PENULISAN MEMO dan DIRECT REQUEST

Rika Rafisa
Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Dehasen Bengkulu

Email: rikarafisa990@gmail.com

ABSTRAK
Memorandum atau sering disebut memo adalah surat yang digunakan oleh pimpinan untuk
menyampaikan suatu pesan-pesan singkat yang berupa pemberitahuan, permintaan atau hal-
hal lain dalam suatu organisasi (internal organisasi). Sedangkan Direct Request adalah
kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau organisasi (baik bisnis maupun non bisnis)
untuk meminta informasi mendesak yang bersifat segera, tentunya dengan menggunakan
media komunkasi yang tersedia. Keduanya adalah hal yang ditulis hampir setiap hari untuk
melancarkan operasi perusahaan. Mengembangkan keterampilan dalam menulis memo dan
direct request memberikan manfaat penting. Yaitu, dokumen yang ditulis dengan baik
cenderung mencapai tujuannya.

Kata kunci: Memo, email, direct request, pengorganisasian, pesan bisnis

Abstract
Memorandums or often called memos are letters used by leaders to convey short messages in
the form of notifications, requests or other matters within an organization (internal
organization). Meanwhile, Direct Request is an activity carried out by a person or
organization (both business and non-business) to request immediate, urgent information, of
course, by using the available communication media. Both are things that are written almost
daily to streamline the company's operations. Developing skills in writing memos and direct
requests provides important benefits. That is, well-written documents tend to achieve their
goals.

Keywords: Memo, email, direct request, organizing, business message

 PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Menulis surat bisnis yang efektif merupakan sesuatu keterampilan yang harus
dikuasai oleh pebisnis. Menurut Rasberry, keterampilan menulis merupakan keterampilan
yang berada di ranking teratas dari ketermapilan komunikasi yang harus dikuasai oleh
individu yang bergerak dalam bisnis. Surat dan memo adalah hal yang ditulis hampir setiap
hari untuk melancarkan operasi perusahaan.

Ada beberapa alasan mengapa orang menulis pesan bisnis, pertama karena ingin
berkomuikasi dengan pihak lain di tempat yang berbeda dengan jarak yang relatif jauh.
Alasan kedua ialah biaya, untuk dapat bertatap muka dan berbicara langsung diperlukan
biaya perjalanan. Apabila pembicaraan dilakukan melalui telepon akan menyebabkan
pengeluaran yang tidak kecil, apalagi waktu yang diperlukan untuk berkomunikasi lama
dengan frekuensi yang tinggi.

Mengembangkan keterampilan dalam menulis pesan e-mail dan memo memberikan

manfaat penting. Yaitu, dokumen yang ditulis dengan baik cenderung mencapai tujuannya.
Dokumen tersebut menciptakan kesan baik karena ditulis dengan hati-hati, perhatian, dan
jelas/ dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pemimpin pada karyawan,
terkadng tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini menyebabkan pesan-pesan yang
disampaikan tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apa yang dikehendaki.
Dengan mengatur ide-ide secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang disampaikan
akan dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi, motivasi, maupun praktis bagi
audiens. Mengorganisasi pesan-pesan secara baik adalah suatu keharusan dan menjadi
tantangan bagi komunikator.

Memorandum atau sering disebut memo adalah surat yang digunakan oleh pimpinan
untuk menyampaikan suatu pesan-pesan singkat yang berupa pemberitahuan, permintaan atau
hal-hal lain dalam suatu organisasi (internal organisasi). Memorandum juga merupakan tipe
dokumen yang digunakan untuk berkomunikasi internal anatara karyawan perusahaan. Memo
adalah aspek dunia bisnis yang sudah teruji waktu, yang apabila ditulis dengan benar, dapat
membantu melancarkan urusan. Memo digunakan sebagai alat komunikasi tertulis antar
pihak karyawan yang telah saling kenal dengan baik, yang pada umumnya biasanya bernada
informasi. Memo biasanya juga digunakan antara pimpinan dengan bawahan, dan biasanya
bergaya formal.

Fungsi utama e-mail adalah untuk pertukaran pesan dalam organisasi. Komunikasi
internal semacam itu semakin penting sekarang ini. Organisasi mengalami perampingan,
rantai komando yang semakin mendatar, pembentukan tim kerja, dan pemberdayaan pangkat-
dan-arsip karyawan. Dengan diberi lebih banyak wewenang untuk mengambil keputusan,
karyawan menemukan bahwa mereka butuh lebih banyak informasi. Mereka harus
mengumpulkan, mempertukarkan, dan mengevaluasi informasi yang berkaitan dengan
produk dan layanan yang mereka tawarkan. Manajemen juga memerlukan input dari
karyawan agar dapat cepat tanggap terhadap perubahan pasar lokal dan global. Permintaan
akan informasi yang semakin meningkat ini berarti peningkatan penggunaan e-mail,
meskipun memo dengan kertas masih digunakan.

Direct Request atau permintaan langsung sering diartikan kurang tepat sebagai
bentuk permintaan barang dan jasa secara langsung yang dilakukan dengan tatap muka (face-
to-face). Dalam konteks yang lebih luas, Direct Request dapat diartikan sebagai suatu
kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau suatu organisasi (bisnis maupun nonbisnis)
kepada pihak lain (seseorang/individu atau organisasi) untuk meminta berbagai informasi
penting dengan segera dan dengan menggunakan berbagai media komunikasi yang ada,
termasuk media elektronik.

Sebagai contoh, suatu organisasi tertentu mengajukan permintaan informasi tentang

produk baru kepada suatu organisasi lain dengan menggunakaan media elektronik, seperti
telepon, faksimile, atau e-mail. Sedangkan pada umumnya pendekatan yang digunakan dalam
menyusun surat undangan, pesanan, dan reservasi adalah pendekatan langsung (direct
approach).

Dari uraian di atas, penulis telah merumuskan masalah yang akan dibahas dalam isi paper ini,
sebagai berikut :
1. Memperoleh hasil dengan pesan e-mail dan memo yang ditulis dengan baik
2. Karakteristik pesan e-mail dan memo yang berhasil
3. Organisasi pesan e-mail dan memo
4. Menggunakan e-mail dengan aman dan efektif
5. Menyusun pesan email
6. Jenis-jenis pesan internal
 7. Penulisan direct request
8. Permintaan informasi rutin
9. Menulis direct requestuntuk pengaduan
10. Surat undangan, pesanan, dan reservasi

Adapun manfaat penulis/review penulis adalah:

1. Penulis bisa memahami secara detail mengenai pentingnya penulisan memo dan
direct request
2. Penulis maupun pembaca dapat mengambil hikmah mengenai peran komunikasi
bisnis untuk diaplikasikan ke dalam kehidupan sehari-hari terutama dalam dunia
bisnis.
 METODOLOGI

Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penulisan ini adalah Studi literatur, dengan
literatur yang dirujuk adalah buku dan sumber rujukan yang relevan dengan topik yang
dibahas.Terdapat tiga proses penting dalam teknik pengumpulan penelitian studi literatur,
yakni: Editing: proses ini memerlukan peneliti untuk memeriksa kembali data yang diperoleh
terutama dari segi kelengkapan, kejelasan makna, dan keselarasan makna antara yang satu
dengan yang lain. Organizing: proses ini mengharuskan peneliti untuk mengorganisir data
yang diperoleh dengan kerangka yang sudah diperlukan. Finding: proses ini mengharuskan
peneliti melakukan analisis lanjutan terhadap hasil pengorganisasian data dengan
menggunakan kaidah-kaidah, teori, dan metode yang telah ditentukan. Dari proses tersebut,
peneliti bisa menarik kesimpulan yang merupakan hasil jawaban dari rumusan masalah.
Pengumpulan data dapat dilakukan dengan tanpa mengganggu objek atau suasana penelitian.
Beberapa yang umum dan layak digunakan dalam penilitian ini adalah buku-buku karya
pengarang terpercaya.
 PEMBAHASAN

A. Memperoleh Hasil dari Pesan Email dan Memo yang di tulis dengan Baik

Komunikasi internal semakin penting sekarang ini. Dalam suatu perusahaan,

karyawan butuh lebih banyak informasi. Mereka harus mengumpulkan, mempertukarkan, dan
mengevaluasi informasi yang berkaitan dengan produk dan layanan yang mereka tawarkan.
Salah satu media yangdigunakan karyawan untuk bertukar informasi adalah melalui e-mail.
Permintaan akan informasi yang semakin meningkat ini berarti peningkatan penggunaan e-
mail, meskipun memo dengan kertas masih digunakan. Mengembangkan keterampilan dalam
menulis pesan e-mail dan memomemberi Anda dua manfaat penting. Pertama, dokumen yang
ditulis dengan baik cenderung mencapai tujuannya. Dokumen tersebut menciptakan kesan
baik karenaditulis dengan hati-hati, perhatian, dan jelas. Kedua, pesan internal yang
ditulisdengan baik meningkatkan citra Anda di dalam organisasi. Individu yang dianggap
sebagai penulis yang kompeten dan profesional dihargai dan diperhatikan; paling sering,
mereka adalah orang-orang yang dipromosikan kedalam posisi manajemen. Pesan yang terus
terang ini yaitu e-mail rutin dan memo dibuka dengan ide utama karena topiknya tidak
sensitif dan hanya membutuhkan sedikit persuasi.

