SEBUAH Filsafat dari Bisnis Administrasi

Oleh Lloyd Morey

Pita Merah Dibenarkan sebagai Manajemen Bisnis Perguruan Tinggi dan Universitas
Asumsikan Status Profesional

Anggaran , alokasi, daftar gaji, daftar permintaan, pesanan pembelian, voucher

semua ini istilah dan banyak lainnya yang serupa dengan mereka membawa satu
pemikiran utama ke benak rata-rata anggota fakultas dari birokrasi perguruan tinggi atau
universitas. Ini baginya berarti semacam gangguan gabungan yang harus dia serahkan,
menghasilkan jalur prosedur yang licik yang harus dia tempuh untuk menyelesaikan apa
yang baginya adalah bagian bisnis departemen yang relatif sederhana, yang dia yakini
dapat dia tangani sendiri jauh lebih banyak. dengan cepat dan murah. Dia mengakui
bahwa petugas bisnis adalah orang yang cukup baik, bahwa pegawainya biasanya sopan,
dan kadang-kadang mereka melakukan sesuatu yang cukup berharga untuknya; tapi
mesin secara keseluruhan agak mengganggu dia.
Pejabat bisnis, di sisi lain, melihat dalam semua mekanisme ini suatu sistem yang
teratur dan koheren untuk menangani dan mencatat transaksi bisnis lembaga, dan sistem
yang diperlukan dalam memelihara proses pendidikan dan melayani fakultasnya. Dia
yakin bahwa dengan menangani masalah ini melalui kesatuan menyalurkan akurasi dan
hasil ekonomi yang lebih baik, dan bahwa metode lembaga dalam urusan bisnis dan
catatan keuangannya dengan demikian disimpan pada tataran yang menghormati secara
umum dan memberikan informasi yang dapat dipercaya. Dia yakin bahwa dengan akun
dan laporan keuangan yang memadai yang disusun sesuai dengan standar yang diterima,
dewan pengurus dan kepala eksekutif diberikan fakta-fakta penting untuk panduan
mereka dalam menangani masalah administratif.
Karena sebagian besar eksekutif dan administrator lembaga perguruan tinggi
lainnya merasakan hal yang sama, sebuah profesi baru telah muncul di Amerika, yaitu
administrasi bisnis perguruan tinggi dan universitas. Dalam waktu tidak lebih dari
seperempat abad, ia telah mencapai tingkat kepenuhan yang praktis. Ini berjumlah
ratusan anggota, yang tergabung bersama dalam empat asosiasi regional, dua asosiasi
nasional di bidang khusus pembelian dan manajemen pabrik fisik , dan banyak asosiasi
negara bagian yang lebih kecil. Literatur yang cukup besar telah dikembangkan dan
majalah bulanan, The Educational Business, memberikan pandangan dan diskusi terkini .
American Council on Education mengelola Layanan Penasihat Keuangan yang
dikhususkan untuk bidang ini, dan sejumlah lembaga sekarang menawarkan kursus
pelatihan dalam satu atau beberapa fase lainnya.
Ini bukan untuk mengatakan bahwa administrasi bisnis perguruan tinggi adalah
usaha yang sama sekali baru. Sebelum program pengajaran atau penelitian apa pun
diresmikan, fasilitas apa pun yang disediakan, atau guru mana pun yang terlibat, harus
ada penyediaan keuangan dalam beberapa bentuk. Ketika perguruan tinggi pertama
dibuka di Oxford, beberapa masalah pengelolaan keuangan muncul dengan sendirinya.
Disebut "Peti Universitas" Cambridge karena fakta bahwa uang dan sekuritas Universitas
disimpan dalam lemari besi, hanya dapat diakses oleh tiga penjaga, yang masing-masing
memiliki kunci individu dan berbeda, yang semuanya diperlukan untuk buka tutupnya-
adalah tambahan dari tahun-tahun awal institusi. "Peti" asli masih ada, begitu pula catatan
awalnya di mana tanda tangan semua penjaga diperlukan untuk menunjukkan semua
transaksi yang terjadi setiap kali kotak dibuka.
Kepala eksekutif, anggota dewan, dan fakultas mengambil alih tahun-tahun awal
sebagian besar beban manajemen bisnis perguruan tinggi. Untuk sebagian besar yang
terus menjadi kenyataan di negeri ini sampai setelah awal abad ini. Posisi pejabat bisnis
di perguruan tinggi dan universitas didirikan lebih baru daripada kebanyakan pejabat
universitas umum lainnya. Namun, seiring berjalannya waktu, dan ukurannya dan
kompleksitas lembaga meningkat dan peraturan di luar diperpanjang,. departemen bisnis
dibuat dan tanggung jawab detail bisnis secara bertahap dialihkan kepada mereka.
