E.

Prosedur Penanganan Dokumen

Setelah kalian memahami jenis dokumen di atas maka dalam rangka mengwujudkan
pelayanan terhadap kolega dan pelanggan yang memuaskan dibutuhkan kecepatan dan
ketepatan dalam penanganan dokumen oleh petugas atau pegawai dalam suatu
organisasi.Semakin cepat dokumen dokumen ditangani maka akan semakin baik pula
layanan yang akan diberikan.semakin cepat dokumen yang digunakan dalam layanan
organisasi,maka akan baik pula data/informasi yag akan kelola oleh organisasi.

Setiap organisasi memiliki standar kerja yang berbeda terhadap penanganan dokumen
yang dibutuhkan.Hal ini terjadi oleh karena fungsi dokumen dan jenis layanan yang
diberikan berbeda.Namun demikian standar penanganan dokumen kantor secara umum
memiliki persamaan prosedur dalam penanganannya.

Prosedur penanganan dokumenyang berupa surat manual dapat kita lihat pada proses
surat masuk dan proses surat keluar demikian juga pada surat elektronik atau email.hal
ini akan di pelajari pada bab berikutnya secara detail.penanganan dokumen secara
umum tentunya juga mengacu pada proses dokumen tersebut diciptakan sampai pada
dokumen tersebut digunakan dan di olah menjadi sebuah informasi yang tersalurkan dan
tersimpan baik.

Jenis dokumen tersebut menurut sumbernya adalahdokumen internal atau dokumen

yang digunakan dan diciptakan oleh instansi/organisasi yang bersangkutan dalam proses
layanan,contohnya buku tabungan,form pengajuan kredit,formulir penarikan dan
tabungan untuk layanan perbankan.Agar pada akhirnya petugas perbankan dapat
memberi informasi sebagai laporan harian mengenai jumlah penabung,jumlah nasabah
dan total tabungan pada hari itu,maka formulir yang digunakan pada hari itu akan
menjadi dokumen yang digunakan untuk mengolah data menjadi informasi/laporan.

Jadi pada prinsipnya penanganan terhadap akan dilakukan sesegera mungkin sesuai
tuntutan pekerjaan dan standar yang ditentukan.contoh di atas merupakan standar kerja
petugas perbankan dalam kesehariannya bekerja dengan bantuan dokumen dalam
pengolahan dokumen menjadi sebuah laporan harian sebagai bukti pelayanan yang
diberikan oleh setiap pegawai.

Prinsip kerja dengan menggunakan bantuan dokumen tentunya akan di perhatikan tata
cara pengisian dokumen,kejelasan pengisian,ketepatan pengisian,dan tingkat validitas
dokumen.Sebuah formulir akan menjadi sebuah dokumen apabila telah memiliki
persyaratan tersebut.oleh karena itu pentingnya sebuah dokumen bagi
perusahaan/organisasi akan berpengaruh terhadap pelayanan yang diberikan.Sebagai
syarat bahwa sebuah formulir dinyataan sah dan valid dalam penggunaannya,petugas
juga akan memberikan paraf atau release mark atau recheck mark terhadap dokumen
yang telah vilidasi oleh pelanggan/kolega.
Mengingat banyak jenis dokumen yang kita kenal maka prosedur penanganan dokumen
untuk layanan bisnis secara umum sebagai berikut.

I Menciptakan Menggandaka
Menggunakan
dalam
pelayanan
Informasi Mengolah

Pendistribusian Penyimpanan

Standar kerja dalam proses menciptakan dokumen perlu diperhatikan hal-hal sebagai
berikut:
1. Jenis data/informasi yang dibutuhkan organisasi.
2. Prinsip efisiensi dan efektifitas form yang digunakan.
3. Sistem yang akan digunakan dalam pelayanan.
4. Kuantitas penggunaan dokumen.
5. Layout form / dokumen yang dibuat.
6. Mencetak form/dokumen sebagai master untuk digandakan.
7. Legalitas dari pihak terkait sebelum digandakan.

