No : LUT/027/PIN/9984/III/2022 Jakarta, 31 Maret 2022

Kepada Yth:
PT JOYMAR ABADI INDONESIA
Up. Bapak/Ibu Direktur
Di Tempat

Perihal : Letter of Intent Pengiriman Spare Part

Area Tanjung Redeb

Berdasarkan negosiasi atas Pengiriman Spare Part Area Tanjung Redeb dari PT United Tractors
Tbk yang telah dilaksanakan pada bulan Februari 2022, maka dengan ini kami menyampaikan
bahwa PT JOYMAR ABADI INDONESIA merupakan vendor yang ditunjuk untuk pengiriman
spare part Reguler dan City Courier Area Tanjung Redeb.

Pengiriman spare part Reguler adalah pekerjaan pengangkutan dan pengiriman spare part
dengan menggunakan Moda Transportasi / Armada yang akan diangkut dari Lokasi
Pengambilan spare part menuju Lokasi Tujuan sesuai dengan jadwal atau schedule yang
ditentukan oleh PT United Tractors Tbk. Sedangkan untuk pengiriman spare part tipe City
Courier tidak terbatas untuk jumlah trip setiap harinya dan harga exclude harga fuel.

Scope pekerjaan untuk pengiriman spare part mencakup hal-hal berikut :

1. Menyediakan Armada dalam jumlah dan kapasitas yang cukup untuk memenuhi seluruh
persyaratan pengiriman spare part. Kriteria armada dan kelengkapannya sesuai yang
tercantum dalam Lampiran 2 dan layak jalan, layak untuk dioperasikan, dan memenuhi
ketentuan perundang-undangan yang berlaku.
2. Menyediakan PIC yang kompeten, yang disetujui dan dilatih secara berkala untuk
memberikan layanan terbaik kepada pelanggan, penanganan spare part yang baik dan
pengangkutan yang aman. Segala biaya yang timbul untuk pengurusan izin dan
penyediaan perlengkapan kerja, petugas dan izin kelengkapan untuk melaksanakan
Pekerjaan Pengangkutan Barang ditanggung oleh PIHAK KEDUA.
3. Proses penyerahan spare part dengan dilengkapi dokumen berikut :
a. Pengiriman spare part wajib dilengkapi Dokumen Pengiriman yang terdiri dari Surat
Pengiriman Barang (SPB) dan Berita Acara Serah Terima (BAST) serta dokumen
lainnya seperti Form Permintaan Pengiriman Cepat (FPPC).
b. Rekan vendor berhak melakukan pemeriksaan kondisi dan jumlah spare part pada
saat proses serah terima di Lokasi Pengambilan Barang dan/atau di Lokasi Tujuan
sebagaimana disebutkan dalam Dokumen Pengiriman.
c. Tanggung jawab vendor dan perhitungan jangka waktu pengiriman baru dimulai
ketika spare part berada di dalam Armada dan selesai setelah Dokumen Pengiriman
telah diterima oleh PIC United Tractors dan di BAST secara sistem SAP/PDT. Atas
Service Level Agreement dan Evaluasi Vendor tercantum dalam Lampiran 3.
4. Dalam proses pengiriman spare part, vendor wajib memberikan informasi status
pengiriman spare part setiap hari.
5. Dalam proses pengriman spare part atau barang, PIHAK KEDUA beratanggung jawab
melakukan penggantian apabila terjadi kerusakan saat proses distribusi sesuai dengan
aturan yang berlaku dan atau kesepakatan yang dibuat.
6. Proses penerimaan Barang di Lokasi Tujuan:
a. Penerima spare part dan vendor melakukan proses pemeriksaan kemasan spare part
secara bersama-sama dan penerima menandatangani Dokumen Pengiriman.
b. Pengirim atau delivery man berkewajiban memastikan spare part atau barang yang
dikirim di BAST oleh penerima secara sistem SAP/PDT.
c. Apabila terdapat keterlambatan pengiriman, maka dalam waktu 1x24 jam vendor
harus membuat Berita Acara Keterlambatan (“Berita Acara Keterlambatan”) yang
ditandatangani oleh PIC penerima Barang dan vendor.

