BUKU PANDUAN

MEKANISME PENYUSUNAN
DOKUMEN PERTANGGUNGJAWABAN (SPJ)
1 Alur Proses Dana Ganti Uang (GU)

2 Surat Pertanggungjawaban (SPJ)

3 Alur mekanisme penyusunan

dokumen pertanggungjawaban (SPJ)
4 Daftar kelengkapan dokumen
pertanggungjawaban (SPJ)

5 Pengadaan Barang / Jasa

6 Pajak
1. Alur Proses Dana Ganti Uang (GU)

1. Penyusunan SPJ GU lengkap dengan dokumen lampirannya

2. Ceklist kelengkapan dokumen SPJ GU
3. Verifikasi SPJ dan kelengkapan dokumen oleh PPK
4. Menginput kegiatan-kegiatan terkait SPJ GU ke dalam aplikasi SIPKD
5. Menginput BKU Bendahara Pengeluaran dalam aplikasi SIPKD
6. Pengajuan Pertanggungjawaban GU dalam aplikasi SIPKD
7. Persetujuan Pertanggungjawaban GU dalam aplikasi SIPKD
8. Mencetak dokumen TNT, SPJ, BKU dan LPJ
9. Dokumen LPJ di bawa ke Bendahara Pengeluaran di Dinas
10. Bendahara pengeluaran mencairkan dana untuk pelaksanaan kegiatan.

SPJ GU Ceklist Verifikasi Input Kegiatan

Kelengkapan di Aplikasi
Lengkap Dokumen Dokumen SPJ SIPKD

Persetujuan Pengajuan Input BKU

Cetak Dokumen Pertanggungjawaban Pertanggungjawaban Bendahara
GU GU Pengeluaran

Bendahara Pencairan
Bukti LPJ
Pengeluaran Dana
2. Surat Pertanggungjawaban (SPJ)

SPJ adalah singkatan dari Surat Pertanggungjawaban, merupakan sebuah laporan dari suatu
kegiatan yang telah dilaksanakan. Dalam SPJ memuat pekerjaan atau kegiatan yang telah
dilaksanakan, realisasi belanja, siapa yang melaksanakan dan keluaran (output) dari kegiatan
tersebut.

SPJ pada prinsipnya merupakan wujud dari tanggungjawab dan transparansi dalam sistem
birokrasi pemerintahan. SPJ merupakan mekanisme pertanggungjawaban pengeluaran
uang (belanja) dan kinerja yang diperoleh.
3. Alur Mekanisme Penyusunan
Dokumen Pertanggungjawaban (SPJ)

Setelah PPTK menyelesaikan kegiatan, PPTK

berkewajiban menyampaikan dokumen
pertanggungjawaban (SPJ) kepada Bendahara
1 selambat-lambatnya 14 hari kalender (2 minggu)
terhitung dari pencairan dana. Seluruh dokumen
SPJ disusun dengan rapi dan dimasukkan ke dalam
DOKUMEN
PPTK VERIFIKATOR map lalu PPTK menyerahkan dokumen SPJ kepada
SPJ
verifikator.

Verifikator bertugas untuk memeriksa kesesuaian

dokumen SPJ, jika dokumen SPJ tidak sesuai maka
verifikator akan mengembalikan berkas kepada

TIDAK
SESUAI
2 PPTK dengan mencantumkan formulir kendali
berisi catatan alasan pengembalian berkas guna
SESUAI
diperbaiki, jika dokumen SPJ sesuai maka akan
diserahkan kepada Bendahara Pengeluaran.

Bendahara Pengeluaran akan mengecek ulang nilai

dan kesesuaian belanja yang tercantum di dalam

PPK-SKPD
BENDAHARA
3 dokumen SPJ dan DPA, jika sudah sesuai Bendahara
akan memberikan dokumen SPJ kepada PPK-SKPD.
PENGELUARAN

PPK-SKPD akan memverifikasi lebih lanjut dan

menandatangani dokumen SPJ sebagai bentuk
pertanggungjawaban dari hasil verifikasi. Hasil
PA
4 verifikasi dokumen SPJ dikembalikan kepada
Bendahara Pngeluaran untuk disampaikan kepada
PA dan melakukan perbaikan.