B. Karakteristik Pesan Email dan Memo yang Berhasil

Karena pesan e-mail dan memo merupakan bentuk komunikasi standar dalam
kebanyakan organisasi, mereka mungkin akan menjadi media komunikasi bisnis yang paling
umum. Pesan yang sangat diperlukan ini digunakan untuk memberi informasi pada karyawan,
meminta data, memberi respons, menginformasi keputusan, dan memberi arahan. Pesan e-
mail dan memo yang baik umumnya mempunyai karakteristik tertentu. Berikut beberapa
karakteristiknya:

a. To (kepada), from (dari), date (tanggal), subject (judul subjek)

E-mail dan memo mengandung judul kata penunjuk. Judul ini membantu pembaca
segera mengidentifikasi tanggal, asal, maksud, dan tujuan sebuah pesan. Tolong
dicatat bahwa pesan e-mail yang dikirim keluar tidak perlu disertai waktu kirim
karena hal itu diselipkan secara otomatis oleh komputer Anda. Posisi waktu datang
pada pesan e-mail yang masuk bervariasi tergantung pada program Anda. Posisi
waktu kirim dalam memo kertas juga fleksibel.
b. Satu topik
Pesan e-mail dan memo yang baik umumnya hanya membahas satu topik. Membatasi
topik membantu penerima bertindak terhadap subjek dan mengarsipnya dengan tepat.
Seorang penulis memo yang, misalnya, menjelaskan sebuah masalah printer komputer
dan juga meminta izin untuk menghadiri sebuah konferensi mempunyai risiko
kegagalan 50 persen. Pembaca mungkin merespons masalah printer tetapi melupakan
tentang permintaan izin konferensi.

c. Bersifat percakapan
Nada pesan e-mail dan memo diharapkan bersifat percakapan karena pihak-pihak
yang berkomunikasi biasanya sudah saling kenal. Hal ini berarti kadang-kadang
dalam bahasa Inggris menggunakan singkatan (I'am, you'll), kata sehari-hari, dan kata
ganti orang pertama (saya/kami). Meskipun demikian, nadanya juga harus tetap
professional. E- mail begitu cepat dan begitu mudah digunakan sehingga ada saja
penulis yang tergoda ke dalam suatu sikap "kurang profesional yang mengherankan".
Meskipun hangat dan bersahabat, pesan e-mail seharusnya tidak emosional. Jangan
pernah menyertakan kata-kata yang tidak seharusnya diucapkan di hadapan seseorang.

d. Keringkasan
Sebagai bentuk fungsional komunikasi, e-mail dan memo hanya mengandung apa
yang perlu untuk menyampaikan makna dan bersikap sopan. Sering kali, e-mail dan
memo hanya membutuhkan sedikit penjelasan latar belakang dan perhatian pada
usaha memberi kesan baik kepada pihak luar dibandingkan surat. Anda terutama
harus waspada untuk menghilangkan kata-kata yang terlalu panjang lebar. Hindari
pengisi pembukaan (ada, adalah) kalimat pengantar yang panjang (saya menulis
memo ini untuk memberitahukan kepada Anda bahwa), dan frase yang berlebihan
(karena fakta bahwa)
e. Penyorotan grafis
Untuk menonjolkan ide-ide yang penting dan meningkatkan keterbacaan, penulis e-
mail dan memo menggunakan teknik penyorotan grafis secara bebas. Isi memo
cetakan ditingkatkan dengan daftar nomor atau bullet, heading, tabel, dan teknik lain.
Beberapa program e-mail mungkin tidak mentransmisikan cetak miring, cetak tebal,
atau dua set kolom. Namun, Anda dapat meningkatkan keterbacaan dengan paragraf
 yang baik, poin bullet atau tanda bintang (asterisk), dan heading sisi, terutama untuk
pesan yang lebih panjang. Pembaca enggan menelisik layar komputer untuk melihat
tulisan yang penuh. Meskipun perusahaan di Amerika Utara telah jatuh cinta dengan
e-mail, para penggunanya kurang toleran pada penulis yang tidak mengikuti kaidah
menulis. Mereka tidak akan menoleransi tulisan yang tidak menarik, tidak terpahami,
dan "sampah data yang tak dapat dicerna".
f. Proses Penulisan
"Salah satu ciri revolusi informasi yang paling mengagumkan," kata wakil direktur
sebuah perusahaan teknologi, adalah bahwa "momentum telah berbalik pada kata
tertulis." Pebisnis menulis lebih banyak pesan daripada sebelumnya, dan banyak dari
tulisan itu adalah e-mail dan memo. Agar efektif, pesan internal yang baik
memerlukan persiapan yang teliti. Meskipun hal itu sering terlihat rutin, e-mail dan
memo mungkin menjangkau lebih jauh dari yang Anda perkirakan. Pertimbangkan
peneliti pasar di Vancouver, yang baru bekerja dan ingin menyenangkan atasannya,
yang meminta laporan kemajuan proyeknya. Tanpa pikir panjang, ia segera mengirim
sebuah ringkasan singkat mengenai pekerjaannya dalam sebuah e-mail kepada
atasannya. Kemudian dalam minggu itu juga seorang wakil direktur meminta
atasannya itu melaporkan kemajuan proyek tersebut dan atasannya pun meneruskan
memo dari peneliti pasar yang tergesa-gesa itu. Kesan buruk yang muncul pun sulit
diatasi oleh karyawan baru itu.

Penulisan yang teliti memerlukan waktu-terutama pada awalnya. Namun, dengan

mengikuti rencana yang sistematis dan melatih keterampilan Anda, Anda bisa
mempercepat usaha Anda dan meningkatkan hasilnya. Selain itu, ingatlah bahwa
usaha yang Anda lakukan untuk meningkatkan keahlian komunikasi Anda akan
membawa hasil yang besar. Sering kali, kemampuan berbicara dan menulis Anda
menentuka seberapa besar pengaruh Anda dalam organisasiSeperti juga tugas
penulisan lainnya, menulis e- mail dan memo mengikuti tiga tahap proses penulisan
yang sama.
g. Analisis, Antisipasi dan Adaptasi
Dalam tahap 1 (prapenulisan), perlu menghabiskan beberapa waktu untuk
menganalisis tugas Anda. Sungguh mengagumkan bahwa begitu banyak dari kita
yang serta-merta siap bekerja dengan pena atau komputer sebelum menggunakan
pikiran kita. Ajukan tiga pertanyaan penting kepada diri Anda:
 1. Apakah saya sudah benar-benar perlu menulis e-mail dan memo ini?
Menelpon atau kunjungan singkat kepada seorang rekan yang dekat mungkin
dapat menyelesaikan masalah serta menghemat waktu dan biaya pesan tertulis.
Di sisi lain, sejumlah pesan tertulis membutuhkan catatan permanen.
Keputusan lain adalah apakah menulis memo kertas atau mengirim secara
elektronik. Banyak kantor yang sedang menuju sebuah tempat kerja tanpa
kertas.
2. Mengapa saya menulis?
Mengetahui alasan Anda menulis dan apa yang Anda harapkan tercapai. Hal
ini akan menolong Anda mengenali poin poin penting dan di mana
menempatkannya.
3. Bagaimana pembaca akan bereaksi?
Visualisasikan pembaca dan pengaruh pesan Anda terhadapnya.
Pertimbangkan cara-cara untuk menyampaikan pesan agar bermanfaat bagi
pembaca.
h. Riset, Organisasi, dan Komposisi
Dalam tahap 2 (penulisan), pertama-tama harus memeriksa arsip, memperoleh
dokumentasi dan mempersiapkan pesan Anda. Buat sebuah bagan yang berisi poin-
poin yang ingin Anda tulis. Untuk pesan singkat Anda bisa mencatat pada dokumen
yang akan Anda jawab. Pastikan untuk melakukan revisi, sebab pesan yang baik
jarang diperoleh pada usaha pertama.
i. Revisi, Koreksi dan Evaluasi
Penulis yang teliti dan penuh perhatian merevisi pesan mereka, mengoreksi draf
akhirdan mengevaluasi keberhasilan komunikasi mereka.
j. Merevisi untuk kejelasan
Dipandang dari perspektif penerima, apakah ide pesan Anda jelas? Apakah ide itu
membutuhkan lebih banyak penjelasan? Bila memo tersebut diteruskan kepada orang
lain, apakah mereka memerlukan penjelasan lebih lanjut? Pertimbangkan untuk
meminta seorang rekan mengkritik pesan Anda jika pesan tersebut penting.
k. Mengoreksi ketepatan
Apakah kalimat-kalimat lengkap dan diberi tanda baca dengan tepat? Apakah Anda
menemukan kesalahan cetak atau kata yang salah eja? Gunakan pemeriksaan ejaan
dan tata bahasa Anda untuk mengoreksi pesan sebelum mengirimkannya.
l. Merencanakan umpan balik.
 Bagaimana Anda tahu apakah pesan ini berhasil? Anda dapat meningkatkan umpan
balik dengan mengajukan pertanyaan (seperti apakah anda setuju dengan saran ini?)
dan membuatnya mudah bagi penerima untuk merespons.

