See discussions, stats, and author profiles for this publication at: https://www.researchgate.

net/publication/287195310

MANUAL RINGKAS PENERBITAN JURNAL DENGAN OJS

Working Paper · December 2015

DOI: 10.13140/RG.2.1.4735.3681

CITATIONS READS

0 11,374

1 author:

Wahid Nashihuddin
Indonesian Institute of Sciences
147 PUBLICATIONS   70 CITATIONS   

SEE PROFILE

Some of the authors of this publication are also working on these related projects:

Kolaborasi Arsiparis Pustakawan View project

Collaborative ICT Research in Indonesia View project

All content following this page was uploaded by Wahid Nashihuddin on 17 December 2015.

The user has requested enhancement of the downloaded file.

 ©Wahid Nashihuddin, 2015

PROSES PENERBITAN NASKAH JURNAL ILMIAH

SISTEM OPEN JOURNAL SYSTEM (OJS)

PRAKTEK 1: Menetapkan Peran Pengguna OJS

 MANAJER JURNAL menetapkan peran setiap anggota redaksi jurnal. Di bawah ini contoh
pembagian peran pengguna dalam OJS.
NO PERAN NAMA USERNAME PASSWORD EMAIL
1 Administrator Nama 1 admin admin2015 admin@latih.com
admin baca2015
2 Manajer Jurnal Nama 2 wahid1 wahid1 mamaz_wait@yahoo.com
3 Editor Nama 3 editor1 editor1 editor1@yahoo.com
Nama 4 editor2 editor2 editor2@yahoo.com
4 Editor Bagian Nama 5 ebag1 ebag1 ebag1@yahoo.com
Nama 6 ebag2 ebag2 ebag2@yahoo.com
5 Reviewer Nama 7 revie1 revie1 revie1@yahoo.com
Nama 8 revie2 revie2 revie2@yahoo.com
6 Copy Editor Nama 9 cotor1 cotor1 cotor1@yahoo.com
7 Layout Editor Nama 10 layto1 layto1 layto1@yahoo.com
8 Proofreader Nama 11 proof1 proof1 proof1@yahoo.com
8 Manajer Nama 12 malang1 malang1 malang1@yahoo.com
Langganan
9 Editorbagian Nama 13 gabung1 gabung1 gabung1@yahoo.com
10 copyeditor Nama 14 gabung2 gabung2 gabung2@yahoo.com
11 Penulis Nama 15 penu1 penu1 penu1@yahoo.com
Nama 16 penu2 penu2 penu2@yahoo.com
12 Pembaca Nama 17 pemb1 pemb1 pemb1@yahoo.com

 Lihat daftar peran pengguna OJS di bawah ini.

 Satu orang dapat memiliki peran ganda, berdasarkan ketetapan dewan redaksi.
 Setiap peran harus bekerja sesuai dengan tugas dan wewenangnya masing-masing, serta
memperhatikan waktu kerja (job time) guna efektivitas waktu penerbitan naskah.

PRAKTEK 2: Penerbitan Naskah Jurnal

 Penerbitan naskah jurnal ada dua, yaitu penerbitan sistem cepat (quick submit) dan
penerbitan naskah baru. Penerbitan naskah sistem cepat dilakukan oleh MANAJER JURNAL
dan dijadwalkan oleh EDITOR. Sementara itu, penerbitan naskah baru dimulai dari upload
naskah oleh PENULIS dan publikasi naskah oleh EDITOR, serta konfirmasi penerbitan naskah
dari EDITOR ke penulis, pembaca, dan anggota dewan redaksi.
 Penerbitan naskah baru dilakukan dengan tahapan sebagai berikut.
 ©Wahid Nashihuddin, 2015

Sumber: Pengelolaan Jurnal Ilmiah Elektronik (e-Journal): Pengenalan Open Journal System (Riyanto, 2015)

 Cermati setiap tahapan di atas. Setiap proses penerbitan naskah setiap peran akan terekam
(bukti history).