PA akan memeriksa kembali dokumen SPJ dan

5 memberikan persetujuan atau penolakan dari hasil

verifikasi.
4. Daftar Kelengkapan Dokumen
Pertanggungjawaban (SPJ)

SPJ Perjalanan Dinas

Perjalanan Dinas dalam Negeri yang selanjutnya disebut dengan

Perjalanan Dinas adalah perjalanan keluar tempat kedudukan yang
dilakukan dalam Wilayah Republik Indonesia untuk kepentingan Negara.

Perjalanan Dinas Jabatan adalah Perjalanan Dinas melewati batas kota

dan/atau dalam kota dari tempat kedudukan ke tempat yang dituju,
melaksanakan tugas, dan kembali ke tempat kedudukan semula di dalam
negeri.

Surat Perjalanan Dinas yang selanjutnya disingkat SPD adalah dokumen

yang diterbitkan oleh Pejabat Pembuat Komitmen dalam rangka
pelaksanaan Perjalanan Dinas bagi Pejabat Negara, Pegawai Negeri,
Pegawai Tidak Tetap dan Pihak lain.

Pelaksana SPD adalah Pejabat Negara, Pegawai Negeri, Pegawai Tidak

Tetap yang melaksanakan perjalanan dinas.

Surat Tugas diterbitkan oleh Pejabat Eselon II utnuk perjalanan dinas

jabatan yang dilakukan oleh unit eselon III kebawah dan diterbitkan oleh
pejabat Eselon I untuk perjalanan dinas jabatan yang dilakukan oleh
Menteri/Pimpinan Lembaga/Pejabat Eselon I/Pejabat Eselon II.

Surat Tugas paling sedikit mencantumkan pemberi tugas, pelaksana tugas,

waktu pelaksanaan tugas dan tempat pelaksanaan tugas.

Surat tugas dimaksud menjadi dasar penerbitan SPD. Perjalanan dinas

jabatan di dalam kota yang dilaksanakan sampai 8 (delapan) jam dapat
dilakukan tanpa penerbitan SPD.
 Dokumen Kelengkapan
SPJ Perjalanan Dinas Luar Daerah
1 Surat Pernyataan PPTK

2 Surat Perintah Tugas

3 Kwitansi Dinas

4 Rincian Biaya Perjalanan Dinas

5 Surat Perjalanan Dinas (SPD)

6 Daftar Pengeluaran Riil

7 Bukti Tiket Pesawat/Kereta/transportasi lain beserta boarding pass

8 Kwitansi sewa kendaraan (jika ada)

9 Bill penginapan hotel/sejenisnya

10 Tanda Terima Perjalanan Dinas

11 Laporan Perjalanan Dinas

Dokumen Kelengkapan
SPJ Perjalanan Dinas Dalam Daerah
1 Surat Tugas

2 Lampiran Surat Tugas

3 Kwitansi Dinas

4 Rincian Biaya Perjalanan Dinas

5 Surat Perjalanan Dinas (SPD)

6 Daftar Pengeluaran Riil

7 Bukti Pendukung (Transportasi dan Penginapan)

8 Tanda Terima Perjalanan Dinas

9 Laporan Perjalanan Dinas

 SPJ Konsumsi Rapat

Biaya Konsumsi Rapat

Konsumsi rapat merupakan satuan biaya yang digunakan untuk membiayai kebutuhan
pengadaan konsumsi rapat biasa yang diselenggarakan di kantor. Di dalamnya sudah
termasuk makan dan kudapan.

Dokumen Kelengkapan
SPJ Konsumsi Rapat
1 Kwitansi dinas

2 Nota catering disertai paraf dan stempel

3 Daftar hadir rapat

4 Bukti pembayaran pajak catering (bila ada)

5 Surat permintaan barang

6 Dokumentasi (bila ada)

 SPJ Pemeliharaan

Biaya Pemeliharaan

Biaya pemeliharaan dan operasional kendaraan dinas merupakan biaya yang digunakan
untuk perencanaan kebutuhan biaya pemeliharaan dan operasional kendaraan dinas yang
digunakan untuk mempertahankan kendaraan dinas agar tetap dalam kondisi normal dan
siap pakai sesuai dengan peruntukannya.

