BAB I

PENYUSUNAN PANDUAN OBSERVASI

ASPEK PRODUKSI

1. Teknologi Produksi
Membuat suatu barang (produk) memerlukan pengetauan teknis dari produk itu
sendiri dan pengetahuan tentang peralatan dan proses yang diperlukan untuk
memproduksinya. Pengetahuan – pengetahuan itu dapat diperoleh dari beberapa
bentuk :Text books, Artikel, Catatan kursus, Manual, Katalog dan Ketrampilan para
operator.
Bagi seorang pengusaha yang berpandangan jauh, membuat dirinya yakin bahwa
teknologi yang dipergunakan adalah up to date, bahwa dia memanfaatkannya secara
tepat dan bahwa dia selalu memperoleh informasi tentang alternatif teknologi yang
mempengaruhi industrinya.
CONTOH:
Pertanyaan dan Observasi:
1. Carilah buku pegangan teknik di pabrik apakah dipergunakan dengan baik?
2. Apakah merupakan teknologi yang prinsip harus dipergunakan?
3. Apakah para karyawan dapat mempergunakan buku petunjuk untuk peralatan
yang penting ?
4. Carilah apakah ada arsip tentang peralatan dan proses baru!
5. Apakah para karyawan mencari bahan penjelasan dari buku teknik kalau
memecahkan masalah teknis?

2. Pengembangan Hasil Produksi Baru

Tuntutan untuk pengembangan dan perbaikan produk (hasil produksi) datangnya dari
konsumen, faktor-faktor persaingan dan perbaikan teknologi. Pengembangan produk
baru ada hubungannya dengan ide untuk produk baru, dengan proses tertentu dan
melalui penelitian dan pengembangan menghasilkan produk dengan unsur-unsur yang
dapat diperhitugkan.

CONTOH:
Pertanyaan dan Observasi
1. Apakah manajemen mencari secara terus-menerus ide-ide produk baru?
2. Sumber-sumber apakah yang dipergunakan oleh manajemen untuk
menimbulkan ide-ide itu.
3. Apakah ide itu secara sistematis dievaluasi sesuai dengan tujuan
perusahaan, produk yang sesuai, potensi permintaan, kemampuan produksi dan
sebagainya.
3. Desain Produk
Produk (hasil produksi) harus dirancang pertama-tama untuk memenuhi kebutuhan
fungsionil dan keindahan tapi harus diperhatikan pula untuk penyerderhanaan cara
pembuatan dan biaya produksi secara ekonomis.

Pertanyaan dan Observasi:

1. Apakah produk itu sesuai dengan fungsi yang diinginkan ?
2. Apakah pertimbangan keindahan menyebabkan produk itu sulit dipergunakan?
3. Bagaimana produk itu bisa disederhanakan tapi masih mempunyai fungsi yang
yang sama.
4. Kapan terakhir produk itu dimodifikasi ?
5. Apakah ini sebagai tanggapan atas pengalaman konsumen atau untuk
memanfaatkan teknik atau bahan baku baru.

4. Teknik Proses dan Teknik Produk

Apakah yang akan diproduksi dan teknologi proses bagaimana memproduksinya.
Didalam pabrik, teknik produk adalah menggambar rumus-rumus dan alat-alat atau
teknik proses adalah lembaran kegiatan (operation sheet) atau instruksi-instruksi proses
( proses instruction).

Pertanyaan dan Observasi

No Pertanyaan

a. Peralatan dan Permesinan

Industri modern merupakan rangkaian mesin / peralatan untuk mengolah bahan
baku menjadi barang jadi.
Pertanyaan dan Observasi
No Pertanyaan
b. Metode Kerja
Ada 2 kategori dari kegiatan kerja dalam pabrik, kerja yang menambah langsung nilai
penjualan dari produk, dan yang tidak ada kontribusi.
Tujuan dari metode kerja (methods engineering) adalah untuk mengurangi kerja
yang tidak produktif ketingkat yang minimum, dan mengorganisir kerja yang
produktif sehingga dilakukan dengan cepat dan sesederhana mungkin.
Pertanyaan dan Observasi
No Pertanyaan
1. Apakah ada layout produksi
2. Apakan perusahaan menerapkan ergonomic kerja yang baik?
3. Apakah ada pembagian jam kerja yang jelas?

c. Seleksi Bahan Baku

Pertanyaan dan Observasi
No Pertanyaan
1. Apakah perusahaan melakukan quality control bahan baku?
2. Apakan ada pedoman mengenai quality control?
3. Apakah karyawan memahami mengenai proses quality control?
A. FASILITAS FISIK (SARANA)
1. Lokasi
Pertanyaan dan Observasi
No Pertanyaan