Pada tahun 1922 dalam volume, College an d University Finance, yang telah
mempengaruhi lebih dari pekerjaan lain manajemen keuangan perguruan tinggi, Trevor
Arnett berkata:
Selama beberapa tahun terakhir, penulis telah meneliti dengan cermat manajemen
keuangan dan akuntansi beberapa ratus perguruan tinggi dan universitas di Amerika. Dia
dapat bersaksi tanpa pamrih dan tegas tentang fakta bahwa praktis tanpa kecuali urusan
keuangan lembaga-lembaga ini dilakukan dengan jujur. . . . Kejujuran perilaku
bagaimanapun, tidak cukup; harus ada efisiensi. Metode akuntansi yang digunakan
seringkali kurang disesuaikan dengan penggunaan akademis, . . . Karena tidak memiliki
metode akuntansi yang tepat, mereka tidak jarang terkejut menemukan institusi mereka
dalam kesulitan keuangan yang serius.
Pejabat bisnis negara itu waspada terhadap tantangan yang diwakili oleh
pernyataan Tuan Arnett. Secara individu dan melalui asosiasi mereka, mereka mulai
bekerja untuk meningkatkan metode mereka. Tahap pertama dari upaya ini
direpresentasikan dengan perhatian yang intensif terhadap pokok bahasan bentuk
dokumen dan arsip. Artikel ditulis, pidato dibuat, beberapa buku bahkan dikhususkan
untuk pertanyaan tentang ukuran dan gaya detail prosedur mekanis ini. Di tahun-
tahun berikutnya, diskusi beralih ke pertanyaan tentang penggunaan yang dapat
dilakukan mesin dalam menyimpan catatan dan membuat laporan.
Tahap kedua dari perkembangan ini, yang seharusnya menjadi yang pertama,
terungkap dalam upaya untuk menetapkan prinsip-prinsip yang mendasari prosedur untuk
divisi administrasi bisnis tertentu. Fase ini menemukan ekspresi yang paling lengkap
dalam pekerjaan Komite Nasional Laporan Standar sehubungan dengan metode akuntansi
dan pelaporan keuangan. Program ini telah diadopsi secara luas sehingga sekarang dapat
dikatakan sebagai "standar yang diterima" dari prosedur dalam hal ini.
Meskipun berbagai bentuk dan perangkat mekanis penting, dan akuntansi dan
pelaporan keuangan yang memadai sangat penting, mereka tidak dengan sendirinya
merupakan sistem prosedur bisnis yang lengkap, juga tidak dengan sendirinya menjawab
sepenuhnya pertanyaan penting yang harus ditanyakan mengenai prosedur ini. Sebuah
lembaga harus bertanya pada dirinya sendiri tentang bagaimana ia dapat mengetahui
bahwa seluruh prosedur bisnisnya dijalankan sesuai dengan prinsip-prinsip yang sehat.
Seorang pejabat bisnis harus bertanya pada dirinya sendiri bagaimana dia bisa tahu
bahwa pekerjaan dan metodenya memenuhi standar yang tinggi dalam segala hal dan
bahwa dia berguna bagi institusinya.
Untuk memastikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini membutuhkan
pengumuman dan penerimaan prinsip-prinsip yang mendasari administrasi bisnis. Ini
adalah fase ketiga pembangunan, dan di fase inilah kita sekarang berada. Sekitar setahun
yang lalu Layanan Penasihat Keuangan, dibantu oleh komite asosiasi pejabat bisnis barat
tengah, berkumpul dan menerbitkan pernyataan tentang Prinsip-Prinsip Praktik Bisnis
Perguruan Tinggi dan Universitas . Dalam banyak hal ini adalah dokumen yang paling
penting dalam sejarah administrasi bisnis pendidikan, karena menyajikan dalam bentuk
singkat penilaian dari kelompok perwakilan pejabat bisnis untuk standar yang lembaga
harus menjalankan bisnisnya. Ini adalah hasil dari seperempat abad kemajuan dan diskusi
dan merupakan kodifikasi dari pemikiran terbaik, penilaian yang paling masuk akal, dan
pengalaman paling signifikan dalam masalah ini. Pernyataan seperti itu penting tidak
hanya bagi pejabat bisnis, tetapi juga bagi anggota dewan pengurus, eksekutif institusi,
dan anggota fakultas.
