E.

Prosedur Penanganan Dokumen

Setelah kalian memahami jenis dokumen di atas maka dalam rangka mengwujudkan
pelayanan terhadap kolega dan pelanggan yang memuaskan dibutuhkan kecepatan dan
ketepatan dalam penanganan dokumen oleh petugas atau pegawai dalam suatu
organisasi.Semakin cepat dokumen dokumen ditangani maka akan semakin baik pula
layanan yang akan diberikan.semakin cepat dokumen yang digunakan dalam layanan
organisasi,maka akan baik pula data/informasi yag akan kelola oleh organisasi.

Setiap organisasi memiliki standar kerja yang berbeda terhadap penanganan dokumen
yang dibutuhkan.Hal ini terjadi oleh karena fungsi dokumen dan jenis layanan yang
diberikan berbeda.Namun demikian standar penanganan dokumen kantor secara umum
memiliki persamaan prosedur dalam penanganannya.

Prosedur penanganan dokumenyang berupa surat manual dapat kita lihat pada proses
surat masuk dan proses surat keluar demikian juga pada surat elektronik atau email.hal
ini akan di pelajari pada bab berikutnya secara detail.penanganan dokumen secara
umum tentunya juga mengacu pada proses dokumen tersebut diciptakan sampai pada
dokumen tersebut digunakan dan di olah menjadi sebuah informasi yang tersalurkan dan
tersimpan baik.

Jenis dokumen tersebut menurut sumbernya adalahdokumen internal atau dokumen

yang digunakan dan diciptakan oleh instansi/organisasi yang bersangkutan dalam proses
layanan,contohnya buku tabungan,form pengajuan kredit,formulir penarikan dan
tabungan untuk layanan perbankan.Agar pada akhirnya petugas perbankan dapat
memberi informasi sebagai laporan harian mengenai jumlah penabung,jumlah nasabah
dan total tabungan pada hari itu,maka formulir yang digunakan pada hari itu akan
menjadi dokumen yang digunakan untuk mengolah data menjadi informasi/laporan.

Jadi pada prinsipnya penanganan terhadap akan dilakukan sesegera mungkin sesuai
tuntutan pekerjaan dan standar yang ditentukan.contoh di atas merupakan standar kerja
petugas perbankan dalam kesehariannya bekerja dengan bantuan dokumen dalam
pengolahan dokumen menjadi sebuah laporan harian sebagai bukti pelayanan yang
diberikan oleh setiap pegawai.

Prinsip kerja dengan menggunakan bantuan dokumen tentunya akan di perhatikan tata
cara pengisian dokumen,kejelasan pengisian,ketepatan pengisian,dan tingkat validitas
dokumen.Sebuah formulir akan menjadi sebuah dokumen apabila telah memiliki
persyaratan tersebut.oleh karena itu pentingnya sebuah dokumen bagi
perusahaan/organisasi akan berpengaruh terhadap pelayanan yang diberikan.Sebagai
syarat bahwa sebuah formulir dinyataan sah dan valid dalam penggunaannya,petugas
juga akan memberikan paraf atau release mark atau recheck mark terhadap dokumen
yang telah vilidasi oleh pelanggan/kolega.
Mengingat banyak jenis dokumen yang kita kenal maka prosedur penanganan dokumen
untuk layanan bisnis secara umum sebagai berikut.

Menciptakan Menggandaka
Menggunakan
dalam
pelayanan
Mengolah