C. Organisasi Pesan Email dan Memo

Baik elektronik atau dengan kertas, memo rutin biasanya mengandung empat bagian:
(1) baris subjek yang meringkas pesan, (2) pembukaan yang mengemukakan ide utama
dengan segera, (3) isi yang menjelaskan dan menjustifikasi ide utama, dan (4) penutup berupa
tindakan yang diharapkan. Ingat bahwa pesan rutin menyampaikan berita baik atau informasi
standar.

1. Baris Subjek

Dalam e-mail dan memo, baris subjek merupakan keharusan. Baris ini meringkas ide
pokokyang memberi identifikasi cepat untuk membaca dan mengisi. Sebuah baris subjek
biasanya ditulis dalam gaya yang disingkat, sering tanpa kata sandang (sebuah, suatu). Hal itu
tidak perlu berupa kalimat lengkap, dan tidak harus diakhiri dengan titik. Baris subjek e-mail
sangat penting. Baris subjek e-mail sangat penting. Baris subjek yang tak bermakna (seperti
halo atau penting) bisa membuat pembaca menghapus pesan tanpa pernah membukanya.
Baris subjek yang baik sering mengandung bentuk kata kerja atau permintaan tindakan:

a) Subjek: memerlukan anda untuk mendemonstrasikan dua produk pada pameran

perdagangan kami selanjutnya (bukan hanya pameran perdagangan)
b) Subjek: menambah kemampuan peranti lunak pesan kita (bukan hanya peranti lunak
baru)
c) Subjek: rapat staf untuk membahas jadwal liburan musim panas (bukan hanya rapat)

2. Pembukaan

Kebanyakan memo dan e-mail meliputi informasi yang tidak sensitif yang dapat
disampaikan secara terus terang. "memo yang mengena pada saya menyampaikan secara
langsung apa yang ada di benak penulis." Kata eksekutif perusahaan Doris Margonine.
Mulailah dengan muatan utama, yaitu mengungkapkan ide utama dengan segera.

Meskipun tujuan memo atau e-mail telah diringkas dalam baris subjek, tujuan tersebut
harus dinyatakan kembali--dan diperjelas--dalam kalimat pertama. Beberapa pembaca
melewatkan baris subjek dan langsung loncat ke kalimat pertama. Perhatikan bagaimana
pembukaan tidak langsung berikut ini dapat diperbaiki dengan muatan depan (frontloading).

3. Isi
Isi mencakup lebih banyak informasi mengenai alasan menulis. Hal itu menjelaskan
dan mambahas subjek secara logis. Rancang data Anda agar mudah dipahami dengan
menggunakan daftar nomor, heading, tabel, dan teknik penyorotan grafis lainnya.
Bandingkan dua versi dari pesan yang sama berikut ini. Amati bagaimana sarana grafis
dengan kolom, heading, dan ruang kosong membuat poin-poin utama mudah dipahami.

4. Versi Paragraf yang Sulit Dibaca

Panduan perjalanan udara berikut ini berlaku efektif. Antara sekarang dan tanggal 31
Desember, hanya para account executive yang boleh melakukan perjalanan udara dengan
biaya perusahaan. Orang-orang ini diperbolehkan mengambil maksimum dua kali perjalanan,
dan mereka hanya boleh menggunakan kelas ekonomi atau bisnis.

5. Versi yang lebih baik dengan penyorotan grafis

Panduan perjalanan udara berikut ini segera berlaku efektif:

a) Yang boleh melakukan perjalanan udara : Hanya para account executive

b) Berapa kali perjalanan dinas : Maksimum dua kali
c) Sampai kapan : Antara sekarang dan tanggal 31 desember
d) Kelas pesawat : Hanya kelas ekonomi atau bisnis

6. Penutupan
Pada umumnya pesan diakhiri dengan (1) informasi tindakan, tanggal, atau tenggat
waktu, (2) ringkasan pesan, atau (3) pikiran penutup. Di sini sekali lagi berpikir terlebih
dahulu sebelum mulai menulis adalah penting. Penutup adalah bagian di mana pembaca dapat
melihat tenggat dan tindakan yang diharapkan. Penutup memo atau e-mail yang efktif
misalnya, Mohon serahkan laporan Anda sebelum tanggal 15 Juni sehingga kami mempunyai
data Anda sebelum sesi perencanaan Juli kami.

Dalam pesan yang lebih rumit sebuah ringkasan poin utama mungkin lebih tepat
sebagai penutup. Bila tak ada permintaan tindakan dan tidak diperlukan ringkasan penutup,
Anda bisa mengakhirinya dengan sebuah pikiran kesimpulan sederhana (saya senang
menjawab pertanyaan Anda atau kelihatannya ini merupakan proyek yang berguna).
Meskipun Anda tidak perlu menutup pesan kepada rekan kerja dengan pernyataan untuk
memberi kesan baik seperti yang Anda temukan dalam surat untuk pelanggan atau klien,
beberapa pikiran penutup sering diperlukan untuk menunjukkan kesopanan. Penutup
bisa menunjukkan terima kasih atau mendorong umpan balik dengan uangkapan seperti saya
sungguh menghargai kerjasama Anda atau apa ide Anda untuk proposal ini? Penutup lainnya
melihat pada tindakan selanjutnya, seperti bagimana Anda ingin meneruskannya? Hindari
penutupan dengan mohon beritahu saya bila Anda membutuhkan bantuan lebih lanjut.
Penutup yang berlebihan ini terdengar mekanis dan tidak lulus.

D. Menggunakan E-Mail dengan Aman dan Efektif

Penggunaan pemula e-mail disarankan untuk "mengabaikan pertimbangan gaya dan

tata bahasa." Mereka berpikir bahwa "kata yang terbang" demikian julukan pesan e-mail,
memerlukan sedikit pengeditan dan pengoreksian. Koresponden menggunakan emoticon
(seperti wajah gembira) untuk mengekspresikan emosi mereka. Dan banyak e-mail saat ini
masih terkesan dibuat seadanya dan kotor. Tetapi seiring dengan kematangan saluran
komunikasi ini, pesan pun menjadi semakin pantas dan profesional. Saat ini, pesan e-mail
rata rata bisa tetap berada dalam sistem komputer perusahaan sampai lima tahun. Dan dalam
sejumlah situasi satu-satunya kesan seseorang tentang penulis e-mail adalah dari pesan yang
dikirimkan.

Komunikator bisnis yang bijaksana yang menggunakan e-mail menyadari bahaya ini.
Mereka tahu bahwa pesan mereka dapat tersebar ke mana mana dengan sengaja atau tidak.
Sebuah catatan yang dikonsep dengan tergesa-gesa mungkin berakhir di kotak surat atasan
atau diteruskan ke kotak surat musuh yang membuat segalanya lebih buruk, bahkan pesan
yang sudah dihapus bisa tetap berada dalam disk drive. "Hal itu seakan-akan orang
memegang otak mereka ketika mereka menulis e-mail," kata seorang pakar. Mereka berpikir
bahwa e-mail "merupakan pengganti percakapan telepon, itulah bahayanya." E-mail
mengandung sejumlah bahaya, baik bagi karyawan maupun atasan, sebagimana dibahas
dalam kotak Bimbingan Karier.