2. Tata Ruang
Tujuan dari tata ruang adalah untuk mengatur produksi, fasilitas pemindahan dan
gudang sehingga produk-produk tertentu dibuat dan dipindahkan, seminimum mungkin
menghilangkan kerja yang tidak produktif.
Pertanyaan dan Observasi
No Pertanyaan

3. Penanganan bahan (material handling)

Pertanyaan dan Observasi
No Pertanyaan
4. Pergudangan dan Pengangkutan
Pergudangan yang efisien diatur sedemikian untuk mempermudah dalam mendapatkan
barang yang tepat dan dipindahkan seefisien mungkin.
Pertanyaan dan Observasi
No Pertanyaan

5. Pengamanan Pabrik / Perusahaan

Tiap perusahaan menanggung resiko kehilangan bahan-bahan peralatan dan uang.
Kegiatan manajemen meliputi pengawasan yang cukup untuk mengurangi resiko-resiko
itu.
Pertanyaan dan Observasi
No Pertanyaan

6. Rumah Tangga dan Keamanan

Perusahaan yang kotor sebagai akibat salah letak menyebabkan kecelakaan. Ini
menyebabkan kerugian waktu dan biaya. Usaha untuk menjaga kebersihan perusahaan
akan memperbaiki efesiensi.
Pertanyaan dan Observasi
No Pertanyaan
7. Pemeliharaan
Pemeliharaan yang baik membantu mencegah terjadinya inefisiensi. Secara jangka
panjang pemeliharaan yang efektif tidak memerlukan biaya, bahkan menguntungkan.
Pertanyaan dan Observasi
No Pertanyaan

B. PENGENDALIAN PRODUKSI
1. Perencanaan Produksi
Maksud dari perencanaan produksi ialah untuk mengkoordinasikan tenaga kerja, mesin
dan bahan untuk mencapai biaya serendah mungkin pada beban produksi tertentu.
Pertanyaan dan Observasi
No Pertanyaan

2. Pengendalian / Persediaan Bahan

Pertanyaan dan Observasi
No Pertanyaan
3. Pengendalian Mutu
Pertanyaan dan Observasi
No Pertanyaan
Apakah perusahaan melakukan quality control ?
Apakan ada pedoman mengenai quality control?
Apakah karyawan memahami mengenai proses quality control?

4. Pengendalian Tenaga Kerja

Pengendalian tenaga kerja menjamin bahwa jumlah orang yang tepat dengan
ketrampilan yang cukup melakukan kegiatan pada tingkat produksi yang optimal. Jadi
dalam pengendalian tenaga kerja yang efektif pekerjaan perlu dianalisa, apa
ketrampilan yang diperlukan dan waktu yang diperlukan untuk melaksanakan.
Pertanyaan dan Observasi
No Pertanyaan

5. Alat-alat Pengujian dan Pengukuran

 Dalam proses pembuatan terdapat banyak kegiatan dimana pengukuran, pengujian
dilakukan. Pengendalian yang efektif untuk kegiatan itu berkaitan dengan ketepatan
peralatan saat digunakan.
Pertanyaan dan Observasi
No Pertanyaan

C. PERTIMBANGAN BIAYA
1. Biaya Produksi
Beberapa keputusan mengenai produk, harga atau pergantian mesin bisa ditentukan
dengan baik kalau biaya produksi diketahui. Sehingga program penurunan biaya
tergantung pada kecakapan untuk mengindentifikasi unsur-unsur biaya, sehingga usaha
bisa dikonsentrasikan pada penurunan biaya yang menonjol.
Pertanyaan dan Observasi
No Pertanyaan
1. Apakah anda dapat menghitung biaya pokok produksi ?
Apakah anda memiliki catatan berapa biaya produksi yang
dibutuhkan tiap bulannya?

2. Break Even Point – Titik pulang pokok (BEP)

Analisa BEP adalah suatu metode mengkaji hubungan antara biaya-biaya, jumlah dan
keuntungan. Pengetahuan BEP yang merupakan jumlah penjualan yang harus dicapai
oleh perusahaan sebelum dia mulai memperoleh keuntungan adalah sangat bermanfaat
untuk perencanaan.
Pertanyaan dan Observasi
 No Pertanyaan
1. Apakah anda mengerti apa yang dimaksud BEP?
2. Apakah anda dapat menghitung kapan kegiatan produksi anda BEP,
setelah berapa bulan atau pada kuantitas tertentu?

