Laporan Kuliah Kerja Industri

di BPJS Ketenagakerjaan
Cabang Tasikmalaya
Sheila Nur Ajijah
200206046
Daftar Pembahasan
o Latar Belakang
o Ruang Lingkup KKI
o Tujuan KKI
o Gambaran Umum Perusahaan
o Visi Misi Perusahaan
o Struktur Organisasi Perusahaan
o Deskripsi Pekerjaan BPJS Ketenagakerjaan
o Jobdesk KKI
o Permasalahan yang dihadapi dan solusinya
o Kesimpulan
o Dokumentasi
 Latar Belakang
Hal yang melatar belakangi Kuliah Kerja Industri (KKI) Politeknik LP3I Kampus
Tasikmalaya melakukan suatu kegiatan yang dapat menambah wawasan mahasiswa
dengan mengadakan Kuliah Kerja Industri (KKI) yang merupakan suatu kegiatan
pelatihan kerja secara langsung di instansi atau lembaga-lembaga guna
mengaplikasikan ilmu pengetahuan yang diperoleh di bangku kuliah serta dapat
memperoleh tambahan ilmu pengetahuan yang dapat bermanfaat bagi mahasiswa.

Dengan banyaknya manfaat yang didapat maka saya berkesempatan untuk melakukan
Kuliah Kerja Industri di Badan Penyelenggaraan Jaminan Sosial (BPJS) Ketenagakerjaan
Cabang Tasikmalaya. Dengan adanya program Kuliah Kerja Industri ini mahasiswa
diharapkan dapat memahami langsung struktur organisasi dalam sebuah manajemen,
profesionalitas kerja, kedisiplinan, team work dan masih banyak hal lainnya.
 Ruang Lingkup Kuliah Kerja Industri
Ruang lingkup kerja yang dilaksanakan yaitu melakukan kegiatan bagian Kearsipan
dan kepesertaan. Penulis melakukan tugas dengan rutin yang berhubungan
dengan Kearsipan dan kepesertaan selama berada di BPJS Ketenagakerjaan
Cabang Tasikmalaya. Sebagai mahasiswa yang melakukan Kuliah Kerja Industri
tentunya penulis memiliki ruang lingkup dan tanggung jawabnya sendiri yang
diberikan dan dipercayakan oleh perusahaan kepada penulis pada saat
pelaksanaan Kuliah Kerja Industri adalah melakukan pengoreksian data dan
penginputan arsip dari tahun 2010 keatas serta mengoreksi data kepesertaan
Bukan Penerima Upah (BPU).
 Tujuan Kuliah Kerja Industri
1. Meningkatkan pengetahuan praktis dalam disiplin ilmu yang dipelajari
sehingga dapat lebih memahami serta dapat mengaplikasikan antara teori
dan praktek yang diperoleh dari perkuliahan.
2. Memberikan pengalaman kepada mahasiswa mengenai kehidupan di
masyarakat maupun dunia kerja.
3. Mengetahui, permasalahan yang timbul di dunia industri serta mencari
solusi penyelesaiannya.
4. Menerapkan kemampuan berkomunikasi dan bekerjasama untuk
menyelesaikan tugas di dunia kerja dan industri.
 Gambaran Umum Perusahaan
BPJS Ketenagakerjaan adalah singkatan dari Badan Penyelenggara Jaminan Sosial yang
merupakan badan hukum public yang bertugas melindungi seluruh pekerja melalui 4 (empat)
program jaminan sosial ketenagakerjaan. Seperti Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK), Jaminan
Kematian (JKM), Jaminan Hari Tua (JHT) dan Jaminan Pensiun (JP). BPJS Ketenagakerjaan
cabang Tasikmalaya beralamat di Jl. Ir. H. Juanda No.Km. 1, Cipedes, Kec. Cipedes, Tasikmalaya,
Jawa Barat 46151, Indonesia.
Perusahaan ini berdiri pada tahun 1977, dengan dikeluarkannya Peraturan Pemerintah (PP)
No.33 tentang pelaksanaan program asuransi sosial tenaga kerja (ASTEK), yang mewajibkan
setiap pemberi kerja/pengusaha swasta dan BUMN untuk mengikuti program ASTEK. Namun,
pada tahun 1992 berganti nama dengan diterbitkan UU No.3 tentang Jaminan Sosial Tenaga
Kerja (JAMSOSTEK), Yang dikelola oleh PT Jamsostek (Persero), Sesuai dengan amanat undang-
undang, tanggal 1 Januari 2014 PT Jamsostek diubah menjadi Badan Hukum Publik. PT
Jamsostek (Persero) yang bertransformsi menjadi BPJS (Badan Penyelenggara Jaminan Sosial)
 Visi Misi Perusahaan
Visi Perusahaan Misi Perusahaan
Mewujudkan Jaminan Sosial
• Melindungi, Melayani dan
Ketenagakerjaanyang Terpercaya,
Berkelanjutan dan Menyejahterakan Pekerja dan Keluarga.
