Permasalahan Rumah Sakit

Potensi Permasalahan SIRS, Suatu Aplikasi SIRS yang andal apabila dapat mengantisipasi
adanya perubahan dalam SOP , Kebijakan, peraturan-peraturan atau adanya pengembangan
subsistem dalam rumah sakit.
Berikut ini saya akan menampilkan beberapa perubahan terbanyak yang seharusnya terjadi/ tidak
dapat dihindari (karena perubahan tersebut dapat meningkatkan citra rumah sakit) , tetapi dapat
menimbulkan permasalahan pada Aplikasi SIRS (asumsi telah mempunyai Aplikasi
SIRS/SIMRS):

1. Pelayanan Registrasi yang awalnya registrasi hanya diloket kemudian dikembangkan

menjadi registrasi dibeberapa tempat atau registrasi online.
2. Pelayanan obat rawat inap yang awalnya menggunakan sistem peresepan berubah
menjadi penggunaan CPO (catatan pemberian obat) pada ODDD atau OUDD
3. Perubahan tarif pelayanan maupun pola tarif.
4. Peningkatan status klas/tingkat rumah sakit maupun adanya akreditasi rumah sakit
5. Adanya Aplikasi pihak ketiga misalnya dari pemasok BAKHP/KSO atau Penjamin.
6. Perubahan monitoring dan evaluasi indikator kinerja rumah sakit
7. Penerapan ISO terakreditasi atau atau pengembangan standar pelayanan
internasional lainya
8. Penataan catatan medik dan data pelanggan
9. Pengendalian Fraud atau Abuse dari aspek rumah sakit, pelanggan atau penjamin
10. Perubahan pengukuran kinerja /pengganjian pegawai/karyawan

dan lain-lain perubahan atau pengembangan medical pathways atau pengembangan subsistem
lainya misalnya jenjang pendidikan, kepangkatan , prestasi.

Permasalahan (SIRS) di rumah sakit, Anda mungkin sebagai Manajemen rumah sakit atau
pengembang sistem di rumah sakit atau mungkin juga sebagai konsultan dan sistem informasi
yang dibuat sampai saat belum memberikan hasil secara optimal apa yang diharapkan atau
disepakati sejak awal pelaksanaan , maka tidak perlu khawatir jika pelaksanaan belum setahun ,
karena membuat suatu aplikasi yang dapat memberikan solusi pada user tidaklah semudah yang
dibayangkan. Tetapi apabila pelaksanaannya telah melebihi setahun dan apalagi telah melampaui
masa periode uji coba tetapi tetap saja permasalahan yang anda hadapi tidak berkurang , malah
bertambah dengan adanya aplikasi SIRS maka dapat disimpulkan bahwa aplikasi SIRS tersebut
sebenarnya yang bermasalah , hanya saja penyebab permasalahannya ada pada masing individu
(Pengembang, konsultan dan manajemen) yang terkait.
Oleh karena itu perlu dilakukan tindakan koreksi bersama-sama

SIRS merupakan integrasi subsistem yang ada di rumah sakit , SIMRS adalah satu diantara
subsistem dalam SIRS, oleh karena itu agar SIRS dapat mendukung manajemen rumah sakit
dalam mencapai Visi dan Misinya maka seharusnya SIMRS berjalan optimal. Suatu dukungan
teknologi saat ini agar SIMRS dapat berfungsi optimal yaitu dengan menggunakan Applikasi
komputer yang selanjutnya (dalam tulisan ini) disebut Aplikasi SIMRS

Beberapa penyebab kegagalan Aplikasi SIMRS.

 1. Rumah Sakit:
Tdk mempunyai blue print yang akurat (keseimbangan antara BW,SW,HW dan infra
struktur)
2. Sistem Analist kurang jeli melihat/menterjemah kan kebutuhan RS
3. Developper dan Konsultan kurang menghayati Visi, misi, strategi dan kebijakan RS
(manajemen/Pemilik) dan kurang mengantisipasi perubahan2 subsistem (pelayanan klinik
dan non klinik)

Beberapa permasalahan lainnya yang timbul dalam pengaplikasian SIMRS:

Inventarisasi Masalah
1. Penerimaan pengeluaran Biaya
2. Penerimaan pengeluaran BAKHP, Op RS, dll
3. Kinerja Karyawan termasuk pendidikan/penjenjangan
5. Medical Records
6. Pelayanan Medis termasuk obat
7. Pelayanan Non medis termasuk registrasi
8. Keluhan eksternal dan internal
9. Monitoring indikator kesehatan, KPI, Indikator Operasional
10.Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan
11.Pemasaran/Informasi
12.Aplikasi Pihak ketiga ..
Masing-masing permasalah tersebut di analisa sampai akar permasalahannya , kemudian
menetapkan Tindakan koreksi maupun tindakan pencegahannya
Tindakan Koreksi dan pencegahan inilah yang menjadi tujuan utama Aplikasi Sistem Informasi
Manajemen yang akan dibuat oleh Pengembang..