3. Pembelian Bahan
Bahan yang dibeli menunjukkan bagian terbesar dari biaya produksi pada kebanyakan
industri.Pengendalian yang efektif dari biaya-biaya ini melibatkan tidak hanya rencana,
akan tetapi juga menunjukkan praktek-praktek pembelian, sistem penyimpangan
pergudangan dan pemanfaatan sisa bahan.
Pertanyaan dan Observasi
No Pertanyaan

4. Over Head
Over head terdiri dari biaya-biaya yang tidak bisa dibebankan langsung kepada produk
tertentu, seperti gaji pengawas, belanja pabrik, asuransi dan sebagainya.
Pertanyaan dan Observasi
No Pertanyaan
1. Apakah usaha anda mempunyai beban overhead seperti gaji
pengawas, belanja pabrik, dan asuransi?
2. Jika memiliki beban overhead, dari manakah sumber
pendanaannya?
 BAB II
PENYUSUNAN PANDUAN OBSERVASI
ASPEK MANAJEMEN DAN SUMBER DAYA MANUSIA

1. Penerimaan Tenaga Kerja

Tugas penerimaan tenaga kerja pertama adalah untuk memperoleh calon sebanyak
mungkin dan kedua untuk pilihan yang adil. Berhsilnya perusahaan menarik calon,
memilih dan mempekerjakan sejumlah tenaga kerja yang tepat adalah ukuran pada
efektifnya penerimaan tenaga kerja.
Contoh
Pertanyaan dan Observasi
1. Apakah kebutuhan tenaga kerja jangka pendek dan jangka panjang telah
ditentukan (spesifikasi kerja, uraian ketrampilan yang dibutuhkan)
2. Apakah sumber-sumber penerimaan tenaga kerja telah menyediakan tenaga kerja
yang siap kerja..
3. Apakah formulir pendaftaran dipergunakan?
4. Apakah para calon diinterview oleh paling sedikit seorang yang ahli dalam
bidangnya?
5. Apakah karyawan baru di indoktrinasi secara tepat pada saat permulaan kerja
seperti pengenalan, adanya peraturan-peraturan dan lain-lain?
6. Apakah ada interview untuk alasan seseorang memutuskan kerja?

2. Pelatihan
Pemilihan orang-orang secara efektif hanya merupakan satu langkah dalam
pengembangan sumber daya manusia. Tenaga kerja baru yang diterima dengan
persyaratan yang sudah memenuhi kriteria yang ditetapkan , perlu mendapat pelatihan,
pengembangan dan pengarahan. Akan tetapi pelatihan seperti kegiatan lainnya
diharapkan untuk membantu tercapainya tujuan perusahaan, dan tidak ada artinya
kalau tidak memberikan konstribusi kepada perbaikan kerja yang akhirnya kepada
tujuan perusahaan.
 Pertanyaan dan Observasi
No Pertanyaan
1. Kegiatan pelatihan apa yang pernah diberikan kepada karyawan anda?
2. Apakah pelatihan tersebut memotivasi dan meningkatkan kinerja
karyawan?

3. Kompensasi
Kalau perusahaan ingin menarik dan mempertahankan karyawan yang baik, harus
diterapkan kebijaksanaan upah dan gaji yang memenuhi ketentuan daerah setempat
dan dapat juga dibandingkan dengan yang ditawarkan oleh perusahaan yang serupa.
Bahwa gaji dan upah dikaitkan sejauh mungkin kepada kontribusi karyawan kepada
keuntungan perusahaan.
Pertanyaan dan Observasi
1. Apakah tingkat upah dalam perusahaan mempertimbangkan tingkat ketrampilan
dan pengalaman yang dibutuhkan?
2. Apakah ada kebijaksanaan yang meliputi kenaikan upah, jaminan kesehatan,
rekreasi dan sebagainya?
3. Kalau ada insentif, apakah standar hasil kerja ditentukan dengan adil apakah ada
cara memperhitungkan hasil dan mutu, dan karyawan bisa menghitung
pendapatannya sendiri?
Pertanyaan dan Observasi
No Pertanyaan
1. Apabila kinerja karywan di perusahaan anda bagus, apakah ada
peningkatan jenjang karir?
2.
4. Kondisi Kerja
Salah satu tanggung jawab pimpinan ialah memberikan kondisi / suasana aman,
nyaman pada ruangan tempat kerja dan pekerja sendiri. Ruang kerja harus cukup udara
segar, keamanan dan kebersihan.
Pertanyaan dan Observasi
No Pertanyaan
1. Apakah perusaan menerapkan prinsip 5R?
2. Apakah perusahaan anda memiliki ruang kerja yang nyaman, dan
fasilitas yang memadai untuk karyawan?

