjut
dalam mewujudkan tujuan BEM.

B. Pengertian
GBHO BEM adalah satu haluan BEM dalam garis gan's sebagai inspirasi
seluruh anggota yang diciptakan dalam MUSMA STMIK KHARISMA
Karawang. GBHO BEM adalah implementasi dari AD/ATR BEM yang
menyangkut keseluruhan aspek dinamika mahasiswa STMIK KHARISMA
Karawang, dimasa kini dan mendatang. Aplikasi dilakukan secara utuh, teratur,
terpadu, berkesinambungan dan sistematis.
Sebagai implementasi dan AD/ATR Badan Eksekutif Mahasiswa STMIK
KHARISMA Karawang GBHO difokuskan pada perwujudan tujuan BEM yang
libih realistis, yaitu “memajukan kesejahteraan mahasiswa dan dinamika
kehidupan kernahasiswaan yang bernafaskan idealisme serta bertanggung jawab
atas terwujudnya tri dharma perguruan tinggi yang sesuai dengan tujuan
 pendidikan nasional”. GBHO BEM merupakan program umum BEM yang
selanjutnya dituangkan dalam program jamgka panjang dan jangka pendek.
Setiap I (satu) tahun sekali GBHO BEM ini ditinjau kembali dalam MUSMA
BEM, untuk sesuaikan dengan situasi sena kondisi perkembangan dunia
kemahasiswaan secara nasional.

C. Maksud dan tujuan

GBHO dimaksudkan untuk memberikan dasar -dasar arah dan sasaran serta
langkah yang kongkrit dalam pencapaian tujuan BEM secara terpadu, bertahap,
berkesinambungan antara periode sebelumnya dan periode berikutnya. Dan
GBHO benujuan untuk menyediakan arah yang jelas bagi pelaksanaan kerja
pengurus BEM tiap periode demi terealisasinya tujuan BEM. Landasan Penyusun
dan penetapan GBHO dilandaskan pada AD/ATR BEM serta pedoman-pedoman
Organisasi sebagai perwujudan tugas dan wewenang musma.

D. Landasan
Penyusun dan Penetapan GBHO di landaskan pada AD/ART BEM serta
pedoman -pedoman organisasi sebagai perwujudan tugas dan wewenang musma.

E. Modal Dasar
1. Ide Dasar Kelahiran BEM.
Pertama, meningkatkan dinamika kehidupan kemahasiswaan; kedua,
memperjuangkan kepentingan-kepentingan mahasiswa. Status dan kedudukan
Badan Eksekutif Mahasiswa STMIK KHARISMA Karawang. Modal
idealisme dan mental, yaitu indipendensi dan sterelisasi dari segala
kepentingan di luar kepentingan mahasiswa sebagai generasi tulang punggung
dan harapan bangsa yang merupakan pedoman bagi kader BEM dalam
berpola pikir, pola sikap dan tingkah laku dalam melaksanakan aktivitasnya.
Potensi dalam tubuh BEM, yaitu kekaderan anggota BEM dari berbagai
disiplin ilmu,serta segenap perangkat organisasi.

Status dan kedudukan Badan Eksekutif Mahasiswa STMIKKHARISMA

Karawang yang dijamin oleh pasal 28 UUD 1945. Modal idealisme dan
mental, yaitu indipendensi dan sten'lisasi dari segala kepentingan diluar
kepentingan mahasiswa sebagai generasi muda tulang punggung dan harapan
bangsa yang merupakan pedoman bagi kader BEM dalam berpola pikir, pola
sikap dan tingkah laku dalam melaksanakan aktivitasnya.
 2. Medan berkiprah dan pengabdian
Sebagai Organisasi mahasiswa, maka medan berkiprah BEM adalah
mahasiswa dengan segala potensinya, yaitu semanat juang, intelektualitas,
kritis, dinamis, idealisme yang tinggi serta kepeloporan. Potensi itu pedu
dikembangkan sehingga menjadi generasi yang tangguh mandiri serta
mempunyai kemampuan penguasaan ihnu pengetahuan dan teknologi, dalam
kiprah pengabdiannya di masyarakat.

F. Runglingkup
Garis garis besar haIuan Organisasi (GBHO) ini disusun dengan manglingkup
sebagai berikut :
BAB 1. PENDAHULUAN
BAB II. PROGRAM JANGKA PANJANG
BABIII. PROGRAM JANGKA PENDEK
BABIV. PENUTUP

(* Tambahan Penjelasan)
BABII. Pola umum kerja BEM
11.1. Bidang penelitian dan pengembangan Organisasi.
11.1.1. pengertian
11.1.2. tujuan
11.1.3. sasaran
11.1.4. arahan umum
11.2. Kemahasiswaan
11.2.1. pengertian
11.2.2. tujuan
11.2.3. sasaran
11.2.4. arahan umum
11.3. Ketua bidang internal
. 11.3.1.1. pengcrtian
11.3.1.2. tujuan
11.3.1.3. sasaran
11.3.1.4. arahan umum

Bab III. Penutup

BAB II
POLA UMUM PROGRAM KERJA BEM

BIDANG PENELITIAN DAN.PENGEMBANGAN,ORGANISASI

Keberadaan Organisasi kemahasiswaan diperguruan tinggi STMIK KHARISMA

Karawang yang secara jujur masih dibawah standar dalam tatanan idealnya sebuah
lembaga keorginisasian mahasiswa diperguman tinggi dalam dinamika aktivitas
Organisasi kemahasiswaannya, dan terbilang masih dalan tahap proses pembelajaran
keorganisasian kemahasiswaan, yang selain itu pula masih lemahnya proses
perkaderan sebagai upaya regenerasi pelaksana -pelaksana Organisasi, yang hal ini
pun cukup dapat dipahami bahwa memang kondisi sosio cultural mahasisawa -
mahasiswa STMIK KHARISMA Karawang agak berbeda dengan mehasisawa
mahasiswa di perguruan tinggi lainnya. mahasisawa -mahasiswa STMlK
KHARISMA Karawang yang notaben karyawan/pekerja agak sedikit kedsulitan
dalam membagi waktunya untuk aktiv dalam Organisasi kemahasiswaan yang
sementara waktu mereka banyak terkuras pada pekeljaan dan perkuliahannya,
walaupun ada yang sempat aldiv di organisai itu pun hanya tingal sisa -sisa waktu
yang mereka miliki dan itu pun relativ sangat kecil sekali, malahan kebanyakan
diantara mereka sudah tidak peduli lagi dengan aktivitas Organisasi kemahasiswaan
yang pada akhirnya melahirkan mahasisawa mahasiswa yang pasif yang secara tidak
langsung kehilangan jatidirinya sebagai mahasiswa yang senantiasa menjunjung
tinggi Dharama Perguruan Tinggi sebagai suatu komum'tas masyarakat intelektual,
masyarakat ilmiah yang masih memiliki idealisme, sebagai sebuah harta satu ~
satunya yang paling berharga yang paling kenta] dimiliki komum'tas tersebut. Pada
sisi lain tingkat kebutuhan akan pemahaman tentang keorganisasian dalam tataran
praktisnya dan implementasi teon'tis tentang Organisasi yang mereka dapatkan
diperkuliahan masih lemah dan motivasi kearah sana cenderung tidak ada, yang
padahal pemahaman akan keorganisasian itu adalah snafu modal dasaI sebagai
sebuah bekal bagi mereka ketika pada saatnya nanti mereka dihadapkan pada suatu
keadaan tuntutan secara psikologis akan predikatnya sebagai masyarakat intelektual
yang memang sccara real memiliki nilai lebih dibandingaan dengan masyarakat
umum lainnya dad segi kualitas pola pildr, pola sikap, pola laku dan penalarannya
dalam penyikapan penyikapan permasalahan yang ada di lingkungan masyarakat luas
baik aspek social, aspek budaya maupun aspek -aSpek lainnya. Keberadaan
Organisasi kemahasiswaan di STMIK KHARISMA Karawang yang dikatakanlah
masih hijau, telah memposisikan eksistensi Organisasi tersebut pada sebuah
perjalanan Organisasi yang tertatih -tatih dan meraba -raba dalam setiap aktivitas
organisasinya. Hal ini pun cukup dapat dipahami karena kurangnya SDM mahasiswa
STMIK KHARISMA Karawang dalam hal pengelolaan organaisasi kemahasiswaan
kefakeman dan kemandekan kegiatan mahasiswa STMIK KHARISMA Karawang
dengan tidak sama sekali mengatakan tidak adanya aktifitas Organisasi d1 STMIK
KHARISMA Karawang, eelah menghadapkan“ Organisasi itu kedalam berbagai
pennasalahan internal dan eksternal, darisudut pandang internal, mahasiswa
menghadapi permasalahan belum tersosialisasinya ilmu secara menyeluruh
mahasiswa maupun elemen-elemen lainnya dikampus, belurn mapannya struktur dan
kelengkapan Organisasi yang diperlukan untuk menjalankan pemerintahan
mehasiswa yang ideal. Tingkat kepedulian masyarakat kampus yang masih rendah
terhadap dinamika kehidupan kampus, serta belum tumbuhnya budaya integralistik
lembaga yang terintegrasi dalam kemahasiswaan. Secara ekstemal keberadaan BEM
STMIK KHARISMA Karawang belum begitu dikenal dalam dunia kemahasiswaan
dan masyarakat luas. Pelaksanaan fungsi dan pengembanga norgam’sasi diharapkan
dapat memberikan kostn'busi yang berarti dalam menghadapi permasalahan ~
permasalahan tersebut.