Kegagalam Modul2 Aplikasi:

REGISTRASI
Kegagalan registrasi terutama disebabkan oleh ketidak patuhan pengunjung maupun petugas

eMEDICAL RECORD
Kegagalan eMR terutam disebabkan methode pengumpulan data yang tidak efisien dan optimal

BILLING SYSTEM
Kegagalan Billing System disebabkan aplikasi tdk mempunyai mekanisme kendali

MONITORING DAN EVALUASI

Kegagalan monev terutama disebabkan Proses pengumpulan maupun format data yang tidak
akurat

PELAPORAN
Ketidak akurasian Laporan disebabkan banyaknya data tidak teridentifikasi
Suatu kendala utama sampai saat ini yang dialami oleh unit pelayanan / rumah sakit yang
mempunyai kontrak kerja dengan pihak ketiga/penanggung/pemasok alat adalah ketidak
sepahaman nomenklatur

Permasalahan SIRS (aspek Rumah Sakit)

Blue print SIRS: sebaiknya dibuat dan disesuaikan dengan rancangan strategi jangka panjang
pengembangan rumah sakit secara keseluruhan .
Blue print SIRS memuat antara lain

1. Visi -Misi pengembangan SIRS yang merupakan sub dari Visi- Misi Rumah Sakit diserta
target pencapaian jangka pendek/ tahunan
2. Penetapan plat form soft ware dan alternatifnya serta pemilihan hardwere yang
mendukung.
3. Kondisi ruang dan pengembangannya (SDS)
4. Potensi lain yang mendukung antara lain SDM dan pengembangannya serta Sumber
Anggaran

Permasalahan SIRS (Aspek Sistem Analis)

Permasalahan SIRS (Aspek Konsultan dan Pengembang SIRS)

Sebenarnya kalau mau jujurKebijakan, komitmen dan infra struktur lainnya termasuk SDM
dan SDS dari Rumah sakit sudah ada..dan difahami betul oleh Manajemen RS sebab kalau tdk,
tidak akan pernah terjadi kontrak kerja sama dengan pengembang SW dan
HW..,Kendala.Adakah Analist yang mampu menterjemahkan kebutuhan serta menggali
permasalahan2 yang ada di RS??? selanjutnya mengkomunikasikannya ke pengembang,.Kendala
kedua dan ini yang terbanyak..adakah Pengembang mampu menerima informasi dari Analist
yang kemudian menterjemahkan kedalam Visi,Misi,Kebijakan,aturan2 RS????, sebagai contoh
Keinginan manajemen RS agar Regstrasi berjalan lancar(tdk ada masalah) kemudian
Pengembang telah membuatkan Modul registrasi dengan aplikasi flatform tercanggih, dengan
barcode, dengan Electronic Waiting List, informasi pasien menggunakan LCD 49 inch ala
bandara udara plus sound system yang nyaring dan jelas..menggunakan 8 unit Komputer
WStetapi apa yang terjadi ??, pasien tetap bertumpuk dengan antrian (rata pasien RJ 600-700
orang perhari) pada jam 8-12 Pagi..,apa penyebabnya?..Ruang Tunggu hanya mempunyai
kapasitas 40-50 orang jadi terlihat pasien berjubel didepan loket.., kalau ditanya pengembang
jawabannya Ruang tunggu sempit, terus apakah disarankan kepada Manajemen RS merombak
Rumah Sakitnya..??, gile..,dampak kondisi tersebut pencitraan RS makin jelek..,pasien tdk mau
tau apakah RS menggunakan alat yang canggih yang penting nyaman.dan aman .(Standar
pelayanan non medik waktu tunggu adalah 5 menit edeal di Indonesia, di LN kurang 1
menit)..kenapa???, karena pasien yang menunggu bisa saling menularkan ..lho

Permasalahan SIRS (Aspek Sub sistem)

BILLING SYSTEM
Banyak unit pelyanan mempunyai subsistem akuntansi tersendiri , namun pada prinsipnya
memudahkan para menejemen dalam pengelolaan keuangan ,transaksi/ pencatatan serta
informasi yang real time, akurat dan akuntabel
Transaksi real time dengan menggunakan semua cara bayar misalnya Tunai (cash,cek,),kartu
debet/kredit, uang muka/ panjar, pengakuan piutang dll
Otomatisasi tercatat dalam mekanisme pembukuan
Informasi Penerimaan termasuk dari pihak penanggung, informasi pengeluaran termasuk
pembagian jasa medik per periode per subunit serta biaya jasa rumah sakit dan bahan alat
kesehatan habis pakai (BAKHP)
Termasuk Neraca rugi/laba operasional
Dilengkapi perhitungan kewajiban/ pajak
Kesemuanya terjembatani menjadikan suatu subsistem dalam Sistem Informasi Manajemen
Keuangan yang andal

