PROGRAM STUDI MAGISTER ADMINISTRASI RS

FAKULTAS ILMU KESEHATAN

UNIVERSITAS ESA UNGGUL BEKASI HARAPAN INDAH
Mata Kuliah : ARS202_Manajemen Komunikasi dan SIRS
Dosen : DR. Hosizah/Dr. Daryo S., Sp.BS
Sesi : Ujian Tengah Semester (UTS) – Semester 2

Saudara sebagai pimpinan rumah sakit yang belum memiiki Sistem Informasi Rumah
Sakit (SIRS) berbasis digital, berniat untuk memenuhi kewajiban yang tertuang dalam
Permenkes Nomor 24 tahun 2022 tentang Rekam Medis. Mengingat Rekam Medis
Elektronik sudah harus terimplementasikan di akhir bulan Desember 2023, diputuskan
RME akan dibangun terlebih dahulu dan dilanjutkan dengan pengembangan subsistem
lain sebagai subsistem dalam SIRS

1. Agar RME yang dibangun sesuai dengan kebutuhan rumah sakit dan
kemampuan sumber daya, jelaskan langkah strategis bagaimana yang perlu
dilalui.

JAWAB :
a. Pastikan agar Dokumen Rekam Medis telah Tersedia.
Alur alih media rekam medis pertama yang perlu Anda pastikan adalah
keberadaan seluruh dokumen rekam medis yang akan dialih media.
Untuk itu, kumpulkan terlebih dahulu semua dokumen yang diubah formatnya
dalam sebuah lemari penyimpanan untuk memudahkan pemilahan
atau indexing saat rekam medis fisik diubah dalam format digital.
 Selain itu, pastikan juga ekstensi atau format dokumen digital yang akan Anda
pilih sebelum alih media rekam medis. Saat ini ada beberapa jenis format digital
yang biasa digunakan, yaitu format PDF yang dapat dibuka tanpa aplikasi
pengolah data, Doc yang dapat Anda sunting menggunakan aplikasi Word, atau
juga format PNG dan JPG jika Anda berniat menyimpannya dalam bentuk
gambar.
b. Scanning dan Indexing sesuai dengan Nomor rekam medis
Alur selanjutnya dalam alih media rekam medis adalah
melakukan scanning semua dokumen rekam medis untuk memulai proses
perekaman. Pada proses ini, seluruh dokumen fisik akan diubah dalam format
digital yang dapat dilihat hasilnya melalui layar komputer atau laptop.
Setelah seluruh proses scanning selesai, maka proses selanjutnya yang perlu
Anda lakukan adalah indexing atau pengelompokan rekam medis. Untuk
mempermudah indexing, Anda dapat mengelompokkannya berdasarkan nomor
rekam medis atau juga tanggal pembuatan rekam medis. Dengan begitu,
pencarian kembali rekam untuk kebutuhan konsultasi dan pengambilan tindakan
medis untuk pasien dapat dilakukan dengan mudah.
c. Menyimpan Seluruh Dokumen Digital pada Server.
Setelah transfer rekam medis fisik selesai, maka proses selanjutnya yang perlu
dilakukan saat alih media rekam medis adalah menyimpannya ke dalam server.
Sebelum tahap ini, seharusnya seluruh dokumen rekam medis masih tersimpan
dalam media hard disk komputer, yang hanya dapat diakses melalui komputer
atau laptop tempat scanning berlangsung.
Oleh karena itu, agar seluruh rekam medis digital terintegrasi dan terhubung
dengan semua departemen rumah sakit, maka penyimpanan ke
dalam server perlu dilakukan. Setelah proses ini selesai, seluruh dokumen digital
akan dapat diakses oleh manajemen rumah sakit atau klinik.
d. Data dapat Langsung Dimasukkan ke Aplikasi Pengolah Rekam Medis
Setelah semua alur alih media rekam medis di atas selesai, maka data rekam
medis digital yang Anda miliki sudah siap digunakan.
e. Memusnahkan atau Menyimpan Rekam Medis Fisik.
Pada dasarnya, keberadaan rekam medis digital sudah diakui di mata hukum,
sehingga rekam medis fisik tidak lagi dibutuhkan. Meskipun begitu, terkadang
masih ada pihak yang membutuhkan hasil cetak rekam medis tersebut, sehingga
lebih baik Anda menyimpannya terlebih dahulu sebelum benar-benar
dimusnahkan. Hal ini dimaksudkan agar sewaktu-waktu dibutuhkan, maka
pencarian rekam medis fisik dapat dilakukan.
Setelah benar-benar yakin bahwa rekam medis tidak lagi dibutuhkan ketika
proses alih media rekam medis, maka pemusnahan rekam medis pun harus
dilakukan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Dengan begitu, rekam medis
tersebut tidak lagi dapat digunakan atau disalahgunakan oleh pihak yang
bertanggung jawab.