5. Hubungan Kerja.
Inti dari hubungan kerja yang baik adalah komunikasi efektif semua pihak, sehingga
manajemen mengetahui apa sesungguhnya yang diinginkan oleh karyawan dan
karyawan mengetahui dengan tepat apa yang diharapkan oleh manajemen dari mereka.
Pertanyaan dan Observasi
No Pertanyaan
1. Apakah perusahaan terbuka akan masukan dari karyawannya?
2. Apakah perusahaan menindaklanjuti masukan dari karyawan?
 BAB III
PENYUSUNAN PANDUAN OBSERVASI
ASPEK PEMASARAN

Pada aspek pemasaran proses bisnis IKM dapat dilakukan beberapa panduan observasi yang
berkaitan dengan aktivitas pemasaran pada proses bisnis IKM, berikut adalah beberapa
contoh panduan yang dapat dibuat;

1. Perencanaan kegiatan pemasaran

Pertanyaan dan Observasi
No Pertanyaan
1. Apakah perusahaan memiliki perencanaan pemasaran?
2. Apakah perencanaan pemasaran tersebut dilaksanakan oleh
perusahaan?
3. Apakah terdapat evaluasi mengenai penerapan perencenaan pemasaran
tersebut?

2. Strategi pemasaran yang sudah digunakan

Pertanyaan dan Observasi
No Pertanyaan
1. Apakah ada setategi pemasan yang dilakukan perusahaan?
2. Dalam bentuk apa strategi pemasaran itu dilakukan?
3. Efektifkah strategi pemasaran tersebut?
4.

3. Media Komunikasi Pemasaran yang sudah digunakan

Pertanyaan dan Observasi
 No Pertanyaan
1. Media pemasaran apa yang digunakan?
2. Target konsumen mana yang ingin dituju?
3. Apakah pernah dilakukan evaluasi mengenai media penasaran yang
digunakan?

4. Penanganan keluhan pelanggan

Pertanyaan dan Observasi
No Pertanyaan
1. Apakah perusahaan terbuka menerima keluhan dari pelanggan?
2. Melalui media apa pelanggan dapat menyampaikan keluhan tersebut?
3. Apakah ada tindak lanjut dari keluhan pelanggan tersebut?

5. Pengembangan produk
Pertanyaan dan Observasi
No Pertanyaan
1. Apakah perusahaan memiliki planning kedepannya dalam hal
pengembangan produk yang dijual?
2. Dalam hal apa pengembangan produk itu akan dilakukan?
3. Apakah perusahaan telah melakukan riset sebelum pengembangan
produ itu dilakukan?
 BAB IV
PENYUSUNAN PANDUAN OBSERVASI
ASPEK KEUANGAN
Pada aspek keuangan dapat dibuatkan beberapa panduan yang dimulai dari pengawasan
keuangan dan kondisi keuangan pada proses bisnis IKM, berikut adalah contoh panduan
yang dapat dibuat pada aspek keuangan;

1. Pengawasan keuangan
Pertanyaan dan Observasi
No Pertanyaan
1. Apakah perusahaan rutin melakukan pengawasan keuangan?
2. Apakah telah dilakukan pencatatan keuangan secara sistematis?

Data untuk Evaluasi:

No Data / Informasi yang dibutuhkan
1. Laporan Laba Rugi
2. Laporan Daily Cash

2. Rasio keuangan yang dapat digunakan untuk mengukur produktivitas IKM

Pertanyaan dan Observasi
No Pertanyaan
 Data untuk Evaluasi:
No Data / Informasi yang dibutuhkan

3. Proses pembelian (bahan baku, peralatan, aset, dll)

Pertanyaan dan Observasi
No Pertanyaan
1. Apakah dilakukan pencatatan keuangan setelah pembelian dilakukan?
2.

Data untuk Evaluasi:

No Data / Informasi yang dibutuhkan

4. Proses penjualan (pengendalian pesanan, penentuan harga pokok produksi)

Pertanyaan dan Observasi
No Pertanyaan
1. Apakan dilakukan pencatatan keuangan setelah penjualan dilakukan?
2. Metode apa yang digunakan dalam penentuan HPP?
Data untuk Evaluasi:
No Data / Informasi yang dibutuhkan