Standar kerja dalam proses penggandaan dokumen perlu diperhatikan hal sebagai
berikut:
1. Jumlah penggunaan form/dokumen.
2. Sistem penggandaan dokumen yang digunakan.
3. Penempatan form atau dokumen setelah digandakan.
4. Pengolahan penggandaan.

Standar kerja dalam proses penggunaan form/dokumen antara lain.

1. Ketepatan dalam pengisian formulir (tatacara pengisian).
2. Kejelasan data.
3. Prosedur kerja jika terjadi kesalahan data atau kerusakan dokumen berupa perlu
tidaknya penggantian dokumen atau cukup dengan memberikan tanda koreksi
pembetulan.
4. Prosedur penyimpanan dokumen aktif sebelum diproses meliputi tempat
penyimpanan , sistem penyimpanan dan kalsifikasi dokumen sesuai pokok
Masalahnya.
Standar kerja dalam proses pengolahan dokumen meliputi.
1. Menghitung jumlah dokumen
2. Melakukan cek kebeneran dan tingkat keabsahan dokumen.
3. Mengklarifikasikan dokumen menurut jenisnya.
4. Mengurutkan dokumen sesuai urutan kronologis.
5. Mengolahnya kedalam sebuah informasi.
Informasi yang disusun dapat berupa laporan pertanggungjawaban petugas kepada
atasannya, pengumuman, bahan untuk mengambil keputusan atau kebijakan oleh
pimpinan dan lainnya dalam organisasi baik itu manual atau elektronik.

Setelah proses pengolahan data menjadi sebuah informasi, maka akan langsung
didistribuskan kepada pihak yang terkait. Standar kerja pada tahap pendistribusiani
Informasi terdiri dari.
1. Jumlah yang akan diberi informasi.
2. Bentuk/sistem informasi.
3. Waktu penyampaian informasi.
4. Media/alat yang digunakan.
5. Validitasi informasi yang ditandai dengan tanda tangan pimpinan atau petugas terkait.

Proses penanganan dokumen elektronik atau dokumen berbasis digital pada prinsipnya
sama dengan dokumen manual. Perbedaan yang jelas terlihat dari proses penciptakan
adalah dokumen tidak dalam bentuk cetak atau manual , pembuatan desain
form/dokumen disesuaikan dengan sistem online/aplikasi yang digunakan.

Pengertian sistem elektronik tersebut sesuai dengan undang undang pasal 1 ayat 5
adalah serangkaian perangkat dan prosedur elektronik yang berfungsi mempersiapkan ,
mengumpulkan , mengolah , menganalisis , menyimpan, menampilkan, mengumumkan,
mengirimkan, dan/atau menyebarkan Informasi Elektronik

Dalam proses penggandaan dokumen dapat dilakukan secara otomatis sesuai

sistem/aplikasi yang digunakan. Penggunaan form/dokumen dalam aplikasi/sistem
online akan secara otomatis yang dapat dilakukan oleh pelanggan/kolega dan diproses
secara langsung melalui sistematic sampai pada penyimpanan datanya. Contohnya
aplikasi yang digunakan dalam layanan publik seperti BPJS, Sistem Layanan pajak,
Kepegawaian PNS, Mobile Banking, Sicepat, PT pos, layanan transportasi seperti grab,
gojek atau layanan lain yang menggunakansistem layanan onlne.

Sekarang ini berbagai sistem/ aplikasi yang dapat diakses secara gratis maupun berbayar
untuk memenuhi kebutuhan manusia sehari-hari atau organisasi secara langsung dalam
pemberian layanan pelanggan sudah banyak tersedia.Dalam perkembangannya di era
society 5.0 ini masyarakat dituntut dapat memenuhi kebutuhannya secara mandiri
dengan bantuan teknologi sekarang ini.