II.1.1.Pengertian
Bidang Penelitian Dan Pengembangan Organisasi meliputi segala aktivitas yang
berkaitan dengan penelitian, pengkajian. implementasi dan evaluasi konsep serta
pembenahan struktur Organisasi.

II.1.2. Tujuan
terbentuknya Organisasi yang sesuai dengan tuntutan dinamika dalam rangka
mencapai tujuannya.

II.1.3. Sasaran
Terbentuknya infrastruktur Organisasi yang dapat menjalankan seluruh
mngsinya secara utuh.
Pengakuan eksistensi oleh seluruh civitas akademika dan dunia
kemahasiswaan di Indonesia sebagai lembaga kemahasiswaan yang
merefrentasikan mahasiswa.
Peningkatan fungsi tawar terhadap berbagai pihak baik internal maupun
ekstemal kampus.

II.1.4. Arahan umum

Merencanakan, menyusun, menilai dan menyempumakan segala hal-hal yang
berkaitan dengan struktur dan fugsi Organisasi.
Berpatrisipasi dalam mewujudkan kesinergisan dalam arah dan langkah
kinerja kepengurusan.
 Menstimulasi pauisipasi aktif cifitas akademika melaui pembangunan dan
implementasi konsep “bottom up” dalam dinamika kehidupan
kemahasiswaan.
Membentuk dan melaksanakan system koordinasi antar pengurus dengan
Himpunan Mahasiswa Jurusan Dan Unit Kegiatan Mahasiswa.

BIDANG INTERNAL ORGANISASI

Bahwasanya tantangan kehidupan bangsa dan Negara dimasa mendatang akan
semakin berat terutama dengan kondisi bangsa Indonesian yang saatini semakin
terpuruk di semua aspek kehidupan bangsa akibat dari krisis multi dimensi serta
globalisasi yang telah melanda bangsa ini. Dan ditangan pemuda (mahasiswa) beban
tanggungjawab ini berada. Bahwa sesungguhnya pada setiap perubahan yang dijalani
suatu bangsa pemuda-lah yang menjadi pelepornya dan pada setiap masa pemuda-lah
yang menjadi pelopornya dan pada setiap masa pemuda-lah yang menjadi
pengobarnya.
Karena itu dipandang sangat perlu untuk menumbuhkan kemandirian mahasiswa
yang berbudi pekerti, cakap, mandiri dan berpikiran luas, demokrasi dan bertanggung
jawab dalam rangka menjawab tantangan masa depan tersebut, melalui proses
pembinaan yang berkesinambungan.
Oleh karena itu komisi (B) musma STMIK KHARISMA Karawang berkeyakinan
diperlukannya suatu arah kebijaksanaan pergerakan yang kondusif, komperhensif dan
terarah demi teciptanya cita -cita perjuangan nasional.

II.2.1. pengertian
Penbinaan sumberdaya manusia adalah suatu proses pembentukan mahasiswa
seutuhnya yang sadar akan eksistensi dirinya sebagai makhluk tuhan dan makhluk
sosial dengan memberdayakan seluruh potensi dan aktualisasi diri menuju proses
kematangan berfikir dan pencarian identitas diri yang sebenarnya.

II.2.2. tujuan
Tujuan yang ingin dicapai dari pembinaan ini adalah membentuk sdm yang
bepolafikir konstruktif, bewawasan luas, mandiri, berorientasi kedepan,
betanggungjawab dan miIiki kompetensi dalam menyikapi persoalan diri dan
lingkungan dalam rangka keseimbangan antara aktivitas pikir, tindakan dan spiritual.

II.2.3 Sasaran
Sasaran yang ingin dicapai dalam pembinaan sdm ini adalah :
 Terbentuknya mahasiswa yang kritis dan berwawasan luas, memiliki pola
pikir, pola sikap dan pola -pola yang berlandasan pada nilai moral dan
religius.
Terciptanya suatu pola atau sistem pembinaan bagi mahasiswa secara
berkesinambungan.
Meningkatkan kemampuan dan daya kreatifitas mahasiswa melalui kegiatan
kemahasiswaan, seperti olahraga dan seni.

II.2.4. Arahan Umum

Untuk mewujudkan tujuan pembinaan sdm ini, hal -hal yang periu mendapatkan
penekanan dalam proses pembinaan yang akan dilaksanakan adalah sebagai berikut :
Pembentukan pola pikir mahasiswa diarahkan untuk membentuk mahasiswa yang
mengedepankan pemikiran -pemikiran yang konstruktif, yang memperkuat aktivitas
mahasiswa baik dalam skala kampus maupun skala nsional.

Peningkatan aktivitas mahasiswa.

Dalam rangka pengembangan diri, disamping aktivitas perkuliahan yang membangun
kemampuan berfikir disuatu sisi, maka perlu ada aktivitas lain yang bisa membangun
kemampuan gerak (aksi), kemampuan imajinasi yang mengarah pada kreatifitas, dan
mematangkan emosi. Untuk itu,,aktivitas kemahasiswaan sebagai suatu pendidikan
empiris, perlu ditingkatkan.
Perlu adanya usaha -usaha untuk memfasilitasi mahasiswa dalam bekreativitas
dilingkungan kampus. Oleh karena itu, garis kebijaksaan yang harus ditempuh
adalah :
Membuka kesempatan seluas -luasnya kepada elemen kampus untuk
beraktivitas.
Menyediakan fasilitas yang menunjang segala upaya meningkatkan aktivitas
kemahasiswaan tersebut.
Memberdayakan seluruh komponen yang ada dalam rangka meningkatkan
aktivitas kemahasiswaan baik secara kualitas maupun kuantitas.

Peningkatan wawasan mahasiswa

Disamping bekal akademis yang diperolehnya dibangku kuliah, mahasiswa perlu juga
dibekali dengan wawasan - wawasan lainnya yang berguna. Wawasan yang
disamping mencakup aktivitas profesionalisme dan wawasan social kemasyarakatan
yang mampu menampung dan mengarahkan potensi mahasiswa serta menuangkannya
di kehidupan masyarakat melalui pengembangan media kampus, kegiatan ilmiah dan
lain-lainnya.
Pembekalan kepada calon sarjana baru
Disamping ketiga hal diatas, satu hal yang tidak boleh dilupakan adalah pembekalan
kapada sarjana baru. Hal ini dilakukan agar sarjana baru tersebut siap dilingkungan
yang baru dan tidak kehilangan idealismenya. Pembekalan tersebut dapat dilakukan
dalam bentuk program program yang dapat mengukuhkan persfektif yang didapat
selama beraktivitas.

Kaderisasi
Mengingat kaderisasi merupakan hal yang penting dalam mata rantai
keorganisasian, maka perlu dilaksanakan program program yang mengarah
kepada :
Kaderisasi yang terintegrasi diantara seluruh komponen kampus. .
Transpomrasi dan misi kemahasiswaan.
Pembinaan dan ketahanan jasmani dan rohani dengan mengacu norma -norma
kemanusiaan.
Menjamin proses regenerasi kepemimpinan dalam kehidupan kemahasiswaan.
Peningkatan wawasan mahasiswa

BIDANG KEMAHASISWAAN
Untuk menciptakan suatu tatanan masyarakat mahasiswa yan dinamis dan
berkembang, baik dibidang studi dan akademis maupun kegiatan kemahasiswaan,
maka perlu adanya suatu arahan yang pada beberapa bidang yang saling mendukung
dan terintegrasi. Sesuai dengan tujuan dan sasaran BEM maka perlu adanya arahan -
arahan kebijakan yang dapat memperlancar roda kepengurusan pemerintahan
mahasiswa sebagai badan eksekutif dalam kemahasiswaan.

Pada bagian ini, akan diuraikan tentang arahan program kerja yang dituangkan
dalam pedoman umum sebagai acuan pelaksaan program kerja pemerintahan
mahasiswa dalam rangka melaksanakan tugas eksekutifnya.
Arahan program kerja yang tercakup dalam Garis Garis Besar Haluan
Organisai (GBI-IO) diantaranya adalah sebagai berikut :
Pendidikan.
Kesejahteraan.
Kewirausahaan.
Administrasi dan keuangan.

II.3. 1. Pendidikan
II.3.1.1. pengertian Pendidikan
yang dimaksud adalah suatu upaya pengubahan sikap dan tata laku dalam
usaha untuk mendewasakan manusia melalui upaya pengajaran dan latin yang
dititik beratkan pada pengembangan keprofesian yang digeluti oleh saluruh
komponen.

ll.3.l.2. Tujuan
Meningkatkan ketakwaan terhadap Tuhan Yang Maha Esa ,
mempertinggi budi pekerti, memperkuat kepribadian, kecerdasan,
keterampilan dan kemandirian.
Ikut mengembangkan usaha untuk mencetak sarjana yang berwawasan
luas, berbudi pekerti, cakap, mandiri, demokrasi dan bertanggung jawab. yang
dapat membangun dirinya sendiri serta memberikan kontribusi yan g nyata
bagi pembangunan nasional.

II.3.1.3. Sasaran
Pendidikan dilaksanakan ditujukan untuk mengembangkan potensi
seluruh anggota BEM sesuai dangan tujuan pendidikan nasional,

II.3.1.4. Arahan Umum.

