Jakarta, 31 Maret 2022

No. 034/I50500/2022-S4

Lampiran : -
Perihal : Informasi Perubahan Proses Tagihan PT Pertamina Retail

Yang terhormat
Vendor PT Pertamina Retail

Sehubungan dengan diimplementasikannya Shared Service Invoice Payment di PT Pertamina

Retail, melalui surat ini kami informasikan kepada Bapak/Ibu bahwa terhitung sejak 1 April
2022 terdapat pe rubahan mekanime pengiriman invoice sebagai berikut:

N TRANSAKSI KONDISI SISTEM PROSES BISNIS

O TRANSAKSI
1 Barang Tagihan mulai iVendz akan diproses oleh Shared Services
Dagang tanggal 1 April Finance Operation, untuk proses Berita
2022 Acara Serah Terima Barang/Pekerjaan
(BASTB/BASTP) dibuat oleh Vendor dan
Business User dengan menggunakan
aplikasi iVendz
2 Barang Tagihan sampai iVendz proses verifikasi akan dilakukan oleh
Dagang dengan 31 Maret controller PTPR dan pembukuan SAP akan
2022 dilakukan oleh Fungsi Shared Services
Finance Subsidiary Support.
3 Barang Jasa Tagihan Vendor iVendz proses verifikasi akan dilakukan oleh
dengan tanggal controller PTPR dan pembukuan SAP akan
PO open dilakukan oleh Fungsi Shared Services
Finance Subsidiary Support.
4 Barang Jasa Tagihan Vendor iVendz pengiriman tagihan menggunakan
dengan tanggal mekanisme melalui email
PO open sampai edoc.ssc@pertamina.com untuk PO 3rd
dengan 31 Maret Party Non Hydro.
2022 dan tanggal
invoice mulai
tanggal 01 April
2022
 2
No. 034/I50500/2022-S4

5 Barang Jasa PO open per 1 I-Vendor akan diproses oleh Shared Services
April 2022 dan 2.2 Finance Operation, untuk proses Berita
BAST yang create Acara Serah Terima Barang/Pekerjaan
tanggal 1 April (BASTB/BASTP) dibuat oleh Vendor dan
2022 Business User dengan menggunakan
aplikasi iVendor
https://apps.pertamina.com/ivendor

1. Kelengkapan dokumen dan mekanisme pengiriman dokumen untuk pengadaan barang

dan jasa yang memenuhi kondisi point 4 diatas adalah sebagai berikut:

Kelengkapan dokumen tagihan dikirimkan dalam bentuk softcopy dengan ketentuan sebagai
berikut:

1. Tagihan dikirimkan ke email edoc.ssc@pertamina.com dengan subject email ditulis

dengan format VENDOR_PTPR_[kode vendor]_[nomor invoice]
Contoh: VENDOR_PTPR_654321_INV001/2021.A
2. 1 email hanya terdiri dari 1 file invoice dengan format PDF dan kualitas scan 300 dpi
3. Ukuran attachment file dibawah 18MB.

2. Detail Proses Bisnis yang memenuhi kondisi poin 5 diatas adalah sebagai berikut :
a. Pengiriman dokumen tagihan sudah terintegrasi otomatis melalui I-Vendor 2.2
b. Status penerimaan dokumen dapat dilihat pada system I-Vendor 2.2 pada menu
tracking.
c. Data untuk verifikasi dilakukan melalui data yang diinputkan oleh vendor pada system
I-Vendor 2.2, sehingga harus sesuai dan benar untuk entry data (tidak boleh typo)
d. Koreksi tagihan atas return to vendor/reject tagihan dikirimkan dengan re-upload
 3
No. 034/I50500/2022-S4

invoice pada menu invoice I-Vendor 2.2

e. Copy kontrak diupload pada I-Vendor 2.2 pada proses BAST
f. Tagihan Vendor, akan diproses oleh Shared Services Finance Operation sebagai
berikut:
i. Berita Acara Serah Terima Barang/Pekerjaan (BASTB/BASTP) dibuat oleh Vendor
dan Business User dengan menggunakan aplikasi iVendor
https://apps.pertamina.com/ivendor.
ii. Adapun dokumen tagihan hard copy termasuk kontrak lengkap agar dikirimkan 30 hari
kalender setelah dokumen posted ke Fungsi DMS Shared Services terdekat dengan
pilihan alamat sebagai berikut :