Namun, di samping berbahaya dan keterbatasannya, e-mail semakin menjadi saluran

pilihan untuk mengirim banyak pesan bisnis. Karena e-mail telah menjadi saluran komunikasi
utama dan penting meluangkan waktu untuk mengelola pikiran, menyusunnya dengan teliti,
memerhatikan ketepatan tata bahasa dan tanda baca.

Penggunaan E-Mail yang Cerdas

1. Mulai menulis
 Petunjuk berikut ini akan membantu melakukan permulaaan yang baik dalam
menggunakan e-mail secara aman dan efektif.
a) Menyusun secara offline. Dari pada menulis pesan dengan terburu-buru,
gunakan program pengolah kata Anda untuk menulis secara offline.
Kemudian masukkan pesan Anda ke jaringan e-mail. Hal ini untuk
menghindari "merusak diri" (kehilangan semua tulisan Anda karena
kekeliruan atau menekan tombol yang salah) ketika bekerja online.
b) Tulis alamat dengan benar. Alamat e-mail kadang kala rumit, sering tidak
logis, dan selalu tanpa ampun. Kurang satu karakter atau salah menggunakan
huruf I untuk angka 1, maka pesan Anda akan tidak terkirim. Solusi:
Gunakan buku alamat elektronik Anda untuk orang-orang yang sering Anda
kirimi. Dan periksa ulang setiap alamat yang Anda ketik secara manual.
Pastikan juga bahwa Anda tidak menjawab kepada sekelompok penerima
ketika Anda bermaksud hanya menjawab satu orang.
c) Hindari baris subjek yang menyesatkan. Dengan membanjirnya spam (e-
mail sampah) yang memenuhi kotak masuk (Inbox), pastikan baris subjek
Anda relevan dan membantu. Kata generik seperti hai dan persetujuan yang
bagus bisa membuat pesan Anda dihapus sebelum dibuka.
2. Isi, Nada dan Ketepatan.
Meskipun e-mail tampaknya sesederhana telepon, sebenarnya tidak. Sebab e-mail
menghasilkan catatan permanen, pikirkan kembali apa yang Anda katakan dan cara
Anda mengatakannya.
a) Buat ringkas. Jangan membebani pembaca dengan informasi yang tidak
perlu. Ingat bahwa ukuran monitor kecil dan ketikan sering sulit untuk dibaca.
Susun ide ide Anda dengan ringkas.
b) Jangan kirim apapun yang tidak ingin Anda publikasikan. Karena e-mail
kelihatan seperti percakapan telepon atau orang ke orang, penulis kadang-
kadang mengirim pesan yang sensitif, rahasia dan bersifat menghasut atau
berpotensi memalukan. Berhati-hatilah, E-mail menghasilkan catatan
permanen yang sering tidak hilang bahkan dihapus. Dan setiap pesan
merupakan komunikasi yang bisa mengakibatkan perkara hukum terhadap
Anda tau pemilik perusahaan Anda. Jangan menulis apapun yang Anda tidak
ingin atasan Anda, keluarga Anda, atau seorang hakim baca.
 c) Jangan menggunakan e-mail untuk menghindari kontak. E-mail tidak
tepat digunakan untuk mengumumkan berita buruk atau menetapkan argumen.
Sebagai contoh, tidak tepat memecat seseorang melalui e-mail. Hal itu juga
bukan saluran yang bagus untuk mengatasi konflik dengan penyelia, bawahan
atau lainnya. Bila ada kemungkinan menyakitkan perasaan, gunakan telepon
atau kunjungi orang tersebut.
d) Jangan pernah merespon ketika Anda sedang marah. Selalu ambil
beberapa saat untuk menenangkan emosi sebelum menulis respon pada pesan
yang mengecewakaan. Anda sering muncul engan alternatif yang berbeda dan
alternatif yang lebih bailk setelah berpikir mengenal apa yang Anda katakan.
Jika mungkin, atasi perbedaan dalam diri setiap orang.
e) Memerhatikan ketepatan. Orang masih tetap dinilai berdasarkan tulisannya,
entah ditulis secara elektronik atau dengan kertas. Pesan e-mail yang tidak rapi
(kurang tanda petik, ejaan yang salah, tulisan yang tidak didasari) membuat
para pembaca bekerja terlalu keras. Mereka marah bukan hanya pada
informasi tetapi juga penulisnya.
f) Tahan humor dan komentar yang menjilat. Tanpa isyarat nonverbal yang
disampaikan oleh wajah dan suara Anda, humor tetap dengan mudah
dipahami.
3. Etika
Meskipun e-mail merupakan saluran komunikasi baru, ada sejumlah aturan kesopanan
berinteraksi secara online yang perlu diperhatikan.
a) Batasi kecenderungan untuk mengirim dokumen ke semua pihak. Kirim
kopi dokumen hanya kepada orang yang benar-benar perlu melihat sebuah
pesan. Tidak perlu mendokumentasi setiap keputusan dan tindakan bisnis
secara elektronik.
b) Jangan pernah mengirim "spam". Empat puluh tiga persen pemakai
internet mengatakan bahwa hal yang paling mengesalkan mereka dalam
penggunaan e-mail adalah spam (pesan e-mail yang tidak diminta).
c) Pertimbangkan menggunakan label pengidentifikasi. Jika diperlukan
tambahkan salah satu dari label berikut ini pada baris subjek: ACTION
(Tindakan yang diperlukan, mohon respons), FYI (For Your Information, tidak
perlu respons), RE (Ini adalah balasan untuk pesan lain), URGENT (Tolong
 jawab segera). Beberapa program e- mail memungkinkan Anda mengetahui
pesan yang mendesak.
d) Gunakan huruf kapital hanya untuk penekanan atau untuk judul. Hindari
menulis seluruh pesan dalam huruf kapital yang seperti BERTERIAK.
e) Beritahu kalau ada lampiran. Jika Anda mengirim sebuah lampiran yang
panjang, beritahu penerima Anda. Anda mungkin perlu bertanya format apa
yang tepat.
f) Jangan meneruskan pesan tanpa izin. Cari persetujuan sebelum meneruskan
sebuah pesan.
4. Membalas E-mail
Tips berikut ini dapat menghemat waktu dan mengurangi frustasi ketika membalas
pesan.
a) Baca dulu semua pesan dalam kotak masuk Anda sebelum menjawabnya
satu persatu. Karena pesan berikutnya sering mempengaruhi cara Anda
merespons, baca dulu semuanya (terutama semua pesan dari orang yang
sama).
b) Jangan secara otomatis membalas pesan pengirim. Ketika membalas, cut
and paste (potong dan tempel) bagian yang relevan. Hindari menyusahkan
penerima Anda dengan mengembalikan seluruh "berkas" (urutan pesan)
tentang suatu topik. Banyak pengguna yang mahir dapat mengatur pilihan
program mereka sehingga hanya respons mereka saja yang terkirim.
c) Revisi baris subjek jika topik berganti. Ketika membalas atau meneruskan
pertukaran e-mail, revisilah baris subjek jika topik berganti.
5. Penggunaan Pribadi
Ingat bahwa komputer kantor dimaksudkan untuk komunikasi yang berkaitan dengan
pekerjaan.
a) Jangan gunakan komputer perusahaan untuk masalah pribadi. Kecuali
kalau perusahaan secara khusus mengizinkan, jangan pernah menggunakan
komputer perusahaan Anda untuk pesan pribadi, belanja pribadi, atau hiburan.
b) Anggap bahwa semua e-mail diawasi. Pemilik perusahaan berhak secara
legal mengawasi e-mail, dan banyak yang melakukannya.

Penggunaan E-Mail yang Cerdas lainya

1. Gunakan desain untuk meningkatkan keterbacaan pesan Panjang

 Jika Sebuah pesan memerlukan beberapa layar, bantu pembaca dengan heading,
daftar bullet, heading pinggir dan mungkin ringkasan pendahuluan yang menjelaskan
isi. Meskipun teknik ini memperpanjang sebuah pesan, mereka mempersingkat waktu
membaca.
2. Pertimbangkan perbedaan budaya
Ketika menggunakan sarana yang tanpa batas ini, bahasa Anda harus terutama jelas
dan akurat. Ingat bahwa kiasan yang klise (menaikkan taruhan, memainkan biola
kedua), istilah istilah olahraga (melakukan home run, bermain sportif) dan ucapan
populer (keren, nyalakan) dapat membingungkan di negara lain.
3. Periksa kembali sebelum menekan tombol send (kirim)
Apakah Anda sudah memasukkan semuanya, Hindari keperluan mengirim pesan yang
kedua, yang membuat Anda terlihat ceroboh. Gunakan pemeriksa ejaan dan baca
kembali untuk menilai kelancarannya sebelum mengirim.