Dokumen Kelengkapan
SPJ Pemeliharaan
1 Kwitansi dinas

2 Nota dari toko/ bengkel yang diberi paraf dan stempel

3 Surat Permintaan Barang (SPB)

4 Bukti Pembayaran Pajak

5 Bukti transfer (jika dilakukan transaksi non tunai)

 SPJ Keperluan Kantor Sehari-hari

Biaya keperluan sehari-hari

Biaya keperluan sehari-hari perkantoran digunakan untuk kebutuhan biaya keperluan sehari-
hari perkantoran, berupa barang habis pakai yang secara langsung menunjang
penyelenggaraan operasional dan memenuhi kebutuhan minimal agar suatu kantor dapat
memberikan pelayanan secara optimal terdiri atas: alat tulis kantor (ATK), barang cetak, alat-
alat rumah tangga, langganan surat kabar/berita/majalah, dan air minum pegawai.

Dokumen Kelengkapan
SPJ Keperluan Kantor Sehari-hari
1 Kwitansi dinas

2 Nota dari toko yang diberi paraf dan stempel

3 Surat Permintaan Barang (SPB)

4 E-Billing Pajak/ Bukti Pembayaran Pajak (bila ada)

 SPJ Honorarium PNS dan Non PNS

Honorarium yang diberikan kepada Pejabat Negara/ Pegawai Aparatur Sipil Negara yang
melaksanakan tugas sebagai Kuasa Pengguna Anggaran (KPA), Pejabat Pelaksana Teknis
Kegiatan (PPTK), Bendahara, Pengurus Barang SKPD/UPTD dan Honorarium yang diberikan
kepada Pegawai Non Apatur Sipil Negara.

Dokumen Kelengkapan
SPJ Keperluan Kantor Sehari-hari
1 Kwitansi Dinas

2 Daftar/ bukti tanda terima honorarium

3 Bukti pembayaran honor ke bank

4 Print out dari bank

5 E-billing PPH Pasal 21

5. Pengadaan Barang dan Jasa

Pengadaan barang/ jasa pemerintah yang selanjutnya disebut Pengadaan Barang/Jasa adalah
kegiatan pengadaan barang/jasa oleh Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah yang
dibiayai oleh APBN/APBD yang prosesnya dimulai dengan identifikasi kebutuhan sampai
dengan serah terima hasil pekerjaan. (Perpres No.16 Tahun 2018).

Jenis Pengadaan Barang/ Jasa

Swakelola
Cara memperoleh barang/jasa yang dikerjakan sendiri oleh Kementrian/Lembaga/Perangkat
Daerah, Kementrian/Lembaga/ Perangkat Daerah Daerah lain, organisasi kemasyarakatan
atau kelompok masyarakat.

Pemilihan Penyedia
Pengadaan Barang/ Jasa melalui penyedia adalah cara memperoleh barang/jasa yang
disediakan oleh Pelaku Usaha. Dalam hal ini Kementrian/Lembaga/Perangkat Daerah
memilih penyedia untuk mendapatkan barang/jasa yang diinginkan.
Kontrak Pengadaan Barang dan Jasa
Kontrak pengadaan barang/jasa adalah perjanjian tertulis antara PA/KPA/PPK dengan
penyedia atau pelaksana swakelola.

PA menetapkan pemenang pemilihan/Penyedia untuk metode pemilihan:

1. Tender/Penunjukan Langsung/E-Purchasing untuk paket pengadaan barang/pekerjaan

kontruksi/jasa lainnya dengan nilai Pagu Anggaran paling sedikit diatas Rp100.000.000.000,-
(seratus miliar rupiah); atau

2. Seleksi/Penunjukkan Langsung untuk paket pengadaan jasa konsultasi dengan nilai Pagu
Anggaran paling sedikit diatas Rp10.000.000.000,- (sepuluh miliar rupiah).

Pokja Pemilihan dalam Pengadaan Barang/Jasa menetapkan pemenang

pemilihan/ Penyedia untuk metode pemilihan :

1. Tender/Penunjukkan Langsung/E-Purcashing untuk paket pengadaan barang/pekerjaan

kontruksi/jasa lainnya dengan nilai Pagu Anggaran paling sedikit diatas Rp100.000.000.000,-
(seratus miliar rupiah), atau

2. Seleksi/Penunjukkan Langsung untuk paket pengadaan jasa konsultasi dengan nilai Pagu
Anggaran paling sedikit di atas Rp10.000.000.000,- (sepuluh miliar rupiah).