Pengembangan dan pelaksanaan kegiatan kegiatan dibidang social,
kebudayaan, politik, kewirausahaan, dan mendukung suatu pola pendidikan
keprofesian dengan melibatkan seluruh sumber daya yang ada diperguruan
tinggi STMIK KHARISMA Karawang. Sarana dan prasarana pendidikan,
termasuk gedung kulian damperalatan penunjangnya, perpustakaan,
fasilitas laboratorium dan suasana belajar mengajar yang kondusif makin
disempurnakan dan ditingkatkan.
Perlibatan mahasiswa dengan memberikan kontribusi aktif dalam
menyusun kebijakan yang dikeluarkan pimpinan pengurus tinggi STMIK
KHARISMA Karawang dalam bidang akademik, kurikulum sarjana,
dengan kegiatan belajar mengajar, dengan memandang pada hubungan yang
sudah ada antara BEM dengan pihak direktur. Pengupayaan
pembelaan secara aktif terhadap anggota BEM yang mengalami masalah
- masalah akademik selama menyelesaikan pendidikannya.
 II.3.2. Kesejahteraan
II.3.2.l. pengertian
Kesejahteraan yang dimaksud adalah suatu upaya mewujudkan pemenuhan
kebutuhan mahasiswa untuk tumbuh dan bekembangnya studi maupun kegiatan
kemahasiswaan yang dapat memberikan kontribusi yang beratri bagi kehidupan
dilingkungan kampus, masyarakat, bangsadan Negara.

II.3.2.2. Struktur
Struktur organisasi pengurus BEM dalam pembinaan program kerjanya ada 6
(enam) bidang kerja utama:
Bidang penelitian dan pengembangan organisasi
Bidang kemahasiswaan
Bidang internal organisasi
Bidang eksternal organisasi
Bidang administrasi dan kesekertariatan
Bidang keuangan dan kelengkapan

STRUKTUR ORGANISASI

( Gambar dan keterangan Mengacu pada perubahan Komisi B)

Komposisi personalia
Komposisi personalia pengurus BEM diisi oleh anggota yang memenuhi
persayaratan sebagaimana pasal 13 ayat (b) ART BEM yakni yang dapat
menjadi pengurus BEM adalah anggota dengan surat keterangan resmi dari
institusi yang menyelenggarakan pelatihan pengkaderan tersebut.
Komposisi personalia yang mengisi struktur pengurus BEM adalah :
Ketua umum/presiden mahasiswa
Ketua bidang penelitian dan pengembangan organisasi
Ketua bidang kemahasiswaan
Ketua bidang internal organisasi
Ketua bidang eksternal organisasi
Sekertaris jendral
Sekertaris bidang penelitian dan pengembangan organisasi
Sekertaris bidang kemahasiswaan
Sekertaris bidang internal organisasi
Sekertaris bidang eksternal organisasi
Bendahara umum
Wakil bendahara umum
Departemen penelitian dan pengembangan organisasi
Departemen kemahasiswaan
Departemen organisasi internal
Deparetemen pengembangan masyarakat
Departemen hubungan antar lembaga dan institusi
Departemen dokumentasi dan publikasi
Departemen perlengkapan/logistic

Fungsi personalia pengurus BEM

Masing-masing personalia pengurus BEM menjalankan fungsinya sebagai
berikut:
Ketua umum/presma adalah penanggung jawab dan koordinator umum dalam
pelaksanaan tugas-tugas/program BEM yang bersifat umum kedalam maupun
keluar.
Kedua bidang Litbang organisasi adalah penanggung jawab dan koordinator
kegiatan penelitian dan pengembangan organisasi.
Ketua bidang kemahasiswaan penanggung jawab dan koordiantor kegiatan-
kegiatan pembinaan mahasiswa STMIK KHARISMA Karawang.
Ketua bidang internal organisasi adalah penanggung jawab dan koordinator
kegiatan-kegiatan mahasiswa.
Ketua bidang eksternal organisasi adalah penanggung jawab dan koordinator
kegiatan-kegiatan dalam bidang ekstern orginasasi, seperti pengabdian
masyarakat, hubungan antar lembaga dan lainnya.
Sekretaris jendral adalah penanggung jawab dan koordinator kegiatan-
kegiatan dalam bidang data dan pustaka, ketatausahaan penerangan serta
hubungan organisasi dengan pihak ekstern.
Wakil sekretaris jendral bidang Litbang organisasi bertugas atas nama
sekretaris jendral untuk kegiatan litbang membantu ketua bidangnya.
Wakil sekretaris jendral bidang kemahasiswaan bertugas atas nama sekretaris
jendral untuk kegiatan kemahasiswaan membantu ketua bidangnya.
Wakil sekretaris jendral internal bertugas atas nama jendral untuk kegiatan
internal membantu ketua bidangnya.
Wakil sekretaris jendral eksternal organisasi bertugas atas nama sekretaris
jendral untuk kegiatan ekstern membantu ketua bidangnya.
Bendahara umum dalam penanggung jawab dan koordinator kegiatan
dibidang administrasi keuangan dan perlengkapan organisasi.
Wakil bendum bertugs atas nama bendum dalam pengolahan administrasi
keuangan dn perlengkapan organisasi
Departemen litbang bertugas sebagai koordinator operasional dari kerja dan
proyek-proyek dibidang litbang organisasi BEM.
Departemen kemahasiswaan sebagai koordinator operasional dari kerja dan
proyek-proyek dibidang kemahasiswaan.
Departemen interlal sebagai koordinator operasional dari kerja dan proyek-
proyek dibidang interlal.
Departemen Pengabdian Masyarakat bertugas sebagai koordinator operasional
dari kerja dan proyek-proyek dibidang Eksternal.
Departemen antar lembaga/intansi bertugas sebagai koordinator operasional
dari kerja dan proyek-proyek dibidang Eksternal.
Departemen dokumentasi dan publikasi bertugas sebagai koordinator
operasional dari kerja dan proyek-proyek dibidang administrasi dan
kesekertariatan.
Departemen Pengembangan Sumber Dana bertugas sebagai koordinator
operasional dari kerja dan proyek-proyek dibidang Keuangan dan
Perlengkapan.
Departemen Perlengkapan/logistik bertugas membantu bendahara lembaga.

Wewenang dan tanggung jawab bidang kerja dalam pengurus BEM

Masing-masing bidang kerja dalam pengurus BEM dalam menjalankan
wewenang dan tanggung jawab adalah sebagai berikut:
Bidang Litbang
Menyelenggarakan penelitian terhadap pelaksanaan pelatihan dan aktivitas
yang diselenggarakan oleh BEM.
Melakukan penelitian baik dari segi program maupun segi edukatif terhadap
hasil-hasil penyelenggaraan pelatihan dan aktivitas yang diselenggarakan oleh
BEM.
Melakukan pendataan anggota dan perkembangan dilingkungan perguruan
tinggi STMIK KHARISMA Karawang.
Menyusun data dan analisis eksternal berdasarkan sektor yang urgent dalam
perkembangan lingkungan perguruan tinggi STMIK KHARISMA Karawang.

Bidang Kemahasiswaan
Melaksanakan koordinasi pengawasan terhadap pelaksanaan penelitian dan
aktivitas yang diselenggarakab oleh BEM.
Mengusahakan tindal lanjut atas hasil penelitian pelaksanaan pelatihan dan
aktivitas yang diselenggarakan oleh BEM, dengan memperhatikan
pelaksanaan pelatihan dan aktivitas yang telah diselenggarakan oleh BEM,
dengan memperhatikan pelaksanaan pelatihan dan aktivitas yang telah
digariskan oleh organisasi.
Menyelenggarakan proyek-proyek kerja yang dapat memberikan dampak
positif bagi peningkatan kualitas dan kuantitas pelaksanaan pelatihan dan
aktivitas seperti diskusi-diskusi pengembangan pembinaan mahasiswa,
pengembangan kurikulum dan metode pelatihan dan sebagainya.
Menyelenggarakan kegiatan lainnya yang dapat menunjang upaya pembinaan
sumberdaya mahasiswa STMIK KHARISMA Karawang.

Bidang Internal Organisasi

Menyelenggarakan kegiatan yang dapat meningkatkan kualitas intelektual,
mempertinggi budi pekerti, memperkuat kepribadian, kecerdasan,
keterampilan, dan kemandirian bagi mahasiswa STMIK KHARISMA
Karawang.
Menyelenggarakan kegiatan-kegiatan yang dapat mendorong upaya-upaya
pembangunan usaha untuk mencetak mahasiswa-mahasiswa yang
berwawasan luas, budi pekerti, cakap, mandiri demokratis, bermoral, dan
bertanggung jawab, baik sebagai sarana pembangunan profesi anggota
maupun sebagai wadah dharma bakti ke masyarakat.
Membentuk membina dan mengembangkan pelaksanaan kegiatan-kegiaan di
bidang sosial, budaya politik. Kewirausahaan dan mendukung suatu program
pendidikan keprofesian yang melibatkan seluruh sumber daya yang ada di
STMIK KHARISMA Karawang.
Mengusahakan hubungan kerjasama secara kelembagaan antar lembaga yang
ada di lingkungan STMIK KHARISMA Karawang dalam upaya
meningkatkan pendididkan dan kesejahteraan mahasiswa.
Mengusahakan peningkatan kegiatan studi dan kegiatan kemahasiswaan
melalui peningkatan aksesbilitas dan kemudahan bagi mahasiswa dalam hal
pemakaian serta penggunaan fasilitas umum olahraga, lab ruang-ruang untuk
menunjang pembangunan studi dan kegiatan kemahasiswaan di lingkungan
STMIK KHARISMA Karawang.
Membentuk suatu badan usaha bagi upaya pemenuhuna kebutuhan pendanaan
organisasi yang mandiri dengan memanfaatkan potensi-potensi yang ada di
lingkungan STMIK KHARISMA Karawang yang akhirnya bdan tersebut
mampu memenuhi kebutuhan pembiayaan program, yang selanjutnya akan
melancarkan kegiatan-kegiatan yang telah menjadi program BEM.
Melaksanakan pelatihan kewirausahaan dalam rangka memperkuat upaya
pembentunkan unit usaha.
Memanfaatkan hasil-hasil usaha untuk membangun dan mengembangkan
BEM yang dilaksanakan secara transparant.