Prinsip -prinsip apakah yang diyakini bahwa lembaga atau pejabat bisnis dapat
mengukur tingkat efisiensi dalam hal-hal seperti itu? Pertama-tama, bagian yang
dikhususkan untuk organisasi dan prosedur bisnis harus menjadi bagian dari anggaran
dasar atau anggaran rumah tangga, yang harus dimiliki oleh setiap lembaga. Pernyataan
tersebut harus bersifat umum, tetapi harus dilengkapi dengan manual atau panduan yang
lebih rinci.
Di tempat berikutnya, fungsi bisnis harus dipusatkan pada satu pejabat berpangkat utama
yang bertanggung jawab dan di bawah pengawasan umum kepala eksekutif . Miliknya .
tanggung jawab dan ruang lingkup wewenang harus didefinisikan dengan jelas sehingga
dapat dipahami baik oleh dirinya sendiri maupun oleh mereka yang harus berurusan
dengannya.
Pejabat bisnis harus memiliki masa jabatan, hak, dan hak istimewa yang serupa dengan
pejabat lembaga utama lainnya . Dengan kata lain, dia harus bertubuh akademis. Sebagai
individu ia harus memiliki pelatihan dan pengalaman yang diperlukan untuk posisi
tanggung jawab tersebut dan kualitas pribadi kejujuran, integritas, kebijaksanaan,
kemampuan untuk bekerja sama, keramahan, dan penilaian bisnis.
Daftar fungsi bisnis yang mungkin terpusat di bawah seorang chief business
officer adalah sebagai berikut:
 Bantuan anggaran persiapan
Kontrol operasi anggaran
Akuntansi dan persiapan keuangan _
Pengumpulan pendapatan institusional
Pra audit pengeluaran
Pencairan dana dana
Pemeriksaan dan audit internal
Pembelian
Pengoperasian toko Central
Inventarisasi properti
Pengelolaan dana pinjaman siswa
Pengawasan keuangan organisasi kemahasiswaa
n
Manajemen investasi
Pengelolaan bangunan fisik lembaga
Pengelolaan perluasan fisik dan pembangunan ba
ru
Manajemen bisnis tempat tinggal dan ruang mak
an
Manajemen toko cetak dan toko buku
Kerjasama dalam pengelolaan usaha rumah sakit
dan badan usaha pendidikan lainnya

Kegiatan yang beragam namun terkait erat ini harus dikoordinasikan semaksimal
mungkin di bawah manajemen pusat. Ketentuan harus dibuat untuk pemeriksaan internal
dan audit independen atas catatan dan kegiatan pejabat bisnis. Bantuan dari luar dalam
beberapa hal ini, seperti pengelolaan investasi atau persiapan rencana untuk konstruksi
baru, mungkin penting.
di sini Sebaiknya kacang tahunan anggaran mencakup semua operasi keuangan
dan dana saat ini. Tidak ada institusi , tanpa memedulikan dari ukurannya atau cakupan
dari operasi harus mencoba untuk beroperasi tanpa anggaran yang merupakan program
keuangan untuk setiap tahun berikutnya . Kapan anggaran sekali diadopsi, itu harus
ditaati sampai dan kecuali diubah, dan akun harus disimpan sedemikian rupa untuk
menunjukkan setiap saat apakah perkiraan pendapatan direalisasikan dan sejauh mana
pengeluaran sesuai dengan otorisasi .
Harus ada ketentuan yang sesuai untuk pengendalian dan penyimpanan uang
tunai, dan pengumpulan uang harus ditransfer secara penuh ke kantor pusat sesegera
mungkin dan disimpan oleh kantor itu sekaligus di penyimpanan institusional. Semua
pengeluaran harus dilakukan dengan cek. Di banyak tempat perhatian yang tidak
memadai diberikan pada hal-hal seperti itu, dan sebagai akibatnya terjadi kerugian yang
cukup besar. Prosedur penanganan uang harus dipisahkan dari pertimbangan pribadi dan
diletakkan pada bidang keteraturan yang ketat dan sesuai dengan prinsip-prinsip dasar.
Harus ada rencana pasti pemeriksaan internal pada operasi keuangan sejauh dapat
dipraktikkan sesuai dengan ukuran organisasi. Prinsip yang mendasari pemeriksaan
internal adalah bahwa individu yang sama tidak boleh mengumpulkan uang,
mengeluarkan uang, dan menyimpan rekening; karena dalam sebuah lembaga kecil
kadang-kadang diperlukan untuk menggabungkan fungsi-fungsi ini dalam satu individu,
audit independen yang lebih rinci dan sering sangat penting. Semakin besar organisasi,
semakin lengkap sistem pemeriksaan internal dan semakin kurang intensifnya audit luar.