MEDICAL RECORD
Catatan medik pasien (medical record) adalah satu-satunya dokumen yang sangat diyakini
kebenarannya, tidak mempunyai kadaluarsa , seperti layaknya dokumen sejarah , berbeda dengan
catatan inventaris kekayaan atau keuangan yang mempunya masa retensi/ penyimpanan, autentik
medical record dilindungi undang undang, sangat rahasia , tidak boleh hilang/ rusak dan tidak
boleh berubah. Seseorang/ pasien seharusnya hanya mempunyai satu catatan medik di satu
rumah sakit.
Untuk memenuhi tuntutan tersebut diatas , catatan medic pasien harus tersimpan aman dalam arti
yang seluas-luasnya.
Pengelolaan catatan medik pasien membutuhkan suatu seni dan ilmu tersendiri, kekeliruan
pengelolaan berdampak serius.
Permasalahan yang sering terjadi antara lain..
Hilang dalam peminjaman
Rusak dalam penyimpanan / penelitian
Berubah/ lapuk dalam penyimpanan
Tercecer sebahagian dalam pelayanan
Mudah diganti/ disalin bila sobek (keakurasian tdk terjamin)
Kesulitan mencari bila dibutuhkan
Terjadi duplikasi dalam pembuatannya

REGISTRASI
Kenapa harus dipersulit kalau bisa dilaksanakan dengan mudah.. , dinegara maju hampir semua
pelayanan tidak lagi memerlukan suatu registrasi ditempat pelayanan.

Beberapa hal yang menyebabkan pelaksanaan registrasi menimbulkan permasalahan yang

terkadang dapat menurunkan pencitraan :
Ratio Pendaftar dengan tempat/loket tidak sesuai/seimbang, tempat kurang nyaman
Waktu pencatatan lebih lama karena membutuhkan data lebih banyak
Kelengkapan dokumen
Identifikasi yang tidak perlu
Pencatatan berulang , terjadi duplikasi
Registrasi ulang untuk pelayanan lainnya
Otorisasi
Ketidak pastian urutan pendaftaran
Biaya Registrasi
Dan lain-lain aturan yang mengharuskan registrasi

MONITORING DAN EVALUASI

Fase Monitor dan evaluasi semua operasional/ pelaksanaan program termasuk perencanaan
mutlak diketahui secara cepat dan akurat, sehingga pengambilan keputusan juga bisa lebih tepat
dan cepat.
Sangat berbeda Monitirng dan evaluasi (Monev) proses bisnis kesehatan dengan lainnya, dimana
memerlukan suatu penilaian terhadap indikator khusus yang berlaku universal..misalnya adanya
peningkatan ratio kunjungan terhadap penyakit tertentu..
Sebagai manajemen rumah sakit berkewajiban menginformasikan ke institusi yang berwewenang
, selain mempersiapkan fasilitas akibat peningkatan indikator tersebut juga mempersiapkan
contigency plan
Selain dari pada itu suatu mekanisme Monev juga harus dilengkapi EWS (Early Worning
System) yang memberikan signal terhadap indikator indikator kinerja (Operasional/ menejerial)
maupun signal terhadap KPI (Key Performance Indicator)

PELAPORAN
Selain tugas sebagai menejer suatu unit pelayanan, pembuatan laporan mutlak harus dibuat.
Berbagai bentuk informasi yang perlu dilaporkan, menjadikan mekanisme kerja ini perlu
penanganan tersendir.
Hambatan yang mungkin terjadi adalah:
Keterlambatan pembuatan laporan (bentuk , jumlah dan periode pelaporan, serta sumber data
sangat mempengaruhi ketepatan waktu)
Reproduksi laporan untuk jenis dan periode yang sama sering berbeda
Pengarsipan / dokumentasi
Pembuatan SP (Surat Pengantar) , Nomor surat/ identifikasi serta alamat tujuan Laporan
Hal tersebut dapat menyebabkan Laporan kurang akurat

VERIFIKASI
Suatu kendala utama sampai saat ini yang dialami oleh unit pelayanan / rumah sakit yang
mempunyai kontrak kerja dengan pihak ketiga/penanggung/pemasok alat adalah ketidak samaan
persepsi tentang item (jenis pelayanan, tarif /cost atau kodasi ). Penyebab permasalahannya
adalah , mereka mempunyai aplikasi program (software) dan aturan sendiri. Akibatnya
rumahsakit mempersiapkan segala sumber daya (Waktu, tenaga dan alat) untuk itu. Suatu
mekanisme kerja yang tidak efisien dan akhir kesemuanya itu menggangu cash flow dan atau
operasional rumah sakit.