2. Sebagai kelanjutan dari langkah strategis tersebut dalam nomor 1, faktor

pendukung apa saja yang perlu diperhatikan agar perencanaannya dapat
mencakup semua aspek secara seimbang sesuai sumber dana yang ada.

JAWAB :
1. Man
Sumber daya manusia (SDM) merupakan suatu rancangan sistem-sistem
formal dalam suatu organisasi untuk memastikan penggunaan bakat dan
potensi manusia secara efektif dan efisien agar bisa mencapai tujuan
organisasi.
2. Money
Anggaran (budget) merupakan alat pengawasan dibidang keuangan yang
digunakan oleh perusahaan yang berorientasi pada laba maupun non laba.
Bagi suatu perusahaan, penyusunan anggaran merupakan alat yang dipakai
untuk membantu aktivitas kegiatannya agar lebih terarah, misalnya untuk alat
perencanaan, alat pengendalian dan lainnya.
 3. Machine
Pengalihan dokumen perusahaan dilakukan dengan menggunakan peralatan
teknologi yang memenuhi standar ketetapan dan kelengkapan sehingga
dapat menjamin hasil pengalihan sesuai dengan naskah asli dokumen yang
dialihkan.
4. Method
SPO adalah suatu perangkat intruksi/langkah-langkah yang dilakukan untuk
menyelesaikan proses kerja rutin tertentu dengan memberi langkah yang
benar dan terbaik berdasarkan konsensus bersama untuk melaksanakan
berbagai kegiatan dan fungsi pelayanan yang dibuat oleh Fasilitas Pelayanan
Kesehatan berdasarkan standar profesi.
5. Material
Karena dengan diadakannya proses digitalisasi rekam medis ini diharapkan
nantinya sudah tidak ada lagi rekam medis dalam bentuk konvensional
berupa kertas sehingga dapat memudahkan dalam proses pelaksanaan
pelayanan rumah sakit.