Sistem akun dan laporan keuangan pada prinsipnya harus sesuai dengan yang
direkomendasikan oleh Komite Nasional untuk Laporan Standar. Sistem akuntansi adalah
salah satu elemen terpenting dari prosedur keuangan, karena darinya harus diperoleh
informasi yang diperlukan untuk membuat keputusan yang mempengaruhi kegiatan
pendidikan. Untuk alasan-alasan ini, penting bahwa buku-buku itu disimpan untuk
mencatat fakta-fakta dengan benar dan untuk memberikan informasi yang diperlukan
dengan segera dan akurat.
Itu akun dari institusi seharusnya _ diaudit secara berkala oleh akuntan
independen yang tidak terkait dengan institusi. Nilai pemeriksaan independen atas
transaksi keuangan sekarang diakui di mana-mana. Perguruan tinggi dan universitas
bersifat publik atau semi publik . Dalam semua kasus, dana dan properti mereka dipegang
dengan unsur kepercayaan tertentu. Oleh karena itu, pemeriksaan independen atas
rekening sangat penting dari sudut pandang perwalian, dan mungkin bernilai material dari
sudut pandang efisiensi bisnis.
Laporan keuangan untuk penggunaan internal dan referensi harus tersedia sesuai
kebutuhan, dan laporan tahunan operasi dan kondisi lembaga harus disiapkan dan
diterbitkan atau digandakan untuk didistribusikan. Seperti halnya sistem akuntansi,
bentuk dan isi laporan keuangan pada prinsipnya harus sesuai dengan rekomendasi
Komite Nasional.
Harus ada sistem pembelian terpusat dimana semua pembelian dilakukan oleh
atau di bawah arahan dari petugas pembelian pusat. Sebagian besar pengeluaran lembaga
diwakili oleh pembelian perlengkapan dan peralatan. Kurangnya ekonomi dan prosedur
bisnis yang baik di bidang pengeluaran ini dapat sangat mengurangi jumlah yang tersedia
untuk tujuan pendidikan.
Selanjutnya, anggota staf akademik sebagian besar harus dibebaskan dari
tanggung jawab dan insiden kerja untuk melakukan pembelian. Mereka harus
menentukan, tentu saja, bahan dan peralatan apa yang paling cocok untuk pekerjaan
instruksional dan ilmiah mereka, dan tidak ada sistem terpusat yang boleh mengganggu
pengamanan bahan yang dianggap oleh staf pendidikan paling sesuai dengan tujuan
mereka; namun, cara mendapatkan bahan-bahan ini dan sumber-sumber dari mana bahan-
bahan tersebut diamankan harus diserahkan kepada kantor bisnis. Bertentangan dengan
apa yang kadang-kadang dirasakan oleh anggota fakultas, petugas pembelian dapat
sangat membantu mereka dalam sebagian besar masalah mereka.
Semua properti fisik lembaga harus dicatat dalam catatan inventaris. Hal ini
sangat penting sehubungan dengan stok pusat pasokan dan sehubungan dengan peralatan
bergerak. Terlalu sering lembaga sangat teliti sehubungan dengan kontrol mereka atas
uang tunai dan sekuritas tetapi memberikan sedikit perhatian pada kontrol atas properti
lain yang sejumlah besar uang tunai telah dicairkan.
Harus ada metode yang sesuai untuk administrasi dana abadi dan dana lain yang ti
dak dapat dihabiskan , termasuk investasi, pengeluaran pendapatan, akuntansi,
penyimpanan surat berharga, dan pengelolaan lainnya. properti investasi. Tidak ada
subjek yang lebih penting dalam keuangan pendidikan selain pengelolaan dana abadi.
Ketetapan dan keamanan pokok sama pentingnya dengan pendapatan dalam menangani
dana abadi, dan mereka tidak boleh diganggu untuk menjamin peningkatan pendapatan
sementara.
Pengelolaan dana pinjaman mahasiswa harus dilakukan sesuai dengan praktik
bisnis yang sehat, sedemikian rupa untuk menjamin pertimbangan yang memadai dari
semua aplikasi dan perlindungan dana yang memadai. Pengelolaan dana tersebut
melibatkan banyak pertimbangan, di antaranya adalah bisnis dan keuangan. Meskipun
yang terakhir tidak dapat dikatakan sebagai yang terpenting, mereka tetap sangat penting.