E. Menyusun Pesan E-Mail

E-mail dan surat konvensional sama-sama merupakan bentuk komunikasi melalui

tulisan, tetapi memiliki karakteristik berbeda. Pada surat konvensional, kita harus
menyampaikan gagasan secara substansial mengingat si penerima tidak. seketika dapat
menyampaikan balasan. Sementara itu, kecepatan komunikasi melalui e-mail memungkinkan
kita untuk berbalasan layaknya berbicara secara langsung sehingga informasi yang ditulis
sebaiknya ditulis lugas dan tepat sasaran. E-mail juga memungkinkan pesan kita diakses oleh
lebih dari satu penerima dan diteruskan ke penerima lainnya. Oleh karena itu, saat menulis e-
mail, kita perlu mengetahui bagaimana mengungkapkan gagasan, memilih kata sapaan yang
tepat, menentukan mana penerima langsung dan bukan serta cara mengungkapkan gagasan.

Hal pertama yang perlu diperhatikan adalah "satu e-mail untuk satu pesan". Jika ingin
menyampaikan pesan yang berbeda, gunakan e-mail yang berbeda pula. Umumnya, isi
sebuah e-mail terdiri atas tiga paragraf singkat yang terbagi atas: salam pembuka, isi pesan,
dan salam penutup.

Berikut adalah beberapa cara menyusun pesan email:

1. Pengirim (From)
 Sebelum mengirim e-mail, hal pertama yang harus diperhatikan adalah kepada
siapakah e-mail ini akan dikirim, resmi atau pribadi. Hal ini akan menentukan jenis
akun yang digunakan. Sebaiknya, buat dua akun berbeda untuk mengirim e-mail.
Gunakan akun perusahaan untuk kepentingan perusahaan. Sementara untuk
kepentingan di luar perusahaan, gunakan akun pribadi. Akun perusahaan adalah salah
satu teknik marketing yang digunakan untuk membangun citra perusahaan. Oleh
karena itu, setiap e-mail yang dikirimkan melalui akun e-mail perusahaan harus
mencerminkan perusahaan tersebut.
2. Kepada (To)
Dalam menulis e-mail resmi, perhatikan peran si penerima e-mail. Usahakan
menaruh pihak yang aktif terlibat dalam kegiatan korespondensi di kolom penerima
(To). Jika terdapat pihak lain yang menerima e-mail tersebut, tetapi tidak terlibat
langsung (hanya sekadar menyampaikan informasi) masukkan mereka di kolom
tembusan (cc.). Dengan begitu, menjadi jelas tujuan e-mail akan tersampaikan kepada
siapa dan siapa yang berhak membalas e-mail tersebut. Jika terdapat beberapa pihak
yang terlibat aktif, kita dapat mengirimkan satu e-mail kepada beberapa penerima.
Sebaiknya, rincilah terlebih dahulu masing-masing pesan untuk setiap penerima.
Dengan begitu, pesan e-mail dapat diterima dengan jelas dan tepat sasaran; efektif dan
efisien.
3. Carbon Copy (Cc)
Cc atau 'carbon copy' berisi alamat akun penerima yang secara kegiatan
korespondensi tidak terlibat secara langsung, tetapi perlu diberi tahu mengenai
informasi bersangkutan. Cc sering kali digunakan untuk e-mail yang berurusan
dengan pekerjaan. Biasanya, seorang karyawan yang melakukan pertukaran informasi
dengan pihak lain, akan mengirim Cc e-mail yang dia kirim kepada atasannya. Hal itu
dilakukan agar semua tindakan yang berkaitan dengan pekerjaan dilakukan
sepengetahuan atasan. Dengan begitu, hubungan kerja yang transparan tetap terjaga.
Namun, sebelum mengirim e-mail, usahakan memberitahukan atasan tentang
korespondensi yang akan dilakukan. Jadi, ia tidak bingung saat menerima e-mail dan
mengenai siapa pihak yang sedang berkorespondensi. Lalu, saat kita membalas e-mail
yang memiliki alamat pada kolom Cc, apakah kita harus menyertakan alamat tersebut
kembali dalam kolom Cc. Ini tergantung situasi. Secara umum, kita tidak usah
memasukkannya kembali. Namun, apabila kita merasa pihak yang tertera dalam
 kolom Cc tersebut harus mengetahui isi pesan balasan, kita boleh saja memasukkan
alamat e-mailnya kembali asalkan ada penjelasan yang tidak membuatnya bingung.
4. Blank Carbon Copy (Bcc)
Bcc atau "blank carbon copy" adalah kolom penerima yang berada di bawah
kolom Cc. Alamat akun yang diletakkan di kolom Bcc tidak ditampilkan saat
penerima membaca e-mail. Jadi, penerima e-mail yang alamatnya dimasukkan ke
kolom To dan Cc tidak dapat mengetahui siapa saja yang alamatnya dimasukkan ke
kolom Bcc. Oleh karena itu, Bcc sebaiknya digunakan dengan hati-hati.
Bcc atau tembusan tak terlihat jarang digunakan dalam mengirim e-mail kepada
rekan sesama perusahaan. Hal itu menghindari agar tidak menimbulkan kesan
"membicarakan di belakang". Pernahkah mengirim e-mail dengan hanya menuliskan
alamat pada kolom Bcc saja dan mengosongkan kolom To dan Cc. Jika pernah, kecil
kemungkinan e-mail itu akan masuk ke inbox penerima. Situs penyelenggara akun e-
mail akan menyaring model e-mail seperti ini untuk masuk ke folder SPAM. Oleh
karena itu, pastikan kita mengisi kolom To dan Cc saat mengirimkan e-mail.

5. Judul (Subject)
Sebaiknya, beri e-mail judul yang singkat dan spesifik, tetapi merangkum
keseluruhan isi e-mail. Jangan memasukkan detail pesan dalam kalimat judul.
Sebaiknya, langsung saja ke maksud pengiriman e-mail itu. Apakah e-mail itu adalah
sebuah undangan, Apakah sebuah e-mail permintaan maaf, Atau, menyampaikan
sebuah protes tentang sesuatu. Judul yang langsung ke pokok pesan memudahkan
penerima untuk menyortir pesan mana yang akan dibuka lebih dahulu saat membuka
inbox. Oleh karena kesibukan tiap orang berbeda- beda, penerima bisa saja
melewatkan satu pesan yang tidak mencuri perhatiannya.
6. Salam Pembuka
Salam pembuka merupakan bagian pembuka dari tiga dasar komposisi e-mail
(salam pembuka, isi pesan, dan salam penutup). Salam pembuka penting untuk
disertakan sebagai penanda dimulainya penyampaian informasi. Selain itu, salam
pembuka dapat menjadi kesempatan baik untuk menyampaikan bagaimana kesan kita
melihat hubungan antar pihak.
7. Isi Pesan Email
 Banyak email dikirim untuk mendapatkan tanggapan dari penerima. Pertanyaan
yang diajukan atau kegiatan yang diminta sebagai respon disebut tindakan. Ini harus
dikomunikasikan terlebih dahulu, di bagian atas badan email. Sebagai penerima,
selalu yang terbaik untuk mengetahui apa yang diinginkan pengirim dan lalu
mengapa, kapan dan bagaimana. Dengan menempatkan tindakan di bagian awal,
pengirim membantu memperjelas maksud pesan email.
Isi pesan email tidak boleh memaksa, mengancam, membuli atau
mengintimidasi, maka harap berhati-hati memperhatikan nada kalimat, penggunaan
huruf jangan pernah menggunakan huruf besar semua atau tanda seru yang
menyatakan perintah, melainkan dengan pilihan kata yang cermat, struktur kalimat
yang haku, dan ejaan yang benar. Cermatilah kesalahan ejaan, terutama nama, karena
sepenting apapun makna pesan Anda bisa hilang dalam sekejap karena
ketersingungan. Hindari penggunaan singkatan seperti NNTR (no need to respond)
atau FYI (for your information). Atau menggunakan emoticon yang lucu-lucu dengan
maksud bercanda.
8. Salam Penutup dan Tanda Tangan
Etiket email yang baik memang mengharuskan Anda mengatakan sesuatu untuk
mengakhiri pesan. Tanda Tangan email menjadi bagian opsional tergantung seberapa
resmi pesan email yang ditulis. Saat ini ada cara menambahkan tanda tangan, jabatan
dan alamat kontak anda secara otomatis. Etiket email yang baik hanya mewajibkan
tanda tangan bila memang diperlukan.