• Memberikan rasa Aman, Mudah dan
Menyejahterakan Seluruh Pekerja
Nyaman untuk Meningkatkan
Indonesia.
Produktivitas dan Daya Saing Peserta.
• Memberikan Kontribusi dalam
Pembangunan dan Perekonomian
Bangsa dengan Tata Kelola Baik.
 Deskripsi Pekerjaan Bpjs Ketenagakerjaan
1. Kepala kantor cabang
Mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk merencanakan dan menetapkan kebijakan
operasional dikantor cabang.
2. Sekretaris
Mempunyai tugas dan tanggung jawab yaitu melaksanakan pengelolaan administrasi surat
menyurat, rapat intern atau ekstern, administrasi personil serta sarana dan prasarana kerja
pada kantor cabang, guna mendukung kelancaran kerja kepala kantor.
3. Kepala Bidang Kepesertaan
Mempunyai tugas dan tanggung jawab yaitu mengkoordinasikan implementasi program
pemasaran di bidang jasa konstruksi dan sektor informal serta memantau tingkat pencapaian,
untuk memastikan target kepesertaan tercapai dengan efektif dan efisien.
4. Account Represertative
Mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk melakukan pembinaan kepada tim, guna
memastikan tercapainya target kepesertaan dan iuran yang telah diberikan.
5. Kepala Bidang Keuangan
Mempunyai tugas dan tanggung jawab yaitu memantau dan mengkoordinasikan kegiatan
kantor yang berkaitan dengan pengelola keuangan, untuk memberikan dukungan pada
aspek keuangan operasional yang efektif dan efisien.
6. Kepala bidang pelayanan
Mempunyai tugas dan tanggung jawab yaitu menyusun usulan rencana kerja dan
anggaran tahunan bidang pelayanan, untuk menjaga efektivitas kerja dan efisiensi biaya di
bidang pelayanannya
7. Customer Service Officer
Mempunyai tugas dan tanggung jawab yaitu memberikan pelayanan pada peserta
maupun peserta sesuai kebutuhan (seperta pelayanan kepesertaan, iuran, pengajuan
jaminan, permintaan informasi dll).
8. Kepala bidang umum dan SDM
Merencanakan dan mengusulkan kebutuhan karyawan serta perkembangan untuk
optimalisasi kegiatan kantor cabang.
 Jobdesk KKI di BPJS Ketenagakerjaan
• Pekerjaan Harian
1. Membantu penata madya kepesertaan, untuk mencocokan data peserta BPJS
Ketenagakerjaan dari Spreadsheet ke dalam aplikasi SMILE, mencocokan data tersebut
harus memperhatikan Nomor Induk Kependudukan peserta agar tidak salah dalam
memasukan angka di aplikasi SMILE (Sistem Informasi Perlindungan Pekerja).
2. Membantu Staff Penata Madya Kearsipan dalam menginput data voucher jaminan ke Ms.
Excel berdasarkan template yang sudah disediakan oleh Penata Madya Kearsipan. Agar
data arsip tetap ada ketika Hard File hilang atau musnah.
• Pekerjaan Tambahan
1. ikut serta dalam sosialisasi mengenai manfaat dari program BPJS Ketenagakerjaan
dengan agen PERISAI (Penggerak Jaminan Sosial Indonesia) yang dilaksanakan di Kober
PAUD Bantarkalong kabupaten Tasikmalaya, dan di kantor Bpjs Ketenagakerjaan.
2. Membantu karyawan dalam merekatkan label pada kotak dokumen kepesertaan dibidang
kearsipan.
3. Membantu dalam pencetakan kartu peserta BPJS Ketenagakerjaan.
 Permasalahan yang dihadapi
1. Ruangan yang dipakai untuk magang adalah ruangan rapat, sehingga penulis sering berpindah-
pindah tempat secara mendadak ketika sedang mengerjakan tugas. Maka dari itu konsentrasi
penulis jadi terganggu dalam menjalankan tugasnya.
Solusi :
Khusunya untuk bagian kepesertaan penulis tidak memiliki ruangan yang pasti, penulis ditempatkan
diruang rapat yang dimana ketika ada tamu dan menggunakan ruangan tersebut, penulis harus
pindah ruangan ke ruangan yang kosong. Dengan demikian, akan menghambat penulis dalam
mengerjakan tugasnya. Sebaiknya disediakan ruangan khusus untuk para pemagang untuk
mengerjakan tugasnya, sehingga tidak menggangu proses magang dan kegiatan perusahaan.