Karena pejabat bisnis biasanya bertanggung jawab atas penagihan pinjaman semacam itu,
ia harus mengambil bagian dalam pengambilan keputusan yang berkaitan dengan semua
permohonan sehingga pengalamannya dalam penagihan dapat diterapkan pada
permohonan baru.
 Harus ada organisasi terpusat yang cocok untuk pengelolaan lembaga yang
mencakup operasi dan pemeliharaannya di semua fase. Fasilitas yang diperlukan untuk
pengajaran dan penelitian modern sedemikian rupa sehingga pemeliharaannya
memerlukan perhatian yang konstan dan efisien serta melibatkan kerumitan yang besar.
Jika ada yang tidak beres dengan panas, cahaya, listrik, air, atau fasilitas lainnya, program
pengajaran dan penelitian dapat berhenti atau mungkin rusak .
Tanaman fisik bukanlah sesuatu yang terpisah dan terpisah dari program
pendidikan. Itu ada untuk, karena, dan karena kegiatan pendidikan dari institusi. Fakta
bahwa anggarannya dikonsolidasikan daripada disebarkan di antara divisi-divisi yang
berbeda cenderung membuat divisi-divisi itu berpikir bahwa itu merupakan pengeluaran
yang tidak perlu. Justru sebaliknya, karena tanpa tanaman fisik yang memadai, kegiatan
pendidikan sama sekali tidak dapat dilaksanakan.
Harus ada ketentuan untuk pengawasan yang sesuai atas operasi keuangan
organisasi mahasiswa, dan organisasi lain yang menerima uang dari sumber selain
anggota mereka sendiri. Tidaklah bijaksana untuk melepaskan kegiatan seperti itu tanpa
kontak dengan dan pengawasan yang wajar oleh lembaga. Rencana supervisi akan
menekankan kepada siswa yang bertanggung jawab bahwa kegiatan mereka tunduk pada
pemeriksaan dan bahwa mereka bertanggung jawab kepada otoritas luar. Ini akan
membantu mereka dalam menjalankan urusan mereka dengan cara yang lebih lugas dan
dalam mengenali tanggung jawab mereka.
Ini adalah prinsip-prinsip yang perguruan tinggi bisnis petugas telah dirancang
sebagai standar kinerja, tetapi setiap panggilan yang bercita-cita untuk bidang profesional
harus menyediakan sarana pelatihan untuk tanggung jawabnya. Fakta bahwa pelatihan
semacam itu tidak hanya diperlukan tetapi mungkin telah dikenali oleh itu Keuangan
Penasehat Melayani dalam buletinnya tentang Pelatihan Administrasi Bisnis Perguruan
Tinggi dan Universitas. Buletin ini secara ringkas menguraikan persyaratan dan ikatan
peluang di bidang ini dan cara-cara yang digunakan seseorang untuk mencari untuk
mencapai kesuksesan di dalamnya dapat memberikan dirinya pelatihan yang sesuai.
Buletin yang baru saja disebutkan juga berisi pernyataan penting dan mendasar tentang
konsep sebenarnya dari administrasi bisnis perguruan tinggi:
Kantor bisnis lembaga pendidikan ada untuk tujuan melayani divisi instruksional
dan ilmiah lembaga tersebut. Fungsinya bukan untuk mengarahkan atau mengatur atau
mendikte program pendidikan, tetapi untuk membantu dalam perencanaan program ini
dan pelaksanaannya, terutama dengan menyediakan fasilitas dan menanggung beban
administrasi yang sebesar-besarnya. Kebijakan dan metodenya harus dibentuk untuk
tujuan ini.
Lebih tinggi pendidikan adalah sebuah perusahaan bisnis dengan cakupan utama
meskipun tujuan dasarnya adalah sesuatu yang lain. Pertimbangan bisnis dan keuangan
masuk ke dalam setiap masalah yang harus dihadapi oleh institusi perguruan tinggi mana
pun dan sebagian besar harus diselesaikan di lampu dari ini pertimbangan. Itu tanggung
jawab untuk bisnis administrasi, oleh karena itu, penting dan merangsang dan harus
menantang setiap orang yang bercita-cita untuk mengasumsikan dia di setiap fase, ke itu
latihan dari bakat dan industri terbaiknya.
Ini adalah standar yang dengannya manajemen bisnis perguruan tinggi dapat dan
harus diukur. Sejauh mana mereka diikuti oleh institusi dan oleh pejabat bisnis, panggilan
yang layak ini mencapai kedudukan profesional.