Bentuk Kontrak
Bukti pembelian/ pembayaran, digunakan untuk pengadaan barang/jasa lainnya dengan
nilai paling banyak Rp10.000.000,- (sepuluh juta rupiah).

Kwitansi, digunakan untuk pengadaan barang/jasa lainnya dengan nilai paling banyak
Rp50.000.000,- (lima puluh juta rupiah).

Surat Perintah Kerja (SPK), digunakan untuk pengadaan jasa konsultansi dengan nilai paling
banyak Rp100.000.000,- (seratus juta rupiah), Pengadaan barang/jasa lainnya dengan nilai
paling sedikit diatas Rp50.000.000,- (lima puluh juta rupiah) sampai dengan nilai paling
banyak Rp200.000.000,- (dua ratus juta rupiah) dan Pengadaan pekerjaan kontruksi dengan
nilai paling banyak Rp200.000.000,- (dua ratus juta rupiah).

Surat Perjanjian, digunakan untuk pengadaan barang pekerjaan kontruksi/jasa lainnya

dengan nilai paling sedikit diatas Rp200.000.000,- (dua ratus juta rupiah) dan untuk
pengadaan jasa konsultansi dengan nilai paling sedikit diatas Rp100.000.000,- (seratus juta
rupiah)

Surat Pesanan, digunakan untuk pengadaan barang/jasa melalui e-purchasing.

 SPJ Pengadaan Barang (s.d Rp10.000.000,-)
1 Surat Perintah Bayar (SPBy)

2 Bukti pembelian/ pembayaran atau kwitansi

3 Kwitansi bermaterai

4 Faktur/ Nota pembelian/ Surat Jalan dari Peyedia

5 E-Faktur untuk Perusahaan Kena Pajak (PKP)

6 Surat Setor Pajak (SSP)

7 Fotocopy NPWP

8 Fotocopy Buku Tabungan

9 Berita Acara Serah Terima PPK dengan Penyedia

10 Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan dari PPK ke PA/KPA

11 Surat Pernyataan Verifikasi Dokumen

12 Berita Acara Pemeriksaan Administrasi oleh PJPHP.

Pajak Barang
Sampai dengan 1 juta tidak dipungut PPN dan PPh 22

Diatas 1 juta dipungut PPN tarif 11% dengan syarat penjual adalah Pengusaha Kena Pajak
(apabila bukan Pengusaha Kena Pajak tidak dipungut PPN) Diatas 2 juta dipungut PPh 22
Tarif 1,5% dan PPN tarif 11% dengan syarat penjual adalah Pengusaha Kena Pajak (apabila
bukan Pengusaha Kena Pajak tidak dipungut PPN).

Apabila telah terdapat pungutan PPN dalam struk, Bendahara tidak perlu melakukan
pungutan PPN.

Pajak Jasa
Dipotong Pph Pasal 23
 SPJ Pengadaan Barang
(Rp10.000.000,- sampai dengan Rp50.000.000,-)
1 Surat Perintah Bayar (SPBy)

2 Kwitandi bermaterai

3 Surat Setor Pajak (SSP)

4 Fotocopy NPWP

5 Fotocopy Buku Tabungan

6 Berita Acara Serah Terima (BAST)

7 Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan (BAPP)

8 Tanda terima barang di kantor

9 Surat Pernyataan Verifikasi Dokumen

10 Berita Acara/ Pemeriksaan Administrasi oleh PJPHP/PPHP

Pajak Barang
Sampai dengan 1 juta tidak dipungut PPN dan PPh 22

Diatas 1 juta dipungut PPN tarif 11% dengan syarat penjual adalah Pengusaha Kena Pajak
(apabila bukan Pengusaha Kena Pajak tidak dipungut PPN) Diatas 2 juta dipungut PPh 22
Tarif 1,5% dan PPN tarif 11% dengan syarat penjual adalah Pengusaha Kena Pajak (apabila
bukan Pengusaha Kena Pajak tidak dipungut PPN).

Apabila telah terdapat pungutan PPN dalam struk, Bendahara tidak perlu melakukan
pungutan PPN.