Bidang Eksternal Organisasi

Menyelenggarakan kegiatan-kegiatan yang mendukung terwujudnya
hubungan yang efektif dengan lembaga-lembaga yang berada dilingkungan
perguruan tinggi STMIK KHARISMA Karawang khususnya dan lemabaga-
lembaga di luar lingkungan perguruan tinggi STMIK KHARISMA Karawang
secara umum.
Menyelenggarakan kegiatan-kegiatan yang dapat mewujudkan peran aktif
BEM dalam memberikan kontribusi terhadap penyelesaian permasalahan yang
ada di lingkungan jurusan, perguran tinggi maupun dimasyarakat dengan
memberdayakan segenap potensi yang ada di dalam diri anggota BEM untuk
turut menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang berkembang tersebut.
Membentuk hubungan kerjasama yang luas dengan berbagai lembaga formal
maupun informal.
Menyelenggarakan kegiatan-kegiatan diskusi ditingkat internal mauun
eksternal untuk menggali pemikiran-pemikiran yang beramanfaat bagi
penyusun konsep yang menyangkut berbagai segi kehidupan masyarakat,
yang sehingga terbentuknya platform perjuangan yang jelas dalam upaya
memecahkan berbagai permasalahan yang dihadapi baik dilingkan internal
maupun eksternal kampus.
Mewujudkan tetap tertanamnya idealisme mahasiswa terhadap nilai-nilai
humanitas dan mampu merealisasikannya dalam tatanan praktis.
Memperdayakan masyarakat dalam menyelesaikan permasalahan yang
dihadapi.
Melakukan kegiatan-kegiatan yang bersifat pengabdian kepada masyarakat
dengan memberdayakan mahasiswa BEM dan masyarakat dengan potensi
yang dimiliki yang sesuai disiplin ilmu mahasiswa-mahasiswa STMIK
KHARISMA Karawang, dalam upaya membangun masyarakat Indonesia
seutuhnya serta pemecahan masalah yang muncul di masyarakat yang ada
kaitannya dengan disiplin ilmu yang ada di STMIK KHARISMA Karawang

Bidang Administrasi dan Kesekretariatan

Melakukan pengaturan pengeloalaan surat menyurat yang meliputi :
Penyelenggaraan pemrosesan surat masuk dan keluar
Penyelenggaraan penyusunan surat keluar dan surat masuk
Penyelenggaraan pengetikan dan penggadaan surat
Penyelenggaraan pengaturan administrasi pengarsiapan
Penyelenggaraan pengaturan pengiriman surat
Melakukan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyusunan,
pemeliharaan, dokumen organisasi bahan-bahan yang berkenaan dengan data
intern dan ekstern organisasi.
Mengatur penyelenggaraan produksi atau reproduksi dari dokumen organisasi
yang perlu disampaikan kepada seluruh anggota.
Menyelenggarakan aktivitas yang dapat menambah pengetahuan dan
keterampilan personalia dibidang kesekretariatan aparata BEM guna
meningkatkan kelancaran dari mutu kerja dalam bidang administrasi dan
kesekretariatan.
Melaksanakan kegiatan-kegiatan lainnya yang dapat mendukung usaha
perbaikan peningkatan dan penyempurnaan cara kerja administrasi
kesekretariatan pada aparat BEM.

Bidang Keuangan dan Perlengkapan

Menyusun rencana anggaran penerimaan dan pengeluaran pengurus BEM
untuk satu periode dan untuk setiap semester.
Mengelola sumber-sumber penerimaan organisasi sesuai dengan ketentuan
yang berlaku.
Menyelenggarakan administrasi keuangan untuk setiap penerimaan dan
pengeluaran pengurus BEM berdasarkan pedoman administrasi keuangan
yang di susun untuk keperluan ini.
 Melakuka usaha – usaha yang dapat mendorong seluruh aparat BEM untuk
meningkatkan sumber dana intern khususnya dari iuran anggota yang dikelola
berdasarkan pedoman pengelolaan iuran anggota BEM.
Mengatur dan mengurus penggunaan pemeliharaan, perbaikan dan
penambahan perlengkapan organisasi dengan :
Senantiasa mengadakan kontak terhadap pemakai peralata organisasi
Mengusahakan penambahan perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan
organisasi
Menyusun daftar inventaris organisasi
Mengatur perawatan dan pemeliharaan ……………….
Mengatur dan mengurus ………………..
Menyelenggarakan kegatan-kegiatan lainnya yang dapat menunjang
pengelolaan keuangan dan perlengkapan organisasi.

Instansi Pengambilan Keputusan

Setiap keputusan BEM ….. secara musyawarah. Dengan demikian setiap
keputusan organisasi adlah kepuasan yang mufakat bersama oleh karena itu
setiap personalia maupun aparat dan anggota BEM wajib menjunjung tinggi
dan melaksanakan dengan penuh tanggung jawab. Berdasarkan prinsip itu,
maka tata susunan (Hiearki) intansi …………… dalam pengurusan BEM
adalah:
Sidang pleno
g. Rapat harian
h. Rapat presidium
i. Rapat bidang
j. Rapat Kerja
Disamping itu untuk ………….. program, dilakukan rapat kerja pengurus BEM,
untuk menjelaskan secara ……. adalah sebagai beriku:
Sidang pleno pengurus BEM
Sidang pleno adalah instansi tertinggi sidang pengurus BEM
Sidang pleno dihadiri oleh seluruh …... pengurus BEM, ketua HMJ, dan ketua UKM.
Fungsi dan wewenang pengurus BEM :
Sidang pleno dilakukan setidak – tidaknya dilakukan 2 kali dalam satu tahun.

Sidang pleno pengurus BEM

Sidang pleno adalah instansi tertinggi pengurus BEM
Sidang pleno dihadiri oleh seluruh fungsionaris pengurus BEM dan BLM
ditambah dengan ketua-ketua HMJ dan UKM
Fungsi dan wewenang sidang pleno pengurus BEM
 Membuat rencana program kerja yang akan didahulukan oleh BEM
Sidang pleno setidaknya dilakukan 2 (dua) kali dalam satu tahun
Rapat presidium pengurus BEM
Rapat presidium dihadiri oleh ketua umum / presma, ketua bidang, sekertaris
jendral, wakil sekertaris jendral, bendahara umum dan wakil bendahara
umum.
Rapat presidium dilakukan seidaknya dilakuka 4 kali dalam satu bulan
Fungsi dan wewenang rapat presidium :
Megambil keputusan tentang perkembangan di STMIK KHARISMA
Karawang sehari-hari baik intern mauapun ekstern.
Mendapatkan informasi tentang perkembangan dari berbagai aspek organisasi
baik intern mauapaun ekstern pada lingkungan STMIK KHARISMA
Karawang.
Mengevaluasi perkembangan ekstern organisasi BEM
3. Rapat bidang
a. Rapat bidang dihadiri oleh aparat bidang yang bersangkutan di BEM
b. Rapat bidang setidaknya dilakukan satu kali dalam satu bulan
c. Fungsi dan wewenang rapat bidang:
1. Mengontrol pelaksanaan kerja proyek-proyek yang dilaksanakan oleh setiap
bidang.
2. Membuat penyesuaian dlam pelaksanaan kerja / proyek dari setiap bidang yang
mengalami perubahan baik secara teknis mauapaun dalam segi waktu.
3. Menysun langkag-langkah teknis untuk penyelengaraan kerja / proyek berikutya
sesuai dengan kebijaksanaan yang ditetapkan oleh rapat harian dan rapat presidium.
Rapat kerja
Rapat kerja dihadiri oleh setiap fungsionaris pengurus BEM
Rapat kerja setidak – tidaknya dilakukan satu kali dalam satu semester
Fungsi dan wewenang
Menyusun rancangan anggaran penerimaan dan pengeluaran untuk seluruh
kegiatan BEM selama satu semester.
Menyesuaikan jadwal aktifitas / kerja selama satu semester