>>>> Penerbitan Naskah Sistem Quick Submit

 Dilakukan oleh MANAJER JURNAL dan khusus untuk naskah yang sudah terbit (back issue),
cover terbitan (depan-belakang), halaman depan jurnal (halaman judul, kebijakan jurnal,
halaman redaksi, halaman daftar isi), indeks terbitan, dsb.

Sumber: MEVJournal (http://www.mevjournal.com/index.php/mev/issue/view/15)

 Login dengan username dan password yang telah aktif sebagai MANAJER JURNAL.
 MANAJER JURNAL upload naskah (back issue) melalui Halaman Manajemen menu
Impor/Ekspor Data. Setelah itu, pilih Plugin Quick Submit.
 ©Wahid Nashihuddin, 2015

 Isi dan upload naskah pada database bibliografi naskah. MANAJER JURNAL harus memastikan
terlebih dahulu Jadwal Penerbitan Naskah Jurnal (Vol,No,Bulan,Tahun), apakah sudah dibuat
oleh EDITOR atau belum? Jika belum, maka harus mengkonfirmasi EDITOR untuk menetapkan
jadwal penerbitan naskah.

 Setelah isian bibliografi naskah dilengkapi, klik Simpan dan Lanjutkan. Untuk memastikan
naskah sudah terbit atau belum, cek menu Arsip/Archive. Jika naskah sudah muncul di menu
Arsip/Archive, maka selesai. Jika belum, maka harus dilakukan edit naskah galley (akhir) oleh
EDITOR.
 EDITOR melakukan edit naskah galley dan rekam naskah sesuai Jadwal Penerbitan Naskah
Jurnal yang telah ditetapkan.

 Pada contoh di atas, EDITOR melakukan revisi judul Label (format file) MSWORD menjadi PDF.
Jika sudah benar, kemudian rekam dan klik Daftar Isi.
 ©Wahid Nashihuddin, 2015

 Cek ulang di menu Arsip/Archive, jika sudah muncul seperti contoh di bawah ini berarti sudah
berhasil.

>>>> Penerbitan Naskah Baru

TAHAP 1 [PENULIS]: Melakukan Submit Naskah ke Database E-Journal

 Harus melakukan registrasi terlebih dahulu ke sistem e-journal.
 Login dengan username dan password yang telah aktif, dan mulai dengan Klik Disini.

 PENULIS perlu memperhatikan 5 tahapan dalam penyerahan naskah baru, yaitu:

 Mulai Penyerahan Naskah (pilih bagian jurnal; checklist ketentuan penulisan naskah
dan ketentuan hak cipta, beri catatan buat editor [jika ada]). Setelah itu, klik Simpan
dan Lanjutkan.
 Mengunggah Naskah, upload naskah yang akan disubmit (format Ms.Word) dan klik
Unggah dan Simpan dan Lanjutkan.

 Memasukkan Metadata Naskah, isi dan lengkapi biodata penulis/pengarang, judul

naskah dan abstrak, isi bidang ilmu naskah (jika ada), lembaga pendukung/sponsor (jika
ada), dan catatan penulisan referensi naskah (jika ada), kemudian klik Simpan dan
Lanjutkan.
 Mengunggah File Tambahan, jika ada file tambahan naskah silakan di-upload (file
tambahan, seperti biodata penulis (CV), data kajian, ucapan terima kasih, atau data lain
yang dianggap penting untuk disampaikan ke redaksi). Jika dianggap cukup, klik Simpan
dan Lanjutkan.
 ©Wahid Nashihuddin, 2015

 Mengonfirmasi Penyerahan Naskah, klik Penyerahan Selesai. Jika sudah, klik

Penyerahan Aktif hingga muncul tampilan ini.

