BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Administrasi merupakan hal yang sangat diperlukan untuk menyusun

data-data pada sebuah perusahaan dan instituti agar teratur dan sesuai dengan

prosedur penyusunan file, dan penyusunan jadwal dan sebagainya. Seiring

berjalannya waktu bidang administrasi baik di perusahaan maupun

perkantoran saat ini sudah semakin berkembang dengan adanya sistem

penyimpanan file pada komputer yang semakin memudahkan pekerjaan yang

ada pada perusahaan atau perkantoran untuk melihat ataupun menyimpan

kembali data yang diinginkan.

Banyakorang beranggapan bahwa administrasi itu sama dengan juru

ketik, tata usaha atau pekerjaan yang bersangkutan dengan tulis menulis.

Menurut Daryanto (2011) administrasi sebagai suatu kegiatan yang bersifat

teknisi dengan penyusunan keterangan secara sistematis dan pencatatan

secara tertulis, mengirim, menyimpan keterangan. Secara umum kata

administrasi dapat diartikan sebagai suatu kegiatan untuk membantu,

melayani, mengarahkan dan mengatur semua kegiatan organisasi di dalam

mencapai tujuan secara tertib dan efisien dari suatu perkantoran yang

mempunyai peranan penting dalam pelayanan terhadap pelaksanaan

pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan dan juga membantu

dalam kelancaran perkembangan organisasi.

1
 2

Di sebuah perusahaan atau perkantoran terdapat berbagai macam

divisi untuk bisa menjalankan perusahaan dengan baik, salah satu divisi yang

ada disebuah perusahaan tersebut adalah bagian administrasi. Administrasi

merupakan suatu profesi yang telah berkembang dengan baik sehingga

menjadi suatu profesi yang sangat penting dan selaludiperlukan oleh

perusahaan atau organisasi. Baik dalam ruanglingkup kegiatan yang masih

sederhana sampai kepada perusahaan atau industri raksasa.Agar tujuan ini

tercapai, maka setiap perusahaan harus mempunyai sistem dan prosedur yang

baik dalam mengelola dan mengawasi semua kegiatan yang ada diperusahaan

dan teknologi canggih secara optimal serta administrasi yang dijalankan oleh

setiap perusahaan tersebut.

Secara umum, tugas administrasi ini untuk mengorganisasi suatu data

atau kegiatan guna membuat sistem atau tujuan diperusahan dan instansi

tersebut bisa tercapai dengan baik. Administrasi yang baik akan membantu

meningkatkan mutu pekerjaan karena dapat mengurangi hambatan yang dapat

menyebabkan timbulnya kegagalan pada rencanaa yang telah ditetapkan

sebelumnya.

Dalam hal ini Unicare Aesthetic Clinic merupakan salah satu

kesehatan yang bekerja di bidang kecantikan sehingga membutuhkan

pelayanan yang baik dari administrasinya dalam memberikan informasi yang

akurat, handal, serta cukup memadai untuk meningkatkan mutu pelayanan

kesehatan kepada para pasien serta lingkungan yang terkait lainnya. Secara

umum mutu pelayanan kesehatan adalah unuk meningkatkan pelayanan pada

 3

pasien dengan memenuhi kebutuhan pasien sehingga dapat meningkatkan

kepuasaan pasien yang pada akhirnya dapat meningkatkan kepercayaan pada

unicare aesthetic clinic melalui pelayanan prima, klinik diharapkan akan

menghasilkan keunggulan kompetitif dengan pelayanan bermutu, efesien, dan

inovatif serta pelayanan sesuai dengan ketentuan standar SOP menurut

Ridwan (2012).

Maka hal ini data dilihat dalam peroses pelayanan kepada pasien di

unicare aesthetic clinic belum sesuai dengan standar SOP yang telah

ditetapka, misal kurangnya keterampilan dalam mengikuti prosedur,

ketetapan waktu sesuai dengan aturan yang berlaku masih kurang diterapkan

oleh petugas sehingga pelayanan menjadi tertunda, belum tersediannya kartu

tanda pengenal pasien sehingga petugas kesulitan dalam mencari rekam

medik pasien hal itu menyebabkan pelayanan menjadi lama. Di bagian

pendaftaran dan kasir hanya terdaat satu orang, sehingga dalam menjalankan

pekerjaan terdakang harus dibantu oleh petugas lain seperti perawat yang

tidak sesuai keahliannya atau bidangnya, maka dari segi profesionalitas akan

pekerjaan menjadi terganggu, dan membuat pasien harus menunggu karena

itu sistem pelayanan perlu diperbaiki agar dapat memenuhi harapan setiap

pasien.