F. Jenis-jenis Pesan Internal

Pesan Internal atau Komunikasi internal dapat dibedakan menjadi 3 (tiga) macam, yaitu

1. Komunikasi vertical. yang terjadi di dalam bentuk komunikasi dari pemimpin kepada
anggota, seperti perintah, teguran, pujian, dan sebagainya.
2. Komunikasi horizontal. yang terjadi di dalam ruang lingkup organisasi atau
perusahaan diantara orang-orang yang memiliki kedudukan sejajar.
3. Komunikasi diagonal. yang terjadi di dalam ruang lingkup organisasi atau
perusahaan diantara orang-orang yang memiliki kedudukan berbeda pada posisi tidak
sejalur vertikal.

G. Penulisan Direct Request

 Direct Request atau permintaan langsung sering diartikan kurang tepat sebagai bentuk
permintaan barang dan jasa secara langsung yang dilakukan dengan tatap muka (face-to-
face). Dalam konteks yang lebih luas, Direct Request dapat diartikan sebagai suatu kegiatan
yang dilakukan oleh seseorang atau suatu organisasi (bisnis maupun nonbisnis) kepada pihak
lain (seseorang/individu atau organisasi) untuk meminta berbagai informasi penting dengan
segera dan dengan menggunakan berbagai media komunikasi yang ada, termasuk media
elektronik. Sebagai contoh, suatu organisasi tertentu mengajukan permintaan informasi
tentang produk baru kepada suatu organisasi lain dengan menggunakaan media elektronik,
seperti telepon, faksimile, atau e-mail.

Sedangkan menurut Asri, menuturkan bahwa Direct Request adalah kegiatan yang
dilakukan oleh seseorang atau organisasi (baik bisnis maupun non bisnis) untuk meminta
informasi mendesak yang bersifat segera, tentunya dengan menggunakan media komunkasi
yang tersedia. Saat menulis direct request, perhatikan tiga poin, yaitu pembukaan, penjelasan
rinci dan penutup.

Bagaimana pengorganisasian direct request? Ketika audiens mulai tertarik dengan apa
yang disampaikan? Atau paling tidak mau bekerja sama dengan komunikator, maka pesan-
pesan bisnis sebaiknya disampaikan melalui pendekatan langsung (direcy approach). Direct
Request sering diartikan sebagai permintaan langsung untuk barang dan jasa. Dalam konteks
yang lebih luas, Direct Request dapat diartikan sebagai “kegiatan seseorang atau suatu
organisasi untuk segera meminta berbagai informasi penting dari pihak lain dengan
menggunakan berbagai media komunkasi yang ada termasuk media elektronik”. Direct
Request meliputi:

a) Pembukaan
Aturan umum untuk bagian pertama Direct Request adalah menulis sesuatu yang tidak
hanya dapat dimengerti, tetapi juga menghindari kesalahpahaman.
b) Penjelaan rinci
Agar lebih lancar menjelaskan hasil pengembangan kata pembuka kita perlu membuat
kalimat pertama di tengah surat yang kita buat berorientasi pada manfaat yang
ditawarkan kepada pembaca. Cara lain yang bisa digunakan di tengah adalah
membuat rangkaian pertanyaa, apalagi jika permintaan kita melibatka peralatan yang
sangat kompleks. Ada dua hal yang memungkinkan permintaan bisa segera ditangani
 dengan segera: (1) menanyakan secara langsung tentang sifat permintaan, dan (2)
menghindari meminta informasi yang sebenarnya dapat di peroleh sendiri.
c) Penutup
Bagian penutup surat harus diisi dengan beberapa permintaan tanggapan khusus,
lengkap termasuk batas waktu. Untuk kenyamanan pembaca, sertakan beberapa
informasi penting seperti nomor telepon, jam kerja, dan kontak, hal ini sesuai dengan
apa yang telah dituturkan oleh Pandjaitan dan Wiryawan.

A. Menulis Direct Request

Jika pembeli tidak puas dengan produk atau layanan, pembeli dapat melaporkan
masalah atau klaim kepada penjual sesegera mungkin. Surat pengaduan penting bagi manajer
perusahaan sebagai tolok ukur layanan pelanggan perusahaan. Dalam surat permintaan
langsung, pengirim pesan dapat meminta salah satu dari berikut ini:
a. Meminta pengiriman barang baru sesuai pesanan.
b. Meminta penggantian sebagian atau seluruhnya dari produk yang rusak.
c. Perbaikan gratis
d. Meminta diskon karena produk yang diterima rusak atau cacat
e. Meminta pembatalan pesanan produk
f. Meminta korelasi kesalahan dalam tanda terima pembayaran

Sebagian besar organisasi bisnis progresif ingin mengetahui seberapa puas konsumen
terhadap produk atau jasa (pelayanan) yang ditawarkan oleh perusahaan. Jika konsumen
memiliki keluhan terhadap organisasi terentu, mereka dapat menghubungu atau mengunjungi
organisasi terkait untuk penyelesaian segera. Oleh karena itu, saat menulis surat pengaduan
perlu diperhatikan hal-hal berikut:
a. Jelaskan masalahnya dengan jelas dan tenang
b. Lampirkan bukti pendukung atau informasi pendukung, misalnya invoice pembelian
c. Gunakan bahasa yang sopan dan tenang
d. Sesuaikan permintaan tindakan dan pesan untuk menghubungi pembuat pesan.

Penulisan Direct Request pada bagian awal bisa di awali dengan sajikan permintaan
atau ide-ide pokok (main idea) yang diikuti dengan fakta –fakta yang perlu secara rinci, yang
selanjutnya diikuti dengan suatu pernyataan keramahan dari tindakan yang diinginkan.
Pendekatan ini akan berjalan dengan baik jika permintaan yang disampaikan tidak
memerlukan taktik khusus atau persuasi.

Para pengirim Direct Request dapat memulai dalam pendahuluan dengan

memperkenalkan dirinya, misalnya, “Saya adalah manajer pemasaran toko buku “JUWITA”
dan tertarik untuk mengembangkan buku-buku referensi.” Akan tetapi, jenis penulisan
tersebut biasanya kurang tepat karena esensi dari suatu pesan, yaitu permintaan khusus, dapat
terlupakan atau bahkan hilang. Cara yang baik untuk menyusun Direct Requestadalah
menyatakan apa yang diinginkan pada kalimat pertama, kemudian diikutu penjelasannya.

Meskipun yang diharapkan adalah suatu respons yang emnyenangkan, nada surat
permintaan masih sangat besar artinya. Gunakanlah bahasa yang sopan dalam penulisan
direct request. Sebagai contoh, “Saya senang sekali...” atau “Saya sangat berterima
kasih...” membuat suatu permintaan yang bersifat mendesak dengan tujuan mendapat
pelayanan yang segera, sebaiknya tidak perlu dilakukan. Dalam hal ini ada anggapan bahwa
audiens akan memenuhi permintaan komunikator segera sesudah memahami isi suratnya.

Bagian pertengahan surat Direct Request biasanya menjelaskan permintaan yang

sebenarnya, misalnya “Saya ingin sekalimemsan berepa acontoh buku refernsi yang anda
tawrkan pada bulan januari 2005 yang lalu”. Contoh yang lain: “mengingat semakin
banyaknya permintaan buku Komunikasi Bisnis edisi kedua yang ditulis oleh Drs. Djoko
Purwanto, M.B.A., mohon segera dikirimkan buku tersebut pada minggu pertama bulan Juni
2005”.

Pada bagian terakhir, nyatakan dengan jelas tindakan apa yang diinginkan, misalnya
di mana audiens dapat mencari informasi atau produk, batas waktunta, dan sebagainya.
Kemudian akhiri dengan suatu pernyataan yang ramah (baik) yang mengingatkan audiens aka
pentingnya permintaan tersebut, misalnya “Jika buku-buku refernsi terjual lancar, Anda
dapat memesan buku-buku tambahan dari Juwita Bookstore”.

H. Permintaan Informasi Rutin

Jika kita ingin mengetahui tentang suatu hal, untuk memeperoleh opini dari seseorang
atau memberikan saran untuk melakukan suatu tindakan, kita biasanya perlu bertanya.
Contoh, permintaan secara sederhana adalah menanyakan apa yang dapat anda kerjakan atau
mengapa saya membuat permintaan. Surat-surat permintaan secara rutin layak memeperoleh
perhatian.
 Kebanyakan organisasi, memo dan surat-surat seperti itu dikrim ke ratusan bahkan
ribuan karyawan, konsumen, dan pemegang saham. Oleh karena itu, ketika menulis surat-
surat permintaan rutin, kita harus mejaga maksud/tujuan menulis pesan dalam ingatan kita.
Kita harus bertanya pada diri sendiri apa yang kita inginkan terhadap pembaca setelah
mereka memahami pesan yang kita sampaikan.