TAHAP 2 [EDITOR]: Mendistribusikan Naskah ke Editor Bagian

 Login dengan username dan password yang telah aktif.
 EDITOR mengecek naskah yang di-submit oleh penulis, pada menu Belum Ditugaskan. Jika
dianggap sudah sesuai dengan topik jurnal dan sistematika penulisan naskah, langsung
diidistribusikan ke EDITOR BAGIAN. Tetapi, jika belum sesuai langsung dikonfirmasikan ke
penulis (dengan memberitahukan alasannya secara jelas). Untuk memastikan isi naskah,
silakan membuka naskah.

 Dalam proses penerbitan naskah, EDITOR perlu mengecek hal-hal berikut ini.

 Pilih EDITOR BAGIAN sesuai dengan bidang ilmu naskah (yang menjadi keahliannya) dan kirim
email ke EDITOR BAGIAN [misalnya dengan subjek: Tugas Editorial].

TAHAP 3 [EDITOR BAGIAN]: Mendistribusikan Naskah ke Reviewer

 Login dengan username dan password yang telah aktif.
 EDITOR BAGIAN secara tugas dan fungsi umum memiliki peran yang sama dengan EDITOR,
yaitu:

 Mengecek naskah yang dikirim oleh EDITOR dengan membuka file naskah. Jika sudah sesuai,
mendistribusikan naskah dan menugaskan REVIEWER untuk review naskah.
 ©Wahid Nashihuddin, 2015

 Menetapkan REVIEWER.

 Memberikan tugas review naskah ke REVIEWER melalui email, dengan menginformasikan

batas waktu review naskah dan mengisi form penilaian review naskah (sebagai bahan
keputusan naskah diterima atau dikembalikan ke penulis/ditolak).

TAHAP 4 [REVIEWER]: Melakukan Review Naskah

 Login dengan username dan password yang telah aktif.
 REVIEWER melakukan review terhadap isi isi dan substansi naskah (kualitas naskah).

 Setelah melihat dan membaca naskah, REVIEWER dapat menjawab dua hal, yaitu akan
melakukan mereview atau tidak bisa melakukan review.
 ©Wahid Nashihuddin, 2015

 Jika bersedia, kirim email ke EDITOR BAGIAN (subjek: Bisa Mereview).

 Buka naskah dan mulai proses review naskah (ingat batas waktu review dan mengisi Form
Penilaian Review Naskah).

 Isi Form Review Naskah.

 Upload naskah hasil review dan buat keputusan hasil review.

 Jika diterima, pilih Terima Penyerahan dan serahkan hasil review kepada EDITOR BAGIAN via-
email (subjek: Review Artikel Selesai).

TAHAP 5 [EDITOR BAGIAN]: Mengecek Hasil Review Naskah

 Login dengan username dan password yang telah aktif.
 Cek naskah hasil review naskah.
 ©Wahid Nashihuddin, 2015

 Cek dan buka naskah hasil review, kemudian kirim ucapan terimakasih ke REVIEWER (status:
Diketahui).

 Menginstruksikan PENULIS untuk memperbaiki naskah hasil review (disertai informasi batas
waktu pengembalian naskah).

TAHAP 6 [PENULIS]: Perbaikan Naskah Hasil Review

 Login dengan username dan password yang telah aktif.
 Mulai perbaikan naskah hasil review (status naskah: Dalam Review)

 Buka naskah review yang akan diperbaiki (sesuai catatan REVIEWER).

 Jika sudah, upload naskah hasil perbaikan dan kirim email ke EDITOR/EDITOR BAGIAN (sebagai
pemberitahuan).
 ©Wahid Nashihuddin, 2015

TAHAP 7 [EDITOR/EDITOR BAGIAN]: Memeriksa Perbaikan Naskah Hasil Review

 Login dengan username dan password yang telah aktif.
 Cek dan buka naskah hasil perbaikan PENULIS (berdasarkan catatan REVIEWER).

 EDITOR/EDITOR BAGIAN menugaskan COPY EDITOR untuk mengecek susunan dan kosa kata,
kalimat, paragraf, kutipan, dan daftar pustaka.