Belum tersediannya buku menu sehingga menyulitkan administrasi

untuk menjelaskan kepada pasien mengenai treatment dan produk yang

tersedia di unicare aesthetic clinic dapat membuat ketidakpuasaan pasien,

 4

maka perlu dilakukan pengembangan mutu pelayanan dengan cara

memberikan informasi yang jelas dan pengetahuan yang lebih.

Peran dan tugas administrasi merupakan pusat komunikasi antara

bagian/unit di dalam organisasi. Peran dan tugas administrasi pada Unicare

Aesthetic Clinic yaitu sebagai orang pertama yang akan menghadapi pasien

yang datang secara langsung ataupun melalui telepon. Selain itu, juga

memberikan informasi melalui telepon jika ada yang menanyakan tentang

layanan atau produk dari klinik, Menyambut tamu dengan menyapa dan

memberi salam kepada pasien yang datang dan memberikan informasi serta

arahan terkait kunjungannya, melakukan registrasi terlebih dahulu untuk

pendataan pasien baru dan membuat data rekam medic, Mengatur jadwal

pertemuan antara tamu dengan dokter. Dari semua peran dan tugas

administrasi poin penting yang harus dimiliki yaitu komunikasi, komunikasi

yang diberikan kepada pasien ini dalam bentuk komunikasi

interpersonal,komunikasi ini adalah komunikasi yang terjadi antara dua orang

atau lebih, yang biasanya tidak diatur secara formal. Komunikasi administrasi

dan pasien dipengaruhi oleh berbagai aspek baik dari segi pengetahuan

maupun pengalaman. keawaman pasien misalnya, minimnya pengetahuan

dasar mengenai masalah aspek kesehatan pada perawatan tubuh dan wajah.

Keawaman pasien sering kali membuat komunikasi administrasi dengan

pasien terhambat, maka dari itu peran administrasi merupakan salah satu yang

berperan penting dalam Unicare Aesthetic Clinic.

 5

Untuk menjaga peran penting administrasi diperlukan SOP (Standart

Operating Procedure) untuk memberikan konsistensi pada kinerja atau

kondisi tertentu dalam melaksanakan suatu tugas atau pekerjaan. Sebagai

acuan dalam pelaksanaan kegiatan bagi sesama pekerja lainnya. Untuk

menghindari kegagalan atau kesalahan, dengan demikian menghindari dan

mengurangi konflik dan keraguan dalam proses pelaksanaan kegiatan untuk

menilai pelayanan.

Berdasarkan penjelasaan diatas dapat disimpulkan betapa pentingnya

prosedur pelayanan administrasi disebuah perusahaan ataupun organisasi.

oleh karena itu, maka penulis tertarik melakukan pengamatan (observasi)

dan mengambil Tugas Akhir yang berjudul “Prosedur Pelayanan

Administrasi dalam Melayani Pasien di Unicare AesthetiqCengkareng-

Jakarta Barat.”

B. IdentifikasiMasalah

Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan diatas, masalah

dapat diidentifikasi sebagai berikut:

1. Prosedur pelayanan Unicare Aesthetic clinic Cengkareng-Jakarta Barat

yang kurang maksimal.

2. Kurangnya komunikasi diantara administrasi dan Pasien Unicare

Aesthetic Clinic Cengkareng-Jakarta Barat

3. SOP yang belum efektif dalam melayani Pasien.

 6

C. Pembatasan Masalah

Berdasarkan identifikasi masalah diatas maka penulis membatasi

pembahasan dalam tugas akhir ini sebagai berikut “Prosedur Pelayanan

Administrasi dalam Melayani Pasien di Unicare Aesthetic Cengkareng-

Jakarta Barat.”

D. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan diatas, maka

perumusan masalah sebagai berikut:

1. Bagaimana prosedur pelayanan administrasi dalam melayani pasien di

Unicare Aesthetiq Cengkareng-Jakarta Barat?

2. Apa saja hambatan administrasi dalam memberikan pelayanan pada

pasien di Unicare Aesthetiq Cengkareng-Jakarta Barat?