Menulis surat bisnis ataupun korespondensi tidaklah semudah menulis surat atau
pesan kepada teman atau anggota keluarga, oleh karenanya terkait permintaan rutin dan juga
tindakan-tindakan rutin perlu adanya perhatian khusus untuk memperhatikan detail-detailnya.
Surat menyurat ini ata disebut dengan korespondensi dapat disampaikan dengan pendekatan
langsung atau deduktif, yang mana korespondensi jenis ini dikirimkan kepada klien,
konsumen, karyawan, pemegang saham. Yang mana apabila terjadi sedikit kesalahan maka
akan berakibat tidak baik untuk citra perusahaan.

Surat permintaan rutin dalam membuatnya perlu diperhatikan tiga pertanyaan berikut
ini: (1) apa yang ingin diketahui, (2) mengapa hal tersebut perlu diketahui, (3) mengapa hal
ini dapat membantu. Dalam kaitannya dengan direct request, permintaan dapat berhasil dari
dalam maupun luar organisasi bisnis.

a. Permintaan di dalam organisasi

Beberapa pesan permintaan dapat dibuat lebih permanen dalam bentuk tertulis, seperti
memo. Meo dalam bentuk tertulis akan dapat menghemat waktu dan membantu audiens
mengetahui secara tepat apa yang diinginkan. Pengiriman memo dapat dilakukan antara
karyawan dengan karyawan, antara pimpinan dengan karyawan, antara pimpinan dengan
supervisor atau antara supervisor dengan karyawan. Bentuk ini dimulai dengan pernyataan
yang jelas mengenai alasan penulisan, kemudian diikuti dengan pnjelasan yang lebih
mendalam dan diakhiri dengan tindakan yang dikehendaki.
 INTERNAL MEMO
Nomor: 02/DR C2/21

Dari : Departement HRD

Kepada : Seluruh Karyawan PT Bumi Menoreh Hijau
Tembusan : Direksi
Perihal : Lepas Sambut Jabatan

Dengan hormat,

Berkaitan dengan selesainya masa kerja dai Bapak Ageng Suhendra,

yang telah mengabdi selama 25 tahun, dan juga untuk menyambut pengganti
dari beliau yaitu Bapak Encang Taufik. Maka dengan ini untuk menjadi
perhatian bagi semua karyawan untuk hadir dalam acar Lepas Sambut
Jabatan. Yang akan diadakan pada:
Tanggal: 25 November 2021
Pukul : 10.00 Pagi
Tempat : Aula A

Demikian internal memo ini disampaikan agar seluruh karyawan

mengetahuinya dan dapat menjadi perhatian. Terima Kasih

Hormat Kami,

Manajer HRD
Banyu Aji

b. Permintaan ke luar organisasi

Sebagai seorang pelaku bisnis, tentunya kita perlu berkomunikasi dengan
parapelanggan, pemasok dan perusahaan lain untuk berbagai keperluan bisnis yang akan
digunakan untuk memperoleh informasi.

Disamping itu, kita bisa memberi respons terhadap iklan yang dipasang disuatu surat
kabar. Dalam hal ini perlu kita perhatikan tiga hal, yaitu: (1) dimana kita membaca iklan
tersebut (nama surat kabar, halaman, tanggal, hari, bulan, tahun, (2) jelaskan apa yang kita
inginkan atau maksudkan, (3) cantumkan alamat kita yang jelas dan lengkap untuk balasan
surat kita tersebut.

Salah satu bentuk permintaan langsung yang dilakukan oleh permintaan dari luar
organisasi adalah pemesanan (order), dan apabila kepuasan dari luar baikmaka pemesanan
berulang akan terjadi. Apabila surat pesanan yang dikirmkan maka perhatikan empat
komponen ini:
a. Pernyataan rinci atas pemesanan barang
b. Metode pengrim barang
c. Metode pembayarannya
d. Berikan penjelasan mengenai kuantitas atau jumlah produk yang kita pesan, ukuran,
warna, gaya, lokasi pemesanan, pengiriman dan juga petunjuk khusus lainnya.
Contoh surat dari luar organisasi
PT. BUMI MENOREH HIJAU
Jalan Sultan Jaya Lima, Simpangan

Kepada Yth,
Manajer Pemasaran PT KAYU BAKTI
Jalan Sungai Panjang No. 101
Sleman

Dengan hormat,
Bersama ini kami bermaksud untuk memesan satu set meja dan
kursi jati, dengan rincian sebagai berikut:

10 set meja dan kursi dimensi oval

5 set meja dan kursi dimensi persegi panjang

Mohon dikirimkan invoice sesuai dengan pemesanan kami dan

pembayaran akan dilakukan setelah pesanan diterima.
Terima kasih

Simpangan, 10 Desember 2021

(tanda tangan-stempel perusahaan)

Erika Sanjaya
Manajer Operasional

I. Menulis Direct Request untuk Pengaduan

 Jika pembeli merasa tidak puas terhadap suatu produk atau jasa, maka pembeli dapat
mengadukan masalah atau keluhan yang dihadapinya tersebut kepada pihak penjual sesegera
mungkin. Istilah surat pengaduan yang berkaitan dengan ketidakpuasan konsumen terhadap
suatu produk atau jasa, bagi kebanyakan orang merupakan surat yang berisi kata-kata yang
kurang menyenangkan.

Surat pengaduan penting artinya bagi manajer perusahaan, khususnya dalam

kaitannya dengan indikasi bagaimana pelayanan perusahaan terhadap konsumen. Dengan
kata lain, surat pengaduan berkaitan erat dengan masalah kepuasan pelanggan. Melalui surat
direct request untuk pengaduan, pembeli dapat:

a. Meminta pengiriman barang yang baru sesuai dengan yang dipesan

b. Meminta penggantian sebagian atau seluruh bagian produk yang rusak
c. Meminta perbaikan gratis
d. Meminta pengurangan harga karena produknya ada yang cacat atau rusak
e. Meminta pembatalan atas suatu pesanan produk
f. Meminta pembetulan atas kesalahan penagihan produk
g. Meminta koreksi atas kesalahan dalam nota pembayaran

Kebanyakan perusahaan yang progresif ingin mengetahui apakah pembeli merasa

puas atau tidak puas terhadap produk atau jasa yang mereka berikan. Konsumen yang puas
akan memberikan dampak positif bagi perusahaan, sedangkan konsumen yang tidak puas atau
marah akan berdampak negatif terhadap perusahaan tersebut. Konsumen yang merasa tidak
puas terhadap suatu produk atau jasa dapat secara langsung ataupun tidak langsung
memberitahukan kepada orang lain, yang pada akhirnya hal ini akan menciptakan opini
negatif terhadap perusahaan bersangkutan.

Apabila pembeli memiliki keluhan terhadap perusahaan (misalnya keluhan terhadap

pelayanan yang buruk), pembeli mungkin dapat menelepon atau mengunjungi perusahaan
yang bersangkutan agar dapat dengan segera ditanggapi. Namun, pengajuan pengaduan
secara tertulis tentu saja akan lebih baik karena memungkinkan untuk secara rinci mencakup
hal-hal yang menjadikan pembeli tersebut tidak puas. Reaksi pembeli (pertama kali) terhadap
pelayanan yang buruk adalah mungkin merasa kecewa dan marah atau bahkan frustasi. Akan
tetapi, perlu diingat bahwa surat pengaduan yang bernada marah akan menjadikan pembaca
(dalam hal ini pihak penjual) enggan untuk menanggapinya, apalagi melakukan tindakan
perbaikan. Oleh karena itu, dalam menulis surat pengaduan perlu diperhatikan beberapa hal
berikut ini:

a) Jelaskan masalah yang dihadapi secara rinci

Sangat penting untuk menjelaskan apa yang menjadi permasalahan atau keluhan
dalam kaitannya dengan pelayanan atau pembelian suatu produk atau jasa. Uraikan
secara jelas dan rinci sehingga penjual dapat dengan mudah memahami apa yang
menjadi permasalahan atau keluhan yang sebenarnya.
b) Lampirkan bukti pendukung seperti faktur pembelian
Untuk lebih memperkuat suatu pengaduan, pembeli harus memberikan bukti-bukti
atau dokumen-dokumen pendukung. Hal ini tentu saja akan sangat membantu untuk
memperkuat surat pengaduan yang dibuat.
c) Usahakan agar nada penulisan kalimat dalam surat keluhan tidak menunjukkan
kemarahan atau emosional
Dalam membuat surat pengaduan, coba usahakan untuk bersifat rasional dan tidak
emosional (marah-marah, menggunakan kata-kata kasar, menyakitkan, dan tidak
sopan).
d) Permintaan tindakan khusus
Dalam surat pengaduan yang dibuat, perlu dikemukakan apa harapan atau keinginan
pembeli di kemudian hari terhadap adanya keluhan atau pengaduan tersebut. Di
samping itu, jangan lupa untuk mencantumkan nama, alamat, dan nomor telepon
secara lengkap dan benar. Hal ini tentu saja akan mempermudah bagi manajer
perusahaan untuk menanggapi keluhan atau pengaduan tersebut.

