Manajemen Formulir dan Korespondensi

Tugas Disusun Sebagai Pengganti Mata Kuliah Manajemen Kearsipan

Disusun Oleh :

Adinda Nabila Fararidhani

40010618060007

Administrasi Perkantoran

Sekolah Vokasi

Universitas Diponegoro

2018
1. Manajemen Formulir dan Korespondensi

Penggunaan yang meluas terhadap formulir-formulir memerlukan pengelolaan yang

cepat dan tepat. Pengelolaan ini menjadi penting karena data dan informasi yang akan
diperoleh dipengaruhi oleh standarisasi formulir yang akan digunakan. Karena alasan ini di
samping untuk meningkatkan efisiensi kerja dan mengurangi biaya, maka manajemen
formulir perlu dilaksanakan oleh organisasi pemerintah dan bisnis.

2. Konsep Formulir dan Manajemen Formulir

Dalam pengertian yang sederhana, formulir merupakan sehelai kertas tercetak yang
menyediakan ruangan untuk dimuat catatan-catatan, informasi atau instruksi-instruksi yang
akan diteruskan kepada individu-individu, departemen-departemen atau organisasi lain.
Formulir merupakan alat penting untuk menciptakan dokumen karena formulir menentukan
informasi apa yang akan dikumpulkan dan disimpan (Smith II, 1986: 149).

Ada dua macam klasifikasi formulir yaitu formulir intern dan formulir ekstern. Formulir-
formulir intern adalah formulir yang digunakan di dalam lingkungan organisasi secara
terstruktur, antara atasan dan bawahan, antara pejabat dalam level manajemen yang sama
secara horizontal, antara pengawas, antara pegawai dan wakil-wakil organisasi. Contoh
formulir intern : tiket-tiket biaya, formulir pengeluaran, data mengenai penjualan, keterangan
mengenai hasil pekerjaan pegawai. Formulir ekstern dipergunakan dalam berkomunikasi
dengan lingkungan di luar organisasi, misalnya dikirim kepada rekanan dan pelanggan.
Contoh formulir ekstern adalah order-order pembelian, faktur-faktur, dan memo-memo
kredit.

Menurut Ira A. Penn (1992: 10), tujuan khusus dari Manajemen Formulir adalah :

1) Menentukan formulir-formulir yang baru dan masih dibutuhkan

2) Merancang formulir untuk mempercepat pengolahan informasi
3) Menjamin bahwa instruksi digunakan secara tepat
4) Menciptakan metode reproduksi yang ekonomis
5) Menjamin agar informasi tersedia pada saat dibutuhkan
3. Korespondensi

Manajemen korespondensi adalah aktivitas organisasi dalam mengelola Tata Persuratan,

yang meliputi tata cara atau metode pengelolaan surat, penentuan jenis surat, standarisasi
penggunaan kertas, amplop, mesin tik, pengamanan serta kewenangan dan pendelegasian
penandatanganan surat. Dalam Manajemen Kearsipan Dinamis (Records Management),
Manajemen Korespondensi merupakan salah satu jenis kegiatan pada sub sistem penciptaan
arsip. Karena itu ketepatan penerapan manajemen korespondensi pada suatu organisasi akan
berdampak positif terhadap pengelolaan informasi selanjutnya pada organisasi yang
bersangkutan.

Dalam kerangka Sistem Informasi Manajemen (SIM) organisasi, Manajemen

Korespondensi merupakan aspek yang penting dalam kegiatan pengaturan informasi
manajemen secara keseluruhan, karena menyangkut masalah SDM, seperti konseptor,
pengetik, sekretaris, pimpinan, yang terlibat dalam mengelola informasi surat yang dimiliki
oleh organisasi dalam rangka kegiatan surat-menyurat atau korespondensi intern maupun
ekstern. Sampai saat ini tidak banyak organisasi atau perusahaan yang menyadari bahwa
manajemen korespondensi yang baik tidak hanya memberi suatu cara komunikasi yang
efektif tetapi juga cara untuk mengurusi biaya operasi organisasi atau perusahaan secara
menyeluruh.

4. Surat dan Jenis Surat

Jenis surat di lingkungan instansi atau lembaga pemerintah menurut SK MENPAN

Nomor : 71 Tahun 1993, dikelompokkan menjadi 4 (empat) jenis, yaitu :

1) Surat
adalah penyataan tertulis dalam segala bentuk dan corak yang digunakan sebagai
sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi kedinasan. Berdasarkan ruang
lingkupnya, surat dibedakan atas surat Ekstern dan Intern. Surat ekstern adalah surat
yang ditujukan kepada instansi / pihak di luar kantor, sedangkan surat intern adalah
surat yang ditujukan sebagai sarana komunikasi di dalam lingkungan suatu kantor
seperti : nota dinas, memo, pemberitahuan, pengumuman, dan lain – lain.
2) Laporan
adalah jenis surat yang berisi uraian tertulis yang bersifat resmi tentang
keadaan/peristiwa, atau perjalanan dalam rangka pelaksanaan tugas kedinasan. Secara
umum laporan dibedakan menjadi laporan berkala (harian mingguan, bulanan,
triwulan, tengah tahunan, dan tahunan), laporan khusus notulen atau risalah.
3) Formulir
adalah jenis surat yang memiliki disain khusus yang memuat data kedinasan untuk
tujuan tertentu.
4) Produk hukum
adalah jenis surat berbentuk peraturan perundang-undangan yang isinya bersifat
mengatur atau menetapkan, yang mengikat dan wajib dilaksanakan.
5) Produk Teknologi Maju
adalah jenis surat hasil teknologi maju sebagai media penyaluran informasi yang
dipergunakan dalam tata persuratan. Produk teknologi maju merupakan produk yang
timbul akibat teknologi informasi (komputer dan telekomunikasi).