PENGURUS BLM
Status Pengurus
Sesuai dengan ketentuan yang termaktub dalam bab II pasal 15 ayat (a) ART
BEM mempunyai status sebagai badan konsultasi mengatur pelaksanaan –
pelaksanaan musma yang sekaligus sebagai perwujudan dari perwakilan
mahasiswa STMIK KHARISMA Karawang.
Tugas dan Kewajiban Pengurus BELM
Sesuai dengan yang termaktub dalam bab II pasal 17 ART BEM tentang tugas
dan wewenang pengurus BLM adalah sebagai berikut:
BLM berkewajiban mengawasi pelaksanaan ketentuan-etentuan musma yang
dijalankan pengurus BEM.
BLM berkewajiban menjunjung tinggi AD/ART BEM
BLM berkewajiban mengesahkan ketua BEM hasil musma.
BLM berkewajiban membuat kriteria program yang merupakan kebutuhan
dari seluruh mahasiswa STMIK KHARISMA Karawang.
BLM berkewajiban dan berhak melakukan pengawasan terhadap BEM dan
meminta pertanggung jawaban BEM sewaktu-waktu bila di pandang perlu.
BLM memiliki wewenang untuk mengesahkan atau tidak melalui mekanisme
program yang dilaksanakan oleh BEM melalui mekanisme yang ditetapkan
oleh BLM.
BLM mempunyai wewenang untuk membatalkan rencana program atau
menghentikan program yang dilaksanakan oleh BEM dengan mekanisme
yang ditetapkan BLM.
Apabila dalam pandangan BLM bahwa BEM tidak melaksanakan tugasnya
atau keluar dari arah kebijakan BLM, maka BLM berkewajiban mengeluarkan
referendum I dengan batas waktu 3 (tiga) minggu sesudah keputusan
dikeluarkan, BEM harus memperbaikinya. Kemudian apabila dalam batas
waktu tersebut masih melakukan kesalahan maka BLM wajib wajib
mengeluarkan referendum II dengan batas waktu 2 (dua) minggu, sesudah
keputusan dilekuarkan maka BEM harus memperbaikinya. Kemdian apabila
dalam batas waktu tersebut masih melakukan kesalahan maka BLM dapat
mengeluarkan referendum untuk menurunkan jabatan ketua BEM.
Dalam hal ketua BEM berhenti ditengah masa jabatannya, maka untuk
mengisi kekosongan jabatan, maka dipilih sekertaris jendral BEM sebagai
pejabat sementara ketua BEM yang disahkan oleh BLM sampai terpilihnya
ketua BEM yang baru melalui musma.
BLM dapat membentuk lembaga-lembaga lainnya untuk tugas-tugas
legislative
BLM berhak mengubah AD / AR BEM melalui musma luar biasa.
Struktur organisasi
Struktur organisasi pengurus BLM dengan pengkomisian dalam program
kerja terdapat 3 (tiga) komisi kerja :
Komisis intra kuikuler
Komisi ekstra kulikuler
Komisi penelitian pengawasan dan pengembangan
Komposisi prsonalia BLM
Formasi pengurus BLM sedapat mungkin disesuaikan dengan kebutuhan
lembaga tersebut sedangkan struktur organisasi pengurus BLM diisi oleh
anggota – anggota mahasiswa yang telah memenuhi persyaratan sebagaimana
ditetapkan dalam bab II pasal 19 ART BEM tentang keanggotaan. Dengan
memperhatikan kebutuhan dan kondisi BLM maka komposisi personalia
dalam struktur organisasi BLM periode 2005 – 2006 terdiri dari :
Ketua umum
Ketua komisi intra kulikuler
Ketua komisi ekstra kulikuler
Ketua komisi penelitian, pengawasan dan pengembangan
Sekretaris umum
Bendahara umum

Fungsi personalia pengurus BLM

Masing – masing personalia BLM menjalankan fungsinya sebagai berikut :
Ketua umum adalah penanggung jawab dan koordinator umum dalam
pelaksanaan tugas - tugas BLM yang bersifat umum kedalam dan keluar.
Sekertaris adalah penanggung jawab dan coordinator kegiatan dalam bidang
data dan pustaka, ketatausahaan dan penerangan serta hubungan organisasi
dengan pihak esktern STMIK KHARISMA Karawang
Bendahara umum adalah penanggung jawaban koordianor kegiatan dalam
bidang administrasi perbendaharaan.
Ketua komisi penelitian, pengawasan dan pengembangan penanggung jawab
dan koordinator kegiatan dalam bidang penelitian, pengawasan dan
pengembangan.
Ketua komisi ekstra kulikuler penanggung jawab dan koordinator dalam
bidang eksternal.
Ketua komisi intra kulikuler penanggung jawab dan koordinator dalam bidang
internal.
Intansi Pengambilan Keputusan
Setiap keputusan pengurus BLM diputuskan secara musyawarah dan oleh
karena itu bersifat organisatoris dan mengikat selruh aparat anggota BLM.
Dengan begitu setiap keputusan organisasi pada dasarnya adalah merupakan
mufakat bersama karena itu aparat dan anggota BLM wajib menjunjung tinggi
dam melaksanakan dengan penuh tanggung jawab. Berdasarkan prinsip itu,
maka tata sususnan (hieraki) instansi pengambilan keputusan adalah pengurus
BLM adalah :
 Sidang pleno
Rapat harian
Rapat presidium
Rapat komisis
Rapat kerja

Disamping itu untuk mengevaluasi pelaksanaan program dilakukan rapat kerja bidang
dan untuk menyusun renkana kerja operasional diselenggarakan rapat kerja pengurus
BLM, untuk memperjelas lebih rinci adalah sebagai berikut :
Sidang pleno
Sidang pleno adlaah instansi tertinggi dalam pengurus BLM
Sidang pleno dihadiri seluruh fungsional pengurus BLM ditambah dengan
ketua umum BEM dan ketua – ketua HMJ dan UKM.
Fungsi dan wewenang sidang pleno pengurus BLM :
Membahas laporan pengurus BLM tentang pelaksanaan ketetapan – ketetapan
musma untuk setiap semester.
Mendengar laporan ketua umum BEM, HMJ dan UKM
Membahas laporan ketua umum BEM, HMJ dan UKM
Mengambil kebijakan – kebijakan yang mendasae bagi organisasi baik
kedalam maupun keluar.
Sidang pleno setidak – tidaknya 2 (dua) kali dalam satu periode
Rapat harian pengurus BLM
Rapat harian dihadiri oleh fungsional BLM dan ketua – ketua umum BEM,
HMJ dan UKM
Rapat harian dilaksanakan setidak – tidaknya 1 (satu) kali dalam sebulan
Fungsi dan wewenang rapat harian pengurus BLM :
Membahas dan menjabarkan kebijaksanaan yang telah diambil atau ditetapkan
sidang pleno.
Mengkaji dan mengevaluasi keputusan – keputusan yang diambil oleh
presidium BLM untuk kemudian mengambil diambil atau mempretimbangkan
keputusan – keputusan selanjutnya.
Mendengar laporan kegiatan dari seluruh fungsionaris pengurus BLM
Mendengar laporan kegiatan dari ketua umum BEM, HMJ dan UKM
Rapat presidium BLM
Rapat presidium BLM dihadiri oleh ketua umum, sekretaris umum, bendahara
umum
Rapat presidium dilaksanakan setidak – tidaknya 4 (empat) kali dalam sebulan
Fungsi dan wewenang rapat presidium :
Mengambil keputusan tentang perkembangan organisasi di STMIK
KHARISMA Karawang sehari – hari baik intern maupun ekstren
Mendengar informasi tentang perkembangan dari berbagai aspek intern
mapaun ekstern
Mengevaluasi perkembangan esktern organisasi dan dampaknya bagi
perkembangan organisasi di STMIK KHARISMA Karawang
Mendengarkan informasi tentang perkembangan dari berbagai aspek
organisasi baik intern maupun ekstern STMIK KHARISMA Karawang
Mengevaluasi perkembangan ekstern organisasi dan dampaknya bagi
perkembangan organisasi di STMIK KHARISMA Karawang.
Rapat komisi
Rapat komisi dihadiri oleh anggota komisi yang bersangkutan di BLM
Rapat komisi dilakukan setidaknya dilakukan satu kali dalam satu bulan
Fungsi dan wewenang rapat komisi :
Mengontrol pelaksanaan kerja / proyek – proyek yang dilaksanakan oleh
setiap komisi
Membuat penyesuaian terhadap pelaksanaan kerja / proyek dari setiap komisi
yang mengalami perubahan baik secara teknis mapaun dalam segi waktu
Menyusun langkah – langkah teknis untuk menyelenggarakan kerja / proyek
berikutnya sesuai dengan kebijakan yang dikeluarkan oleh rapat harian atau
rapat presidium.
Rapat Kerja
Rapat kerja dihadiri oleh seluruh fungsionaris pengurus BLM
Rapat kerja dilakukan setidak – setidaknya dilakukan satu kali dalam satu
semester
Fungsi dan wewenang :
Menyusun renkangan anggaran penerimaan dan pengeluaran untuk seluruh
kegiatan pengurus BLm selama satu semester
Menyesuaikan jadwal aktivitas / renkana kerja untuk satu semester

PENGURUS HMJ DAN UKM (Usulan = Mengacu pada perubahan Komisi

B)
Sesuai dengan ketentuan yang termaktub dalam bab II, D bagian V (lima)
pasal 23-27 ART BEM untuk HMJ serta bab II, D bagian VI (enam) pasal 28-
32 (untuk UKM), tentang pengertian, kedudukan, keanggoataan,
kepengurusan serta hubungan dengan BEM yang secara keseluruhan
memberikan keleluasaan kepada pengurus HMJ untuk membentuk
kepengurusannya sekarang tersendiri sesuai dengan kebutuhannya.
I. Pendahuluan
Administrasi kesekretariatan BEM adalah segenap proses penyelenggara
aktivitas kesekretariatan BEM yang benar-benar berfungsi sebagai pusat dan
aktifitas organisasi. Untuk maksud dan tujuan tersebut maka penyelenggara
aktifitas kesekretariatan BEM benar-benar dapat tercapai secara efektif.
Administrasi kesekretariatan organisasi dikenla dalam bentuk dan sistem nya.
Dalam hubungan ini, pedoman administrasi kesekretarian BEM menunjukan
suatu bentuk atau sistem yang spesifik. Bagaimana sistem administrasi
kesekretariatan tersebut akan dilihat pada halaman-halaman berikutnya.
Dengan bertitik tolak dan berpandangan pada kepraktisan (Praktilize) maka
pedoman adminstrasi kesekretariatan BEM mencakup hal-hal berikut :
Pendahuluan
Organisasi dan kesekretariatan BEM
Administrasi surat menyurat(ketatausahaan)BEM
Administrasi kearsipan
Administrasi keanggotaan
Keprotokoleran BEM
Penutup
Lampiran-lampiran

II. Kesekretariatan BEM

Untuk menyelenggarakan administrasi organisasi dengan efektif maka
diperlakukan suatu tempat tertentu sebagai suatu pusat pengurus segala
sesuatu yang berhubungan dengan orrganisasi. Tempat penyelenggara
administrasi organisasi dinamakan sekretariatan organisasi aktifitas organisasi
bepusat pada sekretariat organisasi. Untuk tingkat STMIK KHARISMA
Karawang maka berpusat dii BEM, tingkat jurusan di HMJ, administrasi
kesekretariatan merupakan bagian dari administrasi organisasi unit tugas atau
pekerjaan yang penyelenggaraannya diserahkan kepada sekretaris jendral atau
sekretaris organisasi.
Upaya penyelenggaran administrasi kesekretariaatan bertujuan agar sekretaris
BEM benar-benar berfungsi sebagai sekretariat organisasi yaitu :
Tempat kerja yang efisien bagi kepengurusan dalam mengendalikan
organisasi.
Pusat komunikasi organisasi.
Pusat kegiatan organisasi.