REGION LOKASI DMS REGION LOKASI DMS

DMS – SSC PERTAMINA
Graha Elnusa Lantai 6
Jl. TB Simatupang Kav 1 B
Jakarta 12560
Jakarta
PT. Pertamina (Persero)
MOR I
Finance MOR I Medan –
DMS SSC
Medan
Jl. Yos Sudarso 8-10
Silalas, Medan Barat,
Sumatera Utara 20114
PT. Pertamina (Persero) -
RU II
Finance RU II Dumai –
DMS SSC
Dumai Jl. Raya Kilang Putri Tujuh,
Tanjung Palas, Dumai
Timur, Tj. Palas, Dumai
Tim., Kota Dumai, Riau
28815
PT. Pertamina (Persero) –
MOR II
Finance MOR II
Palembang – DMS SSC
Palemba
Jl. Ahmad Yani No. 1247
ng
Palembang - Sumatera
Selatan
PT. Pertamina (Persero) - RU
IV
Finance RU IV Cilacap – DMS
SSC
Cilacap
Jl. Mt Haryono No.77,
Rawakeong, Lomanis, Kec.
Cilacap Tengah, Kab. Cilacap,
Jawa Tengah 53221
PT. Pertamina (Persero) -
MOR IV
Finance MOR IV Semarang –
DMS SSC
Semarang
Jl. Pemuda No.114, Sekayu,
Kec. Semarang Tengah,
Semarang, Jawa Tengah
50132
PT. Pertamina (Persero) –
MOR V
Finance MOR V Surabaya –
DMS SSC
Surabaya Jl. Jagir Wonokromo no. 88
Surabaya - 60244 PO BOX
1064 Indonesia
PT. Pertamina (Persero) - DMS
SSC
Gedung Diklat Pertamina RU V
Fungsi Finance Lantai 2
Balikpapa
Jl. Jend Suprapto No. 1, Marga
n
Sari, Kec. Balikpapan Barat,
Balikpapan, Kalimantan Timur
76123

PT. Pertamina (Persero) Makassar PT. Pertamina (Persero) MOR

Jayapura MOR VIII dan RU VII VII
Finance MOR VIII Jayapura KASIM Finance MOR VII Makassar –
 4
No. 034/I50500/2022-S4

– DMS SSC DMS SSC

Jl..Nimboran 2-4 Jayapura Jl. Garuda No.1 Makassar.

Informasi lengkap terkait perubahan proses tersebut di atas kami lampirkan pada surat ini.
Jika terdapat pertanyaan lebih lanjut dapat disampaikan melalui contact center Pertamina 135
menu 4 atau email cp@pertamina.com

Demikian disampaikan, atas perhatian dan kerja samanya diucapkan terima kasih

Project Leader SSC

_from.speciment

Dody Setiawan

Tembusan:
1. Finance & Buss Sup Director
 PT Pertamina Retail
2. VP ICT & Finance
 PT Pertamina Retail
3. Fuel Terminal Manager Sorong
 PT Pertamina Patra Niaga
4. Mgr Controller
 PT Pertamina Retail
5. Mgr Finance Buss Sup
 PT Pertamina Retail
6. VP Commercial
 PT Pertamina Retail
7. VP Marketing & Operation
 PT Pertamina Retail
8. Mgr Supply Chain
 PT Pertamina Retail
9. Mgr Sales Area I
 PT Pertamina Retail
10. Mgr Sales Area II
 PT Pertamina Retail
11. Mgr Sales Area III
 PT Pertamina Retail
12. Mgr Sales Area IV
 PT Pertamina Retail
 5
No. 034/I50500/2022-S4

13. Mgr Sales Area V

 PT Pertamina Retail
14. Mgr Buss Planning & Dev
 PT Pertamina Retail
15. Mgr Merchandise
 PT Pertamina Retail
16. Mgr Marketing
 PT Pertamina Retail
17. Mgr Procurement & Asset Mgt
 PT Pertamina Retail
18. Mgr Technical
 PT Pertamina Retail
19. Mgr Information & Comm Technology
 PT Pertamina Retail