Atas rute, leadtime, dan tarif pengiriman yang tercantum pada Lampiran 1 akan berlaku untuk
jangka waktu 1 (satu) tahun terhitung sejak 1 Januari 2022 s/d 31 Desember 2022 dan akan
disepakati dalam bentuk Perjanjian Pengiriman spare part Reguler dan City Courier Area
Tanjung Redeb.

Dengan ini kami mengharapkan PT Joymar Abadi Indonesia untuk mempersiapkan segala
sesuatu yang terkait dengan pengiriman Spare Part tersebut.

Jika hal tersebut dapat diterima, mohon dapat memberikan persetujuan dengan
menandatangani surat ini dan mengembalikannya ke kami. Kami menantikan untuk
melanjutkan bekerja sama dalam transaksi ini. Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan,
atas perhatian dan kerjasamanya kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,

PT United Tractors Tbk PT JOYMAR ABADI INDONESIA

ARIF BURHANTHOYIB DR LENGKUNG KUSUMO

Group Procurement & Investment Head Direktur
LAMPIRAN 1. RUTE, ARMADA, TRIP, DAN RATE PENGIRIMAN PT JOYMAR ABADI INDONESIA

Berikut adalah Rute, armada, trip, dan rate dari PT JOYMAR ABADI INDONESIA untuk
Pengiriman spare part Area Tanjung Redeb sebanyak 6 (Enam) rute :
No Rute Armada Tahun Nomor Tipe Fuel
1 Lati CDD 2018 BKB 006 City Courier Exc. Fuel
2 BIN/BLN LV BOX 2018 BNJ 016 Trip Reguler Inc. Fuel
3 Binungan CDD 2018 BNJ 006 City Courier Exc. Fuel
4 Sambarata LV BOX 2018 BSB 201 City Courier Exc. Fuel
5 Gurimbang LV BOX 2018 BSB 204 City Courier Exc. Fuel
6 Tanjung Redeb CDD 2018 SP 006 City Courier Exc. Fuel
TOTAL 6 RUTE : Rp 225.000.000,-

Untuk pengiriman City Courier tidak termasuk fuel dan jumlah trip dalam 1 hari tidak terbatas.

Syarat-syarat penagihan atas Tarif Pekerjaan Pengiriman harus memenuhi ketentuan sebagai
berikut :
a. Fisik Barang sudah diterima oleh PIC PIHAK PERTAMA dan/atau Pihak Penerima yang
ditentukan oleh PIHAK PERTAMA, sesuai dengan dokumen SPB yang mencantumkan
kondisi Barang dan BAST yang telah ditandatangani oleh PIC Penerima PIHAK PERTAMA
dan/atau Pihak Penerima yang ditentukan oleh PIHAK PERTAMA dan PIHAK KEDUA.
b. Dokumen penagihan PIHAK KEDUA terdiri dari :
• Invoice asli bermeterai cukup
• Surat Pengiriman Barang (lembar penagihan warna merah)
• Resi Pengiriman
• Faktur Pajak
LAMPIRAN 2. ITEM / BREAKDOWN COST

Harga di atas merupakan harga all in mencakup beberapa item berikut :