III. Administrasi surat menyurat (ketatausahaan)

Surat adalah merupakan jembatan pengertian dan alat komunikasi bagi
seseorang dengan orang lain, karena sifat yang demikian, maka surat-surat
harus disusun secara ringkas dan padat tetapi tetap jelas dan tegas. Bahas yang
dipakai haruslah mudah dimengerti, sederhana dan teratur. Pemikiran surat
harus dipikirkan dulu secara masak apa yang akan ditulis secara menyadari
kepada siapa tulisan itu disampaikan, karna melalui surat itu berarti dia telah
menghantarkan dan membawa idenya kepada orang lain.
Dengan pengertian dan sifat surat tersebut diatas, maka bagi suatu organisasi
turut menjadi sangat penting yaitu sebagai alat komunikasi, sebagai dokumen
organisasi dan sebagai tanda bukti (alat bukti/pemeriksaan). Pada hakekatnya
suatu surat atau kegiatan bersifat menetes keseluruhan bagian atau aparat
organisasi.
Proses penyelenggaraan ketatausahaan dengan kata lain administrasi surat
menyurat adalah suatu proses yang berencana dan teratur yang dimulai
dengan adanya ide pemudaran sampai penyelesaian dan penyimpanannya
sebagaimana mestinya.
Administrasi surat-menyurat meliputi 3 hal:
a. Bentuk dan isi surat
b. Sirkulasi surat (surat masuk dan surat keluar)
c. Penyimpanan (pengarsipan)
1. Bentuk dan isi surat
Bentuk isi surat harus memenuhi ketentuan-ketentuan yang telah dibuat
organisasi karena surat menyurat BEM adalah termasuk surat resmi/dinas.
Ketentuan tersebut meliputi hal pemakaian kertas, pengertian atau penulisan,
bentuk surat, makna dari isi surat.
Pemakaian kertas dalam pembuatan surat menyurat resmi BEM :
a. Surat-surat organisasi ditulis pada kertas putih dan bersih.
b. Kertas yang digunakan haruslah masih rapih dan belum pernah digunakan
sebelumnya.
Ukuran kertas yang dipakai adalah kertas ukuran folio/F4/HVS (21,59 cm x
33.00 cm).
Mengenai perihal dimaksud sebagai inti atau isi surat, bisa juga disebut
sebagai “pokok surat”. Ia tidak perlu panjang tetapi ringkas dan tetap jelas dan
tepat. Sehingga dengan menambahkan perihal atau pokok ini saja pembaca
atau penerima surat sudah mengetahui (minimal dapat membayangkan
maksud surat). Dibawah ini adalah contoh yang paling mudah :

Hal: PERMOHONAN PEMBICARA

2. Alamat surat yaitu kepada siapa surat itu ditunjukan, terletak pada kanan
atas surat sejajar dengan perihal. Alamat surat tidak selamanya ditunjukan
kepada seseorang, tetapi sering juga ditunjukan kepada suatu badan atau
lembaga. Bila ditunjukan kepada suatu instansi atau lembaga, maka
penyebutan bukan pada nama lembaganya, melainkan kepada pengurus
pimpinan lembaga tersebut.
(Usulan = Menggunakan Aturan Surat Indonesia baru)
Contoh:

Nomor :
Lampiran :
Hal :

Kepada Yang Tehormat,

Presiden Mahasiswa BEM
STMIK KHARISMA KARAWANG

di TEMPAT

Bila surat ini ditunjukan kepada salah satu bidang atau unit yang ada pada
lembaga tersebut hendaknya dilengkapi dengan “c.q” yang berarti “case que”.

Contoh :
Kepada Yang Terhormat
Badan Eksekutif Mahasiswa
c.q. Bidang LitBang

dengan begitu penerimaan surat (setelah mengagendakan seperlunya) biasa

meneruskan kepada bidang litbang untuk di tindak lanjuti.

3. Kata penulisan surat

Sebaiknya digunakan kalimat “assalamu'alaikum Wr. Wb.” minimal “Dengan
Hormat”.
Kata permulaan ini berfungsi sebagai pembuka surat, ditulis dengan alenia 2,5
spasi dibawah pokok surat
Kepada Yang Terhormat
Sdr………………….
di TEMPAT
Assalamu’alaikumWr.Wb.
 Kepada Yang Terhormat,
Sdr .......................... di-
TEMPATAssalamu'alaikum Wr.Wb.

4. Isi surat
Suata surat pada dasarnya tidak jauh berbedan dengan suatu karangan penysunan
menggunakan sistematika sebagai berikut :
Pendahuluan
Uraian persoalan
Penutup

Pendahuluan

Pendahuluan ini dimaksud untuk menarik perhatian pembaca/penerima surat tenteng

masalah yang dipersoalkan dalam surat itu. Kalau hanya menyampaikan berita
singkat, kata atau kalimat pendahuluan ini tidaklah menjadi suatu keharusan
pertimbanganya adalah suatu efesiensi. Tapi apabila menyangkut persoalan penting
yang memerlukan penguraian atau perincian, maka surat ini haruslah menggunakan.
Gunanya tidak hanya sekedar menarik perhatian, melinkan sekaligus sebagai suatu
motivasi.

Contoh:

“Diberitahukan Bahwa.....”, atau “Dengan ini kami sampaikan bahwa ..... ” (untuk
surat surat pemberitahuan).

“Bersama ini ......... ” atau “Dengan ini ............... ” (untuk surat-surat pengantar).
“Memenuhi permintaan saudara ........ ” Menunjuk surat saudara dengan No.........”

(untuk surat permintaan, balasan, jawaban persyataan).

Kalimat pendahuluan ini sebaiknya tidak lebih dan' satu alinea, ditulis dua sepasi
dibawah kata permulaan surat (Assalamu”alaikum/Dengan hormat).

Uraian persoalan (isi atau pokok surat)

Maksud sasaran atau tujuan surat harus jelas dan dapat dipertanggungjawabkan. haI-
hal yang minimal harus diperhatikan :
Jangan memakai kalimat yang panjang dan berbelit-belit karena hal ini biasanya akan
membuat salah pengertian bagi si penerima surat. Agar mudah dipahami pada surat-
surat yang panjang sebaiknya diberi alenia. Pembagian alinea sangat memudahkan
pengertian. Jarak antar alenia dengan spasi dalam satu alenia 1 Spasi.

Dalam satu surat sebaiknya hanya dipersoalkan satu perkara atau permasalahan.
Sebab pencampuran persoalan dalam suatu surat akan mencari kembali surat itu bila
diperlukan lagi.

Dalam penyusunan surat selanjutnya harus dijaga tentang kata-kata atau kalimat yang
digunakan sebaiknya kata-kata yang sopan, wajar dan tidak berlebih lebihan, kecuali
yang sudah lazim dipergunakan. Oleh karna itu penyusunan surat diberikan kepada
orang yang berkemampuan bahasa cukup

Kalimat penutup
Untuk kesopanan dalam melakukan suatu korespondensi, perlu adanya kalimat-
kalimat penutup, seperti : “Dengan demikian harap makluam ...... ” atau “ Atas
perhatian ...... kami ukapkan terima kasih”.