E. Tujuan dan Manfaat Penulisan Tugas Akhir

1. Tujuan Penulisan Tugas Akhir

Tujuan dari penulisan laporan Tugas Akhir ini, adalah sebagai

berikut:

a. Untuk mengetahui prosedur pelayanan administrasi dalam melayani

pasien di Unicare Aesthetiq Cengkareng-Jakarta Barat.

b. Untukmengetahui hambatan administrasi dalam memberikan

pelayanan pada pasien di Unicare Aesthetiq Cengkareng-Jakarta

Barat.
 7

2. Manfaat Penulisan Tugas Akhir

Manfaat penulisan Tugas Akhir dibagi menjadi 3 (tiga) bagian,

yaitu sebagai berikut:

a. Bagi Penulis

1) Memandingkan teori yang didapatkan di kampus dengan

kenyataanyang ada badan pendapatan daerah.

2) Menambah wawasan dan pengalaman tentang dunia kerja yang

akan kita hadapi dimasa yang akan datang.

3) Sebagai persyaratan dalam mencapai gelarAhli Madya

sekaligustelah menyelesaikan pendidikan di Universitas

Pamulang.

b. Bagi Universitas

Sebagai bahan tambahan informasi dan referensi bacaan khususnya

bagi mahasiswa yang akan menyusun Tugas Akhir.

c. Bagi Lembaga/Instansi

1) Laporan praktik kerja lapangan dapat menjadi audit internal

kualitas pengajar.

2) Melihat sejauh mana penulis dapat menerapkan teori yang sudah

diperoleh dalam bangku kuliah.

 8

3) Menjalin hubungan antara pihak kampus dengan pihak Unicare

Aesthetiq Clinic.

F. Metode PenulisanTugas Akhir

Metode penulisan Tugas Akhir ini dibagi menjadi 2 (dua) bagian,

yaitu sebagai berikut:

1. Jenis data

Adapun jenis data dalam metode penulisan Tugas Akhir yang

digunakan yaitu:

a. Data Primer

Yaitu data yang diperoleh dari sumber utama yang berasal dari

perusahaan dengan kualifikasi:

1) Data kuantitatif yang berupa Laporan Internal Manajerial.

2) Data kualitatif yang terdiri atas gambaran umum perusahaan,

bidang usaha, prosedur yang berlaku, data hasil observasi, data

hasil wawancara, dan lain-lain.

b. Data Sekunder

Sumber data yang diperoleh melalui media perantara atau secara

tidak langsung yang berupa buku, catatan, bukti yang telah ada

internet, atau arsip baik yang dipublikasikan maupun yang tidak

dipublikasikan secara umum.

 9

2. Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data dalam penulisan laporan Tugas Akhir

ini, adalah sebagai berikut:

a. Data Primer

Metode yang digunakan dalam menyusun Penulisan Tugas Akhir ini

di mana penulis terjun secara langsung di Unicare Aesthetiq Clinic

sebagai administrasi sehingga melakukan wawancara dan observasi

secara langsung.

b. Data Sekunder

Pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mempelajari

berbagai bahan macam tertulis seperti buku–buku referensi, internet,

majalah, catatan-catatan, maupun referensi yang tertulis lainnya yang

berkaitan dengan judul pada Penulisan Tugas Akhir.

G. Sistematika Penulisan

Untuk memberikan gambaran yang menyeluruh serta memepermudah

dalam membahas tugas akhir ini,maka sistematika penulisan dibagi menjadi

empat (4) bagian, yaitu:

 10

BAB I PENDAHULUAN

Berisikan latar belakang, identifikasi masalah,pembatasan

masalah, perumusanmasalah,tujuan dan manfaat penulisan

Tugas Akhir,metode penulisan Tugas Akhir, dan sistematika

penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Berisikan tentang tinjauan pustaka yang berkaitan pada judul

Penulisan Tugas Akhir.

BAB III PEMBAHASAN DAN HASIL

Berisikan tentang gambaran umum terkait sejarah

perusahaan,visi perusahaan, misi perusahaan, logo perusahaan,

slogan perusahaan, motto perusahaan, struktur organisasi

perusahaan, tugas dan tanggung jawab SDM di perusahaan,

pembahasan, dan hasil terkait perumusan masalah pada bab I.

BAB IV PENUTUP

Berisikan kesimpulan dari pembahasan dan hasil, serta saran

yang membangun bagi perusahaan.