1.

Pengumpulan SPJ dari bidang-bidang ke bagian keuangan sering terlambat

2. Belum optimalnya pengelolaan dokumen gaji
3. Dokumen SPJ belum tertata dengan rapi
4. Belum efektifnya pemberian slip gaji setiap bulannya
5. Belum efektifnya penggunaan alat bantu untuk mempermudah penyusunan dokumen
fisik Data Gaji Karyawan.

2. Belum optimalnya pengelolaan dokumen gaji

Menurut pendapat penulis, pengarsipan dokumen penggajian di SMKN 1 Sedayu masih belum
optimal hal ini disebabkan karena kondisi arsip fisik dokumen penggajian masih belum rapi dan
belum adanya digitalisasi arsip, sehingga jika pihak lain ada yang membutuhkan dokumen
penggajian sering kali harus mencari-cari dengan waktu yang sedikit lama, sehingga tidak efektif dan
efisien. Diharapkan kedepannya penyimpanan arsip dokumen penggajian dapat di simpan dalam
bentuk softfile dan disimpan dalam media online sehingga jika suatu saat dibutuhkan bisa langsung
dapat ditemukan, dan juga bisa diakses oleh pegawai lain agar jika penyiap gaji sedang berhalangan
hadir bisa dicarikan oleh pegawai lain.

1. Belum efektifnya penggunaan alat bantu untuk mempermudah penyusunan dokumen fisik
Data Gaji Karyawan Kondisi saat ini, dokumen fisik Data Gaji Karyawan yang sudah
diproses dan dokumen tersebut disusun secara urut sesuai bulan kegiatan berjalan. Penataan
dokumen setiap bulannya disimpan sebagai arsip instansi. Penataan dokumen sudah cukup
baik sesuai dengan urutan bulan kegiatan berjalan . Namun alat bantu yang digunakan untuk
menyusun dokumen belum efektif, yaitu dengan menggunakan map plastik, didalam map
plastik setiap dokumen di kelompokan sesuai bulannya dengan menggunakan kertas yang
digulung membentuk lingkaran lalu dokumen dimasukan dalam kertas tersebut. Jadi, sebelum
dokumen dimasukan kedalam map plastik, dokumen disusun sesuai dengan bulan kegiatan
berjalan di kelompokan menjadi data gaji ASN dan data gaji Tenaga Bantu (NABAN). Tetapi
dalam pengelompokan dokumen gaji ASN dan Tenaga Bantu tidak dijadikan satu sesuai
dengan bulan kegiatan berjalan, sehingga saat pencarian arsip membutuhkan waktu yang
lebih lama. Permasalahan yang timbul yaitu penggunaan gulungan kertas sebagai alat bantu
pada saat pengelompokan data gaji karyawan kurang efektif karena tidak bisa langsung
menunjukan data apa saja yang berada dalam map tersebut sehingga tidak efektif dan efisien.
Dampak yang dirasakan dari hal tersebut adalah membutuhkan waktu yang lebih saat
pencarian arsip. Sehingga alat bantu yang dibutuhkan dapat berupa odner yaitu map folder
untuk menyimpan berbagai surat dan dokumen dengan kapasitas besar dan didalamnya
terdapat ring binder untuk menjepit berkas-berkas, juga dapat diberi pembatas kertas supaya
memberikan batas antara dokumen setiap bulannya sehingga arsip tersebut informatif. Bila
akan mengambil dokumen arsip data gaji yang sudah tersusun dalam odner akan lebih mudah
dan tidak memakan waktu yang lama dan lebih praktis tidak mencari satu persatu karena
tidak perlu mengeluarkan dokumen dari gulungan kertas, tetapi bisa dengan diambil langsung
karena terdapat pembatas yang memberikan informasi bulan yang akan dicari arsipnya.
Belum efektifnya pemberian slip gaji setiap bulannya

Slip Gaji merupakan dokumen fisik dalam bentuk kertas yang dikeluarkan oleh Penyiap Gaji
untuk membayar pegawai yang dicetak secara manual. Pemberian slip gaji merupakan upaya
untuk menunjukan akuntabilitas seorang penyiap gaji kepada setiap karyawan. Dalam slip
gaji tertera keterangan berapa penghasilan yang diterimakan karyawan beserta potongan-
potongan gaji berupa kewajiban pembayaran angsuran dan potongan lainnya. Slip gaji
diberikan setiap bulan kepada para pegawai saat menandatangi daftar gaji bulan kegiatan
bersangkutan. Slip gaji merupakan dokumen penting yang sering kali lalai disimpan. Namun
pada zaman sekarang yang semakin digital, pemberian slip gaji dengan penggunaan kertas
pada zaman sekarang dirasa kurang efektif karena terlalu banyak menggunakan kertas. Slip
gaji merupakan bukti otentik apakah penyiap gaji sudah menunaikan kewajibannya kepada
para pegawai. Hal ini juga dapat menjadi alat pengecekan kembali apabila terdapat kesalahan
bagian keuangan. Slip gaji juga merupakan alat untuk mengajukan kredit bagi para pegawai.
Slip gaji menjadi syarat pengajuan kredit sehingga para kreditur yakin bahwa yang
bersangkutan dapat membayar cicilan. Selain untuk pengajuan KPR, slip gaji juga dapat
digunakan untuk pengajuan kredit elektronik, kredit kendaraan bermotor dan kredit macam
lainnya. Kekurangan slip gaji menggunakan kertas yaitu dapat mudah hilang karena
terkadang ada pegawai yang lalai untuk menyimpannya atau bahkan terselip diantara
tumpukan kertas yang dikira tidak penting. Slip gaji menggunakan kertas juga bisa tidak
akurat karena tinta juga dapat memudar apalagi yang sudah disimpan secara bertahun-tahun
sehingga tidak terbaca dengan jelas. Slip gaji dengan kertas juga rentan sobek, basah dan
rusak. Sehingga mengurangi resiko-resiko tersebut, diperlukan adanya penggantian slip gaji
melalui digital yang dikirimkan melalui email. Kelebihan Slip gaji dikirimkan melalui daring
menjadi lebih ringkas, dapat diakses dimana saja, menghemat biaya serta ramah lingkungan
karena mengurangi penggunaan sejumlah kertas. 22 Gambar 5. Bukti Slip Gaji Fisi