5. Pengendalian surat
1. 1. Buku agenda surat Untuk mempermudahkan pengelolaan system administrasi
dan kesekretariatan dalam hal ini pengelolaan surat-menyurat, surat masuk maupun
surat keluar, pengarsipan dan dokumentasi agar teratur dan sistematis, maka system
pengendalian surat-menyurat perlu diatur tersendiri. Adapun unsur-unsur penting
yang perlu diatur tersendiri. Adapun unsur-unsur yang penting untuk dicatat antara
lain :
Nomor urut surat
Nomor kode arsip
Nomor surat
Tanggal terima
Nomor dan tanggal terima surat
Isi surat
Asal surat
Keterangan tambahan (tambahan untuk keterangan surat)
2. Surat keluar Surat keluar adalah surat yang kita keluarkan untuk mengemukakan
kehendak, pikiran dan maksud kita kepada pihak lain. Surat keluar harus mengalami
sirkulasi sebagai berikut:
2.1. Konsep surat harus terlebih dahulu dimintakan kerangka kepada pengurus yang
berkepentingan agar tidak terjadi perbedaan-perbedan antar muatan, isi dan redaksi
surat tersebut.
2.2. Konsep surat yang telah mendapatkan kearangka, kemudian diberi nomor verbal.
Buku keluar untuk surat keluar memuat antara lain :
Nomor surat dan kode arsip surat
Nomor surat
Tanggal surat (penanggalan nasional masehi) . .
Prihal isi surat Kepada siapa (keputusan, lampiran, penyampaian)
Kepada siapa (keputusan, lampiran, penyampaian)
contoh agenda buku verbal

Buku agenda suratkeputusam

Konsep surat yang telah kerangka dan nomor surat, diketik sesuai yang dikehendaki.
Legalitas organsasi (tandatangan ketua, sekretaris, dan stempel) setelah dibukukan
barulah surat tersebut siap untuk dikirim kepada tujuan. Pengiriman surat surat betul-
betul menuju tujuannya, kita bukukan dulu kedalam bentuk ekspedisi yang memuat
kolom-kolom sebagai berikut :
contuh ekspedisi
IV. Administrasi pengarsipan Arsip adalah kumpulan surat-surat yang disimpan
secara sistematis karna mempunyai suatu kemanfa'atan, apabila dibutuhkan dapat
secara tepat ditemukan kembali. Jadi intinya arsip berarti pengumpulan dan
penyimpanan surat-surat. Apabila semua surat dan dokumen dokumen lainnya
tersimpan pada tempat-tempat tertentu dan teratur rapih, dan ketika apbila diperlukan
maka akan mudah ditemukan kembali, walaupun surat-surat tersebut tersimpan lama.
Pengarsipan yang baik akan sangat berguna, terutama membantu perkembangan ilmu
pengetahuan pada umumnya. Pada prinsipnya surat-surat organsasi harus disimpan di
sekretariat/kantor dan tidak benar apabila penyimpanan surat-surat atau arsip
organisasi di person-person pengurus. Beberapa system penyimpanan surat-surat
antara lain :
1. System abjad (alphabetik tiling)
2. System prihal (subjektif filing)
3. System nomor (numerikal filing)
4. System tanggal(kronologikal tiling)
5. System daerah (geographikal Eling)

Untuk di BEM surat-surat organisasi pada map-map atau tempat-tempat tertentu atau
membedakan untuk OI untuk surat keluar intern dan untuk kode OE untuk surat
keluar ekstern. Untuk surat masuk intern berkodekan II dan untuk surat masuk
ekstern berkodekan IE.

Utuk memperoleh kepraktisan lebih lanjut dari kode-kode dasar terebut diatas (surat
masuk intern maupun ekstern) dibagi lagi sesuai dengan kebutuhan/wilayah/bidang
misalnya

Kode map/ arsip pengurus BEM periode 2017-2018

IV.1. Arsip Surat Masuk

IV. 1.1. Surat Masuk Intern
OI A : Badan LegislatifMahasiswa STMIK KHARISMA karawang
OI B : Himpunan Mahasiswa Jurusan (HMJ) .
OI K : Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM)
Ol D : Akademis STMIK KHARISMA Karawang
OI P : Anggota Perseorangan.

IV. 1.2. Masuk Ekstern

OE l : Instansi Pemerintah, BUMN.
OE 2 : Orsospol
OE3 : Perguruan tinggi, ormas, organasasi mahasiswa, organisasi kepemudaan dan
badan swasta.
OE 4: Alumni.
OE 5 : Perseorangan lepas.

IV.2. Map Surat Keluar

IV.2.1. Arsip Surat Keluar Intern
II A1 : Badan LegislatifMahasiswa (BLM)
II A2 : Fungsionaris pengurus BEM
II A3 : Surat mandat, Surat keterangan, Surat tugas
II A4 : Surat keputusan pengurus BEM
II B : Himpunan Mahasiswa Jurusan (HMJ)
II K : Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM)

IV.2.2. Arsip Surat Keluar Ekstern

IE 1 : Intansi Pemerintahan, BUMN
IE 2 : Orsospol
IE3 : Perguruan tinggi, ormas, organisasi mahasiswa, orgasisasi kepemudaan dan
badan swasta
IE 4 : Alumni
IE 5 : Peseorangan lepas

V. Administrasi keanggotaan

Anggota BEM (mahasiswa STMIK KHARISMA karawang ) murupakan

sasaran kerja, pembinaan dan kaderisasi organisasi sehingga perlu ada
administrasi yang rapi tentang angota BEM dalam rangka tercrptanya sasaran
kerja/aktifitas BEM yang kongkrit dan terarah.

BEM adalah organisasi kemahasiswaan yang berkedudukan di perguruan

tinggi STMIK Kharsima karawang dan keanggotaannyapun adalah seluruh
mahasiswa STMIK KHARISMA karawang yang secara syah terdaftar di
STMIK KHARISMA karawang, maka pandataan anggotapun didapat dari
mahasiswa yang ada pada jurusan jurusan yang ada di STMIK KHARISMA
karawang.
 Untuk data anggota hanya berupa arsip namanama mahasiswa/I STMIK
KHARISMA Karawang.

VI. Inventarisasi Organisasi Dan Dokumentasi Organisasi

1. Inventaris Organisasi
1. Inventarisasi organisasi adalah segala sesuatu yang menjadi milik organisasi
berupa kekayaan organisasi.
2. Inventarisasi pada pokokya dapat dibagi menjadi dua yaitu :
Inventaris yang permanent
Yang digolongkan inventaris permanent adalah milik organasasi dalam jangka yang
relative lama dan tidak mengalami perubahan misalnya :
Gedung atau sekretariat kantor
Alat tulis kantor
Dan sebagainya

Untuk mengontrol inventaris organisi ini perlu dibuat daftar inventaris sesuai dengan
penggolongan diatas, maka kita dapat daftar inventaris 2 makam yaitu :
Daftar inventaris organisasi permanent
Daftar inventaris organisasi yang tidak permanent atau yang habis dalam jangka
waktu yang relative pendek
Dan daftar inventaris organisasi ini biasa juga disebut buku stok

3. Tujuan dibuat daftar inventaris organisasi adalah :

Menunjukan kekayaan organiasasi

Untuk menghindari adanya pemborosan
Sebagai alat kontrol inventaris (mengetahui perubahan, kerusakan, penggantian serta
untuk menambah apabila terjadi kekurangan ).

4. Penyimpanan inventaris harus dilaksanakan dengan baik oleh orang -orang yang
bertanggung jawab sesuai dengan job deskription kesekretariatan. Penyimpanan harus
harus dilaksanakan dan ditempatkan di sekretariat, tidak diperkenankan disimpan
dirumah atau ditempat salahsatu fungsionaris.

2. Dokumentasi Organisasi
 Dokumen organisasi adalah segala sesuatu yang menyangkut kegiatan
pencarian, pengumpulan, penyimpanan serta pengawetan dokumen-dokumen
organisasi. Dokumen adalah tanda bukti yang sah menurut hukum dari
peristiwa-peristiwa atau kejadian yan kemudian disimpan. Pada hakekatnya
semua arsip organisasi adalah dokumen.

Bentuk bentuk dokumen

Gambar-gambar dan foto-foto.

Tulisan-tulisan dan surat-surat penting.
Benda-benda berharga dan bernilai
Photo kopi atau salinan surat.
Surat kabar, majalah dsb.

Dokumen itu selain digunakan sebagai kepentingan juga digunakan untuk

menyusun laporan tahunan organisasi serta tanda bukti yang sah.

Pemeliharaan danpenyimpanan dokumen seperti halnya barang barang

inventaris dan arsip hendaknya disusun rapih dan teratur dalam map-map dan
tempat-tempat tertentu dengan mengelompokan dengan kebutuhan tertentu.

VII. Keprotokoleraan BEM

1. Tugas suatu kesekretariatan tidak saja terbatas pengelolaan atau Pengaturan surat
menyurat organisasi, kearsipan mengadministrasi dan penyelenggaraan dokumentasi
organisasi, tetapi ia meliputu juga penataan suatu acara dan pelaksaan. Tugas yang
disebut dalam pedoman ini disebut sebagai protokoler.

2. Keprotokolan BEM merupakan segala aktivitas yang berhubungan dengan

penyelenggaraan suatu kelancaran (Upakara) didalam BEM. Oleh karena itu ia
memegang peranan penting dagi berlangsungnya suatu upacara, Demi tertib, teratur
dan keseragaman upacara. Agar tertib, teratur dan keseragaman upacara oleh setiap
instansi atau aparat BEM, maka pedoman kesekretariatan ini disuguhkan sebagai
bagian integral dari tugas bidang kesekretariatan.

3. Hal hal yang perlu diperhatikan dalam penyelenggaraan suatu upacara yaitu :
Tempat / gedung (layout, pengaturan kursi, dekorasi)
Tamu / undangan (disediakan tempat khusus, selain untuk pengurus BEM)
Jenis acara
Susunan akara.

Hal yang disebut terakhir (susunan acara) merupakan hal “yang penting untuk
diketahui terutama urutan -urutan pemberian sambutan. Urutan dalam pemberi
sambutan berbeda kepada siapa dengan urutan kepada siapa harus menyapa dalam
akara tersebut. Dalam hal menyapa urutannya adalah secara struktur pejabat/pengurus
tertinggi mendahului pejabat dibawahnya dan seterusnya. Sedangkan urutan pemberi
sambutan mulai dari pengurus terbawah sampai seterusnya keatas.

VIII. Penutup

1. Pedoman administrasi kesekretariatan ini sangat penting dan diperlukan guna

keseragaman untuk menuju suatu bentuk organisasi modern dan efektivitasnya.

