MANAJEMEN KANTOR

Muhammad Jamalluddin S
215211051
2B – D3 Administrasi Bisnis

CASE 4 : Peralatan Kantor

Peralatan Kantor
Pada akhir tahun sering ditemukan menumpuknya persediaan kebutuhan kantor dan barang-
barang tertentu di gudang kantor ybs, dimana gudangnya juga kecil, karena sewa kantor di
daerah pusat bisnis lebih mahal dari daerah lainnya.
Sementara itu dalam bulan berjalan/kegiatan kantor sehari-hari, pengawasan penggunaan
barang dan peralatan kantor cukup ketat, bahkan beberapa pegawai cenderung menggunakan
bahan sisa dimanfaatkan ulang, seperti: kertas bekas untuk catatan atau untuk draft konsep
surat.
Namun, bila kita melihat di beberapa tempat sampah pada sekitar kantor ybs, cukup
banyak lembaran kertas yang dibuang sebagai salah cetak, salah ketik, salah konsep dan
lainnya. Atas dasar ini manajer kantor dan supervisor kantor berencana mengambil langkah-
langkah tertentu. Carilah langkah apa yang diperlukan oleh manajer dan supervisor tsb.
NB: Harap kerjakan masing-masing, bila menggunakan asumsi tuliskan asumsinya. Jawaban
di print dan simpan di atas meja dosen ybs, maksimal 2 halm, 1 spasi, kertas A4. Date
line: 1 minggu.
JAWAB:
Sebelum kita membahas permasalahan yang terjadi , mari kita mencari tahu apa aitu supervisor
dan manager serta perannya di dalam sebuah perusahaan.
Supervisor adalah seseorang yang di berikan tugas dalam sebuah perhimpunan sebagaimana
ia mempunyai kuasa dan wewenang untuk mengeluarkan perintah kepada rekan kerja
bawahannya. Peran kerja supervisor berada di tingkat perusahaan, yaitu di antara para atasan
perancang kebijakan dan di antara para pegawai pelaksana langkah-langkah kebiasaan di
lapangan. Dengan kegunaan kerja yang berada di antara itu, maka tugas utama supervisor
adalah untuk melakukan pengawasan terhadap para pegawai pelaksana langkah-langkah
kebiasaan kegiatan niaga perusahaan sehari-hari.
Supervisor adalah tingkat kepemimpinan yang tidak boleh merancang kebijakan yang bersifat
laku-baik (strategic), Karena tingkat kepemimpinan ini dilakukan oleh Manager, di mana
Manager adalah seseorang yang bekerja melalui orang lain dengan mengoordinasikan
kegiatan-kegiatan mereka guna mencapai sasaran organisasi. Sebagai mana mestinhya tugas
manager yaitu perencanaan, pengaturan, ,pengawasan, Evaluasi ,dan kepemimpinan.
Sedangkan Supervisor hanya boleh menerjemahkan dan menyampaikan kebijakan laku-baik
atasannya(manager) kepada para bawahan untuk dikerjakan dengan berhasilguna (effective)
dan mampu menghasilkan (productive). Oleh karena itu, seorang Supervisor harus memiliki
kemampuan yang bermutu tinggi dan mencakup keterampilan membina hubungan baik di
antara atasan dan bawahan; keterampilan terhadap kegunaan dan peran kerja agar mampu
bekerja dengan baik, berdayacipta (creative), berhasilguna, bermutu, mampu
menghasilkan, berdayaguna (efficient), berturutkerja (synergetic), dan cerdas melakukan
penyeliaan terhadap bawahan; keterampilan kecerdasan jiwa batiniah (emotional intelligence)
serta pola pikir yang membina watak baik.

Menurut saya permasalahan yang ada pada kasus ini yang pertama perencanaan yang kurang
baik dimana menyebabkan terjadinya penumpukan persediaan kebutuhan kantor dan barang-
barang tertentu di gudang kantor pada akhir tahun dan terjadinya tidak keefektifan dalam hal
peralatan kantor , dimana banyaknya lembaran kertas yang di buang sebagai selah cetak, salah
ketik, salah konsep, dan lainnya.Jika dilihat dari kasus yang ada, tugas Seorang supervisor yaitu
perlu mengelola dan mengawasi workflow atau alur kerja tim dan setiap individu di dalam tim
sudah berjalan , tetapi adanya kekurangan dalam menentukan tujuan & mengkomunikasikan
tujuan, dimana dalam kasus tersebut tidak disebutkan secara verbal mengkomunikasikan
bahwa barang yang di gunakan haruslah di pakai dengan seefektif mungkin , pegawai harus
memilimalisir kesalahan kesalahan agar tidak banyak barang yang terbuang begitu saja.
supervisor tidak melakukannya.

Oleh karna itu Langkah Langkah yang bisa di lakukan oleh Manager dan supervisor adalah
1. Manager merancang kembali kebutuhan alat kantor untuk di pakai selama setahun agar
tidak terjadinya penumpukan peralatan kantor di akhir tahun.
2. Supervisor mengkomunikasikan kepada para pegawai secara transparan lagi apa saja
yang harus di lakukan oleh para pegawai , sebagai contoh yang ada dalam kasus ini
supervisor harus mengkomunikasikan bahwa alat kantor yang ada harus di gunakan
dengan seefektif mungkin agar tidak terjadinya buangan kertas salah cetak, salah ketik,
salah konsep, dan lainnya. Dan pengawasan yang sudah berjalan lebih di tingkatkan
lagi.