3. Apa saja faktor kegagalan yang perlu diketahui agar proyek RME dapat berjalan
dengan baik.

JAWAB :
1. Kinerja RME, kinerja RME bagi petugas rekam medis masih mengalami
kendala yaitu proses pelaporan petugas masih manggunakan manual karena
kemampuan kerja yang dihasilkan sistem RME masih terdapat beberapa
yang belum sesuai dengan kebutuhan seperti adanya masalah seperti harus
membuka tab terlalu banyak, hal tersebut mengakibatkan proses kinerja
sistem menjadi lama, laporan akhir analisa yang masih manual, double
pengisian pada SIMRS dan RME terkait ringkasan masuk keluar, proses
laporan yang masih menggunakan semi manual, RME yang belum bisa
membuat SEP RI, pemetaan laporan masih satu-satu, beberapa data belum
bisa ditarik serta masih menggunakan sensus manual. Namun, dari berbagai
 permasalahan yang sudah ditemukan, sistem RME juga memiliki keseuaian
dalam kinerja, yaitu beberapa petugas merasa RME sudah membantu dalam
kinerja petugas, seperti pada bagian analisa, dengan adanya RME proses
analisa menjadi cepat karena analisa dilakukan otomatis oleh sistem RME
dan petugas hanya perlu menarik hasil analisa yang dilakukan oleh sistem
RME. Selain itu mempermudah pencarian pasien pada unit pendaftaran.
2. Kecepatan sistem, petugas mengatakan bahwa dengan adanya sistem RME
belum sepenuhnya mempercepat kinerja petugas karena menu pada RME
yang banyak sehingga memakan waktu lebih lama, proses pengisian data
pasien lama dikarenakan banyaknya kolom yang diisi serta jaringan yang
terkadang trouble. Meskipun RME memperlambat kinerja petugas, akan
tetapi di unit pendaftaran dan analisa implementasi RME dapat mempercepat
dalam proses pencarian data pasien dan proses analisis data sudah otomatis
dilakukan oleh RME sehingga petugas hanya menarik data tersebut.
3. Modul dan fitur, menu dan fitur pada sistem RME masih mengalami
ketidaklengkapan berupa belum adanya RME tindakan operasi, tanda tangan
basah yang ada pada sistem RME, fitur penanda tindakan, fitur print preview,
ringkasan masuk keluar, surat keterangan, variabel kesatuan. Namun, pada
bagian pendaftaran RJ dan pelaporan mengenai menu dan fitur sudah sesuai
dengan yang dibutuhkan oleh pengguna.
4. Keakuratan informasi, informasi yang didapatkan dalam sistem RME masih
mengalami ketidak akuratan yang meliputi belum akuratnya informasi yang
didapatkan oleh sistem RME berupa sumber data pelaporan yang ditarik
pihak IT belum tepat, pengiriman data pasien dari pendaftaran untuk data
pelaporan yang kadang-kadang kosong, keterisian identitas pasien dari unit
lain ke pelaporan kadang tidak ada, kekeliruan dalam pembuatan SKDP
(Surat Keterangan Domisili Perusahaan), kekeliruan pengisian data pasien,
keterbalikan penempatan diagnosis.
5. Kualitas output, informasi yang dihasilkan pada sistem RME masih
mengalami ketidaksesuaian pada outputnya, diantaranya yaitu hasil output
indeks yang belum maksimal dibagian coding karna data diagnosis yang
 tercampur, output tindakan menjadi satu, output morbiditas yang belum
belum sesuai pada pelaporan sehingga hasil yang keluar tidak relevan
dengan yang diinginkan petugas, output BOR LOS TOI yang belum sesuai
dengan sensus manual.
6. Integritas data, sebagian yang ada di unit rekam medis sudah terintegrasi dan
terbridging dengan sistem lainnya. Masing-masing unit di rekam medis sudah
terintegrasi dengan unit lain sesuai dengan kebutuhan masing-masing unit,
seperti di internal yaitu RJ, RI, poli, bangsal. Namun, masih terdapat
beberapa yang belum terintegrasi meliputi beberapa unit rekam medis yang
kurang dalam eksternal.
7. Kendala teknis, masih mengalami beberapa kendala berupa jaringan trouble,
lampu mati, internet mati, bridging dengan BPJS yang tidak nyambung, masih
terdapat pengeluaran dipendaftaran yaitu kertas dan tinta masih tetap ada
walaupun tidak banyak seperti saat menggunakan manual dulu. Namun,
pada bagian analisa, coding, pelaporan, RME meminimalisir pengeluaran
kertas.
8. Keamanan data, dalam pembuatan username dan password petugas
mengatakan tidak ada ketentuannya, hanya memasukkan email petugas
sebagai user. tiap pengguna memiliki user dan pasword masing-masing, user
dilarang memberitahu password kebagian lain dan selain unit rekam medis
tidak boleh mengakses. Pengeditan data-data yang ada di RME dilakukan
oleh masing-masing petugas dan ada keterangan orang yang mengedit data
tersebut.
9. Kemudahan menggunakan RME, RME bagi beberapa petugas mudah untuk
digunakan, dengan menggunakan RME dalam pengerjaan tugasnya tidak
perlu melihat Rekam medis manual satu-satu. Namun, beberapa petugas
mengatakan bahwa sistem RME belum sepenuhnya efisien, karna masih
terdapat kendala terhadap petugas di sistem RME seperti tahapan untuk klik
berulang-ulang pada menu RME, tampilan RME yang berbeda dengan
SIMRS, dan tampilan yang ada pada RME kurang simpel.
4. Aspek apa saja yang perlu diperhatikan dalam mempersiapkan RME agar secara
sistem memenuhi kebutuhan operasional.