2. Arsip yang sudah terlalu lama, sehingga ketika penulis input kedalam database, dokume-dokumen
arsip tersebut sulit untuk dilihat, bahkan dokumennya sudah rusak.
Solusi :
Ketika penulis ditugaskan dibagian arsip, banyak arsip yang sudah rusak bahkan angka dan
tulisannya sulit untuk diinput dikarenakan sudah terlalu lama. Sebaiknya untuk kearsipan data
ini diinput pertahunnya langsung, misal tahun 2010 diinput ditahun itu juga sehingga akan
memudahkan dalam proses penginputannya. Selain itu dapat menghindari resiko terjadinya
kecelakaan, apabila gudang arsip itu terbakar atau hilang, data dari arsip akan tetap aman
dalam data softfile.
 Permasalahan yang dihadapi
3. Kesulitan berinteraksi/bersosialisasi dengan karyawan, dikarenakan karyawan BPJS yang banyak
memiliki kesibukan.
Solusi :
Karyawan BPJS Ketenagakerjaan sulit untuk dimintai waktu, baik untuk konsul ataupun untuk
menanyakan tugas yang mereka berikan. Maka dari itu penulis bersama rekan magang yang
lain melakukan pendekatan dengan karyawan diluar kantor, seperti diajak nonton bioskop
bareng diluar jam kerja. Dengan demikian terciptalah kedekatan antara pemagang dan
karyawan, sehingga mudah untuk bersosialisasi.
4. Laptop yang lemot ketika membuka website/aplikasi kantor, dikarenakan laptop kantor kurang.
Penulis disuruh membawa laptop sendiri dari rumah. Maka dari itu, ketika pertama kali
membuka website/aplikasi kantor membutuhkan waktu cukup lama.
Solusi :
Karena kurangnya komputer kantor, maka dari itu penulis harus membawa laptop sendiri.
Saat pertama kali membuka website/aplikasi kantor membutuhkan cukup lama waktu,
dikarekanan laptop pribadi baru pertama kali mengakes sistem tersebut. Sebaiknya, BPJS
Ketenagakerjaan menyediakan komputer khusus untuk para peserta magang agar tugas yang
diberikan cepat selesai.
 Permasalahan yang dihadapi
5. Pemberian tugas yang tidak sistematis, menyebabkan penulis akan sangat sibuk dalam
satu waktu dan diwaktu lain penulis tidak mendapat tugas apapun.
Solusi :
Pemberian tugas yang tidak sistematis menyebabkan penulis akan sangat sibuk
dalam satu waktu dan diwaktu lain penulis tidak mendapat tugas apapun. Hal ini
mungkin disebabkan karena perusahaan belum mempunyai suatu program khusus
untuk mahasiswa yang melaksanakan kki. Sementara itu kendala dalam hal
pemberian tugas yang tidak sistematis diatasi penulis dengan berinisiatif meminta
tugas agar tidak ada waktu yang dihabiskan dengan berdiam saja.
 Kesimpulan
Setelah melaksanakan Kuliah Kerja Industri (KKI) selama 3 bulan di BPJS Ketenagakerjaan Cabang
Tasikmalaya, memalui kegiatan KKI ini penulis memperoleh banyak pelajaran yang bermanfaat
untuk penulis di kemudian hari saat melakukan kerja yang sesungguhnya. Penulis dikenalkan
dengan berbagai macam pekerjaan yang belum pernah penulis dapatkan saat masih pada bangku
perkuliahan. Kegiatan KKI ini juga mengenalkan penulis akan adanya target kerja, dimana target
tersebut harus selesai tepat pada waktu yang telah ditetapkan. Kerjasama kekompakan dengan
tim ataupun peserta magang yang lain menjadi syarat utama untuk mencapai tujuan bersama.
Penulis mendapatkan kesempatan magang pada bagian kearsipan dan kepesertaan.

Dari Kuliah Kerja Industri yang dilaksanakan penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut:
1. Merapikan dokumen yang sebelumnya tidak berurutan menjadi berurutan sesuai dengan
jenia transaksi tanggal, bulan, tahun. Dan disusun seacara rapi dengan suhu ruangan yang
baik.
2. Penulis mendapatkan informasi dan pengalaman cara kerja dan lingkungan kerja khusus nya
dibidang SDM.
3. Sebagian besar kegiatan administrasi kantor semua sudah berbasih online menggunakan
SMILE, dan mengetahui cara mengoreksi data kepesertaan.
Dokumentasi
-Terimakasih-