Pajak Jasa
Dipotong Pph Pasal 23
 SPJ Pengadaan Barang
(Rp50.000.000,- sampai dengan Rp200.000.000,-)
1 Surat Perintah Bayar (SPBy)

2 Surat Perintah Kerja (SPK)

3 Surat Perjanjian

4 Kwitansi bermaterai

5 Faktur/Nota Pembelian/ Surat Jalan dari Penyedia

6 E-Faktur untuk PKP

7 Surat Setor Pajak (SSP)

8 Fotocopy NPWP

9 Fotocopy Rekening Koran

10 Realisasi Kontrak

11 Berita Acara Serah Terima PPK dengan Penyedia

12 Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan dengan PPK ke PA/KPA

13 Surat Permintaan dari PA/KPA/PPK ke Pejabat Pengadaan

14 Surat Permintaan Pembelian Pejabat Pengadaan ke Penyedia

15 Surat Permintaan PA/KPA kepada PJPHP/PPHP

16 Berita Acara Pemeriksaan Administrasi oleh PJPHP

Pajak Barang
Dipungut PPh 21 Tarif 1,5% dan PPN tarif 11% dengan syarat penjual adalah Pengusaha Kena
Pajak (apabila bukan PKP tidak dipungut PPN).

Pajak Jasa
Dipotong Pph Pasal 23
 SPJ Pengadaan Barang
(Di atas Rp200.000.000,-)
1 Surat Perintah Bayar (SPBy)

2 Surat Perintah Kerja (SPK)

3 Surat Perjanjian

4 Kwitansi bermaterai

5 Faktur/Nota Pembelian/ Surat Jalan dari Penyedia

6 E-Faktur untuk PKP

7 Surat Setor Pajak (SSP)

8 Fotocopy NPWP

9 Fotocopy Rekening Koran

10 Realisasi Kontrak

11 Berita Acara Serah Terima PPK dengan Penyedia

12 Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan dengan PPK ke PA/KPA

13 Surat Permintaan dari PA/KPA/PPK ke Pejabat Pengadaan

14 Surat Permintaan Pembelian Pejabat Pengadaan ke Penyedia

15 Surat Permintaan PA/KPA kepada PJPHP/PPHP

16 Berita Acara Pemeriksaan Administrasi oleh PJPHP

Pajak Barang
Dipungut PPh 21 Tarif 1,5% dan PPN tarif 11% dengan syarat penjual adalah Pengusaha Kena
Pajak (apabila bukan PKP tidak dipungut PPN).

Pajak Jasa
Dipotong Pph Pasal 23
6. Pajak

Pajak Pertambahan Nilai atau PPN adalah pungutan yang dibebankan atas transaksi jual-beli
barang dan jasa yang dilakukan oleh wajib pajak pribadi atau wajib pajak badan yang telah
menjadi Pengusaha Kena Pajak (PKP). Tarif PPN (Pajak Pertambahan Nilai) adalah 11% (sebelas
persen).

Pajak Penghasilan Pasal 21 dan PPh 21 adalah pajak atas penghasilan berupa gaji, upah,
honorarium, tunjangan dan pembayaran lain dengan nama dan dalam bentuk apapun
sehubungan dengan pekerjaan atau jabatan, jasa, dan kegiatan yang dilakukan oleh orang
pribadi subyek pajak dalam negeri.

Pajak Penghasilan Pasal 22 (PPh 22) adalah bentuk pemotongan atau pemungutan pajak
yang dilakukan satu pihak terhadap wajib pajak dan berkaitan dengan kegiatan perdagangan
barang.

Pajak penghasilan Pasal 23 (PPh Pasal 23) adalah pajak yang dikarenakan apada penghasilan
atas modal, penyerahan jasa, dan hadiah dan penghargaan, selain yang telah dipotong PPh
Pasal 21.

URAIAN KODE AKUN PAJAK KODE AKUN SETORAN TARIF

PPN 411211 920 11%

PPh 21 (Honor PNS) 41121 402
Golongan I dan II 0%
Golongan III 5%
Golongan IV 15%

PPh 21 (Honor Non PNS) 41121 100

Penghasilan 0-50 juta 5%
Penghasilan 50-250 juta 15%
Penghasilan 250-500 juta 25%
Penghasilan diatas 500 juta 30%
PPh 22 (Pembelian Barang) 41122 920 1,5%

PPh 23 (Jasa) 411124 104 2%

 Disusun oleh :

Agustin Paulina, S.E