JAWAB
Berbicara tentang rekam medis mau tidak mau kita akan melihat 2 (dua) bagian
penting yang perlu diperhatikan yaitu: Patient Record dan Manajemen.
Patient record adalah suatu informasi yang terekam baik dalam bentuk tulisan
maupun elektronik tentang kondisi kesehatan dan penyakit pasien yang
bersangkutan. Patient record umumnya bersifat individu, tidak pernah ada
catatan kesehatan dari beberapa orang secara kolektif didalam sebuah rekam
medis. Bagian kedua adalah berkaitan dengan Manajemen.
Manajemen adalah suatu proses pengolahan atau kompilasi kondisi kesehatan
dan penyakit pasien agar dapat menjadi suatu informasi yang bermanfaat untuk
melakukan pertanggungjawaban baik dari segi manajemen, keuangan maupun
kondisi perkembangan kesehatan pasien. Sebagai bahan untuk kompilasi fakta
tentang kondisi kesehatan dan penyakit, maka rekam medis seorang pasien
akan berisi 2 hal penting yaitu:
1)Dokumentasi data pasien tentang keadaan penyakit sekarang maupun waktu
yang lampau.
2)Dokumentasi tertulis tentang tindakan pengobatan yang sudah, sedang dan
akan dilakukan oleh dokter sebagai tenaga kesehatan profesional. Berdasarkan
kedua kondisi penting diatas, maka secara umum informasi yang tercantum
dalam rekam medis seorang pasien harus mengandung 3 unsur, masing-masing
adalah: a. Siapa (Who) pasien tersebut dan Siapa (Who) yang
merawat/memberikan tindakan medis.
b. Apa (What) keluhan pasien, Kapan (When) itu mulai dirasakan, Kenapa (Why)
 atau sebab terjadinya dan Bagaimana (How) tindakan medis yang diterima
pasien. c. Hasil atau dampak (Outcome) dari tindakan medis dan pengobatan
yang sudah diterima pasien. Data yang mengandung ketiga unsur diatas harus
tidak boleh salah, akurat dan tidak boleh tertinggal, karena data tersebut
berdampak fatal bagi keselamatan jiwa pasien jika terjadi kesalahan.

5. Dalam kriteria Digital Maturity Indeks secara mikro yang ditetapkan Kemenkes,
RME merupakan salah satu dari 7 faktor yang ditetapkan sebagai indikator.
Sebutkan ke enam faktor lainnya.

JAWAB :
1. Strategy
2. IT Capability
3. Interoperatiobility
4. Governance and Management
5. Patient-Centered Care
6. People-Skill and Behaviors
7. Data analytics

6. Dalam merancang RME, berdasarkan taksonomi dari Zachman, apa saja yang
harus diekplorasi?

JAWAB :
Terdapat empat tahapan yang dilakukan yang meliputi Tujuh komponen utama
pada EAP yaitu Inisiasi Perancangan, Pemodelan Bisnis, Sistem Teknologi Saat
Ini, Perancangan Arsitektur Data, Perancangan Arsitektur Aplikasi, Perancangan
Arsitektur Teknologi, dan Rencana Implementasi.
Hasil dari perancangan RME dengan metode EAP berhasil mendefinisikan 3
proses bisnis. Pada arsitektur data menghasilkan 7 entitas data, pada arsitektur
aplikasi dihasilkan 4 usulan aplikasi, serta pada arsitektur teknologi dihasilkan
usulan perancangan arsitektur teknologi.