 Pilih COPY EDITOR untuk melakukan copy edit naskah.

 Setelah menugaskan COPY EDITOR, upload yang akan di copy edit.

TAHAP 8 [COPY EDITOR]: Melakukan Copy Edit Naskah Hasil Perbaikan Penulis
 Login dengan username dan password yang telah aktif.
 COPY EDITOR melakukan copy edit (kosa kata pada kalimat/paragraf) terhadap naskah yang
sudah diperbaiki PENULIS (berdasarkan catatan REVIEWER).
 Buka naskah yang akan di-copy edit (status: Aktif)
 ©Wahid Nashihuddin, 2015

 Dowload naskah yang akan di copy edit.

 Kirim naskah hasil copy edit ke PENULIS dan EDITOR BAGIAN.

1) Jika ada perbaikan naskah (hasil copy edit), PENULIS membuka file naskah copy edit.

Jika sudah diperbaiki, klik LENGKAP, dan naskah dikirim ulang ke COPY EDITOR dan EDITOR
BAGIAN (mengetahui). Setelah itu COPY EDITOR mengecek perbaikan hasil copy edit
PENULIS
2) COPY EDITOR membuka naskah hasil perbaikan penulis.

3) Jika hasil copy edit telah selesai, COPY EDITOR mengirim naskah ke EDITOR BAGIAN untuk
proses layout naskah oleh LAYOUT EDITOR.

TAHAP 8 [EDITOR BAGIAN]: Mendistribusikan Naskah Hasil Copy Edit ke Layout Editor
 Login dengan username dan password yang telah aktif.
 Kirim naskah copy edit akhir ke LAYOUT EDITOR.
 ©Wahid Nashihuddin, 2015

 Setelah menugaskan LAYOUT EDITOR, upload naskah hasil copy edit akhir dan kirim
permintaan layout.

TAHAP 9 [LAYOUT EDITOR]: Melayout Naskah Pracetak (Galley)

 Login dengan username dan password yang telah aktif.

 Buka naskah dan layout sesuai template naskah jurnal.

 ©Wahid Nashihuddin, 2015

 Setelah di-layout, naskah galley awal dikirim ke EDITOR BAGIAN (naskah dalam format PDF).

TAHAP 10 [EDITOR BAGIAN]: Mengecek Naskah Galley Hasil Layout

 Login dengan username dan password yang telah aktif, dan cek naskah galley awal.

 Jika sudah benar, upload naskah galley dan kirim ke LAYOUT EDITOR.

>>> LAYOUT EDITOR – EDITOR BAGIAN (menyiapkan naskah final (proofread).

 LAYOUT EDITOR memperbaiki naskah galley hasil koreksi dari EDITOR BAGIAN dan mengirim
naskah kembali ke EDITOR BAGIAN.
 EDITOR BAGIAN meng-upload naskah galley akhir (sebagai bahan proofread).

 Jika sudah sesuai, EDITOR BAGIAN mendistribusikan naskah galley akhir ke PROOF READER
- LAY OUT EDITOR membuka naskah, jika sesuai, konfirmasikan hasil proofread naskah ke
EDITOR BAGIAN.
- PENULIS membuka naskah, jika sesuai, konfirmasikan hasil proofread naskah ke EDITOR
BAGIAN.
- PROOF READER (anggota dewan redaksi yang ditugaskan) membuka naskah, jika sesuai
konfirmasikan hasil proofread naskah ke EDITOR BAGIAN.
 EDITOR BAGIAN menyampaikan ke EDITOR bahwa proofread naskah galley akhir sudah selesai,
dan siap untuk dijadwalkan penerbitannya.

TAHAP 10 [EDITOR]: PENJADWALAN PENERBITAN NASKAH

 Login dengan username dan password yang telah aktif.
 Buat jadwal penerbitan naskah (klik Buat Terbitan Baru).
 ©Wahid Nashihuddin, 2015

 Tetapkan jadwal penerbitan naskah (Vol, No, Bulan, Tahun).