2. Administrasi kesekretariatan BBM yang ideal adalah usaha bagaimana

memanfaatkan sekretariat BEM untuk dapat berfungsi sebagaimana mestinya, yaitu :
Tempat kerja yang efisien bagi pengurus .
Pusat kegiatan organisasi.

3. Untuk itu perlu persyaratan persyaratan yangmenyangkut :

Gedung/sekretariat
Ketatausahaan
Keuangan / fasilitas yang kukup.

4. Untuk melaksanakan administrasi kesekretariatan yang baik sangat tergantung

pada pelaksana pelaksananya yauitu terutama staf sekretariat dengan bantuan dan
pengertian dari anggota pengurus lain, bahkan seluruh anggota BEM.

5. Akhirnya dengan adanya pedoman administrasi kesekretariatan ini, mudah _

mudahan dalam mengeliminasi kekurangan kekurangan, berkat adanya administrasi
yang teratur dan rapih.

PEDOMAN PEMBENDAHARAAN
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
STMIK KHARISMA KARAWANG

PENDAHULUAN

Sesuai dengan anggaran dasar bab VII pasal 15 dan anggaran rumah tangga bab III,
pasal32, 33, 34, 35, 36 dan 37 organisasi BEM dapat memperoleh dana dari berbagi
sumber antara lain :
Uang iuran dana kemahasiswaan.
Sumbangan sumbangan dana yang tidak mengikat.
Usaha-usaha Organisasi

Maksud dan tujuan pedoman kebendaharaan BEM ini adalah sebagi usaha untuk
memperoleh dana yang lebih besar dan dengan cara yang efektif sesuai dengan cara
dan kondisi organisasi dengan tujuan agar BEM lebih mandiri-akan" berarti tidak
bergantung pada intansi/lembaga yang memberi sumbangan bersifat konvensional.

A. Sumber Dana

1. Uang iuran dan dana kemahasiswaan Penarikan uang iuran dan dana
kemahasiswaan dimaksudkan untuk menimbulkan rasa memiliki, kesadaran,
keta'atan, kedisiplinan dan tangungjawab anggota (mahasiswa) terhadap
perkembangan Organisasi kemahasiswaan.
a. Pelaksanaan Besar jumlah iuran dana kemahasiswaan Rp .............. yang
dipungut setiap satu tahun sekalIi pada saat semester ganjil.
b.Sangsi Bagi anggota yang tidak memenuhikewajibanya maka akan dikenakan
sanksi Organisasi 3 (tiga) bulan berturut-turut pengurus akan melakukan teguran
tertulis. 6 (enam) bulan berturut-turut tidak di perkenankan mengikuti pelatihan-
pelatihan Organisasi.

2. Sumbangan
Sumbanganmerupakansumbangandariluar yang tidakmengikat :
STMIK KharismaKarawang
Alumni
Simpatisan
Pemerintah
Perusahaan Swasta

3. Usaha Organisasi
 Usaha organisasidapatdilakukanmelaluikoperasi yang
tidakbertentangandenganprinsiporganisasi.

B. System Penganggaran
1. Pengertian
Penganggaran merupakan rencana keuangan untuk pelaksanaan program Organisasi
dalam bentuk yang tersendiri dari anggaran penerimaan dan pengeluaran dana dalam
satu periode yang menggambarkan sumber dan penggunaan dana.

2. Maksud dan tujuan

Dengan adanya system pengganggaran diharapkan dapat melakukan skala prioritas
dengan tujuan efektifitas, efesiensi dan sinkronisasi antara pelaksana aktifitas
organisasi.

3. Fungsi
Fungsi penganggaran keuangan BEM tidak terlepas dari system manajement yaitu :
Perencanaan.
Pengorganisasian
Pelaksanaan
Pengawasan/pengontrolan

4. Syarat-syarat
Logis
Sistematis
Mudah dimengerti
Jelas angka-angka dalam pos-pos pengeluaran dan penerimaan
Jumlah total pengeluaran dan penerimaan

5. Tahap-tahap penyusunan anggaran

Pengajuan kegiatan masing-masing bidang
Identifikasi kegiatan/aktititas masing-masing bidang
Penjadwalan
Perhitungan biaya tiap bulan
Jumlah biaya seluruh kegiatan

6. Mekanisme persetujuan
a. Pengajuan angggaran bidang Hasil raker → rapat bidang → ketua bidang → rapat
harian → bendahara umum
b. Pengajuan anggaran aktifitas
Panitia→ ketua bidang → bendahara umum → ketua umum

7. Tahap pelaksanaan
a. Pengajuan anggaran setiap aktititas harus mendapatkan persetujuan dari bendahara
umum (poliky maker) dan ketua umum (dekision maker) baik yang dilaksanakan oleh
bidang maupun kepanitiaan.
b. Setiap pengeluaran harus sesuai dengan anggaran yan ditetapkan dan disertai bukti
pembayaran.
c. Apabila terjadi penyimpangan terhadap anggaran yang telah ditetapkan maka harus
dibawa ke forum rapat harianpenyusunan laporan akhir sebagai pertanggungjawaban
pelaksanaan program.
d. Penyusunan laporan akhir sebagai pertanggung jawaban pelaksanaan program.
System penerimaan System anggaran . System pelaporan System pengelolaan dan
administrasi keuangan Maksud dan tujuan Agar BEM mempunyai pedoman
pengelolaan administrasi keuangan, dengan tujuan menyalahgunakan dana
dapat'dilakukan sekara efisien dan efektif. Pengelolaan prinsip yang berlaku dalam
hal pengelolaan keuangan meliputi :

Perencanaan
Perencanaan keuangan yang diaktualisasikan berupa anggaran pendapatan dan
anggaran pengeluaran untuk satu jangka waktu tertentu yang menggambarkan
sumber penggunaan.
Organisasi
Agar lebih memudahkan control pengelolaan keuangan, maka
pengorganisasiannya sebagai berikut :
1. Tugas yang mencari dan mengumpulkan dana dari sumber sumber yang
telah ditentukan diserahkan kepada team dana dibawah tanggung jawab
bendahara umum.
2. Menyimpan dan pengeluaran dana dikumpulkan oleh team harus lebih
dahulu
disetujui oleh ketua umum dan bendahara umum.
3.Wewenang mengusahakan dana berada pada bendahara umum.
 4.Tugas umtuk pencatatat keluar masuk dana dana penyusunan laporan
diserahkan pada wakil bedahara umum (bidang pembukuan dan penyusunan
laporan keuangan).
Pelaksanaan yang dimaksud dengan pengaturan keuangan meliputi :
1. Pengumpulan dana Yang bekewajiban dan bertanggungjawab mengumpulkan dana
adalah team dengan tugas meliputi :
Menarik iuran anggota sesuai dengan aturan Organisasi.
Menyelesaikan dan pengumpulan daba dari donator tetap.
Menyerahkan hasil pengumpulan dana kepada wakil bendahara umum(yang
membidangi penyimpanan) setelah disetujui ketua umum dan bendahara
umum
Memberikan tanda bukti/kartu penerimaan yang ditandatangani oleh
penerima/penagih, kepada anggotanya, donator tetap dan penyumbang lainnya
Pada waktu penyerahan dana dari wakil bendahara diminta/diterima bukti
setoran yang ditandatangani ketua umum dan bedahara umum.

2.Pengeluaran Dana
Pengeluaran tiap bagian/departemen harus sesuai dengan anggaran belanja
yang telah ditetapkan sebelumnya.
Pengeluaran dana harus disetujui oleh ketua umum dan bendahara umum.

3.Penyimpanan
Yang bertanggungjawab atas penyimpanan data adalah wakil bendahara
umum (bidang penyimpanan dan pengeluaran).
Dana harus di bank dan penandatanganan oleh ketua umum dan bendahara
umum.
Untuk keperluan rutin dapat diadakan kas kecil yang dipegang oleh wakil
bendahara umum(penyimpanan/pengeluaran).

4.Prosedur pengeluaran dana

Permintaan untuk pengeluaran dana diajuakan kepada ketua umum dan
bendahara umum oleh departemen/bidang yang memerlukan dana
Ketua umum dan bendahara umum menilai permohonan tersebut untuk
disetujui/ditolak atau minta dirubah.
Atas dasar surat permohonan yang telah disetujui oleh ketua umum dan
bendahara umum, wakil bendahara umum mengeluarkan untuk diserahkan
kepada pemohon
Pemohon diminta menandatangani fomulir tanda pengeluaran dari kas atau
bank.
 5.Pengontrolan/pengawasan
Pengontrolan/pengawasankeuangan organisasi meliputi :
Pengontrolan yang bersifat premventif, adalah pengontrolan yang berjalan
atau dilakukan bersamaan dengan tahap penerimaan dan pengeluaran yang
dimulai dari :
Permohonan untuk pengeluaran
Jumlah yang telah dianggarakan

C. Penyusunan laporan
Laporan keuangan pada umumnya adalah neraca dan daftar perhitungan hasil usaha
(R/B). neraca mengambarkan posisi harta kewajiban dan kekayaan pada saat tertentu.
Sedangkan daftar pehitungan hasil usaha mengambarkan hasil kegiatan dan
pengeluaran pengeluaran dana Organisasi untuk jangka waktu yang berakhir pada
tanggal neraca.

E. Penutup
Demikian pedoman ini kami susun agar dapat berguna sebagai pegangan atau
petunjuk pelaksanaan bagi Organisasi dalam upaya pendayagungan sumber dana
yang ada, secara efisien dan efektif seta dapat dipertanggung jawabkan.