J. Surat Undangan, Pesanan, dan Reservasi

1. Surat Undangan
Perusahaan tak akan mampu berdiri dengan sendirian, akan tetapi harus berada di
tengah ruang lingkup dalam bisnis itu. Namun perusahaan atau organisasi terkadang
ingin membuat kegiatan yang memerlukan partisipasi pihak dari luar. Surat permohonan
untuk kehadiran tersebut seperti biasa dilayangkan melalui surat undangan. Supaya
penerima surat undangan tersebut tergugah hatinya ingindatang ke acara dimaksud, maka
surat undangan hendaknya mencantumkan ide-ide pokok secara jelas dan gamblang apa
manfaat yang diterima untuk para peserta yang datang dan perincian info perihal tata
laksana kegiatannya tentang tanggal, hari, jam, letak ataupun pedomanan berpakaian
(dress code).

Cara penulisan surat undangan digunakan dengan pendekatan secara langsung

dalam hal tersebut pendekatan secara langsung melingkupi tiga komponen utama, yaitu ide
pokok (main ideas), penjelasan secara terperinci (ex-planations), juga penutupan
(closing). Ide pokok didalam satu paragraf yang pertama yaitu isi undangan dan
seterusnya adalah harus bisa diikuti dengan penjelasan-penjelasan lebih terperinci tentang
ide-ide pokok di awalan surat tersebut. Berikutnya juga akan diakhiri dengan penutupan
yang berisi suatu keinginan dan harapan serta pengucapan terimakasih.

2. Pesanan
Ketika suatu perusahaan membuat pesanan produk pada perusahaan yang lain,
maka hendaknya menuliskan surat-surat pesan melalui metode pendekatan secara
langsung.

Permintaan secara langsung ddalam pembuatan pesanan sering dibuat oleh

perusahaan, sebab perusahaan tidak dapat memenuhi kebutuhan sendiri. Didalam surat
pesanan ada tiga komponen yang mencakup, yaitu :
a. Pernyataan terperinci tentang hal-hal apa saja yang dipesan
b. Metode pengiriman
c. Bagaimana cara pembayaran

Tambahkan juga dengan jelas seluruhnya ataupun kuantitas produk-produk yang

dipesankan seperti, warna, ukuran, gaya, biaya pembayaran, tempat pemesanan, tanggal
pengiriman dan petunjuk-petunjuk khusus lainnya.

3. Reservasi
Reservasi dalam menyediakan atau mempersiapkan apa saja produk-produk yang
dipesan dan kesepakatannya sudah jauh-jauh hari harus dipesan tentukan tempat
pengirimannya dan apa yang kita kirim hal ini akan sangat mempermudah dalam hal urusan
melakukan bisnis disuatu perusahaan atau organisasi dan pastinya tidak tergesa-gesa dan
aman.
 KESIMPULAN

Mengembangkan keterampilan dalam menulis pesan e-mail dan memo dapat memberi
dua manfaat penting. Pertama, dokumen yang ditulis dengan baik cenderung mencapai
tujuannya. Dokumen tersebut menciptakan kesan baik karenaditulis dengan hati-hati,
perhatian, dan jelas. Kedua, pesan internal yang ditulis dengan baik meningkatkan citra Anda
di dalam organisasi.

Memo rutin biasanya mengandung 4 bagian, yaitu: baris subjek yang meringkas
pesan, pembukaan yang mengemukakan ide utama dengan segera, isi yang menjelaskan dan
menjustifikasi ide utama, penutup berupa tindakan yang diharapkan. Untuk menyusun pesan
e-mail hal pertama yang perlu diperhatikan adalah "satu e-mail untuk satu pesan". Jika ingin
menyampaikan pesan yang berbeda, gunakan e-mail yang berbeda pula.

Penulisan Direct Request pada bagian awal bisa di awali dengan disajikannya
permintaan atau ide-ide pokok (main idea) yang diikuti dengan fakta –fakta yang perlu secara
rinci, yang selanjutnya diikuti dengan suatu pernyataan keramahan dari tindakan yang
diinginkan. Para pengirim direct request dapat memulai dalam pendahuluan dengan
memperkenalkan dirinya. Bagian pertengahan surat direct request biasanya menjelaskan
permintaan yang sebenarnya. Pada bagian terakhir, nyatakan dengan jelas tindakan apa yang
diinginkan.

Jika pembeli merasa tidak puas terhadap suatu produk atau jasa, maka pembeli dapat
dapat menelepon atau mengunjungi perusahaan yang bersangkutan agar dapat dengan segera
ditanggapi, yaitu dengan menulis direct request untuk pengaduan. Namun, pengajuan
pengaduan secara tertulis tentu saja akan lebih baik karena memungkinkan untuk secara rinci
mencakup hal-hal yang menjadikan pembeli tersebut tidak puas.

Dalam menulis surat pengaduan perlu diperhatikan beberapa hal, diantaranya ialah:
jelaskan masalah yang dihadapi secara rinci, lampirkan bukti pendukung seperti faktur
pembelian, usahakan agar nada penulisan kalimat dalam surat keluhan tidak menunjukkan
kemarahan atau emosional, permintaan tindakan khusus.

Cara penulisan surat undangan digunakan dengan pendekatan secara langsung

dalam hal tersebut pendekatan secara langsung melingkupi tiga komponen utama, yaitu ide
pokok (main ideas), penjelasan secara terperinci (ex-planations), juga penutupan
(closing).
 Didalam surat pesanan ada tiga komponen yang mencakup, yaitu: pernyataan
terperinci tentang hal-hal apa saja yang dipesan, metode pengiriman, bagaimana cara
pembayaran. Reservasi dalam menyediakan atau mempersiapkan apa saja produk-produk
yang dipesan dan kesepakatannya sudah jauh-jauh hari harus dipesan tentukan tempat
pengirimannya dan apa yang kita kirim hal ini akan sangat mempermudah dalam hal urusan
melakukan bisnis disuatu perusahaan atau organisasi dan pastinya tidak tergesa-gesa dan
aman.
 DAFTAR PUSTAKA

Asir, Muhammad, dkk. 2022. “Komunikasi Bisnis”. Bandung: Widina Bhakti Persada
Bandung.

Candra, Vivi, dkk. 2022. “Komunikasi Bisnis”. Purbalingga: CV. Eureka Media Aksara

Damar, Widya Aryo. 2010. “Cerdas Ber- e-mail”. Jakarta: Gagas media.

Gates. 2016. “Penggunaan E-Mail yang Cerdas”. Dalam https://www.scribd.com, diakses 29

Mei 2023.

Hardianto, Alvian, dkk. 2020. “Business Communication: Konsep dan Praktek

Berkomunikasi”. Surabaya: Scopindo Media Pustaka.

Irwansyah,SE, M.Si. 2017. Komunikasi Bisnis, Jakarta: Mitra Wacana Media

Pohan, Desi Damayani dan Ulfi Sayyidatul Fitria. 2021. Jenis Jenis Komunikasi. Jurnal
Penelitian dan Ilmu Sosial. 2 (3): 29-37. Medan: Cybernetics.

Purwanto, Djoko. 2006. “Komunikasi Bisnis Edisi Ketiga”. Jakarta: Penerbit Erlangga.

Rachmat, Zul, dkk. 2023. “Komunikasi Bisnis”. Sumatra Barat: PT Global Eksekutif
Teknologi.
Suratno, Anton. 2020. Business letter writing. Semarang: Unika

Thian, Alexander. 2021. Komunikasi Bisnis. Yogyakarta: Penerbit Andi

Yusuf, Mohammad. 2019. “ Komunikasi Bisnis (Business Comunication)”. Medan: CV.

Manhaji.