 EDITOR memilih keputusan penerbitan naskah.

 EDITOR menetapkan penjadwalan penerbitan naskah.

 Jika sudah sesuai, klik rekam dan daftar isi.

 Lengkapi halaman naskah (halaman awal-akhir setiap artikel).

 EDITOR mengumumkan bahwa naskah sudah terbit, baik ke penulis, anggota dewan redaksi,
maupun pihak lain yang terhubung online database e-journal.
 ©Wahid Nashihuddin, 2015

 Atur susunan naskah dalam 1 nomor terbitan (masuk menu: Terbitan Terdahulu)
1) Mengatur jurnal dalam satu nomor terbitan.

2) Mengatur naskah dalam satu nomor terbitan.

CATATAN PENTING
1. PENULIS
 PENULIS dapat men-submit naskah secara mandiri ketika sudah terdaftar aktif di database
e-journal. Pendaftaran peran sebagai penulis dapat dilakukan sendiri atau menghubungi
sekretariat redaksi (MANAJER JURNAL) untuk registrasi.
 Sebelum meng-upload dan mengirim naskah ke redaksi jurnal, PENULIS harus
memperhatikan ketentuan dan persyaratan penulisan naskah serta mengikuti template
naskah yang telah ditetapkan.
 PENULIS berhak mengetahui secara jelas setiap informasi dari proses penerbitan naskah,
mulai dari hasil review, copy edit, layout, dan publikasi naskah.
 Apabila naskah diterima, PENULIS harus mengikuti ketentuan editorial naskah.
 ©Wahid Nashihuddin, 2015

2. DEWAN REDAKSI
- MANAJER JURNAL (Pemimpin Redaksi/Editor in Chief) harus menetapkan peran setiap
anggota dewan redaksi dan menjelaskan tugas dan tanggung jawabnya masing-masing
(Editor—Editor Bagian—Reviewer—Copy Editor—Layout Editor—Proof Reader).
- Setiap PERAN harus telah terdaftar dan dapat login dengan username dan password yang
telah aktif.
- Setiap PERAN harus mengetahui setiap fungsi menu atau ruas isian bibliografi naskah
dalam sistem e-journal versi OJS.
- Keputusan naskah diterima atau dikembalikan ke penulis (ditolak) adalah hak prerogatif
REVIEWER (MITRA BESTARI). Apabila anggota dewan redaksi merasa keberatan dengan
keputusan REVIEWER, dapat langsung menanyakan alasan penolakannya secara jelas.
- Setiap penugasan proses editing, review, copy edit, layout, atau proofread harus disertai
naskah lengkap (full text) dan memberikan pernyataan yang jelas terhadap proses yang
sedang berlangsung ke PERAN yang bersangkutan.
- Sebelum naskah dipublikasikan, PROOF READER harus mengecek keseluruhan isi dan
susunan naskah galley akhir. PROOF READER terdiri atas EDITOR, EDITOR BAGIAN, COPY
EDITOR, LAYOUT EDITOR, PENULIS. Minimal PROOF READER (1 orang dari anggota dewan
redaksi), PENULIS, dan LAYOUT EDITOR).
- PROOF READER menyampaikan hasil naskah akhir siap terbit dan cetak ke EDITOR BAGIAN.
- Naskah galley akhir yang akan diterbitkan harus dalam format PDF (harus dipastikan oleh
EDITOR), sebelum ditetapkan jadwal penerbitannya.
- MANAJER JURNAL dapat melengkapi susunan naskah jurnal, seperti menambahkan cover
terbitan, halaman kebijakan, daftar isi, indeks naskah, dsb.) dan dicek ulang oleh EDITOR.
- ANGGOTA DEWAN REDAKSI perlu mengarsipkan hasil pekerjaan penerbitan naskah
(historical review)—untuk kepentingan akreditasi jurnal online.

View publication stats