Ceritakan salah satu inisiatif/kegiatan yang sudah Anda inisiasi di tempat anda sekolah, kuliah,

atau bekerja. Jelaskan peran Anda dalam inisiatif/ kegiatan tersebut!

Di organisasi setiap tahunnya rutin mengadakan sebuah sayembara atau gerakan yang
kami sebut dengan Gerakan Plus (G+), kegiatan diadakan untuk mendorong seluruh
ruang lingkup organisasi dalam melakukan perubahan, perbaikan, dan efisiensi baik di
divisi maupun masing-masing unit bisnis.
Saya bersama rekan tim operasional, dalam kegiatan ini membuat suatu ide bahwa untuk
mengganti sistem registrasi peserta asesmen dari sistem absensi menjadi sistem scan
barcode.
Hal ini dilakukan untuk meminimalisir penggunaan kertas, dikarenakan form absensi
registrasi peserta ketika sudah selesai tidak terpakai lagi dan jadinya waste (Go Green)
sehingga kami ganti dengan sistem scan barcode.
Kegiatan asesmen center identik dengan berbagai jenis materi dan simulasi, materi
tersebut ada yang dicetak dan di copy, dalam setahun bisa mencapai ribuan dan bahkan
puluhan ribu lembar, sifatnya juga barang habis pakai, selesai project langsung
dimusnahkan dan besok akan diganti dengan baru. Kami melihat disini banyak sekali
kertas terbuang dan biaya yang tidak efisien. Sehingga kami menginisiasi untuk
membuat buku materi, jadi materi dan simulasi tersebut kami buat dalam bentuk buku
dengan kertas glossy sehingga dapat digunakan terus menerus, walaupun pada awal
pembuatannya lumayan mahal, tetapi durability cukup panjang bisa sampai 4 tahun dan
hanya butuh perawatan dan pengecekan jika ada coretan atau jilid yang lepas

Ceritakan pengalaman Anda saat mendapatkan tekanan dari atasan atau lingkungan sosial
ketika Anda sedang menjalankan sebuah peran atau tanggung jawab tertentu!
Sebagai seorang penanggung jawab operasional dan koordinator lapangan, kami dituntut untuk
dapat bersinergi dan menjalin kerjasama serta komunikasi dengan berbagai lini untuk
memastikan kegiatan asesmen berjalan lancar dan sesuai dengan SOP.

Pengalaman yang kami hadapi adalah menjadi penanggung jawab operasional untuk kegiatan
asesmen Lembaga Tinggi Negara, dengan peserta yang setara Gubernur/Kapolda kami dituntut
untuk memberikan services excellent dan dituntut bekerja detail tanpa kesalahan. Namun
kendala yang dihadapi adalah kekurangan tenaga admin lapangan, kekurangan ruangan
simulasi asesmen, serta beberapa tools kami kurang.

Saat itu pihak user menekankan kegiatan dapat berjalan sesuai rundown yang telah ditetapkan,
dan tidak boleh terlambat dari waktu yang ditentukan, karena akan bertabrakan dengan
kegiatan lain, sedangkan perhitungan kami, kegiatan sudah terlambat 2 jam dan akan selesai
sekitar 18.00 namun, pihak user meminta untuk dapat selesai maksimal pukul 16.00, saya
sebagai PJ pada saat itu dikejar dan dituntut untuk selalu dapat memberikan report update
kepada PIC dan user, saya berusaha untuk berkomunikasi dengan tim dan user untuk
menjelaskan bagaimana keadaan ini dan kenapa kegiatan terlambat 2 jam. Setelahnya saya
mengambil langkah cepat untuk dapat mengejar waktu dengan cara kekurangan admin kami
atasi dengan merangkap PJ, kekurangan ruangan kami siasati dengan ruangan besar di
maksmalkan untuk 2 simulasi dan ruang kecil dimaksimalkan untuk instruksi peserta, admin
lapangan dibagi 1 orang bertugas memastikan dokumentasi dan berkas terkumpul. Lainnya
membantu lapangan, untuk koordinasi dengan user kami membagi tugas dengan Project
manager, serta tools yang kurang kami saya berkoordinasi dengan rekan di kantor untuk dapat
mengirimkan langsung ke TKP menggunakan transportasi online
Ceritakan pengalaman saat Anda harus menyesuaikan cara pendekatan atau cara Anda
bekerja karena terbatasnya sumber daya dan perubahan prioritas dalam pekerjaan.
Perencanaan yang baik harus mempertimbang unsur-unsur yang ideal untuk dapat berjalan
lancar tanpa kendala. Namun, terkadang dalam perjalanannya akan selalu muncul kendala baik
itu besar ataupun kecil.

Sebagai staf operasional kami dituntut untuk dapat merencanakan, mengawasi, mengelola,
hingga mengolah suatu kegiatan dengan skala yang berbeda setiap harinya. Dengan tuntutan
bisnis terkadang ada hal-hal yang harus dikorbankan.

Dalam unit bisnis kami, idealnya untuk penyelenggaraan asesmen, dalam 1 hari hanya boleh
maksimal 35 peserta yang akan dilakukan asesmen. Namun, setiap tahunnya di semester-2
jumlah peserta bisa hampir 2 kali lipatnya bahkan hingga 100 peserta setiap harinya. Kita
bayangkan berapa jumlah interviewernya, berapa jumlah admin lapangannya, dan berapa
jumlah ruangan yang akan digunakan, idealnya 1 orang butuh 2 ruangan, apabila sehari bisa
mencapai 100, berarti kami harus mempersiapkan 200 ruangan. Tantangan tersendiri untuk
kami, belum lagi ada peserta dengan prioritas yang berbeda-beda sesuai dengan target
jabatannya.

Dalam kondisi seperti kami harus berkoordinasi dengan banyak pihak, yaitu Manajemen
Asesors, Manajemen Gedung, Manajer Operasional, Pihak Rumah Tangga dan Bagian Umum.
Untuk melakukan perencanaan kami harus menentukan Tim Pelaksana, setelah Tim Pelaksana
terbentuk dan Jumlahnya diketahui, akan kami bagi sesuai dengan jumlah project dan peserta
yang sudah terdaftar, setelahnya kami buat rundown untuk mengetahui jalan setiap project,
siapa yang akan mulai dahulu, siapa yang akan menggunakan ruangan apa dan siapa yang
akan melakukan simulasi, setelahnya kami berkoordinasi dengan pihak gedung, sekiranya
apabila ada agenda Unit Bisnis lain yang bisa dialihkan atau disatukan maka akan bisa
menghemat ruangan, dan disana kami harus berkomunikasi dengan unit bisnis lainnya,
bernegosiasi.