NO ITEM KETERANGAN
(BREAKDOWN COST)
1 Truck & Fuel • Armada existing tahun 2018 untuk kontrak 1 (satu) tahun periode
1 Januari 2022 s/d 31 Desember 2022
• Armada dilengkapi dengan GPS dan lashing, serta disediakan back
up driver dan back up armada
• Harga include fuel untuk 1 rute jenis trip regular
• Harga exclude fuel untuk 5 rute jenis city courier
2 Driver Include (penagihan overtime atau lembur hanya dapat dilakukan di
3 Backup Driver luar jam dan hari kerja/trip yang tercantum dalam quotation dan LOI
sesuai rute pada tabel di atas)
4 APD & Seragam Include, termasuk swab antigen
5 UPD Driver Include (disediakan 1 backup driver)
6 Maintenance & Include
Perijinan
7 Kelengkapan Armada 1. Alarm mundur
(sesuai syarat lolos 2. Foto unit 4 sisi
commissioning di 3. Fotocopy STNK, KIR, SIM
masing-masing rute) 4. Radio komunikasi 2 arah (handphone) & GPS
5. Lampu rotary (flight light)
6. Nomor lambung (20 x 45 cm) dan strip reflector putih pada 4 sisi
kendaraan (scotlie 3 m)
7. Armada ber-AC
8. Bak belakang ditambah tulisan “jaga jarak konvoi 50 m”
9. Tiang bendera (viber)
10. Armada dilengkapi lock out
11. Warna armada wajib putih
12. Bumper depan & belakang
13. Tyre jens off road / lapangan
14. P3K
15. APAR
16. Ganjal ban & safety cone 2 pcs
17. Dongkrak
18. Schedule jadwal reguler
8 Asuransi Akan dibahas terpisah
LAMPIRAN 3. SERVICE LEVEL AGREEMENT & VENDOR EVALUATION

Persentase target pencapaian on time delivery adalah sebagai berikut :

No Rute Armada Tahun Nomor Target Pencapaian Ontime Delivery
1 Lati CDD 2018 BKB 006 95 %
2 BIN/BLN LV BOX 2018 BNJ 016 95 %
3 Binungan CDD 2018 BNJ 006 95 %
4 Sambarata LV BOX 2018 BSB 201 95 %
5 Gurimbang LV BOX 2018 BSB 204 95 %
6 Tanjung Redeb CDD 2018 SP 006 95 %

Apabila PIHAK KEDUA dalam melakukan Pengiriman mengalami keterlambatan atas target
pencapaian on time delivery sebesar 95% (Sembilan puluh lima persen), maka PIHAK KEDUA
dikenakan denda dengan rincian sebagai berikut:
1. Apabila target pencapaian on time delivery adalah lebih dari 1 (satu) sampai 2 (dua) hari
kalender dari jangka waktu disepakati, maka PIHAK KEDUA dikenakan denda sebesar 10%
(sepuluh persen) dari biaya kirim.
2. Apabila target pencapaian on time delivery adalah lebih dari 3 (tiga) sampai 6 (enam) hari
kalender dari jangka waktu disepakati, maka PIHAK KEDUA dikenakan dikenakan denda
sebesar 25% (dua puluh lima persen) dari biaya kirim.
3. Apabila target pencapaian on time delivery adalah lebih dari 7 (tujuh) hari kalender dari
jangka waktu disepakati, maka PIHAK KEDUA dikenakan denda yaitu free of charge atas
pengiriman yang dilakukan.

VENDOR EVALUATION
Kriteria Evaluasi dan penilaian atas kinerja vendor meliputi aspek sebagai berikut:
1. Harga;
2. Kualitas pengiriman;
3. Ketepatan waktu pengiriman;
4. Pelayanan dan komunikasi; dan
5. Etika bisnis dan tata kelola perusahaan.
Berdasarkan hasil penilaian PIHAK PERTAMA sebagaimana dibuktikan dalam Vendor
Evaluation, PIHAK PERTAMA berhak mengenakan sanksi berupa penghentian sementara
(temporary suspend) penggunaan jasa pengiriman PIHAK KEDUA sampai dengan batas waktu
yang akan ditentukan kemudian oleh PIHAK PERTAMA, termasuk pengakhiran Perjanjian
sesuai dengan pertimbangan PIHAK PERTAMA.